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PROJETO PROCESSO DIGITALConfiguração do ambiente de GED

CASA CIVILGoverno do Estado do Rio de Janeiro

Ricardo Pezzi de LimaConsultor Oracle ECM

ECM – Visão Prática

Oracle ECM. O que é?

Conceitos básicos da ferramenta de ECM

Configuração de indexadores

Configurando a Digitalização

Administração de usuários

Configuração do gerenciador de registros

Criando plano de retenção

Gerenciando os registros

Congelando registros

Emissão de relatórios

Agenda

O que é ECM?

A Explosão da InformaçãoDocumentos, Imagens, Voz, Video, Email …

Cerca de 80% do conteúdo gerado

NÃO é estruturado, ou seja, não possui

um sistema integrado de gestão.

Fato

Enterprise Content Management são as tecnologias, ferramentas e métodos usados para:

Capturar, gerenciar, armazenar, preservar e distribuir conteúdo em um empresa (Ciclo de Vida)

No nível mais básico, as ferramentas e estratégias de ECM possibilitam o gerenciamento de qualquer

informação não estruturada em uma organizaçãoPapel, e-mail, documentos, web sites, multimídia, etc

O que é ECM?

Entendendo sobre ECMGerenciando Conteúdo em todo seu cliclo de vida

Aplica controles e suporte adequado a cada fase da vida:• Criar: criar & capturar

documentos• Gerenciar: gravar,

versionar, indexar, gerenciar documentos

• Distribuir c/ segurança: cleanse, filtrar, manejar direitos de acesso

• Publicar: publicar para Web, visualizar, pesquisar documentos

• Reter para compliance: declarar, classificar, arquivar, reter Publicar

Criar

Indexar

Armaz.

Reter

Limpar

Buscar

Distribuir

VersionarCapturar

Gerenciar

Benefícios - ECM• Minimizar o risco e dar controle ao ciclo de vida do conteúdo• Compartilhar conteúdo por toda empresa• Eficiência nos processos – eliminar redundâncias• Automatizar processos – roteamento, conversão, captura• Melhora comunicação• Aumenta a eficiência dos colaboradores• Melhora o processo de criação e reutilização dos ativos corporativos• Reduz custos – entrega, impressão e armazenamento

ODC - Oracle Document Capture

UCM - Universal Content

Management 

BPM - Business Process Management

BPEL - Process Manager

WCM - Web Content Management

IRM - Information Rights

Management

URM - Universal Records

Management

Oracle ECM Suite

Publicar

Criar

Indexar

Armaz.

Reter

Limpar

Buscar

Distribuir

VersionarCapturar

Gerenciar

ECM – O que é? ODC – Oracle Document Capture

Modulo da solução responsável por digitalizar e capturar documentos, de forma distribuída com o Distribuited Document Capture ou centralizada com o Document Capture.

Principais Características:CompressãoDigitalização DistribuídaDigitalização CentralizadaReconhecimento Automático de CaracteresTratamento de Imagens

CaptureCrie

Gerenciador unificado de conteúdo, tem como objetivo servir como repositório de todos os conteúdos não estruturados da organização (documentos, vídeos, imagens e etc.)

Principais Características:Pesquisa Full-TextConversão de formatosWorkFlow de AprovaçãoControle de RevisõesControle de AcessoFácil Integração (Arquitetura SOA)Repositório Centralizado ou DistribuídoEscalabilidade. Pode crescer conforme necessidade

Crie

Indexar

Armazene

Busque

Versione

Gerenciar

ECM – O que é? UCM - Universal Content Management

ECM – O que é? BPM - Business Process Management

Gerenciador de processo de negócios, tem como objetivo servir como ferramenta para desenhar, simular e executar processos de negócios.

Principais Características:Interface visual e intuitivaNotação BPMNFluxo orientado a regras de NegóciosRegras de Negócios podem ser alteradas por usuários administrativos sem desenvolvimentoFácil Manutenção (Visual)Fácil Integração (Arquitetura SOA)Escalabilidade

Gerencie

ECM – O que é? WCM – Web Content Management

O WCM permite criação rápida de sites de conteúdo e redução dramática no custo de manutenção.

Principais Características:Edição de Conteúdo WYSIWYGUtiliza o UCM como base

possibilitando a utilização de todos os recursos de gerenciamento de conteúdo

Permite criação de conteúdo com base em arquivos MS Office.

Reutilização de templates

Publique

Controle os registros de sua organização, defina ciclo de vida e localidades física para a informação.

Principais Características:Conformidade leis para guarda e

retenção de documentos (físicos e digitais)

Redução e melhor controle do espaço e uso de documentos físicos (papel) e digitais

Requisitos de gestão documental ( plano de classificação, metadados … )

Ferramenta para ArquivistaGerenciamento de outros

repositórios (adaptadores)Certificado DoD 5015.2

Busque

Retenha Limpe

ECM – O que é?URM – Universal Records Managements

Conceitos básicos da ferramenta de ECM

Conceitos básicos da ferramenta de ECMHands - ON

• CheckIn e Checkout de documento• Controle de versão• Pesquisa de documento por indexadores• Personalizando o servidor de conteúdo• Criando consultas personalizadas• Alterando idioma• Alterando visualizações

• Funcionalidades do “Meu Servidor de Conteúdo”• Criando relatórios para resultados de consultas.

Conceitos básicos da ferramenta de ECMHands - ON

Menu de acesso as pesquisas de documentos e processos, novo

armazenamento, configuração para Registro, alteração do perfil, logoff do

sistema e Ajuda.

Conceitos básicos da ferramenta de ECMHands - ON

Interface padrão do URM – Menu Lateral:

Menu de acesso as funcionalidades da ferramenta, tais como: tarefas atribuídas

para os usuários, pesquisas salvas, conteúdos recuperados, navegação pelo plano de classificação, pesquisa, etc ...

Conceitos básicos da ferramenta de ECMHands - ON

Exibição de resultados de

pesquisa, campos de inclusão, etc ...

Conceitos básicos da ferramenta de ECMHands - ON

Incluindo um novo conteúdo no URM (check-In) :

1° Passo: Navegue até o tipo documental cadastrado no plano de classificação para inserir um novo

documento.

Conceitos básicos da ferramenta de ECMHands - ON

Incluindo um novo conteúdo no URM (check-In) :

2° Passo: Clique no tipo documental

3° Passo: Selecione a opção CheckIn de Novo

Item de Conteúdo

Conceitos básicos da ferramenta de ECMHands - ON

Incluindo um novo conteúdo no URM (check-In) :

4° Passo: Informe os indexadores do documento. Dependendo do tipo

documental escolhido no plano de classificação, alguns indexadores serão

preenchidos de forma automática.

Conceitos básicos da ferramenta de ECMHands - ON

Incluindo um novo conteúdo no URM (check-In) :

Tela de confirmação do checkIn do documento.

Tela de visualização dos indexadores do

documentos.

Conceitos básicos da ferramenta de ECMHands - ON

Recuperando conteúdo (check-out):

1° passo: Clique no link da imagem para

exibir as informações do

conteúdo

Conceitos básicos da ferramenta de ECMHands - ON

Recuperando conteúdo (check-out):

2° passo: Clique no link “Ações do conteúdo” opção “CheckOut”

Conceitos básicos da ferramenta de ECMHands - ON

Versão do conteúdo:

A cada novo check-in de um documento já

existente é criada uma nova versão para o

conteúdo

Conceitos básicos da ferramenta de ECMHands - ON

Pesquisa Processo e Documentos:

No menu de Pesquisa selecione o tipo de pesquisa desejado:

processo ou documento.

Conceitos básicos da ferramenta de ECMHands - ON

Pesquisa Processo e Documentos:

Será listado os indexadores de

pesquisa, para a opção selecionada.

Conceitos básicos da ferramenta de ECMHands - ON

Pesquisa Processo e Documentos:

Tela com o resultado da pesquisa.

O produto oferece opções de pesquisa

para facilitar consulta dos documentos.

Configuração de indexadores

Configuração de indexadoresHands - ON

• Criando indexadores• Criando regras• Criando perfis

Configuração de indexadoresHands - ON

Para manutenção dos indexadores, perfis e regras,

precisamos navegar até a opção “Applets de administração”.

Clicar no botão Gerenciamento de

Configuração

Configuração de indexadoresHands - ON

Tela para criação e configuração dos

indexadores.

Configuração de indexadoresHands - ON

Tela para criação e configuração de regras.

Configuração de indexadoresHands - ON

Tela para criação e configuração dos perfis.

Administração de usuários

Administração de UsuáriosHands ON

•Grupos de usuário•Atribuições de cada grupo•Conceito de contas

Administração de UsuáriosHands ON

Para manutenção dos usuários do sistema,

precisamos navegar até a opção “Applets de administração”.

Clicar no botão Administração de

Usuários

Administração de UsuáriosHands ON

Tela para manutenção dos usuários do sistema.

Administração de UsuáriosHands ON

Tela para manutenção dos grupos de usuários do

sistema.

Configurando a Digitalização

Configurando a DigitalizaçãoHands ON

•Conhecendo a ferramenta ODC •Criando perfil de digitalização

Configurando a DigitalizaçãoHands ON

Interface do ODC

Tela de digitalização e indexação dos

documentos que serão anexados ao

processo.

Configurando a DigitalizaçãoHands ON

Criação de Perfil no ODC

Tela de administração e

criação de perfil de digitalização e indexação de documentos.

Configuração do gerenciador de registros

Configuração do Gerenciador de RegistrosHands ON

•Configurando campos da Auditoria•Configurando Ações para Auditoria•Configuando níveis de restrição no RM•Configuração dos favoritos

Configuração do Gerenciador de RegistrosHands ON

Para configurar os campos que serão

auditados pelo sistema navegue pelo menu até a opção campo de

Auditoria.

Campos da Auditoria

Configuração do Gerenciador de RegistrosHands ON

Selecione os campos que serão

auditados.

Campos da Auditoria

Configuração do Gerenciador de RegistrosHands ON

Ações para Auditoria

Selecione os ações que serão auditadas.

Configuração do Gerenciador de RegistrosHands ON

Recursos Ativados

Para configurar os recursos da ferramenta,

navegue até a apção de menu conforme tela.

Configuração do Gerenciador de RegistrosHands ON

Recursos Ativados

Tela de configuração dos recursos do URM.

Configuração do Gerenciador de RegistrosHands ON

Configuração dos favoritos

Tela de configuração dos

favoritos.

Criando plano de retenção

Criando Plano de RetençãoHands On

• Configurando períodos de retenção• Criando plano de classificação• Criando Categoria de Retenção• Configurando a temporalidade dos documentos• Aprovando transferência de arquivos• Aprovando descarte de registros

Criando Plano de RetençãoHands On

Períodos de retenção

Para configurar os períodos de

retenção, navegue até a apção de menu conforme

tela.

Criando Plano de RetençãoHands On

Períodos de retenção

Tela de configuração do

período de retenção.

Criando Plano de RetençãoHands On

Plano de Categoria de Retenção

Para configurar uma categoria de retenção, selecione o tipo documental no plano de

classificação e navegue pelo menu, conforme tela abaixo.

Criando Plano de RetençãoHands On

Plano de Categoria de Retenção

Tela para configuração da categoria de

retenção.

Criando Plano de RetençãoHands On

Temporalidade dos documentos

Tela de informação da temporalidade do

documento (ciclo de vida).

Criando Plano de RetençãoHands On

Descarte de registros

Tela para criação das regras de descarte.

Gerenciando os registros

Gerenciando os RegistrosHands On

• Aprovando transferência de arquivos• Aprovando descarte de registros

Criando Plano de RetençãoHands On

Aprovando descarte de registros

Tela de aprovação de descarte.

Congelando registros

Congelando RegistrosHands On

• Criando tipos de congelamento• Selecionando registros• Consultado registros congelados

Criando Plano de RetençãoHands On

Tipos de congelamento

Tela de configuração dos tipos de

congelamento.

Criando Plano de RetençãoHands On

Consultado registros congelados

Tela para consulta dos registro congelados.

Emissão de relatórios

Emissão de RelatóriosHands ON

• Histórico de Alteração• Relatório de Auditoria• Relatórios básicos de Retenção• Relatórios avançado de Retenção• Relatório de usuários• Relatório de regras dos usuários• Relatórios de grupo de usuários

Dúvidas?