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Módulo 5 Planejamento e realização de projeto de mapeamento e modelagem de processos, Responsabilidades, Atividades-chaves, Exercício

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Módulo5

Projeto de mapeamento e modelagem

Abordagem orientada por hipóteses:

• Definir os objetivos do projeto

• Gerar/refinar hipóteses

• Determinar necessidades de informação

• Coletar dados

• Analisar dados

• Desenvolver recomendações

Entusiasmo com o projeto

TEMPO

E

NT

U

S

I

A

S

MO

Definir os objetivos do projeto

Gerar / Refinar hipóteses

Coletar dados

Analisar dados

Desenvolver recomendações

Implantação

Resultados positivos

Resultados negativos

Entrevistas

� Entrevistas são a forma mais eficaz de se obter um entendimento global das questões operacionais e de negócios, e de identificar oportunidades de melhoria

� Entrevistas permitem que se chegue ao conhecimento

� Permitem que se "viva os processos“ em vez de sentar-se a uma mesa e obter conhecimento de segunda mão

� Permitem desenvolver relacionamentos para coleta de dados adicionais ou para ganhar outras perspectivas ao longo do estudo

Entrevistas bem sucedidas requerem preparação cuidadosa

Abordagem definida:

� Objetivos claros: Por que quero falar com este entrevistado?

� Parâmetros estabelecidos: Que resultado tenho que obter?

� Informação sobre o background do entrevistado

Guia de entrevista desenvolvido:

� Perguntas elaboradas para obter produtos desejados

� Linguagem conversacional

� Linguagem positiva, não ameaçadora

� Organizado em fluxo lógico

Guia de entrevista testado:

� Filtrar questões que podem ser respondidas por outros elementos

� Antecipar respostas às perguntas

� Identificar testes para cobrir áreas de interesse

Local e hora determinados.

Melhores práticas para maximizar o valor das discussões

� Entenda o objetivo da entrevista no contexto do estudo,como um todo

� Informe-se suficientemente antes da entrevista parapoder entender a perspectiva do entrevistado e escutarbem o conteúdo

� Evite questões dirigidas que somente confirmam seuspensamentos, opiniões e idéias

� Use linguagem apropriada, evite jargões e abreviaturasque podem prejudicar a comunicação

� Tome notas durante as entrevistas e as complementelogo após cada entrevista

� Repasse a entrevista com o entrevistado ao seu finalpara evitar mal entendidos e erros

� Questione profundamente para evitar respostassuperficiais

� Encerre a entrevista cuidadosamente para permitirdiscussões futuras

� Resuma suas conclusões, fatos, etc. de forma eficazpara que os seus companheiros de equipe possamcompartilhar de seu conhecimento

A estrutura do projeto

A estrutura do projeto é baseada em uma matriz de responsabilidades que envolve:

� Patrocinador do projeto

� Líder da equipe de projeto

� Equipe de projeto

� Estrutura organizacional

� Donos dos processos

Responsabilidades do patrocinador do projeto

� Integrar a reorganização dos processos às estratégias competitivas

� Manter todos os envolvidos focados nos resultados propostos

� Gerenciar as fases críticas do processo

� Prover os recursos necessários para a implementação

� Manter o clima organizacional de forma a suportar a transição

� Acompanhar a transição para o novo modelo proposto

Responsabilidades dos donos dos processos

� Facilitar a execução das tarefas da equipe deprojeto, como entrevistas, análise, detalhamento eimplantação, evitando que os obstáculosadministrativos impeçam o andamento do projeto

� Consensar o projeto com as partes envolvidas

� Apresentar e defender o processo deimplementação do redesenho perante a direção

� Visitar os setores da EMPRESA sentindo asprincipais dificuldades e garantindo credibilidadepara o projeto de reorganização dos processos

� Acompanhar a elaboração dos planos deimplantação propostos

� Coordenar a implantação focando atingir osobjetivos

Does picturecome on?

Is TVplugged in?

Plug in TV

No

Is picturegood?

Call TV repairman

Does picturecome on?

Is picture

good?Adjust knobs

Watchprogram

Turn TV On

Yes

No

NoYes

Yes

NoYes

NoYes

Responsabilidades do líder e da equipe de projeto

� Estabelecer prioridades, articuladas em termos de valor ao “cliente”

� Definir cronograma

� Comunicar às áreas quando do início dos trabalhos

� Apresentar hipóteses e formas de comprovação

� Mapear os processos

� Realizar análises

� Elaborar e aplicar questionários

� Estabelecer benchmarking e metas de desempenho

� Fazer o redesenho dos processos (automação, consolidação, centralização, descentralização, eliminação, simplificação

� Elaborar relatórios de progresso

� Elaborar o relatório final de implementação

� Definir responsabilidades

� Validar relatórios com a direção e os donos dos processos

Atividades que vão suportar o desenvolvimento do projeto

� Tecnologia da Informação

� Recursos humanos

� Infra-estrutura

� Comunicação

� Negociação com parceiros

� Etc.

Responsabilidades dos processos de TI

Coordenar a adaptação e definição dos sistemas às necessidades da empresa:

� definindo a arquitetura do sistema

� estruturando os cronogramas de desenvolvimento

� orçando o projeto (recursos humanos, equipamentos e outros)

� decidindo por desenvolver os projetos interna ou externamente

� capacitando a equipe

Gerir os fornecedores de hardware e software

� especificação, pesquisa/compra de equipamentos, instalação e manutenção

� estabelecendo contratos com o apoio da frente comercial

Assistir os usuários

� apoiando e treinando o usuário em sintonia com a frente de recursoshumanos

Sistemas de informação são responsáveis por prover

soluções de hardware, software e assistência aos usuários

necessárias à implementação de novos recursos.

Responsabilidades dos processos de recursos humanos

Promover a transição para o novo organograma

� implementando e divulgando o novo organogramaem consonância com o líder

� determinando novas atribuições funcionais, porexemplo fazendo a descrição dos novos cargos

� adequando o quadro de pessoal

� monitorando o clima interno

Ajustar as áreas em função da necessidade deeliminação e criação de atividades nosprocessos.

Capacitar os recursos humanos da organização

� elaborando o plano de desenvolvimento daspessoas

� treinando funcionários em suas novas atribuições

Responsabilidades dos processos de infra-estrutura

Definir e acompanhar as alterações de layout

� execução e aprovação de plantas e outros projetos e orçamentos

� acompanhamento da execução dos trabalhos

� definição do plano de ação - por exemplo: cronogramas, responsabilidades, orçamentos

� gestão da implantação - por exemplo: orçado X realizado

� solução de problemas do dia-a-dia

� garantia de ambiente de trabalho para as pessoas desalojadas durante a fase de transição e obras

Adequar os recursos tecnológicos às necessidades do projeto

� aquisição de equipamentos

� detalhamento dos projetos

� especificação com os futuros usuários

� coordenação da compra

� responsabilidade pelo prazo das aquisições

Comunicação

A equipe do projeto deve definir um grupo ou um responsável pela comunicação, o qualdeve informar continuamente a todos os envolvidos sobre as mudanças que irão afetarrelacionamentos internos ou externos à organização.

Comunicar as principais mudanças:

� Enfatizando os motivos e objetivos da reorganização de processos – não apenas asmudanças dos processos

� Informando os meios internos e externos interessados

� Divulgando novos produtos e serviços

Responsabilidades por mensagens transmitidas e recebidas naorganização:

� Estabelecendo os principais pontos a serem comunicados

� Definindo os métodos de comunicação: reuniões, jornal, circulares

� Criação de um canal de "feedback" com respostas rápidas que minimizem o potencialde criação de ruído

Negociações com parceiros

A equipe do projeto deve definir um grupo ou um responsável pela negociação com parceiros, o qual deve:

Buscar novas formas para implantação dos conceitos estabelecidos:

� Identificando novos parceiros

� Definindo o perfil dos parceiros

� Negociando contratos

� Estabelecendo critérios de qualidade, custo e entrega

Propor melhorias nas relações comerciais:

� Propondo novas formas de interação

� Otimizando a troca de informações

Comprometimento da equipe

Para que o projeto termine com sucesso dentro do prazo, será necessário umforte comprometimento da equipe.

� Os profissionais alceados no projeto deverão dedicar uma parcela razoável de seutempo para executar as atividades sob sua responsabilidade

� É fundamental que os funcionários alocados integralmente sejam desligados de suasatividades do dia-a-dia

� Funcionários selecionados de cada área deverão ser envolvidos sempre que necessáriode acordo com o cronograma de atividades

� A alta administração deverá acompanhar de perto o desenvolvimento do cronogramagarantindo os recursos e minimizando os obstáculos

� Deverão ser definidos pontos de controle do andamento do projeto e deverão serrealizadas reuniões periódicas com toda a equipe

Cronograma de trabalho

Até 07/08 Diagnóstico

Até 07/10 Processo 1

Até 07/12 Processo 2

Até 07/02 Processo 3

Até 07/03 Relatório Final

Fatores críticos de sucesso

� Liderança disposta a mudar

� Existência de liderança capaz de conduzir a mudança com sucesso

� Re-mapeamento estratégico de processos

� Gerenciamento da transição

� Considerar as preocupações das pessoas

� Dedicação de todas as pessoas envolvidas

� Projeto de escopo administrável, com viabilidade� Tecnológica� Econômica

� Política

� A forma mais simples e eficaz para implementar fatores críticos de sucesso é inseri-los como requisitos nas normas de trabalho

� Exemplo de fatores críticos de sucesso em um processo de pintura residencial:� Paredes secas� Materiais (massa, selante, lixa, tinta, etc.)

� Ferramentas (rolo, pincel, espátula, etc.)

� Pintor experiente e caprichoso.

Fatores críticos de sucesso: são condições essenciais para que um processo de trabalho seja desempenhado com êxito.

Questões-chave da implementação

� Priorização

� Implicações organizacionais

� Iniciar comunicação cedo

� Integração de processos

� Comprometimento e propriedade

� Desenho detalhado

� Ser honesto e aberto

� Relacionar mensagens à capacitação/direção

� Estabelecer expectativas realistas

� Fornecer comunicações de “duas mãos“

� Ser pró-ativo

� Enviar mensagens repetidamente

Plano de implementação

� Comunicação com interessados:� Funcionários� Fornecedores

� Treinamento

� Cronogramas

� Quadro/nível de recursos

� Desenvolvimento de sistemas

� Orçamentos

� Contingências

� "Donos" dos processos

Envolvimento dos participantes no desenvolvimento do processo

Envolver os participantes nodesenvolvimento do processo:

� Envolver pessoas na definição de seuspapéis

� Ajudar a desenvolver senso de propriedadedas estratégias

� Iniciar comunicação de "duas mãos“

Envolver os "donos" dos processos:

� Agiliza a tomada de decisões

� Evita revisões múltiplas

A alta administração deve ser força determinante.

Não se deve tentar melhorar um processo que deva ser eliminado.

Exercício

Indique se cada afirmativa é verdadeira ou falsa:

1) A motivação com o projeto de mapeamento e modelagem de processos não varia durante a realização das diversas etapas do projeto.

2) Observações das atividades de trabalho são a forma mais eficaz de se obter um entendimento global das questões operacionais e de negócios e de identificar oportunidades de melhoria.

3) Os profissionais que realizam atividades nos processos e os donos dos processos devem ser envolvidos durante todo projeto para se evitar revisões múltiplas e garantir que mudanças combinadas realmente sejam realizadas.

4) São exemplos de fatores críticos de sucesso para o projeto de mapeamento e modelagem de processos: liderança disposta a mudar, existência de liderança capaz de conduzir a mudança com sucesso, re-mapeamento estratégico de processos, gerenciamento da transição, considerar as preocupações das pessoas, etc.

5) Um plano de implementação deve ser elaborado, mas ele não necessita ser necessariamente documentado.

6) São responsabilidades da área de TI: coordenar a adaptação e definição dos sistemas às necessidades da empresa, definir a arquitetura do sistema, estruturar os cronogramas de desenvolvimento, orçar o projeto (recursos humanos, equipamentos e outros), decidir por contratar assessoria e/ou desenvolver internamente, capacitar a equipe.

Resposta do exercício

Indique se cada afirmativa é verdadeira ou falsa:

1) A motivação com o projeto de mapeamento e modelagem de processos não varia durante a realização das diversas etapas do projeto. F

2) Observações das atividades de trabalho são a forma mais eficaz de se obter um entendimento global das questões operacionais e de negócios e de identificar oportunidades de melhoria. F

3) Os profissionais que realizam atividades nos processos e os donos dos processos devem ser envolvidos durante todo projeto para se evitar revisões múltiplas e garantir que mudanças combinadas realmente sejam realizadas. V

4) São exemplos de fatores críticos de sucesso para o projeto de mapeamento e modelagem de processos: liderança disposta a mudar, existência de liderança capaz de conduzir a mudança com sucesso, re-mapeamento estratégico de processos, gerenciamento da transição, considerar as preocupações das pessoas, etc. V

5) Um plano de implementação deve ser elaborado, mas ele não necessita ser necessariamente documentado. F

6) São responsabilidades da área de TI: coordenar a adaptação e definição dos sistemas às necessidades da empresa, definir a arquitetura do sistema, estruturar os cronogramas de desenvolvimento, orçar o projeto (recursos humanos, equipamentos e outros), decidir por contratar assessoria e/ou desenvolver internamente, capacitar a equipe. V

Fim do Módulo 5

Todos os direitos de cópia reservados. Não é permitida a distribuição física ou eletrônica deste material sem a permissão expressa do autor.

Fim do Módulo 5