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PREFEITURA MUNICIPAL DE AREADO
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DECRETO Nº 2.520, DE 9 DE ABRIL DE 2021.
Institui o Regulamento Interno da Prefeitura do Município
de Areado na forma que especifica.
O Prefeito do Município de Areado, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo
art. 78, inciso VI, da Lei Orgânica do Município, e
CONSIDERANDO a instituição de grupo de trabalho, com a atribuição de elaborar
estudos e propor a atualização do Regulamento Interno da Prefeitura do Município de Areado;
CONSIDERANDO a proposta de instituição do Regulamento Interno da Prefeitura do
Município de Areado formulada pelo referido grupo de trabalho;
CONSIDERANDO a necessidade de padronização e regulamentação dos processos
administrativos, bem como a segurança juridica do atos adminitrativos,
DECRETA:
Art. 1°. É instituído o Regulamento Interno da Prefeitura do Município de Areado, em
conformidade com as disposições emergentes dos anexos I e II do presente Decreto.
Art. 2º. Este Decreto entra em vigor a partir de 1 de maio de 2021.
Art 3°. Revogam-se disposições em contrário.
Prefeitura Municipal de Areado, 9 de abril de 2021.
Douglas Ávila Moreira
Prefeito Municipal
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DECRETO Nº 2.520, DE 9 DE ABRIL DE 2021.
ANEXO I
REGULAMENTO INTERNO
CAPÍTULO I
DA HIERARQUIA FUNCIONAL
Art. 1º. Para efeito deste Regulamento, considera-se:
I. órgão administrativo: o conjunto de serviços homogêneos,
tecnicamente autônomos, detentor de prerrogativas funcionais
próprias que, com atribuições específicas e nos limites de sua
competência funcional, expressam a vontade do Executivo Municipal
e a vinculam por seus atos, manifestados através de seus
Secretários/Diretores ou autoridades equiparadas;
II. órgão colegiado: aquele que atua e decide pela manifestação
conjunta e majoritária da vontade de seus membros, estando
vinculadas suas deliberações e decisões às normas regulamentares;
III. órgão permanente: aquele que tem o poder de deliberação e decisão
no âmbito de sua competência específica, mediante vinculação a
procedimento legal, regulamentar ou regimental, atuando em caráter
permanente, inclusive assessorando e orientando a Administração
nos assuntos que lhes são pertinentes;
IV. unidade administrativa: o agrupamento de serviços homogêneos,
relativamente autônomos no que diz respeito a direção, controle e
decisão dos assuntos de sua competência funcional e específica,
sujeitos ao controle e à subordinação hierárquica de um órgão
administrativo;
V. subunidade administrativa: aquela que, com reduzido poder decisório
e predominância de atribuições, executa atividade-meio, realizando
serviços de rotina, tarefa de formalização de atos administrativos,
cumprimento de decisões superiores, atendimento ao público e as
primeiras soluções em casos individuais, sob subordinação e
controle hierárquico superior.
Parágrafo único. Exemplificativamente, são:
I. órgãos administrativos: as Secretarias e o Gabinete do Prefeito;
II. órgãos colegiados: os Conselhos Municipais;
III. órgãos permanentes: a Comissão Municipal de Defesa Civil;
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IV. unidades administrativas: os Departamentos;
V. subunidades administrativas: as Divisões, as Seções e os Setores.
Art. 2º. São competentes para decidir, na escala
hierárquica da Administração Municipal, constituindo-se em instâncias
administrativas:
I. o Prefeito Municipal;
II. os titulares de Órgãos;
III. os titulares de Unidades;
IV. os titulares de Subunidades.
Art. 3º. O Prefeito poderá avocar, para sua decisão,
qualquer matéria para a qual seja recomendada a deliberação do Chefe do
Executivo Municipal.
Parágrafo único. A faculdade referida neste artigo também
é atribuída aos Secretários/Diretores Municipais, em suas respectivas
competências.
Art. 4º. Compete às autoridades enumeradas nos incisos II,
III e IV do art. 2º:
I. decidir os assuntos de sua alçada, de acordo com a legislação
vigente;
II. exarar, nos processos e outros documentos, informações, pareceres
e despachos, bem como juntar atas de reuniões, adotando ou não os
pareceres emitidos pelos inferiores hierárquicos;
III. conhecer e decidir os recursos interpostos de despachos das
autoridades hierárquicas inferiores.
Parágrafo único. Poderão também ser encaminhadas ao
Prefeito as questões que os Secretários/Diretores prefiram submeter à decisão
ao Chefe do Executivo, bem como aquelas que envolvam duas ou mais
secretarias.
CAPÍTULO II
DAS CORRESPONDÊNCIAS OFICIAIS
Art. 5º. Redação oficial é a maneira pela qual o Poder
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Público redige atos normativos e comunicações.
Art. 6º. A redação oficial deve caracterizar-se pela
impessoalidade, uso de padrão culto de linguagem, clareza, concisão,
formalidade e uniformidade.
Art. 7º. A necessidade de empregar determinado nível de
linguagem nos atos e expedientes oficiais decorre, de um lado, do próprio
caráter público desses atos e comunicações, e de outro, de sua finalidade.
Art. 8º. São espécies de correspondências empregadas na
Prefeitura do Município de Areado:
I. ofício: utilizado para comunicações com outros órgãos e níveis de
governos e particulares, na forma do art. 114 deste Regulamento
Interno;
II. comunicação interna – C.I.: utilizada para comunicações entre
unidades administrativas de um mesmo órgão, na forma dos artigos
115 e 116 deste Regulamento Interno.
CAPÍTULO III
DAS NORMAS PARA ORDENAMENTO DOS PROCESSOS
SEÇÃO I
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 9º. As decisões administrativas serão proferidas e
registradas nos seguintes tipos de documentos:
I. processos comuns;
II. processos especiais;
III. requerimentos padronizados;
IV. comunicações internas.
Art. 10. Considera-se processo, para os fins deste
regulamento, o conjunto regularmente autuado e formado por requerimentos,
documentos, atas de reuniões, pareceres e informações instrutórias,
necessárias às tomadas de decisões, de relevância administrativa.
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Parágrafo único. Não se incluem na categoria de processos
os documentos formados para os atos de administração interna, para
comunicações ou correspondências, bem como aqueles destinados à
execução de atos administrativos, mediante formulários padronizados, com
fluxos pré-determinados.
Art. 11. Os processos têm por objetivo a tomada de
decisão, consubstanciada em despacho decisório.
Art. 12. Distinguem-se os processos em:
I. processos comuns;
II. processos especiais.
SEÇÃO II
DO PROCESSO COMUM
Art. 13. Os processos não enquadrados na categoria de
especiais deste regulamento, classificam-se em comuns.
SEÇÃO III
DO PROCESSO ESPECIAL
Art. 14. São processos especiais aqueles cujo rito é
definido em legislação específica, que lhes determina regras próprias.
Art. 15. Enquadram-se na categoria de especiais os
processos:
I. de licitações;
II. de sindicâncias;
III. administrativos disciplinares;
IV. de tomadas de contas;
V. de aprovação de plantas;
VI. de parcelamento de solo;
VII. administrativos tributários.
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Art. 16. O processo especial será organizado, instruído,
decidido, encerrado e arquivado, de acordo com o que dispuser sua legislação
própria, aplicando-se a ele as normas deste regulamento, no que não
contrariarem com a legislação que lhes é específica.
SEÇÃO IV
DA FORMAÇÃO DO PROCESSO
Art. 17. Os requerimentos e demais documentos que
devam ser levados ao conhecimento das autoridades municipais, para uma
decisão administrativa, serão inicialmente entregues à Divisão de Protocolo
Geral, para serem numerados e autuados.
§ 1º. Nenhum processo ou documento poderá ficar retido
na Divisão de Protocolo Geral por mais de 24 horas, salvo se depender de
informações de terceiros.
§ 2º. Os requerimentos ou papéis, para serem recebidos,
deverão:
I. indicar a autoridade a que são dirigidos;
II. conter nome completo, RG, CPF, endereço residencial completo,
incluindo o número do CEP, do telefone, do endereço eletrônico e
razão social, local da sede, inscrição municipal e CNPJ, em caso de
pessoa jurídica;
III. ser redigidos em termos convenientes, claros e precisos, em especial
com relação à descrição dos fatos e ao objeto do pedido, podendo
ser digitados ou manuscritos;
IV. ser assinados pelo interessado ou a rogo, pelo representante legal
de pessoa jurídica, ou por procurador devidamente habilitado,
mediante a juntada do competente instrumento de procuração;
V. ser instruídos com os documentos indispensáveis ao exame do
pedido, bem como dos exigidos pela legislação pertinente;
VI. tratar exclusivamente de um só assunto, embora ao pedido principal
possa seguir-se de pedido subsidiário, sucessivo ou alternativo;
VII. Ter justificativa fundamentadas.
Art. 18. A critério do interessado poderão ser remetidos
pelo correio requerimentos, solicitações, informações, reclamações ou
quaisquer outros documentos endereçados aos órgãos da Administração.
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§ 1º. Juntamente com os documentos referidos no caput
deverá ser encaminhado comprovante de depósito bancário ou cheque nominal
à Prefeitura do Município de Areado para o recolhimento da taxa de expediente
prevista no Código Tributário do Município de Areado.
§ 2º. Quando o documento destinar-se a integrar processo
já em tramitação, o interessado deverá indicar o respectivo número de
protocolo, não incidindo, neste caso, a cobrança de taxa de expediente.
Art. 19. Preenchidas as condições do art. 17, os
requerimentos ou demais documentos serão recebidos, determinando-se no
ato:
I. o número do processo;
II. a data de recebimento;
III. o número de documentos instrutórios.
Parágrafo único. Após a protocolização será fornecido
comprovante, no qual constará:
I. o número, ano e volume do processo;
II. o CRC – código de registro de contribuinte para acesso à internet;
III. a data da abertura do volume;
IV. o nome do requerente;
V. o assunto.
SEÇÃO V
DO REQUERIMENTO PADRONIZADO
Art. 20. O requerimento é um documento em formulário
padronizado instituído com a finalidade de exame e decisão do processo.
SEÇÃO VI
DA AUTUAÇÃO
Art. 21. Recebido e numerado o requerimento e demais
documentos, será procedida a sua autuação, consistente em:
I. preenchimento da capa, que conterá os elementos de identificação:
número do processo, nome do interessado, assunto e data de
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autuação;
II. numeração de folhas e documentos instrutórios, contendo número e
ano do processo e a rubrica do servidor que executar a tarefa;
III. registro de informações básicas sobre o processo.
Art. 22. Os documentos que constituírem processo serão
reunidos em volumes, capeados e numerados.
§ 1º. Cada volume deverá possuir no máximo 200
(duzentas) folhas, abrindo-se novo volume e lavrando-se os competentes
termos, visando sua conservação, ao ser atingido esse limite ou quando se
tratar de juntada de grande quantidade de plantas,.
§ 2º. Os volumes só poderão tramitar conjuntamente.
§ 3º. O termo de encerramento do processo deverá
mencionar quantos volumes o compõem.
Art. 23. Os documentos internos, tais como ofícios,
comunicações internas, ordens de serviços e outros assemelhados, somente
serão autuados pela Divisão de Protocolo Geral por solicitação de diretorias de
divisão ou autoridades de nível hierárquico equivalente ou superior a estes, os
quais fornecerão elementos de identificação necessários ao preenchimento da
capa do processo, que identificará como interessado o órgão, unidade ou
subunidade pela qual responde o subscritor.
§ 1º. A Divisão de Protocolo Geral somente aceitará
documentos originais.
§ 2º. Entende-se por documentos internos todos aqueles
produzidos pelos órgãos da Administração Municipal.
SEÇÃO VII
DO REGISTRO DOS PROCESSOS
Art. 24. Encerrada a autuação será o processo registrado
pela Divisão de Protocolo Geral, para efeito de controle de tramitação.
Art. 25. O registro de controle dar-se-á através de
aplicativo informatizado – Sistema de Protocolo – especialmente criado para
esse fim, em função do número do processo e do nome do interessado,
seguindo a classificação numérica.
Art. 26. A tramitação dos processos será registrada
exclusivamente no sistema informatizado.
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SEÇÃO VIII
DO ENCAMINHAMENTO E DA MOVIMENTAÇÃO
Art. 27. Autuado o processo, será ele remetido ao Prefeito
Municipal ou ao órgão que deva apreciar o assunto em primeiro lugar.
Art. 28. A prioridade na tramitação dos processos
poderá ser determinada das seguintes formas:
I. em caráter preferencial, pelo Prefeito;
II. em caráter urgente, pelos Secretários/Diretores municipais e
autoridades equiparadas;
III. em caráter extraordinário, pela Divisão de Protocolo Geral, para
aqueles que tenham como parte ou interveniente pessoa com idade
igual ou superior a sessenta anos.
Parágrafo único. A anotação de prioridade no
andamento será aposta na capa do processo, por carimbo padronizado ou
etiqueta adesiva.
Art. 29. Após a distribuição inicial dos processos,
esses somente circularão em virtude de cota de encaminhamento ou de
despacho.
Art. 30. Para serem encaminhados de uma unidade
ou subunidade administrativa a outra, os processos deverão ser lançados no
sistema informatizado, fazendo constar o seu número de ordem, ano e as
providências tomadas.
Art. 31. Deverá ser reduzido o máximo possível a
tramitação dos processos, evitando-se encaminhamentos desnecessários ou
meramente protelatórios.
Art. 32. Poderão ser utilizadas informações verbais
ou providências mais rápidas ou diretas, servindo-se de todos os meios de
comunicações disponíveis.
Art. 33. Nenhum processo deverá ser encaminhado
sem a indicação do destino ou de qual seja a providência a tomar.
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Parágrafo único. É vedado o despacho de visto,
devendo a autoridade que endossar qualquer informação ou parecer
manifestar-se expressamente, a menos que o processo seja remetido para
simples ciência.
CAPÍTULO IV
DOS PRAZOS
Art. 34. Os prazos contam-se em dias corridos,
excluindo-se o dia de início e incluindo-se o do vencimento, sendo contados a
partir do primeiro dia útil, ressalvados os casos expressamente previstos na
legislação e no presente Regulamento Interno.
Parágrafo único. Considera-se prorrogado o prazo até o
primeiro dia útil subsequente quando o vencimento ocorrer em dia de
expediente anormal.
Art. 35. A tramitação dos processos, documentos e
expedientes em geral pelos vários órgãos e unidades administrativas, deverá
processar-se com a máxima celeridade, em rigorosa observância dos prazos
especiais que forem fixados para cada caso pelas autoridades competentes,
segundo a natureza da matéria.
Art. 36. Quando não houver prazo especificamente
estipulado, deverão ser observados os seguintes prazos máximos de
processos e documentos em cada órgão ou unidade administrativa:
I. dez dias úteis: para informações ou providências;
II. vinte dias úteis: para apresentação de pareceres ou soluções que
dependam de estudos mais detalhados.
CAPÍTULO V
DA REDAÇÃO, FORMA, ZELO E URBANIDADE
Art. 37. Os despachos, pareceres, decisões e demais
assuntos tratados nos processos deverão ser redigidos em linguagem concisa,
clara e restrita ao assunto em estudo.
§1°. É obrigatório o uso da ortografia oficial.
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§2°. A Administração Municipal editará e publicará manual
de orientação de procedimentos administrativos.
§ 3°. É delegada à Secretaria de Administração e Fazenda
a edição e a publicação do manual de orientação de procedimentos
administrativos.
Art. 38. Todas as informações, pareceres, atas de
reuniões e despachos serão incluídos ou expressos no processo, sendo
obrigatória a total utilização da frente da folha, preferencialmente em forma
datilografada ou digitada.
Art. 39. Serão evitadas emendas e rasuras nos
despachos, informações, pareceres e atas de reuniões, ficando proibido o uso
de qualquer tipo de corretivo.
Art. 40. A frente da capa dos processos não poderá
ser carimbada, receber notas ou escritos de qualquer natureza, salvo as
indicações preferencial ou urgente, previstas no art. 28 e a correspondente à
juntada de outros processos, para as quais haverá lugar previamente
designado.
Art. 41. Os servidores que manusearem os
processos zelarão pelo adequado ordenamento, verificando a correta
numeração de suas folhas e o ano do processo.
Art. 42. Na constatação de equívoco na numeração
de folhas ou ano, o processo deverá ser remetido ao órgão onde se originou o
erro para sua devida correção e justificativa.
Art. 43. Sem prejuízo da tramitação, os processos
com capas dilaceradas não poderão circular, sendo indispensável a sua
remessa à Divisão de Protocolo Geral a fim de serem substituídas ou
restauradas.
Art. 44. Os processos com início de mutilação ou
adulterados não poderão tramitar pelos órgãos e unidades administrativas,
devendo ser imediatamente remetidos ao secretário da área em que se
encontram, para apuração de responsabilidades.
CAPÍTULO VI
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DAS RETIFICAÇÕES
Art. 45. É permitido o uso da expressão “em tempo”
para os casos de complementação de informações ou constatação de erros
junto ao texto impresso.
Art. 46. As retificações na capa de um processo só
poderão ser procedidas pela Divisão de Protocolo Geral.
CAPÍTULO VII
DA DATA, ASSINATURA E IDENTIFICAÇÃO
Art. 47. A data, contendo dia, mês e ano virá escrita
logo após a codificação adotada do órgão, unidade ou subunidade
administrativa e em seguida a assinatura do seu titular.
Art. 48. O nome do subscritor do despacho,
informação, relatório ou parecer, será reproduzido por extenso.
Art. 49. A designação da Secretaria, Departamento,
Divisão, Seção ou Setor deverá ser produzida por extenso, seguida da
designação do cargo, cuja identificação poderá ser feita por meio de carimbo
ou de forma digitada/datilografada.
CAPÍTULO VIII
DA INSTRUÇÃO PROCESSUAL
SEÇÃO I
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 50. Os pronunciamentos contidos em processos
classificam-se em:
I. informações;
II. pareceres;
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III. atas de reuniões;
IV. despachos.
Art. 51. Durante a instrução do processo será
evitada toda e qualquer movimentação dispensável, procedendo-se à coleta de
informações necessárias para inclusão no processo na unidade em que se
encontrar, sem a sua tramitação.
Art. 52. A responsabilidade pelos pronunciamentos,
guarda e controle cabe ao titular da subunidade, unidade ou órgão
administrativo em que o processo esteja.
Art. 53. Os pronunciamentos, pareceres e
informações envolvem a responsabilidade direta de seu signatário, sem
prejuízo da responsabilidade da respectiva chefia, diretoria ou secretaria,
quanto aos seguintes aspectos:
I. nos casos de informações, os titulares dos cargos referidos no caput
responderão pela qualificação do servidor incumbido de prestá-las;
II. nos casos de pareceres que sirvam para a fundamentação de
despachos, a chefia ou órgão superior promoverá sua juntada ao
processo;
III. nos casos dos pareceres que instruam os processos a serem
remetidos a outro órgão, a chefia ou órgão promoverá a juntada ao
processo e emitirá sua concordância ou, alternativamente, juntará
outro pronunciamento que expresse sua opinião.
Parágrafo único. A eventual omissão de
manifestação da chefia, diretoria ou secretaria será considerada como
expressão de sua concordância com o parecer juntado ao processo.
SEÇÃO II
DAS INFORMAÇÕES
Art. 54. A informação é a consignação de dados
feitos para esclarecimento da matéria objeto de exame no processo.
Art. 55. As informações serão prestadas sempre em
papel de modelo oficial.
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Art. 56. A folha de informações, para ser juntada ao
processo, deverá ser numerada, assinada e rubricada a tinta pelo servidor
informante.
Art. 57. Toda informação prestada na forma do
artigo anterior será apreciada pelo superior hierárquico do servidor informante.
Art. 58. As informações deverão limitar-se ao
assunto do processo e quando fizerem menção a leis, decretos, resoluções,
portarias e ordens de serviços, estas serão instruídas com a transcrição do
texto invocado ou a inserção de cópia reprográfica ao processo.
Art. 59. Os termos da informação serão escritos por
extenso, ressalvando-se o uso de abreviaturas oficialmente aprovadas.
Art. 60. Toda informação prestada deverá conter
elementos que correspondam aos fins do processo.
SEÇÃO III
DOS PARECERES
Art. 61. Parecer é a análise conclusiva, emitida por
servidor qualificado, de aspectos pertinentes ao assunto tratado no processo e
que se destinam a fundamentar sua decisão.
Art. 62. O parecer constará de quatro partes
essenciais:
I. ementa: resumo do assunto tratado no parecer;
II. introdução: em que se faz um histórico do problema ou assunto do
objeto do parecer;
III. apreciação: análise da matéria sob prisma técnico;
IV. conclusão.
Art. 63. Os pareceres poderão ser copiados em
papel, por meio magnético ou inseridos no sistema informatizado e arquivados
na secretaria emitente para futuras consultas.
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Art. 64. Deverá ser dado conhecimento aos
subscritores de pareceres de todo despacho de autoridade superior que deles
discorde.
SEÇÃO IV
DAS ATAS DE REUNIÕES
Art. 65. As atas de reuniões são lavradas para o
registro da análise conjunta de questões suscitadas no processo, elaboradas
em trabalho de grupo.
Art. 66. Durante a instrução do processo, quando a
análise da matéria envolver mais de um servidor, a chefia ou autoridade
equivalente promoverá, sempre que possível reunião de tais servidores, para
exame conjunto, da qual se extrairá ata a ser juntada ao processo.
SEÇÃO V
DOS DESPACHOS
Art. 67. Despachos são decisões exaradas por
autoridade competente para concluir a matéria tratada no processo.
Art. 68. Quanto ao seu conteúdo, os despachos
serão:
I. decisório ou final: quando põe termo à questão;
II. interlocutório ou parcial: quando não resolve definitivamente a
questão;
III. ordenatório: quando ordena medidas essenciais ao andamento do
processo.
Art. 69. O despacho decisório, que deverá ser
claro, preciso e atinente à matéria processual, é o objetivo do processo.
Parágrafo único. A fundamentação é requisito
essencial do despacho decisório, podendo ser dispensada somente quando
houver referência expressa a pareceres ou informações contidos no processo.
Art. 70. Os despachos decisórios só poderão ser
exarados nas respectivas competências dos órgãos e unidades administrativas.
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Art. 71. Do despacho decisório será dada ciência
aos interessados através da secretaria que o emitiu, com observância do
disposto no artigo 92 e seguintes, e comunicado por escrito àqueles que o
requererem.
CAPÍTULO IX
DO FORNECIMENTO DE CERTIDÕES E CÓPIAS REPROGRÁFICAS
Art. 72. As certidões serão expedidas para a defesa
de direitos ou esclarecimentos de situações, desde que concorra o legítimo
interesse do requerente.
Art. 73. As certidões expressarão os registros de
atos, contratos e decisões, bem como de elementos constantes em cadastros e
assentamentos e poderão ser fornecidas como inteiro teor, breve relatório ou
cópia reprográfica, mediante o pagamento do preço público estabelecido.
Art. 74. A decisão dos requerimentos de certidão,
assim como a sua respectiva expedição, caberá ao órgão que detenha a
competência decisória sobre a matéria, ou que disponha dos elementos
necessários ao atendimento.
Parágrafo único. Nos casos que envolverem a
participação de mais de uma unidade, de diferentes secretarias municipais,
será competente a que atuar por último.
Art. 75. Quando o pedido de certidão se referir à
matéria sub judice, deverá ser colhida prévia manifestação da área responsável
pelos assuntos jurídicos da prefeitura.
Art. 76. Além das certidões sobre matéria de sua
competência, cabe à área responsável pelo Arquivo Público decidir os pedidos
e expedir as respectivas certidões, quando se tratar de processo arquivado.
Art. 77. As cópias reprográficas serão fornecidas
mediante requerimento do interessado e serão entregues pelas unidades
administrativas em que se encontrar o processo, recolhida a taxa de prestação
de serviços respectiva e deferido o pedido pela autoridade competente.
Parágrafo único. O não pagamento de taxas
restringe-se aos casos expressamente previstos em lei.
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CAPÍTULO X
DA JUNTADA DE FOLHAS E DOCUMENTOS
Art. 78. A juntada de documentos instrutórios
obedecerá à ordem de apresentação e será inserido no processo mediante um
único termo, digitado na folha de informação anterior.
Art. 79. Os documentos juntados receberão número
de folhas sequencial, rubrica, número e ano do processo e serão registrados no
sistema informatizado.
§ 1º. Fica proibida a juntada de documentos reproduzidos
em fac-simile.
§ 2º. Os documentos ou informações recebidos via
fac-simile e necessários para juntada ao processo deverão ser,
obrigatoriamente, reproduzidos por meio de cópia reprográfica.
Art. 80. Feita a juntada de documentos, as
informações, pareceres, atas de reuniões e despachos posteriores serão
exarados nas folhas seguintes.
Art. 81. A juntada de prova documental, quando
decorrente de dispositivo legal expresso, poderá ser feita em seu original, cópia
autenticada por tabelião, cópia autenticada por servidor público ou, ainda, pela
transcrição ou cópia da publicação em órgãos oficiais.
§ 1º. A cópia autenticada por tabelião dispensa
qualquer conferência com o documento original;
§ 2º. A autenticação de cópia por servidor público
será feita mediante comparação da cópia com o original pelo próprio servidor a
quem o documento deva ser apresentado, em conformidade com o modelo
constante no manual de orientação de procedimentos administrativos referidos
no art. 37 deste Regulamento Interno.
§ 3º. A transcrição em órgãos oficiais deverá ser
juntada em folha inteira, podendo ser apresentada cópia autenticada, nos
termos do § 1º, ou a ser autenticada, nos termos do § 2º deste artigo.
Art. 82. A exigência de juntada de documento
original pelos órgãos da administração, restringe-se aos casos expressamente
previstos em lei.
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Art. 83. Em procedimento de juntada de
documentos, que será efetivada pela unidade ou subunidade encarregada do
estudo do processo, lavrar-se-ão os respectivos termos, conforme modelo
constante no manual de orientação de procedimentos administrativos referido
no art. 37 deste Regulamento Interno.
CAPÍTULO XI
DO DESENTRANHAMENTO E DEVOLUÇÃO DE DOCUMENTOS
Art. 84. Caso haja necessidade de
desentranhamento de documentos, caberá à parte interessada requerê-lo
justificadamente e ao servidor competente apreciá-lo, devendo ser efetivado
pelo órgão encarregado do estudo do processo.
Parágrafo único. O desentranhamento dependerá de
traslado ou reprografia nos seguintes casos:
I. quando o documento guardar relação com a garantia, prova ou
defesa de algum direito do Município;
II. quando, em geral, a ausência do documento original possa ser
prejudicial ao andamento e decisão do processo e ao interesse do
Município ou de terceiros.
Art. 85. Feito o desentranhamento, o servidor fará,
no processo, a discriminação dos documentos desentranhados e da
numeração por folhas, juntando-se ao processo o requerimento referido no art.
84.
Art. 86. Quando por necessidade do serviço,
devidamente justificada, deva algum documento ser retirado do processo, o
desentranhamento far-se-á na unidade administrativa em que o processo se
encontrar.
Parágrafo único. Constará do processo o motivo do
desentranhamento, a discriminação do documento e da numeração por folha,
bem como o destino dado ao documento retirado.
Art. 87. A entrega ou restituição de quaisquer
documentos somente será feita a mandatário ou seu representante, com
poderes especiais, mediante recibo, com identificação legível do recebedor.
§ 1º. A prova de qualidade de mandatário ou
representante far-se-á pela juntada do documento comprobatório.
§ 2º. Tratando-se de procuração por instrumento
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público, bastará juntar uma cópia desta ao processo.
CAPÍTULO XII
DA CHAMADA DE INTERESSADOS
Art. 88. A chamada de interessados será feita por
determinação da autoridade competente, sempre que necessário o
comparecimento para correções de dados, para esclarecimentos ou
cumprimentos de quaisquer atos essenciais ao processo ou para ciência de
despachos decisórios.
Parágrafo único. O prazo para o comparecimento do
interessado será de dez dias.
Art. 89. De preferência, a chamada far-se-á por
telefone, podendo ser também feita por correspondência, por correio eletrônico
ou por publicação de edital nos órgãos de imprensa oficial do Município, na
forma do art. 90 deste Regulamento Interno.
Art. 90. A chamada do interessado será efetuada
diretamente pelas unidades e subunidades administrativas às quais o assunto
esteja afeto, devendo ser juntada ao respectivo processo uma cópia da
correspondência expedida e o competente aviso de recebimento.
Art. 91. Não havendo o comparecimento do
interessado, será feita nova chamada mediante publicação de edital.
Parágrafo único. Decorridos cinco dias após a publicação
sem o comparecimento do interessado, o requerimento poderá ser indeferido
por abandono ou o processo poderá prosseguir sua tramitação caso haja
interesse público.
Art. 92. As unidades e subunidades administrativas
publicarão o edital de chamada, cuidando de juntar ao processo a folha ou
cópia da publicação.
CAPÍTULO XIII
DOS RECURSOS E PEDIDOS DE RECONSIDERAÇÃO DE DESPACHOS
Art. 93. Do despacho decisório do processo caberá:
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I. pedido de reconsideração, dirigido à mesma autoridade que proferiu
a decisão;
II. recurso dirigido à autoridade imediatamente superior àquela que
proferiu a decisão ou reconsideração.
§ 1º. Do despacho proferido em grau de recurso
caberá segundo recurso ao Prefeito.
§ 2º. Excetuado o disposto no parágrafo anterior,
não caberá segundo pedido de reconsideração de despacho ou recurso.
§ 3º. Nenhum recurso terá efeito suspensivo, salvo
nos casos expressamente previstos na legislação.
Art. 94. Não havendo outro prazo previsto em
legislação específica, o prazo fixado para pedido de reconsideração de
despacho ou recurso será de dez dias.
Art. 95. Os pedidos de reconsideração de
despachos e recursos serão interpostos por requerimento dirigido à autoridade
que deles deva conhecer, nele mencionando-se o número do processo em que
foi proferido o despacho recorrido.
Parágrafo único. O requerimento referido neste
artigo será juntado ao processo de origem.
Art. 96. Os pedidos de reconsideração de
despachos e recursos intempestivos serão sumariamente indeferidos por
despacho declaratório exarado pela autoridade competente.
CAPÍTULO XIV
DA ANEXAÇÃO E DESANEXAÇÃO DE PROCESSOS
Art. 97. Anexação é a incorporação de um processo
a outro, pela estreita ligação dos assuntos e documentos envolvidos.
§ 1º. A anexação de um processo a outro será feita
observando-se a ordem cronológica de cada um, prevalecendo o número do
processo mais antigo, extinguindo-se o processo mais recente, sendo suas
folhas numeradas e rubricadas novamente.
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§ 2º. As anexações, quando necessárias, serão
feitas pela Divisão de Protocolo Geral, que fará constar junto ao sistema
informatizado.
Art. 98. Sob o número do processo que receber a
incorporação, na capa, será informado o número do processo anexado e
seguido do exercício.
Art. 99. Nos processos, em caso de anexação,
serão lavrados os respectivos termos, conforme modelo constante no manual
de orientação de procedimentos administrativos referidos no art. 37 deste
Regulamento Interno.
Art. 100. Havendo necessidade de um processo ser
desanexado, por anexação indevida, será lavrado o respectivo termo, conforme
modelo constante no manual de orientação de procedimentos administrativos
referidos no art. 37 deste Regulamento Interno, bem como seu registro junto ao
sistema informatizado.
Parágrafo único. A numeração das folhas de ambos
os processos obedecerá à ordem original.
CAPÍTULO XV
DO APENSAMENTO E DESAPENSAMENTO DE PROCESSOS
Art. 101. Dá-se o apensamento de um processo a
outro, em caráter temporário, quando o processo a ser apensado contiver
matéria útil ao exame do que estiver sendo estudado, servindo como elemento
elucidativo, subsidiário ou consultivo, mediante análise da área interessada na
providência, observando o disposto no art. 102 deste Regulamento Interno.
Art. 102. Na ocorrência de identidade de decisões
para ambos os processos, poderá a Divisão de Protocolo Geral juntar cópias
dos procedimentos prestados no processo original ao processo apensado.
Art. 103. Solucionado o assunto do processo
principal, os demais serão desapensados e terão o seu trâmite normal.
Art. 104. O apensamento e o desapensamento de
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processos serão realizados pela Divisão de Protocolo Geral, sendo anotados
no sistema informatizado e em ambos os processos.
Art. 105. Os processos que receberam termo de
apensamento serão obrigatoriamente remetidos à Divisão de Protocolo Geral
para que seja lavrado o devido termo de desapensamento previamente à
remessa à Divisão de Arquivo Geral.
CAPÍTULO XVI
DA REQUISIÇÃO DE PROCESSOS
Art. 106. Quando uma área tiver necessidade de um
processo para juntada de documentos, apensamento ou consulta, conservará o
processo ou documento que tiver em seu poder, requisitando o que se achar
em trâmite ou arquivado.
§ 1º. Os processos serão requisitados mediante
simples comunicação interna, datada e assinada pelo diretor de divisão, pelo
diretor do departamento ou pelo secretário da área.
§ 2º. A comunicação interna deverá ser
encaminhada à secretaria em que se encontrarem os processos em trâmite.
§ 3º. Cada comunicação interna requisitará apenas um
processo.
§ 4º. A secretaria que estiver de posse do processo
e receber a requisição, caso não haja impedimento, o remeterá sob despacho à
secretaria requisitante.
§ 5º. Caso haja impedimento, a secretaria
requisitada o justificará na própria comunicação interna.
§ 6º. A secretaria que encaminhar o processo
poderá solicitar através de despacho a sua oportuna devolução, se assim o
exigirem as necessidades do serviço.
Art. 107. Em se tratando de pedido de “vista”
formulado pelo requerente ou por seu procurador habilitado, esta dar-se-á na
unidade ou subunidade em que se encontrar o processo, sendo observadas as
disposições legais sobre a matéria.
Art. 108. Nenhum processo poderá permanecer em
poder da secretaria requisitante por mais de dez dias, salvo previsão expressa
em contrário.
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CAPÍTULO XVII
DO ARQUIVAMENTO DE PROCESSOS
Art. 109. Os processos somente poderão ser
encerrados e arquivados após despacho decisório.
Art. 110. Nenhum processo será arquivado sem
despacho da autoridade competente para essa finalidade.
Art. 111. É vedado o envio de processos ao
Departamento de Arquivo contendo documentos em sua contracapa.
CAPÍTULO XVIII
DO EXTRAVIO DE PROCESSOS E SUA RESTAURAÇÃO
Art. 112. O processo extraviado ou destruído será
restaurado com observância das seguintes normas:
I. preliminarmente far-se-á buscas através de comunicação interna em
todas as secretarias municipais, visando à localização do processo
extraviado, estabelecendo-se o prazo de trinta dias para que as
secretarias manifestem-se;
II. em caso de resposta negativa quanto às buscas, a restauração far-
se-á através de comunicação interna assinada pelo titular da
secretaria em que conste a última carga do processo, direcionada à
Divisão de Protocolo Geral, que providenciará a sua restauração;
III. a Divisão de Protocolo Geral certificará o que constar do cadastro de
processos;
IV. serão requisitadas as cópias porventura existentes das informações
prestadas por órgãos, unidades e subunidades administrativas;
V. as partes interessadas deverão ser chamadas para acompanhar o
processo de restauração, declararem o que entenderem a seu favor
e exibir os documentos que tiverem em seu poder.
Art. 113. Se no curso do processo de restauração
aparecerem os autos originais, nesse far-se-á a juntada daquele.
CAPÍTULO XIX
DO OFÍCIO
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Art. 114. O Ofício constitui-se de comunicação
escrita e formal entre autoridades da mesma categoria e que se endereçam
umas as outras, ou de inferiores a superiores hierárquicos ou, ainda,
comunicação externa.
Parágrafo único. Para o ofício será obedecido o
modelo constante do manual de orientação de procedimentos administrativos
referidos no art. 37 deste Regulamento Interno.
CAPÍTULO XX
DA COMUNICAÇÃO INTERNA
Art. 115. A comunicação interna é a modalidade de
comunicação entre unidades administrativas de um órgão, que podem estar
hierarquicamente em mesmo nível ou em nível diferente, sendo forma de
comunicação de caráter meramente administrativo, empregada para a
exposição de projetos, idéias, diretrizes etc. a serem adotadas por determinado
serviço público.
Art. 116. A tramitação da comunicação interna em
qualquer órgão deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de
procedimentos burocráticos, assegurando maior transparência à tomada de
decisões, e permitindo que se historie o andamento da matéria tratada, bem
como sua movimentação sucessiva, desde a origem até o encerramento.
Parágrafo único. Para a C.I. será obedecido o
modelo constante do manual de orientação de procedimentos administrativos
referido no art. 37 deste Regulamento Interno.
CAPÍTULO XXI
DA CERTIDÃO
Art. 117. A certidão constitui-se de documento
redigido por servidor que tem fé pública e no qual se reproduzem peças
processuais, escritos constantes de suas notas, ou se certificam atos e fatos
conhecidos em razão do ofício.
Parágrafo único. Para a certidão será obedecido o
modelo constante do manual de orientação de procedimentos administrativos
referidos no art. 37 deste Regulamento Interno.
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CAPÍTULO XXII
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 118. Compete aos órgãos da Municipalidade a
supervisão da execução das normas disciplinadoras deste Regulamento
Interno.
Parágrafo único. A Divisão de Protocolo Geral deverá
remeter os autos à unidade administrativa responsável pelo descumprimento
das disposições regulamentares para a realização do adequado procedimento
estabelecido.
Art. 119. Os servidores municipais,
independentemente da condição do cargo que ocupem, deverão comunicar
quaisquer irregularidades verificadas na organização dos processos, para
apuração da responsabilidade pela prática dos seguintes atos:
I. adulteração de documentos, processos, termos, fichas, livros de
assentamentos;
II. má-fé, erro manifesto ou evidente insuficiência nos despachos, atas
de reuniões, pareceres e informações;
III. atraso, desleixo, protelação ou negligência na prática de qualquer
ato atinente ao andamento de documentos e processos;
IV. descortesia na linguagem dos despachos, atas de
reuniões, pareceres e informações;
V. retirada de documentos que compõem a sequência de um processo;
VI. extravio de processos.
Parágrafo único. A inobservância dos atos referidos
neste artigo implicará em responsabilidade funcional, civil e criminal.
Art. 120. É da competência da Divisão de
Protocolo Geral prestar informações aos munícipes quanto à localização dos
processos.
Art. 121. A orientação aos órgãos, unidades e
subunidades administrativas a respeito de questões pertinentes aos
processos arquivados far-se-á através do Departamento de Arquivo.
§ 1º. É da competência do Departamento de
Arquivo zelar pelo acervo de processos e documentos arquivados.
§ 2º. É da competência do Departamento de
Arquivo cumprir e fazer cumprir as determinações estabelecidas em
legislação própria referente ao arquivamento de processos e documentos.
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Art. 122. As secretarias municipais ficam obrigadas
a seguir as normas estabelecidas em legislação própria, referente ao
arquivamento e desarquivamento de processos e documentos.
Art. 123. Os processos e documentos avaliados e
estabelecidos como de guarda permanente na tabela de temporalidade da
municipalidade receberão destinação específica conforme disposto na
respectiva tabela e observada a guarda por amostragem ou a sua totalidade.
Art. 124. Os processos que devam aguardar
provocação por parte do requerente deverão permanecer na unidade
administrativa afim.
Art. 125. É obrigatório o uso dos modelos
padronizados constantes do manual de orientação de procedimentos
administrativos referido no art. 37 deste Regulamento Interno.
Art. 126. Integra este regulamento o manual
MANUAL DE ORIENTAÇÃO DE PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS
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DECRETO Nº 2.520, DE 9 DE ABRIL DE 2021
ANEXO II
MANUAL DE ORIENTAÇÃO DE PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS
AS COMUNICAÇÕES OFICIAIS
ASPECTOS GERAIS DA REDAÇÃO OFICIAL
O QUE É REDAÇÃO OFICIAL
Em uma frase, pode-se dizer que redação oficial é a maneira pela qual o Poder Público redige atos normativos e comunicações. Interessa-nos tratá-la do ponto de vista do Poder Executivo.
A redação oficial deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso do
padrão culto de linguagem, clareza, concisão, formalidade e uniformidade.
Fundamentalmente esses atributos decorrem da Constituição, que dispõe, no artigo 37:
“A administração pública direta, indireta ou fundacional, de qualquer dos Poderes da
União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos princípios de
legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência (....)”. Sendo a
publicidade e a impessoalidade princípios fundamentais de toda administração pública,
claro está que devem igualmente nortear a elaboração dos atos e comunicações oficiais.
Não se concebe que um ato normativo de qualquer natureza
seja redigido de forma obscura, que dificulte ou impossibilite sua compreensão. A transparência do sentido dos atos normativos, bem como sua inteligibilidade, são requisitos do próprio Estado de Direito: é inaceitável que um texto legal não seja entendido pelos cidadãos. A publicidade implica, pois, necessariamente, clareza e concisão.
Esses mesmos princípios (impessoalidade, clareza,
uniformidade, concisão e uso de linguagem formal) aplicam-se às comunicações oficiais: elas devem sempre permitir uma única interpretação e ser estritamente impessoais e uniformes, o que exige o uso de certo nível de linguagem.
Fica claro também que as comunicações oficiais são necessariamente uniformes, pois há sempre um único comunicador (o Serviço
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Público) e o receptor dessas comunicações ou é o próprio Serviço Público (no caso de expedientes dirigidos por um órgão a outro) – ou o conjunto dos cidadãos ou instituições tratados de forma homogênea (o público).
Outros procedimentos rotineiros na redação de comunicações
oficiais foram incorporados ao longo do tempo, como as formas de tratamento e de cortesia, certos clichês de redação, a estrutura dos expedientes, etc..
Acrescenta-se, por fim, que a identificação que se buscou fazer das características específicas da forma oficial de redigir não deve ensejar o entendimento de que se proponha a criação – ou se aceite a existência – de uma forma específica de linguagem administrativa, o que coloquialmente e pejorativamente se chama burocratês. Este é antes uma distorção do que deve ser a redação oficial, e se caracteriza pelo abuso de expressões e clichês do jargão burocrático e de forma arcaicas de construção de frases.
A redação oficial não é, portanto, necessariamente árida e
contrária à evolução da língua. É que sua finalidade básica – comunicar com impessoalidade e máxima clareza – impõe certos parâmetros ao uso que se faz da língua, de maneira diversa daquele da literatura, do texto jornalístico, da correspondência particular, etc..
Apresentada essas características fundamentais da redação oficial, passemos à análise pormenorizada de cada uma delas.
A IMPESSOALIDADE
A finalidade da língua é comunicar, quer pela fala, quer pela escrita. Para que haja comunicação, são necessários: a) alguém que comunique, b) algo a ser comunicado, e c) alguém que receba essa comunicação. No caso da redação oficial, quem comunica é sempre o Serviço Público (esta ou aquela Secretaria, Departamento, Divisão, Seção, Setor); o que se comunica é sempre algum assunto relativo às atribuições do órgão que comunica; o destinatário dessa comunicação ou é o público, o conjunto dos cidadãos, ou outro órgão público, do Executivo ou dos outros Poderes da União.
Percebe-se, assim, que o tratamento impessoal que deve ser
dado aos assuntos que constam das comunicações oficiais decorre:
a) da ausência de impressões individuais de quem comunica: embora se trate, por exemplo, de um expediente assinado por Chefe de determinada Seção, é sempre em nome do Serviço Público que é feita a comunicação. Obtém-se, assim, uma desejável padronização, que permite que comunicações elaboradas em diferentes setores da administração guardem entre si certa uniformidade.
b) da impessoalidade de quem recebe a comunicação, com duas
possibilidades: ela pode ser dirigida a um cidadão, sempre concebido como público, ou a outro órgão público. Nos dois casos, temos um destinatário concebido de forma homogênea e impessoal;
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c) do caráter impessoal do próprio assunto tratado: se o universo temático das comunicações oficiais se restringe a questões que dizem respeito ao interesse público, é natural que não cabe qualquer tom particular ou pessoal.
Desta forma, não há lugar na redação oficial para impressões
pessoais, como as que, por exemplo, constam de uma carta a um amigo, ou de um artigo assinado de jornal, ou mesmo de um texto literário. A redação oficial deve ser isenta da interferência da individualidade que a elabora.
A concisão, a clareza, a objetividade e a formalidade de que nos valemos para elaborar os expedientes oficiais contribuem, ainda, para que seja alcançada a necessária impessoalidade.
A LINGUAGEM DOS ATOS E COMUNICAÇÕES OFICIAIS
A necessidade de empregar determinado nível de linguagem nos atos e expedientes oficiais decorre, de um lado, do próprio caráter público desses atos e comunicações; de outro, de sua finalidade. Os atos oficiais, aqui entendidos como atos de caráter normativo, ou estabelecem regras para a conduta dos cidadãos, ou regulam o funcionamento dos órgãos públicos, o que se é alcançado se em sua elaboração for empregada a linguagem adequada. O mesmo se dá com os expedientes oficiais, cuja finalidade precípua é a de informar com clareza e objetividade.
As comunicações que partem dos órgãos públicos devem ser
compreendidas por todo e qualquer cidadão. Para atingir esse objetivo, há que evitar o uso de uma linguagem restrita a determinados grupos. Não há dúvida que um texto marcado por expressões de circulação restrita, como a gíria, os regionalismos vocabulares ou o jargão técnico, tem sua compreensão dificultada.
Ressalta-se que há necessariamente uma distância entre a
língua falada e a escrita. Aquela é extremamente dinâmica, reflete de forma imediata qualquer alteração de costumes, e pode eventualmente contar com outros elementos que auxiliam a sua compreensão, como os gestos, a entoação, etc., para mencionar apenas alguns dos fatores responsáveis por essa distância. Já a língua escrita incorpora mais lentamente as transformações, tem maior vocação para a permanência, e vale-se apenas de si mesma para comunicar.
A língua escrita, como a falada, compreende diferentes níveis,
de acordo com o uso que dela se faça. Por exemplo, em uma carta a um amigo, podemos nos valer de determinado padrão de linguagem que incorpore expressões extremamente pessoais ou coloquiais; em um parecer jurídico, não se há de estranhar a presença do vocabulário técnico correspondente. Nos dois casos, há um padrão de linguagem que atende ao uso que se faz da língua, a finalidade com que a empregamos.
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O mesmo ocorre com os textos oficias: por seu caráter impessoal, por sua finalidade de informar com o máximo de clareza e concisão, eles requerem o uso do padrão culto da língua. Há consenso de que o padrão culto é aquele em que: a) se observam as regras da gramática formal, e b) se emprega um vocabulário comum ao conjunto dos usuários do idioma. É importante ressaltar que a obrigatoriedade do uso do padrão culto na redação oficial decorre do fato de que ele está acima das diferenças lexicais, morfológicas ou sintáticas regionais, dos modismos vocabulares, das idiossincrasias lingüísticas, permitindo, por essa razão, que se atinja a pretendida compreensão por todos os cidadãos.
Lembre-se que o padrão culto nada tem contra a simplicidade de expressão, desde que não seja confundida com pobreza de expressão. De nenhuma forma o uso do padrão culto implica emprego de linguagem rebuscada, nem dos contorcionismos sintáticos e figuras de linguagem próprias da língua literária.
Pode-se concluir, então, que não existe propriamente um “padrão oficial de linguagem”; o que há é o uso do padrão culto nos atos e comunicações oficias. É claro que haverá preferência pelo uso de determinadas expressões, ou será obedecida certa tradição no emprego das formas sintáticas, mas isso não implica, necessariamente, que se consagre a utilização de uma forma de linguagem burocrática. O jargão burocrático, como todo jargão, deve ser evitado, pois terá sempre sua compreensão limitada.
A linguagem técnica deve ser empregada apenas em
situações que a exijam, sendo de que evitar o seu uso indiscriminado. Certos rebuscamentos acadêmicos, e mesmo o vocabulário próprio à determinada área, são de difícil entendimento por quem não esteja com eles familiarizado. Deve-se ter o cuidado, portanto, de explicitá-los em comunicações encaminhadas a outros órgãos da administração e em expedientes dirigidos aos cidadãos.
FORMALIDADE E PADRONIZAÇÃO
As comunicações oficiais devem ser sempre formais, isto é, obedecem a certas regras de forma: além das já mencionadas exigências de impessoalidade e uso do padrão culto de linguagem, é imperativo, ainda, certa formalidade de tratamento. Não se trata somente da eterna dúvida quanto ao correto emprego deste ou daquele pronome de tratamento para uma autoridade de certo nível, mais do que isso, a formalidade diz respeito à polidez, à civilidade no próprio enfoque dado ao assunto do qual cuida a comunicação.
A formalidade de tratamento vincula-se, também, à
necessidade uniformidade das comunicações. Ora, se a administração municipal é una, é natural que as comunicações que expede sigam um mesmo padrão. O estabelecimento desse padrão, uma das metas deste manual, exige que se atente para todas as características da redação oficial e que se cuide, ainda, da apresentação dos textos.
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A clareza datilográfica, o uso de papéis uniformes para texto e a correta diagramação do texto são indispensáveis para a padronização.
CONCISÃO E CLAREZA
A concisão é antes uma qualidade do que uma característica do texto oficial. Conciso é o texto que consegue transmitir um máximo de informações com um mínimo de palavras. Para que se dirija com essa qualidade, é fundamental que se tenha, além de conhecimento do assunto sobre o qual se escreve, o necessário tempo para revisar o texto depois de pronto. É nessa releitura que muitas vezes percebem eventuais redundâncias ou repetições desnecessárias de idéias.
O esforço de sermos concisos atende, basicamente ao princípio de economia lingüística, à mencionada fórmula de empregar o mínimo de palavras para informar o máximo. Não se deve de forma alguma entendê-la como economia de pensamento, isto é, não se devem eliminar passagens substanciais do texto no afã de reduzi- lo em tamanho. Trata-se exclusivamente de cortar palavras inúteis, redundâncias, passagens que nada acrescentem ao que já foi dito.
Procure perceber certa hierarquia de idéias que existe em todo
texto de alguma complexidade: idéias fundamentais e idéias secundárias. Estas últimas podem esclarecer o sentido daquelas, detalhá-las, exemplificá-las; mas existem também idéias secundárias que não acrescentam informação alguma ao texto, nem têm maior relação com as fundamentais, podendo, por isso, ser dispensadas.
A clareza deve ser a qualidade básica de todo texto oficial.
Pode-se definir como claro aquele que possibilita imediata compreensão pelo leitor. No entanto a clareza não é algo que se atinja por si só: ela depende estritamente das demais características da redação oficial. Para ela concorrem:
a) a impessoalidade, que evita a duplicidade de interpretações que poderia decorrer de um tratamento personalista dado ao texto;
b) o uso do padrão culto de linguagem, em princípio, de entendimento geral e por definição avesso a vocábulos de circulação restrita, como a gíria e o jargão;
c) a formalidade e a padronização, que possibilitam a imprescindível uniformidade dos textos;
d) a concisão, que faz desaparecer do texto os excessos lingüísticos que nada lhes acrescentam.
É pela observação dessas características que se redige com clareza. Contribuirá, ainda, a indispensável releitura de todo texto redigido. A ocorrência, em textos oficiais, de trechos obscuros e de erros gramaticais provém principalmente da falta da releitura que torna possível sua correção.
Na revisão de um expediente, deve-se avaliar, ainda, se ele
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será de fácil compreensão por seu destinatário. O que nos parece óbvio pode ser desconhecido por terceiros. O domínio que adquirimos sobre certos assuntos em decorrência de nossa experiência profissional muitas vezes faz com que os tomemos como de conhecimento geral, o que nem sempre é verdade. Explicite, desenvolva, esclareça, precise os termos técnicos, o significado das siglas e abreviações e os conceitos específicos que não possam ser dispensados.
A revisão atenta exige, necessariamente, tempo. A pressa com que são elaboradas certas comunicações quase sempre compromete sua clareza. Não se deve proceder à redação de um texto que não seja seguida por sua revisão.
PRONOMES DE TRATAMENTO
CONCORDÂNCIA COM OS PRONOMES DE TRATAMENTO
Os pronomes de tratamento (ou de segunda pessoa indireta) apresentam certas peculiaridades quanto à concordância verbal, nominal e pronominal. Embora se refiram à segunda pessoa gramatical (à pessoa com quem se fala, ou a quem se dirige à comunicação), levam a concordância para a terceira pessoa. É que o verbo concorda com o substantivo que integra a locução como seu núcleo sintático: “Vossa Senhoria nomeará o substituto”; “Vossa Excelência conhece o assunto”.
Da mesma forma, os pronomes possessivos referidos a
pronomes de tratamento são sempre os da terceira pessoa: “Vossa Senhoria nomeará seu substituto” (e não “Vossa Senhoria nomeará vosso substituto”).
Já quanto aos adjetivos referidos a esses pronomes, o gênero
gramatical deve coincidir com o sexo da pessoa a que se refere, e não com o substantivo
que compõe a locução. Assim, se nosso interlocutor for homem, o correto é “Vossa
Excelência está atarefado”, “vossa Senhoria deve estar satisfeito”; se for mulher, “Vossa
Excelência está atarefada”, “Vossa Senhoria deve estar satisfeita”.
EMPREGO DOS PRONOMES DE TRATAMENTO
O emprego dos pronomes de tratamento obedece a secular tradição.
São de uso consagrado:
a) do Poder Executivo:
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- Presidente da República; - Vice-Presidente da República; - Ministros de Estado; - Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal; - Oficiais-Generais das Forças Armadas; - Embaixadores;
- Secretários-Executivos de Ministérios e demais ocupantes de cargos de natureza especial;
- Secretários de Estado dos Governos Estaduais; e, - Prefeitos Municipais.
b) do Poder Legislativo:
- Deputados Federais e Senadores; - Ministros do Tribunal de Contas da União; - Deputados Estaduais e Distritais; - Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais; - Presidentes das Câmaras Legislativas Municipais; e, - Vereadores.
c) do Poder Judiciário:
- Ministros dos Tribunais Superiores; - Membros de Tribunais; - Juízes; e,
- Auditores da Justiça Militar.
O vocativo a ser empregado em comunicações dirigidas aos Chefes de Poder é Excelentíssimo Senhor, seguido do cargo respectivo:
- Excelentíssimo Senhor Presidente da República; - Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional; e, - Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal.
As demais autoridades serão tratadas com o vocativo senhor, seguido
do cargo respectivo:
- Senhor Senador; - Senhor Juiz; - Senhor Ministro; - Senhor Governador; - Senhor Prefeito; e, - Senhor Vereador.
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No envelope, o endereçamento das comunicações dirigidas às
autoridades tratadas por Vossa Excelência, terá a seguinte forma:
A Sua Excelência o Senhor (nome) Prefeito do Município de Endereço CEP – Cidade – Estado.
A sua Excelência o Senhor (nome) Juiz de Direito da Endereço CEP – Cidade – Estado.
Em comunicações oficiais está abolido o uso de tratamento digníssimo (DD). A dignidade é pressuposta para que se ocupe qualquer cargo público, sendo desnecessário sua repetida evocação.
Vossa Senhoria é empregado para as demais autoridades e
para particulares. O vocativo adequado é:
Senhor (nome)
No envelope, deve constar do enquadramento: Ao Senhor Nome Endereço CEP – Cidade – Estado
Como se depreende do exemplo acima, fica dispensado o emprego do superlativo ilustríssimo para as autoridades que recebem o tratamento de Vossa Senhoria e particulares. É suficiente o uso do pronome de tratamento Senhor.
Acrescenta-se que doutor não é forma de tratamento, e sim
título acadêmico. Evite usá-lo indiscriminadamente. Como regra geral, empregue-o apenas em comunicações dirigidas a pessoas que tenham tal grau por terem concluído curso universitário de doutorado. É costume designar por doutor os bacharéis, especialmente os bacharéis em Direito e em Medicina. Nos demais casos, o tratamento senhor confere a desejada formalidade às comunicações.
Mencionemos, ainda, a forma Vossa Magnificência,
empregada por força da tradição em comunicações dirigidas a reitores de universidade. Corresponde-lhe o vocativo:
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Magnífico Reitor, (. )
Os pronomes de tratamento para religiosos, de acordo com a
hierarquia eclesiástica, são:
Vossa Santidade, em comunicações dirigidas ao Papa. O vocativo
correspondente é:
Santíssimo Padre,
(....)
Vossa Eminência ou Vossa Eminência Reverendíssima, em comunicações aos Cardeais. Corresponde-lhe o vocativo:
Eminentíssimo Senhor Cardeal, ou Eminentíssimo e Reverendíssimo Senhor Cardeal, (. )
Vossa Excelência Reverendíssima é usado em comunicações
dirigidas a Arcebispos e Bispos.
Vossa Reverendíssima ou Vossa Senhoria Reverendíssima para Monsenhores, Cônegos e superiores religiosos.
Vossa Reverência é empregado para sacerdotes, clérigos e demais
religiosos.
Fechos para Comunicação:
O fecho das comunicações oficiais possui, além da finalidade óbvia de arrematar o texto, a de saudar o destinatário. Este manual estabelece o emprego de somente dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicação oficial:
a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da
República: Respeitosamente,
b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquias
inferiores: Atenciosamente,
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Identificação do signatário:
Excluídas as comunicações assinadas pelo Prefeito, todas as demais comunicações oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do local de sua assinatura. A forma da identificação deve ser a seguinte:
- espaço para a assinatura. - nome. - cargo.
Para evitar equívocos, recomenda-se não deixar a assinatura em páginas isoladas do expediente. Transfira para essa página ao menos a última frase anterior ao fecho.
Modelo de ofício padrão: 1 – Partes do documento no padrão ofício.
- O ofício deve conter as seguintes partes:
a) tipo e número do expediente, seguido da sigla do órgão que o expede,
exemplo: Of. nº .........../ ..-sigla
b) local e data em que foi assinado, com alinhamento à direita, exemplo:
Areado,............de...............de..............
c) destinatário: o nome e o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação, bem como o endereço.
d) assunto: resumo do teor do documento, exemplo: liberação de verba/convênios.
e) vocativo: forma lingüística que expressa, no discurso direto, aquele a quem o emissor se dirige e seguido de vírgula, exemplo: Senhor Prefeito,/Excelentíssimo Senhor Presidente da República,
f) texto: o expediente deve conter a seguinte estrutura:
- introdução: na qual é apresentado o assunto que motiva a comunicação –
empregue a forma direta; - desenvolvimento: no qual o assunto é detalhado; se o texto contiver mais
de uma idéia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em parágrafos distintos, o que confere maior clareza à exposição;
- conclusão: em que é reafirmada ou simplesmente reapresentada a posição recomendada sobre o assunto.
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Recomenda-se não haver abuso no uso de negrito, itálico, sublinhado, letras maiúsculas, sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer outra forma de formatação que afete a elegância e a sobriedade do documento.
Recomenda-se, também, que a impressão dos textos deva ser feita
na cor preta e em papel branco. A impressão colorida deve ser usada apenas para gráficos e ilustrações.
g) fecho: Respeitosamente e Atenciosamente;
h) assinatura do autor da comunicação; e, i) identificação do signatário.
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ESTRUTURA DO MODELO DE OFÍCIO
Ofício nº........../ ...... ..-sigla
Areado,..........de..........de..........
A Sua Excelência o Senhor NOME ENDEREÇO
CEP – CIDADE – UF
ASSUNTO: ...........................................
VOCATIVO
TEXTO........................................................................................
..........
FECHO.....................
ASSINATURA DO AUTOR DA COMUNICAÇÃO NOME DO AUTOR DA COMUNICAÇÃO CARGO DO AUTOR DA COMUNICAÇÃO
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Modelo de Comunicação Interna padrão:
1 – Partes do documento no padrão CI.
- A CI deve conter as seguintes partes:
a) tipo e número do expediente, seguido da sigla que o expede,
exemplo: CI nº............/ ..-sigla
b) local e data em que foi assinado, exemplo:
Areado,...........de.............de..........
c) remetente – órgão de expedição (obrigatório por extenso), exemplo:
DA: SECRETARIA/DEPARTAMENTO/CHEFIA.
d) destinatário – órgão de recebimento (obrigatório por extenso), exemplo:
PARA: SECRETARIA/DEPARTAMENTO/CHEFIA.
e) assunto – resumo do teor do documento, exemplo:
ASSUNTO: SOLICITAÇÃO DE VERBA.
f) texto – desenvolvimento, no qual o assunto é detalhado; se o texto contiver mais de uma idéia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em parágrafos distintos, o que confere maior clareza à expedição, exemplo:
1. TEXTO...........................................................
g) fecho – finalidade de arrematar o texto, a de saudar, exemplo:
2. ATENCIOSAMENTE,
h) identificação do signatário, exemplo:
ASSINATURA/NOME/CARGO
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ESTRUTURA DO MODELO DE CI:
CI Nº............/ ....... ..-SIGLA
Areado,.......de..........de..........
Da:...............................................
Para:............................................
Assunto.......................................
1. Texto......................................................................................................
2. Atenciosamente,
ASSINATURA/NOME/CARGO
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Modelos de Certidões – estrutura:
CERTIDÃO DE DESENTRANHAMENTO:
Certifico e dou fé, haver desentranhado deste processo administrativo, os documentos originais de fls.............................., o(s) a(s) qual(ais) foi(ram) entregue(s) a(o)..................................................................................., para fins de (descrever a finalidade).............................................................................................................
Órgão, em de de .
ASSINATURA/NOME/CARGO
Certifico e dou fé, haver desentranhado deste processo administrativo, o(s) documento(s) original(ais) de fls. .................................(descrever o assunto de que se trata o documento), o(s) qual(ais) fica(m) fazendo parte integrante do (ofício), (processo), (comunicação interna), etc., encaminhado à(ao)......................................................................., em resposta à(ao) (descrever a finalidade).
Órgão, em de de .
ASSINATURA/NOME/CARGO
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MODELO DE CERTIDÃO DE INTEIRO TEOR
CERTIDÃO Nº / - SIGLA
NOME, (CARGO), da Prefeitura do Município de Areado, Estado de Minas Gerais.
CERTIFICA e dá fé, (descrever o fundamento caso o requerente tenha solicitado os benefícios da Constituição Federal, Lei Orgânica, etc), atendendo ao pedido formulado pelo(a) Senhor(a) (NOME DO REQUERENTE), constante de folhas nº ,que solicita certidão de inteiro teor do processo administrativo nº......... (número e exercício – PMA), foram extraídas, pelo processo de cópia reprográfica, as folhas solicitadas, recebendo ditas cópias sua rubrica e o carimbo da Prefeitura do Município de Areado, para a devida autenticação, as quais foram entregues à parte interessada na forma desta certidão e que se destinam exclusivamente para os fins de (descrever a finalidade ex.: para fins de arquivo pessoal, para fins de defesa de direitos, etc)
NA FOLHA SEGUINTE:
Nada mais continha dita CERTIDÃO, extraídas que foram as cópias constantes de fls. 01 a do processo administrativo nº (numero e exercício – PMA), que vão devidamente rubricadas e autenticadas, para que, pelo processo de cópia reprográfica extraída do próprio original, se reporta e dá fé. Prefeitura do Município de Areado, aos dias do mês de do ano de dois mil e . Eu, (nome e rubrica) a digitei e conferi. E eu, (nome e cargo) dou fé e assino. .-------
PREFEITURA MUNICIPAL DE AREADO Estado de Minas Gerais
MODELO DE AUTENTICAÇÃO
PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE AREADO A U T E N T I C A Ç Ã O
ESTÁ CONFORME O ORIGINAL. DOU FÉ. PAÇO MUNICIPAL, EM / / .
ASSINATURA/NOME/CARGO
PREFEITURA MUNICIPAL DE AREADO Estado de Minas Gerais
MODELO DE CERTIDÃO (EM CASO DE ERRO NA NUMERAÇÃO DE FOLHAS)
- Quando, por equívoco, houver erro na numeração seqüencial de folhas, deverá ser colocada, no lugar da folha ou das folhas faltantes, certidão com os seguintes dizeres:
Certifico e dou fé, que houve equívoco na numeração seqüencial deste processo, constando, portanto, a inexistência das fls. nº............ou das folhas de nºs ......... a .........., como documento original pertencente ao...........(descrição do provável documento) anexo a este processo de nº ..- PMA. Faço constar que esta certidão recebe o número de folhas..........ou das folhas de nºs a ............ e que fica fazendo parte integrante deste expediente administrativo, mantendo-se, desta forma, sua numeração em ordem seqüencial. Faço constar ainda, que esta certidão recebe minha assinatura e minha rubrica das quais faço uso.
Órgão, em / / .
ASSINATURA/NOME/CARGO
- Dita certidão tem a finalidade de substituir a folha ou as folhas que, porventura, não existe ou não existem, devido ao erro seqüencial.
PREFEITURA MUNICIPAL DE AREADO Estado de Minas Gerais
MODELO DE CERTIDÃO (EM CASO DE ERRO NA NUMERAÇÃO DE PROCESSO
- Na hipótese de se constatar erro na numeração de processo, cancelar-se-á totalmente o campo reservado para numeração de folhas, rubrica e processo, apondo-se carimbo de cancelado e efetuando-se, em seguida, nova numeração e certificando-se o equívoco em forma de certidão com os seguintes dizeres:
Certifico e dou fé, que renumerei e rubriquei as folhas deste expediente administrativo a partir das fls. de nº ................ , por constar erro em sua numeração de processo.
Órgão, em / / .
ASSINATURA/NOME/CARGO
PREFEITURA MUNICIPAL DE AREADO Estado de Minas Gerais
MODELO DE CERTIDÃO (EM CASO DE DUPLICIDADE NA NUMERAÇÃO DE FOLHAS
- Na hipótese de numeração em duplicidade, acrescenta-se apenas uma letra do alfabeto em seqüência (exemplo: 9/A; 9/B; 9/C etc.), certificando-se o equívoco em forma de certidão com os seguintes dizeres:
Certifico e dou fé, que houve equívoco na numeração seqüencial deste processo, constando- se, portanto, a duplicidade de folhas de nº........., mantendo-se, desta forma, a ordem numérica sequencial deste processo.
Órgão, em / / .
ASSINATURA/NOME/CARGO
PREFEITURA MUNICIPAL DE AREADO Estado de Minas Gerais
TERMO DE JUNTADA:
– estrutura:
- no processo que receber juntada:
Nesta data, juntou-se a este processo de nº (número e exercício), o(s) seguinte(s) documento(s): . órgão, de de 20 . (assinatura, nome e cargo do responsável).
PREFEITURA MUNICIPAL DE AREADO Estado de Minas Gerais
TERMO DE ANEXAÇÃO DE PROCESSOS:
– estrutura:
- no processo que receber anexação:
Nesta data, anexou-se a este processo de nº (número e exercício), o processo de nº (número e exercício), constando-se do controle e gerenciamento de processos. órgão, de de 20 . (assinatura, nome e cargo do responsável).
PREFEITURA MUNICIPAL DE AREADO Estado de Minas Gerais
TERMO DE DESANEXAÇÃO DE PROCESSOS:
– estrutura:
- no processo que recebeu anexação:
Nesta data, desanexou-se deste processo de nº (número e exercício) o processo de nº (número e exercício), anexado indevidamente, constando-se do controle e gerenciamento de processos. órgão, de de 20 . (assinatura, nome e cargo do responsável).
- no processo desanexado:
Nesta data, este processo de nº (número e exercício) foi desanexado do processo (número e exercício), por ter sido anexado indevidamente, constando-se do controle e gerenciamento de processos. órgão, de de 20 . (assinatura, nome e cargo do responsável).
PREFEITURA MUNICIPAL DE AREADO Estado de Minas Gerais
TERMO DE APENSAMENTO DE PROCESSOS:
– estrutura:
- no processo que receber o apensamento:
Nesta data, apensou-se a este processo de nº (número e exercício) o processo de nº (número e exercício), constando- se do controle e gerenciamento de processos. órgão, de de 20 . (assinatura, nome e cargo do responsável).
- no processo que for apensado:
Nesta data, apensou-se este processo de nº (número e exercício) ao processo de nº (número e exercício), constando- se do controle e gerenciamento de processos.
órgão, de de 20 . (assinatura, nome e cargo do responsável).
PREFEITURA MUNICIPAL DE AREADO Estado de Minas Gerais
TERMO DE DESAPENSAMENTO DE PROCESSOS:
- no processo que receber o desapensamento:
Nesta data, desapensou-se deste processo de nº (número e exercício) o processo de nº (número e exercício), constando- se do controle e gerenciamento de processos. órgão, de de 20 . (assinatura, nome e cargo do responsável).
- no processo que for desapensado:
Nesta data, desapensou-se este processo de nº (número e exercício) do processo de nº (número e exercício), constando- se do controle e gerenciamento de processos. órgão, de de 20 . (assinatura, nome e cargo do responsável).
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