anexo 02 ficha tecnica€¦ · observaciones del formato único de inventario, ... documentos que...

��

�

��

FONDO FINANCIERO DE PROYECTOS DE DESARROLLO FONADE

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR- ICBF

SELECCIÓN ABREVIADA - SUBASTA INVERSA SAS 023– 2010

CONVENIO INTERADMINISTRATIVO No. 197063

CONTRATAR LA APLICACIÓN DE PROCESOS DE ORGANIZACIÓN ARCHIVISTICA PARA LOS ARCHIVOS DEL

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR- ICBF EN LAS REGIONALES DE MAGDALENA Y SANTANDER

ANEXO No. 2- FICHA TECNICA

BOGOTÁ D.C., MARZO DE 2010

��

�

��

SELECCIÓN ABREVIADA SAS 023 - 2010

1. OBJETO:

CONTRATAR LA APLICACIÓN DE PROCESOS DE ORGANIZACIÓN ARCHIVISTICA PARA LOS ARCHIVOS DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR- ICBF EN LAS REGIONALES DEL MAGDALENA Y SANTANDER

2. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SERVICIO A CONTRATAR

REGIONAL DE SANTANDER (GRUPO No. 1)

FICHA TÉCNICA No. 1

DENOMINACIÓN Y DESCRIPCIÓN GENERAL DEL BIEN O SERVICIO:

ORGANIZACIÓN ARCHIVO DE GESTION

CODIGO CUBS VERIFICADO POR LA ENTIDAD (VER NUMERAL 3.1.2.1.)

2.32.2

DENOMINACIÓN TÉCNICA DEL BIEN O SERVICIO:

ORGANIZACIÓN ARCHIVO DE GESTION Previo a la intervención y manipulación de documentación se requiere:

� Saneamiento ambiental de las instalaciones y archivos teniendo como base las indicaciones dadas por el Archivo General de la Nación, para el particular

� Limpieza externa superficial, teniendo en cuenta que los procedimientos a ejecutar son los establecidos en las publicaciones del Archivo General de la Nación y considerando lo referente a dotación del personal, espacio de trabajo, equipos y materiales y procedimientos establecidos

ACTIVIDADES REQUERIDAS � Recibir por parte de la interventoría y/o supervisión los metros

lineales medidos antes de su organización mediante acta. � Preparar físicamente la documentación, efectuar limpieza a los

documentos, retirar los residuos de polvo, ganchos, clips, ganchos de cosedora, y otros que ocasionen deterioro a la

��

�

��

documentación. � Realizar la depuración de aquellos documentos que no deben

formar parte de los expedientes (folletos, invitaciones, revistas, periódicos, etc.) y que no sean anexos del mismo.

� Organizar los archivos de gestión de cada dependencia aplicando las Tablas de Retención Documental del ICBF a partir del año 1995 y teniendo en cuenta el ajuste a las mismas que les aplique hasta el año 2009. La aplicación de las Tablas de Retención Documental deberá reflejar la estructura del fondo documental y de conformidad con la estructura orgánica funcional del ICBF.

� Verificar y efectuar seguimiento en la aplicación de la Tabla de Retención Documental de cada una de las dependencias del ICBF en cada uno de sus niveles.

� Ordenar los documentos dentro de cada uno de los expedientes respetando el principio de orden original. El primer documento que se encuentre en el expediente debe ser el más antiguo y el último documento que se encuentre archivado debe ser el más reciente

� La documentación debe ser alineada para encarpetar y cambiar el gancho.

� Revisar y foliar la documentación consecutivamente y cronológicamente al interior del expediente, para lo cual se debe tener en cuenta como mínimo lo siguiente: (i) Numerar todos los folios de uno a N consecutivamente, al interior de cada unidad de conservación (carpeta, tomo, legajo, etc.); (ii) Utilizar lápiz de mina negra y blanda (HB-B), en la esquina superior derecha de la hoja, de manera legible y sin enmendaduras; (iii) Tachar con lápiz trazando una línea en diagonal (/) sobre la numeración anterior y hacer la foliación correctamente, si existe alguna foliación anterior; (iv) Respetar la foliación anterior si es correcta; (v) Separar los folios en blanco y que estén sueltos; y, (vi) Foliar en la primera página, como un solo folio y dejar constancia en el campo de observaciones del formato único de inventario, si se encuentran impresos que formen parte de los anexos (gacetas, plegables, instructivos, folletos, publicaciones pequeñas).

� Identificar las carpetas, cajas, gavetas y/o estantería que conserven y almacenen documentos de archivo de gestión. Para la marcación de las carpetas se tendrán en cuenta los siguientes campos: Fondo, Sección, Subsección, Serie, Subserie. Asunto, fechas extremas y número de folios.

��

�

��

� Ubicar físicamente en los archivadores la documentación organizada.

� Clasificar, ordenar e inventariar los planos de arquitectura encontrados en la documentación objeto de intervención.

� Entregar en medio impreso (1 copia), magnético (2 copias) y archivos planos (instalados en el computador que el ICBF designe para el caso), los inventarios documentales correspondientes, así como los productos o informes que se generen en desarrollo y ejecución del contrato.

� Eliminar las deformaciones de plano, pliegues o dobleces, presentes en la documentación que puedan entorpecer los procesos reprográficos. Este procedimiento podrá desarrollarse mediante espátula caliente con barreras que eviten el contacto directo con el documento.

� Elaborar puentes de unión para el caso de las roturas y rasgaduras que puedan entorpecer los procesos reprográficos, mediante el uso de papeles de conservación, preferiblemente empleando adhesivos que no requieran humedad (en seco) como los termoplásticos o autoadhesivos.

� Concluidos todos los procesos y asegurada su calidad se debe elaborar el inventario documental por cada una de las unidades administrativas (dependencias) utilizando el Formato Único de Inventario Documental del Archivo General de la Nación (AGN) reglamentado mediante Acuerdo 038 de 2002.

� Luego de la aplicación de las Tablas de Retención Documental el contratista deberá separar la documentación susceptible de transferencia con su respectivo inventario.

� Contar con toda la información actualizada relacionada con el desarrollo del proyecto, las dificultades presentadas, las soluciones implementadas, el cumplimiento de los cronogramas, las metas parciales alcanzadas y todo lo demás que pueda ser requerido para la realización de reuniones quincenales de seguimiento.

� Presentar informes (original y copia) periódicos mensuales de avance de ejecución del contrato, teniendo en cuenta los formatos y el Manual de Calidad de Fonade. En caso de requerirse ajustes a los mismos, el contratista dispondrá de cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha del requerimiento.

� Seleccionar y aislar la documentación que presente deterioro biológico y/o hongos de acuerdo con los protocolos del AGN para el caso y realizar su respectivo inventario.

� La documentación con deterioro biológico debe ser aislada e identificada con el logo internacional sobre riesgo biológico.

Estas actividades deberán estar permanentemente supervisadas por profesionales en restauración y en archivística quienes coordinarán la

��

�

��

capacitación del personal en la aplicación de estos procedimientos y vigilará la correcta aplicación de los mismos. NORMATIVIDAD Se tendrá como referencia para la organización de los archivos de gestión de las regionales y sus respectivos centros zonales, el Manual para organización de archivos del Archivo General de la Nación, las normas vigentes, los procesos y procedimientos del ICBF y las Tablas de Retención Documental del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF, que apliquen para cada periodo de tiempo, desde el año 1995. MEDIDAS DE SEGURIDAD Durante el proceso de reemplazo de los ganchos legajadores el contratista deberá manipular la documentación con máximo cuidado evitando modificar el orden interno original o la generación de rasgaduras en los documentos. Igualmente, con el retiro de ganchos de cosedora. MATERIALES A UTILIZAR Y ALMACENAMIENTO

� Ganchos legajadores plásticos tubulares de dos piezas � Tapas en yute 320 de grs, con barrera protectora en papel bond

blanco de 90 gr. � Una vez se haya desarrollado el proceso de organización, cada

unidad debe almacenarse en cajas de archivo tipo X-200 calibre 7, a una tinta de acuerdo con la muestra suministrada

� Cada carpeta se identificará con un rótulo impreso a una tinta de acuerdo con la muestra suministrada.

� La calidad de los insumos será aprobada por el Interventor del contrato, previa compra de los mismos, por medio de una muestra suministrada por el contratista.

PRODUCTOS A ENTREGAR

• Inventario en archivo plano (instalados en el equipo que el ICBF designe para el caso), magnético (2 copias) e impreso (1 copia) de la regional y sus respectivos centros zonales, de acuerdo con la estructura y en el Formato Único de Inventario del Archivo General de la Nación (AGN)

• Registro Fotográfico del desarrollo del contrato por cada centro zonal y la Sede Regional, de manera cronológica.

• Entregar las sugerencias para los posibles ajustes a las TRD después de su aplicación.

• Informe final del ORGANIZACIÓN ARCHIVO DE GESTION incluyendo un anexo con un instructivo para dar continuidad al proceso de gestión documental.

• La documentación que presenta deterioro biológico y/o hongos, debidamente aislada e inventariada.

��

�

��

• Los metros lineales a entregar como producto final serán los entregados sin organizar ni realmacenados, entregados previamente al inicio de cada proceso, en cada centro zonal y sede regional, mediantes las respectivas actas y de acuerdo con los metros lineales estimados establecidos en los presentes pliegos, previo realmacenamiento de carpetas, cajas y cambio de ganchos, con la aplicación de los respectivos procesos de organización, realmacenamiento e inventario posteriores.

UNIDAD DE MEDIDA: METRO LINEAL



INVENTARIO Y REALMACENAMIENTO EN ESTADO NATURAL DE LOS FONDOS ACUMULADOS


2.32.2



Previo a la intervención y manipulación de documentación se requiere:



� Limpieza externa superficial, teniendo en cuenta que los procedimientos a ejecutar son los establecidos en las publicaciones del Archivo General de la Nación y considerando lo referente a dotación del personal, espacio de trabajo, equipos y materiales y procedimientos establecidos.

Estas actividades deberán estar permanentemente supervisadas por un profesional en restauración.

ACTIVIDADES REQUERIDAS

� Recibir por parte de la interventoría y/o supervisión los metros lineales medidos antes de su organización mediante acta.

� Recibir la documentación que se encuentra depositada en cajas y bultos

��

�

��

� Realizar la apertura de cada unidad de embalaje de fondos documentales acumulados, en presencia del interventor con la presencia del interventor y/o supervisor y del personal asignado por el ICBF y efectuar la cuantificación del número de unidades documentales y registrar dicho conteo en una planilla según modelo suministrado por FONADE

� En caso de detectar elementos diferentes a documentos de archivo dentro de las unidades de embalaje se deberá registrar el tipo de elemento encontrado y se entregar acta suscrita por las partes, al funcionario que para tales fines delegue el ICBF.

� Efectuar el levantamiento del inventario documental para unidades documentales, aplicando el Formato Único de Inventario reglamentado a través del Acuerdo 038 de 2002.

� Realizar agrupaciones documentales, de acuerdo con sus asuntos y/o series documentales teniendo en cuenta la cronología de los mismos.

� Remplazar las carpetas y/o adicionar las que sean necesarias para que la documentación se proteja debidamente e instalar las unidades documentales descritas y rotuladas en cajas de archivo X 300 las cuales también deben ser debidamente rotuladas. Los documentos que sean encontrados en AZ deberán ser trasladados a carpetas para su almacenamiento e inventario.

� Conservar las unidades de embalaje en las que se encontraron los archivos originalmente hasta que el interventor valide que el total de las unidades documentales descritas y ubicadas en cajas de archivo X300.

� Concluidos todos los procesos y asegurada su calidad se debe elaborar el inventario documental por cada unidad documental de los fondos, utilizando el Formato Único de Inventario Documental del Archivo General de la Nación.

� El inventario levantado debe ser entregado en medio impreso (1 copia), magnético (2 copias) y en archivo plano (instalado en el computador que el ICBF designe para el caso) una vez concluida la intervención.

� Contar con toda la información actualizada relacionada con el desarrollo del proyecto, las dificultades presentadas, las soluciones implementadas, el cumplimiento de los cronogramas, las metas parciales alcanzadas y todo lo demás que pueda ser requerido para la realización de reuniones quincenales de seguimiento

� Clasificar, ordenar e inventariar los planos de arquitectura que se encuentren.

� Presentar informes (original y copia) periódicos mensuales de avance de ejecución del contrato, teniendo en cuenta los formatos y el Manual de Calidad de Fonade. En caso de requerirse ajustes a los mismos, el contratista dispondrá de cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha del requerimiento

NORMATIVIDAD

��

�

��

Se tendrá como referencia para realizar el inventario de los FONDOS ACUMULADOS de las regionales y sus respectivos centros zonales, el Manual para intervención de FONDOS ACUMULADOS del Archivo General de la Nación y las normas vigentes. La documentación a inventariar corresponderá del año 1994 en retrospectiva hasta el año 1.968. Toda la documentación que se encuentre a partir del año 1995 hacia futuro será intervenida teniendo como base el ítem de la intervención de los archivos de gestión de estas mismas reglas y aplicando las Tablas de Retención Documental respectivas a cada etapa cronológica definidas por este mismo instrumento y sus respectivos ajustes.

MEDIDAS DE SEGURIDAD

Durante el proceso de reemplazo de los ganchos legajadores el contratista deberá manipular la documentación con máximo cuidado evitando modificar el orden interno original o la generación de rasgaduras en los documentos. Se deberá realizar una fumigación general en cada uno de los archivos a intervenir tendientes a atacar ratas, hongos, esporas, bacterias y demás elementos dañinos del papel, previendo los efectos secundarios para el personal que estará involucrado en el proyecto. Con la documentación que se encuentre empastada se deberá efectuar la limpieza de la documentación empastada y de cada uno de los tomos o libros con bayetilla húmeda y jabón para su inmediato secado, para que pueda ser inventariada como parte integral del fondo documental acumulado. MATERIALES A UTILIZAR Y ALMACENAMIENTO


blanco de 90 gr. � Una vez identificadas las diferentes agrupaciones documentales, el

contratista deberá realizar el realmacenamiento de la documentación y cada unidad debe almacenarse en cajas de archivo tipo X-300 calibre 7, de acuerdo con la muestra suministrada

� Rótulos autoadhesivos para la identificación de las cajas X-300 � Cada carpeta se identificará con un rótulo impreso a una tinta de

acuerdo con la muestra suministrada.


• Inventario en archivo plano (instalado en el computador que el ICBF

designe para el caso), magnético (2 copias) e impreso (1 copia) de la regional y sus respectivos centros zonales, de acuerdo con la estructura y en el Formato Único de

��

�

��

Inventario del Archivo General de la Nación. • Registro Fotográfico del desarrollo del contrato por cada centro

zonal y la Sede Regional, de manera cronológica • Informe final de la ejecución de INVENTARIO

REALMACENAMIENTO EN ESTADO NATURAL DE LOS FONDOS ACUMULADOS



UNIDAD DE MEDIDA METRO LINEAL



RELACION DEL EQUIPO PROFESIONAL DE TRABAJO PARA LA REGIONAL SANTANDER


NO APLICA


El contratista tiene libertad para establecer de acuerdo con el enfoque, organización y metodología el personal necesario a emplear para el desarrollo de la misma y su dedicación. Sin embargo, el equipo base propuesto para el proyecto por el adjudicatario deberá cumplir, como mínimo, con los perfiles y el número de personas que se exigen en el siguiente cuadro:

EQUIPO BASE POR CADA REGIONAL ROL FORMACIÓN

ACADÉMICA EXPERIENCIA DEDICACIÓN

Un (1) Director de Proyecto

Titulado en Archivística, o en Sistemas de Información, o en Ciencias de la Información o la

Mínimo cinco (5) años en la Ejecución de procesos archivísticos para entidades de la administración pública, dentro de los cuales se haya realizado coordinación y/o dirección de por lo menos dos (2)

100%.

��

�

��

documentación, con Especialización en ramas de la Gestión Documental.

proyectos de organización de fondos documentales pertenecientes a entidades de la administración pública y aplicación de TRD.

Dos (2) Experto en Archivística,

Titulado en Archivística, o en Sistemas de Información, o en Ciencias de la Información o documentación.

Con experiencia mínima de (3) años en la aplicación de procesos de organización archivística en fondos documentales y aplicación de Tablas de Retención Documental, de los cuales al menos dos proyectos de los cuales se hayan realizado en entidades pertenecientes a la administración pública

100%.

Uno (1) Experto en procesos de preservación de Archivos

Titulado en Conservación y Restauración de bienes muebles.

Mínimo tres (3) años en la aplicación de procesos de intervención, conservación y/o restauración de fondos documentales, uno de los cuales debe haberse practicado para una entidad perteneciente a la administración pública

100%

Un (1) Ingeniero de sistemas

Titulado en ingeniería de sistemas

Mínimo tres (2) años manejo de bases de datos y manejo de software.

50%

EQUIPOS DE CAMPO Equipo mínimo por cada centro zonal a intervenir y uno para la Sede Regional:

ROL FORMACIÓN ACADÉMICA

EXPERIENCIA DEDICACIÓN

un (1) técnico en archivos

Técnico o tecnólogo en sistemas de información, archivística y/o documentación

Mínimo 2 años en la procesos archivísticos

100%

CINCO (5) auxiliares

Bachiller Mínimo 1 año de experiencia laboral 100%

Fonade se reserva el derecho para realizar la verificación de la experiencia y referencias presentadas en las hojas de vida del personal del equipo base, así como los soportes de las mismas. Además del personal relacionado anteriormente, deberá contar con los profesionales y/o técnicos que se requieran para cumplir cabalmente el objeto del contrato, tanto en plazo como en calidad, así como el apoyo del personal administrativo de la oficina central. Todo el personal descrito en este capítulo será al que se le asigne las actividades directas de la ejecución del contrato y cada uno de los profesionales deberá acreditar SU TITULO CON LA COPIA DEL ACTA DE GRADO para la aprobación de sus documentos. Para el caso del rol de Director de Proyecto, la experiencia se tomará a partir de la fecha de expedición de la tarjeta profesional expedida por el Consejo Nacional de Bibliotecología. El contratista deberá garantizar la permanencia durante la ejecución del contrato del equipo de profesionales del equipo base, requeridos con los perfiles establecidos en el presente numeral. El contratista, no podrá presentar dentro del personal requerido, aquellos que se

��

�

��

encuentren vinculados en la ejecución de otros contratos al momento de la suscripción del contrato derivado del presente proceso. El contratista deberá garantizar que el personal base propuesto para el inicio de la ejecución de los trabajos, será el utilizado para la ejecución del contrato. Si con posterioridad a la suscripción del contrato el contratista vincula en reemplazo de cualquiera de ellos por uno de menores calidades, o de menor experiencia general o específica que, sin embargo cumpla con las exigencias del presente capítulo, se impondrá un descuento a cargo del contratista y a favor de FONADE correspondiente al 0,1% del valor del contrato por cada día de permanencia del profesional que no reúne las condiciones ofrecidas en la propuesta. En caso de presentarse la ausencia injustificada, durante la ejecución del contrato, de uno o algunos de los profesionales que conforman el personal mínimo Fonade aplicará las cláusulas penales a que haya lugar. FONADE a través del Supervisor y/o Interventor realizará la evaluación de la documentación presentada la cual deberá ajustarse a las exigencias que se describen a continuación. Los documentos soporte para acreditar la experiencia general y especifica de los profesionales será a partir del acta de grado (la experiencia se contara a partir de la fecha de grado), certificaciones de los contratos ejecutados y terminados o su respectiva acta de liquidación o cualquier otro documento debidamente firmado por el contratante, que contenga como mínimo la siguiente información:

� Nombre del contratante � Objeto del contrato � Cargo y funciones desempeñadas � Fechas de inicio y terminación del contrato.

Adicionalmente, se debe tener en cuenta lo siguiente: a. Para las certificaciones de experiencia específica o general expedidas en otro idioma, deberá anexarse la traducción simple al castellano. b. La experiencia general de los profesionales, se cuenta a partir de la fecha del acta de grado. c. Cuando se presenten experiencias simultáneas, (Tiempos Traslapados) no se realizará doble contabilización. En caso de requerirse el cambio de personal, el contratista debe presentar la respectiva solicitud, debidamente soportada y justificada, junto con la hoja de vida del reemplazo propuesto, para que FONADE, a través del Supervisor apruebe o no la solicitud. El personal propuesto como reemplazo, deberá tener unas condiciones de experiencia y formación académica iguales o superiores a las del personal que reemplazará

UNIDAD DE MEDIDA

NO APLICA

��

�

��

REGIONAL DE MAGDALENA (Grupo No. 2)



ORGANIZACIÓN ARCHIVO DE GESTION


2.32.2


ORGANIZACIÓN ARCHIVO DE GESTION Previo a la intervención y manipulación de documentación se requiere:


� Limpieza externa superficial, teniendo en cuenta que los procedimientos a ejecutar son los establecidos en las publicaciones del Archivo General de la Nación y considerando lo referente a dotación del personal, espacio de trabajo, equipos y materiales y procedimientos establecidos

ACTIVIDADES REQUERIDAS � Recibir por parte de la interventoría y/o supervisión los metros

lineales medidos antes de su organización mediante acta. � Preparar físicamente la documentación, efectuar limpieza a los

documentos, retirar los residuos de polvo, ganchos, clips, ganchos de cosedora, y otros que ocasionen deterioro a la documentación.

� Realizar la depuración de aquellos documentos que no deben formar parte de los expedientes (folletos, invitaciones, revistas, periódicos, etc.) y que no sean anexos del mismo.

� Organizar los archivos de gestión de cada dependencia aplicando las Tablas de Retención Documental del ICBF a partir del año 1995 y teniendo en cuenta el ajuste a las

��

�

��

mismas que les aplique hasta el año 2009. La aplicación de las Tablas de Retención Documental deberá reflejar la estructura del fondo documental y de conformidad con la estructura orgánica funcional del ICBF.

� Verificar y efectuar seguimiento en la aplicación de la Tabla de Retención Documental de cada una de las dependencias del ICBF en cada uno de sus niveles.

� Ordenar los documentos dentro de cada uno de los expedientes respetando el principio de orden original. El primer documento que se encuentre en el expediente debe ser el más antiguo y el último documento que se encuentre archivado debe ser el más reciente

� La documentación debe ser alineada para encarpetar y cambiar el gancho.

� Revisar y foliar la documentación consecutivamente y cronológicamente al interior del expediente, para lo cual se debe tener en cuenta como mínimo lo siguiente: (i) Numerar todos los folios de uno a N consecutivamente, al interior de cada unidad de conservación (carpeta, tomo, legajo, etc.); (ii) Utilizar lápiz de mina negra y blanda (HB-B), en la esquina superior derecha de la hoja, de manera legible y sin enmendaduras; (iii) Tachar con lápiz trazando una línea en diagonal (/) sobre la numeración anterior y hacer la foliación correctamente, si existe alguna foliación anterior; (iv) Respetar la foliación anterior si es correcta; (v) Separar los folios en blanco y que estén sueltos; y, (vi) Foliar en la primera página, como un solo folio y dejar constancia en el campo de observaciones del formato único de inventario, si se encuentran impresos que formen parte de los anexos (gacetas, plegables, instructivos, folletos, publicaciones pequeñas).

� Identificar las carpetas, cajas, gavetas y/o estantería que conserven y almacenen documentos de archivo de gestión. Para la marcación de las carpetas se tendrán en cuenta los siguientes campos: Fondo, Sección, Subsección, Serie, Subserie. Asunto, fechas extremas y número de folios.

� Ubicar físicamente en los archivadores la documentación organizada.

� Clasificar, ordenar e inventariar los planos de arquitectura encontrados en la documentación objeto de intervención.

� Entregar en medio impreso (1 copia), magnético (2 copias) y archivos planos (instalados en el computador que el ICBF designe para el caso), los inventarios documentales

��

�

��

correspondientes, así como los productos o informes que se generen en desarrollo y ejecución del contrato.

� Eliminar las deformaciones de plano, pliegues o dobleces, presentes en la documentación que puedan entorpecer los procesos reprográficos. Este procedimiento podrá desarrollarse mediante espátula caliente con barreras que eviten el contacto directo con el documento.

� Elaborar puentes de unión para el caso de las roturas y rasgaduras que puedan entorpecer los procesos reprográficos, mediante el uso de papeles de conservación, preferiblemente empleando adhesivos que no requieran humedad (en seco) como los termoplásticos o autoadhesivos.

� Concluidos todos los procesos y asegurada su calidad se debe elaborar el inventario documental por cada una de las unidades administrativas (dependencias) utilizando el Formato Único de Inventario Documental del Archivo General de la Nación reglamentado mediante Acuerdo 038 de 2002.

� Luego de la aplicación de las tablas de retención documental el contratista deberá separar la documentación susceptible de transferencia con su respectivo inventario.

� Contar con toda la información actualizada relacionada con el desarrollo del proyecto, las dificultades presentadas, las soluciones implementadas, el cumplimiento de los cronogramas, las metas parciales alcanzadas y todo lo demás que pueda ser requerido para la realización de reuniones quincenales de seguimiento.

� Presentar informes (original y copia) periódicos mensuales de avance de ejecución del contrato, teniendo en cuenta los formatos y el Manual de Calidad de Fonade. En caso de requerirse ajustes a los mismos, el contratista dispondrá de cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha del requerimiento.

� Seleccionar y aislar la documentación que presente deterioro biológico y/o hongos de acuerdo con los protocolos del AGN para el caso y realizar su respectivo inventario.


Estas actividades deberán estar permanentemente supervisadas por profesionales en restauración y en archivística quienes coordinarán la capacitación del personal en la aplicación de estos procedimientos y vigilará la correcta aplicación de los mismos. NORMATIVIDAD Se tendrá como referencia para la organización de los archivos de gestión de las regionales y sus respectivos centros zonales, el Manual para organización de archivos del Archivo General de la Nación, las normas

��

�

��

vigentes, los procesos y procedimientos del ICBF y las Tablas de Retención Documental del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF, que apliquen para cada periodo de tiempo, desde el año 1995. MEDIDAS DE SEGURIDAD Durante el proceso de reemplazo de los ganchos legajadores el contratista deberá manipular la documentación con máximo cuidado evitando modificar el orden interno original o la generación de rasgaduras en los documentos. Igualmente, con el retiro de ganchos de cosedora. MATERIALES A UTILIZAR Y ALMACENAMIENTO


blanco de 90 gr. � Una vez se haya desarrollado el proceso de organización, cada

unidad debe almacenarse en cajas de archivo tipo X-200 calibre 7, a una tinta de acuerdo con la muestra suministrada

� Cada carpeta se identificará con un rótulo impreso a una tinta de acuerdo con la muestra suministrada.

� La calidad de los insumos será aprobada por el Interventor del contrato, previa compra de los mismos, por medio de una muestra suministrada por el contratista.


• Inventario en archivo plano (instalados en el equipo que el ICBF designe para el caso), magnético (2 copias) e impreso (1 copia) de la regional y sus respectivos centros zonales, de acuerdo con la estructura y en el Formato Único de Inventario del Archivo General de la Nación.

• Registro Fotográfico del desarrollo del contrato por cada centro zonal y la Sede Regional, de manera cronológica.

• Entregar las sugerencias para los posibles ajustes a las TRD después de su aplicación.

• Informe final del ORGANIZACIÓN ARCHIVO DE GESTION incluyendo un anexo con un instructivo para dar continuidad al proceso de gestión documental.



��

�

��

UNIDAD DE MEDIDA: METRO LINEAL





2.32.2



Previo a la intervención y manipulación de documentación se requiere:



� Limpieza externa superficial, teniendo en cuenta que los procedimientos a ejecutar son los establecidos en las publicaciones del Archivo General de la Nación y considerando lo referente a dotación del personal, espacio de trabajo, equipos y materiales y procedimientos establecidos.

Estas actividades deberán estar permanentemente supervisadas por un profesional en restauración.

ACTIVIDADES REQUERIDAS

� Recibir por parte de la interventoría y/o supervisión los metros lineales medidos antes de su organización mediante acta.

� Recibir la documentación que se encuentra depositada en cajas y bultos

� Realizar la apertura de cada unidad de embalaje de fondos documentales acumulados, en presencia del interventor con la presencia del interventor y/o supervisor y del personal asignado por el ICBF y efectuar la cuantificación del número de unidades documentales y registrar dicho conteo en una planilla según modelo suministrado por FONADE

� En caso de detectar elementos diferentes a documentos de archivo dentro de las unidades de embalaje se deberá registrar el tipo de

��

�

��

elemento encontrado y se entregar acta suscrita por las partes, al funcionario que para tales fines delegue el ICBF.

� Efectuar el levantamiento del inventario documental para unidades documentales, aplicando el Formato Único de Inventario reglamentado a través del Acuerdo 038 de 2002.

� Realizar agrupaciones documentales, de acuerdo con sus asuntos y/o series documentales teniendo en cuenta la cronología de los mismos.

� Remplazar las carpetas y/o adicionar las que sean necesarias para que la documentación se proteja debidamente e instalar las unidades documentales descritas y rotuladas en cajas de archivo X 300 las cuales también deben ser debidamente rotuladas. Los documentos que sean encontrados en AZ deberán ser trasladados a carpetas para su almacenamiento e inventario.

� Conservar las unidades de embalaje en las que se encontraron los archivos originalmente hasta que el interventor valide que el total de las unidades documentales descritas y ubicadas en cajas de archivo X-300.

� Concluidos todos los procesos y asegurada su calidad se debe elaborar el inventario documental por cada unidad documental de los fondos, utilizando el Formato Único de Inventario Documental del Archivo General de la Nación.

� El inventario levantado debe ser entregado en medio impreso (1 copia), magnético (2 copias) y en archivo plano (instalado en el computador que el ICBF designe para el caso) una vez concluida la intervención.

� Contar con toda la información actualizada relacionada con el desarrollo del proyecto, las dificultades presentadas, las soluciones implementadas, el cumplimiento de los cronogramas, las metas parciales alcanzadas y todo lo demás que pueda ser requerido para la realización de reuniones quincenales de seguimiento

� Clasificar, ordenar e inventariar los planos de arquitectura que se encuentren.

� Presentar informes (original y copia) periódicos mensuales de avance de ejecución del contrato, teniendo en cuenta los formatos y el Manual de Calidad de Fonade. En caso de requerirse ajustes a los mismos, el contratista dispondrá de cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha del requerimiento

NORMATIVIDAD

Se tendrá como referencia para realizar el inventario de los FONDOS ACUMULADOS de las regionales y sus respectivos centros zonales, el Manual para intervención de FONDOS ACUMULADOS del Archivo General de la Nación y las normas vigentes. La documentación a inventariar corresponderá del año 1994 en retrospectiva hasta el año 1.968. Toda la documentación que se encuentre a partir del año 1995 hacia futuro será intervenida teniendo como base el ítem de la intervención de los archivos de gestión de estas mismas reglas y aplicando las Tablas de Retención Documental respectivas a cada etapa cronológica definidas

��

�

��

por este mismo instrumento y sus respectivos ajustes.

MEDIDAS DE SEGURIDAD

Durante el proceso de reemplazo de los ganchos legajadores el contratista deberá manipular la documentación con máximo cuidado evitando modificar el orden interno original o la generación de rasgaduras en los documentos. Se deberá realizar una fumigación general en cada uno de los archivos a intervenir tendientes a atacar ratas, hongos, esporas, bacterias y demás elementos dañinos del papel, previendo los efectos secundarios para el personal que estará involucrado en el proyecto. Con la documentación que se encuentre empastada se deberá efectuar la limpieza de la documentación empastada y de cada uno de los tomos o libros con bayetilla húmeda y jabón para su inmediato secado, para que pueda ser inventariada como parte integral del fondo documental acumulado. MATERIALES A UTILIZAR Y ALMACENAMIENTO


blanco de 90 gr. � Una vez identificadas las diferentes agrupaciones documentales, el

contratista deberá realizar el realmacenamiento de la documentación y cada unidad debe almacenarse en cajas de archivo tipo X-300 calibre 7, de acuerdo con la muestra suministrada

� Rótulos autoadhesivos para la identificación de las cajas X-300 � Cada carpeta se identificará con un rótulo impreso a una tinta de

acuerdo con la muestra suministrada.


• Inventario en archivo plano (instalado en el computador que el ICBF designe para el caso), magnético (2 copias) e impreso (1 copia) de la regional y sus respectivos centros zonales, de acuerdo con la estructura y en el Formato Único de Inventario del Archivo General de la Nación.

• Registro Fotográfico del desarrollo del contrato por cada centro zonal y la Sede Regional, de manera cronológica

• Informe final de la ejecución de INVENTARIO Y REALMACENAMIENTO EN ESTADO NATURAL DE LOS FONDOS ACUMULADOS

• Los metros lineales a entregar como producto final serán los entregados sin organizar ni realmacenados, entregados previamente al inicio de cada proceso, en cada centro zonal y sede

��

�

��

regional, mediantes las respectivas actas y de acuerdo con los metros lineales estimados establecidos en los presentes pliegos, previo realmacenamiento de carpetas, cajas y cambio de ganchos, con la aplicación de los respectivos procesos de organización, realmacenamiento e inventario posteriores.


UNIDAD DE MEDIDA METRO LINEAL



RELACION DEL EQUIPO PROFESIONAL DE TRABAJO PARA LA REGIONAL MAGDALENA


NO APLICA


El contratista tiene libertad para establecer de acuerdo con el enfoque, organización y metodología el personal necesario a emplear para el desarrollo de la misma y su dedicación. Sin embargo, el equipo base propuesto para el proyecto por el adjudicatario deberá cumplir, como mínimo, con los perfiles y el número de personas que se exigen en el siguiente cuadro:

EQUIPO BASE POR CADA REGIONAL ROL FORMACIÓN

ACADÉMICA EXPERIENCIA DEDICACIÓN

Un (1) Director de Proyecto

Titulado en Archivística, o en Sistemas de Información, o en Ciencias de la Información o la documentación, con Especialización en ramas de la Gestión Documental.

Mínimo cinco (5) años en la Ejecución de procesos archivísticos para entidades de la administración pública, dentro de los cuales se haya realizado coordinación y/o dirección de por lo menos dos (2) proyectos de organización de fondos documentales pertenecientes a entidades de la administración pública y aplicación de TRD.

100%.

Dos (2) Experto en Archivística,

Titulado en Archivística, o en Sistemas de Información, o en Ciencias de la Información o documentación.

Con experiencia mínima de (3) años en la aplicación de procesos de organización archivística en fondos documentales y aplicación de Tablas de Retención Documental, de los cuales al menos dos proyectos de los cuales se hayan realizado en entidades pertenecientes a la administración pública

100%.

��

�

��

Uno (1) Experto en procesos de preservación de Archivos

Titulado en Conservación y Restauración de bienes muebles.

Mínimo tres (3) años en la aplicación de procesos de intervención, conservación y/o restauración de fondos documentales, uno de los cuales debe haberse practicado para una entidad perteneciente a la administración pública

100%

Un (1) Ingeniero de sistemas

Titulado en ingeniería de sistemas

Mínimo tres (2) años manejo de bases de datos y manejo de software.

50%

EQUIPOS DE CAMPO Equipo mínimo por cada centro zonal a intervenir y uno para la Sede Regional:

ROL FORMACIÓN ACADÉMICA

EXPERIENCIA DEDICACIÓN

un (1) técnico en archivos

Técnico o tecnólogo en sistemas de información, archivística y/o documentación

Mínimo 2 años en la procesos archivísticos

100%

CINCO (5) auxiliares

Bachiller Mínimo 1 año de experiencia laboral 100%

Fonade se reserva el derecho para realizar la verificación de la experiencia y referencias presentadas en las hojas de vida del personal del equipo base, así como los soportes de las mismas. Además del personal relacionado anteriormente, deberá contar con los profesionales y/o técnicos que se requieran para cumplir cabalmente el objeto del contrato, tanto en plazo como en calidad, así como el apoyo del personal administrativo de la oficina central. Todo el personal descrito en este capítulo será al que se le asigne las actividades directas de la ejecución del contrato y cada uno de los profesionales deberá acreditar SU TITULO CON LA COPIA DEL ACTA DE GRADO para la aprobación de sus documentos. Para el caso del rol de Director de Proyecto, la experiencia se tomará a partir de la fecha de expedición de la tarjeta profesional expedida por el Consejo Nacional de Bibliotecología. El contratista deberá garantizar la permanencia durante la ejecución del contrato del equipo de profesionales del equipo base, requeridos con los perfiles establecidos en el presente numeral. El contratista, no podrá presentar dentro del personal requerido, aquellos que se encuentren vinculados en la ejecución de otros contratos al momento de la suscripción del contrato derivado del presente proceso. El contratista deberá garantizar que el personal base propuesto para el inicio de la ejecución de los trabajos, será el utilizado para la ejecución del contrato. Si con posterioridad a la suscripción del contrato el contratista vincula en reemplazo de cualquiera de ellos por uno de menores calidades, o de menor experiencia general o específica que, sin embargo cumpla con las exigencias del presente capítulo, se impondrá un descuento a cargo del contratista y a favor de FONADE correspondiente al 0,1% del valor del contrato por cada día de permanencia del profesional que no

��

�

��

reúne las condiciones ofrecidas en la propuesta. En caso de presentarse la ausencia injustificada, durante la ejecución del contrato, de uno o algunos de los profesionales que conforman el personal mínimo Fonade aplicará las cláusulas penales a que haya lugar. FONADE a través del Supervisor y/o Interventor realizará la evaluación de la documentación presentada la cual deberá ajustarse a las exigencias que se describen a continuación. Los documentos soporte para acreditar la experiencia general y especifica de los profesionales será a partir del acta de grado (la experiencia se contara a partir de la fecha de grado), certificaciones de los contratos ejecutados y terminados o su respectiva acta de liquidación o cualquier otro documento debidamente firmado por el contratante, que contenga como mínimo la siguiente información:

� Nombre del contratante � Objeto del contrato � Cargo y funciones desempeñadas � Fechas de inicio y terminación del contrato.

Adicionalmente, se debe tener en cuenta lo siguiente: a. Para las certificaciones de experiencia específica o general expedidas en otro idioma, deberá anexarse la traducción simple al castellano. b. La experiencia general de los profesionales, se cuenta a partir de la fecha del acta de grado. c. Cuando se presenten experiencias simultáneas, (Tiempos Traslapados) no se realizará doble contabilización. En caso de requerirse el cambio de personal, el contratista debe presentar la respectiva solicitud, debidamente soportada y justificada, junto con la hoja de vida del reemplazo propuesto, para que FONADE, a través del Supervisor apruebe o no la solicitud. El personal propuesto como reemplazo, deberá tener unas condiciones de experiencia y formación académica iguales o superiores a las del personal que reemplazará

UNIDAD DE MEDIDA

NO APLICA

anexo 02 ficha tecnica€¦ · observaciones del formato único de inventario, ... documentos que...

Documents