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Avaliação de softwares de Gestão de Estoques: uma abordagem comparativa entre teoria e prática

Bruna Nassif de Morais – [email protected]

Universidade Federal de Uberlândia – UFU

Valeriana Cunha – [email protected] Universidade Federal de Uberlândia – UFU

Graciela Dias Coelho Jones – [email protected]

Universidade Federal de Uberlândia – UFU

Área Temática: Produção e Logística

Resumo

Este artigo apresenta os resultados de um estudo de caso realizado na empresa Datawin Informática Ltda, localizada na cidade de Uberlândia/MG, no período de agosto a dezembro de 2013. A empresa estudada é de pequeno porte e atua na área de Tecnologia de Informação desde 1989, mais especificamente no desenvolvimento de softwares, treinamento e suporte. Trata-se de uma pesquisa classificada como qualitativa e descritiva. O objetivo do trabalho é comparar os dois softwares desenvolvidos pela empresa com a teoria estudada no âmbito da Administração de Estoques. Foram selecionados para análise na presente pesquisa os softwares “Handler” e “Granum”, softwares de gestão para o setor de Escolas de Idiomas e Agroindústrias, respectivamente. Ambos englobam módulos administrativo, financeiro, contábil, fiscal, estoque, comercial e controle da produção. Dentre as variáveis abordadas pela Administração de Estoque, são estudadas no presente trabalho: tipos de estoque, previsões, custos dos estoques, Estoque de Segurança, Ponto de Pedido, Estoque Médio, Métodos de Avaliação de Estoques, Lote Econômico de Compra e Curva ABC. Como resultado obteve-se que os dois softwares desenvolvidos pela empresa na área de estoques foram comparados entre si e com a teoria e identificou-se que a empresa Datawin precisa realizar uma revisão em ambos os softwares, a fim de aprimorá-los no que diz respeito à Gestão de Estoques, conforme apresentado no estudo de caso. No entanto, o Granum necessita de mais adequações que o Handler.

Palavras-chave: Gestão de Estoques; Estoques de Segurança; Software.

Anais do Encontro de Gestão e Negócios - EGEN2014 Uberlândia, MG, 20 a 22 de outubro de 2014

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1. Introdução

A gestão eficiente dos estoques pode melhorar o nível de serviço, proteger contra a alteração de preços, proteger contra a oscilação na demanda ou no tempo de ressuprimento, permitir economias de escala nas compras e transporte (BALLOU, 2011). Como coadjuvante, o Sistema de Informação têm sido um instrumento utilizado pelas organizações com o intuito de adequar o processo de controle de estoque, visando vantagem competitiva no mercado (JONES; RAMOS, 2012).

Este artigo apresenta os resultados de um estudo de caso realizado na empresa Datawin Informática Ltda, localizada na cidade de Uberlândia/MG, no período de agosto a dezembro de 2013. Trata-se de uma empresa brasileira de pequeno porte da área de Tecnologia de Informação, que atua na área desde 1989, mais especificamente no desenvolvimento de softwares, treinamento e suporte. O objetivo do trabalho é comparar os dois softwares desenvolvidos pela empresa com a teoria estudada no âmbito da Administração de Estoques. Dentre os produtos desenvolvidos pela empresa, foram escolhidos para análise nesta pesquisa os softwares “Handler” e “Granum”, softwares de gestão para o setor de Escolas de Idiomas e Agroindústrias, respectivamente. Os dois softwares englobam módulos administrativo, financeiro, contábil, fiscal, estoque, comercial e controle da produção.

Foram estudadas algumas variáveis importantes, especificadas no presente trabalho: Tipos de estoque, Previsões, Custos dos estoques, Estoque de Segurança, Ponto de Pedido, Estoque Médio, Métodos de Avaliação de Estoques, Lote Econômico de Compra e Curva ABC.

A importância em se estudar o assunto consiste no fato de a gestão de estoque ser uma atividade que demanda atenção e cuidados especiais. Segundo Viana (2010), os estoques são recursos ociosos que possuem valor econômico e representam um investimento destinado a aumentar as atividades de produção e servir clientes. Gaither e Frazier (2005), mencionam que estoques são necessários para as empresa, mas a questão importante é identificar quanto de estoque deve ser mantido.

Como contribuição prática tem-se que o estudo pode beneficiar empresas que estejam avaliando a possibilidade de utilização de software para melhorar a Gestão de Estoques e, ainda despertar os usuários e empresas de tecnologia da informação sobre a relevância desse instrumento para as empresas.

O presente artigo está estruturado em cinco tópicos. O próximo tópico apresenta o Referencial Teórico para dar embasamento ao trabalho. O tópico três trata dos aspectos metodológicos do estudo desenvolvido. No tópico quatro são apresentados e discutidos os resultados do estudo de caso. Por fim, tem-se as considerações finais.

2. Revisão de literatura

2.1. Definindo estoque

De acordo com Chase e Jacobs e Aquilano (2006), estoque é a quantidade de qualquer item ou recurso usado em uma organização.

Segundo Francischini e Gurgel (2002) os estoques são quaisquer quantidades de bens físicos que sejam conservados, de forma improdutiva, por algum intervalo de tempo.

Ballou (2006) define estoques como acumulações de matérias-primas, suprimentos, componentes, materiais em processo e produtos acabados que surgem em numerosos pontos do canal de produção e logística das empresas.


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Slack, Chambers e Johnston (2002, p. 380) definem estoque “como a acumulação de recursos materiais em um sistema de transformação.”

O gerenciamento moderno faz avaliações e dimensiona os estoques em bases científicas, substituindo o empirismo por soluções (VIANA, 2010). Os estoques podem ser de quatro tipos (Figura 1):

Estoque de matéria-prima Não sofreram nenhum tipo de processamento (DIAS, 2009). Materiais básicos e necessários para a produção do produto acabado.

Estoques de materiais em processo São materiais que sofreram pelo menos um processamento no processo produtivo da empresa compradora e aguardam utilização futura (FRANCISCHINI; GURGEL, 2002).

Estoque de produtos auxiliares São peças de reposição, materiais de limpeza etc (FRANCISCHINI; GURGEL, 2002).

Estoque de produtos acabados São produtos prontos para comercialização que ainda não foram vendidos (DIAS, 2009).

Figura 1: Tipos de estoques

Martins e Campos (2009, p. 165) apresentam a definição de estoque “como um recurso produtivo que no final da cadeia de suprimentos criará valor para o consumidor final”.

2.2. Demanda e modelo de previsão de estoques

Toda gestão deverá estar pautada na previsão do consumo do material, estimando quais produtos, quanto desses produtos e quando serão comprados pelos clientes. Segundo Francischini e Gurgel (2002), a administração de estoque está relacionada com a possibilidade de estimar qual será o consumo esperado de determinado item, em um período de tempo futuro.

Francischini e Gurgel (2002) também os definem quanto à natureza, podendo ser estimados com base em métodos quantitativos e qualitativos. A forma quantitativa é baseada em ferramentas estatísticas e de programação da produção e vendas, onde se pressupõe a utilização de cálculos matemáticos. Já as qualitativas englobam de forma geral as opiniões e estimativas de gerentes, vendedores, compradores e pesquisas de mercado. Ainda segundo Francischini e Gurgel (2002), as ferramentas estatísticas são muito úteis para estimar os padrões básicos do comportamento do consumo.

2.3.Custos dos Estoques

Segundo Dias (2009), prevista a demanda, outra das principais preocupações do Administrador de Estoques é em saber quais são os custos relacionados ao estoque que ele gerencia. O administrador deve manter um controle rigoroso sobre seus custos. O custo de estoque pode ser dividido em quatro componentes: Custo de aquisição, Custo de armazenagem e manutenção, Custo de pedido e Custo de falta de estoque.

Segundo Dias (2009) existem duas variáveis que podem aumentar esses custos, e elas são: a quantidade em estoque e o tempo de permanência no estoque. Quanto maior a quantidade de produtos em estoque, maior pessoal é demandado, ou então, maior uso de equipamentos, o que eleva os custos. Já com menores quantidades em estoque, é o contrário, exceto para materiais de grandes dimensões.

2.4.Estoque de Segurança e Ponto de Pedido

Segundo Dias (2009), o estoque de segurança é a quantidade mínima que deve existir em estoque destinada a cobrir eventuais atrasos na reposição do mesmo. Ele objetiva a garantia


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do funcionamento ininterrupto e eficiente do processo de produção, eliminando o risco de faltas.

Segundo Viana (2010), o estoque de segurança é definido como excesso de material, que foi previamente calculado e que será utilizado após o nível de estoque ter atingido seu ponto mínimo. Melhor explicado, ele é uma quantidade mínima possível capaz de suportar um tempo de ressuprimento superior ao que foi programado anteriormente.

Francischini e Gurgel (2002) explicitam que devido ao fato de estoques adicionais serem indesejáveis, seu valor deve ser o mais baixo possível e todas as providencias necessárias devem ser tomadas para solucionar as causas problemáticas. Segundo Tubino (2000), os estoques de segurança são necessários visando absorver as variações na demanda durante o período de ressuprimento, devido ao fato de durante este período os estoques terem o risco de acabar e causar problemas ao processo de produção.

Segundo Dias (2009), o ponto de pedido é o tempo gasto desde a verificação de que o estoque necessita de reposição até a chegada do material na empresa, sendo ele dividido em três partes: a emissão do pedido, a preparação do pedido e o tempo de transporte. De acordo com Francischini e Gurgel (2002), um dos grandes problemas do Administrador de Materiais é a determinação de quando fazer um novo pedido de compra.

A área de estoque deve fazer uma verificação para saber se o estoque virtual, que é um conceito importante ao calcular o momento de fazer um novo pedido de compra ou de fabricação, está igual ou abaixo do ponto de pedido. Segundo Viana (2010) o estoque virtual é o estoque real acrescido das quantidades de encomendas em andamento. De acordo com Francischini e Gurgel (2002), para calcular o pedido de compra, as simplificações adotadas para construir a curva dente-de-serra devem ser absorvidas pelo estoque de segurança.

2.5. Estoque Médio

O estoque médio resume as transações de entradas e saídas de determinado item de estoque. É calculado levando-se em conta as simplificações da curva dente-de-serra, que ao atingir o estoque de segurança, as reposições são feitas imediatamente já que uma quantidade Q entra em estoque. Segundo Dias (2009), o estoque médio é o nível médio de estoque em torno do qual as operações de compra e consumo se realizaram.

2.6. Métodos de Avaliação de Estoques

Os autores Francischini e Gurgel (2002) apresentam alguns métodos que são bastante conhecidos em se tratando de controlar estoques. A Administração de Materiais controla a quantidade de materiais que está em estoque à disposição dos setores de produção da empresa; mas ela também se refere à valoração desse material, ou seja, o volume financeiro pelo qual o material está sendo estocado e também utilizado nos produtos finais que são fabricados. Destacam-se os seguintes métodos de avaliar os estoques: Custo médio, Peps ou FIFO, Ueps ou LIFO, Preço de reposição.

Segundo Dias (2009), o custo médio age como um estabilizador; ele equilibra as flutuações de preços e, a longo prazo, reflete os custos reais das compras de material. Francischini e Gurgel (2002) definem que o método Peps (Primeiro a entrar, primeiro a sair) ou Fifo (First in, first out) prioriza a ordem cronológica das entradas. Segundo Dias (2009), o Ueps (Último a entrar, primeiro a sair) ou Lifo (Last in, first out) é mais adequado em períodos inflacionários, já que ele uniformiza o preço dos produtos em estoque para venda no mercado consumidor. Por fim, Francischini e Gurgel (2002) explicitam que o preço de reposição considera a situação do preço dos produtos comprados ou fabricados no momento da avaliação. Então,


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variações de curto prazo no preço de custo são introduzidas no cálculo do preço unitário do item, para possíveis reposições de estoque.

a) Lote Econômico de Compra (LEC)

Feita a avaliação de estoque, Francischini e Gurgel (2002) exploram os métodos de cálculo de lote econômico. Esses métodos englobam a decisão de qual tamanho de lote a empresa terá de comprar ou fabricar que seja mais econômico, ou seja, otimize variáveis quantitativas e também qualitativas (como o atendimento ao cliente).

Francischini e Gurgel (2002) concentram-se nos custos quantitativos, que englobam, como especificado anteriormente no presente trabalho: Custo unitário de aquisição, Custo unitário de pedido, Custo unitário de armazenagem, Custo de falta.

Bowersox e Closs (2007) definem o LEC como sendo a quantidade do pedido de ressuprimento que minimiza os custos de manutenção de estoques e de emissão e colocação de pedidos. Viana (2010) apresenta algumas críticas ao modelo do LEC. A crítica mais comum é a de que o modelo não é sensível com relação á variação da quantidade no lote. O custo total sofre variações insignificantes mesmo que o tamanho do lote adquirido seja diferente do obtido economicamente. Outra crítica é a de que o LEC oferece com precisão a quantidade a comprar, dede que não haja alterações de comportamento, porém, na prática, consumo e prazos de entrega podem ser modificados.

b) Curva ABC

Segundo Dias (2009), a curva ABC é muito importante para o administrador, já que, a partir dela ele pode identificar os itens que justificam atenção e tratamento adequados quanto à sua administração. Francischini e Gurgel (2002) especificam que o analista se depara com problemas de redução dos recursos atuais ou para estimar os custos de uma futura unidade fabril, e que por isso, para uma análise mais profunda, o analista teria milhares de produtos pela frente, o que levaria muito tempo para auferir; é aí que entra a curva ABC.

Segundo Dias (2009), a curva tem sido usada na administração de estoques para definir políticas de vendas, estabelecer prioridades, para a programação da produção e outros problemas usuais nas empresas.

Segundo Viana (2000), os itens são ordenados nas classes da curva ABC de acordo com sua importância relativa. As classes da curva ABC são ordenadas pela importância relativa, de tal modo que são definidas das seguintes maneiras:

a) Classe A: Viana (2000) especifica que estes são os principais itens em estoque de alta prioridade, foco de atenção do gestor de materiais já que são materiais de maior valor e importância econômica. Aprecia-se que 20% dos itens em estoque correspondem a 80% do valor em estoque.

b) Classe B: Viana (2000) especifica que estes são itens ainda considerados economicamente preciosos (depois dos itens da categoria A), e recebem cuidados medianos. Aqui, 30% dos itens em estoque correspondem a 15% do valor em estoque.

c) Classe C: Dias (2009) especifica que este grupo de itens são menos importantes e justificam pouca atenção por parte da administração. Para Viana (2000), a falta destes itens ainda pode inviabilizar a continuidade do processo, no entanto seu impacto econômico não é alto, possibilitando menos esforços. Aqui, 50% dos itens em estoque correspondem a 5% do valor em estoque.


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3. Aspectos Metodológicos

A presente pesquisa caracteriza-se como pesquisa aplicada e qualitativa, desenvolvida por meio de um estudo de caso.

Quanto à abordagem, trata-se de uma pesquisa descritiva, que segundo Gil (2002), possui como objetivo primordial a descrição das características de determinada população ou fenômeno ou então o estabelecimento de relações entre variáveis, tendo como uma de suas características a utilização de técnicas padronizadas de coleta de dados.

Quanto aos procedimentos, adotou-se o estudo de caso, que de acordo com Yin (2005), se define por uma forma de fazer pesquisa investigativa de fenômenos atuais dentro do seu contexto real nas situações em que as fronteiras entre o contexto e o fenômeno não estão muito bem estabelecidos. Gil (1994) explicita que o estudo de caso fornece pouca base para a realização de uma generalização científica. Além disso, os estudos de caso são mais suscetíveis a distorções, tanto nas possibilidades de indução dos resultados por parte do pesquisador como no que se refere ao tipo de documento que são disponibilizados ou ocultados.

Os métodos de coleta de dados utilizados foram observações diretas e entrevistas não estruturadas, além de pesquisa documental.

A pesquisa foi desenvolvida na Empresa Datawin Informática Ltda., uma empresa brasileira de pequeno porte da área de Tecnologia de Informação com sede na cidade de Uberlândia/MG. A empresa atua na área de tecnologia de informações desde 1989, mais especificamente no desenvolvimento de softwares, treinamentos e suporte para uso dos mesmos.

Dentre os produtos desenvolvidos pela empresa, foram escolhidos para análise nesta pesquisa os softwares “Handler” e “Granum”, softwares de gestão para o setor de Escolas de Idiomas e Agroindústrias, respectivamente. Ambos englobam módulos administrativo, financeiro, contábil, fiscal, estoque, comercial e controle da produção.

As tecnologias utilizadas pela empresa Datawin Informática Ltda. para o desenvolvimento dos produtos/serviços são: Banco de Dados Microsoft SQL Server, Linguagem de Programação Delphi, Plataforma Web: Microsoft. NET com Web API, Visual DojoToolkit e Modelagem de Processos: Bizagi e Cryo Orchestra.

4. Análise dos Resultados

a) Apresentação do software Handler

O “Handler” é um software desenvolvido para cerca de 730 (setecentos e trinta) Escolas de Idiomas. Na área de estoques ele não demanda tantas funcionalidades, possui área de controles administrativos, financeiros e pedagógicos.

A área de controles administrativos engloba:

• cadastro de alunos com fotos; • cadastro de professores e demais funcionários com fotos; • informações de clientes; • formação de turmas com sugestões dos melhores horários; • salas desocupadas; • professores com habilitação e horários disponíveis;


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• assistentes passo-a-passo, com ajuda interativa em processos de formação e mudança de turmas;

• renegociação; • controle de biblioteca, entre outros.

A área de controles financeiros por sua vez engloba a área de controle de estoque estudada pelo presente trabalho, nas seguintes atividades:

• matrícula dos alunos com geração de contrato; • boletos e carnês personalizados; • controle de compras e vendas; • gerência de estoques: controle de Kardex (envolve majoritariamente operações de

livros escolares, materiais escolares como apostilas de apoio extra, estojos, camisetas e bonés);

• contas a receber e a pagar; • controle orçamentário; • movimentação de caixa e bancos e controle de cheques recebidos (inclusive pré-

datados).

A área de controles pedagógicos engloba:

• programação das aulas; • considerando feriados e recessos; • diário de classe, com controle de frequência dos alunos; • número de aulas dadas por professor; • controle das avaliações com emissão de boletins personalizados.

Com relação à área de gestão de estoques, o que se conclui é que neste software ela não se apresenta muito desenvolvida e sofisticada já que suas ações incluem majoritariamente a movimentação de livros que as escolas de inglês disponibilizam para os alunos comprarem para o ano ou semestre letivo, materiais escolares como apostilas de apoio extra, estojos, camisetas e bonés. Portanto, as operações envolvem ações simples como identificação de quantos livros comprar, quanto pedir a mais, quanto manter em estoque e, com relação aos diversos materiais escolares, estabelecer uma margem de segurança para que não haja falta quando forem demandados.

b) Apresentação do software Granum

O “Granum” é um software desenvolvido especialmente para 10 (dez) clientes e a área de Agronegócios responsável por: Cadastro de Contratos, Contrato por fornecedor ou grupo de fornecedores, Tipos de Contratos personalizáveis em qualquer moeda, Aprovação de Adiantamento integrada, Amortização de Contratos e/ou Adiantamentos entre fornecedores, Procedimentos de Fixação, Permuta e Fechamentos padronizados, Descargas com mais de um fornecedor, Faturamento otimizado com geração automática das notas de complemento e Controle de comissões e fretes.

O software possui a área de vendas responsável pelas seguintes atividades:

• cadastro de pedidos de vendas e permutas; • acompanhamento de pedidos; • faturamento otimizado;


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• controle de comissões e fretes, entre outros.

A área de estoques engloba todo o controle de grãos e as movimentações de quanto pedir para não atrapalhar as compras, quanto estocar, para que o produto não estrague ou não falte.

O software engloba também as fichas de Kardex (física, contábil), visões de estoque (local, armazéns, trânsito) e requisições (a área de estoques no Granum é um pouco mais complexa. Já que lida majoritariamente com soja e grãos, o controle necessita ser mais sofisticado). Também, engloba a área de almoxarifado e suprimentos de armazéns.

Há também a área fiscal, financeira e de contabilidade, que são responsáveis por ações como emissão de livros e notas fiscais; tesouraria, contas a pagar e receber; plano de contas e centro de custos respectivamente.

Observou-se que o software necessita de mais sofisticação já que a área de Agroindústria é mais complexa e requer um cuidado maior.

Nota-se que os dois softwares são bem diferentes (Figura 2).

Figura 2: Comparação entre os dois softwares da empresa e a teoria

Fonte: Elaborada pelas autoras

Quanto aos Tipos de estoque destaca-se que o software Handler possui controle de estoque de produtos acabados, que conforme Dias (2009) são produtos prontos para comercialização, uma vez que só comercializa livros e materiais escolares como apostilas de apoio extra, estojos, camisetas e bonés que as escolas compram de uma outra empresa. Já o Granum possui controle de estoque de matérias- primas já que se trata de soja em grãos, que é matéria- prima.

Quanto a Demanda e Modelo de Previsão de Estoques, o Handler gerencia consumo que não varia de forma expressiva ao longo do tempo. Já no Granum, o consumo se altera de


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maneira expressiva já que são observadas as necessidades dos clientes, e também neste caso condições do solo, clima (fatores para um bom cultivo de grãos), ou seja, há oscilações no consumo em curtos intervalos de tempo.

É importante prever a demanda de uma empresa para se ter informações do mercado em que o produto está inserido e se está atendendo as necessidades de seu cliente (conhecendo-o), a um menor custo. Destaca-se que nenhum dos softwares analisados possuem técnicas de previsão.

O Handler é um sistema para Escolas de Idiomas que adquirem seus produtos através das matrículas realizadas, sempre com uma margem a mais para eventualidades que possam ocorrer (possibilidade de aluno trocar de período, matrículas atrasadas, perda de material). As salas de aulas nas escolas sempre possuem um número x de alunos por sala, ou seja, a demanda/sala será praticamente a mesma em todos os períodos. Desta forma, poderia ser utilizado o método do último período, que faz a previsão para o próximo período com base no período anterior.

No Granum o consumo não é tão previsível quanto no Handler. Ele pode oscilar em curtos espaços de tempo de acordo com as necessidades dos clientes, condições de solo, clima e concorrência. Desta forma, o tipo de modelo mais adequado é o que pondera os valores de consumo ao longo do tempo para obtenção da previsão. Geralmente, os períodos mais próximos recebem pesos maiores que os mais distantes.

Quanto aos Custos de Estoque tem-se que altos e indevidos custos podem impossibilitar possíveis lucros da empresa e também a melhor alocação do seu estoque.

Para se calcular a melhor maneira de alocar esses custos são feitas algumas previsões. O sistema Handler já possui a sua previsão, que é o custo de aquisição. No caso, as Escolas de Idiomas compram seus materiais de terceiros e quando chegam já são entregues, sendo um estoque bastante rotativo, sobrando apenas um estoque de segurança. Logo, não há custo com manutenção e armazenagem.

O Granum faz sua previsão por custos de armazenagem e manutenção. Como possuem custos muito altos, a produção deve estar sempre de acordo com as necessidades dos demandadas pelos clientes, ou seja, em grande rotatividade e níveis baixos de estoque. Como o produto é produzido pelo cliente, não existem custos com pedidos ou aquisição.

Quanto ao Estoque de Segurança destaca-se que o seu gerenciamento evita a ruptura dos mesmos, ou seja, são impedidos de atingir o nível zero, programando o abastecimento de modo que haja uma reserva (estoque de segurança). O Handler possui um espaço para o Estoque de Segurança, porém, não faz nenhum cálculo, ele é preenchido manualmente pelo cliente. Estes calculam o seu estoque para eventualidades (perda de materiais, possibilidade de um aluno mudar de nível) e eles são quase sempre os mesmos. Assim, não há tanto produto em estoque quando se inicia o semestre letivo. Caso o usuário necessite, é possível mecanizar este processo, ou seja, tornar possível o seu cálculo pelo software.

O Granum por sua vez não possui nem o cálculo e nem o espaço para o Estoque de Segurança. Não é necessário, uma vez que os clientes que o utilizam se dedicam a produção de grãos. Como há muito risco neste negócio, como por exemplo a deterioração do produto, alagamento, o uso do produto para alimento de animais, o ataque de pulgões, as empresas preferem realizar seguros com bancos para cobrir os possíveis prejuízos ou até mesmo correr o risco.

A possibilidade de um estoque de segurança, nesse caso, se daria na margem de produção, ou seja, produzir um pouco mais que o demandado. Contudo, as empresas preferem correr o risco e produzir apenas o necessário, pois um aumento na produção elevaria custos.


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Quanto ao Ponto de Pedido, tem-se de maneira geral, que consiste em uma quantidade de estoque que se atingida é acionada e realizada uma solicitação de compra. Essa variável é o tempo gasto desde a verificação de que o estoque necessita de reposição até a chegada do material no almoxarifado da empresa. Como o Handler não movimenta tanto o seu estoque em comparação com o Granum, seria interessante a existência do ponto de pedido de uma forma mais simples, só para mensurar os livros escolares para o próximo período escolar. O software recebendo informações sobre matrículas dos alunos enviaria informações ao fornecedor com a quantidade adquirida, podendo ele enviar os materiais da Escola em tempo mais rápido (menor tempo de ressuprimento). O Granum por sua vez não possui esse ponto de pedido e avalia-se que não seria necessário, pois os grãos são produzidos pelo próprio cliente.

Quanto ao Estoque médio destaca-se, por sua vez, que o mesmo é a média contabilizada do estoque no final de cada período, dividido pelo período em questão. Ele é o nível médio de estoque em torno do qual as operações de compra e consumo se realizam, ou seja, será possível saber se o silo tem capacidade para comportar mais compras no período, ou se seu espaço está indevidamente utilizado.

As escolas que utilizam o software Handler possuem sua própria mensuração em relação aos seus produtos. É comprada uma quantidade “x” de produto baseando-se nas demandas passadas e uma pequena margem de segurança, conforme já mencionado anteriormente. Logo, seria interessante que o programa calculasse este estoque médio, com relação às demandas passadas, facilitando ainda mais o trabalho. Para o Granum não se faz necessária a ferramenta estoque médio, pois o controle da soja é feito por eles, uma vez que se trata de uma produção com armazenamento pessoal .

Quanto aos Métodos de Avaliação de Estoques destaca-se que são constituídos pelo: PEPS (primeiro que entra, primeiro que sai) para o Handler e Custo médio e PEPS (em menor escala) para o Granum.

O Handler utiliza o PEPS, pois, à medida que a escola recebe os materiais, ela já os entrega. Também, a cada ano ou semestre que passa os livros podem sofrer atualizações, logo, é melhor acabar primeiro com o estoque antigo para que os alunos não fiquem prejudicados.

O Granum poderia utilizar o método PEPS em função da qualidade do produto, pois a soja pode se degradar, caso a primeira que entre não saia primeiro. Além disso, a operação dos grãos se dá por silo gravitacional que distribui os grãos de modo que o primeiro que entra será o primeiro que vai sair. Porém, a maioria das empresas prefere utilizar o Custo Médio, pois neste caso de produção de grãos ele é mais fácil de controlar do que o PEPS. Além disso, as demonstrações contábeis também se tornam mais fáceis, pois o Custo Médio age como um estabilizador de preços, equilibrando as flutuações do mesmo e refletindo custos reais de produção a longo prazo.

Quanto ao Lote Econômico de Compra destaca-se que o sistema Handler não possui o LEC por não ser necessário, pois o estoque é conhecido e definido a cada período, logo não há custos adicionais. O estoque é comprado a partir das matrículas dos alunos com uma margem de segurança conhecida em todos os períodos. Não há reposição, a não ser quando o processo se reinicia, a semestre letivo.

O Granum não possui uma medição de Lote Econômico. Não é necessário na atividade de produção dos clientes, pois não há lotes. Assim que o silo é cheio, a soja já parte para o seu destino final, seja ele qual for. Os clientes que utilizam o Granum não julgaram necessário esse cálculo, pois não seria utilizado. Em cada período é produzida uma certa quantidade para que não haja faltas no produto e estoque. Também a demanda é variável e não há compras em lote, pois os clientes do Granum são produtores.


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Quanto a Curva ABC, que segundo Dias (2009), é muito importante para o administrador e tem sido muito usada na gestão de estoques para definir políticas de vendas e estabelecer prioridades, destaca-se que nenhum dos softwares possui esta funcionalidade. Seria interessante sua implantação já que pode auxiliar o administrador em relação a quais produtos devem ser tratados com uma atenção especial.

O Handler, por exemplo, necessitaria de um esquema mais simplificado, apenas para mostrar quais dos seus materiais em estoque possuem uma saída maior do que os outros. O Granum, por se tratar de um sistema que mede a produção e estocagem da soja, poderia utilizar a curva ABC com relação à estocagem de diferentes tipos de soja, por exemplo, estoques transgênicos ou não transgênicos, a porcentagem de umidade nos produtos, já que isso pode impactar em futuras operações com o produto.

A umidade causa um impacto direto no preço, ou seja, se a soja não tiver a quantidade certa de umidade (14%), deve-se descontar em parte o peso do grão, caso contrário o cliente estará pagando por água. A Curva ABC poderia ser utilizada para mostrar o percentual de produtos com umidade adequada. Outro exemplo é em relação a rastreabilidade, ou seja, saber de onde veio o produto, quem fez o transporte do mesmo, pois no caso de alguma contaminação seria mais fácil identificar o motivo. Para os clientes do Granum, esta funcionalidade teria aplicabilidade se considerasse as sementes utilizadas na produção.

5. Conclusão

Este artigo apresentou os resultados de um estudo de caso realizado na empresa Datawin Informática Ltda, localizada em Uberlândia/MG, no período de agosto a dezembro de 2013. Trata-se de uma empresa brasileira de pequeno porte da área de Tecnologia de Informação, que atua na área desde 1989, mais especificamente no desenvolvimento de softwares, treinamento e suporte. O objetivo do trabalho foi comparar os dois softwares desenvolvidos pela empresa com a teoria estudada no âmbito da Administração de Estoques. Foram selecionados para análise na presente pesquisa os softwares “Handler” e “Granum”, softwares de gestão para o setor de Escolas de idiomas e Agroindústrias, respectivamente. Ambos englobam módulos administrativo, financeiro, contábil, fiscal, estoque, comercial e controle da produção.

Foram analisadas algumas variáveis acerca do tema Gestão de Estoques e discutido de que maneira essas variáveis poderiam ser incluídas nos softwares adequando-se com as atividades das empresas clientes. Dentre as variáveis abordadas pela Administração de Estoque, foram estudadas no presente trabalho: tipos de estoque, previsões, custos dos estoques, Estoque de Segurança, Ponto de Pedido, Estoque Médio, Métodos de Avaliação de Estoques, Lote Econômico de Compra e Curva ABC.

Os dois softwares existentes na empresa na parte de estoques foram comparados entre si e com a teoria e identificou-se que a empresa Datawin precisa realizar uma revisão em ambos os softwares analisados a fim de aprimorá-los no que diz respeito à Gestão de Estoques. No entanto, o Granum necessita de mais adequações que o Handler, de acordo com a teoria estudada. Como uma sugestão geral, ambos os softwares necessitam de auditoria, para mensurar se o que está sendo apresentado em termos quantitativos no software realmente é o que se encontra presente fisicamente na empresa.

Constatou-se que a empresa não tem as condições necessárias, como tempo e disponibilidade para realizar todas as adequações sugeridas de imediato. Desta forma, sugere-se que a empresa estabeleça um cronograma de aprimoramento e implante o que julgar mais


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Raiza Fontes Silvest

Retângulo

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importante ou interessante em uma primeira instância e depois, em momentos futuros, realize as demais alterações.

Referências

ABES – Associação Brasileira das empresas de Software. Disponível em: http://central.abessoftware.com.br/Content/UploadedFiles/Arquivos/Dados%202011/publicacao-dados-do-setor-2013.pdf Acesso em: 20/10/2013

BALLOU, R. H. Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos - Logística Empresarial. Porto Alegre: Bookman, 2006.

BOWERSOX, D. J.; CLOSS, D. J.; Logística Empresarial: O processo de integração da cadeia de suprimento, 1 ed. São Paulo: Atlas S. A., 2007.

CHASE, R. B.; JACOBS, F. R; AQUILANO, N. J. Administração da produção para a vantagem competitiva, tradução TAYLOR, R. B. 10ed. Porto Alegre: Bookman, 2006

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