universidade federal do pará campus universitário de castanhal...

1

Universidade Federal do Pará

Campus Universitário de Castanhal

Faculdade de Sistemas de Informação

Elisiane M. Soares, Adailton M. Lima, Anderson J. S. da Costa

(IFPA) (UFPA) (UEPA)

Relato de Experiência

Uma proposta de Processo de Aquisição de Software para uma Instituição

Federal de Ensino

2

Contexto

Problema

Metodologia

Estudo de Campo

Processo Proposto

Avaliação Atual

Conclusões e Trabalhos Futuros

Roteiro

3

Contexto

4

Uma Instituição Federal de Ensino, com necessidade de expansão da estrutura administrativa;

Não possui um processo de aquisição formalmente definido, apesar de necessitar continuamente adquirir sistemas;

Contexto

5

Problemas na aquisição de software:

Insatisfação do adquirente;

Incerteza sobre o que e como solicitar requisitos do fornecedor do sistema;

Sem acompanhamento do cumprimento financeiro, fiscal e físico do contrato;

Contexto

6

Processo de Aquisição

Atividades Principais

Preparação da

aquisição

Seleção do

Fornecedor

1

2

Cliente

Fornecedor

3

4

Monitoração do

Contrato

Aceitação pelo

Cliente

A B C

B

B

7

Processo de Aquisição

Segundo o anexo K do (Guia de Aquisição, 2013), o processo de aquisição exige uma personalização do processo às características peculiares da organização;

Alguns fatores a considerar:

Contexto da organização;

Normas e Leis;

Mercado;

Ferramentas de apoio;

8

Problema

9

Problemas no Sistema Web de gerenciamento de Concursos:

Comunicação com fornecedores problemática;

Funcionalidades do sistema não estavam de acordo

com a necessidade do usuário;

Custo do desenvolvimento maior que o previsto;

Atraso no prazo de entrega do sistema.

Exemplo da Organização

10

Adequação dos sistemas às necessidades dos usuários:

Exemplo da Organização

Falta de funções necessárias para o sistema

Situações de exceção não consideradas

Outra

71,4%

14,3%

14,3%

11

A necessidade de definição e implantação de um processo de aquisição de software adequado ao contexto da IFE;

Considerando que:

Não existe solução genérica para este problema;

Solução exige estudo do contexto da organização alvo;

Problema

12

Metodologia

13

Investigação preliminar

•Entrevistas não estruturadas;

•Leitura de documentos de aquisições anteriores;

Estudo de Campo

•Entrevistas semi-estruturadas;

•Survey;

Proposta de Modelo de Processo

•Análise dos resultados do estudo de campo;

• Identificação de atividades, artefatos e práticas chave no processo;

•Modelagem do Modelo de Processos Gráfico;

•Criação de Descrição textual das atividades;

Avaliação Preliminar com

Gestores

•Apresentação do Modelo de Processos;

•Entrevista para obter opinião;

Projeto Piloto

•Treinamento dos envolvidos no processo;

•Aguardando início de demanda para execução do processo;

Metodologia

Em Execução

14

Entrevistas com servidores envolvidos

diretamente nas atividades de aquisição de

software;

Entrevistados:

Diretor Administrativo;

Servidores que atuam na coordenação

responsável pelo procedimento de aquisição;

Secretária e outros funcionários que atuaram

como usuários dos sistemas adquiridos;

Estudo de Campo

15

Questões abordadas:

Problemas enfrentados na aquisição de sistemas;

Uso dos sistemas adquiridos;

Sugestões dos envolvidos no procedimento atual de

aquisição;

Estudo de Campo

Entrar em contato com o responsável pela compra de software dentro do IFPA

Comunicar ao responsável de Setor/Coordenação a que você pertence

Não existe Procedimento definido para tal situação

14,3%

57,1%

28,6%

16

Estudo de Campo

Necessidades Identificadas:

Participação mais ativa do usuário na fase inicial da

aquisição;

Documentação dos procedimentos de aquisição para

permitir a definição clara dos papéis e atividades que

devem ser desempenhados no decorrer do processo;

Permitir o controle e monitoração do processo pela

coordenação da Instituição;

17

Processo Proposto

18

Processo Proposto

Atividades, artefatos e práticas chave:

Participação da equipe técnica de TI no

processo de aquisição;

Participação dos usuários finais dos produtos;

Artefato chamado Projeto Básico já adotado

pelo Gestor no processo de aquisição;

19

WebAPSEE – www.webapsee.com

Ferramenta de Modelagem

20

Ferramenta de Modelagem

WebAPSEE:

Nova versão Web

Versão demo disponível em

www.processodesoftware.com.br

21

1

2 3

4

Visão Geral

22

Modelo de Processos Subprocesso Preparação da Aquisição

23

Modelo de Processos

Descrição Textual

Atividade 4: Definição da Estratégia de Aquisição

Descrição: Definir a melhor estratégia para adquirir o software (Software de prateleira

ou Desenvolvido por um contratado), considerando a forma mais viável para o contexto

da Instituição. Após a definição, se faz necessário a exposição das especificações do

projeto em um documento, justamente o artefato gerado nesta atividade, de utilização

constante no decorrer do processo.

Artefato: Projeto Básico

Envolvidos: Gerente (Gestor Administrativo) e Analista de TI

Atividade 5: Critérios para a Seleção do Fornecedor

Descrição: Definir quais fatores são essenciais para a escolha do fornecedor, por

exemplo, tempo de mercado, experiência e desempenho em trabalhos similares.

Artefato: Pedido de Proposta para o fornecedor

Envolvidos: Gerente (Gestor Administrativo) e Analista de TI

24

Avaliação Atual

25

Os participantes desta avaliação foram um

Gestor e uma Usuária dos sistemas adquiridos;

Foi elaborada uma apresentação contendo:

Descrição gráfica;

Descrição textual de cada atividade;

Para cada participante foi inicialmente exposto o

modelo de processo, e em seguida aplicado

questionário sobre da formalização do processo

de aquisição;

Participantes

26

Avaliação Atual

Percepção Geral

Gestor

“Atende, uma vez que todos os responsáveis envolvidos nas etapas de aquisição encontram-se discriminados no modelo.”

Usuária

“De acordo com o modelo, ficam claramente estabelecidas às atribuições de cada envolvido na aquisição do sistema, e de fato, atende ao interesse da instituição.”

27

Se a Equipe de TI é a mais indicada para o papel de

intermediador da comunicação conforme modelo;

“Sim, pois como exige um conhecimento

técnico, o usuário não teria condições de

acompanhar essa fase.”(Servidora da

Instituição)

Avaliação Atual

28

Conclusões e Trabalhos Futuros

29

Foi apresentado um estudo para identificar o contexto de uma IFE em relação ao processos de aquisição;

Alguns dos problemas relatados podem estar relacionados também a problemas de governança muito comuns em instituições públicas no Brasil;

Um agravante da importância deste estudo é o fato de alguns problemas decorrentes de erros no processo de aquisição pode implicar em responsabilização dos gestores;

Conclusões

30

Continuar projeto piloto para uso em projeto real na própria IFE do processo de aquisição;

Realizar avaliação do modelo proposto no contexto de outras organizações públicas;

Trabalhos Futuros

31

Gerar e publicar Guia Eletrônico de Processos contendo a descrição processo de aquisição;

Trabalhos Futuros

32

Muito Obrigado!

Perguntas?

33

Contatos para dúvidas, sugestões e

acesso ao trabalho completo:

adailton@ufpa.br

elisiane.soares@ifpa.edu.br

www.labes.ufpa.br

34

Universidade Federal do Pará

Campus Universitário de Castanhal

Faculdade de Sistemas de Informação

Elisiane M. Soares, Adailton M. Lima, Anderson J. S. da Costa

(IFPA) (UFPA) (UEPA)

Relato de Experiência

Uma proposta de Processo de Aquisição de Software para uma Instituição

Federal de Ensino