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ANÁLISE DA IMPLEMENTAÇÃO DO SISTEMA DE GESTÃO

DA INFORMAÇÃO, PARA ATENDIMENTO A DEMANDAS DE AUDITORIA EXTERNA, ESTUDO DE CASO NO SETOR DE

DISTRIBUIÇÃO DE ENERGIA ELÉTRICA.

Ana Clara Cardoso Araujo Oliveira

[email protected]

(LATEC/UFF)

Resumo: A pesquisa apresenta como objetivo geral analisar a implementação de Sistemas de Gestão da Informação –

SGI, para o controle de dados e garantia de confiabilidade nas informações existentes em duas empresas do setor de

Distribuição de Energia do Estado do Rio de Janeiro e do Ceará, com intuito de assegurar a entrega de dados ao

órgão regulador. Trata-se de um estudo de caso, desenvolvido com base em pesquisa bibliográfica, entrevista com

profissionais que atuam diretamente na coleta de dados e elaboração de resultados para respostas ao órgão regulador

do seguimento de distribuição de energia, além de observação direta dos eventos ocorridos na rotina desses

trabalhadores. Como resultado, é proposta a inserção de sistemas informatizados para controle e gestão dos registros

relacionados ao negócio das empresas, com intuito de obter melhor desempenho e agilidade na busca de informações

que irão comporos relatórios gerenciais auditados.

Palavras-chaves: Controle de dados. SGI - Sistema de Gestão da Informação. Confiabilidade.

Automação.

ISSN 1984-9354

XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 13 e 14 de agosto de 2015

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1 INTRODUÇÃO

Considerações iniciais

A pesquisa teve como maior incentivo o questionamento dos profissionais no que diz respeito

à real necessidade da implementação de sistemas informatizados, que supostamente são aplicados para

facilitar o dia a dia do trabalhador para controle dos dados da empresa.

Desta forma, buscou-se através da ciência o Sistema de Gestão da Informação, que visa

facilitar o controle eficiente dos dados, a automatização dos processos para extração de informações,

agregando as saídas de dados maior confiabilidade e robustez.

Formulação da Situação Problema

Através de observação da rotina dos trabalhadores das empresas analisadas, foi possível

perceber o impacto negativo que existe na ausência de dados em sistemas informatizados e na

existência de controle de dados através de papéis armazenados em arquivos físicos, uma vez que ao

responder as demandas solicitadas pela ANEEL – Agência Nacional de Energia Elétrica, ocorreram

atrasos e falta de informações.

Afinal, os sistemas de gestão da informação ajudam ou atrapalham a rotina do trabalhador no

que diz respeito à obtenção de dados para entrega ao órgão regulador dentro dos prazos estabelecidos?

Objetivos da Pesquisa

Em resposta ao questionamento acima, foi necessário realizar um estudo de caso para análise

da rotina dos trabalhadores, durante auditorias relacionadas ao período de revisão tarifária das

empresas, quando foi possível implementar formatos de trabalho distintos, cujos resultados foram

observados e relatados no estudo.

Figuram como principais objetivos específicos desta pesquisa, os seguintes fatores:

• Identificar as razões pelas quais as empresas necessitam de sistemas informatizados para

melhor gerir seus dados e garantir entregas dentro dos prazos estabelecidos por normas;

• Identificar quais as práticas que garantem maior robustez e confiabilidade nos dados

armazenados pela distribuidora;

• Propor ações de melhorias para o controle e gestão das informações, que deverão estar

disponíveis, imediatamente, quando forem solicitadas.


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Estratégia da pesquisa

A metodologia utilizada na realização do estudo de caso obedeceu alguns passos, que foram

realizados durante o período de dois anos, dentre duas auditorias correspondentes aos ciclos de revisão

tarifária de duas empresas, que fazem parte de um mesmo grupo acionista, e mesmo seguimento de

mercado.

É necessário frisar que após o término das auditorias correspondentes ao processo de revisão

tarifária da empresa XIS, iniciou-se o período de auditoria da empresa JOTA. O que permitiu o

estudo.

No primeiro ano de trabalho, foram realizados os seguintes passos:

a) Revisão da literatura na área de Sistemas de Gestão da Informação;

b) Revisão da literatura para formulação dos conceitos de dados, automação e confiabilidade;

c) Observação das rotinas de trabalho de profissionais do setor regulatório;

d) Verificação das ferramentas utilizadas para a execução dos trabalhos;

e) Participação nos eventos de entrega de dados durante períodos de autoria;

f) Contato com empresas de consultoria e avaliadoras que tratam de entrega de dados ao órgão

regulador;

g) Entrevistas para definição de um dos relatórios, cujo grau dificuldade na extração fosse

expressivo e impactasse na rotina do trabalhador, no que diz respeito à entrega dentro dos

prazos estabelecidos;

h) Entrevistas para mapear os passos realizados para levantamento dos dados nos sistemas

informatizados e na criação do relatório;

i) Participação em eventos de entrega de resultados a Avaliadora e Órgão Regulador.

j) Visitas e reuniões com profissionais das áreas de TI e Gestão para definição das adaptações

necessárias nos sistemas, em busca de melhoria na rotina de trabalho;

No segundo ano de trabalho, foi possível identificar a necessidade de modificação em um dos

sistemas informatizados, como uma das soluções para o problema. Tal modificação se deu para ambas

as empresas, uma vez que as duas fazem uso dos mesmos recursos. A partir disso, foram realizados

novos passos, destacados adiante:

k) Realizar modificações no software;

l) Visitas para novos testes;


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m) Entrevistas com profissionais, em busca de resultados;

n) Entrevistas para mapear os passos realizados para levantamento dos dados nos sistemas

informatizados e na criação do relatório;

o) Participação em novos eventos de entrega de resultados a Avaliadora e Órgão Regulador.

As conclusões baseadas no estudo poderão ser vistas no terceiro capítulo deste artigo.

2 REVISÃO DE LITERATURA

O que são dados

Para que uma empresa possa armazenar seus dados, é necessário que sejam criados

mecanismos para esse arquivamento e este deverá permitir a obtenção das informações quando essas

foram solicitadas ou cruciais para alguma análise.

Conforme apresentado na figura 1, os dados compõem uma informação, então quanto mais

dados existirem, maior o grau de informação fornecida.

Figura 1 – Gestão da informação

Fonte: Amaral (1994, p.28)

Com o crescimento dos mercados e dos dados existentes em qualquer empresa, seja essa de

pequeno, médio ou grande porte, o armazenamento de documentos e dados históricos passou a exigir

espaços físicos e controle dos papéis outrora guardados em arquivos, pastas, mesas, das mais diversas

formas.

Segundo Somasundaram, (2009), as empresas usam dados para obter informações cruciais

para suas operações diárias. O armazenamento é um repositório que permite aos usuários guardar e

buscar esses dados digitais.

Para eles, dados são um conjunto de fatos em estado bruto a partir dos quais conclusões

podem ser retiradas. Antes do advento dos computadores, os métodos e procedimentos adotados para a


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criação e compartilhamento de dados eram limitados a menos formas, como papel e filme. Já em

computadores, os dados chamados de dados digitais são acessíveis pelo usuário apenas após serem

processados por um computador.

Fatores que contribuíram para o aumento de dados digitais

Com o avanço das tecnologias computacionais e de comunicação, o volume de geração e

compartilhamento de dados cresceu exponencialmente. E conforme afirmado por Somasundaram,

(2009), os fatores que contribuíram para o aumento de dados digitais foram:

• Ampliação da capacidade de processamento de dados: os computadores atuais proporcionam

um aumento significativo na capacidade de processamento e de armazenamento. Isso

permite conversão de diversos tipos de conteúdo e mídias dos seus formatos convencionais

para formatos digitais;

• Menor custo do armazenamento digital: os avanços tecnológicos e a diminuição do custo

dos dispositivos de armazenamento permitiram soluções de baixo custo e incentivaram o

desenvolvimento de dispositivos de armazenamento de dados mais baratos. Esse benefício

nos custos aumentou a taxa de geração e armazenamento de dados;

• Tecnologias de comunicação mais rápidas e acessíveis: A velocidade de compartilhamento

de dados digitais é agora muito maior do que as das abordagens tradicionais.

Sistema de Gestão da Informação

Algumas ciências definiram áreas para a gestão da informação, chamada de Sistema de

Gestão da Informação - SGI, muito utilizado por profissionais da área de Engenharia de Produção,

através da gestão, assim como profissionais da Tecnologia da Informação, conhecida como TI.

A definição proposta por Buckingham, (et al. 1987b] p. 18, apud Amaral, 1995, p 24-25) foi

que:

“Sistema de Informação é um sistema que reúne, guarda, processa e faculta informação

relevante para a organização (...), de modo que a informação é acessível e útil para

aqueles que a querem utilizar, incluindo gestores, funcionários, clientes, (...)”.

Um Sistema de Informação é um sistema de atividade humana (social) que pode envolver ou

não a utilização de computadores.


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Conforme dito por Bretschneider e Wittmer, (1993, p. 89), ainda que conceitualmente seja

aceitável a existência de SI sem a participação de computadores, a observação da realidade permite

concluir que são muito raras as organizações que não integram computadores no seu SI.

E, segundo Alter, (1992, apud Amaral, 1994, p. 25), Sistema de Informação é uma

combinação de procedimentos, informação, pessoas e TI, organizadas para o alcance de objetivos de

uma organização.

Santos, (2008), afirma que os sistemas de informação podem ser agrupados em dois tipos

principais, o sistema de apoio às operações e os sistemas de apoio gerencial.

• Sistemas de apoio as operações, que podem ser subdivididos em:

o Sistemas de apoio de processamento de transações: processam dados resultantes de

transações organizacionais, atualizam banco de dados e produzem documentos

organizacionais;

o Sistemas de controle de processo: monitoram e controlam processos industriais, e;

o Sistemas colaborativos: sistemas que apóiam equipes, grupos de trabalho, bem como

comunicações e colaborações entre e nas organizações.

• Sistemas de apoio gerencial, que podem ser subdivididos em:

o Sistemas de informação gerencial: fornecem informações na forma de relatórios,

gráficos e demonstrativos pré-estipulados para os gerentes;

o Sistemas de apoio a decisão: fornecem apoio interativo e flexível para o processo de

decisão dos gerentes, e;

o Sistemas de informação executiva: fornecem informações críticas elaboradas

especificamente para as necessidades de informação dos executivos da organização.

Confiabilidade e Automação

Em geral, entendemos que a confiabilidade é a garantia em uma informação ou dado, ou

mesmo no funcionamento perfeito de um sistema ou pessoa. Segundo Fogliatto (2011, p.2), em seu

sentido mais amplo, confiabilidade está associada à operação bem-sucedida de um produto ou sistema,

na ausência de quebras ou falhas. O que nesse estudo entenderemos como a confiança nos dados

emitidos por um sistema.

Alguns autores vinculam a confiabilidade a dados probabilísticos, uma vez que há relação

entre a chance de um evento dar certo ou errado. Como citado por Leemis, (1995, apud Fogliatto,

2011, p. 2), a definição dada foi à seguinte:


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“A confiabilidade de um item corresponde à sua probabilidade de desempenhar

adequadamente o seu propósito especificado, por um determinado período de tempo e

sob condições ambientais predeterminadas.”

Assim como Verri (2010, p. 22), cita que a Confiabilidade é a probabilidade que um sistema,

elemento ou componente tem de desempenhar suas funções prescritas, durante determinado período de

tempo.

A confiabilidade ainda é vista como garantia de qualidade. Segundo Verri, (2010, p. 24), a

Confiabilidade é a verdadeira medida de desempenho da qualidade de algo.

Para a tomada de decisões é necessário ter fé nos dados existentes, que servirá como garantia

de confiabilidade nas informações prestadas. Para tanto, podemos fazer uma conexão entre a

confiabilidade e automatização de processos e extração de dados.

A automação foi muito empregada na Era da Revolução Industrial, em busca de melhoria na

produtividade e aumento da qualidade, mas ela já exista bem antes dessa fase, com o mesmo intuito. O

que é confirmado segundo Turner, (2004), o qual afirma que embora a automação seja comumente

considerada um desenvolvimento contemporâneo, o uso das técnicas mecânicas para reduzir ou

eliminar o trabalho requerido em processos laboriosos remonta a um longo período. Tecelagem e

impressão, ambos processos de labor intensivo, atingiram estágios avançados de automação usando

métodos mecânicos muito antes da Revolução Industrial.

Conforme a figura, as vantagens da automação nos processos de trabalho são diversas, como

redução do trabalho e maior segurança, o que entendemos como confiabilidade.

Figura 2 – Vantagens obtidas através da automação Fonte: Turner (2004. p.24-3)


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3 ESTUDO DE CASO

As empresas

As empresas utilizadas no estudo são do ramo de distribuição de energia elétrica, localizadas

no Estado do Rio de Janeiro e no Estado do Ceará, e não serão identificadas neste artigo para garantir a

confidencialidade de suas informações e, portanto, elas serão chamadas de XIS e JOTA,

respectivamente.

A Empresa XIS atende cerca de 2,8 milhões de clientes residenciais, comerciais e industriais

em 66 municípios do Rio de Janeiro, que representam 73% do território do Estado, com a cobertura de

uma área de 32.188 km².

A Empresa JOTA é a terceira maior distribuidora do Nordeste em volume comercializado de

energia, com fornecimento para aproximadamente 03 milhões de clientes. Sua área de concessão

abrange os 184 municípios do Estado, que possuem uma população de mais de 8,4 milhões de

habitantes em um território de 149 mil quilômetros quadrados.

Ambas fazem parte de um mesmo grupo de acionistas majoritários e possuem recursos

compartilhados, apesar de suas concessões serem distintas.

As atividades inerentes ao negócio

O segmento de distribuição se caracteriza como o segmento do setor elétrico dedicado à

entrega de energia elétrica para um usuário final. Como regra geral, o sistema de distribuição pode ser

considerado como o conjunto de instalações e equipamentos elétricos que operam, geralmente, em

tensões inferiores a 230 kV, incluindo os sistemas de baixa tensão. (Fonte: site da ANEEL - Março,

2015).

Atualmente, o Brasil possui 63 concessionárias do serviço público de distribuição de energia

elétrica. (Fonte: site da ANEEL - Março, 2015)

A conexão, o atendimento e a entrega efetiva de energia elétrica ao consumidor do ambiente

regulado ocorrem por parte dessas distribuidoras de energia. A energia distribuída, portanto, é a

energia efetivamente entregue aos consumidores conectados à rede elétrica de uma determinada

empresa de distribuição, podendo ser rede de tipo aérea (suportada por postes) ou de tipo subterrânea

(com cabos ou fios localizados sob o solo, dentro de dutos subterrâneos).


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Figura 3 – Da Geração ao Consumidor Final

Fonte: ABRADEE, 2015

Conforme citado pela ABRADEE, Associação Brasileira de Distribuidores de Energia

Elétrica, “(...) o setor de distribuição é um dos mais regulados e fiscalizados do setor elétrico; além de

prestar serviço público sob contrato com o órgão regulador do setor, a Agência Nacional de Energia

Elétrica (ANEEL), a própria Agência edita Resoluções, Portarias e outras normas para o

funcionamento adequado do setor de Distribuição, sendo muito rigorosa com sua fiscalização (...).”

(fonte: site da ABRADEE).

Existem diversos documentos referenciais onde são estipuladas as normas e padrões que as

distribuidoras devem seguir tanto para a prestação de serviços para o consumidor, quanto para o

registro das informações que devem manter armazenadas para apresentação ao órgão regulador, a

empresas avaliadoras, assim classificadas pela ANEEL, ou para outros tipos de auditorias

obrigatórios, que uma empresa do ramo deve possuir.

Alguns desses documentos são:

• A Resolução n° 414 de 2010, que indica para a distribuidora, consumidores e demais

agentes do setor, conceitos importantes a respeito do o que é a distribuição, as normas que

a empresa deve seguir para seu devido funcionamento, a forma de cobrança, faturamento,

prazos regulados para realização de serviços, dentre outras informações;

• A Resolução nº 367 de 2009, que aprova o Manual de Controle Patrimonial do Setor

Elétrico – MCPSE, documento responsável por ditar os procedimentos de para o controle

patrimonial por parte das distribuidoras;

• O Proret – Procedimentos de Revisão Tarifária, módulo 03, indicado para as distribuidoras,

que passam a ter regras estipuladas para o processo de revisão, dentre elas os dados que


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obrigatoriamente devem ser apresentados ao órgão regulador durante o processo de

Revisão;

Vale acrescentar que as distribuidoras de energia, (...), não podem estabelecer seus próprios

preços, pois são reguladas pelo Poder Concedente, representado pela ANEEL. Isso se deve

principalmente ao fato de as distribuidoras serem concessionárias do serviço público de distribuição

de energia, signatárias de contratos de concessão que prevêem métodos regulatórios para o

estabelecimento de preços aos consumidores. (fonte: site da ABRADEE)

O sistema regulatório aplicado à distribuição de energia no Brasil é do tipo preço-teto (price-

cap), no qual o órgão regulador estabelece os preços máximos que podem ser aplicados por essas

empresas. (fonte: site da ABRADEE)

Os mecanismos de regulação das Distribuidoras são basicamente a revisão tarifária, que

incide periodicamente a cada três, quatro ou cinco anos, dependendo do contrato de concessão, e o

reajuste tarifário anual, que se trata de correção monetária e compartilhamento de ganhos de

produtividade. (fonte: site da ABRADEE).

A regra do negócio

Para garantia da concessão, a empresa necessita apresentar informações solicitadas pela

Agência Reguladora do Setor Elétrico no Brasil, a ANEEL, durante o período de Revisão Tarifária

Periódica.

Neste momento, é solicitado que a distribuidora efetue a entrega de diversos relatórios, em

média 90 tipos diferentes, em modelos pré-definidos, que geralmente se repetem entre ciclos, mesmo

quando ocorrem alterações na metodologia de avaliação.

Tais relatórios são utilizados para validar principalmente os investimentos feitos pela

empresa, para que através dessa informação seja definido o total que irá compor a tarifa de energia.

Durante esse período a ANEEL exige a contratação de uma empresa reconhecida por ela

como Avaliadora, para que esta possa realizar diversas ações como atualizações monetárias,

inventários físicos e definições de resultados.

O PROBLEMA

As informações para composição dos relatórios solicitados pela ANEEL são extraídas através

de diversos canais. Segundo as respostas fornecidas pelos trabalhadores e a observação de suas rotinas,


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foi possível concluir que há dificuldade na obtenção de diversos dados para a formação desses

relatórios. Isso porque alguns dados não estão contidos em sistemas informatizados, e outros são

provenientes de diversas extrações e posteriormente consolidados em uma única base.

Os canais disponíveis para extração dos dados da empresa são:

a. Conhecido software muito utilizado no mercado, o qual será chamado de S. O programa

S recebe carga de dados diariamente, ou sempre que houver demanda.

b. Ferramentas criadas pela área de TI da empresa, que chamaremos de XYZ, onde são

cadastradas outras informações, e/ou as mesmas já carregadas no sistema S.

c. E, por fim, dados que não são carregados em sistemas, e ficam disponíveis através de

planilhas armazenadas em computadores individuais, ou papéis em arquivos físicos

locais.

Desta forma, conforme citado anteriormente, para a criação dos relatórios a empresa

consolida os dados retirados desses canais, um ou mais profissionais efetuam a validação dados e, em

seguida, a informação é inserida no formato solicitado pela reguladora.

E, em alguns casos específicos, a empresa acessa todos os canais, e antes da entrega do

Relatório a ANEEL, e disponibiliza essas informações para uma empresa Avaliadora, que fará a

consolidação dos dados para atualizações monetárias, dentre outras funções somente permitidas a ela.

Em média, são entregues mais de 90 arquivos ao órgão regulador e/ou a avaliadora, portanto,

foi definido através entrevista com profissionais da área de Regulação da empresa XIS, quais os casos

poderiam ser citados para este estudo.

Desta forma, dentre os doze principais itens que causam transtorno aos trabalhadores durante

sua elaboração, um foi destacado para este estudo, devido a sua complexidade de concepção, conforme

destacado na listagem a seguir.

I. Laudo de Avaliação dos Terrenos;

II. Base de Projetos;

III. Banco de Preços;

IV. Base Contábil Incremental;

V. Investimentos Realizados;

VI. Quadro de Registros Contábeis;

VII. Relação de Bens Substituídos no Período Incremental;

VIII. Base de Bens com Cálculo da Depreciação Adicional;

IX. Situação do Estoque: relação de bens;


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X. Obras em Curso;

XI. Transferências no ativo Imobilizado em Serviço;

XII. Transferências no Ativo Imobilizado em Curso.

O Banco de Preços

O Banco de Preços é um relatório composto por todas as compras de equipamentos e materiais

diversos, realizadas pela empresa, do período correspondente a revisão tarifária, o que chamamos de

período incremental. Sobre ele são destacadas algumas premissas:

• Através do Banco são retirados os preços médios de todos os equipamentos definidos

como equipamentos principais pela Resolução ANEEL Nº 367, 2009.

• As compras registradas no banco de preços podem ser de itens Nacionais e Importados,

e todos os pedidos de compras são registrados no Sistema S;

• Os materiais importados não possuem registros relacionados aos dados contidos notas

fiscais no Sistema S, dados esses que comprovam valor, tributos, descrição do

equipamento, dentre outros;

• Para que o banco seja aceito pelo órgão regulador, os dados são testados através de

conferência de algumas notas fiscais, selecionadas através deamostragem simples, para

garantia da robustez da informação. Caso a informação contida nas notas fiscais não

seja correspondente aos registros apresentados na tabela, ele não é aceito e a

Concessionária é multada e recebe registros de não conformidades nos relatórios finais

da fiscalização, dentre outros tipos de punição.

No primeiro ano, durante a Revisão Tarifária da empresa XIS, foram identificados os passos

realizados pelos profissionais para a elaboração do relatório, que podem ser vistos através da figura 4.


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Passo 1) Sistema Sa. Processar pedidos de compras.b. Extrair pedidos de compras.c. Extrair documentos de faturamento, relacionados aos pedidos.d. Extrair conformidade de nota fiscal.e. Extrair ano contábil do faturamento.f. Extrair data efetiva do pagamento.

Informações Importantes!Cada extração só pode ser feita com base em 06 meses. O período total do Banco de Preços corresponde a 04 anos.Cada etapa indicada, corresponde a uma extração diferente.

Passo 2) Conversão de dadosCarregar dados em um banco de dados do Access.

Passo 3) Processamento do Banco de DadosApós carregadas todas as tabelas correspondentes aos quatro anos de extração, processar o banco Access.

Passo 4) Extrair dados para arquivo Excel.Após processado, gerar tabela em formato Excel.

Passo 5) Inserir dados no layout da AvaliadoraInserir os dados consolidados no layout disposto pela Avaliadora, em arquivo Excel.

Passo 6) Conferir notas fiscais através de amostra Após seleção de alguns critérios de anáise, conferir notas fiscais e corrigir aquelas que houver necessidade.

Passo 7) Inserir registros de compras InternacionaisInserir dados de compras internacionais, através dos documentos correspondentes a importação.

Informação importante!Inserir os registros correspondentes as notas indicadas nos pedidos de compra.

Passo a passo para elaboração do Banco de Preços

Figura 4 - Passo a passo para Elaboração do Banco de Preços na fase 1

Através dos passos destacados, concluímos que em média, as empresas levam entre três a cinco

meses para construir e validar o Banco de Preços, que será entregue a Avaliadora, para que esta possa

efetuar as ações que lhe competem, para posterior entrega a ANEEL.

Durante o acompanhamento direto das atividades, constatamos que três processos de

importação não foram encontrados nos arquivos físicos, o que acarretou descumprimento da

comprovação da compra de três equipamentos distintos, afetando diretamente na decisão do preço

médio do equipamento.


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AS POSSÍVEIS SOLUÇÕES

Solução 1) Customizar sistema S para extração das seis transações em uma única tela e o

arquivamento dos processos de importação na rede, após digitalização dos documentos.

Em reuniões realizadas com as áreas de TI e gestão, foi constatada a possibilidade de

adequações no sistema S, para melhoria da performance de extração do relatório, onde os passos que

eram realizados para carga de dados no Banco Access passariam a ser processados dentro do mesmo

sistema S, através de processo automático, para redução do tempo de montagem do arquivo.

O prazo dado para entrega do desenvolvimento, já testado e aprovado foi de 06 meses, na

ausência de imprevistos, o que atenderia ao prazo mínimo para elaboração do Banco de Preços da

Empresa JOTA.

Quanto aos documentos físicos, orientou-se o armazenamento digital dos processos de

importação, através de recursos de compartilhamento de arquivos em rede, até que fosse possível obter

uma transação no sistema S, para cadastro dos dados correspondentes às notas fiscais.

Prós: Redução do tempo de montagem e validação do arquivo de 5 para 3 meses, garantia de

arquivamento dos processos de importação, mesmo que seu dados ainda sejam cadastrados no Banco

manualmente.

Contras: Possibilidade no atraso para entrega do desenvolvimento no sistema, impedindo o

uso da nova função na Revisão Tarifária da empresa JOTA.

Solução 2) Contratar ferramentas externas para a extração das informações, carga total dos

dados na ferramenta efetuada pela empresa detentora dos direitos do software contratado e o

arquivamento dos processos de importação na rede, após digitalização dos documentos físicos.

Em conversa com empresas de consultoria e avaliadora, detectamos que algumas empresas do

mercado utilizam softwares desenvolvidos para a criação desse relatório, porém seria necessária a

contratação de uma das empresas que desenvolveram o software para comprar ou alugar o recurso, o

que foi descartado imediatamente pelas áreas de Gestão, TI e Finanças das empresas XIS e JOTA,

devido aos recursos serem escassos. No que diz respeito aos documentos físicos, seria realizado o

armazenamento digital dos processos de importação, através de recursos de compartilhamento de

arquivos em rede.

Prós: redução no tempo de montagem do arquivo.

Contras: Dependência de externos, custos extras para manutenção/contratação.


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Solução 3) Contratar a liberação de novas transações do sistema S, para o armazenamento dos

documentos de importação e o registro dos dados correspondentes as notas e continuar com a extração

dos dados e carga no Banco Access.

Sugeriu-se nessa solução o armazenamento dos documentos físicos dos processos de

importação, após digitalização dos papeis, em um módulo extra, no sistema S. E a carga dos dados

correspondentes as notas em transação própria para as compras de itens importados

Quanto a extração, pretende-se manter os passos existentes com a carga no Banco de Dados do

Access, uma vez que este já está apto para recebimento dos dados e extração em Excel.

Prós: garantia de automatização na obtenção das informações relacionadas as compras de

produtos importados.

Contras: não soluciona o problema de tempo escasso para validação dos registros extraídos,

mantém processo longo para extração.

A SOLUÇÃO ESCOLHIDA

A solução escolhida pelo grupo foi a solução 1, uma vez que seria a mais rápida e de menor

custo para o grupo, além de atender as necessidades iniciais de automatização e melhoria no controle

de dados da empresa.

A partir desse passo, iniciou-se o desenvolvimento da transação que ficou pronto, testado e

aprovado em cinco meses, o que ainda garantiu mais um mês de teste dos dados reais, em comparação

com a extração antiga, para garantia de robustez e controle das informações que seriam fornecidas a

Avaliadora.

Com o desenvolvimento elaborado, foram realizadas novas entrevistas e acompanhamento das

atividades para mapeamento dos passos executados para elaboração do relatório, conforme pode ser

visto através da figura 5, apresentada a seguir.


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Passo 1) Sistema Sa. Acessar a transação ZLSTDC

Inserir dados nos filtros e processarb. Acessar a transação sm37

Verificar o processamento do relatório, até que esteja concluídoc. Acessar a transação ZLSTDC

Extrair para a máquina o arquivo em formato txtInformação Importante!

Cada extração pode ter no máximo registros correpondentes a 6 meses.

Passo 2) Conversão do arquivoConverter o arquivo txt para formato Excel

Passo 3) Unificar arquivosUnificar todos os arquivos que foram necessários para a composição do Banco

Passo 4) Inserir dados no layout da AvaliadoraInserir os dados consolidados no layout disposto pela Avaliadora, em arquivo Excel.

Passo 5) Conferir notas fiscais através de amostra Após seleção de alguns critérios de anáise, conferir notas fiscais e corrigir aquelas que houver necessidade.

Passo 6) Inserir registros de compras InternacionaisInserir dados de compras internacionais, através dos documentos correspondentes a importação.

Informação importante!Inserir os registros correspondentes as notas indicadas nos pedidos de compra.

Passo a passo para elaboração do Banco de Preços

Figura 5 - Passo a passo para Elaboração do Banco de Preços na fase 2

CONSIDERAÇÕES FINAIS

Após a entrada da solução escolhida, as etapas de análise do problema e o desgaste com a

elaboração do relatório selecionado para a análise foram recompensados pelo resultado satisfatório de

redução do tempo para execução das tarefas.

É necessário frisar ainda que ao iniciar o trabalho, muitos profissionais apresentavam dúvida

se realmente era necessário efetuar alguma mudança no processo, com a inserção de novos sistemas ou

etapas em algum existente.

Mediante a implementação do novo recurso, identificou-se que tanto o período mínimo

quanto o máximo para a entrega do Banco de Preços a Avaliadora foram reduzidos, conforme indicado

na figura 6. O fato permitiu maior empenho nas análises, e garantiu a entrega de dados mais robustos e

confiáveis. E a partir daí, eles se convenceram de que realmente o sistema viria a facilitar suas rotinas

de trabalho.


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E, o problema inicial para elaboração do relatório que era demasiadamente cansativo, e

passível de erro, devido à quantidade de etapas envolvidas, foi finalmente solucionado.

Figura 6 – Análise de performance na entrega de dados

Agora os analistas passaram a enfatizar seus esforços na validação dos dados extraídos, e ao

final foi possível conferir todos os pontos frágeis das informações prestadas pela empresa JOTA, o que

não havia sido realizado para a empresa XIS, devido à falta do tempo disponível.

Os documentos de importação, mesmo que cadastrados à mão, foram encontrados

rapidamente, devido à disponibilidade deles na rede, e não acarretou prejuízos ao resultado final.

4 CONCLUSÃO E RECOMENDAÇÕES FUTURAS

Após as análises realizadas, com base nas referências indicadas, foi possível identificar que a

Gestão da Informação, através dos sistemas informatizados, permite o controle e a garantia de

informações precisas para o gerenciamento e apresentação de dados.

Sugere-se que para a empresa obter hesito nas entregas ao Órgão Regulador, seja inserido na

área de Regulação, um gestor de controle das informações, que terá como função gerenciar tanto o

sistema de apoio às operações, quanto os sistemas de apoio gerencial, e sua atividade inicial será

identificar as oportunidades de automação, redesenho e criação de fluxos e procedimentos para

melhoria dos processos de entrega de dados ao órgão Regulador, uma vez que nesse estudo tratamos

de apenas um dos casos críticos de entrega das informações.

Ainda com base no estudo foi possível concluir que com a entrada dos sistemas

computadorizados e o avanço da tecnologia, tornou-se inaceitável uma empresa de alto/ médio porte

armazenar documentos físicos, sem que os mesmos estejam contidos em arquivos digitais e seus dados

tenham sido inseridos em sistemas, permitindo assim a obtenção das informações.


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A partir deste fato, orienta-se que as compras de produtos importados sejam totalmente

registradas em um software, assim como as demais compras. Como o Sistema S já possui a

funcionalidade, basta que ela seja habilitada e os profissionais sejam treinados para executar o cadastro

dos dados. Além disso, recomenda-se também que a documentação de importação seja: digitalizada e

armazenada em sistemas que permitam seu acesso e extração sempre que necessário, assim como hoje

já é feito com as notas fiscais relacionadas às compras nacionais.

Existe também a oportunidade de buscar através de ações de benchmark as boas práticas

realizadas por empresas do mesmo ramo, com intuito de facilitar a entrada do conhecimento e novas

ferramentas, que podem ser mais baratas ou mais efetivas.

Mantém-se aberta a chance para novos estudos, uma vez que ficam pendentes de análise

diversos pontos críticos dentro da organização, como trabalhar a Gestão da Mudança para que os

Sistemas Informatizados sejam encarados como premissa para início de um trabalho de Gestão, tal

como as Ferramentas de Gestão da Qualidade para verificação dos processos que necessitam de

melhoria e controle.

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anÁlise da implementaÇÃo do sistema de gestÃo da ... · trata-se de um estudo de caso, ......

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