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Universidad Técnica Particular de Loja La Universidad Católica de Loja
ÁREA ADMINISTRATIVA
Auditoría de gestión en la Cooperativa de ahorro y crédito “Cariamanga” Ltda. CACC, período enero a diciembre del
2010”.
TRABAJO DE FIN DE TITULACIÓN
Autora: Ríos Serrano, Carmen Cristina
Directora: Villafuerte Escudero, Dayanara, Econ
CENTRO UNIVERSITARIO CARIAMANGA
2014
TITULACIÓN DE LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA CONTADOR PUBLICO AUDITOR
ii
ii
APROBACIÓN DEL DIRECTOR DEL TRABAJO DE FIN DE TITULACIÓN
Economista.
Dayanara Villafuerte
DOCENTE DE LA TITULACIÓN.
El presente trabajo de fin de titulación: Auditoría de gestión en la Cooperativa
de ahorro y crédito “Cariamanga” Ltda. CACC, período enero a diciembre
del 2010, realizado por Ríos Serrano Carmen Cristina, ha sido orientado y
revisado durante su ejecución, por cuanto se aprueba la presentación del mismo.
Loja, Noviembre del 2013
F:…………………………………………….
iii
iii
DECLARACIÓN DE AUTORIA Y CESIÓN DE DERECHOS
“Yo, Ríos Serrano Carmen Cristina, declaro ser la autora del presente trabajo de
fin de titulación: Auditoría de gestión en la Cooperativa de ahorro y crédito
“Cariamanga” Ltda. CACC, período enero a diciembre del 2010, siendo:
Dayanara Villafuerte directora del trabajo de fin de titulación, y eximo
expresamente a la Universidad Técnica Particular de Loja y a sus representantes
legales de posibles reclamos o acciones legales, Además certifico que las ideas,
conceptos, procedimientos y resultados vertidos en el presente trabajo
investigativo, son de mi exclusiva responsabilidad.
Adicionalmente declaro conocer y aceptar la disposición del Art. 67 del Estatuto
Orgánico de la Universidad Técnica Particular de Loja que en su parte pertinente
textualmente dice: “Forman parte del patrimonio de la Universidad la propiedad
intelectual de investigaciones, trabajos científicos o técnicos y tesis de grado que
se realicen a través, o con el apoyo financiero, académico o institucional
(operativo) de la Universidad”.
F: ...............................................................
Autora: Carmen Cristina Ríos Serrano
C.I. 1103896245
”.
iv
iv
DEDICATORÍA
A Dios, que me ha dado la oportunidad de estudiar y prepararme.
A mi padre que está en el cielo,
A mi madre por su enseñanza, amor, comprensión, y apoyo.
A mi esposo y mis dos queridos hijos que son la razón de mi vida.
A mis hermanos y sobrinos, quienes contribuyen día a día para que sea una mejor
persona y un ejemplo para ellos, con su voto de confianza.
Es por ello que este trabajo se lo dedico a ellos; pues en él va plasmado mi
esfuerzo al culminar uno de mis principales objetivos; al ser ellos la fuente de
inspiración, esa semilla fecunda que ha crecido en mi ser y ahora me complace
hacerles está bien merecida dedicatoria.
Carmen Cristina Ríos Serrano.
v
v
AGRADECIMIENTO
En primer lugar mi gratitud, al ser supremo, DIOS, quien es la razón principal de
mi vida.
Con todo aprecio agradezco a todos los docentes de la Universidad Técnica
Particular de Loja, por haberme transmitido sus sabias enseñanzas.
A mi directora de tesis, quien me condujo eficiente y correctamente en la
elaboración del presente trabajo.
Carmen Cristina Ríos Serrano
vi
vi
INDICE DE CONTENIDOS
Portada i
Aprobación del director del trabajo de fin de titulación ii
Declaración de autoría y cesión de derechos iii
Dedicatoria iv
Agradecimiento v
Índice de contenidos vi-vii
Resumen 1
Abstract 2
Introducción 3-4
CAPÍTULO I 5
1. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA
1.1. Descripción de la empresa 6
1.2. Base legal 6
1.3. Estructura orgánica 6
1.4. Identificación de áreas relevantes 8
1.5. Plan estratégico 8
1.5.1. Misión 8
1.5.2. Visión 8
1.5.3. Valores 9
1.5.4. Objetivos 9
1.5.5. Matriz FODA 10
CAPÍTULO II 11
2. MARCO TEÓRICO DE LA AUDITORIA DE GESTIÓN
2.1. Auditoría de gestión 12
2.2. Elementos de la auditoria de gestión 12
2.3. Antecedentes 12
2.4. Base conceptual 14 - 16
2.5. Proceso de la auditoría de gestión 16
2.6. Indicadores para la auditoría de gestión 17 -20
2.7. Herramientas para la auditoría de gestión 20
2.8. Técnicas para aplicar la auditoría de gestión 20- 22
2.9. Papeles de trabajo 22- 24
CAPÍTULO III 25
vii
vii
3. APLICACIÓN DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN
3.1. PRIMERA FASE: Conocimiento preliminar 26
3.1.1. Orden de trabajo 27
3.1.2. Notificación 28
3.1.3. Informe de visita previa 29 - 35
3.2. SEGUNDA FASE: Planificación 36
3.2.1. Memorando de planificación preliminar 37 - 39
3.2.2. Reporte de planificación preliminar 40- 44
3.2.3. Enfoque preliminar 48- 49
3.2.4. Factores de riesgo y enfoque de la auditoria 50- 52
3.2.5. Cuadro de mando integral 53- 55
3.2.6. Hoja de distribución del trabajo 56
3.3. TERCERA FASE: Ejecución 57
3.3.1. Programa de auditoria (Área administrativa, operativa,
financiera, y tecnológica) 58- 61
3.3.2. Cuestionario de control interno (Área administrativa,
operativa, financiera, y tecnológica) 62-65
3.3.3. Matriz de ponderación( Área administrativa, operativa,
financiera, tecnológica) 66- 69
3.3.4. Resultado total de la evaluación de control interno 70- 73
3.3.5. Análisis FODA 74
3.3.6. Formulación de indicadores de gestión 75- 77
3.3.7. Aplicación de indicadores 78- 90
3.3.8. Verificación de Cálculo de liquidación de depósitos 91-93
3.3.9. Aplicación de indicadores de gestión 94-97
3.3.10. Cedulas narrativas 98- 104
3.3.11. Hallazgos 105- 114
3.3.12. Verificación de su cumplimiento 115-142
3.4. CUARTA FASE: Informe 144
3.4.1. Informe de auditoría 145-164
3.5. QUINTA FASE: Seguimiento 165
3.5.1. Conclusiones 166
3.5.2. Recomendaciones 167
3.5.3. Bibliografía 168
3.5.4. Anexos 169
1
RESÚMEN
El presente trabajo de investigación, titulado: “Auditoría de gestión a la cooperativa de
ahorro y crédito Cariamanga Ltda. CACC, período enero a diciembre del 2010”, tiene
como objetivo principal: contribuir al mejoramiento del desempeño empresarial, a través
de la ejecución de una auditoría de gestión, con el propósito de evaluar el grado de
efectividad con la que se han administrado los recursos disponibles.
El examen estuvo dirigido a evaluar el grado de gestión aplicado al área administrativa,
operaciones, financiera y tecnológica de la organización, en donde se determinó que, la
forma como se ejercen las funciones, no han permitido el control adecuado de los
recursos, lo que incide directamente en su rendimiento operativo.
El proceso de auditoría aplicado se sustenta en los papeles de trabajo, que fundamentan
la actividad realizada, en el proceso de planificación preliminar y específica, así como, de
acuerdo a las necesidades, de la organización y del equipo de auditoria.
Como respuesta a los hallazgos encontrados, se propone las recomendaciones dirigidas,
a los involucrados en el examen, las mismas que, coadyuvarán al desarrollo de la
institución examinada.
PALABRAS CLAVE: Auditoría, gestión, cooperativa, Cariamanga,
2
ABSTRACT
The present research work, titled: "management audit to the cooperativa de ahorro y
Crédito Ltda. Cariamanga CACC, period January to December of 2010 ", has as main
objective: contribute to the improvement of business performance, through the
implementation of a management audit, in order to assess the degree of effectiveness
with which have been given the resources available.
Examination was to assess the degree of management applied to administrative,
operations, financial and technological organization, where it was determined that the way
the functions are carried out have not allowed adequate control of resources, which has a
direct impact on its operational performance.
The audit process applied is based on job roles, that underlie the activity carried out, in
the preliminary and specific planning process, as well as, according to the needs of the
Organization and of the audit team.
In response to the findings found, proposes recommendations aimed at those involved in
the test, the same that collaborate to the development of the examined institution.
KEYWORDS: Auditing, management, cooperative, Cariamanga.
3
INTRODUCCIÓN
La auditoría de gestión es el examen realizado a una entidad, con el propósito de evaluar
el grado de eficiencia y eficacia con el que se manejan los recursos disponibles; se
desarrolla dentro un marco de objetivos y políticas establecidas e involucra a todos los
niveles de responsabilidad de una organización.
El trabajo realizado consta de tres capítulos: el primer capítulo hace relación a los
antecedentes de la institución, en lo que tiene que ver con la descripción de la empresa,
base legal organigrama estructural y funcional, plan estratégico, misión, visión, valores, y
objetivos.
El capítulo dos, detalla el marco teórico de la investigación, en las que considera temas
como: auditoria de gestión, antecedentes, base conceptual, proceso de la auditoría de
gestión, indicadores para la auditoría de gestión y herramientas para la auditoría de
gestión.
En el tercer capítulo se desarrolla la práctica de auditoría de gestión, aplicada a la
cooperativa de ahorro y crédito Cariamanga Ltda. CACC; el mismo que consta de:
planificación, diagnóstico, el cuadro de mando integral, plan específico, evaluación de
control interno, cuadros de indicadores, análisis e interpretación de resultados y
finalmente, el informe de auditoría de gestión.
La investigación realizada es muy importante en la medida que, servirá para que la
Cooperativa lleve un mejor control y uso de los recursos disponibles; así como, se
optimicen las capacidades del talento humano, lo que se verá reflejado en el logro de los
objetivos propuestos por la organización.
El proceso de auditoría de gestión aplicado, permitió evaluar el sistema de control interno,
implementado por la entidad; en donde se determinó que los desembolsos del disponible
no se realizan en función a lo presupuestado; no se realizan actualización de inventarios,
no se realiza entrega recepción de los bienes ingresados; en lo relacionado con el
personal, no se ha cumplido con el programa de capacitaciones y no se evalúa su
desempeño; los créditos otorgados no cumplen con los requisitos establecidos, no se
entregan oportunamente; no se dispone de un plan de gestión para recuperar la cartera
vencida; en el área financiera no se archiva adecuadamente la documentación;
finalmente, en el departamento de tecnología no se ha elaborado ni ejecutado el plan de
contingencias.
4
Durante el proceso de ejecución de la auditoría de Gestión fue necesario observar el nivel
de cumplimiento de las Normas de Control Interno, Ley General de Bancos y Seguros,
Estatutos de la Cooperativa, Reglamento Interno de la Cooperativa, ley de sueldos y
salarios; entre las principales; así como también, al equipo de auditoria le correspondió
realizar el examen en base a la observancia de las Normas Técnicas de Auditoría, y
Normas Ecuatorianas de Auditoría (NEA); entre las principales; además la información
presentada está sustentada en la documentación entregada por la Cooperativa, y es el
producto del diagnóstico previo del ente, en donde se determinaron debilidades y
fortalezas que se analizaron durante el proceso del examen.
La Auditoría de Gestión a la Cooperativa de Ahorro y Crédito “CARIAMANGA Ltda.”,
cubrió las operaciones administrativas y de gestión de los diferentes unidades
administrativas, por el periodo comprendido entre el 1ro de enero al 31 de diciembre del
año 2010; durante el proceso se evaluó el sistema de control interno implementado por la
entidad a fin de determinar su grado de confiabilidad; se estableció el grado de
cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias, mediante la evaluación de
los niveles de eficiencia, eficacia y economía en la utilización, aprovechamiento de los
recursos humanos y tecnológicos con la aplicación de indicadores; el mismo que permitió
emitir el informe general de auditoría.
Los directivos suministraron la información necesaria para la ejecución de la auditoria, por
lo que se facilitó la ejecución y determinación de resultados.
Durante el examen fue necesario aplicar el método de investigación inductivo, deductivo,
analítico y sintético, los mismos que permitieron indagar la temática en estudio, obtener la
información que permitió aplicar los procesos de auditoria de gestión necesarios, para
finalmente emitir las conclusiones y recomendaciones dirigidas, a mejorar el desarrollo
de la institución examinada.
Finalmente para obtener evidencias suficientes y competentes, fue necesario aplicar
técnicas oculares para comparar, verificar y rastrear información; las verbales para
obtener información de los diferentes departamentos; las escritas para dejar constancia
de lo actuado; y las físicas para comprobar la autenticidad de los activos y documentos
examinados.
5
1. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA
6
1.1. Descripción de la empresa.
La cooperativa de ahorro y crédito Cariamanga Ltda. (CACC), inicia sus actividades el 5
de agosto del 2008 bajo acuerdo ministerial No. 0012 otorgado por la dirección nacional
de cooperativas; desarrolla sus actividades financieras en la provincia de Loja con su
oficina matriz en Cariamanga siendo esta la cabecera cantonal del cantón Calvas. De
acuerdo a los datos del IV censo de población y vivienda del 2001, Calvas representa el
7% de la población de la provincia de Loja que cuenta con 404.835 habitantes.
A septiembre del 2009 la cooperativa registró cerca de 305 socios, más de USD
90.000,00 en activos, alrededor de USD 50.000,00 en cartera, USD 73.000,00 en
depósitos de sus socios y 16.000,00 en patrimonio. A la misma fecha, cuenta con dos
productos de captaciones: en ahorro a la vista y ahorro plazo fijo; mientras que en las
colocaciones, dispone de cuatro alternativas: comercial, consumo, vivienda, y
microcrédito.
El proceso de planificación estratégica se realizó con el análisis participativo de los
directivos, gerencia y funcionarios de la cooperativa.
1.2. Base legal
La cooperativa de ahorro y crédito “Cariamanga” Ltda. (CACC) es una entidad financiera
de carácter privado, con personería jurídica, depende económicamente de las
aportaciones de sus socios, sus actividades están regidas por las siguientes leyes: ley y
reglamento general de la ley de cooperativas, estatuto vigente, reglamento interno, ley de
instituciones del sistema financiero, código del trabajo, ley de régimen tributario interno,
resoluciones de asamblea general, resoluciones del consejo de administración y
vigilancia.
Fue creada mediante acuerdo ministerial Nro. 0012, del 16 de julio del 2008, inscrita en el
registro general de cooperativas con número de orden Nro. 7220, del 21 de julio del 2008,
constituyéndose en una empresa social financiera privada.
1.3. Estructura orgánica
El gobierno, dirección, administración y control interno de la cooperativa de ahorro y
crédito Cariamanga Ltda. (CACC), está conformado por los siguientes organismos:
7
ORGANIGRAMA DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO
“CARIAMANGA” LTDA. (CACC)
GRÁFICO 1
Fuente: Departamentos de la CACC Elaborado por: La autora
Nivel directivo
Este nivel está representado por la asamblea general de socios, que a la
fecha de realización del presente trabajo cuenta con 750 socios activos
Nivel ejecutivo
Está representado por: presidente y gerente de la cooperativa
Nivel asesor
Representado por el asesor jurídico, y consejo de vigilancia, que a su vez lo
conforman dos vocales.
Nivel operativo
Lo integran los departamentos de servicio al cliente y cajas, en un total de
tres personas.
Nivel de apoyo
Secretaría, contabilidad, informática, total tres personas.
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
CONSEJO DE VIGILANCIA
GERENTE GENERAL Asesor jurídico
ATENCIÓN AL CLIENTE
FINANCIERO
DEPÓSITOS
CAJAS
CRÉDITOS
SECRETARIA
CONTABILIDAD
SERVICIOS
GENERALES
GUARDIANIA CONSERJE
INFORMÁTICA
ASAMBLEA GENERAL DE
SOCIOS
8
1.4. Identificación de las áreas relevantes.
Se han identificado cuatro áreas relevantes; entre ellas se detallan las siguientes:
CUADRO 1
Fuente: Departamentos de la CACC Elaboración: La autora
1.5. Plan estratégico
Dentro del plan estratégico de la CACC Ltda., se destaca lo siguiente:
1.5.1. Misión
Promover y desarrollar en la comunidad el ahorro y la ayuda mutua, ofertando productos
y servicios financieros y no financieros competitivos de alta calidad, apoyando el
crecimiento, desarrollo sólido y sostenido de los sectores productivos, mejorando el nivel
de vida familiar.
1.5.2. Visión
A diciembre del 2012, la cooperativa de ahorro y crédito “Cariamanga” (CACC); es una
institución sólida, solvente y sostenible, pionera en ofertar servicios financieros
innovadores para los sectores menos favorecidos.
AREAS
ACTIVIDADES Y/O SERVICIOS
Area
administrativa
(Nivel Ejecutivo)
Capacitación personal de los diferentes niveles
Control actividades de la empresa
Planificación de actividades
Proveer y regular los recursos requeridos por las
diferentes áreas de servicio.
Área de
operaciones
(Nivel operativo)
Créditos y cobranzas
Depósitos, retiros, ahorros
Caja
Atención al cliente
Área financiera
(Nivel de apoyo)
Control contable – emisión de estados financieros, análisis
de información financiera
Área
tecnológica
(Nivel de apoyo)
Proveer los medios tecnológicos a las áreas de servicio y
a los clientes. Innovación, vanguardia, agilidad, sencillez,
versatilidad, flexibilidad.
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1.5.3. Valores
Respeto.- Comportamiento de los trabajadores de nuestra cooperativa, basado en
la armonía de las relaciones interpersonales, aceptando y reconociendo la dignidad
humana, las ideas y el desempeño de las funciones, reflejadas en la buena imagen
de la cooperativa.
Puntualidad.- Actitud de los trabajadores, para cumplir oportuna y eficientemente las
tareas asignadas, a efecto de valorar el tiempo propio y de los demás.
Responsabilidad.- Compromiso personal y laboral de tomar las decisiones
correctas, para cumplir y hacer cumplir las tareas encomendadas.
Solidaridad.- Creciendo juntos, con un mismo objetivo en común, cuidando los
intereses de los clientes y la integridad de la cooperativa.
Honestidad.- Principio esencial de nuestro recurso humano, demostrando en
acciones, pensamientos y actitudes que garantiza un ambiente de confianza y
transparencia.
1.5.4. Objetivos.
Fomentar el ahorro ;
Otorgar préstamos a sus asociados;
Brindar asistencia social a sus afiliados en casos de calamidad domestica
comprobada
Contar y/o prestar los servicios de seguro de vida y accidentes personales, y otros
que se consideren necesarios.
Prestar ayuda económica mediante la implementación del servicio de fondo
mortuorio.
Fomentar una adecuada educación cooperativista entre sus asociados;
El mejoramiento económico y social de sus asociados y para este fin realizara las
siguientes actividades: recibir certificados de aportación, ahorros y depósitos de
inversión; realizara además todas aquellas operaciones necesarias para el desarrollo
de la operación financiera.
10
Promover la ampliación del número de socios de la cooperativa tendiente a su
consolidación y desarrollo.
1.5.5. Matriz FODA. CUADRO 2
OPORTUNIDADES AMENAZAS
Crecimiento del sector productivo, especialmente
del sector comercial, financiero y cooperativas en
general.
Proliferación de cooperativas y cajas
de ahorro y crédito en el sector.
Incremento de la demanda de consumo de bienes
y servicios innovados por parte de la población.
Competencia de otras instituciones
financieras de mayor crecimiento
económico y que ofrecen diversidad
de productos financieros con
procesos más agiles.
Interés del sector privado en invertir en
asociaciones para negocios y compartir el riesgo.
Saturación de tarjetas de crédito en
el mercado
Desarrollo de nuevos sistemas de tecnología de
información y comunicaciones que mejoren los
procesos operativos de la empresa.
Disminución del levantamiento de
construcciones de inmuebles en la
población
Disminución de las remesas desde el
exterior
FORTALEZAS DEBILIDADES
Dispone de amplias instalaciones Escasa capacitación del personal de
la cooperativa
Solidez liquidez y rentabilidad de la cooperativa. Los sistemas de información podrían
colapsar o saturarse si no están
diseñados para automatizar los
nuevos procesos, provocándose un
riesgo tecnológico.
Amplio conocimiento del mercado de la zona. Elevado índice de morosidad por
parte de los clientes y socios de la
cooperativa.
Gerencia estable. No se evalúa el desempeño del
personal.
Buen ambiente laboral. Lentitud en procesos para otorgar
créditos.
Buen nivel de activos productivos Escaso incremento de clientes.
Existe un personal comprometido con la gestión
de la empresa, con experiencia en el manejo
cooperativo.
No existe un plan de gestión para
recuperación de créditos morosos.
Fuente: Departamentos de la CACC Elaboración: La autora
11
2. MARCO TEÓRICO DE LA AUDITORIA DE GESTIÓN
12
2.1. Auditoria de gestión.
La auditoría de gestión es el examen sistemático y profesional, efectuado por un equipo
multidisciplinario, con el propósito de evaluar la gestión de una entidad, programa,
proyecto u operación; en relación a sus objetivos y metas: determinar el grado de
economía, efectividad y eficiencia en el uso de los recursos disponibles; establecer los
valores éticos de la organización, el control y prevención de la afectación ecológica; y
medir la calidad de los servicios, obras o bienes ofrecidos, y, el impacto socio-económico
derivado de sus actividades. (CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO, 2002)
Por lo tanto la auditoría de gestión está dirigida a la evaluación de la gestión
administrativa, de servicios, financiera, económica y tecnológica de una empresa o
entidad, pertenezca al sector público o privado; su propósito es evaluar el desempeño en
sus acciones, y determinar alternativas que permitan el logro de los objetivos
institucionales, bajo parámetros de eficiencia, eficacia y calidad.
2.2. Elementos de la auditoria de gestión.
La auditoría de gestión basa su acción, en los siguientes elementos: eficiencia, eficacia,
economía, ética, equidad, ecología. (MALDONADO, 2003)
Eficiencia.- Consiste en lograr la utilización más productiva de bienes materiales y
del talento humano y recursos financieros.
Eficacia.- Mide el grado en que los programas, proyectos o actividades están
consiguiendo los objetivos propuestos.
Economía.- Se refiere a los términos y condiciones en las cuales se adquieren
bienes y servicios en cantidad, calidad, oportunidad y al menor costo posible.
Ética.- parte de la filosofía que trata de la moral y las obligaciones del hombre. La
conducta del personal en función de sus deberes contemplados en la constitución,
las leyes, las normas de buenas costumbres de la sociedad.
Equidad.- Consiste en la imparcialidad que se tiene para aplicar las disposiciones
legales emitidas; con el fin de lograr el desarrollo empresarial.
Ecología.- Se define como el examen y evaluación al medio ambiente, el impacto al
entorno y la propuesta de la empresa para contribuir con alternativas de solución en
beneficio de precautelar el ecosistema.
2.3. Antecedentes.
La auditoría nace desde los tiempos medievales, tiene su primeras aplicaciones en la
revolución industrial con un lento desarrollo y evolución; estaba dirigida a evaluar el
sistema de comercialización la organización en lo relacionado a la gestión de compras y
ventas; cobros y pagos; su objetivo era descubrir operaciones fraudulentas; y determinar
si los empleados de las entidades gubernamentales y en el comercio actuaban
13
honestamente; para ello se aplicaba un estudio exhaustivo de cada una de las evidencias
existentes.
Con la revolución industrial, se desarrolla el proceso productivo, la tecnología, se crean
las grandes empresas; la contabilidad se constituye en una herramienta clave para el
control de los recursos y procesamiento de información; en consecuencia la auditoría va
tomando un mayor auge.
Ya a inicios del siglo XX la auditoría pasa a un objeto de estudio cualitativamente
superior; así se encarga de dictaminar los estados financieros, en donde se da a conocer
si la empresa está dando una imagen recta de la situación financiera, de los resultados
de las operaciones y de los cambios en la situación financiera; dando una respuesta a las
necesidades de millones de inversionistas, al gobierno y a las instituciones financieras.
Posteriormente la auditoría va tomando mayor significatividad, este examen se dirige al
análisis administrativo, pasa a medir la eficacia, eficiencia y economía con la que se
proyectan los ejecutivos.
Aproximadamente a mediados del siglo XX, en el año, 1949, Billy E. Goetz declara el
concepto de auditoría administrativa, como la encargada de descubrir y corregir errores
administrativos. Seis años después, en 1955, Harold Koontz y Ciryl O´Donnell, proponen
a la auto-auditoría, como una técnica de control del desempeño total, la cual estaría
destinada a: evaluar la posición de la empresa para determinar dónde se encuentra,
hacia dónde va con los programas presentes, cuáles deberían ser sus objetivos y si se
necesitan planes revisados para alcanzar estos objetivos.
En 1975, Roy A. Lindberg y Theodore Cohn desarrollan el marco metodológico para
instrumentar una auditoría de las operaciones que realiza una empresa; y Gabriel
Sánchez Curiel 1987 aborda el concepto de auditoría operacional, la metodología para
utilizarla y la evaluación de sistemas. En 1989, Joaquín Rodríguez Valencia analiza los
aspectos teóricos y prácticos de la auditoría administrativa, las diferencias con otra clase
de auditorías, los enfoques más representativos, incluyendo su propuesta y el
procedimiento para llevarla a cabo.
Por lo tanto, la auditoría de gestión surge de la necesidad de conocer si se alcanzaron los
objetivos propuestos por la empresa en términos de eficiencia, eficacia y calidad; en qué
medida se aprovecharon los recursos y medir el desempeño de los colaboradores, lo que
permitirá lograr el desarrollo empresarial.
14
2.4. Base conceptual.
Control interno.
El CI se define como el sistema integrado de controles, tanto financieros como de otro
tipo que implanta la dirección, con el objeto de llevar a cabo de manera ordenada la
gestión de su organización, salvaguardando sus activos y asegurando dentro de lo
posible la corrección y fidelidad de los registros (LYBRANDS, 2002)
El CI permite observar, inspeccionar, verificar monitorear y regular los procesos
establecidos para la gestión administrativa y la contable, para que se desarrolle las
actividades en cumplimiento al ordenamiento jurídico, técnico y administrativo,
promoviendo la eficiencia y eficacia de las operaciones de la organización, con el fin de
garantizar la confiabilidad y oportunidad de la información, así como, la adopción de
medidas que permitan mejorar el control.
Objetivos del control interno
Uno de los principales objetivos del control interno se destaca el de promover la
eficiencia, eficacia y economía de las operaciones bajo principios éticos y de
transparencia, garantizando la confiabilidad, integridad y oportunidad de la
información.
Entre los objetivos específicos se detallan los siguientes:
Evitar o reducir fraudes.
Salvaguarda contra el desperdicio.
Salvaguarda contra la insuficiencia.
Cumplimiento de las políticas de operación sobre bases más seguras.
Comprobar la corrección y veracidad de los informes contables.
Salvaguardar los activos de la empresa.
Promover la eficiencia en operación y fortalecer la adherencia a las normas fijadas
por la administración. (González, 2002)
Elementos del control interno
Entre los principales elementos del control interno se detallan los siguientes:
El entorno de control
La organización
Idoneidad del personal
El cumplimiento de los objetivos institucionales
15
Los riesgos institucionales en el logro de los objetivos y las medidas
adoptadas para afrontarlos.
El sistema de información
El cumplimiento de las normas jurídicas y técnicas
La corrección oportuna de las deficiencias de control.
Componentes del control interno
El Control Interno tiene los siguientes componentes:
Ambiente de control
Valoración de riesgos
Actividades de control
Información y comunicación
Monitoreo o supervisión (Serrana, 2010)
El ambiente de control.- Es el establecimiento de un entorno que estimule e influya la
actividad del personal con respecto al control de sus actividades; un clima basado en la
ética, es vital para el bienestar de las cooperativas, y del público en general; puede ser
positivo o negativo.
El ambiente de control positivo facilita la implementación de: las actividades de control,
políticas y procedimientos que permitan identificar y analizar y administrar los riesgos de
la actividad; establecer políticas de información y comunicación adecuadas y finalmente
implantar esquemas de monitoreo y supervisión efectivas mientras que el ambiente de
control negativo es considerado un elemento grave para la organización; puede derivar
en: pérdidas financieras, deterioro de la imagen pública, fracaso en los negocios.
Valoración de riesgos.- Es la identificación y análisis de riesgos relevantes para el logro
de los objetivos y la base para determinar la forma como deben ser manejados; para ello
es necesario estimar el efecto, la importancia la probabilidad o la frecuencia de
ocurrencia y definir acciones a seguir.
Actividades de control.- Son aquellas acciones que realizan la dirección y demás
personal de la institución para cumplir diariamente con las actividades asignadas; están
expresadas en las políticas, sistemas y procedimientos; certifican que se están tomando
las acciones necesarias para manejar los riesgos hacia la consecución de los objetivos
de la institución; deben evaluarse en el contexto de las direcciones administrativas, para
manejar los riesgos asociados con los objetivos establecidos para cada actividad.
16
Información y comunicación.- Es el proceso mediante el cual la administración activa,
identifica registra y comunica la información relacionada con actividades y eventos
internos y externos relevantes para la organización. Para controlar la cooperativa y
tomar decisiones correctas respecto a la obtención, uso y aplicación de los recursos, es
necesario disponer de información adecuada y oportuna.
2.5. Proceso de la auditoría de gestión.
FASE I: CONOCIMIENTO PRELIMINAR
Objetivo: Consiste en obtener un conocimiento integral del objeto de la entidad, dando
mayor énfasis a su actividad principal; esto permitirá una adecuada planificación,
ejecución y control de las actividades a desarrollarse.
Productos:
Archivo permanente actualizado de papeles de trabajo
Documentación e información útil para la planificación
Objetivos y estrategia general de la auditoría
FASE II. - PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA
Contendrá una precisión de los objetivos específicos y el alcance del trabajo,
considerando los elementos, los parámetros e indicadores de gestión. También se debe
realizar una revisión fundamentada en los programas, procedimientos de auditoría y la
fecha de ejecución del trabajo.
FASE III: EJECUCIÓN DEL TRABAJO
En esta fase se ejecuta la auditoría, se aplican programas, cuestionarios, preparación de
papeles de trabajo, detallados y específicos para cada componente significativo y se
desarrolla los hallazgos y se obtiene toda la evidencia en cantidad y calidad, basada en
criterios y procedimientos definidos para sustentar conclusiones y recomendaciones.
FASE IV: COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
Se elabora el informe final que contendrá:
Deficiencias existentes
Hallazgos positivos
Precio del incumplimiento con sus efecto económico
Causas y condiciones para el cumplimiento de la eficiencia, eficacia y economía.
FASE V: SEGUIMIENTO
Los auditores internos ejecutarán el seguimiento correspondiente
Actividades:
Comprobar la receptividad de los comentarios, conclusiones y recomendaciones por
parte de la administración de la entidad.
17
Realizar una re comprobación luego de transcurridos uno o dos años después
de la auditoría.
Determinar responsabilidades, perjuicios económicos y resarcimiento de los
mismos.
2.6. Indicadores para la auditoría de gestión.
Los indicadores de gestión son medidas utilizadas para determinar la realidad
económica, financiera y administrativa de un proyecto, una organización, son utilizados
a lo largo del ciclo de vida, para evaluar el desempeño y los resultados obtenidos.
En la institución objeto de la auditoría dispone de los siguientes indicadores.
CUADRO 3
INDICADORES PARA ANALIZAR EL AREA DE ADMINISTRACIÓN
INDICADORES
FORMULA META
1. INDICADOR DE EFICACIA
% Capacidad de gestión en las actividades de responsabilidad de la administración.
Nº Actividades realizadas / Nº de actividades programadas.
90%
% Actualización del inventario de activos fijos, y proveeduría.
Actualización inventario ejecutado / Actualización inventario programado.
50%
% Meta presupuestaria: mide la prudencia que tiene la cooperativa para adquirir bienes con capital propio.
Índice=Cantidad activos fijos comprados / Cantidad activos fijos presupuestado.
80%
2. INDICADOR DE EFICIENCIA
% de incremento de socios y clientes captados en la cooperativa de ahorro y crédito en cada periodo económico.
Índice=Total socios y clientes periodo actual – socios y clientes periodo anterior / clientes periodo actual x 100
15%
3. INDICADOR DE CALIDAD
% de socios y clientes satisfechos por la atención que brindan la cooperativa.
Índice=Nº Socios satisfechos x 100 Total de socios y clientes
95%
% de personal satisfecho por la capacitación que brinda la cooperativa de ahorro y crédito.
Índice =Nº personal satisfecho x 100 Total de personal
95%
INDICADORES PARA ANALIZAR EL AREA DE OPERACIONES
INDICADOR FORMULA
META
1. INDICADOR DE EFICACIA
% de cumplimiento de la meta presupuestada en Nº préstamos entregados a los clientes.
Nº de préstamos entregados / Nº de préstamos programados.
95%
% de capacidad para cumplir con la meta programada de depósitos a plazo fijo captados.
Nº de depósitos captados / Nº de depósitos programados.
95%
% capacidad para cumplir con la meta programada de ahorros captados.
Nº de ahorros captados / Nº de ahorros programados.
95%
18
2. INDICADOR DE EFICIENCIA
% capacidad que tiene la cooperativa para recuperar los créditos otorgados de acuerdo a los periodos convenidos.
Cantidad de socios cobrados / total de socios con créditos x 100.
95%
3. INDICADOR DE CALIDAD
% socios satisfechos con el proceso que utiliza la cooperativa al otorgar los créditos.
Índice= Socios y Clientes satisfechos / Nº de préstamos entregados x 100.
95%
INDICADORES PARA ANALIZAR LA SITUACION FINANCIERA
INDICADOR FORMULA DEFINICION META UM
Utilización Patrimonial Índice= Patrimonio / Total de activos
Sirve para medir la utilización de los recursos propios de la cooperativa en el activo.
Mayor índice es favorable
%
Improductividad del Patrimonio
Índice=Activos improductivos / Patrimonio
Representa los activos improductivos, frente a los recursos propios que dispone la cooperativa.
Mayor índice es favorable
%
Índice de solvencia Índice=Activo circulante / pasivo circulante
Permite medir la capacidad que tiene la cooperativa para cubrir sus obligaciones con los acreedores en los plazos convenidos (cada dólar que dispone la empresa para cubrir las obligaciones).
Es conve-niente un índice de 2 a 3
Veces
Morosidad de cartera Índice=Cartera Vencida / Cartera Total
Representa el nivel de morosidad de la cartera de crédito que no han cancelado los clientes, posterior a los 30 días de su vencimiento.
Menor índice es favorable
%
Índice de cobertura total
Índice = Provisiones / cartera por vencer + Cartera vencida +contingentes.
Para medir si la provisión permite cubrir la cartera vencida de la empresa.
Mayor índice es favorable
%
Rentabilidad o capital
Índice=Resultados del ejercicio / Capital +reservas propias
Refleja el rendimiento de las aportaciones de los accionistas.
Mayor índice es favorable
%
Inversión rentabilidad
Índice= Resultados / total activos
Mide la capacidad que tiene la empresa para usar los activos y generar la
Mayor índice es favorable
%
19
ganancia.
Capital de trabajo
Capital de trabajo = Activo corriente - Pasivo corriente
Constituye el capital de disposición inmediata, necesario para cubrir las operaciones de la cooperativa.
Mayor valor es favorable
Dólares
Liquidez
Índice= Fondos disponible / depósitos corto plazo
Demuestra el valor de los depósitos a la vista de la empresa, está cubierto con sus fondos disponibles.
Mayor índice es favorable
%
Eficiencia operativa
Índice= Gastos operativos / Total de activos
Mide el total de gastos operativos como: gastos del personal, gastos que ocasionan las actividades bancarias, gastos de mantenimiento, adquisición de bienes para el funcionamiento de la empresa, frente al total de recursos colocados de la institución.
Menor índice es favorable
%
Eficiencia financiera Índice= Gastos operacional / recursos captados
Representa los gastos que han realizado la cooperativa a fin de captar fondos de los clientes.
Menor índice es favorable
%
Eficiencia de
personal
Índice= Gastos de personal / Total de activos
Representa el impacto del valor pagado al personal de la empresa en los activos.
Menor índice es favorable
%
Eficiencia productiva
Índice= Activos productivos / pasivos con costo
Representa la eficiencia financiera que tiene la cooperativa en función del monto de captaciones con costo que se encuentran invertidas en los activos generadores de ingresos.
Índice mayor a 100% es favorable.
%
20
Fuente: Departamentos de la CACC Elaborado por: La autora
2.7. Herramientas para la auditoría de gestión.
Dentro de las herramientas para la auditoría de gestión se detallan: equipo
multidisciplinario, auditores y especialistas. (ESTADO, Manual de Auditoría de Gestión, 2010)
Equipo multidisciplinario.- Para la ejecución de auditorías de gestión es
necesario la conformación de un equipo multidisciplinario, que a más de los
auditores profesionales se integran otros especialistas como: ingenieros, abogados,
economistas, o de acuerdo a las necesidades del examen a ejecutar.
Auditores.- De éste grupo, entre los dos más experimentados, se designa al jefe
de grupo y al supervisor, quienes tendrán la máxima e íntegra responsabilidad de la
auditoría de gestión. Así mismo, este trabajo debe realizarse a cargo de una
dirección de auditoría y bajo la dirección de su titular.
Especialistas.- Profesionales que a más de su capacidad deben tener la
independencia necesaria con relación a la entidad objeto de auditoría, a fin de
obtener mayor confianza que su trabajo será ejecutado con total imparcialidad.
2.8. Técnicas para aplicar la auditoría de gestión.
Las técnicas se utilizan de acuerdo al criterio profesional del auditor, permiten la
obtención de la evidencia suficiente, competente y pertinente, que den una base objetiva
y profesional para fundamentar y, sustentar sus comentarios, conclusiones y
recomendaciones; entre ellas se detallan las siguientes:
Ocular
a) Comparación.- Es la determinación de la similitud o diferencias existente en dos o
más hechos u operaciones.
b) Observación.- Es la verificación visual que realiza el auditor durante la ejecución
de una actividad o proceso para examinar aspectos físicos.
INDICADORES PARA ANALIZAR EL AREA DE TECNOLOGÍA
INDICADOR FORMULA META 1. INDICADOR DE EFICACIA
% elaboración del plan de contingencia. Plan de contingencia elaborado e implementado / Plan de contingencia programado
100%
% ejecución procesos informáticos implementados
Procesos informáticos ejecutados/ procesos informáticos implementados
100%
2. INDICADOR DE EFICIENCIA
% soporte a usuarios en el uso de herramientas de escritorio y servicios informáticos.
No. de requerimientos atendidos / No. de requerimientos solicitados
95%
3. INDICADOR DE CALIDAD
% satisfacción por los servicios en asesoramiento informático recibido.
N° de usuarios satisfechos / Total usuarios que utilizan el servicio
90%
21
c) Rastreo.- Es el seguimiento y control de una operación, dentro de un proceso o de
un proceso a otro, a fin de conocer y evaluar su ejecución.
Verbal
a) Indagación.-Es la obtención de información verbal mediante averiguaciones o
conversaciones directas con funcionarios de la entidad auditada o terceros.
b) Entrevista.-Entrevistas a funcionarios de la entidad auditada y terceros con la
finalidad de obtener información, que requiere después ser confirmada y
documentada.
c) Encuesta.-Encuestas realizadas directamente o por correo, con el propósito de
recibir información de los funcionarios de la entidad auditada.
Escrita
a) Análisis.- Consiste en la separación y evaluación crítica, objetiva y minuciosa de los
elementos o partes que conforman una operación, actividad, transacción o proceso,
con el propósito de establecer su propiedad y conformidad con criterios normativos y
técnicos.
b) Conciliación.-Consiste en hacer que concuerden dos conjuntos de datos
relacionados, separados e independientes.
c) Confirmación.-Comunicación independiente y por escrito, de funcionarios que
participan o ejecutan las operaciones y/o de fuente ajena a la entidad auditada.
d) Tabulación.-Consiste en agrupar resultados importantes obtenidos en área,
segmentos o elementos examinados que permitan llegar a conclusiones.
Documental
Consiste en verificar la existencia, legalidad, autenticidad y legitimidad de las
operaciones realizadas por una entidad.
a. Cálculo.- Consiste en la verificación de la exactitud y corrección aritmética de una
operación o resultado, presentados en informes.
b. Revisión selectiva.-Consiste en una breve o rápida revisión o examen de una parte
del universo de datos u operaciones.
Física.
a) Inspección.-Esta técnica involucra el examen físico y ocular de activos, obras,
documentos, valores y otros, con el objeto de establecer su existencia y autenticidad.
b) Verificación.-Está asociada con el proceso de auditoría, asegura que las
cosas son como deben ser, podría verificarse operaciones del periodo que se
audita y otras de periodos posteriores.
c) Investigación.-Examina acciones, condiciones, acumulaciones, procesamiento
de activos, pasivos y todas aquellas operaciones relacionadas con éstos.
22
d) Evaluación.-Es el proceso de arribar a una conclusión de auditoria a base de
las evidencias disponibles.
e) Medición.-Consiste en medir la eficacia, economía, eficiencia, ecología y ética
de una entidad.
2.9. Papeles de trabajo.
Conjunto sistemático y referenciado de cualquier prueba documental, elaborados y
obtenidos por el auditor en el transcurso del examen.
Clases de papeles de trabajo
Generales: Borrador del informe, programa de auditoría, evaluación del control
interno, hoja principal de trabajo, resumen de asientos de ajuste y reclasificación.
Resultados de entrevistas iniciales y otras de naturaleza general.
Específicos: Cédulas sumarias, analíticas, confirmaciones recibidas, cuadros de
mando integral, fichas técnicas, confirmaciones, indicadores de gestión, hallazgos.
Cuestionario de control interno.-Consiste en el uso de un formulario convencional
que incluye una serie de preguntas directas y concretas, las mismas que mediante la
técnica de la indagación y entrevista a funcionarios y personal involucrado en el
examen, proporcionan la información básica sobre la aplicación o no de la
normatividad de la institución.
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “CARIAMANGA LTDA” AUDITORÍA DE GESTIÓN
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
Área: Administrativa.
N. Preguntas Respuestas Valoración REF
PT Observaciones
Si No N/A P C
TOTAL
Elaborado por:
Fecha:
Revisado por:
Fecha:
23
Programa de auditoría.- Son elaborados por el auditor, con el propósito de
establecer la conexión entre los objetivos y los procedimientos que seguirá en la fase
de ejecución. Es un esquema secuencial y lógico, y flexible.
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “CARIAMANGA LTDA” AUDITORÍA DE GESTIÓN
PROGRAMA DE AUDITORÍA
Área: Administrativa
No. PROCEDIMIENTOS REF/PT
ELAB. POR FECHA
Elaborado por: Fecha:
Revisado por: Fecha:
Cedulas Narrativas.- Son papeles de trabajo preparados por el auditor en el cual
detalla y describe los hallazgos relevantes e importantes que se han suscitado en el
desarrollo de la auditoría a través de comentarios, conclusiones y recomendaciones.
Sustentan y respaldan el informe.
Analítica.- Papeles de trabajo preparados por el auditor en los cuales los
diferentes cálculos provenientes de la aplicación de procedimientos durante el
proceso del examen.
Hallazgo de auditoria.- El hallazgo de auditoría es algo que el auditor ha observado
o encontrado durante su examen, la información en el cual se basa está disponible
en la entidad y posiblemente es conocida por otros, es el resultado de la información
desarrollada, una reunión lógica de datos y una presentación objetiva de los hechos
y otra relación pertinente, hallazgo es la base para una o más conclusiones o
recomendaciones, pero estas no constituye parte del mismo (ILACIF, 2001)
Marcas de auditoría.- Las marcas de auditoría conocidas también como: claves de
auditoría o tildes son signos particulares y distintivos que hace el auditor para señalar
el tipo de trabajo realizado de manera que el alcance del trabajo quede
perfectamente establecido.
Estas marcas permiten conocer además, cuales partidas fueron objeto de la aplicación de
los procedimientos de auditoría y cuáles no. Las marcas al igual que los índices y
referencias, preferentemente deben ser escritas con lápiz de color rojo, entre las
principales marcas de auditoría tenemos:
24
HOJA DE MARCAS
DENOMINACION MARCAS
Verificado con documentación fuente ᴧ
Revisado √
Confirmado ҫ
Inspección física £
Autorizado @
Hallazgo H
Incumplimiento a la norma ≠
Sustentado con evidencia Se
Sumado ∑
25
3. APLICACIÓN DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN
26
27
O T 1-1
O- T
ORDEN DE TRABAJO Nº 001
Cariamanga, 16 de mayo del 2011 Sra. Carmen Cristina Ríos Serrano. JEFE DE EQUIPO Ciudad.-
De conformidad a la aprobación del proyecto de tesis, previo a obtener el grado de
licenciada en Contabilidad y Auditoría, autorizo a usted para que en calidad de jefe de
equipo, practique la auditoría de gestión a la cooperativa de ahorro y crédito Cariamanga
Ltda. de la ciudad de Cariamanga, por el periodo 1ro. de enero al 31 de diciembre del
2010, la supervisión estará a cargo del suscrito, como directora de tesis.
Los objetivos generales son:
Analizar la correcta distribución de los recursos de la cooperativa.
Verificar el cumplimiento de los objetivos institucionales de conformidad al plan
operativo de la cooperativa a través de la aplicación de indicadores.
Analizar las deficiencias que se pueden dar en cada uno de los departamentos de
la cooperativa, con la finalidad de hacer una propuesta de mejoramiento.
Identificar actividades y tareas que realiza el personal dentro del departamento
con la finalidad de elaborar un manual de procesos, actividades y tareas
inherentes a su cargo.
Verificar el cumplimiento de disposiciones legales, estatutarias y reglamentarias
vigentes que rigen la vida jurídica de la cooperativa.
El tiempo estimado para desarrollar este trabajo será de 82 días laborables; al finalizar el
trabajo antes indicado, usted deberá presentar un informe en el mismo que contendrá:
comentarios, conclusiones y recomendaciones.
Atentamente.
………………...…………………………..
Sra. Carmen Cristina Ríos Serrano. JEFE DE EQUIPO
28
N 1-1
NOTIFICACIÓN
Loja, 16 de abril de 2011
Ing.
Patricio Criollo
GERENTE DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO
“CARIAMANGA” LTDA. CACC
Ciudad.
De mi consideración:
Por medio del presente me dirijo a su autoridad para informarle que se inicia la auditoría
de gestión durante el período comprendido entre el 01 de enero al 31 de diciembre del
2010, actividad que se cumple en base a lo dispuesto a la orden de trabajo No. 001.
Particular que elevo a su conocimiento, para que se digne comunicar a los
departamentos respectivos, con el fin de que brinden la colaboración necesaria, a efecto
de cumplir con los objetivos de la auditoría de gestión propuestos.
Atentamente,
………………………..
Carmen Cristina Ríos Serrano
Jefe de Equipo
29
VP 1-7
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “CARIAMANGA” LTDA. CACC
AUDITORÍA DE GESTIÓN
Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010
VISITA PREVIA
1. IDENTIFICACIÓN DE LA ENTIDAD
Nombre Cooperativa de ahorro y crédito “Cariamanga” Ltda. CACC
Cantón: Calvas, Provincia: Loja
Dirección: Clotario paz y 18 de noviembre
Horario de Atención: Lunes a viernes
De 8:H00 a 13:H00 y de 14:H00 a 17:H00
Sábado de 8:H00 a 12:H00a.
2. ANTECEDENTES.
La cooperativa de ahorro y crédito “Cariamanga” Ltda. CACC, inicia sus actividades
el 5 de agosto del 2008 bajo acuerdo ministerial No. 0012 otorgado por la dirección
nacional de cooperativas; desarrolla sus actividades financieras en la provincia de
Loja con su oficina matriz en Cariamanga, cantón Calvas. A septiembre del 2009 la
cooperativa registra cerca de 305 socios, más de USD 90 000,00s, alrededor de
USD 50.000,00 en cartera, USD 73.000,00 en depósitos de sus socios y
USD16.000,00 en patrimonio. A la misma fecha, la cooperativa cuenta con dos
productos de; captaciones: ahorro a la vista y ahorro plazo fijo; cartera de créditos:
consumo, comunitario, microcrédito, créditos emergentes.
3. BASE LEGAL PARA EL FUNCIONAMIENTO.
La cooperativa de ahorro y crédito “Cariamanga” Ltda. CACC, es una entidad
financiera de carácter privado, con personería jurídica, depende económicamente
de las aportaciones de sus socios, sus actividades están regidas por las siguientes
leyes: ley y reglamento general de la ley de cooperativas, estatuto vigente,
reglamento Interno, ley de instituciones del sistema financiero, código del trabajo,
ley de régimen tributario interno, normas técnicas de control interno emitidas por la
contraloría general del estado, resoluciones de asamblea general, resoluciones del
consejo de administración y vigilancia.
30
4. MISIÓN.
“Promover y desarrollar en la comunidad el ahorro y la ayuda mutua, ofertando
productos y servicios financieros y no financieros competitivos de alta calidad,
apoyando el crecimiento, desarrollo sólido y sostenido de los sectores productivos,
mejorando el nivel de vida familiar”. (CACC LTDA, 2009)
5. VISIÓN
“A diciembre del 2012, la cooperativa de ahorro y crédito Cariamanga Ltda. CACC;
es una institución sólida, solvente y sostenible, pionera en ofertar servicios
financieros innovadores para los sectores menos favorecidos” (CACC LTDA, 2009)
6. VALORES CORPORATIVOS.
Respeto.- Comportamiento de los servidores de la cooperativa, basado en la
armonía, las relaciones interpersonales, aceptando y reconociendo la dignidad
humana, las ideas y el desempeño de las funciones, reflejadas en la buena
imagen
Puntualidad.- Actitud de los trabajadores, para cumplir oportuna y
eficientemente las tareas asignadas, a efecto de valorar el tiempo propio y de los
demás
Responsabilidad.- Compromiso personal y laboral de tomar las decisiones
correctas, para cumplir y hacer cumplir las tareas encomendadas.
Solidaridad.- Creciendo juntos, con un mismo objetivo en común, cuidando los
intereses de los clientes y la integridad de la cooperativa
Honestidad.- Demostrando en acciones, pensamientos y actitudes que
garantiza un ambiente de confianza y transparencia. (CACC LTDA, 2009)
7. ESTRATEGIAS.
Fortalecer la imagen institucional de la cooperativa, enfocándose en la
confianza que tienen los socios en la misma y aplicando responsabilidad social.
Incentivar captaciones y colocaciones de los socios con tasas de interés
atractivas.
Enfocarse en el crecimiento de la cooperativa aumentando el número de socios
mediante alianzas estratégicas con diferentes grupos organizados.
Priorizar la mejora continua en la organización en base a indicadores de gestión
adecuados, decisiones sustentadas así como reuniones periódicas y
permanentes de la alta dirección.
VP 2-7
31
VP 3-7
Gestionar financiamiento internacional para incrementar colocaciones.
Aprovechar la formación de alianzas estratégicas para el desarrollo del ente.
Fomentar la credibilidad y confianza en el sistema cooperativo así como un
compromiso de los socios para la inversión y la necesidad de una nueva gama
de servicios.
Utilizar el desarrollo tecnológico para mejorar los productos y servicios.
Implementar un sistema de gestión de calidad para mejorar el desarrollo
organizacional y satisfacción al socio.
Utilizar adecuadamente y eficientemente el software disponible: completar
módulos faltantes, dinamizar página web.
Establecer productos y servicios para los socios en base a un estudio o proceso
formal de investigación y desarrollo.
Captar socios con menos riesgo de desempleo y subempleo así como aquellos
con perspectivas de desarrollo micro-empresarial.
Mantener filosofía corporativa para fortalecer imagen institucional.
Realizar estudios y proyectos innovadores de manera técnica y formal.
Cuidar que no exista fuga de información (CACC LTDA, 2009)
8. PRINCIPALES ACTIVIDADES.
Dirección.
Planificar, dirigir y evaluar la gestión operativa de la cooperativa.
Dirigir, coordinar y supervisar las actividades realizadas por los diferentes
departamentos de la cooperativa.
Liderar, orientar y decidir los procesos técnico administrativos
Realizar actividades de inserción local.
Apoyar e impulsar la gestión realizada por los diferentes departamentos.
Proponer planes de mejoramiento a los servicios de atención al público,
Participar en todas las asambleas ordinarias y extraordinarias programadas
Generar vínculos entre las diferentes instituciones financieras y comerciales; así
como a nivel social del sector.
Ejercer por delegación la representación legal, en todas las actividades
requeridas.
Presentar informes y realizar rendición de cuentas a los organismos de control
32
VP 4-7
Consejo de Administración.
Velar por el cumplimiento de lo dispuesto en estos estatutos
Acordar, la constitución, composición y designación de las diferentes comisiones,
fijando sus funciones y competencias, y aprobar u objetar reglamentos.
Seleccionar el personal de acuerdo a su capacidad profesional y el presupuesto
Elevar a la asamblea general las propuestas expresamente previstas en estos
estatutos para el buen gobierno y administración de la cooperativa.
Formular y elevar anualmente a la asamblea general para su aprobación, las
cuentas anuales de la cooperativa, (que comprenden la Memoria, el balance
anual y la cuenta de resultados) y el informe de su gestión.
Informar a la asamblea general acerca de la realidad administrativa, financiera,
económica y social de la cooperativa.
Ejercer todas las acciones administrativas, económicas, sociales, civiles,
judiciales y extrajudiciales para representar a la cooperativa cuando lo requiera.
Acordar la inversión de los fondos y toda clase de actos de disposición y
administración necesarios para la gestión de las actividades de la cooperativa;
cobrar y pagar cantidades; constituir hipotecas, aceptarlas o, cancelarlas en todo
o en parte y modificarlas; dar y recibir cantidades en préstamos y créditos; avalar
y afianzar, participar en sociedades; comprar, vender, ceder y transferir bienes
muebles e inmuebles a precios convenientes, aceptar herencias, donaciones o
legados puros cumpliendo con las normativas legales para el efecto.
Estimular la práctica del ahorro en la forma que se considere más adecuada
Consejo de vigilancia.
Efectuar el seguimiento y análisis de la gestión económica y financiera de la
cooperativa, elevando el respectivo informe sobre la misma.
Revisar los estados financieros de cada ejercicio, elevando informe a la primera
asamblea general de cada año, que refleje el examen realizado.
Informar a la asamblea general sobre los presupuestos aprobados por el consejo
de administración que se sometan a la asamblea general y sobre la liquidación
de los mismos, así como vigilar el cumplimiento de las inversiones y gastos
previstos.
Velar por la correcta transparencia informativa en todos los ámbitos.
La comisión de control, en el ejercicio de sus competencias, debe informar
inmediatamente a la consejería competente de las posibles irregularidades
observadas en el funcionamiento de la cooperativa, con objeto de que se
33
VP 5-7
adopten las medidas adecuadas, que precautelen el buen nombre de la
empresa.
Financiera.
Supervisar la aplicación de las políticas internas de gestión financiera
Generar criterios e información para el diseño de manuales, procedimientos e
indicadores de gestión presupuestaria, contable, de tesorería y de control
interno.
Coordinar y controlar la ejecución de los procesos presupuestarios, contables,
tesorería y de control interno.
Elabora informes de gestión financiera y rendición de cuentas.
Atención al cliente.
Atender a los clientes de una manera profesional, con calidad de servicio.
Estudiar la situación del cliente, confirmando la posibilidad de obtención del
crédito solicitado.
Asegurar la venta de productos y servicios de la empresa.
Escuchar a los socios dar una argumentación adecuada
Concesión de créditos a sus asociados.
Captación de ahorros a la vista del público en general.
Captación de ahorros a plazo fijo.
Servicio de transferencias interbancarias.
Servicio de pago de servicios básicos.
Pago del seguro obligatorio de accidentes de tránsito SOAT.
Pago de sueldos a servidores públicos
9. OBJETIVOS QUE PERSIGUE LA ENTIDAD.
Fomentar el ahorro.
Otorgar préstamos a sus asociados.
Brindar asistencia social a sus afiliados en casos de calamidad domestica
comprobada.
Contar y/o prestar los servicios de seguro de vida y accidentes personales, y
otros que se consideren necesarios.
Prestar ayuda económica mediante la implementación del servicio de fondo
mortuorio.
Fomentar una adecuada educación cooperativista entre sus asociados.
34
VP 6-7
El mejoramiento económico y social de sus asociados y para este fin realizará
las siguientes actividades: recibir certificados de aportación, ahorros y depósitos
de inversión; elaborará además todas aquellas operaciones necesarias para el
desarrollo de la operación financiera. (CACC LTDA, 2009)
Promover la ampliación del número de socios de la cooperativa tendiente a su
consolidación y desarrollo.
10. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
La cooperativa de ahorro y crédito “Cariamanga” Ltda. CACC, está estructurada de
la siguiente manera:
ORGANIGRAMA DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO
“CARIAMANGA” LTDA. CACC
GRÁFICO 2
Fuente: Departamentos de la CACC Elaboración: La autora
11. ESTRUCTURA ORGÁNICA.
El gobierno, dirección, administración y control interno de la cooperativa de ahorro y
crédito Cariamanga Ltda. CACC, está conformado por los siguientes organismos:
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓ
N
CONSEJO DE VIGILANCIA
GERENTE GENERAL Asesor jurídico
ATENCIÓN AL CLIENTE
FINANCIERO
DEPÓSITOS
CAJAS
CRÉDITOS
SECRETARIA
CONTABILIDAD
SERVICIOS
GENERALES
GUARDIANIA CONSERJE
INFORMÁTICA
ASAMBLEA GENERAL DE
SOCIOS
35
VP 7-7
NIVEL DIRECTIVO
Está representado por:
Consejo de administración:
Presidente : Dra. Nelly Loaiza
Vocal : Ing. Homer Loaiza Campoverde
Vocal : Eco. Byron Montero
Secretaria : Ing. Beatriz Rodríguez
NIVEL EJECUTIVO
Está representado por:
Presidente : Dra. Nelly Loaiza
Gerente : Ing. Patricio Criollo
NIVEL ASESOR
Consejo de vigilancia
Presidente : Dr. Vicente Martínez
Secretaria : Dra. Carmen Santín
Vocal : Lic. Danilo Conza
NIVEL OPERATIVO
Lo integran los departamentos de servicio al cliente y Cajas.
NIVEL DE APOYO
Secretaría, contabilidad, informática, servicios generales
12. IDENTIFICACIÓN DE LAS ÁREAS RELEVANTES. CUADRO 4
Fuente: Departamentos de la CACC
Elaboración: La autora
AREAS ACTIVIDADES Y/O SERVICIOS
Área Administrativa
Capacitación personal de los diferentes niveles
Control actividades de la empresa
Planificación de actividades
Proveer y regular los recursos requeridos por las diferentes
áreas de servicio.
Área de operaciones Créditos y cobranzas
Depósitos, retiros, ahorro
Caja
Atención al cliente
Área financiera Control contable – emisión de estados financieros, análisis de
información financiera
Área tecnológica Proveer los medios tecnológicos a las áreas de servicio y a los
clientes. Innovación, vanguardia, agilidad, sencillez, versatilidad,
flexibilidad.
36
37
MP 1-3
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO CARIAMANGA LTDA. CACC
AUDITORÍA DE GESTIÓN
MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN
Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010
1. IDENTIFICACIÓN DE LA ENTIDAD.
Entidad: Cooperativa de ahorro y crédito “Cariamanga” Ltda. CACC
Auditoria de Gestión a: Cooperativa de ahorro y crédito “Cariamanga” Ltda.
CACC
Periodo: 01 de enero al 31 de diciembre del 2010
Elaborado por: Carmen Cristina Ríos Serrano
Revisado por: Econ. Dayanara Villafuerte.
2. REQUERIMIENTO DE LA AUDITORÍA.
Informe de Auditoría, Memorando de antecedentes y síntesis del informe.
3. FECHA DE INTERVENCIÓN.
Orden de trabajo: 16 de abril del 2011
Inicio del trabajo de campo: 16 de abril del 2011
Finalización del trabajo de campo: 16 de junio del 2011
Presentación del informe a la gerencia
Discusión del borrador del informe con los directivos.
Emisión del informe de auditoría.
4. EQUIPO MULTIDISCIPLINARIO.
Supervisor: Directora de tesis Econ. Dayanara Villafuerte.
Jefe de equipo Carmen Cristina Ríos Serrano
Auditor operativo Carmen Cristina Ríos Serrano
5. DÍAS PRESUPUESTADOS.
82 días laborables, distribuidos en las siguientes fases:
Revisar el trabajo y dar indicaciones
Realizar la planificación: preliminar y específica.
Examinar el área administrativa de la cooperativa.
Aplicar índices para cada componente.
Elaborar el borrador del informe.
38
MP 2-3
6. RECURSOS A UTILIZARSE.
Humanos: 1 Director supervisor
1 Auditor jefe de equipo
Materiales: Equipo de computación, suministros y otros.
7. ENFOQUE DE LA AUDITORÍA.
Información general de la entidad
Misión, visión y objetivo
Actividades principales
Estructura orgánica
Financiamiento
Principales fortalezas y debilidades
Principales oportunidades y amenazas
Componentes escogidos para la fase de ejecución
Enfoque a:
Auditoría orientada hacia la eficacia en el logro de los objetivos y actividades
Auditoría orientada hacia el grado de satisfacción de las necesidades de los
usuarios.
Objetivo:
Objetivo general
Objetivos específicos por cada uno de los componentes
Alcance:
La auditoría de gestión comprenderá el estudio de la gestión de la cooperativa de
ahorro y crédito Cariamanga Ltda. CACC del cantón calvas , provincia de Loja y
cubrirá el periodo comprendido entre el 01 de enero al 31 de diciembre del 2010. Se
analizará el área administrativa, de operaciones, financiera y tecnológica, y se
emitirá el informe respecto al logro de las metas y objetivos empresariales.
Indicadores de Gestión
Área de operaciones (créditos, depósitos, retiros, ahorros, atención al cliente)
Área administrativa ( planificación de actividades, control ejecución de
actividades, proveer y regular recursos a las diferentes áreas de servicio, caja,
atención al cliente)
Área financiera ( control presupuestario, control contable y emisión y análisis de
estados financieros)
39
MP 3-3
Área tecnológica (Proveer los medios tecnológicos a las áreas de servicio y a los
clientes. Innovación, vanguardia, agilidad, sencillez, versatilidad, flexibilidad Área
Administrativa
Trabajo a realizar por los auditores en la fase de ejecución.
Área administrativa, área de operaciones, área financiera y tecnológica de la
cooperativa de ahorro y crédito Cariamanga Ltda. CACC
8. FIRMAS DE RESPONSABILIDAD DE LA PLANIFICACIÓN
Supervisor: Econ. Dayanara Villafuerte ………………………………
Jefe de equipo: Carmen Cristina Ríos Serrano ………………………………
9. FIRMA DE APROBACIÓN DE LA PLANIFICACIÓN
Gerente CACC: Patricio Criollo . ……………………………..
40
PP 1-8
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO CARIAMANGA LTDA. CACC
AUDITORÍA DE GESTIÓN
REPORTE DE PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010
1. MOTIVO DEL EXAMEN.
La auditoría de gestión a la cooperativa de ahorro y crédito Cariamanga Ltda.
CACC, se lleva en cumplimiento a la orden de trabajo No. 001; con fecha 16 de
abril 2011 conferida por la directora de tesis, Econ. Dayanara Villafuerte, en calidad
de supervisora del trabajo de Auditoría.
2. ALCANCE DE LA AUDITORÍA.
La auditoría de gestión a la cooperativa de ahorro y crédito Cariamanga Ltda.
CACC, cubre las operaciones administrativas y de gestión de los diferentes
unidades administrativas, por el periodo comprendido entre el 1ro de enero al 31 de
diciembre del año 2010.
3. OBJETIVOS.
Evaluar el sistema de control interno implementado por la entidad a fin de
determinar de grado de confiabilidad.
Determinar el grado de cumplimiento de las disposiciones legales y
reglamentarias.
Evaluar los niveles de eficiencia, eficacia y economía en la utilización,
aprovechamiento de los recursos humanos y tecnológicos con la aplicación de
indicadores.
Preparar el informe general de auditoría para comunicar los resultados del
examen.
Generar recomendaciones tendientes a optimizar la gestión institucional
4. CONOCIMIENTO DE LA ENTIDAD Y SU NATURALEZA JURÍDICA
a) Base legal.
La cooperativa de ahorro y crédito Cariamanga Ltda. CACC, es una institución,
creada mediante acuerdo ministerial Nro. 012, del 16 de julio del 2008, inscrita
en el registro general de cooperativas con número de orden Nro. 7220, del 21
de julio del 2008, constituyéndose en una empresa social financiera privada,
sus operaciones se basan en la ley y reglamento general de cooperativas, En
los estatutos internos establecidos por la cooperativa, reglamento interno,
41
PP 2-8
disposiciones de la superintendencia de bancos y seguros, leyes tributarias
vigentes; normas técnicas de control interno emitidas por la contraloría general
del estado.
b. Principales políticas
Políticas generales.
Fomentar la economía de los socios.
Identificar y apoyar constantemente a nuevos sectores empresariales
emergentes.
Desarrollar permanentemente productos competitivos de calidad acordes a
las necesidades del socio.
Transparencia y efectividad en la información de actividades desarrolladas
por la cooperativa a sus socios y clientes.
Innovación de tecnológica en los servicios que otorga
Incentivar el trabajo en equipo, con adecuadas condiciones laborales, con
liderazgo participativo del talento humano en una estructura de desarrollo.
Fortalecer los procesos de gestión, mediante la mejora continua orientada
al asociado, generando mayor rentabilidad, en cumplimiento de la misión y
visión del ente, garantizando solvencia, efectividad y eficacia ante el socio.
(MIES, 2008)
Políticas de crédito.
Se otorga el crédito inmediato a socios con buen historial crediticio, sin
registro de morosidad y con crédito activo de por lo menos un año.
Los montos de crédito están en función de sus ahorros.
Todo crédito demanda puntualidad en los pagos.
El crédito se entrega mediante un depósito en la libreta de ahorros.
Se visita los negocios de los socios que no tienen dependencia laboral para
determinar la capacidad de crédito. (MIES, 2008)
Políticas de cobranza.
En caso de mora, se debitara de su cuenta el valor correspondiente y se le
notificara; se le hará conocer en forma verbal, luego se le comunicara mediante
llamada telefónica, de no cancelar se enviara a trámite legal. (MIES, 2008)
42
PP 3-8
Políticas de atención al cliente.
El servicio se da con absoluta calidad, agilidad, eficiencia y eficacia.
Fomentar el apoyo al desarrollo humano y social de la comunidad en la que
se asiente la cooperativa.
Realizar semestralmente encuestas a los clientes sobre los servicios y la
atención prestada.
Que la duración del servicio al cliente sea de cinco a diez minutos por
persona dependiendo del trámite.
Se dé a conocer todos los productos – servicios con sus respectivos costos y
beneficios. (CACC LTDA, 2009)
Políticas de personal.
El horario de trabajo en la cooperativa sea de lunes a viernes desde las ocho
de la mañana a cinco de la tarde con una hora de almuerzo; sábado de ocho
a doce del día.
El personal debe laborar portando el uniforme en perfectas condiciones
Buscar el desarrollo del personal con procesos de capacitación integral.
El personal goza de todos los beneficios que la ley determina
Cuidar la imagen institucional de la cooperativa e impulsar el crecimiento de
su imagen corporativa.
Guardar el respeto e integración entre todos los miembros de la cooperativa,
evitando funcionar por intereses individuales o de grupo, ni la injerencia
política ya que puede afectar los objetivos de la cooperativa. (CACC LTDA, 2009)
c. Financiamiento.
Todas las actividades de la entidad están financiadas con los aportes de los
socios, intereses generados en el otorgamiento de crédito y de las comisiones
por los servicios prestados.
d. Objetivos.
Fomentar el Ahorro
Otorgar préstamos a sus asociados
Brindar asistencia social a sus afiliados en caso de calamidad doméstica
comprobada.
Prestar ayuda económica mediante la implementación del servicio de fondo
mortuorio
Fomentar una adecuada educación cooperativista entre sus asociados.
43
PP 4-8
La cooperación económica y social entre sus asociados y para este fin
realizar actividades como: recibir certificados de aportación, ahorros y
depósitos de inversión; realizar además todas aquellas operaciones
necesarias para el desarrollo de la operación financiera.
Promover la ampliación del número de socios de la cooperativa tendiente a su
consolidación y desarrollo (MIES, 2008)
e. Principios que rigen en la cooperativa.
Libre adhesión y retiro voluntario
Control democrático: un socio un voto
Distribución de los excedentes en proporción a las operaciones efectuadas
por los socios.
Autonomía e independencia en su gestión.
Educación, formación, e información a socios, directivos y colaboradores o
empleados.
Cooperación entre cooperativas, fomento de la integración cooperativa.
Interés por la comunidad, trabajando por su desarrollo integral.
Neutralidad política, religiosa y radical.
Igualdad de derechos y obligaciones de los socios.
Interés limitado sobre los certificados de aportación que en ningún caso será
mayor al 6% anual. (MIES, 2008)
f. Principales actividades.
Dirección.
Planificar, dirigir y evaluar la gestión operativa de la cooperativa.
Dirigir, coordinar y supervisar las actividades realizadas por los
diferentes departamentos de la cooperativa.
Liderar, orientar y decidir los procesos técnico administrativo.
Realizar actividades de inserción local.
Apoyar e impulsar la gestión realizada por los diferentes
departamentos.
Proponer planes de mejoramiento a los servicios de atención al
público.
Participar en todas las asambleas ordinarias y extraordinarias
programadas.
44
PP 5-8
Generar vínculos entre las diferentes instituciones financieras y comerciales;
así como a nivel social del sector.
Ejercer por delegación la representación legal, en todas las actividades
requeridas.
Presentar informes y realizar rendición de cuentas a los organismos de
control que fuere necesario.
Consejo de Administración.
Velar por el cumplimiento de lo dispuesto en estos estatutos
Acordar, la constitución, composición y designación de las diferentes
comisiones, fijando sus funciones y competencias, y aprobar u objetar
reglamentos.
Seleccionar el personal de acuerdo a su capacidad profesional y el
presupuesto establecido
Elevar a la asamblea general las propuestas expresamente previstas en estos
estatutos para el buen gobierno y administración de la cooperativa.
Formular y elevar anualmente a la asamblea general para su aprobación, si
procede, las cuentas anuales de la cooperativa, (que comprenden la
memoria, el balance anual y la cuenta de resultados) y el informe de su
gestión.
Informar a la asamblea general acerca de la realidad administrativa,
financiera, económica y social de la cooperativa.
Ejercer todas las acciones administrativas, económico-administrativas,
contencioso-administrativas, sociales, civiles, judiciales y extrajudiciales que
competen a la cooperativa y representarla cuando sea demandada.
Acordar la inversión de los fondos y toda clase de actos de disposición y
administración necesarios para la gestión de las actividades de la
cooperativa; cobrar y pagar cantidades; constituir hipotecas, aceptarlas o,
cancelarlas en todo o en parte y modificarlas; dar y recibir cantidades en
préstamos y créditos; avalar y afianzar, participar en sociedades; comprar,
vender, ceder y transferir bienes muebles e inmuebles por el precio que
estime conveniente y con las condiciones que decida; aceptar cesiones en
pago de deudas; aceptar herencias, donaciones o legados puros pudiendo en
las herencias acogerse al beneficio de inventario y ejercitar el derecho a
deliberar.
Estimular la práctica del ahorro en la forma que se considere más adecuada,
incluso mediante la concesión de premios y otros incentivos. (MIES, 2008)
45
PP 6-8
Consejo de vigilancia.
Efectuar el seguimiento y análisis de la gestión económica y financiera de la
Cooperativa, elevando el respectivo informe sobre la misma.
Revisar el balance y las cuentas de resultados de cada ejercicio, elevando
informe a la primera asamblea general de cada año, que refleje el examen
realizado.
Informar a la asamblea general sobre los presupuestos aprobados por el
consejo de administración que se sometan a la asamblea general y sobre la
liquidación, así como vigilar el cumplimiento de las inversiones y gastos
previstos.
Velar por la correcta transparencia informativa respecto de todas las
actuaciones llevadas a cabo por la cooperativa.
La comisión de control, en el ejercicio de sus competencias, debe informar
inmediatamente a la consejería competente de las posibles irregularidades
observadas en el funcionamiento de la cooperativa, con objeto de que se
adopten las medidas adecuadas, que precautelen el buen nombre de la
empresa. (MIES, 2008)
Financiera.
Supervisa la aplicación de las políticas internas de gestión financiera
Genera criterios e información para el diseño de manuales, procedimientos e
indicadores de gestión presupuestaria, contable, de tesorería y de control
interno.
Coordina y controla la ejecución de los procesos presupuestarios, contables,
tesorería y de control interno.
Elabora informes de gestión financiera y rendición de cuentas.
Atención al cliente.
Atender a los clientes de una manera profesional, con un énfasis en la calidad
de servicio.
Estudiar la situación del cliente, confirmando la posibilidad de obtención del
crédito solicitado.
Asegurar la venta de productos y servicios de la empresa.
Desarrollar una escucha activa y dar una argumentación adecuada para
fidelizar a los clientes.
Concesión de créditos a sus asociados, de consumo, microcrédito,
emergentes, y crédito comunitario.
46
PP 7-8
Captación de ahorro a la vista de los empleados de la cooperativa y público
en general.
Captación de ahorros a plazo fijo.
Servicio de transferencias interbancarias.
Servicio de pago de servicios básicos.
Pago del seguro obligatorio de accidentes de tránsito SOAT.
Pago de sueldos a servidores públicos (CACC LTDA, 2009)
g. Grado de información operativa, financiera, administrativa, y tecnológica.
Información administrativa.
Dentro de los procesos administrativos, a través de los sistemas y
procedimientos, el sistema de información administrativa se encuentra
enmarcada en el modelo de gestión empresarial, lo que permite procesar la
información confiable respecto a: planificación, capacitación del personal,
control de actividades ejecutadas, atención al cliente, análisis de resultados
financieros y toma de decisiones que logren el desarrollo de la cooperativa
Información operativa.
Se genera información respecto al control del movimiento de ahorro, depósitos,
retiros, créditos, flujo de caja y atención al cliente.
Información financiera.
La información financiera que se genera mediante los sistemas contables de
todas las operaciones e informes financieros es confiable y oportuna reflejados
en los resultados económicos de la gestión empresarial a fin de proporcionar
información razonable y oportuna para el control de las operaciones.
Tecnología.
Administra los sistemas, servicios y herramientas de tecnología de
información y comunicación de la cooperativa.
Asesora y supervisa el funcionamiento de los sistemas, servicios y
herramientas de tecnologías de información y comunicación de los
diferentes departamentos
Desarrolla e implementa sistemas, servicios y herramientas de tecnología de
información y comunicación.
Define términos de referencia para la adquisición de hardware, software y
servicios de tecnologías de información y comunicación.
Elabora y presenta informes técnicos.
47
PP 8-8
Proporciona soporte especializado a los diferentes departamentos de la
cooperativa. (CACC LTDA, 2009)
5. PUNTOS DE INTERÉS PARA LA AUDITORÍA.
Evaluar el sistema de control interno implantado en la cooperativa, a fin de
determinar el grado de solidez y confiabilidad.
Establecer el grado de cumplimiento de las disposiciones legales y
reglamentarias por parte de sus directivos.
Generar recomendaciones tendientes a optimizar la administración de sus
recursos y la gestión de la cooperativa en general.
Aplicar indicadores de gestión para medir la eficacia de la gestión de la
cooperativa.
6. ÁREAS Y COMPONENTES A SER EXAMINADOS.
Área administrativa
Área de operaciones
Área financiera
Área tecnológica
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ECI 1-2
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “CARIAMANGA LTDA” CUADRO 5
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO POR COMPONENTES Y ENFOQUE PRELIMINAR
Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010
AREA O COMPONENTE
RIESGO ENFOQUE PRELIMINAR
AREA ADMINISTRATIVA
Inherente Alto: Elevado número de actividades programadas.
Revisar los informes de las actividades ejecutadas para comprobar si se han cumplido de acuerdo con el plan de actividades programadas.
Número de clientes captados por la cooperativa.
Revisar el archivo de clientes de la cooperativa del año 2010 y 2011 a efecto de verificar, en qué porcentaje se han incrementado. Realizar encuestas a los clientes a efecto de indagar si los servicios que presta la cooperativa satisfacen sus expectativas.
De control moderado Elevada cantidad de bienes y suministros adquiridos que no están en función del presupuesto aprobado. Personal que no ha sido capacitado en las diferentes especialidades en los que se desenvuelven.
Verificar si las adquisiciones realizadas están en función al presupuesto aprobado. Verificar si se ha ejecutado las capacitaciones del personal, de acuerdo al plan realizado.
AREA DE OPERACIONES
De control Alto: Elevada cantidad de préstamos otorgados por la Cooperativa.
Revisar la documentación que justifican los créditos otorgados por la cooperativa a efecto de verificar si cumplen con la documentación respectiva.
Que exista un déficit o exceso en la constitución de provisiones. Cálculo de intereses sobre créditos.
Revisar si las provisiones por cuentas incobrables se han determinado de acuerdo a las disposiciones legales vigentes para el efecto. Seleccionar los préstamos concedidos de tres meses a efecto de verificar el correcto cálculo de intereses.
Elevado número de trámites por concepto de créditos pendientes de ejecutar.
Revisar en el archivo de préstamos los créditos solicitados y los créditos ejecutados.
49
ECI 2-2
AREA O COMPONENTE
RIESGO ENFOQUE PRELIMINAR
AREA DE OPERACIONES
Elevada cantidad de dinero que ingresa a la Cooperativa.
Verificar si se han realizado cuadres de caja diarios.
Alto índice de cartera vencida.
Verificar si se han aplicado los procesos de cobro necesarios para recuperar la cartera vencida.
De control moderado Libretas de ahorro y certificados de depósito.
Verificar si los depósitos captados están de acuerdo a la meta programada. Verificar si se cumple con los procesos legales de captación y liquidación del depósito. Verificar el correcto cálculo de intereses y liquidación de ahorros.
AREA FINANCIERA
Inherente Alto: Elevada cantidad de transacciones presentadas.
Verificar que se aplique procesos contable idóneos en el registro de transacciones. Verificar si los estados financieros son exactos, legales y veraces.
De control moderado: Desembolsos realizados.
Verificar el reporte de desembolsos realizados con el presupuesto aprobado.
De control bajo Se cumple de manera eficiente con los procesos de adquisición.
Verificar el archivo de documentos que justifican los procesos de compra realizados.
AREA TECNOLÓGICA
Inherente Alto: De control moderado: Existencia de sistemas informáticos implementados en los diferentes departamentos.
Revisar si se han implementado sistemas informáticos idóneos.
De control bajo. No se ha elaborado un plan de contingencias de toda la gestión operativa del ente.
Revisar si en los programas implementados existe el plan de contingencias.
Definición de procesos de cálculos informáticos.
Verificar si se han definido procesos de cálculos informáticos idóneos.
Elevada cantidad de transacciones que ingresan al sistema.
Revisar si la información recibida de los diferentes departamentos es ingresada oportunamente.
Fuente: Departamentos de la CACC Elaborado por: La autora
50
FREA 1-3
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO CALIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE RIESGO
Y ENFOQUE DE LA AUDITORÍA Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010
CUADRO 6 AFIRMACIONES RIESGOS CONTROLES
CLAVE PRUEBAS DE
CUMPLIMIENTO PRUEBAS
SUSTANTIVAS
Área Administrativa Elevado número de actividades programadas.
Elevada cantidad de bienes y suministros adquiridos. Personal que no ha sido capacitado en las diferentes especialidades en los que se desenvuelven. Ausencia de un plan de gestión de recuperación de créditos. Préstamos otorgados no disponen de la documentación
Inherente Alto:
Elevado número de actividades
programadas que no se han
ejecutado.
Bienes y suministros adquiridos que no están en función del presupuesto aprobado.
Inherente Alto: Falencias en la aplicación de procesos en la gestión operativa de la Cooperativa
La recuperación de créditos se ha ejecutado sin ningún proceso previamente establecido Impide identificar, medir, monitorear y controlar los
Seguimiento al plan de
programaciones realizadas.
Cumplimiento del control previo establecido en el reglamento de la cooperativa
Realizar seguimiento al plan de capacitación del personal. Conocimiento de la reglamentación interna de la Cooperativa.
Verificar el proceso aplicado a los préstamos
Determinar las causas de incumplimiento a las actividades programadas.
Determinar los procesos aplicados para la adquisición de bienes y suministros adquiridos.
Determinar las causas por las cuales no se cumple con el plan de capacitación programado.
Determinar las causas por las cuales no se ha realizado un plan de gestión de recuperación de créditos. Determinar las causas por las cuales los créditos
Determinar el porcentaje de cumplimiento de las actividades ejecutadas mediante la aplicación de indicadores.
Establecer una comparación entre el presupuesto de bienes aprobado con los documentos fuente que justifican las adquisiciones realizadas en un tiempo determinado.
Verificar el nivel de cumplimiento del plan de capacitación programado
Verificar el proceso aplicado para recuperar los créditos vencidos. En base a una muestra, revise las carpetas de
51
FREA 2-3
respectiva. Cálculo errado en la constitución de provisiones
créditos otorgados. Que exista un déficit o exceso en la constitución de provisiones
otorgados. Verificar el cálculo realizado en la constitución de provisiones
otorgados no cumplen con la documentación respectiva Verificar que los porcentajes establecidos para el cálculo de la provisión este de acuerdo a la normativa legal establecida para el efecto
crédito y verifique que cumplan con la documentación necesaria para su otorgamiento Determinar una muestra, y realizar un recalculo a la provisión establecida por la cooperativa
Área de Operaciones Que los cálculos de los intereses sobre créditos no estén de acuerdo al porcentaje establecido. Los créditos no se otorgan oportunamente No se realiza cuadres de caja todos los días. Alto índice de cartera vencida
Calculo errado en la determinación de intereses sobre créditos. Elevado número de trámites por concepto de créditos pendientes de ejecutar Posibles desviaciones de dinero. Pérdidas a la cooperativa.
Verificar el cálculo realizado a los intereses sobre créditos otorgados. Verificar el número de créditos que han ingresado y el número de créditos otorgados. Verificar los cuadres de caja realizados. Verificar el número de créditos otorgados con el número de créditos recuperados
Verificar que los porcentajes establecidos para el cálculo de intereses sobre créditos este conforme a la normativa legal correspondiente Verificar que los créditos se hayan entregado conforme al tiempo establecido. Verificar que los cuadres de caja se han realizado de acuerdo a los procedimientos establecidos. Verificar que se han aplicado los procedimientos exigidos para la recuperación de cartera vencida.
Seleccionar los préstamos concedidos de tres meses a efecto de realizar un recalculo de los intereses. Revisar en el archivo de préstamos de los créditos solicitados y los créditos ejecutados. Seleccionar una muestra al azar y verificar si se han realizado el cuadre de caja Verificar el número de créditos que se encuentran en mora con su respectivo monto y
52
FREA 3-3
Posibilidad de error en la
liquidación de certificados de
depósitos a plazo fijo y ahorros a la
vista.
Que exista un déficit o exceso en la determinación de la liquidación de depósitos a plazo fijo y ahorros
Verificar el cálculo
realizado en la liquidación de
depósitos
Verificar que los porcentajes establecidos para el cálculo de liquidación de depósitos esté conforme a la normativa legal
aplicar los procesos de cobro necesarios para su recuperación
Determinar una muestra, y realizar un recalculo a la liquidación de depósitos aplicado por la cooperativa
Área Financiera Posibles falencias en la aplicación de procesos para controlar el disponible de la cooperativa.
Movimiento de disponible que no es controlado adecuadamente
Verificar la los procesos aplicados en el control del disponible
Verificar que en el control del disponible se apliquen procesos legales.
Realizar un seguimiento, a los procesos del disponible establecidos
Área Tecnológica Elevada cantidad de transacciones que no ingresan al sistema
Demora en el procesamiento de información y emisión de resultados
Demora en el procesamiento de información y emisión de resultados
Revisar si la información recibida de los diferentes departamentos es ingresada de acuerdo a los procedimientos establecidos
Determinar una muestra y verificar la información recibida de los diferentes departamentos con la información ingresada al sistema.
Fuente: Departamentos de la CACC Elaborado por: La autora
53
CMI 1-3
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “CARIAMANGA LTDA” CUADRO DE MANDO INTEGRAL
Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010 CUADRO 7
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS INDICADORES DE
RESULTADO ESTRATEGIAS
FINANZAS Y CRECIMIENTO
Incrementar la utilidad de la
cooperativa a través de la
maximización de los beneficios
operativos y minimización de los
costos.
Mejorar el rendimiento Realizar alianzas
estratégicas con
instituciones financieras,
con el fin de generar
productos financieros de
calidad a sus clientes y
agilizar los servicios que
ofrece la cooperativa.
Reducir los costos y gastos
de la cooperativa mediante
el control del gasto
ejecutado con el
presupuesto aprobado.
Ampliar la diversidad de
productos financieros, y
cobertura de créditos.
Recuperar la cartera vencida
Reducir el índice de
morosidad
Generar flujos de
efectivo para ampliar
la cobertura de
créditos.
Elaborar un plan de gestión
de cobranzas y ejecutar los
procedimientos indicados
CLIENTES
Incrementar el número de
socios y clientes de la
cooperativa en el año 2010.
Número de socios y
clientes
incrementados.
Brindar tasas de interés
competitivas en la oferta de
los productos financieros
basados siempre en las
normativas legales
54
CMI 2-3
existentes.
Impulsar una campaña de
difusión y promoción de los
productos financieros que
ofrece la cooperativa.
Mejorar el grado de satisfacción
de los socios y clientes con los
productos y servicios que ofrece
la cooperativa.
Incrementar el número de
créditos de la cooperativa.
Nivel de satisfacción
de los clientes que
reciben los servicios y
productos financieros.
Incrementar el
número de créditos
otorgados.
Diseñar planes de
mejoramiento que permitan
ofrecer productos y
servicios de calidad de
acuerdo a las necesidades
de los socios y clientes.
Programa de atención ágil,
minimizando los reclamos.
Agilitar los procesos para
otorgar los créditos.
PROCESOS INTERNOS
Incrementar la capacidad
tecnológica de la cooperativa
para ofrecer información
oportuna a los usuarios.
Seguridad y respaldo
en la información.
Implementar nuevas
herramientas tecnológicas
que apoyen procesos
institucionales.
Contar con procesos
estandarizados
y mejorar continuamente.
Reducir al mínimo
problemas operativos
Servicios de calidad
Elaborar un manual de
procedimientos para el
control de la gestión
operativa de la empresa.
Cumplir a cabalidad con los
procesos de compra de bienes
determinados en la ley.
Procesos de compra
cumplidos durante el
año 2010.
Exigir que se cumpla con el
control previo al
compromiso y control previo
al devengado en cada
desembolso.
Cumplir a cabalidad con los
procesos para otorgar créditos,
recibir depósitos, entregar
retiros y otros productos
Procesos para ofertar
los productos
financieros cumplidos.
Exigir que se cumpla con
los procesos establecidos
para otorgar los productos
financieros a los socios y
55
CMI 3-3
financieros que oferta. clientes.
FORMACION Y CRECIMIENTO
Capacitar oportunamente al
personal de las diferentes
áreas de trabajo.
Desarrollo de
competencias
Calidad en el servicio
Planificar seminarios sobre:
procesos administrativos,
procesos para el control de
los productos financieros,
manejo y aplicación de
procesos Tecnológicos.
Evaluar el desempeño de los
colaboradores.
Colaboradores
evaluados.
Plan de evaluación del
desempeño al personal de
la entidad.
Ubicar al personal de acuerdo al
clasificador de puestos emitidos
por la cooperativa.
Mayor rendimiento Cumplir con el clasificador
de puestos institucional.
Fuente: Departamentos de la CACC Elaborado por: La autora
56
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “CARIAMANGA” LTDA
AUDITORÍA DE GESTIÓN HOJA DE DISTRIBUCIÓN DE TRABAJO
Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010
Elaborado por: La autora
NOMBRE CARGO SIGLAS TRABAJO A DESARROLLAR
Econ. Dayanara
Villafuerte
Sra. Carmen Cristina
Ríos
Supervisora
Jefe de Equipo
D.V.
C.R.
- Revisar el trabajo y dar
indicaciones.
- Realizar la planificación:
preliminar y específica.
- Examinar las áreas:
administrativa, operativa,
financiera y tecnología.
- Evaluar cada uno de los
componentes de las
diferentes áreas.
- Aplicar índices para cada
componente
- Elaborar el borrador del
informe.
57
58
P-A 1-1
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “CARIAMANGA” LTDA. CACC
AUDITORÍA DE GESTIÓN
Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010
PROGRAMA DE AUDITORIA
Área: Administrativa.
Objetivos
Comprobar el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias sobre las
actividades ejecutadas en esta área.
No. PROCEDIMIENTOS ELAB. POR FECHA
1
Aplicar el cuestionario de control interno que permita
establecer el grado de confianza y el nivel de riesgo. CR 16/ 04/11
2
Aplicar indicadores para evaluar la gestión de la
cooperativa, en base a las acciones desempeñadas
por la máxima autoridad respecto a:
- Cumplimiento de planes y programas
- Mecanismos de control interno.
CR
19/ 04/11
3 Determinar las actividades que le permitan realizar la
gestión de operaciones. CR
22/ 04/11
4 Verificar el cumplimiento de las actividades del área
examinada. CR
22/ 04/11
5 Elaborar y aplicar encuestas para determinar si los
clientes están satisfechos con los servicios que
presta la cooperativa.
CR 22/ 04/11
6 Realizar los procedimientos necesarios para obtener
evidencia suficiente y competente.
CR 22/ 04/11
7
Emitir el informe de auditoría que contendrá los
comentarios, conclusiones y recomendaciones. Los
hallazgos se encuentran sustentados y referenciados
en los papeles de trabajo.
CR
22/ 06/11
Elaborado por: La autora
Fecha: 16 / 04 /11
59
P-A 1- 2
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “CARIAMANGA” LTDA. CACC
AUDITORÍA DE GESTIÓN
Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010
PROGRAMA DE AUDITORIA
Área: Operativa.
Objetivos
Determinar la eficiencia y eficacia del área operativa de la cooperativa.
No. PROCEDIMIENTOS
ELAB. POR FECHA
1
Aplicar el cuestionario de control interno que permita
establecer el grado de confianza y el nivel de riesgo. CR 16/ 04/11
2
Aplicar indicadores para evaluar el área operativa de
la cooperativa con parámetros de eficiencia, eficacia
y calidad.
CR
16/ 04/11
3 Realizar una lista de los productos financieros que ofrece la cooperativa.
CR 23/ 04/11
4 Elaborar una tabla en donde se detalle la tasa de interés vigente, tanto para depósitos a plazo fijo, depósitos en ahorros y las diferentes formas de crédito que otorga.
CR
23/ 04/11
5 Detallar los procesos establecidos para entrega de créditos a los socios.
CR 23/ 04/11
6 Definir los requisitos necesarios para: apertura de cuenta de ahorro; apertura y liquidación de depósitos a plazo fijos, y para otorgar créditos.
23/ 04/11
7
Seleccionar una muestra en forma aleatoria, de los créditos, a efecto de verificar si cumplen con los requisitos establecidos por la cooperativa
CR 24/ 04/11
8
Realizar una cédula analítica de los créditos en mora.
CR 25/ 04/11
9 Revisar el archivo de créditos, y seleccione una muestra al azar a efecto de verificar el correcto cálculo de intereses.
CR 26/ 04/11
10 Seleccionar una muestra al azar a efecto de verificar el cálculo de provisiones de cartera de créditos.
CR 27/ 04/11
11 Verificar el correcto cálculo de intereses y liquidación de depósitos. CR
28/ 04/11
12
Emitir el informe de auditoría que contenga los comentarios, conclusiones y recomendaciones con sus respectivos hallazgos sustentados en los papeles de trabajo.
CR
22/ 06/11
Elaborado por: La autora
Fecha: 16 / 04 /11
60
P-A 1-3
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “CARIAMANGA” LTDA. CACC
AUDITORÍA DE GESTIÓN
Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010
PROGRAMA DE AUDITORIA
Área: Financiera.
Objetivos
Determinar la eficiencia y eficacia del área financiera de la cooperativa.
No. PROCEDIMIENTOS
ELAB. POR FECHA
1
Aplicar el cuestionario de control interno que permita
establecer el grado de confianza y el nivel de riesgo. CR 15/04/11
2
Aplicar indicadores para evaluar el área financiera de
la cooperativa con parámetros de suficiencia de
capital, riesgo crediticio, rentabilidad, liquidez y
eficiencia.
CR 15/04/11
3 Obtener información en relación a la persona
autorizada para firmar cheques y autorizar gastos.
CR 17/05/11
4 Detallar los procesos para el control de giro de
cheques.
CR 21/05/11
5 Recabar información sobre el proceso utilizado para
controlar los ingresos y egresos de caja.
CR 25/05/11
6 Especificar los procesos utilizados para el pago de
obligaciones.
CR 26/05/11
7
Realizar un detalle de los registros utilizados para el
control de los productos financieros.
CR 27/05/11
8 Realizar un detalle de los registros auxiliares que
utiliza la cooperativa para el control de la gestión
operativa que se presenta en un determinado periodo
contable.
CR 31/0511
9 Seleccionar una muestra el azar a efecto de verificar
si los documentos producto de la gestión operativa
de la cooperativa son archivados correctamente.
CR 02/06/11
Elaborado por: La autora Fecha: 16 / 04 /11
61
P-A 1-4
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “CARIAMANGA” LTDA. CACC AUDITORÍA DE GESTIÓN
Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010
PROGRAMA DE AUDITORIA
Área: Tecnológica.
Objetivos
Determinar la eficiencia y eficacia del área tecnológica de la cooperativa.
No. PROCEDIMIENTOS ELAB. POR FECHA
1
Aplicar el cuestionario de control interno que permita establecer el grado de confianza y el nivel de riesgo. CR 16/ 04/11
2 Aplicar indicadores para evaluar el área de tecnología de la cooperativa, con parámetros de eficiencia, eficacia y calidad.
CR
18/ 06/11
3 Recabar información a efecto de indagar si la información recibida en el departamento de informática de la cooperativa es procesada inmediatamente.
CR
16/ 04/11
4 Recabar información sobre el software que utiliza la
cooperativa para sus procesos
CR 18/ 06/11
5 Formular en papeles de trabajo, los comentarios,
conclusiones y recomendaciones, además una hoja
resumen de hallazgos importantes
CR 18/ 06/11
Elaborado por: La autora Fecha: 16 / 04 /11
62
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “CARIAMANGA”LTDA AUDITORÍA DE GESTIÓN
Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
Área: Administrativa.
N. Preguntas Respuestas Observaciones
Si No N/A
1 ¿Los bienes adquiridos están de
acuerdo al presupuesto aprobado? X
2 ¿Se actualizan los inventarios de activos fijos y proveeduría?
X
3 ¿Se realiza la entrega recepción de
los activos fijos y proveeduría? X Solo se realizan informes
de entrega de proveeduría.
4 ¿Cuenta la cooperativa con
indicadores que permitan medir
resultados y evaluar su gestión en
términos de eficacia, eficiencia y
calidad?
X
Se ha definido indicadores
para el área de
administración,
operaciones, financiera y
tecnología.
5 ¿Las tareas desempeñadas por los
empleados corresponden a su título
profesional? X
Solo dos empleados
realizan actividades
diferentes a su título
profesional
6 ¿Se han realizado evaluaciones al
desempeño de los servidores’?
X
No se ha planificado
evaluar al personal.
Elaborado por: La autora Fecha: 16 / 04 /11
Revisado por: Econ. Dayanara Villafuerte Fecha: 22 / 04 /11
CCI 2-1
63
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “CARIAMANGA”LTDA AUDITORÍA DE GESTIÓN
Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
Área: Operativa
N. Preguntas Respuestas Observaciones
Si No N/A
1 ¿La cooperativa dispone de un plan de gestión para recuperación de créditos en mora?
X
2 ¿Se realiza un seguimiento al socio
después de entregado el crédito? X Depende del monto
3 ¿Se cumple rigurosamente los
requisitos para la calificación de los
créditos? X Por compromisos
4 ¿Hay rapidez en otorgar los créditos
a los socios? X No son oportunos
5 ¿Cuenta la cooperativa con
indicadores que permitan medir
resultados y evaluar su gestión en
términos de eficacia, eficiencia y
calidad?
X
Se ha definido indicadores
para cada área de la
cooperativa.
6 ¿Se castiga las obligaciones crediticias consideradas como incobrables?
X De acuerdo a legislación
financiera
7 ¿Los reportes de cartera vencida se comunican oportunamente? X
Produce el sistema
8 ¿Se envía oportunamente la notificación a los socios con créditos en mora?
X Llamadas telefónicas
9 ¿Las provisiones por cartera de crédito se han determinado de acuerdo lo estipulado por la ley de instituciones financieras?
X
Elaborado por: La autora Fecha: 16 / 04 /11
Revisado por: Econ. Dayanara Villafuerte Fecha: 22 / 04 /11
CCI 2-2
64
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “CARIAMANGA”LTDA AUDITORÍA DE GESTIÓN
Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
Área: Financiera
N. Preguntas Respuestas Observaciones
Si No N/A
1 ¿Dispone de un catálogo de cuentas completo para el registro de las transacciones presentadas?
X
Emitido por la
superintendencia de
bancos
2 ¿Toda transacción realizada dispone de la documentación sustentadora?
X
3 Dispone la cooperativa de indicadores que le permitan medir el grado de eficiencia eficacia y calidad con la que se ejecuta las actividades
X Plan de gestión
4 ¿Existen registros individuales que permitan la identificación y localización de los bienes?
X Tarjetas por cada activo fijo
5 ¿Se coordina con la gerencia para la elaboración del presupuesto de la cooperativa?
X
Firmas responsables
presupuesto aprobado
2010
6 ¿Existe en la cooperativa un manual de procedimientos para el control de la cuenta caja?
X
Manual en cajas y
contabilidad
7 ¿Se realiza cierres de caja diarios? X
Actas de arqueo
8 ¿Los documentos que respaldan las transacciones de la cooperativa son archivados debidamente?
X
Documentos traspapelados
9
¿Se procesa información contable diariamente?
X
Registros contables
10
¿Se prepara y entrega a la gerencia estados financieros mensuales?
X
Reportes de estados
financiero mensuales
Elaborado por: La autora Fecha: 16 / 04 /11
Revisado por: Econ. Dayanara Villafuerte Fecha: 22 / 04 /11
CCI 1-3
65
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “CARIAMANGA”LTDA AUDITORÍA DE GESTIÓN
Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
Área: Tecnológica
N. Preguntas Respuestas Observaciones
Si No N/A
1 Dispone la cooperativa de indicadores para evaluar la eficiencia y eficacia del sistema.
X Indicadores determinados
2 ¿Cuenta con un manual que guíe la ejecución de procesos en esta área?
X Manual de procesos
informáticos
3 ¿El sistema informático que posee la cooperativa cuenta con todas las aplicaciones necesarias que faciliten el proceso de crédito?
X Archivos del control de
créditos
4 ¿El software utilizado actualmente es útil y confiable para el desarrollo de los procesos? X
Es útil y confiable en un 85%.
5 ¿Se archiva de manera segura los documentos de soporte generados en el proceso informático? X
Carpetas con reportes que
genera el sistema
6 Disponen de un plan de contingencia?
X Entrevista al responsable
del departamento de
informática
7 El área de tecnología brinda asesoramiento informático a los departamentos que lo requieren.
X
Informes de asesoría
realizada a los diferentes
departamentos
Elaborado por: La autora Fecha: 16 / 04 /11
Revisado por: Econ. Dayanara Villafuerte Fecha: 22 / 04 /11
CCI 2-4
66
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “CARIAMANGA”LTDA AUDITORÍA DE GESTIÓN
Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010
MATRIZ DE PONDERACIÓN
Área: Administrativa.
N. Preguntas Ponderación
(muestra) Calificación
1 ¿Los bienes adquiridos están de acuerdo al
presupuesto aprobado? 10 6
2 ¿Se actualizan los inventarios de activos fijos y proveeduría?
10 0
3 ¿Se realiza la entrega recepción de los activos
fijos y proveeduría? 10 7
4
¿Cuenta la cooperativa con indicadores que
permitan medir resultados y evaluar su gestión
en términos de eficacia, eficiencia y calidad?
10 10
5 ¿Las tareas desempeñadas por los empleados
corresponden a su título profesional?
10
8
6 ¿Se han realizado evaluaciones al desempeño
de los servidores’?
10 0
TOTAL 60 31
Elaborado por: La autora Fecha: 16 /04 /11
Revisado por: Econ. Dayanara Villafuerte Fecha: 22 /04 /11
CCI 2.1 1-1
67
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “CARIAMANGA”LTDA AUDITORÍA DE GESTIÓN
Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010
MATRIZ DE PONDERACIÓN
Área: Operativa
N. Preguntas Ponderación
(muestra) Calificación
1 ¿La cooperativa dispone de un plan de gestión para recuperación de créditos en mora?
10 0
2 ¿Se realiza un seguimiento al socio después de
entregado el crédito? 10 7
3 ¿Se cumple rigurosamente los requisitos para la
calificación de los créditos? 10 7
4 ¿Hay rapidez en otorgar los créditos a los
socios? 10 7
5 ¿Cuenta la cooperativa con indicadores que
permitan medir resultados y evaluar su gestión
en términos de eficacia, eficiencia y calidad?
10 10
6
¿Se castiga las obligaciones crediticias consideradas como incobrables?
10 10
7 ¿Los reportes de cartera vencida se comunican oportunamente?
10 7
8 ¿Se envía oportunamente la notificación a los socios con créditos en mora?
10 6
9 ¿Las provisiones por cartera de crédito se han determinado de acuerdo lo estipulado por la ley de instituciones financieras?
10 10
TOTAL 90 64
Elaborado por: La autora Fecha: 16 / 04 /11
Revisado por: Econ. Dayanara Villafuerte Fecha: 22 / 04 /11
CCI 2.2 1-1
68
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “CARIAMANGA”LTDA AUDITORÍA DE GESTIÓN
Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010
MATRIZ DE PONDERACIÓN
Área: Financiera
N. Preguntas
Ponderación (muestra)
Calificación
1 ¿Dispone de un catálogo de cuentas completo para el registro de las transacciones presentadas?
10
10
2 ¿Toda transacción realizada dispone de la documentación sustentadora?
10
10
3 Dispone la cooperativa de indicadores que le permitan medir el grado de eficiencia eficacia y calidad con la que se ejecuta las actividades 10
10
4 ¿Existen registros individuales que permitan la identificación y localización de los bienes?
10
10
5 ¿Se coordina con la gerencia para la elaboración del presupuesto de la cooperativa?
10
10
6
¿Existe en la cooperativa un manual de procedimientos para el control de la cuenta caja?
10
10
7 ¿Se realiza cierres de caja diarios?
10 10
8 ¿Los documentos que respaldan las transacciones de la cooperativa son archivados debidamente?
10
8
9 ¿Se procesa información contable diariamente? 10 10
10 ¿Se prepara y entrega a la gerencia estados financieros mensuales?
10
10
TOTAL 100 98
Elaborado por: La autora Fecha: 16 / 04 /11
Revisado por: Econ. Dayanara Villafuerte Fecha: 22 / 04 /11
CCI 2.3 1-1
69
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “CARIAMANGA”LTDA AUDITORÍA DE GESTIÓN
Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010
MATRIZ DE PONDERACIÓN
Área: Tecnológica
N. Preguntas Ponderación
(muestra) Calificación
1 Dispone la cooperativa de indicadores para evaluar la eficiencia y eficacia del sistema.
10 10
2 ¿Cuenta con un manual que guíe la ejecución de procesos en esta área?
10 10
3 ¿El sistema informático que posee la cooperativa cuenta con todas las aplicaciones necesarias que faciliten el proceso de crédito?
10 10
4 ¿El software utilizado actualmente es útil y confiable para el desarrollo de los procesos? 10 10
5 ¿Se archiva de manera segura los documentos de soporte generados en el proceso informático?
10 10
6 Disponen de un plan de contingencia? 10 0
7 El área de tecnología brinda asesoramiento informático a los departamentos que lo requieren.
10 10
TOTAL 70 60
Elaborado por: La autora Fecha: 16 / 04 /11
Revisado por: Econ. Dayanara Villafuerte Fecha: 22 / 04 /11
CCI 2.4 1-1
70
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “CARIAMANGA”LTDA. AUDITORÍA DE GESTIÓN
Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010
RESULTADO DE LA EVALUACIÓN
DE CONTROL INTERNO
Área : Administrativa
1. VALORACIÓN 2. DETERMINACIÓN DE LOS NIVELES DE RIESGOS
RIESGO
ALTO MODERADO BAJO
52%
15 - 50% 51 - 75% 76 - 95%
BAJO MODERADO ALTO
CONFIANZA
Ponderación Total (PT): 60 Calificación Total (CT): 31 Calificación Porcentual (CP): 52% CP = CT x 100 PT CP = 31 x 100 60 CP = 52%
3. COMENTARIO:
De la evaluación realizada a la estructura de control interno, al área de
administración, se determinó un grado de confianza moderado y un nivel de riesgo
moderado, puesto que, la cooperativa cuenta con indicadores de gestión; la
mayoría de servidores desempeñan su cargo de acuerdo al título profesional que
disponen; se realiza la entrega recepción solamente de proveeduría; así como
también, no se actualizan los inventarios de activos fijos y proveeduría, finalmente
una importante cantidad de activos fijos no se adquieren en función al presupuesto
aprobado; por tal razón los controles clave se cumplen en un 52%.
Elaborado por: La autora Fecha: 16 / 04 /11
Revisado por: Econ. Dayanara Villafuerte Fecha: 22/ 04/11
PTA1 1-1
71
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “CARIAMANGA”LTDA. AUDITORÍA DE GESTIÓN
Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010
RESULTADO DE LA EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
Área : Operativa
1. VALORACIÓN Ponderación Total (PT): 90 Calificación Total (CT): 62 Calificación Porcentual (CP): 71% CP = CT x 100 PT CP = 64 x 100 90 CP = 71%
3. COMENTARIO
De la evaluación realizada a la estructura de control interno, del área operativa, se
determinó un grado de confianza moderado y un nivel de riesgo moderado, en
virtud de que la cooperativa dispone de indicadores que permiten medir resultados y
evaluar su gestión, considerando criterios de eficacia, eficiencia y calidad; se
aplican procesos legales y de cálculo para castigar las obligaciones crediticias
determinadas como incobrables; se emite reportes de cartera vencida máximo a las
24 horas de haber determinado su plazo de cancelación; sin embargo , no existe un
plan de gestión para recuperación de créditos; se realiza un seguimiento parcial a
los socios después de otorgarles el crédito; se cumple en parte con los requisitos
establecidos para otorgar los créditos; finalmente los créditos no se entregan a los
beneficiarios oportunamente; por tal razón, los controles clave se cumplen en un
71%.
2. DETERMINACIÓN DE LOS NIVELES DE RIESGOS
RIESGO
ALTO MODERADO BAJO
71%
15 - 50% 51 - 75% 76 - 95%
BAJO MODERADO ALTO
CONFIANZA
Elaborado por: La autora Fecha: 16 / 04 /11
Revisado por: Econ. Dayanara Villafuerte Fecha: 28/ 04/11
PTO 1 1-1
72
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “CARIAMANGA”LTDA. AUDITORÍA DE GESTIÓN
Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010
RESULTADO DE LA EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
Área : Financiera
1. VALORACIÓN Ponderación Total (PT): 100 Calificación Total (CT): 98 Calificación Porcentual (CP): 97,78% CP = CT x 100 PT CP =98 x 100 100 CP = 98%
3. COMENTARIO: De la evaluación realizada al sistema de control interno implementado en la cooperativa
se destaca lo siguiente: el ente financiero dispone de un catálogo de cuentas emitido
por la superintendencia de bancos y seguros, conforme está estipulado en la ley; toda
transacción presentada es sustentada con la respectiva documentación; dispone de
indicadores de gestión que permiten medir el grado de eficiencia, eficacia y calidad de la
actividad realizada, se utiliza un libro de inventarios para registrar cada clase de bienes
que dispone la cooperativa; la contadora forma parte de la comisión que elabora el
presupuesto para cada periodo contable; además dispone de un manual de
procedimientos para el control de caja, la información contable es procesada
diariamente lo que permite entregar a la gerencia estados financieros mensuales; se
realizan cierres de caja diarios; sin embargo algunos documentos se encontraban
traspapelados en otras carpetas, lo que no permite ofrecer información oportuna a los
usuarios; por lo tanto, los controles clave se cumplen en un 98%.
2. DETERMINACIÓN DE LOS NIVELES DE RIESGOS
RIESGO
ALTO MODERADO BAJO
98%
15 - 50% 51 - 75% 76 -100%
BAJO MODERADO ALTO
CONFIANZA
Elaborado por: La autora Fecha: 15 / 04 /11
Revisado por: Econ. Dayanara Villafuerte Fecha: 22/ 04/11
PTF1 1-1
73
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “CARIAMANGA” LTDA AUDITORÍA DE GESTIÓN
Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010
RESULTADO DE LA EVALUACIÓN
DE CONTROL INTERNO
Área : Tecnológica
1. VALORACIÓN 2. DETERMINACIÓN DE LOS NIVELES DE RIESGOS
RIESGO
ALTO MODERADO BAJO
86%
15 - 50% 51 - 75% 76 - 95%
BAJO MODERADO ALTO
CONFIANZA
Ponderación Total (PT): 70 Calificación Total (CT): 60 Calificación Porcentual (CP): 86% CP = CT x 100 PT CP = 60 x 100 70 CP = 85%
3. COMENTARIO: De la evaluación realizada a la estructura de control interno, en el área tecnológica, se
determinó un grado de confianza alto y un nivel de riesgo bajo, puesto que la
cooperativa cuenta con indicadores de gestión para determinar la validez del sistema
tecnológico en términos de eficiencia, eficacia y calidad; además dispone de un manual
que permite aplicar mecanismos que viabilicen los procesos informáticos; por lo que
cuenta con todas las aplicaciones necesarias para facilitar el proceso de crédito;
procurando una confiabilidad del 85%; de igual forma esta área brinda el asesoramiento
respectivo a los departamentos que lo requieran; sin embargo no dispone de un plan de
contingencias que permita precautelar la información contra riesgos; en tal virtud los
controles clase se cumplen en un 85%.
Elaborado por: La autora Fecha: 15 / 04 /11
Revisado por: Econ. Dayanara Villafuerte Fecha: 18/ 06/11
PTT1 1-1
74
MF 1-1
Matriz FODA. CUADRO 8
OPORTUNIDADES AMENAZAS
Crecimiento del sector productivo, especialmente del
sector comercial, financiero y cooperativas en general.
Proliferación de cooperativas y
cajas de ahorro y crédito en el
sector.
Incremento de la demanda de consumo de bienes y
servicios innovados por parte de la población.
Competencia de otras instituciones
financieras de mayor crecimiento
económico y que ofrecen diversidad
de productos financieros con
procesos más agiles.
Interés del sector privado en invertir en asociaciones
para negocios y compartir el riesgo.
Saturación de tarjetas de crédito en
el mercado
Desarrollo de nuevos sistemas de tecnología de
información y comunicaciones que mejoren los procesos
operativos de la empresa.
Disminución del levantamiento de
construcciones de inmuebles en la
población
Disminución de las remesas desde el
exterior
FORTALEZAS DEBILIDADES
Dispone de amplias instalaciones Escasa capacitación del personal de
la cooperativa
Solidez, liquidez y rentabilidad de la cooperativa. Los sistemas de información podrían
colapsar o saturarse si no están
diseñados para automatizar los
nuevos procesos, provocándose un
riesgo tecnológico.
Amplio conocimiento del mercado de la zona. Elevado índice de morosidad por
parte de los clientes y socios de la
cooperativa.
Gerencia estable. No se evalúa el desempeño del
personal.
Buen ambiente laboral. Lentitud en procesos para otorgar
créditos.
Buen nivel de activos productivos Escaso incremento de clientes.
Existe un personal comprometido con la gestión de la
empresa, con experiencia en el manejo cooperativo.
No existe un plan de gestión para
recuperación de créditos morosos.
Fuente: Departamentos de la CACC Elaboración: La autora
75
IGA 1-1
IGO 1-1
INDICADORES DE GESTION
CUADRO 9
Fuente: Departamentos de la CACC Elaboración: La autora
CUADRO 10
Fuente: Departamentos de la CACC Elaboración: La autora
INDICADORES PARA ANALIZAR EL AREA ADMINISTRATIVA
INDICADORES FORMULA META
1. INDICADOR DE EFICACIA
% Capacidad de gestión en las actividades de responsabilidad de la administración.
Nº Actividades realizadas / Nº de actividades programadas.
90%
% Actualización del inventario de activos fijos, y proveeduría.
Actualización inventario ejecutado / Actualización inventario programado.
50%
% Meta presupuestaria: mide la prudencia que tiene la cooperativa para adquirir bienes con capital propio.
Índice=Cantidad activos fijos comprados / Cantidad activos fijos presupuestado.
80%
2. INDICADOR DE EFICIENCIA
% de incremento de socios y clientes captados en la cooperativa de ahorro y crédito en cada periodo económico.
Índice=Total socios y clientes periodo actual – socios y clientes periodo anterior / clientes periodo actual x 100
15%
3. INDICADOR DE CALIDAD
% de socios y clientes satisfechos por la atención que brindan la cooperativa.
Índice=Nº Socios satisfechos x 100 Total de socios y clientes
95%
% de personal satisfecho por la capacitación que brinda la cooperativa de ahorro y crédito.
Índice =Nº personal satisfecho x 100 Total de personal
95%
INDICADORES PARA ANALIZAR EL AREA DE OPERACIONES
INDICADOR FORMULA META 1. INDICADOR DE EFICACIA
% de cumplimiento de la meta presupuestada en Nº préstamos entregados a los clientes.
Nº de préstamos entregados / Nº de préstamos programados.
95%
% de capacidad para cumplir con la meta programada de depósitos a plazo fijo captados.
Nº de depósitos captados / Nº de depósitos programados.
95%
% capacidad para cumplir con la meta programada de ahorros captados.
Nº de ahorros captados / Nº de ahorros programados.
95%
2. INDICADOR DE EFICIENCIA
% capacidad que tiene la cooperativa para recuperar los créditos otorgados de acuerdo a los periodos convenidos.
Cantidad de socios cobrados / total de socios con créditos x 100.
95%
3. INDICADOR DE CALIDAD
% socios satisfechos con el proceso que utiliza la cooperativa al otorgar los créditos.
Índice= Socios y Clientes satisfechos / Nº de préstamos entregados x 100.
95%
76
IF 1-2
CUADRO 11
INDICADORES PARA ANALIZAR LA SITUACION FINANCIERA
INDICADOR FORMULA DEFINICION META UM
Utilización Patrimonial Índice= Patrimonio / Total de activos
Sirve para medir la utilización de los recursos propios de la cooperativa en el activo.
Mayor índice es favorable
%
Improductividad del Patrimonio
Índice=Activos improductivos / Patrimonio
Representa los activos improductivos, frente a los recursos propios que dispone la cooperativa.
Mayor índice es favorable
%
Índice de solvencia Índice=Activo circulante / pasivo circulante
Permite medir la capacidad que tiene la cooperativa para cubrir sus obligaciones con los acreedores en los plazos convenidos (cada dólar que dispone la empresa para cubrir las obligaciones).
Es conve-niente un índice de 2 a 3
Veces
Morosidad de cartera Índice=Cartera Vencida / Cartera Total
Representa el nivel de morosidad de la cartera de crédito que no han cancelado los clientes, posterior a los 30 días de su vencimiento.
Menor índice es favorable
%
Índice de cobertura total
Índice = Provisiones / cartera por vencer + Cartera vencida +contingentes.
Para medir si la provisión permite cubrir la cartera vencida de la empresa.
Mayor índice es favorable
%
Rentabilidad a capital
Índice=Resultados del ejercicio / Capital +reservas propias
Refleja el rendimiento de las aportaciones de los accionistas.
Mayor índice es favorable
%
Inversión rentabilidad
Índice= Resultados / total activos
Mide la capacidad que tiene la empresa para usar los activos y generar la ganancia.
Mayor índice es favorable
%
Capital de trabajo
Capital de trabajo = Activo corriente - Pasivo corriente
Constituye el capital de disposición inmediata, necesario para cubrir las operaciones de la cooperativa.
Mayor valor es favorable
Dólares
Liquidez
Índice= Fondos disponible / depósitos corto plazo
Demuestra el valor de los depósitos a la vista de la empresa, está cubierto con sus fondos disponibles.
Mayor índice es favorable
%
Mide el total de gastos operativos como: gastos del
77
IF 2-2
IGT 1-1
Fuente: Departamentos de la CACC Elaboración: La autora
CUADRO 12
Fuente:
(EDI-ABACO, 2005)
Elaboración: La autora
Eficiencia operativa
Índice= Gastos operativos / Total de activos
personal, gastos que ocasionan las actividades bancarias, gastos de mantenimiento, adquisición de bienes para el funcionamiento de la empresa, frente al total de recursos colocados de la institución.
Menor índice es favorable
%
Eficiencia financiera Índice= Gastos operacional / recursos captados
Representa los gastos que han realizado la cooperativa a fin de captar fondos de los clientes.
Menor índice es favorable
%
Eficiencia de
personal
Índice= Gastos de personal / Total de activos
Representa el impacto del valor pagado al personal de la empresa en los activos.
Menor índice es favorable
%
Eficiencia productiva
Índice= Activos productivos / pasivos con costo
Representa la eficiencia financiera que tiene la cooperativa en función del monto de captaciones con costo que se encuentran invertidas en los activos generadores de ingresos.
Índice mayor a 100% es favorable.
%
INDICADORES PARA ANALIZAR EL AREA DE TECNOLOGÍA
INDICADOR FORMULA META 4. INDICADOR DE EFICACIA
% elaboración del plan de contingencia. Plan de contingencia elaborado e implementado / Plan de contingencia programado
100%
% ejecución procesos informáticos implementados
Procesos informáticos ejecutados/ procesos informáticos implementados
100%
5. INDICADOR DE EFICIENCIA
% soporte a usuarios en el uso de herramientas de escritorio y servicios informáticos.
No. de requerimientos atendidos / No. de requerimientos solicitados
95%
6. INDICADOR DE CALIDAD
% satisfacción por los servicios en asesoramiento informático recibido.
N° de usuarios satisfechos / Total usuarios que utilizan el servicio
90%
78
GRAFICO 3
Elaborado por: La autora
Fuente: CACC
Según el art. 30, literal k, del estatuto de la cooperativa de ahorro y crédito cariamanga,
es obligacion de la administracion, elaborar la proforma presupuestaria y el plan de
trabajo de la cooperativa y someterlos a consideracion de la asamblea general.
Comentario.- Por lo tanto, de acuerdo a la entrevista realizada al gerente de la
Cooperativa (Ver anexo 1), manifiesta que, en el plan de trabajo aprobado para el
92%
8%
Capacidad de gestión de la Administración
Indicador
Brecha
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO CARIAMANGA LTDA. AUDITORÍA DE GESTIÓN
Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010
APLICACIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN FICHA TÉCNICA
AREA: Administrativa
IN
DIC
AD
OR
ES
IN
DIC
AD
OR
ES
TA
ND
AR
UM
F
RE
CU
EN
CIA
F
UE
NT
E
IN
TE
RP
RE
TA
CIO
N
INDICADOR DE EFICACIA
% Capacidad de gestión en las actividades de responsabilidad de la administración.
20/24= 83%
90%
%
Anual
Plan Operativo anual.
Estándar= 90% Indicador= 83% Brecha = 7% Favorable
Elaborado por: La autora . Revisado por: Eco. Dayanara Villafuerte. Fecha: 19-04-11 Fecha:20-06-11 Fuente: CACC
PTA3 1-7
79
periodo 2010, se tenía previsto realizar 24 actividades, de las cuales, se han ejecutado
20; en tal virtud, se observa en el gráfico que se cumple con el 92% de la meta
propuesta.
Resultado de la entrevista al gerente de la cooperativa de ahorro y crédito
Cariamanga LTDA.
Pregunta 1: ¿Cuántas actividades ha planificado realizar durante el año económico
2010?
Respuesta: Se planificó realizar 24 actividades; entre algunas de las principales
Promocionar a la cooperativa en algunos sectores estratégicos del sector rural; realizar
rifas, encuentros deportivos con las cooperativas e instituciones financieras del medio;
Realizar alianzas estratégicas con entidades y empresas financieras del sector; crear una
unidad de servicios médicos para atención de los socios, entre otras.
Entrevista gerente, pregunta 2: ¿Cuántas actividades de las planificadas se
ejecutaron durante el año económico 2008?
Respuesta: De las 24 actividades planificadas en las que constan algunas de las
detalladas anteriormente se lograron realizar 18, que se ha calificado como un aspecto
positivo para la cooperativa; sin embargo aún falta cumplir con la meta programada.
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APLICACIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN FICHA TÉCNICA
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INDICADOR DE EFICACIA
% Actualización del inventario de activos fijos, y proveeduría.
0 / 2= 0%
50%
%
Anual
Departamento de contabilidad y encargado de proveeduría.
Estándar= 50% Indicador= 0% Brecha = -50% Desfavorable
Elaborado por: La autora Revisado Por: Eco. Dayanara Villafuerte. Fecha: 19-04-11 Fecha:20-06-11 Fuente: CACC
GRÁFICO 4
Elaborado por: La autora
Fuente: CACC
Según el reglamento interno de la Cooperativa, art “i” manifiesta que: “Los inventarios
físicos deben ser constatados periódicamente para verificar la existencia, la ubicación, el
estado de las propiedades anotadas en las cuentas y actualizar los bienes, a efecto de
que se pueda contar con información real, veraz y oportuna”.
Comentario.-Se le designó a la secretaria como la encargada de llevar el control tanto
de proveduría , como de los activos fijos que ingresan al ente; quien entregará un informe
al departamento de contabilidad para su control contable; sin embargo, se advierte que,
durante el periodo contable 2010, no se realizaron actualizaciones de los bienes y
proveduría ingresados, de acuerdo a lo planificado; esta irregularidad no permite conocer
el stock real de inventarios de activos fijos, y proveduría; en tal virtud, se observa una
brecha del 100%.
0%
100%
Actualización de activos fijos y proveduría
Indicador
Brecha
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INDICADOR DE EFICACIA
% Meta presupuestaria
6540,00 / 5190,00= 126%
80%
%
Anual
Presupuesto de la empresa 2010 y facturas por compras
Estándar= 80% Indicador= 126 % Brecha = - 46% Desfavorable
Elaborado por: La autora . Revisado Por: Eco. Dayanara Villafuerte. Fecha: 19-04-11 Fecha:20-06-11 Fuente: CACC
GRÁFICO 5
Elaborado por: La autora Fuente: CACC
Según el art. “h” relacionado al control de activos fijos, enfatiza: “Previa a la aceptación
de una obligación, por compra de activos fijos, suministros u otros bienes, necesarios
para la gestión operativa de la cooperativa, el personal encargado verificará: Que la
transacción no varíe con respecto a la propiedad, legalidad y conformidad con el
presupuesto establecido al momento del control previo al compromiso efectuado”
Comentario.- Según el presupuesto aprobado en el 2010 para compra de activos fijos,
se fijó una meta por el valor de $5190.00, sin embargo, según las facturas que sustentan
las adquisiciones realizadas, se registra un valor de $ 6540.00; existiendo un valor
superior al presupuesto por $ 1350,00 equivalente al 126% más de lo presupuestado,
originandose una brecha de 46%; y que corresponde a la compra de un juego de
muebles de damazco color azúl que ha sido comprado a crédito; lo que deja entrever que
la cooperativa ha comprometido parte de su patrimonio con terceras personas.
73%
-27%
Bienes adquiridos en función al presupuesto
Indicador
Brecha
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INDICADOR DE EFICIENCIA
% incremento de clientes captados en la cooperativa en cada periodo económico.
750-700 / 750= 7%
15%
%
Anual
Informe socios captados por la cooperativa año 2009-2010.
Estándar= 15 % Indicador= 7 % Brecha = 8% Desfavorable
Elaborado por: La autora Revisado Por: Eco. Dayanara Villafuerte. Fecha: 19-04-11 Fecha:20-06-11 Fuente: CACC
GRÁFICO 6
Elaborado por: La autora
Fuente: Departamentos de la CACC
Los clientes y socios son los que generan rentabilidad a la cooperativa, por lo tanto, debe
ofertar productos financieros y servicios de calidad, para lograr incrementar la cantidad de
asociados de un periodo a otro.
Comentario: Según el gráfico, la cooperativa ha incrementado el número de socios en un
47% de la meta propuesta (15%) entre el 2009 y el 2010; generando una brecha
equivalente al 53%, considerado un punto débil para la institución; información que debe
ser analizada por los directivos a efecto de generar productos financieros que retribuyan
las necesidades de los socios.
47%53%
Incremento de socios en la CACC periodo 2010
Indicador
Brecha
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INDICADOR DE CALIDAD
% de clientes satisfechos con los servicios que brindan la Cooperativa.
195/261=75%
95%
%
Anual
Encuestas a de la Cooperativa
Estándar=95% Indicador=75% Brecha = 20% Desfavorable
Elaborado por: La autora Revisado Por: Eco. Dayanara Villafuerte. Fecha: 19-04-11 Fecha:20-06-11 Fuente: CACC
GRÁFICO 7
Elaborado por: La autora
Fuente: CACC
El agrado en los servicios que brinda la empresa denota el estado de complacencia que
sienten los socios y clientes al momento de recibir los productos que les ofrece la
cooperativa.
Comentario: Se realizó la encuesta a clientes (ver anexo 1, pág.180) tomando una
muestra de 261 socios usuarios de los productos financieros y otros servicios que oferta
la cooperativa, a los cuales se les preguntó acerca de “Si los servicios que ofrecen
satisfacen sus requerimientos” a lo cual, el 79% respecto a la meta propuesta,
manifiestan que, están satisfechos con los servicios que les proporciona la cooperativa, y
un porcentaje cercano a la cuarta parte el 21% manifiesta no estar de acuerdo, esto se ve
reflejado en el limitado incremento de usuarios de un año a otro.
79%
21%
Clientes satisfechos con los servicios que ofrece la cooperativa
Indicador
Brecha
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INDICADOR DE CALIDAD
% de personal satisfecho por la capacitación que brinda la cooperativa de ahorro y crédito
3 / 8=38%
95%
%
Anual
Encuestas a Empleados de la Cooperativa
Estándar=95 % Indicador=38 % Brecha = 57% Desfavorable
Elaborado por: La autora Revisado Por: Eco. Dayanara Villafuerte. Fecha: 19-04-11 Fecha:20-06-11 Fuente: CACC
GRÁFICO 8
Elaborado por: La autora
Fuente: CACC
La satisfacción de los empleados se manifiesta por el bienestar, y entusiasmo que tiene
el personal al desarrollar sus funciones; lo que se refleja en la calidad del servicio que
ofrecen a los usuarios.
Comentario: De la encuesta aplicada al personal de la Cooperativa (ver anexo 1 ), se
determinó que, de las 8 personas que trabajan en los diferentes departamentos, solo el
40% respecto al total, manifiesta que están satisfechos con las capacitaciones que les
han ofrecido, por lo tanto, hay una brecha importante del 60% que representa a los
empleados que no han cumplido sus expectativas, puesto que, están dirigidas a
aspectos diferentes con la función que desempeñan.
Se han impartido seminarios con temáticas de personalidad, relaciones humanas y
similares; muy importantes para atender a los clientes con calidad y calidez, sin
embargo, no se realizan seminarios específicos con las áreas de operaciones y
40%
60%
Empleados Satisfechos
Indicador
Brecha
PTA3 7-7
85
finanzas; que permiten la aplicación de procesos idóneos en tareas específicas con la
ejecución de productos financieros a los socios y clientes.
Se han planificado seminarios de capacitación en áreas específicas de trabajo, sin
embargo en el año 2010 no se han ejecutado.
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1. INDICADOR DE EFICACIA
% de Cumplimiento de la meta presupuestada en Nº de préstamos entregados a los socios.
510 / 782= 65%
95%
%
Anual
Presupuesto de préstamos y reporte de préstamos entregados.
Estándar= 95% Indicador= 65% Brecha = 30% Desfavorable
Elaborado por: La autora . Revisado por: Eco. Dayanara Villafuerte.
Fecha: 18-04-11 Fecha:2-06-11 Fuente: CACC
GRÁFICO 9
Elaborado por: La autora.
Fuente: CACC
Los créditos son los activos productivos de la Cooperativa, a más créditos que otorga
tiene mayores ingresos; sin embargo, se debe establecer una meta, que permita
satisfacer la demanda de los usuarios, sin sacrificar la liquidez al ente.
Comentario: Según el gráfico, la Cooperativa ha cumplido con el 68% de los préstamos
que presupuestó entregar a los socios; de los 782 créditos presupuestados, ha
entregado 510, lo que genera una brecha del 32%, que debería analizar los directivos, y
establecer medidas que permitan incrementar la oferta, con el fin de lograr la satisfacción
de los socios.
68%
32%
Cumplimiento de la meta presupuestada en créditos otorgados
Indicador
Brecha
PTO 3 1-5
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INDICADOR DE EFICACIA
% de capacidad para cumplir con la meta programada de depósitos a plazo fijo captados.
320 / 375= 85%
95%
%
Anual
Presupuesto depósitos a plazo fijo, y reporte de depósitos a plazo captados
Estándar= 95% Indicador=85% Brecha = 10% Desfavorable
Elaborado por: La autora Revisado Por: Eco. Dayanara Villafuerte. Fecha: 18-04-11 Fecha:20-06-11 Fuente: CACC
GRÁFICO 10
Elaboración: La autora
Fuente: CACC
Los depósitos a plazo fijo representan el dinero que los socios dejan en la Cooperativa,
puestos a un tiempo determinado, y a una tasa de interés vigente; también se denominan
pasivos con costo, generan liquidez al ente financiero, lo que le ayuda a cubrir con parte
de la demanda de créditos.
Comentario: Según el gráfico, la Cooperativa ha logrado captar el 89% de los depósitos
programados, lo que evidencia la capacidad para atraer recursos; sin embargo, cabe
recalcar que este resultado también demanda de responsabilidad para cubrir con la
liquidación de los depósitos en el tiempo establecido.
89%
11%
Depósitos a plazo fijo captados
Indicador
Brecha
PTO 3 2-5
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INDICADOR DE EFICACIA
% capacidad para cumplir con la meta programada de ahorros captados.
720 / 750= 93%
95%
%
Anual
Presupuesto ahorros captados y reporte de ahorros captados
Estándar=95% Indicador=93% Brecha = 2% Favorable
Elaborado por: La autora Revisado por: Eco. Dayanara Villafuerte. Fecha: 18-04-11 Fecha:20-06-11 Fuente: CACC
GRÁFICO 11
Elaboración: La autora
Fuente: CACC
Los ahorros a la vista son valores que depositan los clientes para ser retirados en
cualquier fecha, para su control se lleva una libreta de ahorros.
Comentario: Como se observa el gráfico la Cooperativa ha logrado captar el 98% de los
depósitos de ahorro a la vista programados; en tal virtud se evidencia la efectividad de la
institución para atraer recursos a la empresa, considerando que estos valores generan
liquidez para cubrir con la demandas de los socios; sin embargo, se debe disponer de
dinero inmediato, puesto que, esta clase de ahorros se retiran en cualquier tiempo.
98%
2%
Ahorros a la vista captados
Indicador
Brecha
PTO 3 3-5
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2. INDICADOR DE EFICIENCIA
% Capacidad que tiene la cooperativa para recuperar los créditos otorgados de acuerdo a los periodos convenidos.
379 / 510= 72%
95%
%
Anual
Reporte créditos otorgados, reporte préstamos cancelados
Estándar= 95% Indicador= 72% Brecha = 23% Desfavorable
Elaborado por: La autora Revisado Por: Eco. Dayanara Villafuerte. Fecha: 18-04-11 Fecha:20-06-11 Fuente: CACC
GRÁFICO 12
Elaboración: La autora
Fuente: CACC
La cartera de créditos es el rubro principal que produce rentabilidad en la Cooperativa,
significa el monto de dinero que se otorga a los socios en forma de préstamo, con un
recargo de una tasa de interés vigente legal, y puesta a un determinado plazo, previo al
haber cumplido con los requisitos exigidos por el ente prestatario.
Comentario: Los resultados que se observan en el gráfico demuestran que los socios en
un 76% han cumplido con sus obligaciones en los tiempos estipulados, sin embargo hay
un importante porcentaje del 24%, que falta por cancelar sus obligaciones; es
imprescindible aplicar políticas de cobro eficaces que permitan recuperar la cartera
vencida.
76%
24%
Recuperación de cartera de créditos
Indicador
Brecha
PTO 3 4-5
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INDICADOR DE CALIDAD
% Socios satisfechos con el proceso que utiliza la cooperativa al otorgar los créditos.
154 / 224= 69%
95%
%
Anual
Encuestas a socios
Estándar= 95% Indicador= 69% Brecha = 26% Favorable
Elaborado por: La autora Revisado por: Eco. Dayanara Villafuerte. Fecha: 18-04-11 Fecha:20-06-11 Fuente: CACC
GRÁFICO 13
Elaboración: La autora
Fuente: CACC
Los procesos que la cooperativa debe utilizar para otorgar los créditos a los clientes
deben ser oportunos, agiles, con una buena atención al cliente.
Comentario: Se realizó la encuesta a 224 socios de una población total de 510, que
tuvieron acceso a los créditos en la Cooperativa; de los cuales, el 73% manifiesta estar
satisfecho con el tiempo en el cual le entregaron el crédito; sin embargo un importante
porcentaje equivalente al 27% manifiesta lo contrario; es necesario que los involucrados
en esta gestión, efectúen un análisis minucioso de las fortalezas y debilidades del
proceso, para luego realizar una restructuración, que permita minimizar el tiempo en
otorgar los créditos y de esta forma lograr mayor credibilidad en los usuarios.
73%
27%
Socios satisfechos con los procesos utilizados para otorgar los créditos
Indicador
Brecha
PTO 3 5-5
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VERIFICACIÓN CÁLCULO DE LIQUIDACIÓN DE DEPÓSITOS Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010 AREA: Financiera.
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SUFICIENCIA DE CAPITAL
Utilización Patrimonial
UP= Patrimonio / Total de activos 80156,22 / 214341,05= 37,40
%
45
%
El patrimonio se está utilizando de manera significativa en los activos de la empresa, sin embargo falta para cumplir la meta.
Estándar= 45% Indicador= 37,40% Diferencia= 7,60% Desfavorable
Estados Financieros 2010
Improductividad del Patrimonio
IP=Activos improductivos
/ Patrimonio 38525,78 / 80156,22= 48,06
%
25
%
Se adquirió un terreno con un valor significativo.
Estándar= 25% Indicador= 48,06% Diferencia= -23,06% Desfavorable
Estados Financieros 2010
RIESGO CREDITICIO Morosidad de cartera
RC=Cartera Vencida/ Cartera Total 26139,41 / 131702,59= 19,85
% 10%
El nivel de morosidad de cartera de créditos es considerable, no conviene a la Cooperativa.
Estándar= 10% Indicador= 19,85% Diferencia=- 9,85% Desfavorable
Estados financieros e informe de cartera vencida
Indice de cobertura total
IC= Provisiones /
Cartera vencida
12345,87 / 26139,41= 47,23
% 50
%
El fondo de provisiones no cubre la cartera vencida, sin embargo es considerable.
Estándar= 50% Indicador= 47,23% Diferencia= 2,77% Desfavorable
Auxiliar control de provisiones
PTF 3 1-3
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VERIFICACIÓN CÁLCULO DE LIQUIDACIÓN DE DEPÓSITOS Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010 AREA: Financiera.
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RENTABILIDAD
Rentabilidad a capital
RENT CAP= Resultados del ejercicio / patrimonio 26032,20 / 80156,22= 32,48
%
40%
Los ingresos obtenidos han logrado recuperar el capital invertido en un importante porcentaje, sin embargo falta cumplir con la meta.
Estándar= 40% Indicador= 32,48% Diferencia= 7,52% Desfavorable
Estados financieros 2010
Inversión rentabilidad
IR= Resultados
/ total activos 26032,20 / 214341,05= 12,15
%
15%
Los resultados obtenidos han recompensado la inversión realizada, aun cuando falta cumplir con la meta
Estándar= 15% Indicador= 12,15% Diferencia= 2,85 Desfavorable
Estados
financieros
2010
LIQUIDEZ
Índice= Fondos disponibles / depósitos corto plazo 41259,49 / 133305,83= 30,95
%
35%
La cooperativa dispone de fondos para cubrir las obligaciones del público en forma oportuna, sin embargo falta cumplir con la meta
Estándar= 35% Indicador= 30,95% Diferencia= 4,05% Desfavorable
Estados financieros e informe de depósitos a plazo.
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VERIFICACIÓN CÁLCULO DE LIQUIDACIÓN DE DEPÓSITOS Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010 AREA: Financiera.
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EFICIENCIA Eficiencia operativa
EO= Gastos operativos / Total de activos
39217,83 / 214341,05 18,30
%
10,28
%
Se debe disminuir los gastos sin afectar la calidad de servicio a los socios.
Estándar= 10,28% Indicador= 18,30% Diferencia= - 8,02% Desfavorable
Estados financieros 2010
Eficiencia financiera
EF= Gastos operacionales / recursos captados 39217,83 / 133305,83 29,42
%
15%
Existe exageración de gastos frente a los recursos captados
Estándar= 15% Indicador= 29,42% Diferencia=- 14,42% Desfavorable
Estados
financieros
2010
Eficiencia de personal
E Personal= Gastos de personal / Total de activos 21700,78 / 214341,05 10,12
%
10%
Se observa un valor normal en pago de remuneraciones al personal.
Estándar= 10% Indicador= - 12% Diferencia= 0,12% Desfavorable
Estados financieros 2010. Roles de pago
Eficiencia
productiva
E Productiva= Activos productivos / pasivos con costo 131702,59 / 133305,83 98,80
% 100% Es importante lograr la eficiencia productiva.
Estándar= 100% Indicador= 98,80% Diferencia= 1,20% Desfavorable
Estados financieros e informe de depósitos
PTF2
3-3
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APLICACIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN FICHA TÉCNICA
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INDICADOR DE EFICACIA
% Elaboración del plan de contingencias.
0 / 1 = 0%
100%
%
Anual
Archivo informático entidad
Estándar= 100% Indicador= 0% Brecha = 100% Desfavorable
Elaborado por: La autora Revisado Por: Eco. Dayanara Villafuerte. Fecha: 18-06-11 Fecha:20-06-11 Fuente: CACC
GRÁFICO 14
Elaborado por: La autora
Fuente: CACC
El plan de contingencias es un conjunto de mecanismos tecnológicos que utiliza una
empresa o entidad para resguardar la información en caso de riesgos.
Comentario: Por lo que se observa en el gráfico, no se ha elaborado plan de
contingencias en la cooperativa; tanto los directivos del ente examinado, como el jefe del
departamento de tecnología, deben analizar esta situación y buscar los medios
necesarios para implementar y ejecutar este plan, básico para precautelar la información
de eventualidades y riesgos.
0%
100%
Implementación plan de contingencias
Indicador
Brecha
PTT3 1-4
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INDICADOR DE EFICACIA
% ejecución procesos informáticos implementados.
10 / 10 = 100% 100% % anual Departamento de informática
Estándar= 100% Indicador= 100% Brecha = 0% Favorable
Elaborado por: La autora Revisado Por: Eco. Dayanara Villafuerte. Fecha: 18-06-11 Fecha:20-06-11 Fuente: CACC
GRÁFICO 15
Elaborado por: La autora
Fuente: CACC
Los procesos informáticos implementados en una empresa permiten el control integral de
toda la gestión operativa, su finalidad es minimizar tiempo y optimizar los resultados.
Comentario:En la cooperativa se instaló un sistema informático denominado COBIS, el
mismo que permite el control integral de: de cartera de créditos, depósitos, procesos
contable, inventarios, disponible, obligaciones con el público, activos fijos, certificados
de aportación, tributario, control ingresos y gastos en general; los mismos que se
ejecutan a cabalidad.
100%
0%
Procesos informáticos implementados
Indicador
Brecha
PTT3 2-4
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ES
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ND
AR
UM
FR
EC
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NC
IA
F
UE
NT
E
IN
TE
RP
RE
TA
CIÓ
N
INDICADOR DE EFICIENCIA
% Soporte a los departamentos en el uso de herramientas de escritorio y servicios informáticos.
4/ 5= 80%
90%
%
Anual
Informe capacitación realizada
Estándar= 90% Indicador= 80% Brecha = 10% Desfavorable
Elaborado por: La autora Revisado Por: Eco. Dayanara Villafuerte. Fecha: 18-06-11 Fecha:20-06-11 Fuente: CACC
GRÁFICO 16
Elaborado por: La autora
Fuente: CACC
Los soportes en servicios informáticos son procedimientos de operación que facilitan una
adecuada ejecución del control de la gestión operativa de la cooperativa.
El gráfico indica que se ha dado soporte tecnológico al 89% de usuarios respecto al total,
sin embargo falta un 11% de instruir; esto garantiza la seguridad, integridad, confiabilidad
y disponibilidad de la información y sobre todo considerando los recursos que se
controlan.
89%
11%
Soportes en el uso de herramientas informáticas a los departamentos
Indicador
Brecha
PTT3 3-4
97
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO CARIAMANGA LTDA. AUDITORÍA DE GESTIÓN
APLICACIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN FICHA TÉCNICA
Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010 AREA: Tecnológica
IND
ICA
DO
RE
S
IND
ICA
DO
R
ES
TA
ND
AR
UM
F
RE
CU
EN
CIA
FU
EN
TE
INT
ER
PR
ET
AC
IÓN
INDICADOR DE EFICIENCIA
% Satisfacción por los servicios en asesoramiento informático recibido.
4/ 5= 80%
90%
%
Anual
Informe capacita ción realizada
Estándar= 90% Indicador= 80% Brecha = 10% Desfavorable
Elaborado por: La autora Revisado por: Eco. Dayanara Villafuerte. Fecha: 18-06-11 Fecha:20-06-11 Fuente: CACC
GRÁFICO 17
Elaborado por: La autora
Fuente: CACC
La satisfacción en los servicios de informática recibidos, indica la complacencia del
personal en el asesoramiento en procesos informáticos que les han transmitido el área
de tecnología de la cooperativa, todo ello con el objeto de ofrecer información óptima a
los usuarios.
El gráfico indica que el 89% del personal está conforme con la capacitación recibida por
parte de los responsables del área tecnológica, al momento de la capacitación recibida,
esto viabiliza los procesos de los diferentes departamentos, lo que permite ofrecer
información oportuna a los clientes; así como a los directivos.
89%
11%
Personal satisfecho con el asesoramiento en informática recibido
Indicador
Brecha
PTT3 4-4
98
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO “CARIAMANGA”LTDA. AUDITORÍA DE GESTIÓN
Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010
CEDULA NARRATIVA AL DESEMPEÑO
DEL PERSONAL AREA: Administrativa
En la cooperativa de ahorro y crédito “Cariamanga” Ltda. los directivos no han realizado
un plan para evaluar el desempeño del personal; algunos departamentos como
contabilidad y gerencia, secretaría, presentan informes de las actividades asignadas,
esto les sirve para verificar su cumplimiento.
Se les ha explicado al personal que en caso de incumplimiento a las disposiciones
emitidas por la autoridad de la cooperativa y a jefes departamentales, se les hará un
llamado de atención en forma verbal por dos veces, de persistir el incumplimiento, tendrán
una tercera llamada mediante un memo, indicando la causa de la amonestación, para
finalmente someterse a la vía legal.
La máxima autoridad de la entidad, indica que no se ha preparado al personal para este
proceso, así como, no se han determinado parámetros que permitan medir el rendimiento
y productividad de los servidores en sus áreas de trabajo.
Por lo tanto, cree fundamental elaborar un plan de evaluación al desempeño del personal,
que permita conocer el nivel de desempeño de cada uno de ellos, para tomar decisiones
en función de optimizar el entorno laboral, optimizar los recursos, ofrecer servicios de
calidad a los socios y lograr un buen posicionamiento de la cooperativa a nivel local y
provincial.
PTA16 1-1
99
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO “CARIAMANGA”LTDA. AUDITORÍA DE GESTIÓN
Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010
CEDULA NARRATIVA AL CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
AREA: Operativa
Según la investigación realizada en el departamento de servicio al cliente de la
cooperativa de ahorro y crédito “Cariamanga” Ltda., informaron que disponen de un
manual de créditos en el que se indica requisitos indispensables para otorgar los créditos
de consumo, emergente, microcrédito, comunal e hipotecario y además se define
procesos para su entrega.
Se revisó el archivo de cartera, en donde se observó los reportes de cartera vencida,
indicando que se realizaban y emitían a la comisión de crédito en un tiempo máximo a los
dos días después de verificar los créditos que han caído en mora; se castiga las
obligaciones crediticias cuando han pasado 180 días de no cancelarse, y cuando se
presume que ya no se los ha podido recuperar.
Solamente se realiza seguimiento a unos clientes luego de otorgado el crédito,
especialmente a los que han solicitado cantidades significativas de préstamo, según se
evidencia en los respectivos informes.
Según el archivo de créditos se verificó que hay demora en los trámites, hay algunos
créditos que han tardado 2 meses para su entrega.
No dispone de un plan de gestión para recuperación de cartera vencida, se aplican
acciones de carácter general como llamadas telefónicas y demandas judiciales; sin
embargo no existe un documento que establezca en forma organizada los procedimientos
a aplicar en estas circunstancias.
ER / 4
5
ER / 4
5
PTO13 1-1
100
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO “CARIAMANGA”LTDA. AUDITORÍA DE GESTIÓN
Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010
CEDULA NARRATIVA DEL DISPONIBLE AREA: Financiera.
De la información indagada se determinó que la cooperativa dispone de una cuenta
corriente en el Banco de Loja, la persona autorizada para firmar cheques es el gerente
Ing. Patricio Criollo, que es la persona que autoriza los gastos, previo a verificar la
necesidad del desembolso, y su conformidad con el presupuesto aprobado.
Control de giro de cheques:
El cajero llevará un control de la adquisición de las chequeras y verificará la numeración
correlativa y la cantidad de los cheques; se girarán atendiendo el orden numérico
secuencial, en caso de anulación de un cheque, se debe registrar en el parte diario de
caja con la palabra, ANULADO, en la cual debe incluirse el cheque original que lleve un
sello de ANULADO, y será perforado para mayor seguridad; finalmente todo cheque será
emitido con un comprobante contable de pago o egreso pre-numerado, el mismo que en
forma obligatoria se llenará los datos requeridos en el formato.
Conciliación de fondos:
Cada fin de mes se debe efectuar la conciliación de fondos, esta conciliación
comprenderá todas las disponibilidades que tiene la cooperativa, se compararán los
valores que reflejan el libro bancos con el estado bancario. La conciliación de saldos es
necesaria para evitar diferencias al fin de cada período; se realizarán los ajustes
necesarios, los mismos que son firmados por el contador, al mismo que se adjuntarán
todos los documentos que provocaron las diferencias en la conciliación.
Para controlar el movimiento de caja aplica el siguiente proceso:
Ingresos de caja:
Todos los comprobantes de ingresos y egresos deben ser pre-numerados en original y
la constancia deberá ser detallada en la libreta del socio (depósitos, retiros, abonos por
prestaciones, etc.)
Todos los cheques que se reciban deben ser girados a nombre de la institución.
No se aceptarán cheques posfechados.
PTF3 1-3
101
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO “CARIAMANGA”LTDA. AUDITORÍA DE GESTIÓN
Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010
CEDULA NARRATIVA DEL DISPONIBLE AREA: Financiera
Todo cheque ingresado por caja debe ser inmediatamente cruzado y endosado
mediante una leyenda que explique a qué cuenta será depositado, el Banco y el
nombre del titular de la cuenta.
Se permitirá al cajero recibir dinero o valores en custodia, que no hayan sido
previamente registrados.
Egresos de caja:
Todos los fondos ingresados a caja por cualquier concepto deben ser depositados en
las cuentas bancarias el mismo día que ocurre la operación.
La persona encargada de realizar los depósitos bancarios debe verificar los datos de
la papeleta de depósito y firmar en ella en señal de haber recibido a satisfacción los
valores registrados.
Las papeletas de depósito con el sello del recibidor de la cooperativa, deben ser
entregadas el mismo día del depósito al contador, para sustentar los asientos
contables.
Todo documento y comprobante que haya sido cancelado por el cajero, debe ser
sellado inmediatamente con la palabra PAGADO o CANCELADO.
Cierre de caja:
El cajero debe registrar todos los movimientos de caja efectuados durante el día en el
parte diario de ingresos y en el parte diario de pagos, en este último formato se
establecerá el saldo de caja.
Para efectos de concordancia y verificación física real, el cajero deberá realizar
diariamente un arqueo de los valores recibidos como entregados en presencia de él o los
responsables de esta verificación.
PTF3 2-3
102
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO “CARIAMANGA”LTDA. AUDITORÍA DE GESTIÓN
Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010
CEDULA NARRATIVA DEL DISPONIBLE AREA: Financiera
El cierre de caja tendrá definida una hora específica, toda operación de ingreso y/o
egreso de caja, posterior al horario establecido de cierre, serán considerados como
operaciones fuera de hora y con fecha de registro del día siguiente.
Normas generales de caja: El departamento de contabilidad podrá realizar arqueos de caja en forma sorpresiva y
periódica, cuando lo considere conveniente.
Cualquier diferencia en el arqueo de caja que sea detectado, será notificado
inmediatamente al gerente para la torna de medidas convenientes en coordinación con
el departamento de contabilidad para que se efectúen los asientos de ajuste
respectivos.
Pago de obligaciones
Todas las obligaciones contraídas por la entidad serán cumplidas puntualmente,
considerando sus fechas de vencimiento o en la convenida al momento de definir los
términos de la transacción, aspecto que será controlado por el responsable del área
financiera, con el fin de evitar intereses y multas por falta de cumplimiento.
El pago de remuneraciones se lo realizará con cheque a la orden de cada servidor.
PTF3 3-3
103
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO “CARIAMANGA”LTDA. AUDITORÍA DE GESTIÓN
Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010
CEDULA NARRATIVA DEL SOFTWARE UTILIZADO AREA: Tecnológica
La cooperativa de ahorro y crédito “Cariamanga Ltda.”, utiliza el sistema COBIS
(Cooperative Open Banking Information System), diseñado para la ejecución y control de
procesos informáticos habituales en una entidad financiera; permite de una manera más
ágil coordinar los distintos procesos de la empresa, monitoreando la ejecución y
programando las tareas a futuro; facilitando la incorporación de información desde
distintos tipos de archivos evitando que los operadores accedan a los archivos para su
procesamiento, garantizando la integridad de la información en la base de datos.
Este sistema integra el control de:
Cartera de créditos
Depósitos
Procesos contable
Inventarios
Disponible
Obligaciones con el público
Activos fijos
Certificados de aportación
Control tributario
Control ingresos generales
Control de gastos en general.
La información que genera la gestión operativa de la entidad en los diferentes
departamentos es ingresada inmediatamente al sistema, esto permite entregar
información oportuna a los usuarios.
El área tecnológica de la cooperativa dispone de un manual de procesos informáticos, los
mismos que guían las tareas realizadas; se detallan procesos como:
Entrada y control de datos que expliquen las revisiones necesarias, con fecha límite,
criterios de validación; códigos, mensajes y detección y corrección de errores.
Usar métodos preventivos para evitar la entrada incorrecta de datos, funciones de
ayuda a la pantalla, formatos fijos, uso de menús y mensajes para el operador
PTT4 1-2
104
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO “CARIAMANGA”LTDA. AUDITORÍA DE GESTIÓN
Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010
CEDULA NARRATIVA DEL SOFTWARE UTILIZADO
AREA: Tecnológica
Restricción de la posibilidad de pasar por encima de procesos de validación.
Control de claves primarias para evitar datos duplicados.
Reportes producidos por los sistemas informáticos, y su verificación periódica.
Revisar los controles de recepción, archivo, protección, y acceso de datos guardados
sobre todo tipo de soporte
Comprobar, validar, apuntar y recalcular campos o elementos de datos críticos
Procedimientos de control entre transacciones procesadas con el total de las recibidas.
Control integral del disponible, cartera de créditos, inventarios, proveeduría, activos
fijos, obligaciones con el público, obligaciones tributarias, activos fijos, proveeduría,
entre otros.
Se ingresa al sistema en forma oportuna toda la información recibida de los
departamentos de la cooperativa; para controlar la cartera de créditos genera
información específica de cada clase de cartera, como: tablas de amortización, créditos
vencidos, créditos castigados, intereses por mora, aplicaciones de provisiones; reportes
de abonos de cartera de créditos, reportes de intereses ganados por cartera de créditos,
reportes de calificación de cartera de créditos, entre los principales.
El responsable del departamento de tecnología brinda asesoramiento de su especialidad
a los departamentos que lo requieran.
El software utilizado actualmente es útil y confiable para el control de las transacciones
que se presentan en la cooperativa en un 85%, puesto que permite obtener información
oportuna y específica de los productos financieros que oferta el ente; y además
facilita la emisión de estados financieros sobre los cuales los directivos toman
decisiones; toda la información que genera el sistema son archivados en función a cada
clase de productos financieros, como soporte de los realizado.
No dispone de un plan de contingencias que permita resguardar la información de
cualquier riesgo o eventualidad
PT4 2-2
105
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO CARIAMANGA LTDA. AUDITORÍA DE GESTIÓN
HALLAZGO DE AUDITORÍA Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010 AREA: Administrativa
TÍTULO DEL HALLAZGO: La capacitación del personal de la empresa mejora su
rendimiento y mejora la calidad de los servicios prestados.
ÁREA DEL HALLAZGO : ADMINISTRACIÓN
No se capacita a todo el personal de la cooperativa.
No se cumple con el plan de capacitación formulado y aprobado.
El literal “c” del reglamento interno de la cooperativa, en lo relacionado con el
fortalecimieto del personal, expresa: “Los directivos de la cooperativa están en la
obligación de promover en la empresa la capacitación de los servidores de manera
permanente, con temáticas de carácter general y especificas a su cargo; este
entrenamiento y desarrollo profesional permitirá actualizar sus conocimientos, obtener un
mayor rendimiento y elevar la calidad de su trabajo.”
Impide cumplir con los objetivos que persigue la institución.
Escasa organización de las programaciones internas de la cooperativa no permiten la
asistencia a los seminarios planificados, mediante convenios con entidades.
Los directivos deben organizar de mejor manera las programaciones de la cooperativa,
para que los servidores convocados por las entidades y empresas ejecutoras puedan
asistir a los seminarios, sin causar inconvenientes a los usuarios del ente financiero, esto
permitirá la aplicación de procesos idóneos en las tareas asignadas.
PTA15 1-1
106
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO CARIAMANGA LTDA. AUDITORÍA DE GESTIÓN
HALLAZGO DE AUDITORÍA Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010 AREA: Administrativa
TÍTULO DEL HALLAZGO: La aplicación de un proceso de evaluación al desempeño de
los servidores de la Cooperativa permite mejorar la productividad.
ÁREA DEL HALLAZGO : ADMINISTRACIÓN
No se evalúa el desempeño del talento humano de la Cooperativa.
El Gerente de la Cooperativa, no ha planificado ni ejecutado procesos de evaluación al
desempeño del personal del ente
El literal “d” del reglamento interno de la Cooperativa, relacionado con la Evaluación al
desempeño del personal indica: “La máxima autoridad de la Cooperativa, emitirá y
difundirá las políticas y procedimientos para la evaluación del desempeño de los
colaboradores, en función de los cuales se evaluará periódicamente al personal “
Se desconoce el nivel de eficiencia y productividad con el que el personal realiza las
funciones asignadas, lo que no permite determinar áreas críticas de la Cooperativa.
Se presentan estas desviaciones por desconocimiento por parte de los Directivos
sobre este proceso de vital importancia en el rendimiento y productividad de los
colaboradores.
Se elabore y ejecute procesos de evaluación al desempeño del personal de la
Cooperativa, esto permitirá conocer su nivel de rendimiento, y a la vez, implementar
sistemas de control que procuren su productividad y en consecuencia optimizar el
desarrollo de la Institución.
PTA17 1-1
107
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO CARIAMANGA LTDA. AUDITORÍA DE GESTIÓN
HALLAZGO DE AUDITORÍA Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010 AREA: Administrativa
TÍTULO DEL HALLAZGO: Todas las adquisiciones que realice la cooperativa deben
estar en función al presupuesto aprobado.
AREA DEL HALLAZGO : CONTABILIDAD
Adquisición de bienes por un valor mayor a lo presupuestado.
Se han adquirido activos fijos que no han estado presupuestados.
Esta desviación incumple el literal “g” del reglamento interno de la cooperativa relacionado
con el contro de los bienes, el mismo que indica lo siguiente “ Previa a la aceptación de
una obligación, por compra de activos fijos, suministros u otros bienes, necesarios para el
desarrollo de la gestión operativa de la cooperativa, el personal encargado de esta
actividad verificará: Que la transacción no varíe con respecto a la propiedad, legalidad y
conformidad con el presupuesto establecido al momento del control previo al compromiso
efectuado”.
Increcemento de activos improductivos que disminuyen la liquidez de la cooperativa, y se
compromete el patrimonio al momento de recurrir al crédito con los proveedores.
Se presentan estas desviaciones por descuido de los encargados del control
presupuestario, esto no permite cumplir con la meta presupuestaria programada, lo que
puede traer problemas de liquidez a la cooperativa.
Efectúe los desemboldos en función al presupuesto aprobado, esto permitirá el
aprovechamiento racional de los recursos, satisfacer la demanda de productos
financieros y en consecuencia mejorar la rentabilidad.
PTA6 1-1
108
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO CARIAMANGA LTDA. AUDITORÍA DE GESTIÓN
HALLAZGO DE AUDITORÍA Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010 AREA: Administrativa
TÍTULO DEL HALLAZGO: La actualización permanente de los inventarios de
proveeduría y activos fijos, proporcionará información confiable del stock de bienes que
dispone la cooperativa.
AREA DEL HALLAZGO : PROVEEDURÍA Desconocimiento del valor real de los inventarios de proveduría y activos fijos que
dispone la cooperativa.
No se realiza actualización periódica de proveduría, así como, de los activos fijos que
ingresan a la cooperativa.
Esta desviación incumple el literal “h” del reglamento interno de la cooperativa relacionado
con el control de bienes y activos fijos expone lo siguiente: “Los inventarios físicos deben
ser constatados periódicamente para verificar la existencia, la ubicación, el estado de las
propiedades anotadas en las cuentas y actualizar los bienes a efectos de que la empresa
disponga de información real.
No permite conocer el stock real de proveduría , así como de los activos fijos de la
cooperativa, lo que impide ofrecer información oportuna y veráz a los directivos.
Se presentan estas desviaciones por negligencia del encargado del control de los
inventarios, dando lugar a estas desviaciones que ocasionan serios problemas, al
momento de determinar los valores reales de los inventarios de la empresa.
Realizar la actualización periodica de los bienes que ingresan a la cooperativa mediante
constataciones físicas, mínimo una vez al año, como lo determina el reglamento interno;
esto permitirá conocer el valor real de los bienes que dispone, lo que se verá reflejado en
los estados financieros y además servirá de base para la elaboración del presupuesto.
PTA9 1-1
109
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO CARIAMANGA LTDA. AUDITORÍA DE GESTIÓN
HALLAZGO DE AUDITORÍA Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010 AREA: Administrativa
TÍTULO DEL HALLAZGO: La entrega recepción de bienes permite el seguimiento de
cada uno de ellos, procurando su buen uso, y responsabilizándolo al custodio por
cualquier pérdida.
AREA DEL HALLAZGO: PROVEEDURÍA, SERVICIO AL CLIENTE, GERENCIA,
CONTABILIDAD Y CAJA.
No se realiza el control de los bienes que se encuentran en cada departamento.
No se realiza la entrega recepción de los bienes que ingresan a la cooperativa.
Esta desviación incumple el literal “k” del reglamento interno de la cooperativa,
relacionado con el control de los bienes que ingresan a la entidad; el mismo que expresa”
De cada bien que ingresa a la cooperativa, se realizará la entrega recepción, mediante
una acta, lo que permitirá hacer buen uso de él, y, realizar el seguimiento respectivo,
responsabilizándolos por el mal uso o pérdida en caso de no comprobarse que sea un
caso fortuito, en donde se exigirá su pago por el valor del bien que se encuentre en el
mercado, y además se extenderá la respectiva sanción.
Impide hacer el seguimiento a los bienes, así como hacer buen uso de ellos, lo que
ocasiona desembolsos innecesarios al momento de ocurrir un robo o destrucción
intensional.
Se presentan estas desviaciones por negligencia del encargado de esta función al no
cumplir con el reglamento establecido para el efecto, dando lugar a estas desviaciones
que ocasionan serios problemas, al momento de realizar un seguimiento y definir
responsables del mal uso o pérdida.
Se realice la entrega recepción de los bienes que ingresan a la cooperativa, por medio de
una acta, conforme esta estipulado en el reglamento interno, lo que permitirá el buen uso
de los recursos, hacer el respectivo seguimiento y definir responsables por cualquier
anomalía que se presente, evitando desembolsos innecesarios a la institución.
PTA12 1-1
110
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO CARIAMANGA LTDA. AUDITORÍA DE GESTIÓN
HALLAZGO DE AUDITORÍA Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010 AREA: Operativa
TÍTULO DEL HALLAZGO: Se entregan préstamos a los clientes sin que cumplan con los
requisitos establecidos.
ÁREA DEL HALLAZGO : OPERATIVA
La cooperativa entrega créditos a los clientes sin cumplir con los requisitos establecidos.
Los socios cuando acceden a créditos no cumplen con los requisitos establecidos por la
Cooperativa y que son necesarios para el análisis y aprobación.
El literal 4 del reglamento interno de la Cooperativa, en relacion con la operatividad de
los créditos, expresa lo siguiente “ El comité de crédito será el encargado de, analizar la
documentacion presentada por los solicitantes de créditos, serán aprobados solamente
aquellos que cumplan con los requisitos establecidos para cada clase de crédito en su
totalidad, caso contrario se los devolverá al cliente indicando los motivos por los cuales no
puede acceder al crédito solicitado”.
Al no cumplir el socio con todos los requisitos éstos han ocasionado un incremento del
riesgo en cuanto a la recuperación de los créditos, ya que se dan problemas posteriores
como es la ubicación del socio y conflictos con los garantes.
Desconocimiento del reglamento de crédito y cobranzas en donde constan los requisitos
necesarios para el análisis de créditos e incumplimiento de funciones al pasar por alto
documentación de acuerdo al grado de confianza con el socio.
Mantener reuniones con los asesores de crédito a fin de dar a conocer el reglamento de
crédito y cobranzas, entregar una copia para que cumplan con las funciones designadas
de acuerdo al reglamento y además realizar la supervisión a las carpetas personales de
los socios que acceden a créditos y comprobar que los requisitos exigidos por la
Cooperativa estén completos y orden.
PTO8 1-1
111
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO CARIAMANGA LTDA. AUDITORÍA DE GESTIÓN
HALLAZGO DE AUDITORÍA Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010 AREA: Operativa
TÍTULO DEL HALLAZGO: La elaboración de un plan de gestión para recuperación de
cartera vencida permite disminuir la morosidad de los clientes.
ÁREA DEL HALLAZGO : OPERATIVA
No se dispone de un plan de gestión para recuperación de cartera vencida.
Cuando un cliente cae en mora se procede a comunicarle por medio de llamadas
telefónicas.
El literal 4 del reglamento interno de la Cooperativa, en relacion con la operatividad
de los créditos, estipula lo siguiente “ El comité de credito será el encargado de formular
y ejecutar un plan de gestión que le permita la recuperacion de la cartera vencida,
evitando así riesgos a la Cooperativa”
Existe un monto importante por concepto de cartera vencida, lo que ocasiona riesgos que
provocan pérdidas a la empresa, esto disminuyen la rentabilidad del ente financiero y a la
vez se deja desprotegido a los ahorradores y clientes, en caso de no recuperarse las
deudas.
Se presentan estas desviaciones por desconocimiento de la comisión de créditos en
este tema de vital importancia para lograr mayor rentabilidad a la cooperativa,
considerando que es el principal rubro que permite generar ingresos.
A los directivos, exija al personal involucrado en la administración de créditos, elaboren y
ejecuten un plan de gestión para recuperación de cartera vencida, esto permitirá realizar
un seguimiento pormenorizado a los deudores; analizar este rubro significativo para la
cooperativa, y definir procesos organizados que permitan reducir el indice de morosidad.
PTO14 1-1
112
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO CARIAMANGA LTDA. AUDITORÍA DE GESTIÓN
HALLAZGO DE AUDITORÍA Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010 AREA: Operativa
TÍTULO DEL HALLAZGO: La entrega de créditos en forma oportuna permitirá la
satisfacción de los clientes y a la vez, cumplir con la meta establecida de préstamos que
se han programado entregar.
ÁREA DEL HALLAZGO : OPERATIVA
No se entregan los créditos a los clientes oportunamente.
Existen créditos que se han entregado después de dos meses.
El literal 8 del reglamento interno de la Cooperativa, en relación con la operatividad de
los créditos, expresa lo siguiente “ El comité de crédito será el encargado de, analizar la
documentación presentada por los solicitantes de créditos en un tiempo de dos días,
emitiendo el resultado de forma inmediata a los usuarios; en caso de aprobada la solicitud
se realizará el desembolso, máximo a los 6 días de su aprobación.”
Existen una cantidad considerable de créditos que no se han entregado oportunamente,
esto causa insatisfacción en los socios, no permite cumplir con la meta planificada de
créditos a otorgar en cada periodo económico, provocando además, disminución de la
rentabilidad de la Cooperativa.
Se presentan estas desviaciones por descuido en la aplicación de las normativas
descritas en el reglamento interno respecto a créditos.
Se analicen oportunamente las solicitudes de crédito y en caso de ser aprobados, se
realice el desembolso máximo a los ocho días de su aceptación; esto dará mayor
credibillidad a la Cooperativa, así como, logrará incrementar los créditos y en
consecuencia mejorará la eficiencia del departamento de crédito.
PTO15 1-1
113
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO CARIAMANGA LTDA. AUDITORÍA DE GESTIÓN
HALLAZGO DE AUDITORÍA Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010 AREA: Financiera
TÍTULO DEL HALLAZGO: El archivo en orden cronológico y numérico de comprobantes
que sustentan la gestión operativa de la cooperativa, permite ofrecer información
oportuna a los usuarios.
ÁREA DEL HALLAZGO : FINANCIERA
No se archivan los documentos en orden cronológico y en función a la clase de
operación realizada.
Algunos documentos relacionados con el control financiero de la Cooperativa se
encuentran traspapelados en otras carpetas.
El literal 2 del reglamento interno de la cooperativa, en relación con el archivo de
documentos detalla lo siguiente: “Todos los documentos serán archivados de manera
que sea fácil su localización, y se adoptarán medidas de salvaguardia contra robos,
incendios y otros riesgos.
No permite obtener información oportuna impidiendo realizar comparaciones oportunas
entre documentos y registros contables.
Se presentan estas desviaciones por despreocupación de las personas encargadas
del archivo de documentos, en el departamento financiero, puesto que afectan el
proceso de control.
El señor gerente ordenará a las responsables del departamento financiero, archiven
la documentación que sustenta la gestión operativa de la cooperativa de una
forma técnica, y así se mantenga un historial de la realidad económica de la
misma , de esta manera se dará cumplimiento a lo que dispone la norma de control
interno referida
PTF7 1-1
114
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO CARIAMANGA LTDA. AUDITORÍA DE GESTIÓN
HALLAZGO DE AUDITORIA Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010 AREA: Tecnológica
TITULO DEL HALLAZGO: El plan de contingencias describirá las acciones a tomar en
caso de una emergencia, suspensión en el procesamiento de la información por
problemas en los equipos o, programas.
AREA DEL HALLAZGO : TECNOLOGÍA
No se dispone de un plan de contingencias en la cooperativa.
No se se ha definido, aprobado e implementado un plan de contingencias, que resguarde
la información de algún riesgo o eventualidad.
El reglamento interno de la cooperativa, en su art. 4 en lo relacionado con el
funcionamiento del area de tecnología expresa lo siguiente: “Es responsabilidad del área
de tecnología conjuntamente con los jefes departamentales, elaborar, discutir, aprobar e
implementar un plan de contingencias que describa las acciones a tomar en caso de una
emergencia o suspensión en el procesamiento de la información por problemas en los
equipos, programas o alguna otra causa circunstancial”.
No permite resguardar la información de la institución en caso de alguna emergencia o
riesgo.
Se presentan estas desviaciones por descuido del jefe de informática, de la
cooperativa que no han considerado necesario la implementación del plan de
contingencias, asumiendo que no es necesario.
Se exija a los directivos de la cooperativa, la aprobación e implementación de un plan de
contingencias que permita precautelar la información de cualquier riesgo.
PTT5 1-1
115
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO CARIAMANGA LTDA. AUDITORÍA DE GESTIÓN
PRINCIPALES FUNCIONES DEL AREA EXAMINADA Y VERIFICACIÓN DE SU CUMPLIMIENTO
Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010 AREA: Administrativa
Se verificó con los informes de actividades realizadas por dirección, actas de la
asamblea de socios, informes económicos semestrales, currículo vitae del personal,
clasificación de puestos establecidas, roles de pago, presupuesto de sueldos, informe
de capacitaciones realizadas al personal.
COMENTARIO: No se ejecuta evaluaciones a la gestión realizada, se dirige, coordina, y
supervisa las actividades realizadas por los diferentes departamentos de la Cooperativa
en forma parcial; el personal en su mayoría es contratado de acuerdo a su título
profesional; los sueldos y salarios cancelados exceden a lo presupuestado; no se ha
evaluado el desempeño de los colaboradores; solamente se ha instruido al personal en
temáticas de relaciones públicas y humanas; y finalmente, no se han realizado
actualizaciones del inventario de activos fijos y proveeduría.
ACTIVIDADES CLAVE
CUMPLIMIENTO
SIEMPRE A VECES NUNCA
Planificar, dirigir y evaluar la gestión operativa de la Cooperativa.
X
Dirigir, coordinar y supervisar las actividades realizadas por los diferentes departamentos de la cooperativa.
X
Liderar, orientar y decidir los procesos técnico administrativo.
X
Realizar actividades de inserción local. X
Proponer planes de mejoramiento a los servicios de atención al público.
X
Participar en todas las asambleas ordinarias y extraordinarias programadas.
X
Generar vínculos entre las instituciones financieras y comerciales; así como a nivel social del sector.
X
Ejercer por delegación la representación legal, en todas las actividades requeridas.
X
Presentar informes y realizar rendición de cuentas a los organismos de control que fuere necesario.
X
Seleccionar el personal de acuerdo a su Título Profesional.
X
Seleccionar el personal de acuerdo al presupuesto establecido.
X
Evaluar el desempeño del personal X
Capacitar al personal en las áreas específicas. X
Actualización de inventarios X
PTA4 1-1
116
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO CARIAMANGA LTDA. AUDITORÍA DE GESTIÓN
VERIFICACION DEL PRESUPUESTO DE BIENES CON LAS COMPRAS EJECUTADAS
Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010 AREA: Administrativa
PRESUPUESTO COMPRAS DE ACTIVOS FIJOS PARA EL 2010
Detalle Cantidad Precio Unitario Total
Muebles y Enseres
Escritorio de madera de cedro en L 1 450,00 450,00
Subtotal 450,00
Equipos de computación
Computadora portátil DELL 2 680,00 1680,00
Computadora de escritorio Procesador Intel core l5 4
765,00 3060,00
Subtotal 4740,00
TOTAL 5190,00
=Se verificó con el presupuesto que dispone la Cooperativa para el 2010.
COMENTARIO: Se ha presupuestado gastar en compra de activos fijos durante el
periodo 2010 un valor de $ 5190.00, sin embargo se han realizado compras por un valor
superior; el mismo corresponde a la adquisición de un juego de muebles de damasco por
1350.00, a almacén Juan Pablo, según factura N° 0076543, a crédito.
COMPRAS REALES DE ACTIVOS FIJOS EN EL 2010
Detalle Fact. Proveedor Cant.
Precio Unitario Total
Muebles y Enseres
Juego de muebles de damasco 0076543
Mueblería Juan Pablo 1 1350,00 1350,00
Escritorio de madera de cedro en L 0076543
Mueblería Juan Pablo 1 450,00 450,00
Subtotal 1800,00
Equipos de computación
Computadora portátil DELL 006223 ZITE 2 840,00 1680,00
Computadora de escritorio Procesador Intel core l5
006223 ZITE 4 765,00 3060,00
Subtotal 4740,00
TOTAL 6540,00
PTA5 1-1
117
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO CARIAMANGA LTDA. AUDITORÍA DE GESTIÓN
ACTUALIZACIÓN DE PROVEDURÍA Y ACTIVOS FIJOS Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010 AREA: Administrativa
PTA7 1-1
118
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO CARIAMANGA LTDA. AUDITORÍA DE GESTIÓN
ACTUALIZACIÓN DE PROVEDURÍA Y ACTIVOS FIJOS Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010 AREA: Administrativa
PTA8 1-3
119
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO CARIAMANGA LTDA. AUDITORÍA DE GESTIÓN
ACTUALIZACIÓN DE PROVEDURÍA Y ACTIVOS FIJOS Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010 AREA: Administrativa
PTA8 2-3
120
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO CARIAMANGA LTDA. AUDITORÍA DE GESTIÓN
ACTUALIZACIÓN DE PROVEDURÍA Y ACTIVOS FIJOS Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010 AREA: Administrativa
=Se verificó con el informe de bienes y proveeduría de la Cooperativa a diciembre del
2009.
COMENTARIO: El informe de actualización de proveeduría correspondiente al año 2009,
dispone en suministros de oficina un valor de $ 986.87; mientras que, el valor de activos
fijos asciende a $ 21726,80; no se dispone información de estos rubros al periodo 2010,
por lo que se asume que no se realizó actualización de inventarios durante ese periodo
contable.
PTA8 3-3
121
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO CARIAMANGA LTDA. AUDITORÍA DE GESTIÓN
INFORME ENTREGA RECEPCIÓN DE PROVEEDURÍA Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010 AREA: Administrativa DETALLE DE PROVEEDURÍA ENTREGADA A LOS DIFERENTES DEPARTAMENTOS
DE LA COOPERATIVA
Detalle Unidad de
medida Cantidad
Valor total
Entregado a
Solicitud de ingreso Block 500 15,00 Servicio al Cliente
Tarjeta de Identificación del socio Block 500 15,00 Servicio al Cliente Registro de las solicitudes de ingreso Block 500 15,00 Servicio al Cliente Certificado de Aportación Block 500 15,00 Servicio al Cliente Control de la libreta de registros Block 500 15,00 Servicio al Cliente Solicitud de préstamo Block 500 15,00 Servicio al Cliente Registro de Ahorros Block 500 15,00 Servicio al Cliente Certificados de depósito Block 500 15,00 Servicio al Cliente Hojas membretadas para solicitudes 500 5,00 Servicio al Cliente
TOTAL 125,00
INFORME ENTREGA RECEPCIÓN DE PROVEDURÍA MES DE AGOSTO Y SEPTIEMBRE DEL 2010
Detalle Unidad de
medida
Cantidad Precio Unit.
Total Entregado a
Papel bond de hojas A4 Resmas 1 3,50 3,50
Servicio al Cliente
Papel bond de hojas A4 Resmas 1 3,50 3,50 Contabilidad
Papel bond de hojas A4 Resmas 1 3,50 3,50 Secretaria
Perforadora grande color negro Unidades 1 7 7,00 Contabilidad
Frasco de tinta color negro, CANON, HP, LEXMARK 250 ml Frasco 1 6,00 6,00 Secretaria
Frasco de tinta color azul, CANON, HP, LEXMARK 250 ml Frasco 1 7,00 7,00 Gerencia
Frasco de tinta color amarillo, CANON, HP, LEXMARK 250 ml Frasco 1 7,00 7,00 Gerencia
Frasco de tinta color rollo CANON, HP, LEXMARK 250 ml Frasco 1 7,00 7,00 Gerencia
Flash memory color celeste 4GB Unidad 1 12,00 12,00 Contabilidad
Flash memory color verde 4 GB Unidad 1 12,00 12,00
Servicio al Cliente
Flash memory color amarillo 4 GB Unidad 1 8,00 8,00 Secretaria
Flash memory color negro 4 GB Unidad 1 7,00 7,00 Ventanilla 1
PTA10 1-2
122
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO CARIAMANGA LTDA. AUDITORÍA DE GESTIÓN
INFORME ENTREGA RECEPCIÓN DE PROVEEDURÍA Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010 AREA: Administrativa
= Verificado con el informe de entrega rececpción de proveduría emitido por la
encargada de proveduría, durante los meses de agosto y septiembre del 2010.
COMENTARIO: La información se obtuvo del archivo que dispone la Cooperativa en
proveeduría al 31 de agosto del 2010, cada persona que recibe los suministros firman el
informe como constancia de haberlos recibido; también se revisó los informes de entrega
recepción de activos fijos, y solamente se encontró hasta el 2009; la encargada manifiesta
que no se ha realizado informes de entrega recepción de activos fijos durante todo el año
sujeto a examen.
Cartucho color negro CANON PG-40 negro unidad 1 18,70 18,70 Contabilidad
Cartucho color colores CANON PG-40 colores unidad 1 23,70 23,70 Contabilidad
Marcador resaltador marca Pelican cajas 1 6,00 6,00
Servicio al Cliente
Marcador liquido Cajas 1 4,50 4,50
Servicio al Cliente
Archivador grande color negro unidad 4 1,76 7,04 Contabilidad
Carpetas folder color amarillo Unidad 25 0,35 8,75
Servicio al Cliente
Carpetas folder color verde Unidad 25 1,35 33,75
Servicio al Cliente
Carpetas folder color roja Unidad 25 2,35 58,75
Servicio al Cliente
Carpetas folder color celeste Unidad 25 3,35 83,75
Servicio al Cliente
Papel para fax rollo 2 0,32 0,64 Gerencia Marcador detector billetes falsificados Unidad 1 1,75 1,75 Caja 1
Total 330,83
PTA11 2-2
123
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “CARIAMANGA LTDA” AUDITORÍA DE GESTIÓN
DISTRIBUCIÓN DEL PERSONAL DE LA COOPERATIVA Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010
AREA: Administrativa
N° NOMBRE Y APELLIDO
DENOMINACIÓN DEL PUESTO
CARGO DESEMPEÑADO
TITULO
1 Patricio Criollo Gerente Gerente Ing. en Banca y Finanzas
2 Beatriz Rodríguez
Secretaria
Secretaria, control de inventarios de proveeduría y bienes que ingresan a la Cooperativa
Ing. en Banca y Finanzas
3 Teresa Cueva Contadora Contadora Ing. en Contabilidad y Auditoría
4 Cecibel Montero Cajera Contadora Ing. en Contabilidad y Auditoría
5 José Cueva Analista De Sistemas Informáticos
Analista en sistemas informáticos
Ing. en sistemas
6 Sofía Soto Servicio al Cliente Servicio Al Cliente
Ing. en Contabilidad y Auditoría
7 Carlos Sarango Guardianía Guardia Bachiller en Ciencias Básicas
8 Melecio Torres Servicios Generales
Servicios Generales
Bachiller en Ciencias Básicas
= Verificado con el distributivo de puestos que dispone la cooperativa y con el
currículo de cada servidor que se mantiene en la dirección del ente.
COMENTARIO: Todos los servidores están ubicados de acuerdo a lo que exige el
manual de clasificación de puestos de la cooperativa.
PTA13 1-1
124
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “CARIAMANGA LTDA” AUDITORÍA DE GESTIÓN PLAN DE CAPACITACIÓN
Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010
AREA: Administrativa
PROGRAMA DE CAPACITACIÓN PARA EL PERSONAL PERIODO 2010
SEMINARIOS PLANIFICADOS
Seminarios ejecutados N° Nombre Fecha de
Ejecución Participantes Entidad
Ejecutora
1 Relaciones públicas y humanas
Desde 02/02/10 Hasta 07/02/10
Todo el personal
CACC x
2 Trabajo en equipo Desde 06/03/10 Hasta 10/03/10
Todo el personal
CACC x
3 Gestión de créditos y cobranzas
Mes de junio Servicios al cliente
4 Procesos de auditoría en entidades bancarias.
Mes de Agosto Contadora UTPL
5 Control del disponible
Mes de Septiembre
Cajeros Banco de Loja
6 Contabilidad Bancaria – Aplicación de procesos para el control de productos financieros
Mes de Noviembre
Servicio al cliente y contadora
Banco del Pichincha
=Comprobado con el programa de capacitación del personal periodo 2010 y con los
informes de los dos seminarios ejecutados en la cooperativa.
COMENTARIO: Dentro de las instalaciones se planificaron realizar 2 seminarios, los
mismos que fueron ejecutados; en el plan de capacitación también se incluyó aquellos
seminarios relacionados específicamente con el cargo que desempeñan, esto previo
convenio con las empresas y entidades ejecutoras; sin embargo por cumplir con otras
tareas programadas no asistieron a la fecha convocada, dos casos por calamidad
doméstica de los servidores y las demás por cumplir con programaciones internas de la
cooperativa; aspecto que fue analizado en junta general de socios, insistiendo que el
próximo periodo será obligatoria la asistencia.
PTA14 1-1
125
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO CARIAMANGA LTDA. AUDITORÍA DE GESTIÓN
DETALLE DE PRODUCTOS FINANCIEROS QUE OFRECE LA COOPERATIVA CON SUS RESPECTIVOS INTERESES
Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010 AREA: Operativa
DETALLE DE CARTERA DE CREDITOS QUE OTORGA LA CACC
CLASE DE PRESTAMO
PLAZO
MONTO
TASA DE INTERÉS
CONSUMO 6 meses – 18 meses De 500- 5000 16,35%
EMERGENTES 6 meses – 18 meses De 200- 3000 14,35%
CREDITO COMUNITARIO 6 meses – 12 meses De 300 - 5000 18,45%
MICROCREDITO 6 meses – 18 meses De 500- 5000 14,15%
HIPOTECARIO 3 años - 5 años De 5000-30000 11,33%
DETALLE AHORROS A L A VISTA QUE OTORGA LA CACC
PLAZO TASA DE INTERES
0 - 100 2%
101 - 300 2%
301 - 1000 2%
1.001 - 2000 2%
2.001 - 10000 2,25%
10.001 - 25000 2,50%
25.001 - 100000 3,25%
100.001 - 500000 en adelante 3,50%
= Verificado con la descripción de productos financieros que ofrece la CACC
Cariamanga, así como con su respectiva tabla de intereses.
COMENTARIO: La información se obtuvo del archivo que dispone la cooperativa en el
departamento de servicio al cliente, los intereses corresponden al año 2010, están en
concordancia con los emitidos para entidades financieras, reglamentados por la
superintendencia de Bancos y seguros del país.
DETALLE DEPÓSITOS A PLAZO FIJO QUE OTORGA LA CACC
MONTO DÍAS
31 a 60 61 a 90 91 a 120 121 a 180 181 a 360 360
300.00 a 5000.00 3.00% 3.50% 4.25% 4.75% 5.25% 6%
5000.01 a 10000.00 3.00% 3.50% 4.25% 4.75% 5.25% 6%
10000.01 a 20000.00 3.00% 3.50% 4.25% 4.75% 5.25% 6%
20000.01 a 50000.00 3.00% 3.50% 4.25% 4.75% 5.25% 6%
50000.01 a 100000.00 3.00% 3.50% 4.25% 4.75% 5.25% 6%
100000.01 a 300000.00 3.00% 3.50% 4.25% 4.75% 5.25% 6%
De 300000.01 en adelante 3.00% 3.50% 4.25% 4.75% 5.25% 6%
PTO 4 1-1
126
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO CARIAMANGA LTDA. AUDITORÍA DE GESTIÓN
PROCESO ESTABLECIDO PARA ENTREGA DE CRÉDITOS Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010 AREA: Operativa
FLUJOGRAMA DEL PROCESO PARA OTORGAR CRÉDITOS
SI
=Verificado con el manual de créditos que dispone la cooperativa
COMENTARIO: El proceso que se detalla lo utilizan para toda la clase de créditos que
otorga la cooperativa.
CLIENTE
Presenta la solicitud de crédito
SOCIO
Entrega garantías y/o escrituras del inmueble
en caso de crédito hipotecario
OFICIAL DE CRÉDITO Informa al cliente indicado que su solicitud no fue aprobada,
indicando sus motivos.
SOCIO
Entrega comprobante a cajero
CAJERO
Revisa documentación y entrega dinero
SOCIO
Recibe dinero y comprueba transacción
CAJERO
Devuelve documentación al oficial de crédito
OFICIAL DE CREDITO
Entrega documentación a contabilidad
OFICIAL DE CREDITO
Analiza documentación y envía a gerencia
PTO 5 1-1
INICIO
Gerencia
toma
decisión
OFICIAL DE CRÉDITO Revisa resolución, registra transacción y entrega comprobante de dinero al Socio.
NO
127
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO CARIAMANGA LTDA. AUDITORÍA DE GESTIÓN
REQUISITOS ESTABLECIDOS PARA CAPTAR DEPÓSITOS Y OTORGAR CRÉDITOS
Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010 AREA: Operativa
CUENTA DE AHORROS
Requisitos para apertura de cuenta para Personas Naturales:
1. Fotocopia de la cédula de identidad del solicitante.
2. Fotocopia de la papeleta de votación vigente.
3. Una planilla de servicios básicos: agua, luz o teléfono de la residencia del solicitante,
cuya fecha sea máximo de 3 meses atrás a la fecha de la solicitud; o contrato de
arrendamiento debidamente legalizado, declaración juramentada ante un Notario o
Teniente Político según el sector donde reside; o, cualquier documento confiable que
permita conocer la dirección exacta de su domicilio. (Certificado de Residencia y
Domicilio).
4. Depósito inicial de 25 dólares.
Requisitos para apertura de cuenta para Personas Jurídicas:
1. Escritura de constitución o que determine la actividad económica u objeto social.
2. Aumento de capital o reforma de estatutos (si los tuviere).
3. Nombramiento del representante legal.
4. Una fotocopia del RUC.
5. Una fotocopia de la cédula de identidad o pasaporte del o los representantes legales
de la institución o su apoderado.
6. Una fotocopia de la papeleta de votación vigente del o los representantes legales.
7. Referencia bancaria o comercial de la institución.
8. Estados financieros actualizados.
9. Nómina de los accionistas o socios (si los tuviere).
10. Certificado de cumplimiento de obligaciones con la Superintendencia de Compañías
o con organismo de control al que reporte (si los tuviere).
11. Una fotocopia de la cédula de identidad o pasaporte, según el caso de las personas
autorizadas a firmar en la cuenta y papeletas de votación vigentes.
12. Fotocopia de la cédula de identidad o pasaporte, según el caso de las personas
autorizadas a firmar en la cuenta y papeletas de votación vigentes.
13. Planilla de servicios básicos (agua, luz o teléfono).
14. Depósito inicial 25 dólares.
PTO 5 1-6
128
=Verificado con los requisitos para captar depósitos en ahorro que dispone la
cooperativa en el departemento de sercivico al cliente.
COMENTARIO: Se revisó informacion en las carpetas de requisitos para captar
depósitos en ahorros vigentes para el año 2010 que dispone en el departamento de
servicio al cliente.
129
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO CARIAMANGA LTDA. AUDITORÍA DE GESTIÓN
REQUISITOS ESTABLECIDOS PARA CAPTAR DEPÓSITOS Y CRÉDITOS OTORGADOS
Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010 AREA: Operativa
Requisitos persona natural
1. Una fotografía tamaño carnet
2. Copia cédula y papeleta de votación (última)
3. Carta de servicio básico del último mes de pago (agua, luz o teléfono)
4. Depósito a Plazo Fijo mínimo $100.00
Requisitos persona jurídica
1. Una fotografía tamaño carnet de cada uno de los representantes
2. Copia cédula y papeleta de votación (última) de los representantes
3. Carta de servicio básico del último mes de pago (agua, luz o teléfono)
4. Monto mínimo de apertura
5. Copia del RUC
6. Copia de la escritura pública de constitución vigente.
7. Certificación de la existencia legal y capacidad para operar emitida por el organismo
de control respectivo.
8. Nómina de los socios o accionistas actualizadas.
9. Nombramiento de los representantes debidamente inscritos en el organismo de
control respectivo Nómina de los socios o accionistas actualizadas.
10. Copia de la cédula de identidad y certificado de votación de los representantes
legales.
11. Carta de servicio básico del último mes de pago (agua, luz o teléfono)
12. Copia de la Declaración de impuestos correspondiente al último período fiscal.
13. Copia de los Estados financieros legalizados por el organismo de control
14. Copia de los estatutos con los últimas reformas de ser el caso debidamente
legalizados por el organismo de control respectivo.
=Verificado con los requisitos para captar depósitos a plazo fijo que dispone la
cooperativa en el departemento de sercivico al cliente.
COMENTARIO: Se revisó la carpeta con los requisitos establecidos para captar depósitos
a plazo fijo, en el departamento del servicio al cliente, los mismos que son actualizados en
funcion a las estipulaciones de la Superintendencia de Bancos y Seguros.
PTO6 3-6
130
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO CARIAMANGA LTDA. AUDITORÍA DE GESTIÓN
REQUISITOS ESTABLECIDOS PARA CAPTAR DEPOSITOS Y OTORGAR CRÉDITOS
Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010 AREA: Operativa
MICROCRÉDITO.
1. Tener una actividad económica.
2. un pequeño plan del negocio.
3. Llenar solicitud con una descripción de la actividad económica que realizan.
4. Pertenecer a una organización.
5. Presentar las facturas proformas de los equipos o maquinaria o los cursos para los
que solicitan el microcrédito.
6. Copia de la cédula de identidad.
7. Copia de un recibo de agua, luz o teléfono.
8. Presentar dos cartas de recomendación / aval preferiblemente de la organización a
que pertenezca.
9. Dos referencias comerciales.
CRÉDITO EMERGENTE.
1. Apertura libreta de ahorros (mínimo 1 mes)
2. Copia de cédula y papeleta de votación (actual a color) deudor /conyugue).
3. Factura de cualquier servicio básico, (agua, luz, o teléfono).
4. Rol de pagos (dependiente)
5. Ruc, última declaración (independiente).
6. Copia de la escritura y / o impuesto predial (deudor o garante).
7. Una foto tamaño carnet.
8. Llenar la solicitud de crédito.
9. Garante con los mismos requisitos.
10. Encaje 10 % en la cuenta de ahorros.
9. Garante con los mismos requisitos.
10. Encaje 10 % en la cuenta de ahorros.
PTO6 4-6
131
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO CARIAMANGA LTDA. AUDITORÍA DE GESTIÓN
REQUISITOS ESTABLECIDOS PARA CAPTAR DEPOSITOS Y OTORGAR CRÉDITOS
Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010 AREA: Operativa
CRÉDITO DE CONSUMO
1. Solicitud de crédito debidamente llena y firmada por el representante legal
2. Copia de cedula y papeleta de votación
3. Tres últimos roles de pagos actualizados
4. Relación de dependencia de al menos un año
5. Documento que sustente patrimonio: copia del impuesto predial, copia de matrícula del
vehículo
6. Planilla de servicios básicos (luz, agua o teléfono) actualizada
7. Declaración del impuesto a la renta
CRÉDITO COMUNITARIO
1. Conformar el grupo de hasta 25 personas
2. Ser residente permanente de la comunidad
3. Copia de la cédula y del certificado de votación de cada integrante del grupo
4. Copia del pago de algún servicio básico
CRÉDITO HIPOTECARIO
Personas dependientes o asalariadas
1. Solicitud de crédito
2. Multi-hipoteca debidamente diligenciada
3. Fotocopia de la cédula de Identidad y papeleta de votación
4. Certificado de ingresos donde se relacione el sueldo básico, el tiempo de servicio en la
empresa y el cargo desempeñado.
5. Fotocopia de los dos (2) últimos comprobantes de pago de nómina.
6. Certificaciones de otros ingresos diferentes del sueldo,(comisiones, honorarios, etc.)
7. Fotocopia de la promesa de compra-venta o del documento en que se relacione
detalladamente las condiciones de negociación del inmueble.
8. Referencias bancarias.
PTO6 5-6
132
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO CARIAMANGA LTDA. AUDITORÍA DE GESTIÓN
REQUISITOS ESTABLECIDOS PARA CAPTAR DEPOSITOS Y OTORGAR CRÉDITOS Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010 AREA: Operativa
9. Certificado de manejo de cuentas corrientes, de cuentas de ahorro, tarjetas de
crédito,
10. Referencias comerciales (Al menos 2 referencias).
11. Fotocopia de los documentos que acrediten el respaldo patrimonial del cliente
12. del pago del impuesto predial, matrícula del vehículo y similares.
Para los emigrantes legalizados que deseen aplicar a los créditos
1. Solicitud de crédito.
2. Copias de cédulas.
3. Copia de la visa del país donde reside.
4. Copia del carné de seguridad social.
5. Certificado originales de ingresos, traducidos al español, notariados y certificados por
el consulado de Ecuador en la ciudad de residencia
6. Copia de los roles de pago de los dos últimos meses.
7. Originales de las referencias bancarias, comerciales, traducidos al español,
notariados y certificados por el consulado de Ecuador.
8. Documentos sobre el patrimonio que posean.
9. Poder original o copia certificada que otorga el solicitante a una segunda persona
para que le represente en la firma de escrituras y constitución de la hipoteca.
10. Copia de la promesa de compra - venta o convenio de reservación del inmueble.
= Verificado con el manual de créditos que dispone la cooperativa en el departamento
de servicio al cliente.
COMENTARIO: Se revisó el manual de créditos vigente para el año 2010, el mismo que
detalla los requisitos para otorgar créditos a los socios, por cada clase de crédito.
PTO6 6-6
133
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO CARIAMANGA LTDA. AUDITORÍA DE GESTIÓN
VERIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS EN CRÉDITOS OTORGADOS
Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010 AREA: Operativa
MICROCRÉDITO
N°
RE
QU
ISIT
OS
So
cio
1
So
cio
2
So
cio
3
So
cio
4
So
cio
5
So
cio
6
So
cio
7
So
cio
8
So
cio
9
So
cio
10
1 Actividad Económica declarada X X X X X X X X X X
2 Plan de negocio pequeño X X X X X X
3 Solicitud crédito X X X X X X X X X X
4 Certificación de pertenencia a una organización
X X X X X X X
5 Facturas proformas motivo del préstamo
X X X X X X X X X X
6 Documentos personales X X X X X X X X X X
7 Copia planillas servicios básicos
X X X X X X X X X X
8 Cartas de recomendación X X X X X X X X X X
9 Referencias comerciales X X X X X X X
= Verificado con los requisitos para los microcréditos que dispone la cooperativa en el
manual de créditos que mantienen en el departamento de servicio al cliente.
COMENTARIO: Se seleccionó una muestra al azar, correspondiente al mes de enero y se
determinó que algunos créditos otorgados no cumplían con requisitos como: disponer de
un plan de negocios, no existía una certificación de pertenencia a alguna organización;
así como no existían referencias comerciales, lo que significa un riesgo para la
cooperativa.
ER / 4
5
ER / 4
5
PTO7 1-5
134
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO CARIAMANGA LTDA. AUDITORÍA DE GESTIÓN
VERIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTIO DE REQUISITOS EN CREDITOS OTORGADOS
Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010 AREA: Operativa
= Verificado con los requisitos para los créditos de consumo que se detalla en el
manual de créditos que dispone la cooperativa en el departamento de servicio al
cliente.
COMENTARIO: Se consideró una muestra correspondiente al mes de mayo del periodo
sujeto a examen, evidnciando el cumplimiento total a los requisitos sollicitados por la
coopertiva para otorgar crédito, esto demuestra que el socio es confiable, y que por lo
tanto puede otorgarsele el credito sin ningún temor.
CRÉDITO CONSUMO
N°
REQUISITOS
So
cio
1
So
cio
2
So
cio
3
So
cio
4
So
cio
5
So
cio
6
So
cio
7
So
cio
8
So
cio
9
So
cio
10
1 Solicitud de crédito debidamente llena y firmada por el representante legal
X X X X X X X X X X
2 Copia de cedula y papeleta de votación
X X X X X X X X X X
3 Tres últimos roles de pagos actualizados
X X X X X X
4 Relación de dependencia de al menos un año
X X X X X X X X X X
5 Documento que sustente patrimonio: copia del impuesto predial, copia de matrícula del vehículo
X X X X X X X X X
6 Planilla de servicios básicos (luz, agua o teléfono) actualizada
X X X X X X X X X X
7 Declaración de impuesto a la renta
X X X X X X X X
PTO7 2-5
135
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO CARIAMANGA LTDA. AUDITORÍA DE GESTIÓN
VERIFICACIÓN DE REQUISITOS EN CRÉDITOS OTORGADOS Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010 AREA: Operativa
=Verificado con los requisitos para los créditos comunitarios que se detalla en el
manual de créditos que dispone la cooperativa en el departamento de servicio al
cliente.
COMENTARIO: Se tomó información al azar correspondiente al mes de septiembre, se
observa que cuatro deudores de los créditos no han presentado un certificado de
pertenecer al grupo comunal, parte indispensable en esta clase de créditos; esto genera
inconvenientes a la cooperativa en caso de incumplimiento a los pagos programados.
CRÉDITO COMUNITARIO
N°
REQUISITOS
So
cio
1
So
cio
2
So
cio
3
So
cio
4
So
cio
5
So
cio
6
So
cio
7
So
cio
8
So
cio
9
So
cio
10
1 Conformar el grupo de hasta 25 personas
X X X X X X X X X X
2 Ser residente permanente de la comunidad
X X X X X X X X X X
3 Copia de la cédula y del certificado de votación de cada integrante del grupo
X X X X X X X X
4 Copia del pago de algún servicio básico
X X X X X X X X X X
5 Certificación de pertenecer al grupo comunal
X X X X X X
ER / 4
5
ER / 4
5
PTO7 4-5
136
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO CARIAMANGA LTDA. AUDITORÍA DE GESTIÓN
VERIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS EN CRÉDITOS OTORGADOS
Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010 AREA: Operativa
CRÉDITO HIPOTECARIO PERSONAS DEPENDIENTES O ASALARIADAS
N°
REQUISITOS
So
cio
1
So
cio
2
So
cio
3
So
cio
4
So
cio
5
So
cio
6
So
cio
7
So
cio
8
So
cio
9
So
cio
10
1 Solicitud de crédito X X X X X X X X X X
2 Multi-hipoteca debidamente diligenciada.
X X X X X X X X X X
3 Fotocopia de documentos personales. X X X X X X X X X X
4 Certificado de ingresos. X X X X X X
5 Copia de los dos últimos comprobantes de pago de nómina.
X X X X X X
6 Certificaciones de otros ingresos diferentes del sueldo.
X X X X X
7 Copia de la promesa de compra-venta o del documento que indique las condiciones de negociación del inmueble.
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
8 Referencias bancarias. X X X X X
9 Certificado de manejo de cuentas corrientes, o de ahorro.
X X X X X X X X X X
10 Referencias comerciales (Al menos 2 referencias).
X X X X X X
11 Copia de documentos que acrediten el respaldo patrimonial del cliente.
X X X X X X
=Verificado con los requisitos para los créditos hipotecarios que se detalla en el
manual de créditos que dispone la cooperativa en el departamento de servicio al
cliente.
COMENTARIO: Se verificó información correspondiente al mes de noviembre del periodo
sujeto a examen, se observó que se otorgó créditos a socios que no han presentado
certificados del sueldo y de otros ingresos; no disponen de referencias bancarias ni
comerciales; y finalmente no se dispone de copias que acrediten el respaldo patrimonial
del cliente; situacion que genera bastante riesgo a la cooperativa puesto que no se
dispone de un documento que determine la capacidad de pago que tiene el deudor, así
como no existe ninguna garantia que acredite su solvencia y mucho más si se considera el
valor significativo de esta clase de créditos.
ER / 4
5
ER / 4
5
PTO7 5-5
137
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO CARIAMANGA LTDA. AUDITORÍA DE GESTIÓN
VERIFICACIÓN DE PRESTAMOS EN MORA Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010
AREA: Operativa
= Verificado con el reporte de de préstamos en mora que dispone la cooperativa.
COMENTARIO: Se seleccionó información correspondiente al 30 de octubre del
periodo sujeto a examen, verificando que existe una cantidad significativa de
créditos en mora, lo que puede ocasionar pérdidas importantes para la cooperariva.
N°
No
mb
res
y
Ap
ell
ido
s
Cla
se
de
Cré
dit
o
Mo
nto
de
l
Cré
dit
o
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Fe
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do
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r
Cu
ota
s
en
mo
ra
Me
ses
en
mo
ra
Sa
ldo
pe
nd
ien
te
Socio 1 Emergente 1500,00 1 año 01/08/12 01/08/13 0,00 235,38 2 1500,00
2 Socio 2 Microcrédito 3000,00 2 años
08/08/12 08/08/14 108,88 110,16 1 2891,12
3 Socio 3 Emergente 1000,00 1 año 04/05/12 05/07/13 156,92 325,26 2 843,08
4 Socio 4 Consumo 5000,00 3 años
22/01/11 22/02/14 2060,39 415,41 3 2939,61
5 Socio 5 Emergente 1000,00 1 año 18/06/12 18/06/13 0,00 399,41 5 1000,00
6 Socio 6 Hipotecario 30000,00 4 años
12/09/12 12/09/15 0,00 932,75
1 30000,00
7 Socio 7 Emergente 1000,00 1 año 12/09/12 12/09/13 0,00 77,99 1 1000,00
8 Socio 8 Emergente 1500,00 1 año 07/04/12 07/04/13 355,19 368,08 3 1144,82
9 Socio 9 Emergente 1000,00 1 año 18/10/11 18/10/12 911,11 87,83 1 88,89
10 Socio 10
Consumo 3000,00 3 años
07/03/12 07/03/15 198,02 276,84 4 2801,98
11 Socio 11
Emergente 1500,00 1 año 03/08/12 03/08/13 0,00 235,38 2 1500,00
12 Socio 12
Hipotecario 25000,00 2 años
14/08/12 14/08/13 932,99 941,80 1 24067,01
13 Socio 13
Emergente 1400,00 1 año 02/05/12 02/05/13 109,19 449,99 3 1290,81
14 Socio 14
Microcrédito 500,00 2 años
05/07/12 05/07/14 182,58 92,73 1 2409,45
15 Socio 15
Consumo 3000,00 3 años
08/07/12 08/07/15 65,12 66,00 1 2688,68
ER / 4
5
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5
138
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO CARIAMANGA LTDA. AUDITORÍA DE GESTIÓN
VERIFICACIÓN DEL CÁLCULO DE INTERESES EN LOS CRÉDITOS OTORGADOS
Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010 AREA: Operativa
N° Nombres y Apellidos
Mes Clase de Crédito
Monto del
Crédito
Plazo Interés
Según la
cooperativa
Interés
según
auditoría
1 Socio 1 Enero Emergente 1500,00 1 año 119,13 119,13
2 Socio 2 Enero Microcrédito 3000,00 2 años 462,03 462,03
3 Socio 3 Enero Emergente 1000,00 1 año 79,42 79,42
4 Socio 4 Enero Consumo 5000,00 3 años 1359,41 1359,41
5 Socio 5 Enero Emergente 1000,00 1 año 79,42 79,42
6 Socio 6 Junio Hipotecario 30000,00 4 años 5526,83 5526,83
7 Socio 7 Junio Emergente 1000,00 1 año 79,42 79,42
8 Socio 8 Junio Emergente 1500,00 1 año 119,13 119,13
9 Socio 9 Junio Emergente 1000,00 1 año 79,42 79,42
10 Socio 10 Junio Consumo 3000,00 3 años 815,65 815,65
11 Socio 11 Diciembre Emergente 1500,00 1 año 119,13 119,13
12 Socio 12 Diciembre Hipotecario 25000,00 2 años 3056.72 3056.72
13 Socio 13 Diciembre Emergente 1400,00 1 año 111,19 111,19
14 Socio 14 Diciembre Microcrédito 2500,00 2 años 390,70 390,70
15 Socio 15 Diciembre Consumo 3000,00 3 años 815,65 815,65
Verificado con el reporte de créditos e interéses ganados que dispone la cooperativa.
COMENTARIO: Se tomó información correspondiente al mes de enero, junio y diciembre
del periodo sujeto a exámen, se realizaron los cálculos respectivos a los intereses que
generan los distintos créditos otorgados, determinándose que los valores calcuados por la
cooperativa son exactos a los establecidos por el equipo de auditoría.
ER / 4
5
ER / 4
5
PTO10 1-1
139
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO CARIAMANGA LTDA. AUDITORÍA DE GESTIÓN
VERIFICACIÓN CÁLCULO DE PROVISIONES CARTERA DE CRÉDITOS
Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010 AREA: Operativa
CREDITOS DE CONSUMO
N° Nombres y Apellidos
Monto del
crédito
Días en mora
Calificación Provisión CACC
Provisión Equipo de auditoria
01 Socio 1 3000,00 45 B 150,00 150,00
02 Socio 2 3000,00 88 C 600,00 600,00
03 Socio 3 5000,00 123 D 2500,00 2500,00
04 Socio 4 5000,00 14 A 50,00 50,00
CREDITOS EMERGENTES
01 Socio 5 1500,00 30 B 75,00 75,00
02 Socio 6 1000,00 18 B 50,00 50,00
03 Socio 7 1000,00 90 C 200,00 200,00
04 Socio 8 1000,00 75 C 200,00 200,00
05 Socio 9 1500,00 120 D 750,00 750,00
06 Socio 10 1000,00 80 C 200,00 200,00
07 Socio 11 1400,00 125 E 1400,00 1400,00
08 Socio 12 1500,00 48 C 300,00 300,00
MICROCRÉDITO
01 Socio 13 3000,00 25 A 30,00 30,00
02 Socio 14 2500,00 125 E 2500,00 2500,00
03 Socio 15 1800,00 128 E 1800,00 1800,00
CRÉDITO HIPOTECARIO
01 Socio 16 30000,00 120 B 1500,00 1500,00
02 Socio 17 25000,00 90 A 250,00 250,00
=Verificado con con el registro de provisiones que dispone la cooperativa en
departamento de contabilidad.
COMENTARIO: Se tomaron como muestra los valores de las provisiones calculadas por la
Cooperativa; para los créditos de consumo se seleccionó infommación correspondiete al
mes de febrero, para los créditos emergentes del mes de marzo, y para los microcréditos
información del mes de junio y para los créditos hipotecarios una muestra correspondiete al
mes de diciembre; se utilizó la tabla para el cálculo de provisiones establecida por la
Superintendencia de Bancos; luego de los calculos realizados se determinó que los valores
por concepto de provisiones para la muestra establecida son exactos.
ER / 4
5
ER / 4
5
PTO11 1-1
140
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO CARIAMANGA LTDA. AUDITORÍA DE GESTIÓN
VERIFICACIÓN CÁLCULO DE LIQUIDACIÓN DE DEPÓSITOS Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010 AREA: Operativa
N° Beneficiario Monto Plazo días
% interés aplicado
Interés generado
Impuesto Neto a recibir
1
Socio 1
3500 61 3,00% 17,79 0,36 3517,44
2
Socio 2
5800 61 3,50% 34,40 0,69 5833,71
3
Socio 3
12000 91 4,25% 128,92 2,58 12126,34
4
Socio 4
1200 120 4,25% 17,00 0,34 1216,66
5
Socio 5
5800 31 3,00% 14,98 0,30 5814,68
6
Socio 6
10000 60 3,00% 50,00 1,00 10049,00
7
Socio 7
6000 181 5,25% 158,38 3,17 6155,21
8
Socio 8
3200 180 4,75% 76,00 1,52 3274,48
9
Socio 9
15000 91 4,25% 161,15 3,22 15157,92
10
Socio 10
9500 31 3,00% 24,54 0,49 9524,05
=Verificado con el reporte de liquiddacion de depósitos a plazo fijo que dispone la
cooperativa en el departamento de Contabilidad.
COMENTARIO: Se tomó información correspondiente al mes de septiembre del periodo
examinado; se determinó que los cálculos realizados por la cooperativa son exactos y
veráces.
ER / 4
5
ER / 4
5
PTO12 1-1
141
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO CARIAMANGA LTDA. AUDITORÍA DE GESTIÓN
DETALLE DE LOS REGISTROS UTILIZADOS PARA EL CONTROL DE LOS PRODUCTOS FINANCIEROS
Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010 AREA: Financiera
PRODUCTOS FINANCIEROS REGISTROS AUXILIARES UTILIZADOS CRÉDITOS
Registro control de créditos de consumo
Registro control de créditos hipotecarios
Registro microcréditos
Registro créditos emergentes
Registros créditos comunales
Tablas de amortización
Control de intereses por clase de préstamo
Resumen de provisiones
Resumen créditos vencidos
Resumen créditos castigados
Control de pago de préstamos
DEPÓSITOS PLAZO FIJO
Registro de control de depósitos a plazo fijo por
plazo y monto
Registro liquidación de depósitos a plazo fijo
Registro de renovación de depósitos
DEPÓSITOS DE AHORRO Reportes de saldos de ahorros
Resumen depósitos de ahorro
Resumen retiros de ahorro
Resumen intereses en ahorros
Inventario físico de libretas de ahorro
= Verificado con los registros para el control de créditos, depósitos a plazo fijo y de
pósitos de ahorro que se dispone en la Cooperativa, correspondientes a los meses de
enero, marzo y noviembre del 2010.
COMENTARIO: Luego de revisar los registros que utiliza la Cooperativa en el
departamento de contabilidad, se observó que existen registros pormenorizados para cada
uno de los productos financieros que ofrece la cooperativa; esto permite realizar un análisis
oportuno de los resultados y buscar alternativas de solución que permitan precautelar los
recursos así como optimizar el rendimiento.
PTF4 1-1
142
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO CARIAMANGA LTDA. AUDITORÍA DE GESTIÓN
DETALLE DE LOS REGISTROS CONTABLES AUXILIARES Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010 AREA: Financiera
Entre los registros auxiliares de utiliza la cooperativa para el control del movimiento
operativo de carácter general de detallan los siguientes:
Libro Caja
Libro bancos
Libro de inventarios de proveeduría
Libro de inventarios de activos fijos
Registros de socios
Registro de certificados de aportación
Auxiliar de control de impuestos
Registro de reservas
Registro de garantías
Registro de aportaciones
Reportes de control de caja chica
Comprobantes de diario
Registro de ingresos a proveeduría
Registro de consumo de proveeduría
= Verificado con los registros auxiliares que dispone la Cooperativa en el departamento
de contabilidad durante el periodo 2010.
COMENTARIO: Se revisó los registros auxiliares que dispone la Cooperativa en el
departamento de contabilidad, en los mismos que se anota de una manera pormenorizada
las transacciones que se presentan diariamente, para luego totalizarla en los registros
principales, información que servirá para la elaboración y presentación de los estados
financieros.
PTF5 1-1
143
144
145
INDICE
Pág.
4. Carta de presentación 1
5. Informe
2.1. Capítulo I 2
2.1.1. Motivo del examen 2
2.1.2. Alcance 2
2.1.3. Objetivos 2
2.1.4. Conocimiento de la entidad 2 - 9
2.1.5. Puntos de interés para la auditoria 9
2.1.6. Áreas y componentes examinados 9
2.2. Capitulo II
2.2.1. Resultado del examen 10- 19
146
Cariamanga, 16 de junio de 2011
Ing. Patricio Criollo Gerente de la cooperativa de ahorro y crédito “CARIAMANGA LTDA” Ciudad.
De mi consideración:
Por medio del presente me dirijo a su autoridad para informarle que se ejecutó la auditoría de
gestión durante el período comprendido entre el 01 de enero al 31 de diciembre del 2010,
actividad que se cumplió en base a lo dispuesto a la orden de trabajo No. 001.
La auditoría se ejecutó de conformidad al reglamento interno de la cooperativa, ley de la
superintendencia de bancos y seguros, ley de sueldos y salarios, y otras disposiciones legales
establecidas internamente; las mismas que, me permitieron evaluar el grado de cumplimiento
a estas normatividades.
Los resultados obtenidos se encuentran expresados en comentarios, conclusiones y
recomendaciones que constan en el informe adjunto y espero que sean considerados y se
apliquen de acuerdo a las normas establecidas para el caso.
Atentamente,
Carmen Cristina Ríos Serrano Jefe de Equipo
147
1
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO “CARIAMANGA”LTDA. AUDITORÍA DE GESTIÓN
INFORME DE AUDITORÍA DE GESTIÓN
Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010
CAPITULO I:
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
1. Motivo del examen
La auditoría de gestión a la cooperativa de ahorro y crédito “Cariamanga” Ltda., se llevó
en cumplimiento a la orden de trabajo No. 001; con fecha 22 de mayo 2011 conferida por
la directora de tesis, Econ. Dayanara Villafuerte, en calidad de supervisora del trabajo de
auditoría.
2. Alcance
La auditoría de gestión a la cooperativa de ahorro y crédito “Cariamanga” Ltda.,
comprendió el periodo entre el 1ro de enero al 31 de diciembre del año 2010, se examinó
las operaciones administrativas y de gestión de los diferentes áreas del ente.
3. Objetivos
Evaluar el sistema de control interno implementado por la entidad a fin de determinar el
grado de confiabilidad.
Determinar el grado de cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias.
Evaluar los niveles de eficiencia, eficacia y economía en la utilización,
aprovechamiento de los recursos humanos y tecnológicos con la aplicación de
indicadores.
Preparación del informe general de auditoría para comunicar los resultados del examen.
Generar recomendaciones tendientes a optimizar la gestión institucional.
4. Conocimiento de la entidad y su naturaleza jurídica
a. Base legal.
La cooperativa de ahorro y crédito “Cariamanga” Ltda., es una institución, que fue
creada mediante acuerdo ministerial Nro. 012, del 16 de julio del 2008, inscrita en el
Registro General de Cooperativas con número de orden Nro. 7220, de 21 de julio del
2008, constituyéndose en una empresa social financiera privada, sus operaciones se
148
basan en la Ley y Reglamento General de cooperativas.
2
En los estatutos internos establecidos por la cooperativa, Reglamento Interno,
disposiciones de la Superintendencia de Bancos y Seguros, Leyes tributarias vigentes;
Normas Técnicas de Control interno emitidas por la Contraloría General del Estado.
b. Principales políticas
Políticas generales.
Fomento de la economía de los socios.
Identificación y apoyo constante a nuevos sectores empresariales emergentes.
Desarrollo permanente de productos competitivos de calidad acordes a las
necesidades del socio.
Transparencia y efectividad en la información de actividades desarrolladas por la
Cooperativa a sus socios y clientes.
Innovación tecnológica en los servicios que otorga
Incentivar el trabajo en equipo, con adecuadas condiciones laborales, con liderazgo
participativo del talento humano en una estructura de desarrollo.
Fortalecer los procesos de gestión, mediante la mejora continua orientada al
asociado, generando mayor rentabilidad, en cumplimiento de la misión y visión del
ente, garantizando solvencia, efectividad y eficacia ante el socio.
Políticas de crédito.
Se otorgará el crédito inmediato a socios con buen historial crediticio, sin registros de
morosidad y con crédito activo por lo menos hace un año.
Los montos de crédito están en función de sus ahorros.
Todo crédito demanda puntualidad en los pagos.
El crédito se entregara mediante un depósito en la libreta de ahorros.
Todo socio deberá ser debidamente informado de las políticas de la cooperativa.
Se visitará los negocios de los socios que no tienen dependencia laboral para
determinar la capacidad de crédito.
Políticas de cobranza.
En caso de mora, se le comunicara al deudor vía telefónica, y si no se acerca a pagar,
se le enviará a trámite legal.
149
3
Políticas de atención al cliente.
El servicio se dará con absoluta calidad, agilidad, eficiencia y eficacia.
Fomentar el apoyo al desarrollo humano y social de la comunidad en la que se
asiente la cooperativa o alguna de sus agencias y sucursales en el país.
Realizar semestralmente encuestas a los clientes sobre los servicios y la atención
prestada.
La duración del servicio al cliente será de cinco a diez minutos por persona
dependiendo del trámite.
Se darán a conocer todos los productos – servicios con sus respectivos costos y
beneficios.
Políticas de personal.
El horario de trabajo en la cooperativa será de lunes a viernes desde las ocho de la
mañana a cinco de la tarde con una hora de almuerzo.
El personal deberá laborar portando el uniforme en perfectas condiciones
Buscará el desarrollo del personal con procesos de capacitación integral.
El personal gozará de todos los beneficios que la ley determina
Cuidar la imagen institucional de la cooperativa e impulsar el crecimiento de su
imagen corporativa.
Guardar respeto e integración entre todos los integrantes de la cooperativa, evitando
funcionar por intereses individuales o de grupo, ni la injerencia política ya que puede
afectar los objetivos de la cooperativa.
c. Financiamiento.
Todas las actividades de la entidad están financiadas con los aportes de los socios,
intereses generados en el otorgamiento del crédito y de las comisiones por los
servicios prestados.
d. Objetivos.
Fomentar el Ahorro
Otorgar préstamos a sus asociados
Brindar asistencia social a sus afiliados en caso de calamidad doméstica
150
comprobada.
4
Prestar ayuda económica mediante la implementación del servicio de fondo
mortuorio
Fomentar una adecuada educación cooperativista entre sus asociados.
La cooperación económica y social entre sus asociados y para este fin realizará
actividades como: recibir certificados de aportación, ahorros y depósitos de
inversión; realizará además todas aquellas operaciones necesarias para el
desarrollo de la operación financiera.
Promover la ampliación del número de socios de la cooperativa tendiente a su
consolidación y desarrollo
e. Principios que Rigen la Cooperativa.
Libre adhesión y retiro voluntario
Control democrático: un socio un voto
Distribución de los excedentes en proporción a las operaciones efectuadas por los
socios.
Autonomía e independencia en su gestión.
Educación, formación, e información a socios, directivos y colaboradores o
empleados.
Cooperación entre cooperativas, fomento de la integración cooperativa.
Interés por la comunidad, trabajando por su desarrollo integral.
Neutralidad política, religiosa y radical.
Igualdad de derechos y obligaciones de los socios.
Interés limitado sobre los certificados de aportación que en ningún caso será
mayor al 6% anual.
f. Principales Actividades.
Dirección.
Planificar, dirigir y evaluar la gestión operativa de la cooperativa.
Dirigir, coordinar y supervisar las actividades realizadas por los diferentes
departamentos de la cooperativa.
Liderar, orientar y decidir los procesos técnico administrativo.
151
Realizar actividades de inserción local.
5
Apoyar e impulsar la gestión realizada por los diferentes departamentos.
Proponer planes de mejoramiento a los servicios de atención al público.
Participar en todas las asambleas ordinarias y extraordinarias programadas.
Generar vínculos entre las diferentes instituciones financieras y comerciales; así
como a nivel social del sector.
Ejercer por delegación la representación legal, en todas las actividades
requeridas.
Presentar informes y realizar rendición de cuentas a los organismos de control
que fuere necesario.
Consejo de Administración.
Velar por el cumplimiento de lo dispuesto en estos estatutos
Acordar, la constitución, composición y designación de las diferentes comisiones,
fijando sus funciones y competencias, y aprobar u objetar reglamentos.
Seleccionar el personal de acuerdo a su capacidad profesional y el presupuesto
establecido
Elevar a la asamblea general las propuestas expresamente previstas en estos
estatutos para el buen gobierno y administración de la cooperativa.
Formular y elevar anualmente a la asamblea general para su aprobación, si
procede, las cuentas anuales de la cooperativa, (que comprenden la memoria, el
balance anual y la cuenta de resultados) y el informe de su gestión.
Informar a la asamblea general acerca de la realidad administrativa, financiera,
económica y social de la cooperativa.
Ejercer todas las acciones administrativas, económico-administrativas,
contencioso-administrativas, sociales, civiles, judiciales y extrajudiciales que
competen a la cooperativa y representarla cuando sea demandada.
Acordar la inversión de los fondos y toda clase de actos de disposición y
administración necesarios para la gestión de las actividades de la cooperativa;
cobrar y pagar cantidades; constituir hipotecas, aceptarlas o, cancelarlas en todo
o en parte y modificarlas; dar y recibir cantidades en préstamos y créditos; avalar
y afianzar, participar en sociedades; comprar, vender, ceder y transferir bienes
muebles e inmuebles por el precio que estime conveniente y con las condiciones
que decida; aceptar cesiones en pago de deudas; aceptar herencias, donaciones
152
6
o legados puros pudiendo en las herencias acogerse al beneficio de inventario y
ejercitar el derecho a deliberar.
Estimular la práctica del ahorro en la forma que se considere más adecuada,
incluso mediante la concesión de premios y otros incentivos.
Consejo De Vigilancia.
Efectuar el seguimiento y análisis de la gestión económica y financiera de la
cooperativa, elevando el respectivo informe sobre la misma.
Revisar el balance y las cuentas de resultados de cada ejercicio, elevando
informe a la primera asamblea general de cada año, que refleje el examen
realizado.
Informar a la asamblea general sobre los presupuestos aprobados por el consejo
de administración que se sometan a la asamblea general y sobre la liquidación de
los mismos, así como vigilar el cumplimiento de las inversiones y gastos
previstos.
Velar por la correcta transparencia informativa respecto de todas las actuaciones
llevadas a cabo por la cooperativa.
La comisión de control, en el ejercicio de sus competencias, deberá informar
inmediatamente a la consejería competente de las posibles irregularidades
observadas en el funcionamiento de la cooperativa, con objeto de que se adopten
las medidas adecuadas, que precautelen el buen nombre de la empresa.
Financiera.
Supervisar la aplicación de las políticas internas de gestión financiera
Generar criterios e información para el diseño de manuales, procedimientos e
indicadores de gestión presupuestaria, contable, de tesorería y de control interno.
Coordinar y controlar la ejecución de los procesos presupuestarios, contables,
tesorería y de control interno.
Elaborar informes de gestión financiera y rendición de cuentas.
Atención al cliente.
153
Atender a los clientes de una manera profesional.
Estudiar la situación del cliente, confirmando la posibilidad de obtención del
crédito solicitado.
Asegurar la venta de productos y servicios de la empresa.
7
Desarrollar una escucha activa y dar una argumentación adecuada para fidelizar
a los clientes.
Concesión de créditos a sus asociados, de consumo, microcrédito, emergentes, y
crédito comunitario.
Captación de Ahorro a la Vista de los empleados de la Cooperativa y público en
general.
Captación de ahorros a plazo fijo.
Servicio de transferencias interbancarias.
Servicio de pago de servicios básicos.
Pago del seguro obligatorio de accidentes de tránsito SOAT.
Pago de sueldos a servidores públicos
g. Grado de información operativa, financiera, Administrativa, y tecnológica.
Información administrativa.
Dentro de los procesos administrativos, a través de los sistemas y procedimientos, el
sistema de información administrativa se encuentra enmarcada en el modelo de
gestión empresarial, lo que permite procesar la información confiable respecto a:
planificación, capacitación del personal, control de actividades ejecutadas, atención al
cliente, análisis de resultados financieros y toma de decisiones que logren el
desarrollo de la cooperativa.
Información operativa.
Se genera información respecto al control del movimiento de ahorro, depósitos,
retiros, créditos, flujo de caja y atención al cliente.
Información financiera.
La información financiera que se genera mediante los sistemas contables de todas las
operaciones e informes financieros es confiable y oportuna reflejados en los
154
resultados económicos de la gestión empresarial a fin de proporcionar información
razonable y oportuna para el control de las operaciones.
Tecnología.
Administra los sistemas, servicios y herramientas de tecnología de información y
comunicación de la cooperativa.
8
Asesora y supervisa el funcionamiento de los sistemas, servicios y herramientas de
tecnologías de información y comunicación de los diferentes departamentos
Desarrolla e implementa sistemas, servicios y herramientas de tecnología de
información y comunicación.
Define términos de referencia para la adquisición de hardware, software y servicios
de tecnologías de información y comunicación.
Elabora y presenta informes técnicos.
Proporciona soporte especializado a los diferentes departamentos de la
cooperativa.
5. Puntos de Interés para la Auditoría.
Evaluar el sistema de control interno implantado en la cooperativa, a fin de determinar
el grado de solidez y confiabilidad.
Establecer el grado de cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias por
parte de sus directivos.
Generar recomendaciones tendientes a optimizar la administración de sus recursos y la
gestión de la cooperativa en general.
Aplicar indicadores de gestión para medir la eficacia de la gestión de la cooperativa.
6. Áreas y componentes examinados.
Área administrativa
Área de operaciones
Área financiera
Área tecnológica
155
9
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO CARIAMANGA LTDA. AUDITORÍA DE GESTIÓN
INFORME DE AUDITORÍA DE GESTIÓN DICTAMEN DE LOS AUDITORES INDEPENDIENTES
Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010
CAPITULO I I
RESULTADO DEL EXAMEN
1. REALIZAR DESEMBOLSOS EN FUNCIÓN A LO PRESUPUESTADO PERMITE EL
APROVECHAMIENTO DE LOS RECURSOS, SATISFACER LA DEMANDA DE
PRODUCTOS FINANCIEROS Y EN CONSECUENCIA MEJORAR LA RENTABILIDAD.
CONDICIÓN: Se han adquirido activos fijos que no han estado presupuestados.
CRITERIO: Esta desviación incumple el literal “g” del reglamento interno de la cooperativa
relacionado con el contro de los bienes, el mismo que indica lo siguiente “ Previa a la
aceptación de una obligación, por compra de activos fijos, suministros u otros bienes,
necesarios para el desarrollo de la gestión operativa de la cooperativa, el personal encargado
de esta actividad verificará: Que la transacción no varíe con respecto a la propiedad,
legalidad y conformidad con el presupuesto establecidos al momento del control previo al
compromiso efectuado”.
EFECTO: Increcemento de activos improductivos que disminuyen la liquidez de la
cooperativa, y se compromete el patrimonio al momento de recurrir al crédito con los
proveedores, .
CAUSA: Se presentan estas desviaciones por negligencia de los encargados del control
presupuestario al no cumplir con la normativa establecida en el reglamento interno, dando
lugar a estas desviaciones que ocasionan serios inconvenientes, al momento de pretender
cumplir con la meta de disminuir costos.
CONCLUSIÓN: El realizar desembolsos por mayor valor al presupuestado, disminuye la
liquidez de la cooperativa.
156
10
RECOMENDACIÓN
Al gerente:
Apruebe los desembolsos en función a lo presuestado, , esto permitirá el aprovechamiento
racional de los recursos, satisfacer la demanda de productos financieros y en consecuencia
mejorar la rentabilidad.
2. LA ACTUALIZACIÓN PERMANENTE DE LOS INVENTARIOS DE PROVEEDURÍA Y
ACTIVOS FIJOS, PROPORCIONARÁ INFORMACIÓN CONFIABLE DEL STOCK DE
BIENES QUE DISPONE LA COOPERATIVA.
CONDICIÓN: No se realiza actualización periódicas de provedurís y los activos fijos que
ingresan a la cooperativa.
CRITERIO: Esta desviación incumple la el literal “h” del reglamento interno de la cooperativa
relacionado con el control de bienes y activos fijos y que expone lo siguiente: “Los inventarios
físicos deben ser constatados periódicamente para verificar la existencia, la ubicación, el
estado de las propiedades anotadas en las cuentas y actualizar los bienes a efecto que la
empresa disponga de información real.
EFECTO: No permite conocer el stock real de proveduría , así como de los activos fijos de la
cooperativa, lo que impide ofrecer información oportuna y veráz a los directivos.
CAUSA: Se presentan estas desviaciones por negligencia del encargado del control de
los inventarios, dando lugar a estas desviaciones que ocasionan serios problemas, al
momento de determinar los valores reales de los inventarios de la empresa.
CONCLUSIÓN: La escasa responsabilidad por parte de la secretaria encargada de esta
función, no permite conocer el stock real de proveduría , así como de los activos fijos de la
Cooperativa, lo que impide ofrecer información oportuna y veráz a los directivos.
157
11
RECOMENDACIÓN
A la secretaria: Realice la actualización periodica de los bienes que ingresan a la
Cooperativa mediante constataciones físicas, mínimo una vez al año, como lo determina el
reglamento interno; esto permitirá conocer el valor real de los bienes que dispone, lo que se
verá reflejado en los estados financieros y además servirá de base para la elaboración del
presupuesto.
3. LA ENTREGA RECEPCIÓN DE BIENES PERMITE REALIZAR EL SEGUIMIENTO,
PROCURANDO SU BUEN USO, Y RESPONSABILIZÁNDOLO AL CUSTODIO POR
CUALQUIER PÉRDIDA.
CONDICIÓN: No se realiza la entrega recepción de los bienes que ingresan a la cooperativa.
CRITERIO: Esta desviación incumple el literal “k” del reglamento interno de la cooperativa,
relacionado con el control de los bienes que ingresan al ente; el mismo que expresa de cada
bien que ingresa a la cooperativa, se realizará la entrega recepción, mediante una acta, lo
que permitirá hacer buen uso de él, así como, realizar el seguimiento respectivo,
responsabilizándolos por el mal uso o pérdida en caso de no comprobarse que sea un caso
fortuito, en donde se exigirá su pago por el valor del bien que se encuentre en el mercado, y
además se extenderá la respectiva sanción.
EFECTO: Impide hacer el seguimiento a los bienes, así como hacer buen uso de ellos, lo que
ocasiona desembolsos innecesarios al momento de ocurrir un robo o destrucción intensional.
CAUSA: Se presentan estas desviaciones por negligencia del encargado de esta función
al no cumplir con el reglamento establecido para el efecto, dando lugar a estas desviaciones
que ocasionan serios problemas, al momento de realizar un seguimiento y definir
responsables del mal uso o pérdida.
CONCLUSIÓN: La escasa responsabilidad de la secretaria encargada de esta función al no
realizar la entrega recepción de los bienes adquiridos no permite realizar su seguimiento en
todos los departamentos, así como asignar responsabilidades en caso de mal uso o pérdida
158
por negligencia del custodio.
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RECOMENDACIÓN:
A la secretaria encargada de esta función.
Realice la entrega recepción de los bienes que ingresan a la cooperativa, por medio de una
acta, conforme esta estipulado en el reglamento interno, lo que permitirá el buen uso de los
recursos, hacer el respectivo seguimiento y definir responsables por cualquier anomalía que
se presente, evitando desembolsos innecesarios al ente en caso de robo.
4. LA CAPACITACIÓN DEL PERSONAL DE LA INSTITUCIÓN, PERMITE MEJORAR SU
RENDIMIENTO Y OPTIMIZAR LA CALIDAD DE SU TRABAJO.
CONDICIÓN: No se cumple con el plan de capacitación formulado y aprobado.
CRITERIO: El litera “c” del reglamento interno de la cooperativa, en lo relacionado con el
fortalecimieto del personal, expresa: “Los directivos de la cooperativa están en la obligación
de promover en la empresa la capacitación de los servidores de manera permanente, con
temáticas de carácter general y especificas a su cargo; este entrenamiento y desarrollo
profesional permitirá actualizar sus conocimientos, obtener un mayor rendimiento y elevar la
calidad de su trabajo.”
EFECTO: Impide cumplir con los objetivos que persigue la institución.
CAUSA: Escasa organización de las programaciones internas de la cooperativa no permiten
la asistencia a los seminarios programadas mediante convenios con entidades ejecutaras; así
como también el escaso compromiso de los servidores.
CONCLUSIÓN:
La inasistencia a los seminarios programadaos hace que el personal no se actualice en los
diferentes procesos a cumplir en su area de trabajo, esto impide cumplir con los objetivos de
la cooperativa.
RECOMENDACIÓN:
Al gerente
Organizar de mejor manera las programaciones de la cooperativa, para que los servidores
159
13
convocados por las entidades y empresas ejecutoras puedan asistir a los seminarios, sin
causar inconvenientes a los usuarios del ente financiero, esto permitirá la aplicación de
procesos idoneos en las tareas asingadas.
5. LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DEL TALENTO HUMANO DE LA ENTIDAD,
PERMITE MEJORAR SU RENDIMIENTO Y PRODUCTIVIDAD.
CONDICIÓN: El gerente de la cooperativa, no ha planificado ni ejecutado procesos de
evaluación al desempeño del personal del ente
CRITERIO: El literal del reglamento interno de la cooperativa: “La máxima autoridad de la
cooperativa, emitirá y difundirá las políticas y procedimientos para la evaluación del
desempeño de los colaboradores, en función de los cuales se evaluará periódicamente al
personal “
EFECTO: Se desconoce el nivel de eficiencia y productividad con el que el personal realiza
las funciones asignadas, lo que no permite determinar areas críticas de la cooperativa
CAUSA: Se presentan estas desviaciones por desconocimiento por parte de los
directivos sobre este proceso de vital importancia en el rendimiento y, productividad de los
colaboradores.
CONCLUSIÓN:
El escaso conocimiento del gerente, al no planificar ni ejecutar procesos idoneos para evaluar
el desempeño del personal de la cooperativa, impide establecer el nivel de rendimiento, así
como buscar medidas que permitan elevar su productividad
RECOMENDACIÓN:
Al gerente
Elabore y ejecute procesos de evaluación al desempeño del personal de la cooperativa, esto
permitirá conocer su nivel de rendimiento y a la vez implementar sistemas de control que
160
procuren su productividad y en consecuencia optimizar el desarrollo de la Institución.
14
6. EL CUMPLIMIENTO A LOS REQUISITOS QUE EXIGE CADA CLASE DE CRÉDITO,
GENERA CONFIANZA EN SU RECUPERACIÓN.
CONDICIÓN: Los socios cuando acceden a créditos no cumplen con los requisitos
establecidos por la cooperativa y que son necesarios para el análisis y aprobación.
CRITERIO: El literal 4 del reglamento interno de la cooperativa, en relacion con la
operatividad de los créditos, expresa lo siguiente “ El comité de credito será el encargado
de, analizar la documentacion presentada por los solicitantes de créditos, serán aprovados
solamente aquellos que cumplan con los requisitos establacidos para ccada clase de crédito
en su totalidad, caso contrario se los devolverá al cliente indicando los motivos por los cuales
no puede acceder al crédito solicitado”.
EFECTO: Al no cumplir el socio con todos los requisitos estos han ocasionado un incremento
del riesgo en cuanto a la recuperación de los créditos, ya que se dan problemas posteriores
como es la ubicación del socio y conflictos con los garantes.
CAUSA: Desconocimiento del reglamento de crédito y cobranzas en donde constan los
requisitos necesarios para el análisis de créditos e incumplimiento de funciones al pasar por
alto documentación de acuerdo al grado de confianza con el socio.
CONCLUSION: El incumplimiento de los socios a los requisitos para acceder a los créditos
genera riesgo a la cooperativa al no poderlos recuperar; lo que genera pérdidas significativas
al ente financiero.
RECOMENDACIÓN:
Al encargado del servico al cliente
Mantener reuniones con los asesores de crédito a fin de dar a conocer el reglamento de
crédito y cobranzas, entregar una copia para que cumplan con las funciones designadas de
acuerdo al reglamento y además realizar la supervisión a las carpetas personales de los
socios que acceden a créditos y comprobar que los requisitos exigidos por la cooperativa
estén completos y orden.
161
15
7. LA ELABORACIÓN DE UN PLAN DE GESTIÓN PARA RECUPERACIÓN DE
CARTERA VENCIDA PERMITE DISMINUIR LA MOROSIDAD DE LOS CLIENTES.
CONDICIÓN: Cuando un cliente cae en mora se procede a comunicarle por medio de
llamadas telefónicas.
CRITERIO: El literal 4 del reglamento interno de la cooperativa, en relacion con la
operatividad de los créditos, estipula lo siguiente “ El comité de credito será el encargado de
formular y ejecutar un plan de gestión que le permita la recuperacion de la cartera vencida,
evitando así riesgos al Ente”
EFECTO: Existe un monto importante por concepto de cartera vencida, lo que ocasiona
riesgos que provocan pérdidas a la empresa, esto disminuyen la rentabilidad del ente
financiero y a la vez se deja desprotegido a los ahorradores y clientes, en caso de no
recuperarse las deudas.
CAUSA: Se presentan estas desviaciones por desconocimiento de la comisión de
créditos en este tema de vital importancia para lograr mayor rentabilidad a la cooperativa,
considerando que es el principal rubro que permite generar ingresos.
CONCLUSIÓN: El no disponer de un plan de gestión impide la recuperación de los créditos
en mora de una forma organizada.
RECOMENDACIÓN:
Al Jefe de servicio al cliente
Elaborar y ejecutar un plan de gestión para recuperación de cartera vencida, esto permitirá
realizar un segumiento pormenorizado a los deudores; analizar este rubro significativo para
la cooperativa, y definir procesos organizados que permitan reducir el indice de morosidad
8. LA ENTREGA DE CRÉDITOS EN FORMA OPORTUNA PERMITIRÁ LA
SATISFACCIÓN DE LOS CLIENTES Y A LA VEZ, CUMPLIR CON LA META
ESTABLECIDA DE PRÉSTAMOS QUE SE HAN PROGRAMADO ENTREGAR.
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16
CONDICIÓN: Existen créditos que se han entregado después de dos meses.
CRITERIO: El literal 8 del reglamento interno de la cooperativa, en relación con la
operatividad de los créditos, expresa lo siguiente “ El comité de crédito será el encargado
de, analizar la documentación presentada por los solicitantes de créditos en un tiempo de dos
días, emitiendo el resultado de forma inmediata a los usuarios; en caso de aprobada la
solicitud se realizará el desembolso, máximo a los 6 días de su aprobación.”
EFECTO: Existen una cantidad considerable de créditos que no se han entregado
oportunamente, esto causa insatisfacción en los socios, no permite cumplir con la meta
planificada de créditos a otorgar en cada periodo económico, provocando además,
disminución de la rentabilidad de la cooperativa.
CAUSA: Se presentan estas desviaciones por descuido en la aplicación de las
normativas descritas en el reglamento interno respecto a créditos.
CONCLUSIONES: el no entregar los créditos en forma oportuna genera desconfianza en los
socios que los han solicitado.
RECOMENDACIÓN:
Al jefe de Servicio al Cliente
Se analicen las solicitudes de crédito y en caso de ser aprobados, se realice el desembolso
máximo a los ocho días de su aprobación; esto dará mayor credibillidad a la cooperativa, así
como, logrará incrementar los créditos y en consecuencia obtener mayores utilidades.
9. EL ARCHIVO EN ORDEN CRONOLÓGICO Y NUMÉRICO DE COMPROBANTES QUE
SUSTENTAN LA GESTIÓN OPERATIVA DE LA COOPERATIVA, PERMITE OFRECEN
INFORMACIÓN OPORTUNA A LOS USUARIOS.
CONDICIÓN: Algunos documentos relacionados con el control financiero de la cooperativa
se encuentran traspapelados en otras carpetas.
163
17
CRITERIO: El literal 2 del reglamento interno de la cooperativa, en relacion con el
archivo de documentos detalla lo siguiente: todos los documentos serán archivados de
manera que sea fácil su localización, y se adoptarán medidas de salvaguardia contra
robos, incendios y otros riesgos.
EFECTO: No permite obtener información oportuna impidiendo realizar comparaciones
oportunas entre documentos y registros contables.
CAUSA: Se presentan estas desviaciones por despreocupación de las personas
encargadas del archivo de documentos.
CONCLUSIÓN: El no archivar correctamente los documentos que sustentan la gestión de la
cooperativa da origen a la pérdida de documentos, imposibilitando tener un historial de lo
ocurrido, así como, no permite justificar los resultados emitidos en los estados financieros.
RECOMENDACIÓN:
A la Contadora
Realice el archivo de la documentación que sustenta la gestión operativa de la
cooperativa de una forma técnica, y así se mantenga un historial de la realidad
económica de la misma , así se cumplirá con lo que dispone la norma de control interno.
10. ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN DE CONTINGENCIAS PERMITIRÁ
RESGUARDAR LA INFORMACIÓN DE CUALQUIER EVENTUALIDAD O RIESGO.
CONDICIÓN: No se se ha definido, aprobado e implementado un plan de contingencias, que
resguarde la información de algún riesgo o eventualidad.
CRITERIO: El reglamento interno de la cooperativa, en su art. 4 en lo relacionado con el
funcionamiento del area de tecnología expresa lo siguiente: “Es responsabilidad del área de
tecnología conjuntamente con los Jefes departamentales, elaborar, discutir, aprobar e
implementar un plan de contingencias que describa las acciones a tomar en caso de una
emergencia o suspensión en el procesamiento de la información por problemas en los
164
equipos, programas o alguna otra causa circunstancial”.
18
EFECTO: No permite resguardar la información de la institución en caso de alguna
emergencia o riesgo.
CAUSA: Se presentan estas desviaciones por descuido del jefe de informática, que no
han considerado necesario la implementación del plan de contingencias, asumiendo que no
es necesario.
CONCLUSION: El descuido por parte del responsable de tecnología informática al no
elaborar y ejecutar un plan de contingencias, hace que la información integral producto de la
gestión operativa que tienen la cooperativa, esté expuesta a perderse por alguna emergencia
o riesgo.
RECOMENDACIÓN:
Al responsable de tecnología informática.
Se exija a los directivos de la cooperativa, la aprobación e implementación de un plan de
contingencias que permita precautelar la información de cualquier riesgo.
165
166
CONCLUSIONES
1. A la coooperativa de ahorro y crédito “Cariamanga” Ltda., no se le ha practicado ningun
examen especial o auditoría, dirigida a evaluar su gestión.
2. La auditoría de gestión practicada a la institución, se desarrolla mediante el
cumplimiento de las normas técnicas de auditoría, normas ecuatorianas de auditoría
(NEA), normas de control interno, ley general de bancos y seguros, estatuto de la
cooperativa, reglamento interno de la cooperativa, ley de sueldos y salarios;, entre las
principales; la información presentada está sustentada en la documentación entregada
por la cooperativa, y es el producto del diagnóstico previo del ente, en donde se
determinaron debilidades y fortalezas que han sido analizadas durante el examen.
3. Se evaluó el sistema de control interno, implementado por la entidad; habiendo
determinado lo siguiente: los desembolsos del disponible no se realizan en función a lo
presupuestado; no se realizan actualización de inventarios, no se realiza entrega
recepción de los bienes ingresados; en lo relacionado con el personal, no se ha
cumplido con el programa de capacitaciones y no se evalúa el desempeño de los
servidores; los créditos otorgados no cumplen con los requisitos establecidos, no se
entregan oportunamente, no se dispone de un plan de gestión para recuperar la cartera
vencida; así como, en el área financiera no se archiva adecuadamente la
documentación; finalmente, en el departamento de tecnología no se ha elaborado ni
ejecutado el plan de contingencias.
4. La presente práctica profesional es de vital importancia para la cooperativa, puesto que,
los documentos elaborados han sido diseñados de acuerdo a las necesidades de la
organización y les servirá para llevar un mejor control y uso de los recursos y el talento
humano del ente, lo que generará eficiencia, eficacia y calidad en su gestión.
167
RECOMENDACIONES
1. A los directivos: contratar una firma privada de auditores para que realicen esta clase de
examenes con mayor frecuencia.
2. A los colaboradores involucrados en el examen: realicen sus funciones en cumplimiento
a lo que establece la superintendencia de bancos y seguros, estatutos y reglamento
interno de la cooperativa; ley de sueldos y salarios, entre las principales.
3. Establecer y mantener un sistema de control de auditoría de gestión, para examinar,
verificar y evaluar el cumplimiento de la visión, misión y objetivos de la cooperativa,
optimizando su gestión.
168
BIBLIOGRAFÍA
ECUADOR, S. D. (2011). Ley general de bancos y seguros. Quito: Libro 1, sección 2, art 5.
EDI-ABACO, C. (2005). Actualización Contable, principios básicos para una supervisión
bancaria efectiva. Basilea.
ESTADO, C. G. (2002). Manual de Auditoría de Gestión. Quito-Ecuador.
ESTADO, C. G. (2010). Manual de Auditoría de Gestión. Quito- Ecuador.
FRANCO, B. (2007). Auditoría Administrativa y Gestión Estratégica del Cambio. México.
González, M. E. (Mayo de 2002). Gestiopolis. Recuperado el 05 de septiembre de 2011, de
ILACIF. (2001). Manual Latinoamericano de Auditoría Profesional. Colombia: 3ra edición.
J, S. (Enero de 2011). AUDITORÁ DE GESTIÓN. Quito-Ecuador, Pichincha, Ecuador.
LTDA.", C. D. (12 de Febrero de 2009). Reglamento Interno. Reglamento Interno. Cariamanga,
Loja, Ecuador.
LYBRANDS, C. (2002). Manual de Auditoría . México: Ediciones Deusto S.A. 3ra edición.
MALDONADO, M. (2003). Auditoría de Gestión. Quito-Ecuador: 1ra impresión.
MIES. (16 de Julio de 2008). ESTATUTOS COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO
"CARIAMANGA LTDA". Estatutos. Loja, Ecuador.
Serrana, A. G. (2010). EUMED.NET. Recuperado el 5 de Septiembre de 2011, de EUMED.NET:
LINKOGRAFÍA
http://www.eumed.net/libros-gratis/2010d/796/Componentes%20de%20Control%20Interno.htm
Gestiopolis: http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/fin/ctinmegp.htm
169
ANEXOS
ANEXO 1
ENCUESTA REALIZADA A SOCIOS
1. Los servicios que le ofrece la Cooperativa de Ahorro y Crédito Cariamanga satisfacen sus
requerimientos.
2. ¿Está de acuerdo con el tiempo que la cooperativa demoró en darle el crédito solicitado?
3. ¿Está de acuerdo con los procesos que utiliza la Cooperativa para otorgar los créditos?
ENTREVISTA REALIZADA A GERENCIA 1. ¿Cuántas actividades ha planificado realizar durante el año económico 2010? 2. ¿Cuántas actividades de las planificadas se ejecutaron durante el año económico 2010? ENCUESTA REALIZADA A EMPLEADOS 1. Está usted satisfecho con la capacitación que le ha brindado la Cooperativa? ANEXO 2
CALIFICACIÓN CARTERA DE CRÉDITO VENCIDA
CARTERA DE CRÉDITO DE CONSUMO
CATEGORÍAS PERIODO DE MOROSIDAD EN DIAS
MAYOR A HASTA
Riesgo Normal - quince
Riesgo Potencial Quince Cuarenta y cinco
Deficientes Cuarenta y cinco Noventa
Dudosa recuperación Noventa Ciento veinte
Pérdida Ciento veinte n
(SEGUROS, 2011)
CARTERA DE CRÉDITO EMERGENTE
CATEGORÍAS PERIODO DE MOROSIDAD EN DIAS
MAYOR A HASTA
Riesgo Normal - quince
Riesgo Potencial quince Cuarenta y cinco
Deficientes Cuarenta y cinco Noventa
Dudosa recuperación Noventa Ciento veinte
Pérdida Ciento veinte n
(SEGUROS, 2011) CARTERA DE CRÉDITO COMUNAL
CATEGORÍAS PERIODO DE MOROSIDAD EN DIAS
MAYOR A HASTA
Riesgo Normal - quince
Riesgo Potencial quince Cuarenta y cinco
Deficientes Cuarenta y cinco Noventa
Dudosa recuperación Noventa Ciento veinte
Pérdida Ciento veinte n
(SEGUROS, 2011)
170
CARTERA DE CRÉDITO VIVIENDA
CATEGORÍAS PERIODO DE MOROSIDAD EN MESES
MAYOR A HASTA
Riesgo Normal - Tres
Riesgo Potencial Tres Nueve
Deficientes Nueve Doce
Dudosa recuperación Doce Veinticuatro
Pérdida Veinticuatro N
(SEGUROS, 2011)
CARTERA DE MICROCRÉDITO
CATEGORÍAS PERÍODO DE MOROSIDAD EN DÍAS
MAYOR A HASTA
Riesgo Normal - Cinco
Riesgo Potencial Cinco Treinta
Deficientes Treinta Sesenta
Dudosa recuperación Sesenta Noventa
Pérdida Noventa n
(SEGUROS, 2011)
CONSTITUCIÓN DE PROVISIONES
CATEGORÍA CALIFICACIÓN
DE RIESGO % DE PROVISIONES
MÍNIMO
Riesgo Normal “A” 1 %
Riesgo Potencial “B” 5 %
Deficientes “C” 20 %
Dudosa recuperación “D” 50 %
Pérdida “E” 100 %
(SEGUROS, 2011)
171
ANEXO 3
ESTADOS FINANCIEROS 2010
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITOS "CARIAMANGA LTDA.
BALANCE GENERAL
Del 1° de enero al 31 de diciembre del 2010
CÓDIGO DESCRIPCIÓN VALOR
1 ACTIVOS 214341,05
11 FONDOS DISPONIBLES 41259,49 1101 CAJA 5604,84
110105 Efectivo 5604,84
1103 BANCOS Y OTRAS INSTITUCIONES FINANCIERAS 35654,65
110310 BANCOS E INSTITUCIONES FINANCIERAS 35654,65
1103101 Banco de Loja 35654,65
14 CARTERA DE CREDITOS 131702,59 1402 CARTERA DE CREDITO DE CONSUMO POR VENCER 18000,12
140103 De 181 a 360 días 8345,78
140104 De más de 360 días 9654,34
1403 CARTERA DE CREDITO DE VIVIENDA POR VENCER 55786,45
140210 De más de 360 días 55786,45
1404 CARTERA DE MICROCREDITO POR VENCER 23800,50
140325 De 360 a más 23800,50
1.4.07 CARTERA DE CREDITOS EMERGENTES POR VENCER 21769,65
140420 De 181 a 360 días 21769,65
1408 CARTERA DE CREDITOS COMUNALES POR VENCER 8732,26
140420 De 181 a 360 días 8732,26
1450 CARTERA DE CREDITO DE CONSUMO VENCIDA 5732,92
140103 De 181 a 360 días 5732,92
1451 CARTERA DE CREDITO DE VIVIENDA VENCIDA 9428,84
140210 De más de 360 días 9428,84
1452
CARTERA DE CREDITOS PARA LA MICROCREDITO
VENCIDA 7456,85
140325 De 360 a más 7456,85
1453 CARTERA DE CREDITOS EMERGENTES VENCIDA 3520,80
140420 De 181 a 360 días 3520,80
14 (PROVISIONES PARA CREDITOS INCOBRABLES) 12345,87
149990 (Provisión general para cartera) 12345,87
172
16 CUENTAS POR COBRAR 608,36
1690 CUENTAS POR COBRAR VARIAS 608,36
169016 Otros 608,36
18 PROPIEDADES Y EQUIPOS 38525,78
1801 Terrenos 33000,89
1805 Muebles y Enseres y equipos de oficina 4246,71
180501 Muebles y Enseres 2340,00
180502 Equipos de Oficina 1906,71
1806 Equipos de Computación 7017,50
1899 (Depreciación acumulada) -5739,32
189915 (Muebles enseres y equipos de oficina) -1528,82
18991501 (Muebles y enseres) -842,40
18991502 (Equipo de oficina) -686,42
189920 (Equipo de computación) -4210,50
19 OTROS ACTIVOS 2244,83
1905 GASTOS DIFERIDOS 2244,83
190520 Programas de computación 2556,00
190599 (Amortización acumulada gastos diferidos) -311,17
2 PASIVOS 134184,83
21 OBLIGACIONES CON EL PUBLICO 133305,83
2101 DEPOSITOS A LA VISTA 51268,96
210135 Depósitos de Ahorro 47758,96
210140 Ahorro clientes 3510,00
2103 DEPOSITOS A PLAZO 81157,87
210306 De 31 a 90 días 18657,00
210308 De 181 a 360 días 62500,87
25 CUENTAS POR PAGAR 879,00
2505 CONTRIBUCIONES IMPUESTOS Y MULTAS 879,00
250515 Aportes Asistencia Técnica 879,00
3 PATRIMONIO 80156,22
31 CAPITAL SOCIAL 35360,97
3103 APORTES DE LOS SOCIOS 35360,97
310301 Certificados de Aportaciones 35360,97
33 RESERVAS 4072,30
173
3301 LEGALES 4072,30
330101 Reserva Legal 4072,30
36 RESULTADOS 40722,96
3601 Utilidad o Excedentes acumulada 14690,76
3603 Utilidad del ejercicio 26032,20
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 214341,05
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITOS “CARIAMANGA” LTDA.
ESTADO DE RESULTADOS
Del 1° de enero al 31 de diciembre del 2010
CODIGO CUENTA PARCIAL 4 GASTOS 44755,59 4.1. INTERESES CAUSADOS 5537,76 4.1.01 OBLIGACIONES CON EL PUBLICO 5537,76
4.1.01.15 Depósitos de ahorros 1025,38
4.1.01.30 Depósitos a Plazos 4512,38
4,5 GASTOS DE OPERACIÓN 39217,83 4.5.01 GASTOS DE PERSONAL 21700,78
4.5.01.05 REMUNERACIONES MENSUALES 21700,78
4.5.01.05.03 Remuneraciones mensuales 21700,78
4.5.03 SERVICIOS VARIOS 5614,29 4.5.03.05 MOVILIZACION FLETES 987,56
4.5.03.20 SERVICIOS BASICOS 1034,95 4.5.03.20.01 Agua 60,00
4.5.03.20.03 Teléfono 760,87
450330 ARRENDAMIENTOS 3456,78
4.5.03.90 OTROS SERVICIOS 135,00
4.5.04 IMPUESTOS CONTRIBUYENTES 260,00 4.5.04.10 Impuestos municipales 260,00
4.5.05 DEPRECIACIONES 1897,56 4.5.06 AMORTIZACIONES 128,67 450625 Programas de computación 128,67
4.5.07 OTROS GASTOS 974,42 4.5.0705 Suministros y Materiales 79,08
4.5.07.15 Mantenimiento y reparaciones 895,34
47 OTROS GASTOS Y PERDIDAS 8642,11 4715 Provisión general de cartera 8642,11
5 INGRESOS 70787,78 51 INTERESES Y DESCUENTOS 28918,54
174
5104 INTERESES DE CARTERA 28918,54
510410 Cartera de créditos de consumo 3988,02
510415 Cartera de créditos hipotecarios 8520,60
510420 Cartera de microcréditos 6167,77
510425 Cartera de créditos emergente 3905,23
510430 Cartera de créditos comunal 2611,10
510450 De mora 3725,81
54 INGRESOS POR SERVICIOS 3420,24 5404 MANEJO Y CONBRANZAS 3420,24
540401 Notificaciones 3420,24
55 OTROS INGRESOS OPERACIONALES 25019,56
5504 CONVENIOS 25019,56
5.6 OTROS INGRESOS 8503,71 5.6.04 RECUPERACIONES DE ACTIVOS 3577,98
5.6.04.15 Devolución de impuestos 3577,98
5.6.90 OTROS 4925,73
5.6.90.10 Ingresos para Administración 1647,95
5.6.90.20 Ingresos Varios 3277,78
RESULTADOS 26032,20
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