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WORKSHOPMELHORIA DE PROCESSOS

WORKSHOP II – Mapeamento de Processos

Superintendência de Planejamento e GestãoEscritório de Processos Organizacionais

Goiânia, 03 de junho de 2009

Objetivos do Workshop II

1) Feedback da Avaliação2) Apresentação, pelas unidades, das expectativas com o trabalho, do processo priorizado e como foi aexperiência3) Base conceitual4) Exercício 5) Prática.

1) Feedback da Avaliação

Qualitativa

Apresentação em letras maiores

Antecipar o término em 10 min.

Mais tempo para reflexão/discussão

1) Feedback da Avaliação

51%

38%

7%

3%

OrganizaçãoMuito BomBomRegularRuimMuito ruimNão opinaram

46%

49%

4%1%

Desempenho do Expositor

Muito BomBomRegularRuimMuito ruimNão opinaram

1) Feedback da Avaliação

53%

32%9%

6%

MaterialMuito BomBomRegularRuimMuito ruimNão opinaram

1) Feedback da Avaliação

29%

41%

29%

Auto-AvaliaçãoMuito BomBomRegularRuimMuito ruimNão opinaram

1) Feedback da Avaliação

24%

76%

Avaliação Geral

Superaram as expectativasAtenderam as expectativasNão atenderam as expectativas

1) Feedback da Avaliação

Objetivos do Workshop II

1) Feedback da Avaliação2) Apresentação, pelas unidades, das expectativas com o trabalho, do processo priorizado e como foi aexperiência3) Base conceitual4) Exercício 5) Prática.

2) Apresentação, pelas unidades:

Expectativas com o trabalho Processo priorizado Experiência (1ª semana) Impacto do processo escolhido na área-fim

3 min para cada área

Objetivos do Workshop II

1) Feedback da Avaliação2) Apresentação, pelas unidades, das expectativas com o trabalho, do processo priorizado e como foi aexperiência3) Base conceitual4) Exercício 5) Prática.

MACROFLUXO DAS 4 FASES

Pla

nej

amen

toM

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men

to d

e P

roce

sso

sA

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Pré-requisitosFormação e capacitação

EPO

Definição de Atribuições

EPO e Unidades

Levantamento das atividades

e normas

Mapeamento dos processos

Identificação dos elementos e do objetivo

Desenho do fluxograma

atual

Análise e melhoria dos

processos

Identificação dos problemas,

causas e soluções

Implementação das melhorias

Desenho do novo

fluxograma

Definição dos indicadores e

metasFIM

Priorização dos problemas

Desenvolvimento das soluções

Documentação do processo

Monitoramento e avaliação do

processo

Priorização do processo a ser

melhorado

FASE 2 – MAPEAMENTO DE PROCESSOS

Pág. 14 – Manual de Apoio

3) Base conceitual 3.1) Mapeamento de processos:É o levantamento da situação atual (As Is) do processo; serve para diagnosticar e orientar as ações de melhoria nos processos existentes. (Fonte: Manual de Gestão de Processos da ANEEL)

É o conhecimento e a análise dos processos e seu relacionamento com os dados, estruturados em uma visão top down (do topo da organização para a sua base), até um nível que permita sua perfeita compreensão. (Fonte: O Processo Nosso de Cada Dia – Mauriti Maranhão).

ENTRADAS PROCESSO SAÍDAS

E1 - Informações sobre a incidência ou não de norma legal sobreo processo priorizado

E2 - Lista dos 03processos críticos da área Levantar as

atividades

Ordenar as atividades

Levantar as normas

FIM

S1 - Processos identificados com suas atividades ordenadas.

S2 - Relação das normas legais aplicáveis ao processo de trabalho.

S3 - Relação das sugestões de melhoria identificadas durante esse passo.

S4 - Processo fluxogramado.

Legenda:1. Enº: Entrada, número da entrada.2.Snº: Saída, número da Saída

Priorizar o processo

Identificar os elementos e o

objetivo

Desenhar o fluxograma

atual

FASE 2 –Mapeamentode processos - Detalhamento(pág.15)

3) Base conceitual

3.2) Atores - Quem executa alguma atividade no processo. É o responsável pela atividade.

(Fonte: Guia de simplificação – GESPÚBLICA).

3) Base conceitual

3.3) Entrada/Insumo - É ainformação/documento/material necessários para que se desenvolva a atividade, sem o qual não é possível realizá-la.

3) Base conceitual

3.4) Fornecedor - É a organização/ pessoa/área, que envia/ fornece/disponibiliza o insumo necessário para a realização de determinada atividade.

Aquele que fornece insumos para os processos da organização, seja um produto, seja um serviço, seja informação ou orientação. (Fonte: Instrumento de Auto-avaliação – GESPÚBLICA)

Organização ou pessoa que fornece um produto (Fonte: ISO 9000:2005)

3) Base conceitual 3.5) Saída (produto) - É ainformação/documento/material produzido pelo executor da atividade. É o resultado do trabalho.

É o resultado de um processo (ISO 9000:2005).

3) Base conceitual

3.6) Cliente - Organização ou pessoa que recebe um produto ou serviço. (Fonte: ISO 9000:2005)

Cidadão-usuário – pessoa física ou jurídica que demanda ou utiliza serviços ou produtosfornecidos por organizações públicas. É também denominado usuário. (Fonte: Instrumento de Auto-avaliação – GESPÚBLICA).

3) Base conceitual3.7) Requisitos do cliente – são NECESSIDADES ou expectativas que são expressas, geralmente, de forma implícita ou obrigatória. De forma implícita significa que é uma prática costumeira ou usual para a organização, seus clientes e outras partes interessadas, e que a necessidade ou expectativa sob consideração está implícita (ISO 9000:2005).

ATIVIDADES (inter-relacionadas ou interativas)

GESTÃO

RECURSOS

ENTRADA SAÍDA

= SATISFAÇÃO DE CLIENTES

Objetivos do Workshop II

1) Feedback da Avaliação2) Apresentação, pelas unidades, das expectativas com o trabalho, do processo priorizado e como foi aexperiência3) Base conceitual4) Exercício 5) Prática.

Versão 01Versão 01

Versão 01Versão 01

Versão 01Versão 01

Versão 01Versão 01

Versão 01Versão 01

Versão 01Versão 01

Versão 01Versão 01

Versão 01Versão 01

ETAPAS DO PROCESSOETAPAS DO PROCESSO

Versão 01Versão 01

ETAPAS DO PROCESSOETAPAS DO PROCESSO

Versão 01Versão 01

ETAPAS DO PROCESSOETAPAS DO PROCESSO

Versão 01Versão 01

ETAPAS DO PROCESSOETAPAS DO PROCESSO

Versão 01Versão 01

ETAPAS DO PROCESSOETAPAS DO PROCESSO

Preparar o café

Preparar café dentro dos padrões estabelecidos

QuenteForteDoce

Copa CopeiraChefe da copa

Receita da Dona Benta

Manual garrafa térmica

Nro 10 2009 Estadual Estabelece as regras para o preparo do café

Nro 5 2008 Federal Estabelece as regras de utilização e manutenção da garrafa térmica

Consultores internos, SuperintendentesPromotoresVisitantes

Versão 01Versão 01

Ferver água

Colocar café no filtro

Adoçar a água

Coar o café

Água fervida

Filtro com caféÁgua fervida e adoçadaCafé coado

Gás, fogão, fósforo, garrafa, etc

Garrafa, colher,filtro de papel e café

Serviços Gerais

Colaboradores

Preparar a garrafa

Copeira

Copeira Água Garrafa preparada

Copeira

CopeiraÁgua fervida e açúcar

Garrafa, água fervida e adoçada

Copeira

CopeiraCopeira

Copeira

Produto do processo –

FINAL

Cliente doProcesso –

FINAL

Versão 01Versão 01

ETAPAS DO PROCESSOETAPAS DO PROCESSO

3) Base conceitual

3.8) Fluxograma É um desenho gráfico feito com símbolos padronizados, que mostra a sequência lógica das etapas de realização de um processo de trabalho.(Fonte: Guia de simplificação – GESPÚBLICA).

Representam, graficamente e de forma detalhada, a sequência lógica dos processos, permitindo a representação de ações e desvios. (Fonte: Gestão por processos – Saulo Barbará)

3) Base conceitual

Normas de referência para fluxogramas: BPMN (Business Processes Modeling Notation) EPC (Event-driven Processes Chains) IDEF0 (Integration Definition for Function Modeling) ISO 1028 (Processamento de informação – símbolos para fluxogramas)

Fluxograma - Simbologia:Fluxograma - Simbologia:

AtividadeInício/FimDecisão

ConectorConexão entre páginas

Processo

Tarefa

Sudprocesso

Atividade

Macroprocesso Relembrando a hierarquia entre os processos:

As atividades serão representadas no fluxograma

As tarefas serão descritas nas instruções de trabalho ou procedimentos

Hierarquia de processosGestão de pessoas

Provimento decargos

Nomeação

Publicar a listados nomeados

no DO Encaminhardocumentopara órgão

responsável pelo DO

Macroprocesso

Processo

Subprocesso

Atividade

Tarefa

CO

PA

Início Ferver a água

A água está na

temperatura ideal?

Colocar o café no filtro

Colocar açúcar na água

Coar o café Colocar o café na garrafa

Não

Sim Café pronto na garrafa

MODELO DE FLUXOGRAMA Revisão 01 - Página 01 de 01

Exercício do Café

Nome do Processo: PREPARAR O CAFÉObjetivo do Processo: PREPARAR O CAFÉ DE DENTRO DOS PADRÕES ESTABELECIDOS PELA INSTITUIÇÃO

Com açúcar?Não

Sim

Preparar a garrafa

IMPORTANTEIMPORTANTE

- O fluxograma deve representar o processo O fluxograma deve representar o processo exatamenteexatamente como ele acontece (AS IS), e as como ele acontece (AS IS), e as sugestões de melhoriassugestões de melhorias levantadas nesse passo levantadas nesse passo deverão ser deverão ser ANOTADASANOTADAS, para posterior utilização e , para posterior utilização e desenho da situação desejada (TO BE)desenho da situação desejada (TO BE)

- A SUPLAN realizará a diagramação dos A SUPLAN realizará a diagramação dos fluxogramas na ferramenta adequada – fluxogramas na ferramenta adequada – BizAgi – no padrão BPMN.BizAgi – no padrão BPMN.

Experiência da SINFO

BPMN – Bussines Process Modeling Notation – Provê uma notação gráfica para representar processos de negócios em um diagrama. Seu objetivo é servir de apoio ao uso do BPM por não-especialistas, fornecendo-lhes uma notação bastante intuitiva que, no entanto, permite representar processos de negócio complexos. (Livro Gerenciamento de Processos de Negócio)

Objetivos do Workshop II

1) Feedback da Avaliação2) Apresentação, pelas unidades, das expectativas com o trabalho, do processo priorizado e como foi aexperiência3) Base conceitual4) Exercício 5) Prática.

5) Prática

Encaminhar para SUPLAN até Encaminhar para SUPLAN até 10/0610/06- Levantamento dos elementos do processo - - Levantamento dos elementos do processo - Formulário EPO 03Formulário EPO 03- Fluxograma do processo (situação atual – As Is) - Fluxograma do processo (situação atual – As Is) - Formulário EPO 04. No caso da unidade já utilizar Formulário EPO 04. No caso da unidade já utilizar alguma ferramenta informatizada, não há alguma ferramenta informatizada, não há necessidade de utilizar o formulário EPO 04.necessidade de utilizar o formulário EPO 04.

Formulários disponíveis na: Formulários disponíveis na: http//wikimp.mp.go.gov.br:8000/twiki/bin/view/SUPLAN/EPO/FormulariosEPO)http//wikimp.mp.go.gov.br:8000/twiki/bin/view/SUPLAN/EPO/FormulariosEPO)

Dia Dia 10/0610/06 - período da manhã – Entrega - período da manhã – Entrega dos formulários pelas unidadesdos formulários pelas unidades

WORKSHOP III – WORKSHOP III – 17/0617/06

Se você continuar a fazer sempre o que fez,Se você continuar a fazer sempre o que fez, continuará obtendo sempre o que obteve.continuará obtendo sempre o que obteve. Para conseguir um resultado diferente vocêPara conseguir um resultado diferente você terá de fazer algo diferente... terá de fazer algo diferente...

Autor desconhecido.Autor desconhecido.

Agradecemos a presença.Bom trabalho!!!