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Noções de Arquivologia

Prof. Vinícius Mitto Navarro

Bacharel em Arquivologia (UFRGS)Pós em “Gestão em Arquivos” (UFSM)

Mestrando em “Patrimônio Documental (UFSM)

vinicius.mitto@gmail.com

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Teoria das Três Idades

• Arquivos Correntes = 1º. Idade

• Arquivos Intermediários = 2º. Idade

• Arquivos Permanentes = 3º. Idade

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Conceitos Fundamentais

• Arquivo;

• Museu;

• Biblioteca.

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Gestão de Documentos

• “Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação,

uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua

eliminação ou recolhimento”.

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Gestão de Documentos

• Produção: criação dos documentos, em função das atividades e funções de uma instituição.

• Utilização: refere-se ao fluxo documental.

• Destinação: fase em que se decide sobre a eliminação ou guarda permanente dos documentos.

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Gestão de Documentos

• A Gestão de Documentos tem por objetivo garantir de maneira eficaz, a produção,

administração, manutenção e destinação de documentos, de forma racional e econômica.

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CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

• Quanto à extensão de sua atuação

• a) Setorial - são aqueles estabelecidos juntoaos órgãos operacionais, cumprindo funçõesde arquivo corrente;

• b) Geral ou central - são os que se destinama receber os documentos correntesprovenientes dos diversos órgãos queintegram a estrutura de uma instituição,centralizando, portanto, as atividades dearquivo corrente.

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CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS• Quanto aos estágios de sua evolução

• a) Corrente (1ª idade)• são os arquivos constituídos de documentos que estão sendo usados

constantemente pela Administração, que estejam em circulação. Sãoconservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e osproduziram ou em dependências próximas de fácil acesso.

• b) Intermediário (2ª idade)• são os arquivos formados por documentos que NÃO se encontram mais em

circulação, mas cujo serviço pode ainda ser solicitado, seja para tratar deassuntos correlatos, seja para retomar um problema novamentefocalizado. A propriedade dos documentos desses arquivos é daadministração que os criou, porém o uso é comum aos criadores e aopessoal da administração de arquivos. A permanência dos documentosnesses arquivos é transitória.

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Arquivos Correntes

• Possuem valor primário.

• O valor primário representa o uso imediato dos documentos pela administração.

• Sua principal atividade é servir aos produtores9

Arquivos Intermediários

• “Conjunto de documentos, originários dos arquivos correntes, com uso pouco frequente,

que aguarda destinação.”

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CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

• c) Permanente (3ª idade)

• são os arquivos constituídos de documentosque deixaram de ter valor administrativo eque se conservam em razão de seu valorhistórico ou documental e que constituem osmeios de conhecer o passado e sua evolução.Estes são os arquivos propriamente ditos.

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Arquivos Permanentes

• Possui documentos com valor histórico e com interesse científico.

• Suas principais atividades são: acesso, publicações e conservação.

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Conceitos Fundamentais

• Transferência x Recolhimento

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CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

• a) Arquivos Públicos

• formado por documentos originados de órgãos federais,estaduais, distritais ou municipais, acumulados emdecorrência das funções executivas, legislativas ejudiciárias. Em relação ao princípio da acessibilidade, hádois sentidos de documentação pública:

• - documentos que pertencem ao âmbito governamentalcujo acesso é aberto ao público. Ex.: arquivos nacionais earquivos públicos estaduais e municipais;

• - documentos que pertencem ao âmbito do Estado, masnão há liberalização do acesso. Ex.: arquivos daadministração direta, arquivos de autarquias.

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CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

• b) Arquivos Privados

• Constituídos por documentos resultantes dasatividades de pessoas físicas formado pordocumentos de instituições comerciais,organizacionais, familiares ou pessoais.

• Ex.: arquivos eclesiásticos, hospitalares,empresariais, de associações, de famílias, entreoutros.

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CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

• Quanto a Natureza dos Documentos• a) Arquivo Especial

• Aquele que tem sob sua guarda documentos deformas físicas diversas (fotografias, discos, fitas,microformas, etc.) e que, por esta razão, merecetratamento especial não apenas ao que se refereao seu armazenamento, como também aoregistro, acondicionamento, controle,conservação, etc.;

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CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

• Arquivo Especializado

• é o que tem sob sua custódia os documentosresultantes da experiência humana, num campoespecífico, independentemente da forma físicaque apresentam.

• Ex: arquivos médicos ou hospitalares, arquivos deimprensa, arquivos de engenharia.

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PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS

• FUNDO DE ARQUIVO

• O fundo abarca papéis gerados/recebidos porentidades físicas ou jurídicas, necessários à suacriação, ao seu funcionamento e ao exercício dasatividades que justifiquem a sua existência,descartando-se, assim, a caracterização decoleção (papéis reunidos por razões científicas,artísticas, de entretenimento ou quaisquer outrasque não as administrativas).

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PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS

• Princípio do Respeito aos Fundos ou proveniência

• O “respeito aos fundos ou proveniência” consisteem manter juntos, sem misturá-los a outros, osarquivos provenientes de uma administração, deuma instituição ou de uma pessoa física oujurídica (fundo de arquivo dessa administração,instituição ou pessoa).

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PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS

• Princípio do respeito à ordem original

• é o princípio segundo o qual o arquivo deveriaconservar o arranjo dado pela entidadecoletiva, pessoa ou família que o produziu.

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PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS

Princípio da territorialidade

• conceito derivado do princípio da proveniência esegundo o qual os arquivos deveriam serconservados em serviços de arquivo do territóriono qual foram produzidos, excetuados osdocumentos elaborados pelas representaçõesdiplomáticas ou resultantes de operaçõesmilitares.

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DIGNÓSTICO ARQUIVÍSTICO

• LEVANTAMENTO DE DADOS

• Inicia-se uma análise da instituição, seusregimentos, organogramas, e afins, para umamelhor percepção de sua estrutura. Deve-sequestionar sobre o uso e os usuários dadocumentação; os serviços que o arquivoexecuta; localização do acervo; conservação;mobiliário, bem como o pessoal encarregado doarquivo.

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DIGNÓSTICO ARQUIVÍSTICO

• ANÁLISE DOS DADOS

• Depois da coleta dos dados, deve-se perceberem que estado que o arquivo e adocumentação se encontram. A partir destaanálise, será possível prever necessidades eatividades em prol da gestão documental nainstituição.

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DIGNÓSTICO ARQUIVÍSTICO

• PLANEJAMENTO

• É o momento de propor soluções para a documentação arquivística.Deve-se elaborar um plano de tarefas, com seu respectivocronograma, traçando objetivos a ser alcançados. Dentre oselementos que comporão o planejamento, destaca-se: regras defuncionamento do arquivo e protocolo; equipamentos a seremutilizados; bem como os recursos humanos e financeiros que sefaçam necessários.

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