projeto sped nota fiscal eletrÔnica...2010/08/17  · sistema da nota fiscal eletrônica (versão...

PROJETO SPED NOTA FISCAL ELETRÔNICA

SPED:

É composto por três grandes subprojetos: Escrituração Contábil Digital, Escrituração Fiscal Digital e a NF-e -Ambiente Nacional.

Representa uma iniciativa integrada das administrações tributárias nas três esferas governamentais: federal,

estadual e municipal.

SPED – Pilares

Cenário Atual

� 254 mil contribuintes, mais de 1,27 bilhões de NFe, mais de 5 milhões de autorizações/dia;

� A partir de 31/dez/10 deverá ser considerado como concluído o ciclo de projeto da NFe;

� Elevado índice de omissos (40% de obrigados não emitentes).

legal do enquadramento

Não é tão simples descobrir se um estabelecimento deve ou não ser incluído na lista de obrigados.

Temos dois Protocolos ICMS, que devem ser analisados:

Protocolo ICMS 10/2007: A atividade efetivamente praticada como linha básica de orientação.

O Protocolo ICMS 10, de 2007, definiu pela primeira vez a obrigatoriedade de emissão de NF-e por setores econômicos.

O contribuinte que exerça alguma atividade relacionada no Protocolo ICMS 10/07, ainda que tenha sua CNAE relacionada no Protocolo ICMS 42/09, estará obrigado à emissão de NF-e conforme as datas estabelecidas no Protocolo ICMS 10/07.

Protocolo ICMS 42 de 2009: O CNAE efetivo como linha básica de orientação.

Neste Protocolo, não basta verificar se o CNAE dos cadastrados dempresa perante ao fisco consta da lista do Protocolo ICMS 42 de2009. Nem mesmo o código CNAE do contrato social é suficiente para uma definição exata.

Devemos analisar, ao menos, 3 (três) situações:

1) Os códigos CNAE do contrato social, atos constitutivos, e cadastros junto às autoridades fiscais correspondem efetivamente às operações praticadas pela empresa?2) Há código CNAE que constam nos cadastros e atos, mas o contribuinte não pratica, de fato, as operações correspondentes aos digos?

3) O estabelecimento realiza atividades que não constam nos cadastros

legal do enquadramento

Definir a situação de uma empresa quanto a sua obrigatoriedade de emissão de NF-e, é fundamental para a empresa e tarefa de grande responsabilidade para o profissional.

Deve-se verificar detalhadamente as normas definidas pelos dois Protocolos citados anteriormente.

Primeiramente, é preciso verificar se exerceu alguma atividade constante no Protocolo 10/07, nos 12 meses anteriores à data de início de obrigatoriedade para cada setor econômico relacionado no ato normativo.

...

(...)

Após, verificar as atividades mercantis praticadas efetivamente pela empresa e sua formalização perante aos atos constitutivos e cadastros fiscais.

Uma vez confirmado a exatidão dos cadastros, verificar os CNAE´s principal e secundários, conforme Protocolo 42/09.

Portanto, não basta olhar apenas o CNAE, pois podercomprometer a operação e o cliente, agregando um grande passivo fiscal a empresa.

O Protocolo ICMS 42/09, implementa a obrigatoriedade para todo segmento industrial, comércio atacadista e operações com o governo.

O critério será por CNAE Principal ou Secundário do estabelecimento; com 4 novas datas de obrigatoriedade em 2010:

01 de Abril;01 de Julho;01 de Outubro;01 de Dezembro, obrigatoriedade para operações com órgãos públicos.

CRITÉRIO PARA 2010 - CNAE FISCAL

Protocolo nº 42 de 03/07/2009

O Protocolo ICMS 42/09 objetiva escalonar a ampliação da obrigatoriedade de uso da NF-e de forma que, até o final de 2010, estejam alcançados por esta obrigatoriedade todos os contribuintes do ICMS que se enquadrem em pelo menos uma das seguintes situações:

Desenvolvam atividade industrial;

Desenvolvam atividade de comércio atacadista ou de distribuição;

Pratiquem saídas de mercadorias com destino a outra unidade da Federação;

Forneçam mercadorias para a Administração Pública.

Obrigatoriedade

Escolha de um software emissor de NF-e, levando-se em consideração alguns pontos importantes e alinhado com as características da empresa, como por exemplo:

• Volume de notas fiscais emitidas diariamente;

• Suporte técnico ágil, visando a não interrupção do faturamento;

• Integração segura com o SPED fiscal (EFD);

• Garantia de manter-se atualizado com as constantes alterações da legislação correlata.

Conhecer as normas legais;

Identificar as pessoas que serão envolvidas no projeto;

(...)

Reestruturação da base de dados;

Preparar saídas de emergência;

Comprometer a alta administração com o projeto;

Certificação digital (assinatura eletrônica);

Atenção com os prazos legais.

LEGISLAÇÃO:

É fundamental estar atento as normas legais que tratam do assunto, bem como as constantes alterações:

Convênios e Protocolos ICMS;

Atos Cotepe;

Ajustes SINIEF;

Decretos e Resoluções Estaduais;

Manuais de integração (orientações gerais);

Notas Técnicas divulgadas pela Coordenação Técnica do

ENCAT.

Pontos de atenção na implantação

Pontos de atenção na implantação

Reestruturando a base de dados no ERP:Trata-se de fundamental providência para ter sucesso na implantação:

Tabelas básicas de :

�CFOP;

�CST de IPI, ICMS, PIS, COFINS , TIPI, TEC, Códigos

IBGE do Municípios;

Ainda com relação à reestruturação da base de dados, temos:

quotas, benefícios e tratamentos diferenciados como : ICMS ST;

Cadastros de clientes;

Cadastros de fornecedores;

Mercadorias - NCM – classificação fiscal e monitoramento.

Pontos de atenção na implantação

Avaliar o grau desejado de integração da NF-e com seus sistemas atuais;

Aproveitar NF-e para rever processos e ganhar agilidade e confiabilidade

das informações;

Decisão tecnológica de adaptar seus sistemas, adquirir novo sistema ou

utilizar emissor gratuito;

(...)

Conhecimento do Certificação Digital ideal para a empresa;

Se possível, prever implantação gradual do NF-e devido a mudançcultural (interna e externa);

Armazenamento dos arquivos eletrônicos em local seguro, procurando reduzir riscos de vazamentos de informação e dificuldades futuras com auditorias e fiscalização e que permita uma rápida recuperação.

Conhecer as alternativas de emissão em contingência:

• Formulários de Segurança (possuir estoque);

• Contingência SCAN;

• Contingência DPEC;

Computadores compatíveis com a necessidade;

Impressora exclusiva e outra de backup;

Dispor de no-break ou gerador.

Preparar saídas de emergência

Está disponível desde 1º de Abril de 2.010, a nova versão nacional do sistema da Nota Fiscal Eletrônica (versão 2.0 ou segunda geração), a qual implementa algumas novas regras de validação para garantir uma melhor qualidade nos dados da NF-e.

Houve um aperfeiçoamento do leiaute, com a inclusão, reorganização e exclusão de alguns campos e regras de controle de qualidade da informação

A autorização de uso da NF-e concedida pela administração tributária, a partir da segunda versão, além de verificar dados relativos à estrutura do arquivo da NF-e e à regularidade do emissor, passou a efetuar a validação dos dados de cálculo da NF-e.

NF-e - Segunda Geração

Algumas das importantes alterações no manual, implementadas na segunda geração:

Adequação do leiaute da NF-e para registrar as operações praticadas pelos contribuintes optantes do SIMPLES NACIONAL;

Aperfeiçoamento das regras de validação dos campos da NF-e;

Mudança na composição da chave de acesso da NF-e;

Incorporação do Manual de Contingência como anexo do Manual de Integração do Contribuinte;

(...)

� No cancelamento, deverá ser disponibilizado para o destinatário o mesmo conteúdo da NF-e enviada para a SEFAZ, complementada com os dados da homologação do pedido de cancelamento;

� Eliminação da necessidade de lavratura de termo no Livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências RUDFTO (Livro modêlo 6), em caso de emissão em contingência.

Este procedimento foi substituído pelo registro, no arquivo da NF-e, da data e hora de início e a justificativa para a contingência.

� Acréscimo da informação de hora de saída ou entrada da mercadoria ou produto (Formato “HH:MM:SS”);

� Acréscimo dos campos necessários para registro da justificativa para emissão da NF-e em contingência;

� Alteração do tamanho do campo fone (do emissor, do fisco emitente, do destinatário);

� Acréscimo de campo para identificação do regime tributário do emissor:

• 1 – Simples Nacional;

• 2 – Simples Nacional – excesso de sublimite de receita bruta;

• 3 – Regime Normal.

(...)

� Alteração do tamanho do campo da inscrição SUFRAMA do destinatário;

� Acréscimo do campo email do destinatário;

� Acréscimo do campo CPF na identificação do local de retirada e do local de entrega;

� Acréscimo de informações do ICMS para operações optante do SIMPLES Nacional;

(...)

� Aumento do tamanho do campo informações Adicionais de Interesse do Fisco;

� Eliminação dos CFOP de prestação de serviço de comunicação:

O objetivo da eliminação destes códigos fiscais de operação,

evitar o uso indevido da NF-e, modelo 55, para a prestação de serviços de comunicação e só tem reflexo para os contribuintes que emitem indevidamente a NF-e, modelo 55, em substituição a NFSC – Nota Fiscal de Serviço de Comunicação, modelo 21 e/ou NFST Nota Fiscal de Serviço de Telecomunicação, modelo 22.

Na nova versão, houve um aperfeiçoamento das regras de

validação com o acréscimo de novas validações e reorganização

da ordem de validação e indicação do campo validado.

Validações dos CFOP´s, considerando a coerência no preenchimento, de acordo com as operações:

Exemplo: CFOP de Entrada (inicia por 1, 2, 3) para NF-e de Saída. A NF-e será rejeitada;

Informado grupo de tributação do ISSQN sem informar a InscriçMunicipal;

Total da BC ICMS, total do ICMS e total do frete difere do somatório do valor dos itens;

Data de entrada em contingência deve ser menor ou igual à data de

Cancelamento e Carta de Correção Eletrônica de NF- e

Requisitos para o Pedido de Cancelamento:

Após a concessão de Autorização de Uso da NF- e;

O emitente poderá solicitar o cancelamento da NF- e, em prazo não superior a 168 horas (7dias), até 31/12/10.

A partir de 1º de Janeiro de 2011, o prazo será de até 24 horas(Ato Cotepe 33/08, com alteração pelo Ato Cotepe 13/10 – DOU de 22/06/10);

Não tenha havido a circulação da mercadoria;

Pedido de Cancelamento por Chave de Acesso (NF- e);

O pedido de cancelamento deverá conter assinatura digital certificada e ser transmitido via internet com protocolo de segurança ou criptografia, de modo que o deferimento ou indeferimento será comunicado através da internet.

A Portaria CAT 123/10 – DOE de 07/08/2010, alterou a Portaria CAT 162/08, acrescentando à mesma, o parágrafo 2º ao Artigo 18 (o qual trata do cancelamento da NF-e); sem no entanto, revogar o prazo regulamentar anterior.

“§ 2º - O Pedido de Inutilização de Número de NF-e e o Pedido de Cancelamento de NF-e transmitidos à Secretaria da Fazenda serão recebidos fora do prazo regulamentar, sendo o Pedido de Cancelamento de NF-e recebido até 744 (setecentos e quarenta e quatro) horas do momento da concessão da Autorização de Uso da NF-e.”

Ou seja, atualmente, o prazo para solicitar o cancelamento, mesmo após o prazo regulamentar, passou a ser de até 31 dias, já a partir da publicação da referida Portaria, em 07/08/2010.

Correção Eletrônica – CC-

Funcionalidade ainda não disponível;

Informações extra-oficiais, dão conta que estará disponível ainda

durante o segundo semestre de 2010;

O Ajuste SINIEF 01/2007 define o uso da carta de correção e o

Ajuste SINIEF 08/2010, deixa claro, que haverá um prazo máximo para

se corrigirem as Notas Fiscais Eletrônicas, de modo análogo ao que

ocorre nos casos de cancelamento.

Possibilidade de regularização de erro ocorrido na emissão de documento fiscal, desde que o erro não esteja relacionado com:

I - as variáveis que determinam o valor do imposto tais como: base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor da operação ou da prestação;

II - a correção de dados cadastrais que implique mudança do

remetente ou do destinatário;

III - a data de emissão ou de saída.

Correção Eletrônica – CC- e

ALTERAÇÕES E EXIGÊNCIAS LEGAIS RECENTES

Ajuste SINIEF 3/2010

O Ajuste SINIEF 3/2010, publicado no DOU de 13/07/10, prevê a exigência à partir de 1º/10/10, de indicar na NF-e:

O Código de Regime Tributário - CRT e, quando for o caso, o

Código de Situação da Operação no Simples Nacional - CSOSN,

conforme definidos nas tabelas “A” e “B” do anexo à este AJUSTE.

Ajuste SINIEF 8/2010

O Ajuste SINIEF 8/2010, publicado no DOU de 13/07/10, prevê partir de 1º/08/10, algumas alterações, as quais destacamos:

1- O arquivo da NF-e e o Protocolo de autorização, deverá ser disponibilizado também ao transportador contratado;

2- O DANFE será impresso em uma única via;

3- O arquivo digital da NF-e, que deverá ser mantido pelo prazo, sob guarda e responsabilidade do emitente e do destinatário, poderá ser guardado fora da empresa;

4- Vedada a reutilização, em contingência, de número de NF-transmitida com tipo de emissão Normal .

O Ajuste SINIEF 8/2010 torna a empresa de transporte

responsável solidário, ao determinar que o emitente da NF-e,

também disponibilize download do arquivo da NF-e e seu

respectivo Protocolo de Autorização de Uso, ao transportador

contratado, no mesmo momento em que os enviar ao

destinatário, qual seja, imediatamente após o recebimento da

autorização de uso da NF-e.

Passa a ser responsabilidade do transportador, verificar a validade

e autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de Uso da

NF-e, antes de iniciar a prestação de serviço de transporte.

O Ajuste SINIEF 9/2010, publicado no DOU de 13/07/10,

prevê que as SEFAZ´s, autorizarão até 31/12/10, através

do PAFS, a confecção do formulário de segurança para a

emissão do DANFE.

As Secretarias de Fazenda dos Estados, estão publicando novas normas de penalidades ou adequando a capitulação da legislação jexistente, para considerar as ocorrências com a NF-e.

O Estado de Santa Catarina, por exemplo, publicou a MP 160 de 09/10/09, já convertida na LEI Nº 14.967, de 07 de dezembro de 2009, a qual prevê penalidade de R$ 1.000,00, para as empresas que deixarem de disponibilizar o arquivo eletrônico e/ou deixar solicitar a inutilização de numeração em série de documento fiscal eletrônico.

Em São Paulo, a multa poderá ser de 50% do valor da operação, nos casos da não emissão da NF-e, podendo chegar a 100%, em caso de não compatibilidade dos dados referentes ao valor ou destinatário constantes do documento impresso x documento eletrônico.

NF-e 50% do valor da operação RICMS SP, art 527, IV, a.

Valor Base legal

100% do valor da operação RICMS SP, art 527, IV, z4.

previstas em São Paulo

O RICMS-SP, ainda contempla outras penalidades referentes à NF-e, como por exemplo:

Falta de Envio Arquivo ao Destinatário: 50% Valor da Operação (Art.

527 Inciso IV alínea Z RICMS/SP);

Falta de Solicitação do Cancelamento Documento Fiscal Eletrônico:

10% Valor da Operação (art. 527 Inciso IV alínea Z1 RICMS/SP);

previstas em São Paulo

Falta de solicitação de inutilização de número de NF-e: 15 UFESP por

mero, R$ 246,30. (art. 527 Inciso IV alínea Z2 RICMS/SP);

Falta de Inutilização de Impresso: 15 UFESP por número, R$ 246,30)

(art. 527 Inciso IV alínea Z3 RICMS/SP);

Outras Divergências entre o Documento Auxiliar e Documento

Eletrônico: 20 UFESP por documento, R$ 328,40) (art. 527 Inciso IV

nea Z5 RICMS/SP).

Multas específicas e multas genéricas

Alguns outros Estados estabelecem penalidades específicas aplicáveis aos contribuintes, que descumprirem normas relacionadas à NF-e como:

AlagoasCearáMato Grosso do SulParaíbaSanta Catarina

Os demais Estados aplicam as multas genéricas, a exemplo do RJ, por AINDA não possuírem as específicas.

O Estado do Rio de Janeiro não tem disposição específica relativa às infrações referentes a NF-e.Em vista disso, aplicam-se as penalidades genéricas referidas na Lei no 2.657/1996.

Por exemplo: Deixar de emitir ou deixar de entregar ao adquirente ou destinatário da mercadoria ou ao tomador do serviço documento fiscal ou outro documento de controle exigido na legislação:Multa de Multa de 80% do valor do imposto devido ou de 40% do que incidiria se tributada fosse a saída da mercadoria ou a prestação de serviço, nunca inferior a 400 Ufir.

NF-e – Penalidades (RJ)

- Setor de Recebimento -

Deverá conferir todas os DANFE recebidos com as mercadorias, confirmando a autenticidade da NF-e.

obrigação do destinatário verificar a validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital, bem como a concessão da Autorização de Uso da NF-e mediante consulta eletrônica nos sites das Secretarias de Fazenda ou Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica.(www.nfe.fazenda.gov.br).

Resultado esperado como válido Exemplo

- Setor de Compras-

O setor de compras, deve ter a informação, se a empresa obrigada àemissão da NF-e está atendendo as exigências.

Os contribuintes enquadrados no Simples Nacional, também se sujeitam á obrigatoriedade, que independe do porto econômico do estabelecimento (Arts 2º e 8º da Resolução CGSn nº 10/07).

A Nota Técnica 2008/004 e Nota Técnica 2009/004 veiculam orientações de preenchimento da NF-e pelas empresas do Simples.

Os setores fiscal e contábil, deverão estar atentos as constantes mudanças da legislação e seus respectivos prazos.

Uma sintonia entre estas duas áreas, torna-se fundamental, face as várias novidades e exigências do fisco.

Serão, via de regra, responsáveis pela guarda e verificação do Documento Eletrônico pelo prazo decadencial (cinco anos).

- Fiscal e Contábil-

� Muitos contribuintes não estão enviando a NF-e para os destinatários;

� Muitos emissores não estão informando, no DANFE, a data, hora e o número do protocolo da autorização de uso

� Várias empresas, ainda desconhecem os aspectos delicados da exigência da NF-e e da legislação, ficando ausentes do sistema e atuando de forma ilegal;

� Torna-se fundamental rever alguns conceitos sobre segurança da informação, inclusive a legalização de softwares.

ERP

Software emissorde NF-e

Laudotécnico

IOB Prímeo

Clienteou

Fornecedor

Fundamentação legal

Análise de tributação

Histórico das atividades

SEFAZ Software emissorde NF-e

Arquivo.xml

Arquivo.xml

validado

Pré-processamento de NF-e

FLUXO DA INFORMAÇÃO

Pré-processamento de NF-e

INTEGRAÇÃO

Pré-processamento de NF-e

INTEGRAÇÃO

O que fazO que faz O que ofereceO que oferece

Analisa minuciosamente e valida a forma e o con- � Segurança nas informações fornecidas para a SEFAZ;

Valida a NF-e antes do envio à Sefaz para emissão;

Avalia o preenchimento, as regras tributárias

áveis, a formação das bases de cálculo, inclusive

os tratamentos diferenciados;

Aponta inconsistências de conteúdo relacionadas a:

CST, NCM, PIS-COFINS, alíquotas de IPI e ICMS,

inclusive com substituição tributária;

� Permite conhecer as inconsistências e gerenciar seus

riscos e corrigir, ou não, os dados diretamente no ERP.

� Facilidade e praticidade ao avaliar as informações

do da NF-e;

� Confiança e credibilidade das análises.Certifica a análise através do laudo técnico IOB.

� Ampla cobertura das análises e regras tributárias

desenvolvidas por especialistas da IOB;

� Performance aplicada à particularidade de cadaTrabalha com bases de conteúdo e regras

tributárias específicas para cada segmento; negócio;

diretamente no arquivo XML;

Pré-processamento de NF-e