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ANEXO A NORMA DE ADMINISTRAÇÃO Nº 040/2007 – TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL APROVADA POR DELIBERAÇÃO DA DIRETORIATABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL – EMATER-MG

Prazos de guarda na UNIDADE de ORIGEMItem Documento

Arquivo Corrente Arquivo IntermediárioPrazos de guarda noARQUIVO CENTRAL

Observação

0 TODAS AS UNIDADES

1 Cópia de Pedido de Licença 12 meses

2 Correspondência Externa 12 meses

3 Controle Patrimonial (1a via) 12 meses

4 Cópia de Declarações e Atestados 5 anos

5 Cópia de Ordem de Fornecimento 12 meses

6 Cópia de Contratos e Aditivos Enquanto vigora

7 Cópia de Requisição de Material 12 meses

8 Cópia de Ordem de Serviço EMATER-MG 12 meses

9 Férias Regulamentares (1a via) 12 meses

10 Cópia de Ordem de Serviço Terceiros Enquanto vigora

11 Cópia de Normas Administrativas e Deliberações Enquanto vigora

Eliminação na Unidade

12 Projetos, Planos, Relatórios, estudos Enquanto vigora PERMANENTE

13 Ofício Circular 12 meses

14 Ofícios, memorandos, correspondências internas 12 meses

15 Cópia de Prestação de Contas 12 meses

16 Cópia de Parecer TécnicoAté aprovação dascontas pelo TCEMG

5 anos

17 Curriculum Vitae 12 meses

18 Cópia de Certificado de Treinamento 12 meses


19 Documentos legais da Empresa Enquanto ativo PERMANENTE

20Ação governamental (planos, programas, projetos,publicações oficiais)

5 anos PERMANENTE

7



Observação

0 DIRETORIA EXECUTIVA

1 Correspondências expedidas e recebidas 12 mesesAté o final da gestãodo Diretor + 1 ano

2 Ofícios externos 12 mesesAté o final da gestãodo Diretor + 1 ano

3 Publicações no “ Minas Gerais” 12 meses 4 anos

4 Atas de reuniões dos Conselhos Fiscal e CTA 12 meses PERMANENTE

5 Relatório Anual de Atividade da Empresa 12 meses PERMANENTE

8



Observação

0 AUDITORIA INTERNA

1 Processo de sindicâncias, denúncias e inquéritos 5 anos PERMANENTE

2 Tomada de contas especialAté aprovação dascontas pelo TCEMG

5 anos Eliminação na Unidade

3 Auditoria de processos licitatóriosAté aprovação dascontas pelo TCEMG

12 anos

4 Auditoria de balançoAté aprovação dascontas pelo TCEMG


5 Auditoria específica Até decisão final 5 anos PERMANENTE

6 Auditoria de programas Até decisão final 5 anos PERMANENTE

7 Termo de verificação de caixaAté aprovação dascontas pelo TCEMG


8 Processo de relatório de auditoria do TCEMGAté aprovação dascontas pelo TCEMG

12 anos

9 Relatório de atividades 5 anos PERMANENTE

10 PareceresAté aprovação dascontas pelo TCEMG


11

Papéis de trabalho e relatórios referentes auditoriaà distância e rotina das áreas pessoal, financeira,material, transporte, contratos, convênios,documentação e crédito rural

Até aprovação dascontas pelo TCEMG


12 Memorando, comunicação interna 12 meses Eliminação na Unidade

9



Observação

0 ASSESSORIA JURÍDICA

1 Ações judiciais 5 anos PERMANENTE

2 Pareceres jurídicos 2 anos 10 anos

3 Memorando, comunicação interna 12 meses Eliminação na Unidade

10



Observação

0 ASSESSORIA DE INFORMÁTICA

1 Memorando interno 12 meses

2 Orçamento de prestação de serviços 12 meses

3 Autorização de abertura de equipamento Enquanto vigora

4 Cópia de Ata de Reunião 12 meses

5 Mapeamento Informacional Enquanto vigora

6 Relatório de Atendimento Enquanto vigora


7 Licença de uso de software Enquanto vigora PERMANENTE

11



Observação

0ASSESSORIA DE PLANEJAMENTO EDESENVOLVIMENTO EMPRESARIAL

1Normativos originais: Normas, Portarias,Comunicações, Deliberação da Diretoria,Instruções de Procedimento

5 anos PERMANENTE

2 PMATER 5 anos 5 anos

3 Relatório Anual de atividades de ESLOCs 5 anos 5 anos

4 Acordo de Resultados das Unidades 5 anos 5 anos

5 Acordo de Resultados da Empresa 5 anos 5 anos

6 Relatórios de acompanhamento dos AR 5 anos 5 anos


7 Documentos legais 5 anos PERMANENTE

8 Documentos do PDE 5 anos PERMANENTE

9 Previsão orçamentária 2 anos PERMANENTE

10 Proposta orçamentária 2 anos PERMANENTE

11 Dotação orçamentária 5 anos PERMANENTE

12 QDD – Quadro de Detalhamento da Despesa 5 anos PERMANENTE

13 Crédito adicionais 5 anos PERMANENTE

12



Observação

0ASSESSORIA DE DESENVOLVIMENTO DEPESSOAS

Recrutamento e seleção

1 Currículo e fichas de inscrição para cargo público 12 meses 4 anos

2 Exames de seleção: documentos e testes 4 anos 4 anos

Cursos, seminários e treinamentos promovidospela Empresa

3Propostas, programa, capacitação inicial, relatórios,controles, Certificados, avaliação, atas, listas depresença

5 anos PERMANENTE

4Registro individual e certificados de cursos,seminários e treinamentos realizados pela Empresa

5 anos PERMANENTE

Cursos, seminários e treinamentos promovidospor outras instituições

5Propostas, programa, relatórios, controles,avaliação

5 anos 5 anos Eliminação na Unidade

6Registro individual e certificados de cursos,seminários e treinamentos realizados por outrasinstituições

5 anos PERMANENTE

Quadros, tabelas e política de pessoal

7 Estudo e previsão de pessoal 5 anos

8Evolução, criação, extinção, classificação eremuneração de cargos e funções

5 anos

9 Reestruturações e alterações salariais 5 anos

10 Estudos, planos e normas 5 anos

PERMANENTE

13

11Avaliação de desempenho: promoções, acessofuncional, progressão, (QP e QM) , enquadramento(reclassificação e posicionamento)

5 anos 47 anosPermitida microfilmagemde substituição

14



Observação

0 ASSESSORIA DE COMUNICAÇÃO

1 Cópia de Contratos e Aditivos Enquanto vigora

2 Ofícios, correspondências, memorando 12 meses

3 Formulário solicitação de serviços 2 anos 1 ano


4 Matérias jornalísticas produzidas pela Empresa 5 anos

5 Folderes, cartazes, banners, flyers, cartazes 12 meses

6 Jornais e revistas produzidos pela Empresa 5 anos

PERMANENTE

Podendo algunsmateriais classificadoscomo HISTÓRICOSserem transferidos aoCentro de Documentaçãoe História

7 Clipping: publicações em jornais e revistas 5 anos

8 Formulário de empréstimo de documentos12 meses apósdevolução

9Formulário de empréstimo e atendimento paramaterial fotográfico

12 meses

10 Formulário de empréstimo de equipamentos Até devolução


11

Centro de documentação e história: ofícios, cartas,memorandos, projetos, programas, relatórios,livros, revistas, jornais, folhetos, cartazes, peças,bandeiras, portarias, leis, fotos, filmes, slides,memorial

12 meses PERMANENTE

12Fotos: filmes, negativos, fotos digitais, fotosanalógicas

5 anos

13 CDs com vinhetas e trilhas, MP3, pendrive 12 meses PERMANENTE

14DVDs, filmes, betacam, super-VHS, fitas VHA, S-VHS, VHA-C, S-VHS-C, CDR, vídeos técnicos

12 meses PERMANENTE

Podendo algunsmateriais classificadoscomo HISTÓRICOSserem transferidos aoCentro de Documentaçãoe História

15



Observação

0 UNIDADE DE NEGÓCIOS

1 Convênios com entidades de ensino Enquanto vigora

2 Convênios com fundações Enquanto vigora

3 Contratos - Contas a Pagar Enquanto vigora

4 Contratos (Órgãos do Governo Estadual) Enquanto vigora

5 Contratos (Órgãos do Governo Federal) Enquanto vigora

6Contratos de Prestação de Serviços (PessoaFísica)

Enquanto vigora

7 Contratos de Comodato Enquanto vigora

8 Cartas Autorizativas Enquanto vigora

9 Convênios (Órgãos do Governo Estadual) Enquanto vigora

10 Convênios (Órgãos do Governo Federal) Enquanto vigora

11 Convênios (Prefeituras Municipais) Enquanto vigora

12Convênio de Cessão de Funcionários dePrefeituras

Enquanto vigora

13 Convênio de Cessão de Imóveis de Prefeituras Enquanto vigora

14 Termo de rescisão de contrato

15 Termo de rescisão de convênio

PERMANENTE

16 Correspondências recebidas 1 ano

17 Correspondências emitidas 1 ano

18 Correspondências protocoladas 1 ano


16



Observação

0 DEPARTAMENTO TÉCNICO

1Correspondências internas relativas a convênios,projetos e coordenadores

12 meses Eliminação na Unidade

2Relatórios, estudos, programas, projetos, parecerese notas técnicas

5 anos PERMANENTE

3Comitê editorial: documentos, atas ecorrespondências


4

Capacitação de público externo: fichas, atas, listasde presença, programação, planejamento,correspondências, avaliação, 1 via do materialtécnico

5 anos PERMANENTE

5PMDRS, CMDRS, atas de Conselhos, lista deconselheiros

5 anos PERMANENTE

6 Atas de reuniões, comitês e câmaras técnicas 5 anos 5 anos

7 Controles Crédito Rural 2 anos


17



Observação

0 DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAÇÃO

0 DIVISÃO DE RECURSOS MATERIAIS

1 Controle e desempenho de veículos 12 meses 5 anos

2 Autorização de abastecimento 12 meses 5 anos

3 Autorização para circulação de veículos 12 meses 5 anos

4

Documentos que compõem a Pasta de Acidentes :• Formulário comunicação de acidente

automobilístico mod.613-05E;• Boletim de ocorrência;• Laudo Pericial;• Orçamentos;• Despesa do condutor;• Parecer do superior imediato;

12 meses

ACIDENTE SEMVÍTIMAS : atéaprovação daprestação de contaspelo TCEMG;

ACIDENTE COMVÍTIMAS : 20 anosapós aprovação daprestação de contaspelo TCEMG;

5 Resumo de gastos com veículos 12 meses Eliminação na Unidade

6 Ficha individual de veículos Enquanto ativo 5 anos

7 Termos de cessão temporária de veículos Até devolução 5 anos

8Controle de veículos alienados, baixados, furtadose doados

12 meses 5 anos

9 Cadastro geral de bens patrimoniais 12 meses PERMANENTEAté aprovação daprestação de contas peloTCEMG

10 Baixas patrimoniais 12 meses PERMANENTE

11Inventário de bens patrimoniais de todas asUnidades

12 meses PERMANENTEAté aprovação daprestação de contas peloTCEMG

12 Processo de leilão de bens patrimoniais 12 meses PERMANENTE

13 Termo de cessão de bens patrimoniais Até devolução 5 anos

18

14 Apólice de seguro 12 meses 10 anos

15 Contrato de locação de imóveis 12 meses 15 anos

16 Termo de recebimento de bens patrimoniais 12 meses 5 anos

17 Registro de saída de materiais 12 meses 5 anos

18 Cópia de notas fiscais 12 meses Eliminação na Unidade

19 Bloco de notas fiscais de simples remessa 12 meses PERMANENTE

20 Orçamentos 12 meses

21 Cópia de contratos Enquanto ativo

22 Ordem de fornecimento 12 meses


23 Processos licitatórios 12 meses

10 anos apósaprovação daprestação de contaspelo TCEMG

24 Processos de compra direta 12 meses


25 Relatório de compras (TCEMG) 12 meses 10 anos

26 Controle de portaria/recepção 12 meses

27 Controle de telefonia 12 mesesEliminação na Unidade

28 Controle do almoxarifado 12 meses


29 Processo de doação de bens patrimoniais móveis 12 meses PERMANENTE

30 Processo de doação, permuta e cessão de imóveis 12 meses PERMANENTE

31 Requisição do almoxarifado (todas as Unidades) 12 meses


32Plantas e documentos de registro dos imóveispróprios

12 meses PERMANENTE

19

33

Plantas, projetos e documentos referentes amanutenção de elevadores, ar condicionado,subestações de energia, telecomunicações emanutenção predial

12 meses PERMANENTE

34Registro de ocorrência de segurança e manutençãopredial

12 meses 5 anos

35 Formulário de controle da biblioteca 12 meses 5 anos

36 Formulário de empréstimo da bibliotecaAté aprovação dascontas peloTCEMG+1 ano

37 Formulário de requisição de cópias 12 meses

38Formulário de empréstimo de documentos doarquivo

12 meses 5 anos

39 Formulário de serviços postais 12 meses 5 anos

40 Serviços postais (comprovante) 12 meses 5 anos


41 Formulário de comando de arquivo 12 meses 5 anos PERMANENTE

20



Observação

0 DIVISÃO DE RECURSOS FINANCEIROS

1 Livro razão analítico 12 meses

2 Livro Diário 12 meses

3 Livro de guias INSS 12 meses

4 Livro de salário educação 12 meses

5 Livro inventário de estoque 12 meses

6 Movimento financeiro 12 meses

7 Prestação de contas Programa Geral 12 meses

8 Prestação de contas de convênios 12 meses

9 Conciliação de contas 12 meses

10 anos apósaprovação daprestação de contaspelo TCEMG10 anos após

21

10 Livro de apuração lucro real 12 meses


11Correspondências diversas: expedidas e recebidasdas Unidades da EMATER-MG e clientes externos.

12 meses

12Formulários: Requisição material, controlerecebimento vale transporte, controle patrimonial,inventário, cronograma de férias

12 meses 5 anos

13Correspondências internas relativas a convênios,programas, projetos e coordenadores

12 meses


14 Pareceres e notas técnicas 5 anos PERMANENTE

15 Planilhas recdesp 5 anos Eliminação na Unidade

16 Documentos e legislação orçamentária 5 anos PERMANENTE

17 Documentos extra-fluxo 3 anos 3 anos

18 Cartas de cobrança 5 anos

19 Comprovante de recebimento 3 anos 5 anos


20 Controle de contas bancárias 3 anos PERMANENTE

21 Procurações para contas bancárias 5 anos PERMANENTE

22 SCAF créditos 3 anos Eliminação na Unidade

23 Mod. 621.15E 5 anosAté aprovação daprestação de contaspelo TCEMG

24Documentos convênios com PrefeiturasMunicipais*

5 anos 14 anos

* inclui cartas autorizativas, extratos bancários, publicações no Diário Oficial, relatórios, resumos mensais, comandos DCO, acordos, cadastro DCO

E relação de débitos

22



Observação

0DIVISÃO DE REGISTRO E PAGAMENTO DEPESSOAL

1Normas, regulamentos e diretrizes de recursoshumanos

Enquanto vigora

2Legislação da área de recursos humanos e direitostrabalhistas

Enquanto vigora


3 Acordos sindicais e dissídios 2 anos 1 ano PERMANENTE

4 Relações com conselhos profissionais 2 anos Eliminação na Unidade

5 Lista alfabética/lista numérica Enquanto vigora PERMANENTE

6 Pasta pessoal Enquanto ativo 99 anos

Microfilmagem desubstituição após 52anos após a saída doempregado

7 Correspondências diversas 12 meses 12 meses Eliminação na Unidade

8 Livro de inspeção de trabalho Enquanto vigora PERMANENTE

9 RAIS, DIRF 5 anos 47 anos

10 CAGED 2 anos 5 anos

11 Movimento folha pagamento 5 anos 47 anos

23

12 Encargos sociais 2 anos 47 anos

13 Folhas de pagamento, fichas financeiras 3 anos 99 anos

14 Salário família 12 meses 23 anos

15 Ficha mestra 7 anos PERMANENTE

16 Comprovante de rendimentos IRRF 3 anos 5 anos

17 Pensões alimentícias 5 anos 95 anos

18 PIS/PASEP 2 anos 5 anos

19 Autorização de pagamento 6 anos 47 anos

20 Cronograma de Férias 5 anos 5 anos

24

21 Férias prêmio 5 anos 47 anos

22 Vale alimentação/refeição 12 mesesAté aprovação das contaspelo TCEMG

5 anos

23 Auxílio creche 12 mesesAté aprovação das contaspelo TCEMG

5 anos

24 Vale transporte 12 mesesAté aprovação das contaspelo TCEMG

5 anos

25 Freqüência Unidade Central 2 anos 3 anos 47 anos

26 Atestado freqüência Unidades Regionais 12 meses 47 anos

27 Seguros de empregados 2 anos 3 anos 47 anos

28 Resumo da folha de pagamentos 5 anos

29 FGTS 5 anos

30 Créditos bancários 12 meses 12 meses

31 SEFIP 2 anos 3 anos

PERMANENTE

MOVIMENTO DE PESSOAL:

32 Normas, Procedimentos, Decisões 5 Anos PERMANENTE

33Absorção, admissão, readaptação, readmissão,designação, nomeação

5 anos 47 anosPermitida microfilmagemde substituição

34 Lotação e transferência 5 anos 5 anos

25

HIGIENE E SEGURANÇA DO TRABALHO

35Acidente de trabalho (CAT), PPRA, PPP, LTCAT,DIRBEM 8030

5 anos20 anos após odesligamento doempregado

36 Correspondência para adicional de insalubridade 5 anos Eliminação na Unidade

37Termo de responsabilidade quanto a entrega deEPI

Até exoneração doempregado

PERMANENTE (pastado empregado)

38CIPA: atas, documentos, nomeação, resultado deeleições, projetos

5 anos 20 anos

39 Prevenção de incêndio (inspeções e treinamento) 2 anos PERMANENTE

40 Manuais técnicos Enquanto vigora 5 anos Eliminação na Unidade

41 Notificações e memorandos 5 anos 5 anos Eliminação na Unidade

42Cursos e treinamentos na área de segurança detrabalho: lista de presença, programa, certificado,avaliação, projeto, planejamento

Até aprovação dascontas pelo TCEMG

PERMANENTE

MEDICINA DO TRABALHO:

43 Correspondência 12 meses Eliminação na Unidade

44Atestado de Saúde Ocupacional (ASO), fichamédica, pedido de exames, resultado de exames

Enquanto ativoPermanente (pasta doempregado)

45Exames admissional, demissional, retorno,mudança de função, periódico

12 mesesPermanente (pasta doempregado)

46Questionário: folha admissional, doença em pessoada família, boletim de atendimento médico (relatóriode atendimento), PCMSO

12 meses Eliminação na Unidade

CONCURSO PÚBLICO

47Planejamento, editais, habilitação dos candidatos,julgamento, recursos, provas, gabaritos, julgamentode recursos,

5 anos

48Relatórios, laudos, pareceres, estudos e projetosda área

5 anos

PERMANENTE

26

ESTÁGIO

49Documentos, proposta, programa, relação departicipantes


50

Relatórios finais: avaliação do supervisor, avaliaçãodo estagiário, controles, declaração de matrícula,convênios, cópia da apólice de seguro, termo decompromisso EMATER-MGxEscola, Expedição decertificado


51 Estágio promovido por outras instituições 5 anos 5 anos Eliminação na Unidade

27



Observação

0 UNIDADES REGIONAIS

1 Correspondências diversas 12 meses Eliminação na Unidade

2 Análise de acidentes 12 meses

3 Relatório de circulação de veículos 5 anos

4 Comunicação de acidente de automóveis 5 anos

5 Recolhimento de veículos 2 anos

6 Controle de desempenho de veículo 5 anos

1 via no DILOGEliminação na Unidade

7 Inventário de bens patrimoniais

8 Controle patrimonial

9 Controle de bens patrimoniais

10 Inventário do acervo bibliográfico

2 anos

11 Laudo de avaliação de imóvel

12 Inventário de estoque e termos de baixa

13 Recolhimento de bens patrimoniais

14 Registro de saída de materiais

Até aprovação doinventário peloDEPAD.

2 anos

Eliminação na Unidade1 via no DILOG

28

15 Solicitação de alteração de bem patrimonial

16 Termo de devolução de bem patrimonial

17 Transferência de material bibliográfico

Até aprovação doinventário peloDEPAD

2 anosEliminação na Unidade1 via no DILOG

18 Processos licitatóriosAté aprovação dascontas peloTCEMG+10 anos

19 Ordem de fornecimentoAté aprovação dascontas peloTCEMG+10 anos

20 Análise financeira de projetos 3 anos Eliminação na Unidade

21 Comprovante de depósitoAté aprovação dascontas peloTCEMG+1 ano

22 Comprovante de pagamento 12 meses

23 Conciliação bancária 12 meses

24 Aviso de crédito e glosa 12 meses

25 Comprovante de recebimento 12 meses

26 Conciliação bancária 12 meses

27 Autorização para adiantamento 6 anos

28 Cópias de cheques 12 meses


1 via no DIREF

29 Encaminhamento de prestações de contas 12 meses

30 Faturas 6 anos

1 via no DIREF

29

31 Movimento de caixa 2 anos

32 Movimento financeiroAté aprovação dascontas peloTCEMG+1 ano

1a via na PC da DIREF-Contabilidade

33 Remessa de cheque 6 anos

34 Remessa de recursos financeiros 6 anos

35 Resumo mensal de lançamentos FPM 12 meses

36 Prestação de contas 2 anos

37 Programação financeira 5 anos

38 Atestado de freqüência 12 meses

Eliminação na Unidade1a via na DIREF-Contabilidade

39 CAGED 2 anos 3 anos Eliminação na Unidade

40 Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) 10 anos

41 Cronograma de férias 5 anos

42 DARF 6 anos

43 Demonstrativo de diárias 6 anos


1 via no DIREP

44Demonstrativo de recolhimentos de INSS-autônomos.

2 anos1a via na PC da DIREF-Contabilidade

45 Ficha de registro de empregadosAté a permanênciado empregado

ESTA FICHA ACOMPANHA OEMPREGADO ESTANDOSEMPRE NA SUA UNIDADEDE LOTAÇÃO, SENDOENCAMINHADA A DIREPQUANDO DO SEUDESLIGAMENTO

46 Livro de inspeção de trabalhoPERMANENTEenquanto UnidadeATIVA

PERMANENTE APÓSEXTINÇÃO daUnidade .

Permanece na Unidadeenquanto ela existir, apósextinção da Unidadedeve ser encaminhadoao Arquivo Central

47 RAISPERMANENTEenquanto UnidadeATIVA


Permanece na Unidadeenquanto ela existir, apósextinção da mesma deveser encaminhado aoArquivo Central

30

48 Requisição de vale transporte 3 anos Eliminação na Unidade

49 Relatório de treinamento 6 anos

50 Solicitação de treinamento 12 meses

Eliminação na Unidade1ª via na DIREP

51 PPRAPERMANENTEenquanto UnidadeATIVA


Permanece na Unidadeenquanto ela existir, apósextinção da mesma deveser encaminhado aoArquivo Central

52 Licença prêmio – comunicação e quitação 12 meses

53 Termo de isenção de responsabilidade 12 meses

Eliminação na Unidade1 via no DIREP

54 Acordo de resultados da UREGI Enquanto vigoraEliminação na Unidade1 via na ASPDE

55 Cópia de convênios e contratos Enquanto vigoraEliminação na Unidade1 via na UNEG

56 PMATER 3 anos

57 Relatório de atividades de ESLOCs 3 anos

58 Projetos, estudos, programas e relatórios 5 anos

59 Projetos de crédito ruralprazo de vigência doprojeto

1 ano

60 Controle de crédito rural 1 ano

61 Laudos de PROAGRO 2 anos

62 Laudos de fiscalização 2 anos

63 Relatório de assistência técnica ao produtor rural 3 anos


anexo a norma de administraÇÃo nº 040/2007 – tabela de ... · 7 cópia de requisição de...

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