análise-desenho-bootcampers

7/29/2019 anlise-desenho-bootcampers

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1http://www.abpmp-br.org

ModelagemAnlise

Desenho de

Processos

Gart Capote


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GartCapote

Autor, Instrutor e Consultor de BPM Certified Business Process Professional (CBPP) iPro | Independent Professional | www.GartCapote.com Blogger do Mundo BPM | www.MundoBPM.com Idealizador, Co-Fundador e Presidente da ABPMP Brasil

Guia paraFormao deAnalistas de Processos

Dominando BPMN

Maro 2013

Outside-In BPM

Maro 2014

BPMpara Todos

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BPM Books

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Se um projeto de gerenciamento de processos de negcio (BPM),

no puder demonstrar que adicionar valor ao negcio,ele no deveria ser realizado.

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Contextualizando

ProcessoConjunto de atividades inter-relacionadas na realizao de um trabalho visandoatender necessidades especficas.

AtividadesTarefas ou trabalhos (humanos ou sistmicos) realizados por recursos especficos.

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Contextualizando

NegcioGrupo de indivduos interagindo para realizar um conjunto de atividades e entregarvalor aos clientes (fins lucrativos ou no, e governamental).

Processo de Negcio um trabalho realizado Fim-a-Fim, que ultrapassa qualquer fronteira funcionalnecessria, e que entrega valor aos clientes.

BPMBusinessProcessManagement| Gerenciamento de Processos de Negcio uma abordagem disciplinar para identificar, desenhar, executar, documentar,medir, monitorar, controlar e melhorar processos de negcio, automatizados ou no,para alcanar resultados consistentes e alinhados com os objetivos estratgicos daorganizao.

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Contextualizando

BPMSBusiness Process Management Suite SystemsSoftware/Sistemas auxiliares na realizao de BPM

Um BPMS, ou Business Process Management Suite ou System, uma ferramentacomplexa que, em linhas gerais, responsvel pela realizao de grande parte do ciclode vida do gerenciamento de processos de negcio.

BPMNBusiness Process Modeling Notation

Notao da Object Management Group para modelagem de Processos

Segundo a prpria OMG mantenedora da notao, BPMN uma notao grfica quedescreve as etapas de um processo de negcio. BPMN descreve o fluxo ponta a pontade um processo de negcio.

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Objetivo Evento

Inicial

Intermedirio

Final Atividade

Regra

Tarefa

Ator Dono do Processo

Stakeholders

Entrada e Sada

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Como sair de uma visooperacional e isolada

pelos silos funcionais e

alcanar a cadeia de valorda organizao?

Contextualizando


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Objetivo Evento

Inicial

Intermedirio

Final Atividade

Regra

Tarefa

Ator Dono do Processo

Stakeholders

Entrada e Sada

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A. P. A. R.

Contextualizando


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ContextualizandoHierarquia

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MacroProcesso

Processo

Subprocesso

Atividade

Tarefa

Validar NomeValidar EndereoValidar QuantidadeValidar Produto

etc.

Revisar PedidosEncaminhar para Estoque

Receber PedidosSolicitar Compra

Atender Pedidos

Vendas


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ContextualizandoTipos de Processos de Negcio

Primrios

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Suporte

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Gesto

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Contextualizando

Atividades

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Quanto a produo de valor Primrias (adio de valor)Apoio (Handoff)Garantia de Qualidade

Quando no confia...

Onera!


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ContextualizandoCiclo de Vida

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Planejamento eEstratgia

Anlise deProcessos

Desenho de

Processos

Implantao deProcessos

Monitoramento e

Controle deProcessos

Refinamento deProcessos


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Modelagem

de Processos

Gart Capote


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O que Modelagem de Processos

Conjunto de atividades envolvidas na representao deprocessos

Viso ponta-a-ponta

Desde a viso mais abstrata at a mais operacional

Representao dos processos segundo objetivos, tcnicas,tecnologias e necessidades especficas

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Notao para Modelagem | BPMN

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Evento

Atividade

Desvio

Sequncia

Mensagem

Associao

Name

Piscina

NameRaia

Objeto de Dado

Agrupamento

Anotao

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Diagramas, Mapas e Modelos

Diagrama de Processo

Representao mais elementar sobre um processo

Primeiro passo

Fluxos simples

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Mapa de Processo

Refinamento do Diagrama

Adio de Atores, Eventos, Regras etc.

BPMN apoia o refinamento evolutivo e sucessivo

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Modelo de Processo

Representao mais abrangente de um processo

Resultado da adio evolutiva de novas informaes

Pode conter: Informaes sobre o Negcio

Informaes Operacionais

Informaes especficas do processo

Informaes Tcnicas

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Qual o propsito da Modelagem?

Criar uma representao dos processos

Descrev-los suficientemente para anlise

Melhorar o entendimento do negcio

Apoiar em treinamento de recursos

Avaliar mudanas e melhorias em processos existentes

Servir como base de comunicao

Descrever requisitos de nova operao

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Perspectivas de representao

Negcio

Operaes

Tecnologia

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Trs nveis

Nvel 01 - Modelagem DescritivaFluxo simples

Pequeno conjunto de elementos BPMN

Nvel 02 - Modelagem AnalticaSemntica do processo

Condies

Nvel 03 - Modelagem ExecutvelPreviso de Execuo Sistmica

Atributos internos

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Atividades essenciais

Levantamento de Informaes O excesso de pessoas envolvidas A insuficincia de pessoas envolvidas

Modelagem dos Processos Atual Futuro

Aprovao dos Modelos Quem deve aprovar os modelos?

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TopDownOu

Bottom-Up?


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Anlise

de Processos

Gart Capote


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O que

1 passo para o entendimento de um processo

Possibilita a viso dos processos e do alinhamento com os objetivos donegcio.

uma viso imparcial sobre a situao atual

a base para a realizao do Desenho de Processos

Atividades, Princpios, Tcnicas e Tecnologias utilizadas para evidenciar amais real e completa situao atual dos processos

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Quando deve ser feita

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Informaesatualizadas sobre

os processos

Oportunidade

no um demrito

Primeiro passopara a melhoria

Anlise de

resultados doprocesso

Visibilidade dotodo antes de

inserir TI

Realidadesdeclaradas eretratadas

Foras, Fraquezas,Oportunidades e

Ameaas


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Quem deve participar?

Gerente do Projeto (Iniciativa)

Analista de Processo

Facilitadores

Especialistas no Processo

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Buscar Sempre

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ObjetivosCrticos do

Negcio

Parmetrospara

Avaliao

Respeitoao

Planejamento

Participao

ApoioAprovao

AvaliaoEnvolvimento

Feedback


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Evitar Sempre

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BuscaExcessiva porInformaes

Envolva

aOrganizao

Visodo

Todo


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Percepes

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Dificuldade na Definio de Serviosconforme aReal Necessidade do Cliente

Diferena entreAglutinao de Servios Desconexos

eIntegrao de Processos e Servios


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Preparao

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Definio das tcnicas Implantar, ajustar ou

adaptar o framework Forma de trabalho

Entrevistas Relatrios Modelos Simulao

Regras implcitas Influncia Qual o impacto?

O Mercado As Estratgias Os Fornecedores

Entender a razo de existirde uma organizao

Impacto positivo no objetivocrtico

definir o incio e o fim A Abrangncia Detalhamento do escopo


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Atividades da Anlise de Processos

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Maior produtividade narealizao das entrevistaspresenciais

Modelos existentes oucriados durante a fase deAnlise

Ratifica o entendimento e aqualidade da informao


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Funcional/Comportamental :

Foco nas atividades envolvidas,suas sequncias e estados

Organizacional:Foco nas responsabilidades,

dependncias e autoridade dos

participantes

Informacional:Representao da informao

manipulada, produzida outransformada ao longo do

processo


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O que o processo buscarealizar?

Quais os sistemas necessriospara suportar o processo?

Onde o processo se encaixa nacadeia de valor?

Qual o real estado de seufuncionamento atual?


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Quais so os parmetros e

indicadores de desempenho?

O processo atual est emconformidade com as mtricasdefinidas?

O processo est consumindomuito tempo para suarealizao? Porqu?

O que representa exatamentemuito tempo para o

processo?

Se tempo a mtrica, podemosignorar custos?

Onde esto os pontos demonitoramento?


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Geralmente, quanto menor onmero de interaes, maissatisfeito o cliente

Quem o cliente? Quais suas

necessidades? Quais asreclamaes?

Qual o nmero de interaesentre o cliente e o processo?

Como sabemos quando e comoo cliente est satisfeito?

Como o cliente gostaria deinteragir com o processo?

No BPM CBOK v2.0

Interao com o Cliente


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Geralmente, quanto menor onmero de Handoffs, maiseficiente o processo

Qual Handoff tem maiorcapacidade de quebrar o

processo?

Algum Handoff est criandogargalos de informao ouservio?

O intervalo de tempo entre asatividades de Handoff estsendo devidamente medido?


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O qu est sendo restringido:

Informao, produto, servio?

Qual o real motivo da existnciado gargalo, e quais os fatoresque esto contribuindopessoas, sistemas, ouorganizacional?

O gargalo resultado de umHandoff ou falta deinformao?

O gargalo est sendo criadodevido a restries de recursos,e de qual tipo humano,sistmico, equipamentos?


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Qual o custo total do processo?

Podemos refinar o processo ato menor ponto de alocao decusto?

Estamos em consonncia com opadro de mercado?

Automao ou tecnologiapodem ajudar na reduo?


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Quanta variao inserida coma participao humana? tolervel?

Podemos automatizar

determinada atividade?

Qual a complexidade real datarefa, e quais as habilidadesnecessrias para a suarealizao?

Quanta informao estdisponvel para a realizao daatividade, suficiente?


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Viso do Ambiente do Negcio

Objetivo do processo (razo deexistir)

Lacunas e Oportunidades deMelhoria (razo para mudana)

Planilhas com detalhamento decenrios

Descritivos de Atividades eProcessos

Glossrio

Declarao de Participantes eResponsabilidades e outrosdocumentos


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Estratgias e Tcnicas

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E i T i


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Atribuir custos s atividades e atribuir o custo

das atividades aos produtos/serviosCombina: Pessoas, tecnologias, materiais, mtodos e

seu ambiente, tendo como objetivo aproduo de produtos/Servios

Vantagens Identificao dos maiores consumidores de

recursos Identificao do Custo da Atividade e Custo

Total Identificao das atividades que no

agregam valor

Desvantagens Dificuldade de envolvimento dos atores Muitos dados e informaes disponveis

Grande necessidade de controle

E i T i


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Tambm chamado de anlise de durao,busca o tempo total de realizao dasatividades de um processo

As atividades so medidas do momento doInput, at o momento de criao do outputesperado incluindo o tempo de incio dasatividades subsequentes

O tempo total para a realizao das tarefas

do processo, o tempo total que oprocesso leva para ser realizado

Muito til na descoberta de atividadesrepetitivas e sem valor agregado aoprocesso


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E i


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ExercciosSelecione

5. A anlise de processos deve encontrar a conexo entre o processo e onegcio e descobrir as seguintes rupturas e anomalias:

a) Handoffs que criam desconexes

b) Interaes falhas entre cliente e servios

c) Gargalos

d) Todas as opes

6. Como entendemos as limitaes no processo que criam acmulo detrabalho:

a) Handoffs

b) Custo relativoc) Desvio padro

d) Gargalos

e) Todas as opes

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58http://www.abpmp-br.org

Desenho

de Processos

Gart Capote

O que


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O que

a representao das especificaes de um processo, no contexto de: Metas e Objetivos do negcio

Desempenho do Processo

Fluxo de trabalho

Plataformas e Tecnologias existentes

Fontes de Dados

Controles Operacionais e Financeiros

Integrao com outros Processos (Externos/Internos)

a aplicao direta do conhecimento gerado na Anlise de Processos

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Funes e Envolvimento


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Funes e Envolvimento

Liderana executiva

Equipe de Desenho

Subject Matters Experts (SMEs)

Participante/Stakeholder

Cliente

Lder/Gerente de Projeto

Facilitadores

Dono do Processo

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Atividades do Desenho de Processos


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Desde o uso de Quadro branco, Post-it,

at softwares especficos

As tcnicas e ferramentas adotadas(brainstorm, scripts roteiros, softwarede modelagem, etc.), dependero dediversos fatores (cultura da empresa,infraestrutura, etc.)

Serve como documentao escrita doprocesso, detalhamento das atividades,das interaes com clientes, das regras

de negcio, e seus produtos

Quanto mais simples o desenho, melhoro Processo ser!



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Qualquer mtodo/tcnica para definio

vlido, desde que as atividades possamseguir uma ordem, e ao trmino,representem o processo final.

Para ter sucesso:

Mantenha o foco nas atividades nonos atores

Mantenha o processo o mais simplespossvel

Tente criar paralelismo entre atividades



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Deve-se comparar o processo atual com

o novo

Ajuda a delimitar as mudanasnecessrias

Serve como demonstrativo de ganhos

com o novo processo

Com a documentao das comparaesentre o novo e o velho processo

possvel garantir uma maior aderncia a

nova forma de gesto e execuo doprocesso

Pode se valer de ferramentas desimulao e anlise modernas, ou com ouso de planilhas demonstrativas



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Pode ser decisivo para o sucesso doprojeto/iniciativa

o momento de verificar o fluxo dos

dados e aplicaes

descobrir qual sistema melhor atendeao processo

Dependendo das tecnologias utilizadas,

pode definir a velocidade do projeto

Momento de se pensar e desenhar aspossveis interfaces entre os sistemas e

dados



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Simulao

Melhor com uso de ferramentas etecnologias

Momento de certificao dos fluxos No gera risco ao negcio

Testes Com o modelo simulado, hora de

realizar testes Preferencialmente em ambiente similar

ao de destino Risco controlado

Aceite Fase determinante do projeto Deve envolver o Dono do Processo o limite entre a concepo e a

execuo O Aceite deve ser formal



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o planejamento do projeto e sua nova fasepor iniciar e deve conter:

Gerncia de Mudana

Os sistemas afetados e a forma detratamento

Detalhamento das prximas atividadesdo projeto e equipes

Declarao de escopo

Trabalho Ideal para o Gerente de

Projeto!


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Princpios do Desenho de Processos


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a anlise em torno das interaes

Cliente e Empresa

Buscar eficincia tambm dos processosde suporte

Processo Eficiente (Entrada de Pedidos)+

Processo Deficiente (Devoluo deProduto Defeituoso)=Cliente Frustrado (Interao comimpacto negativo)



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Estude o As Is para determinar onde asatividades com adio de valor esto

No discuta neste ponto sobre quemdeveria realizar a atividade

Busque as atividades com adio de valor -no o contrrio (Evite a hostilidade dosparticipantes)



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Handoff sempre uma oportunidade deQuebra/Falha no Processo

Simplificar e limitar as possibilidades comuso da Tecnologia

Redigitao dos mesmos dados emsistemas diferentes

Falta de controle nos dados inseridose recebidos



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Uma das piores coisas que podem ser feitas:Atualizar o As Is com uma camada de TI por

cima!

Provveis Consequncias:

Grande agilidade na PIOR realizao dasAtividades

Alcanar rapidamente os objetivos NOdesejados



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Busque pela padronizao, e se possvel,componentizao dos processos

Tente tornar o Processo o mais reutilizvel

possvel



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tima oportunidade de eliminao detrabalhos menos nobres e repetitivos

Evite complicar as regras de negcio

Regras e Processos simples = maior chancede sucesso



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Se possvel/necessrio, aplique os padrespara atendimento: ANSI ISO TISS SOX Outros

Exemplo


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Exemplo

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Foco Do Cliente

Exerccio


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ExerccioAssinale as alternativas

1- So atividades realizadas somente na fase de desenho de processos:

a) Eliminar Handoffs

b) Criar o plano de implementao

c) Documentar o processo

d) Diagramar atividades de processo

2- O princpio do fluxo contnuo trata de:

a) Evitar o aumento do nmero de sequncias principais

b) Evitar a reduo da velocidade do fluxo de valorc) Evitar a troca de atores durante as atividades

d) Nenhuma das respostas

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Exerccio


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3- Qual seria a melhor abordagem para eliminao de atividades repetitivasentre processos melhorados, mas mimetizados:

a) O uso extensivo de regras de negcio

b) Considerar o uso de Lean durante o desenho do processo

c) Automatizar atividades humanas e repetitivasd) A composio de processos reutilizveis

4- Se no forem realizadas na fase de desenho, podem comprometer aautomao do novo processo:

a) Documentao e aplicao das mtricas de monitoramentob) Desenho e Simulao com os valores corretos de custo por atividade

c) Levantamento, Anlise e Definio da Camada de TI/SI

d) Todas as respostas

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Exerccio


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5- Podemos dizer que o principal objetivo da fase de desenho de processos :

a) Documentao dos processos existentes

b) Proposio de mudanas no organograma analisado (As Is)

c) Definio de integraes sistmicas que se mostraram necessrias

d) Especificao de novas funcionalidades para a TIe) Nenhuma das respostas

6- Qual afirmativa est correta

a) Um diagrama de processo igual ao resultado de sua anlise

b) A fase de anlise deve ser evitada quando j sabemos o que melhorarc) A modelagem de processos s pode ser feita antes de anlise

d) Uma iniciativa de desenho de processo deveria tratar de avaliaes decenrios

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