anexo ii - mpgo.mp.br · anexo iii trabalho de descriÇÃo da prÁtica informações gerais nome da...
TRANSCRIPT
________________________________________________________________________________
ANEXO II
FORMULÁRIO DE INSCRIÇÃO
Dados do(s) autor(es)
Nome completo do(s) autor(es): Lígia Martins
Cargo: Secretário Auxiliar
Formação acadêmica: Graduação em Administração e Pós-graduação emEcoturismo
Lotação:Seção de Atenção e Saúde / Comissão de Promoção dos Servidores
Telefone: 62 3243-8089
E-mail: [email protected]
Nome da Prática: Letras que te quero bem
__________________________________________________________________________________________________________Escola Superior do Ministério Público do Estado de Goiás
Rua 23, esq. com a Av. Fued José Sebba, Qd. A 06, Lts. 15/24, Sala T-11, Jardim Goiás Goiânia - Goiás - CEP: 74.805-100
Fone: (0xx62) 3243-8068 Fax: (0xx62) 3243-8536 e-mail: [email protected]
________________________________________________________________________________
ANEXO III
TRABALHO DE DESCRIÇÃO DA PRÁTICA
Informações Gerais
Nome da Prática:
Letras que te quero bem
Resumo (ementa):
(até 120 palavras)
Fazer a separação das atividades, atribuindo sequência de letras paracada pessoa responsável.
Palavras-chave: Divisão, atividades, equipe
Informações complementares
Órgão onde a prática foi aplicada:
Comissão de Promoção
Órgãos beneficiados pela prática:
Comissão de Promoção e todos os setores do MP-GO que necessitam de informações sobre Progressão
Órgãos do MP-GO onde a prática pode ser replicada:
Qualquer comissão ou grupo de trabalho
Público-alvo: Integrantes MP-GO
Resumo dos resultados alcançados:(até 120 palavras)
Definição clara e objetiva na divisão dos afazeres e responsabilidades.
A prática está ativa?(X)Sim. A prática entrou em vigor em 28/08/2012.
( )Não. A prática vigorou de __/__/____ a __/__/____
Custos/Recursos despendidos: Etiquetas para identificação das gavetas
__________________________________________________________________________________________________________Escola Superior do Ministério Público do Estado de Goiás
Rua 23, esq. com a Av. Fued José Sebba, Qd. A 06, Lts. 15/24, Sala T-11, Jardim Goiás Goiânia - Goiás - CEP: 74.805-100
Fone: (0xx62) 3243-8068 Fax: (0xx62) 3243-8536 e-mail: [email protected]
________________________________________________________________________________
ANEXO III (continuação)
1. Introdução
A Comissão de Promoção realiza processo seletivo a cada dois anos para nomeaçãode três servidores/as, que prestam auxílio nas atividades concernentes à Progressão Funcionaldos Servidores.
Nesse mandato que começou em agosto de 2012, dois dos eleitos/as solicitaram àssuas chefias, autorização para permanecer na sala da Comissão, quatro horas por semana, emhorários fixos, criando assim, condições de concentrar o atendimento e execução das tarefas.Com isso, permitiu-se um expediente fixo na sala, de segunda a quinta-feira, das 14 às 16h.
Ocorre que, quase sempre, nestas rotinas de comissão ou grupos de trabalho, um dosintegrantes assume o papel de secretariar e distribuir as atividades a serem realizadas,acumulando para si uma tarefa que deveria ser igualmente dividida entre os eleitos.
Eis o problema que se apresentou: como dividir as tarefas de maneira justa, sem quealguém tenha que fazer tal direcionamento.
2. Descrição da prática
A ideia surgiu de algo muito simples: no reconhecimento do novo ambiente, viu-seum pequeno gaveteiro com três gavetas – exatamente o número dos servidores eleitos. Aprincípio, um dos integrantes que já havia assumido o “papel” de secretariar, recebia osprocessos pelo sistema, fazia a contagem e dividia-os nas respectivas gavetas, que foramidentificadas com os nomes dos/as servidores/as.
Contudo, ainda havia o desconforto de uma pessoa ter que assumir estas funções defiltragem e distribuição.
De acordo com o artigo 22 do Ato PGJ n.º 027/2006, compete à Comissão Especialde Promoção:
I. RECEBER as fichas individuais de avaliação de desempenho dos servidores, mantendo-as sob sua guarda;II. EFETUAR a transferência dos dados para o sistema informatizado, quando prevista essa possibilidade; (ainda não existe)III. PROCEDER, trimestralmente, à soma dos pontos positivos e negativos constantes da ficha individual de avaliação de desempenho, lançando o resultado em pasta individual; (ocorre só no término do biênio individual)IV. LANÇAR o parecer final em cada processo, opinando acerca da promoção ou progressão
__________________________________________________________________________________________________________Escola Superior do Ministério Público do Estado de Goiás
Rua 23, esq. com a Av. Fued José Sebba, Qd. A 06, Lts. 15/24, Sala T-11, Jardim Goiás Goiânia - Goiás - CEP: 74.805-100
Fone: (0xx62) 3243-8068 Fax: (0xx62) 3243-8536 e-mail: [email protected]
________________________________________________________________________________
funcional do servidor. (é feita a distribuição dos processos para os membros da Comissão que são três servidores/as e três promotores/as)
Há ainda, as atividades de:
✔ atendimento, contatos telefônicos e pessoalmente;
✔ envio de solicitações e respostas por meio formal ou eletrônico aosservidores/as, chefias, Divisão de Administração de Pessoal;
✔ organização e distribuição dos processos para análise dos membros;
✔ realização de reuniões mensais para relatar e votar os pareceres;
✔ encaminhamento de informação à Divisão de Administração de Pessoal, comconsequente publicação de ato e anotação funcional;
✔ após publicação dos atos de progressão, juntada ao processo e guarda;
✔ envio anual, à Gestão de Documentos, dos processos de servidores exonerados;
✔ alimentação da página na Intranet.
Pensando na possibilidade de uma distribuição mais igualitária das atividades, tendocomo base a visualização do volume das caixas de arquivo – onde ficam os dossiês sob aguarda da Comissão – e por estarem organizadas alfabeticamente, então sim, surge asimplíssima ideia da nova prática: fazer a separação das atividades, atribuindo sequência deletras para cada servidor/a membro da Comissão. Após apresentação da nova sugestão que foiacatada pelos membros, em vez de se nomear as gavetas pelos nomes, colocou-se etiquetascom sequência de letras, como mostra na Figura 1:
Figura 1, Gaveteiro
Na contagem das letras, pode-se intuir que um dos integrantes tenha sidoprejudicado, pois tem bem mais letras para ele. Entretanto, olhando pelo volume das caixas
__________________________________________________________________________________________________________Escola Superior do Ministério Público do Estado de Goiás
Rua 23, esq. com a Av. Fued José Sebba, Qd. A 06, Lts. 15/24, Sala T-11, Jardim Goiás Goiânia - Goiás - CEP: 74.805-100
Fone: (0xx62) 3243-8068 Fax: (0xx62) 3243-8536 e-mail: [email protected]
________________________________________________________________________________
nas fileiras do armário, vê-se que a quantidade de prateleiras ficou bem distribuída:
Figura 2, Armário Figura 3, Organização caixas
__________________________________________________________________________________________________________Escola Superior do Ministério Público do Estado de Goiás
Rua 23, esq. com a Av. Fued José Sebba, Qd. A 06, Lts. 15/24, Sala T-11, Jardim Goiás Goiânia - Goiás - CEP: 74.805-100
Fone: (0xx62) 3243-8068 Fax: (0xx62) 3243-8536 e-mail: [email protected]
________________________________________________________________________________
3. Resultados / Conclusão
A partir deste episódio, além da distribuição física (dossiês), tanto para organização,distribuição e guarda, ampliou-se tal definição para todas as demais atividades: contatos,avisos, respostas por e-mail – Figura 4, consultas, preparações de reuniões, etc.
Figura 4, Caixa de e-mails
É claro que não se trata de uma rotina rígida, em que se alguém ligar pedindoinformação, não se terá uma resposta pois a letra corresponde ao colega, ou o colega está deférias, ou viajando a serviço, etc. Há um controle geral de acesso a todos, só nos pormenores éque pode-se deixar que o colega da determinada letra, resolva – caso não esteja em umafastamento mais delongado.
Imagino que esta prática poderá ser replicada para qualquer atividade em equipe, quepermita alguma forma de ordenação: ou por letras, ou por números, etc.
__________________________________________________________________________________________________________Escola Superior do Ministério Público do Estado de Goiás
Rua 23, esq. com a Av. Fued José Sebba, Qd. A 06, Lts. 15/24, Sala T-11, Jardim Goiás Goiânia - Goiás - CEP: 74.805-100
Fone: (0xx62) 3243-8068 Fax: (0xx62) 3243-8536 e-mail: [email protected]