memória documentalmemória documental

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MANUAL:

Memória DocumentalMemória DocumentalMemória DocumentalMemória Documental

Versão: 1.31.0

Sumário

Sumário 1. APRESENTAÇÃO ...................................................................................... 2

2. VISÃO GERAL DO SISTEMA ....................................................................... 4

3. COMO ACESSAR O MÓDULO? .................................................................. 5

4. MEMÓRIA ............................................................................................... 7

4.1 MEMÓRIA DOCUMENTAL ............................................................................... 7

5. RELATÓRIOS .......................................................................................... 11

5.1 ACERVO MEMÓRIA ....................................................................................... 11

6. MEU PERFIL ........................................................................................... 13

7. CADASTROS AUXILIARES ........................................................................ 14

7.1 CADASTRO AUXILIAR DE TIPO ACERVO ........................................................ 14

7.2 CADASTRO AUXILIAR DE TIPO DE ATO ......................................................... 17

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1. APRESENTAÇÃO Este material foi produzido para auxiliar na compreensão e utilização dos

recursos do sistema de Memória Documental.

Esta funcionalidade é parte integrande do módulo “Biblioteca” que foi

desenvolvido para a Secretaria da Educação do Estado do RS visando atender as

demandas existentes para informatização da rede estadual de escolas, permitindo

uma melhoria na gestão e controle do acervo das Bibliotecas, tanto pelas Escolas

como pelo pessoal interno da Secretaria, que envolvem desde o cadastramento de

autores, bibliotecas e exemplares, até os processos de empréstimo de exemplares,

reservas de sala de leitura e relatórios.

Através do uso deste sistema, busca-se uma excelência na gestão das

bibliotecas das escolas, podendo-se destacar, dentre outras, as seguintes vantagens:

• Permitir que os usuários da SEDUC-RS e da rede escolar possam gerir e

controlar o acervo das Bibliotecas;

• Possibilitar a aplicação centralizada, através do uso do sistema, das políticas e

processos definidos para a gestão das Bibliotecas previstos pela SEDUC-RS

• Unificação e padronização dos softwares existentes dentro das bibliotecas

das escolas;

• Melhora na pesquisa do acervo por parte dos alunos e professores, bem

maior gestão no processo de reserva e empréstimos de exemplares da biblioteca.

Todos os processos descritos neste manual, e apoiados pelo sistema, procuram

seguir as diretrizes descritas na publicação “Dinamizando a Biblioteca Escolar”

desenvolvida pelas equipes de Coordenação de Gestão da Aprendizagem/Equipe de

apoio à leitura, livro e literatura – Sistema Estadual de Bibliotecas Escolares.

Quaisquer dúvidas que não sejam de sistema, mas sim de procedimentos ou sobre

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processos devem ser consultadas neste manual, que foi distribuído para todas as

escolas:

Figura 1 – Manual “Dinamizando a Biblioteca Escolar”

Atenciosamente,

Secretaria da Educação

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2. VISÃO GERAL DO SISTEMA Resumidamente, o módulo de Memória Documental possui os seguintes

módulos e funcionalidades, que serão detalhadas ao longo deste manual:

Memória;

Relatórios de Acervo

Meu Perfil

Cadastros auxiliares de tipo de acervo e ato

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3. COMO ACESSAR O MÓDULO? O acesso ao módulo deverá ser feito utilizando seu CPF e a senha (que será

previamente informado) através do seguinte endereço via navegador de internet:

www.portal.educacao.rs.gov.br

Para acessar, digite seu CPF e senha:

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Clique em “Meu Universo” e em seguida em “Biblioteca” (os outros itens do

menu podem variar dependendo do seu nível de acesso):

Ao acessar o ambiente da Biblioteca com sucesso, caso você tenha mais de um

perfil, aparecerá uma tela para seleção de perfil, como a vista abaixo:

Para continuar selecione a opção Memória Documental, caso você tenha apenas

um perfil registrado o sistema entrará automaticamente.

A página inicial será apresentada, contendo uma barra de navegação principal

com as ferramentas fundamentais: memória, relatórios, meu perfil e cadastros

auxiliares conforme mostrado abaixo. Em seguida, vamos abordar cada uma das

ferramentas disponíveis na barra de navegação principal:

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4. MEMÓRIA 4.1 MEMÓRIA DOCUMENTAL

Neste cadastro de memória você vai encontrar a opção de Memória Documental. O acesso

pode ser feito ao posicionar o cursor do mouse sobre Memória:

O acesso também pode ser feito clicando sobre Memória:

Antes de cadastrar uma nova memória documental, certifique-se de que a

mesma já não está cadastrada no sistema, realizando uma busca através dos critérios

e clicando em pesquisar:

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Os resultados da busca irão retornar da seguinte maneira:

Caso sua busca não retorne os resultados desejados, clique em incluir memória

técnica documental para realizar um novo cadastro:

No próximo passo, preencha as informações sobre a memória documental e

após clique em salvar:

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Ao incluir com sucesso a nova memória documental, a seguinte mensagem

aparecerá:

Você também possui como opção, excluir algum registro de memória

documental. Para isso realize novamente a pesquisa e clique no X vermelho para

excluir e confirme a exclusão clicando em sim:

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A seguinte mensagem indicando sucesso, irá aparecer:

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5. RELATÓRIOS Conforme você for realizando novos cadastros, irá necessitar de relatórios

gerenciais, seja para apresentação ou controle pessoal. Para isso selecione a opção

relatórios no menu de navegação e após clique em acervo memória, conforme

mostrado abaixo:

5.1 ACERVO MEMÓRIA A opção de acervo memória será utilizada sempre que você precisar de

relatórios acerca da memória documental. Ao acessá-la, você vai encontrar a seguinte

tela:

Para gerar o seu primeiro relatório, preencha as informações, as mesmas irão

funcionar como filtros. Após o preenchimento, clique em visualizar relatório.

Uma nova tela abrirá mostrando os resultados obtidos pela busca e também

algumas opções de impressão e compartilhamento. As opções mais utilizadas por

você serão: PDF, Excel e Word.

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Se você precisa ter o relatório salvo em seu computador, selecione o formato e

clique em exportar.

Para imprimir, clique no ícone de impressora localizado acima e selecione as

opções desejadas.

Dica: Para a impressão ficar como vista na visualização, selecione o formato de

paisagem e ajustar a tela.

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6. MEU PERFIL Através desta opção você pode alterar o seu perfil, mantendo-o sempre

atualizado. Para isso, acesse a aba meus dados, conforme visto abaixo:

Altere os campos que você desejar e após clique em salvar.

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7. CADASTROS AUXILIARES A opção de cadastros auxiliares será utilizada para você poder criar e editar

cadastros conforme as suas necessidades. Como opções aqui, você pode modificar

cadastros de tipo de acervo e ato.

7.1 CADASTRO AUXILIAR DE TIPO ACERVO Para acessar o cadastro auxiliar de tipo acervo, clique em cadastro auxiliar e

em seguida Tipo de Acervo.

Antes de cadastrar um novo tipo de acervo, tenha certeza de que o mesmo já

não foi previamente cadastrado. Para isso utilize a busca digitando os termos e

clicando em pesquisar:

Os resultados da busca aparecerão da seguinte forma:

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Para editar alguns dos termos obtidos pela busca, clique sobre o nome em tipo

de acervo.

Na tela que abrir, no primeiro campo você terá a opção de alterar o nome do

Tipo de Acervo (1), marcar como ativo ou inativo (2) e adicionar características ao

acervo (3).

Após as alterações, clique em salvar.

Ainda nos resultados das buscas, você pode excluir cadastros de tipo de acervo

que não sejam mais necessário. Para realizar a exclusão, selecione o termo desejado e

clique no X vermelho.

Observação: cuidado com exclusões, o conteúdo após excluído não poderá ser

recuperado.

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Quando a exclusão for realizada com sucesso, a seguinte mensagem deverá aparecer:

Caso, após realizar a busca, você não encontrar o tipo de acervo desejado, é

possível inserir um novo tipo. Para isso clique em Incluir tipo de acervo.

Preencha as informações na tela de cadastro e após clique em salvar. Perceba

que você pode incluir em características mais de uma opção clicando no sinal de +.

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Quando o novo registro for incluído com sucesso, a seguinte mensagem irá aparecer:

7.2 CADASTRO AUXILIAR DE TIPO DE ATO Para acessar o cadastro auxiliar de tipo de ato, clique em cadastro auxiliar e em

seguida Tipo de Ato.

Antes de cadastrar um novo tipo de ato, tenha certeza de que o mesmo já não

foi previamente cadastrado. Para isso utilize a busca digitando os termos e clique em

pesquisar:

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Os resultados da busca aparecerão da seguinte forma:

Para editar alguns dos termos obtidos pela busca, clique sobre o nome em

consulta de tipo de ato.

Na tela que abrir, no primeiro campo você terá a opção de alterar o nome do

Tipo de Ato (1), descrição (2), se está ativo ou inativo (3) e sigla (4).

Ainda nos resultados das buscas, você pode excluir cadastros de tipo de acervo

que não sejam mais necessários. Para realizar a exclusão, selecione o termo desejado

e clique no X vermelho.

Observação: cuidado com exclusões, o conteúdo após excluído não poderá ser

recuperado.

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Quando a exclusão for realizada com sucesso, a seguinte mensagem deverá

aparecer:

Caso, após realizar a busca, você não encontrar o tipo de acervo desejado, é

possível inserir um novo tipo. Para isso clique em Incluir tipo de acervo.

Para incluir, preencha as informações na tela de cadastro e após clique em

salvar. Perceba que você pode incluir em características mais de uma opção

clicando no sinal de +.

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Quando o novo registro for incluído com sucesso, a seguinte mensagem irá

aparecer: