RECEBENDO ESTRANGEIROSASSESSORIA EXECUTIVA A VISITANTES INTERNACIONAIS

LETÍCIA NEGRÃOXIX SEMANA DE SECRETARIADO EXECUTIVO/ UEL

SECRETÁRIA EXECUTIVA DO grupo AVADORA

BACHAREL EM SECRETARIADO EXECUTIVO PELA UEL

MBA EM GESTÃO ESTRATÉGICA DE EMPRESAS – ISAE/FGV

GESTÃO DE EXPATRIADOS – FGV/RIOIDEALIZADORA - MONSEC

JUNIOR ACHIEVEMENT BRASIL

EXCHANGE EXPERIENCES

Contextualização: por que os estrangeiros estão escolhendo o Brasil? Londrina recebe estrangeiros? Quais são os principais atrativos?

Consultoria Secretarial em Assessoria a Visitantes Internacionais: o que é?

Estabelecendo o limite de internacionalização;

O Secretário Executivo como facilitador no processo pré, trans e pós visita;

Análise e preparação a empresa para receber o visitante;

Visto e documentos necessários;

Check-list e cronogramas

PROGRAMA

CONTEXTUALIZAÇÃOAusência de mão-de-obra qualificada

Pré-Sal

Aumento de Investimentos de Estrangeiros

Eventos Internacionais

CONTEXTUALIZAÇÃO

LEI 6.815/80 – ESTATUTO DO ESTRANGEIRO

RESOLUÇÕES NORMATIVAS EDITADAS PELO CONSELHO NACIONAL DE IMIGRAÇÃO – MAIS ATIVO

NOVIDADES E TENDÊNCIAS: CRIAÇÃO DE AGÊNCIAS DE IMIGRAÇÃO

CONTEXTUALIZAÇÃO

3 ª maior cidade do Sul do País

5ª mais rica do Paraná

Polo UniversitárioReferência nacional nas áreas médica e

odontológica

Conhecida internacionalmente pela pesquisa e tecnologia em

agronegócios

PANORAMA 2011

2200 EVENTOS

300 PESSOAS/ EVENTO

15% DE OUTROS PAÍSES

FONTE: Londrina Convention & Visitors Bureau

COMO A FORMAÇÃO EM SECRETARIADO EXECUTIVO CONTRIBUI PARA A ASSESSORIA A EXECUTIVOS ESTRANGEIROS?

DISCIPLINAS-CHAVE

TÉCNICAS SECRETARIAIS

LÍNGUA INGLESA

LÍNGUA ESPANHOLA

TÉCNICAS DE REDAÇÃO COMERCIAL

GESTÃO DE PESSOAS

COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL

GESTÃO SECRETARIAL

ASSESSORIA E GESTÃO DE EVENTOS

COMÉRCIO INTERNACIONAL

ROTINA SECRETARIAL

PREPARAÇÃO DE VIAGENS

ALMOÇOS E JANTARES DE NEGÓCIOS

ORGANIZAÇÃO E RECEPÇÃO DE EVENTOS CORPORATIVOS E SOCIAIS

HABILIDADE DE COMUNICAR-SE EM OUTROS IDIOMAS

REDE DE CONTATOS FAVORÁVEL À INDICAÇÃO DE SERVIÇOS DE CONFIANÇA E DE QUALIDADE (AGÊNCIAS DE VIAGEM, RESTAURANTES, HOTÉIS, CATERING...)

O QUE É A CONSULTORIA SECRETARIAL EM ASSESSORIA A VISITANTES ESTRANGEIROS?

PRÁTICA CUSTOMIZADA

IDENTIFIQUE AS NECESSIDADES E

CUSTOMIZE O ATENDIMENTO

“ Prestar um serviço de qualidade significa exceder a expectativa do hóspede, estando atento a cada detalhe na execução do seu

produto ou serviço.”

THE “WOW” FACTOR!

COMUNICAÇÃO EM OUTROS IDIOMAS MULTICULTURALISMO ELABORAÇÃO

DE ROTEIROS CHECKLIST

QUEM PODE SER O EXECUTIVO?

Visitante para reunião de negócios

Colaborador em processo de expatriação

Participante de evento promovido pela empresa

Prestador de Serviços

Missão de Curta Duração/ Short Term (Ex: Assegurar a Cultura Organizacional)

FASES DA ASSESSORIA

PRÉ TRANS PÓS

PRÉ VISITA REFLETIR: O momento é propício para receber visitantes?

Comunicação eficaz da tríplice MISSÃO, VISÃO, VALORES

“Arrumar a casa” – Evitar fases de reestruturação interna, reformas, etc

Comunicar aos colaboradores

Reservar espaço ( ATENÇÃO: não pode haver caracterização de estação de trabalho; Problemas com MTE, Polícia Federal, Consulado – Diligência – Multa varia de R$ 1.000,00 a R$ 3.000,00 por pessoa).

Tradução do material institucional (ppt. , folders, vídeos)

Abertura de pasta no arquivo (físico ou digital) para que sejam guardados os documentos para elaboração de relatório de despesas

Estabelecer contato com o visitante e CONHECÊ-LO

QUESTIONÁRIO EM LÍNGUA NATIVA

Há preferência quanto aos aposentos? Prefere andares altos ou baixos?

Há alguma restrição alimentar ou preferência em sua alimentação?

Há necessidade de atenção médica especial?

Carro alugado ou taxi? CARTEIRA DE MOTORISTA INTERNACIONALTIP: Estrangeiros a negócios/turismo poderão dirigir por 180 dias contados da entrada do país portando apenas passaporte;carteira de motorista do país de origem (recomenda-se tradução juramentada) e CIE.

Programas culturais?

Observações

VISTOS PARA O BRASIL

VISTO DE TURISTA/ NEGÓCIOS: Se aplica para viajantes a lazer; negócios (participação em reuniões); congressos; seminários; conferências.

PRAZO: 30/60/90 e até 180 dias no ano (depende da regra aplicável ao país).

ATENÇÃO: Orientar para que o executivo verifique a lista de documentos e procedimentos necessários para obtenção de visto diretamente na repartição consular brasileira de jurisdição de sua residência.

TIP: Consultar lista de países com os quais o Brasil possui reciprocidade (isenção de visto) - QGRV

VISTOS PARA O BRASIL

VISTO TEMPORÁRIO ITEM V – Sem vínculo empregatício – Resolução Normativa 61/2004: Aplicado a estrangeiros que venham ao Brasil sem vínculo com a empresa para prestar serviços de caráter técnico, transferência de tecnologia ou prestação de serviços de assistência técnica.

PRAZOS: 30 dias e 1 ano (prorrogável por igual período)

Concedido diretamente pelo Cônsul na repartição consular

Sem necessidade de autorização prévia do Ministério do Trabalho

Vedada quanto à inclusão de dependentes

VISTOS PARA O BRASIL

VISTO TEMPORÁRIO ITEM V – Sem vínculo empregatício – Resolução Normativa 100/2013: Apropriado para estrangeiros que venham trabalhar no Brasil sem vínculo com a empresa nacional para prestar serviços de caráter técnico, transferência de tecnologia ou prestação de serviços de assistência técnica pelo prazo de 90 dias.

PRAZO: 90 DIAS ( VEDADA A PRORROGAÇÃO)

Concedido diretamente pelo cônsul na repartição consular;

Sem necessidade de autorização prévia do Ministério do Trabalho;

Necessária a apresentação de carta convite e CNPJ da empresa brasileira

LOGÍSTICA

Compra de passagens aéreas

Reservas de hotel

Reserva de transfer

Aluguel de carro

Reservas de restaurantes ;

Compra de ingressos de atrações culturais

Coleta de material turístico e introdutório local (Londrina Convention, Terra Roxa, ACIL, ABRASEL)

Elaboração da agenda (schedule) de reuniões e visitas do executivo

AGÊNCIA DE CONFIANÇA

10 DIAS ANTES:

Verificar visto

E-MAIL DE FAMILIARIZAÇÃO OU CONFERENCE CALL

Site do hotel onde ficará hospedado

Opções de programas culturais e pontos turísticos (de acordo com o questionário)

Fuso horário

Previsão do tempo no período da estadia

10 DIAS ANTES:

PREPARAÇÃO DO EXECUTIVO QUE RECEBE

Apresentações em ppt.

Treinar equipe

Atualização de relatórios gerenciais

Cartões de visita

Previsão de agenda e adiantamento de compromissos

Pesquisa cultural a respeito do país nativo do estrangeiro

5 DIAS ANTES:

PREPARAÇÃO DA EMPRESA

E-mail lembrando os funcionários da visita

Providenciar material de papelaria

Verificar limpeza da sala onde o visitante permanecerá

Checar equipamentos (ar condicionado, computador, datashow)

5 DIAS ANTES:PREPARAÇÃO DO MATERIAL A SER DEIXADO NO QUARTO DO

HOTEL

Material Institucional

Localização do hotel (pelo Google Maps e Google Earth)

Localização da empresa

Distância do hotel aos principais pontos da cidade

Valor do táxi referente às distâncias entre o hotel e os principais pontos da cidade

Previsão do tempo

Endereço e telefone de locais onde oferecem serviços de câmbio

Folders de atrações turísticas, restaurantes, shoppings

Lista de telefones úteis ( Empresa, Diretor, Secretário Executivo)

Algumas informações a respeito da Legislação Brasileira

Agenda de compromissos do visitante ( importante deixar intervalos, prevendo atrasos de voo ou imprevistos)

Presente de boas vindas

2 DIAS ANTES:

Verificar reservas: hotel, transfer, restaurantes, carro (GPS)

Conversar com gerente do hotel e informar a respeito do estrangeiro; Deixar telefone para contato.

NO DIA E NO DIA SEGUINTE:

Deixar kit boas-vindas no hotel

Buscá-lo no aeroporto

Processo de Obtenção da CIE (Cédula de Identidade Estrangeira) na Polícia Federal – ATÉ 30 DIAS APÓS A CHEGADA.

Se necessário, RNE (Registro Nacional de Estrangeiro)ATENÇÃO: O Depto. de Imigração poderá cancelar o visto do estrangeiro caso o mesmo ingresse no país e saia sem ter realizado o registro.

Checar documentação aplicável antes de deslocar o estrangeiro à PF

CNH – Verificar tradução juramentada e Convenção de Viena

TRANS VISITA

PROMOVER ABERTURA AO MULTICULTURALISMO

INTEGRAÇÃO COM A EQUIPE

ESTAR ATENTO ÀS NECESSIDADES DO ESTRANGEIRO

RELAÇÃO PROFISSIONAL E RESERVADA

TEXTO: A VISÃO DE UM FRANCÊS SOBRE O BRASIL

TRANS VISITA

THINGS TO AVOID:

ATRASOS

E-MAILS SEM RESPOSTA

CAFEZINHO DEMORADO

FALAR ALTO AO TELEFONE

TOQUES DE CELULAR “INUSITADOS”

ABRAÇOS, BEIJOS, TOQUE

Assinatura de Documentos não é permitida – NULA

O Executivo não pode praticar atos de gestão (Contratação, demissão, licitações, compras de imóveis, etc) – VISTO

Estar atento aos prazos consulares

TRANS VISITA

PREPARAR COFFEE BREAK DE DESPEDIDA

ELABORAR CARTÃO DE AGRADECIMENTO

PESQUISA DE AVALIAÇÃO/ RELATÓRIO ( CASO A EMPRESA SOLICITE)

JANTAR COM A ALTA GERÊNCIA

INSTRUIR O ESTRANGEIRO QUANTO A VOOS DOMÉSTICOS

PÓS VISITA

PAGAMENTO DA HOSPEDAGEM

DEVOLUÇÃO DO CARRO

E-MAIL DE AGRADECIMENTO E CONVIDANDO A RETORNAR

ELABORAÇÃO DO RELATÓRIO DE DESPESAS (ANEXAR COMPROVANTES)

RESULTADOS

PROSPECÇÕES

INCENTIVO CIENTÍFICO

TROCA DE CONHECIMENTOS

FECHAMENTO DE NEGÓCIOS

FORTALECIMENTO DE RELAÇÕES COMERCIAIS

IMPATRIAÇÃO

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