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Sistemas de Informação e a Importância da Gestão dos Dados nas Organizações

Andreia de Jesus

APRESENTAÇÃO

1. Os diferentes tipos de sistemas de informação.

2. A diferença entre dado, informação e conhecimento.

3. BI (Business Intelligence) e a importância da gestão dos dados

4. Estudo de Caso: Secretaria de Estado da Educação do Paraná - SEED

TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

O que é um sistema?

“Um sistema pode ser definido como um complexo de elementos em interação.“ (BERTALANFFY, L. V. Teoria geral dos sistemas. Petrópolis: Vozes,1973.)

“Sistema é um conjunto de componentes e processos que visam transformar determinadas entradas em saídas.” (TORRES, N. A. Competitividade empresarial com a tecnologia de informação. São Paulo: Makron Books, 1995.)

Um sistema pode ser dividido em subsistemas. Cada subsistema possui seus elementos, e pode ser decomposto até o nível desejado de detalhamento.

Um sistema pode compor-se,sucessivamente, de subsistemas que se relacionam entre si, compondo um sistema maior.

O que é um sistema?

É importante frisar que por mais que possamos fragmentar sistemas em subsistemas, não se deve perder a visão do sistema como um todo. Um sistema não é a soma de partes, mas sim o resultado da interação entre elas.

Uma organização pode ser considerada um sistema?

Uma organização é uma estrutura social formal e estável, que emprega recursos do ambiente e os processa para produzir saídas (LAUDON.K.C.; LAUDON, J.P. Sistemas de informação com internet. 4. ed. Rio de Janeiro: LTC, 1999)

Toda organização tem: Entradas: capital, trabalho e insumos; Processamento: transformação dos insumos; Saídas: produtos ou serviços.

Sistemas OrganizacionaisSISTEMA OBJETIVO ENTRADA PROCESSAMENTO SAÍDA

Fábrica deBicicleta

Fabricar e comercializar bicicletas de melhor qualidade.

Armação,Componentes, Trabalho, Suprimentos.

Solda, pintura, montagem.

Bicicletas acabadas.

Universidade Aquisição e desenvolvi-mento de conhecimento.

Estudantes,Professores,Administradores,Livros, Equipamentos.

Ensino, pesquisa,serviços.

Estudantes Cultos, Pesquisa significativa,serviços à comunidade

Serviço de Saúde

Serviço de saúde de melhor qualidade.

Médicos,Pacientes,Enfermeiros,Equipamentos.

Diagnóstico, cirurgias, medicamentos, testes.

Pacientes saudáveis e orientados. Serviço à comunidade.

Sistemas de Informação (SI)

Sistema de informação é um conjunto de componentes inter-relacionados, desenvolvidos para coletar, processar, armazenar e distribuir informação para facilitar a coordenação, o controle, a análise, a visualização e o processo decisório. (LAUDON.K.C.; LAUDON, J.P. Sistemas de informação com internet. 4. ed. Rio de Janeiro: LTC, 1999);

É uma combinação estruturada de informação, recursos humanos, tecnologias de informação e práticas de trabalho, organizado de forma a permitir o melhor atendimento dos objetivos da organização. (CASSARRO, A. Sistemas de informações para tomada de decisões. São Paulo: Pioneira, 1994.

É preciso um computador para ter um sistema de informações?

Atividades de um Sistema

Sistemas de Informação (SI)BASEADO EM COMPUTADOR

Abordagem Sociotécnica dos SI

SISTEMAS DE INFORMAÇAO

PESSOASusuários

ORGANIZAÇÕESprocedimentos

TECNOLOGIAS- software-hardware- banco de dados- comunicações

Principais Classificações dos Sistemas de Informação

Segundo:

Abrangência Organizacional;

Áreas funcionais; Níveis

Organizacionais.

Níveis Organizacionais

Nível Adicional Conhecimento

PlanejamentoEstratégico

PlanejamentoFinanceiro

Planejamentoda Produção

Planejamentode Marketing

Planejamentode RH

Fluxo de Caixa

Alcance dosObjetivos

Departamentais

PlanosTáticos

PlanosOperacionais

InvestimentosAplicações

ProduçãoManutenção

Abastecimento

Vendas

Propaganda

Treinamento

Fonte: Chiavenato; Sapiro – 2003

Os sistemas de informação dão suporte: No processamento e acompanhamento das

atividades cotidianas e transações rotineiras de uma empresa: entrada de pedidos de venda, emissão de notas fiscais, requisições de materiais, lançamentos de produção, registro de pessoal.

Esses sistemas empresariais básicos são denominados Sistemas de Processamento de Transação (SPT).

Níveis OrganizacionaisOperacional

Níveis OrganizacionaisOperacional

Níveis OrganizacionaisOperacional

Os SPT são sistemas de informação altamente estruturados, pois tanto os dados que entram no sistema como as regras pelas quais serão processados são previamente conhecidos.

Alguns SPT são vitais para determinadas empresas na condução de seus negócios. São considerados sistemas de missão crítica, pois uma interrupção em seu funcionamento pode prejudicar a operação da empresa.

Níveis OrganizacionaisOperacional

Características dos SPT:

Processa grandes volumes de dados.

Necessita de alta velocidade de processamento devido ao volume alto.

A maioria das fontes de dados é interna e a saída é destinada principalmente a um público interno.

Processa informações regularmente: diariamente, semanalmente, duas vezes por semana ou por transação.

Exige uma grande capacidade de armazenamento (banco de dados).

Os dados recebidos e enviados são organizados e formatados de modo padrão.

Alto nível de detalhamento dos dados.

Pouca complexidade de cálculo (operações matemáticas e estatísticas simples).

Necessita de alto nível de precisão, integridade de dados e segurança.

Requer muita confiabilidade de processamento, pois interrupções no fluxo dos dados podem ser fatais para a organização.

Níveis OrganizacionaisGerencial

No nível gerencial das empresas estão as atividades relacionadas com a monitoração e o controle das atividades rotineiras. Os sistemas de nível gerencial são projetados para servir de suporte a essas atividades.

Apoio a tomadas de decisões não-rotineiras, por meio de simulações e análise de cenários.

Níveis OrganizacionaisGerencial

Sistemas de informação gerenciais (SIG)

Sistemas de apoio à decisão (SAD).

Níveis OrganizacionaisGerencial

SIG proporcionam aos gerentes relatórios e consultas sobre o desempenho atual e registros históricos da empresa, de forma a apoiar as atividades de planejamento, controle e tomada de decisão.

SIG fornecem resumos sobre as operações básicas (transações operacionais) da empresa. Os dados de transações básicas, arquivados pelos SPT, são agrupados (ou sintetizados) e apresentados num formato preestabelecido.

Níveis OrganizacionaisGerencial

CÓDIGO DO ITEM

DESCRIÇÃO VOLUME 2004

VOLUME2003

AUMENTO %

447 Meia Vermelha

71.020 65.662 8,15

762 Meia para tênis listrada

44.875 49.722 -9,02

331 Sacola Esportiva

22.611 20.553 10,01

SIG – Exemplo de Relatório de Análise de Vendas

Níveis OrganizacionaisGerencial

RELATÓRIOS PERIÓDICOSPROGRAMADOS

Relatórios gerados em formatos pré-especificados,projetados para fornecerinformações em uma base regular, porexemplo, diária, semanal, mensal.

RELATÓRIOS DE EXCEÇÃO

Os relatórios são produzidos apenas quandoocorrem condições excepcionais, ou sãoproduzidos periodicamente, mas contêminformações apenas sobre essas condiçõesexcepcionais; esse tipo de relatório reduz asobrecarga de informações, já que evitaenviar aos tomadores de decisão relatóriosperiódicos detalhados da atividadeempresarial.

RELATÓRIOS PORDEMANDA

São desenvolvidos para fornecer informaçõesespecíficas a pedido de um gerente.

Níveis OrganizacionaisGerencial

Características dos SIG:• Dão suporte a decisões estruturadas nos níveis operacional e

de controle gerencial; também são úteis à alta administração.

• Geralmente são orientados para relatórios e controle;

• São projetados para relatar as operações existentes e, então, ajudar a cuidar do controle das operações diárias.

• Baseiam-se em dados corporativos existentes e fluxos de dados.

• Geralmente ajudam na tomada de decisão usando dados passados e presentes.

• Têm uma orientação mais interna do que externa.

SAD: têm por objetivo dar suporte a decisões menos rotineiras e estruturadas, e não facilmente especificadas com antecipação.

SAD: fornecem suporte computacional interativo durante o processo de tomada de decisão. Os usuários podem trocar suposições, fazer novas perguntas e incluir novos dados.

Níveis OrganizacionaisGerencial

Níveis OrganizacionaisGerencial

Exemplos SAD:• Seleção de preço e rota numa companhia

aérea.• Padrões de compra do cliente;• Localização da loja e composição (mix) de

estoque numa cadeia de lojas de eletrodomésticos.

Níveis OrganizacionaisGerencial

Componentes Básicos do SAD:

Interface do Usuário

Base de Modelos Analíticos

Banco de Dados do SAD

Dados internos e externos

Níveis OrganizacionaisGerencial

ATIVIDADES E EXEMPLOS DOS PRINCIPAIS TIPOS DE MODELAGEM ANALÍTICAANÁLISE DO TIPO WHAT IF

Observar como as mudanças de variáveis selecionadas afetam outras variáveis. Exemplo: e se reduzíssemos a propaganda em 10%? O que aconteceria com as vendas?

ANÁLISE DE SENSIBILIDADE

Observar como mudanças repetidas em uma única variável afetam outras variáveis. Exemplo: vamos reduzir a propaganda em 1.000 reais repetidamente de forma que possamos entender sua relação com as vendas.

ANÁLISE DE BUSCA DEMETAS

Fazer repetidas mudanças em variáveis selecionadas até que uma variável escolhida alcance um valor alvo. Exemplo: experimentemos aumentos na propaganda até que as vendas atinjam 1 milhão de reais.

ANÁLISE DE OTIMIZAÇÃO

Encontrar um valor ótimo para variáveis selecionadas dadas certas restrições. Exemplos: qual o melhor montante de propaganda, considerando nosso orçamento e escolha de mídia?

Os SAD’s:• Oferecem aos usuários flexibilidade, adaptabilidade e

uma resposta rápida.

• Operam com pouca ou nenhuma assistência de programadores profissionais.

• Proporcionam suporte para decisões e problemas cujas soluções não podem ser especificadas com antecedência.

• Usam sofisticadas análises de dados e ferramentas de modelagem.

Níveis OrganizacionaisGerencial

Níveis OrganizacionaisEstratégico

• A alta administração usa uma categoria de sistema de informação chamada de Sistemas de Informação Executiva (EIS).

• Os EIS fornecem acesso rápido a informações atualizadas, de forma bastante amigável, fazendo uso intensivo de recursos gráficos (cores, símbolos, ícones, botões, imagens e gráficos), e capacidade de multivisão (manuseio de diversas mídias, mostrando numa mesma tela, gráficos, textos e tabelas).

Níveis OrganizacionaisEstratégico

Os EIS viabilizam:• Facilidade de uso;• Manipular uma variedade de dados internos e

externos,quantitativos e qualitativos;• Executar sofisticadas análise de dados;• Fornecer flexibilidade;• Oferecer recursos abrangentes de

comunicações com outros gerentes;

DADO, INFORMAÇÃO E CONHECIMENTO

Dado

• Um conjunto de fatos a respeito do mundo;• São geralmente quantificados;• São facilmente capturados e arquivados em

computadores;• Não permitem julgamentos ou significados;• Não constituem base para a ação

Elementos brutos, sem significado, desvinculado da realidade.

Informação• Um conjunto de dados conjugados que

possuem relevância e propósito;• Pode ser transformada pela análise

humana e julgamento;• Pode ser arquivada em documento ou em

arquivos virtuais;• Constitui base para a ação.

Dados com significado, relevância e propósito.

Conhecimento• Um conjunto organizado e estruturado de

informações a respeito do mundo;• Requer intervenção humana e inteligente;• Proporciona comparações;• Permite deduções;• Proporciona implicações;• Está relacionado com o que as outras

pessoas pensam.

Informação com valor adicionado pela mente humana -reflexão, síntese e contexto.

Contextualização: extração de significado, dentro de um contexto

Categorização: identificação dos componentes essenciais dos dados

Cálculo: tratamento estatístico dos dados

Correção: eliminação de dados com erros

Condensação: apresentação dos dados de forma concisa, resumida, sintética

Transformação de Dados em Informação (Davenport & Prusak)

Comparação: de que forma as informações relativas a uma dada situação se comparam a outras situações conhecidas? Consequências: que implicações estas

informações trazem para as decisões e tomadas de ação Conexões: quais as relações deste novo

conhecimento com o conhecimento já acumulado? Conversação: o que as outras pessoas pensam

desta informação?

Transformação de Informação em Conhecimento (Davenport & Prusak)

Recursos para as organizações atingirem seus os objetivos: materiais, humanos e financeiros.

Informação explícita e sutil. Informação de Qualidade. O propósito básico da informação é o de

habilitar a empresa a alcançar seus objetivos.

A Informação e as Organizações

“Um indivíduo sem informações não pode assumirresponsabilidades; um indivíduo que recebeu informações

não pode deixar de assumir responsabilidades.”

Informações Operacionais Um pedido de compra a um fornecedor. Uma lista de entradas e saídas em estoque para uma

atualização quantitativa e financeira dos mesmos. Transações de venda de produtos aos distribuidores.

Informações Gerenciais Total de requisições de materiais emitidas ao longo do

mês. O giro do estoque num determinado período. A rentabilidade por produto. As vendas por segmento de mercado.

Tipos de Informação nas Organizações

Tipos de Informação nas Organizações

Internas: refletem as operações da empresa.

Externas: provêm de clientes, fornecedores, do mercado, das publicações e fontes especializadas, etc.

Formais (estruturadas) : São aquelas oriundas da imprensa, bases de dados,informações científicas, informações técnicas, documentos da empresa, etc.

Informais (não estruturadas): São aquelas obtidas em conversas, reuniões, palestras, e-mails, notícias de jornais, boatos, etc.

BI (BUSINESS INTELLIGENCE E A IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DOS

DADOS)

Gestão de Dados É fundamental para o funcionamento normal dos Sistemas de informação

da empresa

Sem dados e a capacidade de processá-los, uma organização não está

apta a executar com efetividade suas atividades.

O que aconteceria se. .

. Quando . . .

Quanto. . .

Gestão de Dados

SGDB

Banco de Dados

São conjuntos de registros dispostos em estrutura regular que possibilita a

reorganização dos mesmos e produção de informação.

MANEIRA MAISMODERNA DE GESTÃO

DE DADOS NASORGANIZAÇÕES

UTILIZAÇÃO DE FERRAMENTAS

SISTEMAS GERENCIADORES

DE BANCO DE DADOS (SGDB)

Gestão de Dados

SAE SERE SEJA SICAPE QUIM SACIR

Professores Índices Educacionais

Obras

Merenda

EducaçãoEspecial

InfraestruturaRH

Escolas

Alunos

Realidade dos Bancos de Dados nas Organizações

Dados Água e luz

• O que queremos? INFORMAÇÃO!• Mas como obter a informação necessária?

Gestão de Dados

Dados de professores

Dados de alunos

Situação dos projetos que estão sendo executados

Informações sobre as índices educacionais

Informações sobre a merenda

Dados das escolas

BUSSINESS INTELLIGENCE (BI)

• Definição: é uma metodologia de utilização de informação já disponível para auxiliar os tomadores de decisão a tomar decisões melhores e mais rápidas.

• O foco é na geração de relatórios dinâmicos.• Não há a necessidade de conhecimentos

técnicos profundos sobre as ferramentas de BI.• BI envolve diversas tecnologias e processos.• Geralmente é implementado como ferramenta

para visualização de dados.

Estrutura Geral - BI

Modelagem Dimensional

• Base do modelo dimensional: – Medidas (ou indicadores): valor numérico totalizado utilizado

para monitorar o negócio.– Dimensões: lista independente de valores que filtrados afetam o

cálculo da medida.

• O que torna o Data Warehouse mais poderoso é que informações que se situam em vários sistemas, planilhas e arquivos espalhados por todos os setores da empresa, são reunidos em um banco de dados de forma dimensional, sendo assim tendo informações unificadas e padronizadas em um mesmo local.

• As dimensões representam as possíveis formas de visualizar os dados.

• A base para o entendimento de qualquer negócio é responder a 4 perguntas fundamentais:– Quando? (Período de tempo a que se refere a análise)– O que? (O principal objetivo de análise)– Onde? (Localização física ou geográfica para análise)– Quem? (Um objeto específico e detalhado para análise

- opcional)

Modelagem Dimensional

ESTUDO DE CASO: SECRETARIA DE ESTADO DA EDUCAÇÃO DO PARANÁ

Ambiente SEED

• Complexidade da Área da Educação.• Diversidade de Departamentos e Equipes

de Trabalho.• Diversidade de Sistemas de Informação

(SERE, SAE, META4, SICAPE, SEJA, SACIR, Sistema de Obras, etc.).

• Parceria com a Celepar.

Proposta do Projeto BI no Estado

SEED SEPLSEFA SEAP

SECRETÁRIOS

GOVERNADOR

BI – Educação: Bases de Dados

SERE, SAE, SACIR, SICAPE ....

CONSULTA ESCOLA, SEED EM NUMEROS

BI EDUCAÇÃO

OPERACIONAL

TÁTICO / GERÊNCIAL

ESTRATÉGICO

Visões da Educação Desenvolvidas

• Briefing - Secretário– Fontes de Dados:

• SERE (Sistema Estadual de Registro Escolar);• SEJA (Sistema de Educação de Jovens e Adultos);• SAE (Sistema de Administração da Educação);• QUIM (Quadro de Indicadores e Metas);• Paraná Alfabetizado;• Cadastro de Autoridades;• Sistema de Obras.

Os dados são extraídos DIARIAMENTE dos sistemas.

• Alocação de Profissionais– Fonte de Dados:

• Sistema SAE – Sistema de Administração da Educação

Os dados são extraídos MENSALMENTE do sistema.

Visões da Educação Desenvolvidas

• Gestão Educacional– Fonte de Dados:

• SERE (Sistema Estadual de Registro Escolar);• SEJA (Sistema de Educação de Jovens e Adultos);• SAE (Sistema de Administração da Educação).

As informações referentes aos alunos são extraídas DIARIAMENTE.

OBS: Valores e quantitativos têm como base a partir de 2010.

Visões da Educação Desenvolvidas

Apresentação dos Briefings

• Estado• Núcleo Regional da Educação – NRE• Município• Escola

andreia_jesus@seed.pr.gov.br

OBRIGADA PELA ATENÇÃO!