minicurso recebendo estrangeiros - assessoria executiva a visitantes internacionais
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RECEBENDO ESTRANGEIROSASSESSORIA EXECUTIVA A VISITANTES INTERNACIONAIS
LETÍCIA NEGRÃOXIX SEMANA DE SECRETARIADO EXECUTIVO/ UEL
SECRETÁRIA EXECUTIVA DO grupo AVADORA
BACHAREL EM SECRETARIADO EXECUTIVO PELA UEL
MBA EM GESTÃO ESTRATÉGICA DE EMPRESAS – ISAE/FGV
GESTÃO DE EXPATRIADOS – FGV/RIOIDEALIZADORA - MONSEC
JUNIOR ACHIEVEMENT BRASIL
EXCHANGE EXPERIENCES
Contextualização: por que os estrangeiros estão escolhendo o Brasil? Londrina recebe estrangeiros? Quais são os principais atrativos?
Consultoria Secretarial em Assessoria a Visitantes Internacionais: o que é?
Estabelecendo o limite de internacionalização;
O Secretário Executivo como facilitador no processo pré, trans e pós visita;
Análise e preparação a empresa para receber o visitante;
Visto e documentos necessários;
Check-list e cronogramas
PROGRAMA
CONTEXTUALIZAÇÃOAusência de mão-de-obra qualificada
Pré-Sal
Aumento de Investimentos de Estrangeiros
Eventos Internacionais
CONTEXTUALIZAÇÃO
LEI 6.815/80 – ESTATUTO DO ESTRANGEIRO
RESOLUÇÕES NORMATIVAS EDITADAS PELO CONSELHO NACIONAL DE IMIGRAÇÃO – MAIS ATIVO
NOVIDADES E TENDÊNCIAS: CRIAÇÃO DE AGÊNCIAS DE IMIGRAÇÃO
CONTEXTUALIZAÇÃO
3 ª maior cidade do Sul do País
5ª mais rica do Paraná
Polo UniversitárioReferência nacional nas áreas médica e
odontológica
Conhecida internacionalmente pela pesquisa e tecnologia em
agronegócios
PANORAMA 2011
2200 EVENTOS
300 PESSOAS/ EVENTO
15% DE OUTROS PAÍSES
FONTE: Londrina Convention & Visitors Bureau
DISCIPLINAS-CHAVE
TÉCNICAS SECRETARIAIS
LÍNGUA INGLESA
LÍNGUA ESPANHOLA
TÉCNICAS DE REDAÇÃO COMERCIAL
GESTÃO DE PESSOAS
COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL
GESTÃO SECRETARIAL
ASSESSORIA E GESTÃO DE EVENTOS
COMÉRCIO INTERNACIONAL
ROTINA SECRETARIAL
PREPARAÇÃO DE VIAGENS
ALMOÇOS E JANTARES DE NEGÓCIOS
ORGANIZAÇÃO E RECEPÇÃO DE EVENTOS CORPORATIVOS E SOCIAIS
HABILIDADE DE COMUNICAR-SE EM OUTROS IDIOMAS
REDE DE CONTATOS FAVORÁVEL À INDICAÇÃO DE SERVIÇOS DE CONFIANÇA E DE QUALIDADE (AGÊNCIAS DE VIAGEM, RESTAURANTES, HOTÉIS, CATERING...)
“ Prestar um serviço de qualidade significa exceder a expectativa do hóspede, estando atento a cada detalhe na execução do seu
produto ou serviço.”
Visitante para reunião de negócios
Colaborador em processo de expatriação
Participante de evento promovido pela empresa
Prestador de Serviços
Missão de Curta Duração/ Short Term (Ex: Assegurar a Cultura Organizacional)
PRÉ VISITA REFLETIR: O momento é propício para receber visitantes?
Comunicação eficaz da tríplice MISSÃO, VISÃO, VALORES
“Arrumar a casa” – Evitar fases de reestruturação interna, reformas, etc
Comunicar aos colaboradores
Reservar espaço ( ATENÇÃO: não pode haver caracterização de estação de trabalho; Problemas com MTE, Polícia Federal, Consulado – Diligência – Multa varia de R$ 1.000,00 a R$ 3.000,00 por pessoa).
Tradução do material institucional (ppt. , folders, vídeos)
Abertura de pasta no arquivo (físico ou digital) para que sejam guardados os documentos para elaboração de relatório de despesas
Estabelecer contato com o visitante e CONHECÊ-LO
QUESTIONÁRIO EM LÍNGUA NATIVA
Há preferência quanto aos aposentos? Prefere andares altos ou baixos?
Há alguma restrição alimentar ou preferência em sua alimentação?
Há necessidade de atenção médica especial?
Carro alugado ou taxi? CARTEIRA DE MOTORISTA INTERNACIONALTIP: Estrangeiros a negócios/turismo poderão dirigir por 180 dias contados da entrada do país portando apenas passaporte;carteira de motorista do país de origem (recomenda-se tradução juramentada) e CIE.
Programas culturais?
Observações
VISTOS PARA O BRASIL
VISTO DE TURISTA/ NEGÓCIOS: Se aplica para viajantes a lazer; negócios (participação em reuniões); congressos; seminários; conferências.
PRAZO: 30/60/90 e até 180 dias no ano (depende da regra aplicável ao país).
ATENÇÃO: Orientar para que o executivo verifique a lista de documentos e procedimentos necessários para obtenção de visto diretamente na repartição consular brasileira de jurisdição de sua residência.
TIP: Consultar lista de países com os quais o Brasil possui reciprocidade (isenção de visto) - QGRV
VISTOS PARA O BRASIL
VISTO TEMPORÁRIO ITEM V – Sem vínculo empregatício – Resolução Normativa 61/2004: Aplicado a estrangeiros que venham ao Brasil sem vínculo com a empresa para prestar serviços de caráter técnico, transferência de tecnologia ou prestação de serviços de assistência técnica.
PRAZOS: 30 dias e 1 ano (prorrogável por igual período)
Concedido diretamente pelo Cônsul na repartição consular
Sem necessidade de autorização prévia do Ministério do Trabalho
Vedada quanto à inclusão de dependentes
VISTOS PARA O BRASIL
VISTO TEMPORÁRIO ITEM V – Sem vínculo empregatício – Resolução Normativa 100/2013: Apropriado para estrangeiros que venham trabalhar no Brasil sem vínculo com a empresa nacional para prestar serviços de caráter técnico, transferência de tecnologia ou prestação de serviços de assistência técnica pelo prazo de 90 dias.
PRAZO: 90 DIAS ( VEDADA A PRORROGAÇÃO)
Concedido diretamente pelo cônsul na repartição consular;
Sem necessidade de autorização prévia do Ministério do Trabalho;
Necessária a apresentação de carta convite e CNPJ da empresa brasileira
LOGÍSTICA
Compra de passagens aéreas
Reservas de hotel
Reserva de transfer
Aluguel de carro
Reservas de restaurantes ;
Compra de ingressos de atrações culturais
Coleta de material turístico e introdutório local (Londrina Convention, Terra Roxa, ACIL, ABRASEL)
Elaboração da agenda (schedule) de reuniões e visitas do executivo
AGÊNCIA DE CONFIANÇA
10 DIAS ANTES:
Verificar visto
E-MAIL DE FAMILIARIZAÇÃO OU CONFERENCE CALL
Site do hotel onde ficará hospedado
Opções de programas culturais e pontos turísticos (de acordo com o questionário)
Fuso horário
Previsão do tempo no período da estadia
10 DIAS ANTES:
PREPARAÇÃO DO EXECUTIVO QUE RECEBE
Apresentações em ppt.
Treinar equipe
Atualização de relatórios gerenciais
Cartões de visita
Previsão de agenda e adiantamento de compromissos
Pesquisa cultural a respeito do país nativo do estrangeiro
5 DIAS ANTES:
PREPARAÇÃO DA EMPRESA
E-mail lembrando os funcionários da visita
Providenciar material de papelaria
Verificar limpeza da sala onde o visitante permanecerá
Checar equipamentos (ar condicionado, computador, datashow)
5 DIAS ANTES:PREPARAÇÃO DO MATERIAL A SER DEIXADO NO QUARTO DO
HOTEL
Material Institucional
Localização do hotel (pelo Google Maps e Google Earth)
Localização da empresa
Distância do hotel aos principais pontos da cidade
Valor do táxi referente às distâncias entre o hotel e os principais pontos da cidade
Previsão do tempo
Endereço e telefone de locais onde oferecem serviços de câmbio
Folders de atrações turísticas, restaurantes, shoppings
Lista de telefones úteis ( Empresa, Diretor, Secretário Executivo)
Algumas informações a respeito da Legislação Brasileira
Agenda de compromissos do visitante ( importante deixar intervalos, prevendo atrasos de voo ou imprevistos)
Presente de boas vindas
2 DIAS ANTES:
Verificar reservas: hotel, transfer, restaurantes, carro (GPS)
Conversar com gerente do hotel e informar a respeito do estrangeiro; Deixar telefone para contato.
NO DIA E NO DIA SEGUINTE:
Deixar kit boas-vindas no hotel
Buscá-lo no aeroporto
Processo de Obtenção da CIE (Cédula de Identidade Estrangeira) na Polícia Federal – ATÉ 30 DIAS APÓS A CHEGADA.
Se necessário, RNE (Registro Nacional de Estrangeiro)ATENÇÃO: O Depto. de Imigração poderá cancelar o visto do estrangeiro caso o mesmo ingresse no país e saia sem ter realizado o registro.
Checar documentação aplicável antes de deslocar o estrangeiro à PF
CNH – Verificar tradução juramentada e Convenção de Viena
TRANS VISITA
PROMOVER ABERTURA AO MULTICULTURALISMO
INTEGRAÇÃO COM A EQUIPE
ESTAR ATENTO ÀS NECESSIDADES DO ESTRANGEIRO
RELAÇÃO PROFISSIONAL E RESERVADA
TEXTO: A VISÃO DE UM FRANCÊS SOBRE O BRASIL
TRANS VISITA
THINGS TO AVOID:
ATRASOS
E-MAILS SEM RESPOSTA
CAFEZINHO DEMORADO
FALAR ALTO AO TELEFONE
TOQUES DE CELULAR “INUSITADOS”
ABRAÇOS, BEIJOS, TOQUE
Assinatura de Documentos não é permitida – NULA
O Executivo não pode praticar atos de gestão (Contratação, demissão, licitações, compras de imóveis, etc) – VISTO
Estar atento aos prazos consulares
TRANS VISITA
PREPARAR COFFEE BREAK DE DESPEDIDA
ELABORAR CARTÃO DE AGRADECIMENTO
PESQUISA DE AVALIAÇÃO/ RELATÓRIO ( CASO A EMPRESA SOLICITE)
JANTAR COM A ALTA GERÊNCIA
INSTRUIR O ESTRANGEIRO QUANTO A VOOS DOMÉSTICOS
PÓS VISITA
PAGAMENTO DA HOSPEDAGEM
DEVOLUÇÃO DO CARRO
E-MAIL DE AGRADECIMENTO E CONVIDANDO A RETORNAR
ELABORAÇÃO DO RELATÓRIO DE DESPESAS (ANEXAR COMPROVANTES)
RESULTADOS
PROSPECÇÕES
INCENTIVO CIENTÍFICO
TROCA DE CONHECIMENTOS
FECHAMENTO DE NEGÓCIOS
FORTALECIMENTO DE RELAÇÕES COMERCIAIS
IMPATRIAÇÃO
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