unidade vi técnicas de documentação: formulários adm005 – organização, sistemas e métodos...

Unidade VI Unidade VI Técnicas de Técnicas de

Documentação: Documentação: FormuláriosFormulários

ADM005 – Organização, Sistemas e Métodos ADM005 – Organização, Sistemas e Métodos Professora Michelle Luz Professora Michelle Luz

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Definição Definição

““Documento, com campos pré-impressos, Documento, com campos pré-impressos, a serem preenchidos com dados a serem preenchidos com dados e informações que possibilitam e informações que possibilitam a formalização das comunicações a formalização das comunicações

nas organizações.” nas organizações.”

(D’Ascensão, 2001)(D’Ascensão, 2001)

3

Definição Definição

““Veículo de divulgação, processamento Veículo de divulgação, processamento e armazenamento de informações.” e armazenamento de informações.”

(D’Ascensão, 2001)(D’Ascensão, 2001)

4

Formulários Formulários

Parte integrante dos sistemas Parte integrante dos sistemas de informação de informação

Necessidades transitórias ou aparentes Necessidades transitórias ou aparentes tendem a desaparecer com o tempo tendem a desaparecer com o tempo

Verificação Verificação Necessidade de existência Necessidade de existência Formato Formato Vida de uma informação Vida de uma informação

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Formulários Formulários - Objetivos e - Objetivos e

Propósitos - Propósitos -

Documentar e centralizar informações Documentar e centralizar informações do processo do processo Facilitação de localização e recuperação Facilitação de localização e recuperação

Agilizar o fluxo de informação Agilizar o fluxo de informação Usuário conta com a informação em tempo Usuário conta com a informação em tempo

hábilhábil

Padronizar informações e procedimentosPadronizar informações e procedimentos

Formalizar operações de caráter legal Formalizar operações de caráter legal e/ou fiscal e/ou fiscal

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Obstáculos ao Controle Obstáculos ao Controle de de

Formulários Formulários A gerência tem outras coisas “mais

importantes” para pensar

Maioria dos formulários pouco usada e impressa pelos próprios usuários Desconhecimento por parte dos demais

Conceito errado de controle de formulários Nº em estoque, controle e programação de

compras

Formulário impresso apenas com autorização da direção

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Formulários - ExemplosFormulários - Exemplos

8

Tipos de Formulários Tipos de Formulários

Formulário Plano Formulário Plano

Campos pré-impressosCampos pré-impressos

Folhas soltas, talões, Folhas soltas, talões, blocos ou fichas blocos ou fichas

9

Tipos de Formulários Tipos de Formulários Formulário Eletrônico Formulário Eletrônico

Campos preenchidos por softwareCampos preenchidos por software

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Tipos de Formulários Tipos de Formulários

Formulário Contínuo Formulário Contínuo

Campos preenchidos Campos preenchidos na impressora na impressora

Dados processados Dados processados eletronicamenteeletronicamente

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Formulários - Formulários - Características Características

Escolha do papel Escolha do papel

Duração Duração

Uso ou finalidadeUso ou finalidade

Nível hierárquico do usuário Nível hierárquico do usuário

Importância do formulárioImportância do formulário

Quantidade de viasQuantidade de vias

Tipo de preenchimento Tipo de preenchimento

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Formulários Formulários - -

Considerações Técnicas - Considerações Técnicas -

Instruções de preenchimento Instruções de preenchimento

Leitura antes do preenchimentoLeitura antes do preenchimento

No próprio corpoNo próprio corpo

Formato dos camposFormato dos campos

Dependência do tipo de preenchimentoDependência do tipo de preenchimento

Tamanho suficiente para conter o dado Tamanho suficiente para conter o dado

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Formulários Formulários - -

Considerações Técnicas - Considerações Técnicas -

Tipos de campos Tipos de campos

Fixos: pré-impressos, identificam o formulário e Fixos: pré-impressos, identificam o formulário e orientam o usuário orientam o usuário

Variáveis: a serem preenchidos pelo usuário Variáveis: a serem preenchidos pelo usuário

Numeração seqüencialNumeração seqüencial

Controle da emissão Controle da emissão

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Formulários Formulários - -

Considerações Técnicas - Considerações Técnicas -

Corpo do formulário Corpo do formulário

IntrodutóriaIntrodutória

Dados fixos: título e subtítuloDados fixos: título e subtítulo

Dados variáveis Dados variáveis O que se deseja coletar O que se deseja coletar

Dados conclusivos Dados conclusivos Aprovação dos dados variáveis (visto, data, Aprovação dos dados variáveis (visto, data,

assinatura, carimbo) assinatura, carimbo)

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Formulários Formulários - -

Considerações Técnicas - Considerações Técnicas -

Margens Margens Superior e inferior Superior e inferior 1 cm

Direita 0,5 cm0,5 cm

EsquerdaEsquerda 2 a 2,5 cm2 a 2,5 cm

Título do formulárioTítulo do formulário Localizado na parte superior Localizado na parte superior

Breve, específico e demonstrativo do objetivo e Breve, específico e demonstrativo do objetivo e função função

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Formulários Formulários - -

Considerações Técnicas - Considerações Técnicas -

Identificação da empresa Identificação da empresa

Uso interno:Uso interno: apenas logotipo apenas logotipo

Uso externo:Uso externo: logotipo, nome (ou razão logotipo, nome (ou razão social), inscrição estadual, CNPJ, endereço, social), inscrição estadual, CNPJ, endereço, telefonetelefone

Localização: extremidade superior esquerda Localização: extremidade superior esquerda

Dimensão: 8% da área total Dimensão: 8% da área total

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Formulários Formulários - -

Considerações Técnicas - Considerações Técnicas -

Linhas e pautas Linhas e pautas

Certas e finas Certas e finas

Limitar variedade Limitar variedade

Tipos de letra Tipos de letra

Padrão de impressão Padrão de impressão

Uniformidade Uniformidade

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Formulários Formulários - -

Considerações Técnicas - Considerações Técnicas -

Dobramento Dobramento

Disposição lógica e estética Disposição lógica e estética

Facilitar localização e pesquisa Facilitar localização e pesquisa

Identificação Identificação

Margem maior: destino das vias Margem maior: destino das vias

Margem inferior esquerda: nº do formulário, Margem inferior esquerda: nº do formulário, data de fabricação, impressor, código data de fabricação, impressor, código do formulário do formulário