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GOVERNO DO ESTADO DE SANTA CATARINA

Secretaria de Estado da Fazenda

Diretoria de Auditoria Geral

MANUAL MÓDULO DE TRANSFERÊNCIAS

CONCEDENTE - Análise Prestação de Contas Parcial e Final

- Acompanhamento do Objeto

atualizado em 02-05-17

ESTADO DE SANTA CATARINA SECRETARIA DE ESTADO DA FAZENDA DIRETORIA DE AUDITORIA GERAL GERÊNCIA DE AUDITORIA DE RECURSOS ANTECIPADOS

SUMÁRIO

1. Acompanhamento do objeto ....................................................................................... 3

1.1 Realizar Acompanhamento do Objeto ............................................................... 3

1.2 Listar Acompanhamento Objeto ....................................................................... 10

2. Prestação de Contas Parcial .................................................................................... 12

2.1. Registrar Recebimento da Prestação de Contas Parcial ............................. 12

2.2. Realizar Análise Técnica Prestação de Contas Parcial................................. 14

2.3. Listar Prestação de Contas Parcial ................................................................... 28

2.4. Reanálise da Prestação de Contas Parcial (após diligência) ........................ 29

3. Prestação de Contas Final ........................................................................................ 37

3.1. Registrar Recebimento da Prestação de Contas Final ................................. 37

3.2. Realizar Análise Técnica Prestação de Contas Final .................................... 40

3.3. Realizar Parecer Secretário/Dirigente Prestação de Contas Final .......... 45

3.4. Listar Prestação de Contas Final ...................................................................... 48

3.5. Reanálise Prestação de Contas Final ................................................................ 49

3.5.1 Realizar Análise Técnica Prestação de Contas Final (Diligência) .......... 49

3.6. Funcionalidade Realizar Análise Técnica P/C Final (Reanálise).................. 51

ESTADO DE SANTA CATARINA SECRETARIA DE ESTADO DA FAZENDA DIRETORIA DE AUDITORIA GERAL - DIAG GERÊNCIA DE AUDITORIA DE RECURSOS ANTECIPADOS - GERAN

Este Manual tem por objetivo orientar os Órgãos e Entidades da Administração Pública Estadual Direta e Indireta (concedentes) sobre a realização do Acompanhamento do Objeto e Análise da Prestação de Contas Parcial e Final de uma transferência repassada, por meio do Módulo de Transferências, no SIGEF. Observa-se que:

� Todos os campos com asterisco * são de preenchimento obrigatório.

� Todos os campos descritivos podem ter informações coladas, ou seja, pode ser utilizada a opção “Ctrl c” para copiar determinado texto e “Ctrl v” para incluir no campo descritivo do sistema.

1. Acompanhamento do objeto

1.1 Realizar Acompanhamento do Objeto

No momento de gerar a Transferência (Funcionalidade Gerar

Transferência) o concedente prevê no campo “Procedimentos a serem adotados para avaliação da execução do instrumento” os acompanhamentos que irá realizar.

Durante a execução do instrumento, o concedente poderá realizar outros acompanhamentos, além dos já previstos.

Tela 01

A funcionalidade Realizar Acompanhamento Objeto permite que o concedente registre os acompanhamentos do objeto de uma Transferência.

Tela 02

Inserir o número da Unidade Gestora/Gestão e o número da transferência. Após, clicar no botão e o sistema apresentará a tela a seguir.

Tela 03

Clicar no número da transferência (em vermelho) e o sistema apresentará a tela a seguir com 3 (três) abas, sendo que a primeira contém os dados que identificam a Transferência informada.

» Aba Identificação

Tela 04

» Aba Acompanhamento

Tela 05

Para inserir um acompanhamento, o concedente deverá clicar no botão e o sistema apresentará a tela a seguir:

Tela 06

� Parcela: selecionar o número da parcela da Transferência para a qual deseja cadastrar o acompanhamento;

� Data: inserir a data em que foi realizado o acompanhamento;

� Forma Avaliação: informar os procedimentos adotados para a avaliação da execução do instrumento. Ex.: visita in loco;

� Problemas Detectados: relacionar os problemas detectados em função da avaliação realizada;

� Providências Adotadas: relacionar as providências adotadas pelo concedente para sanar os problemas detectados;

� Observações: inserir alguma observação que o concedente achar pertinente.

Segue modelo de tela preenchida:

Tela 07

» Aba Fotos

Tela 08

Clicar no botão para incluir fotos que mostrem o atual estado de execução do objeto da Transferência. Após, clicar no botão e o sistema apresentará a tela a seguir.

Tela 09

� Pode ser incluído mais de um acompanhamento por parcela.

» Aba Laudo Supervisão (obra)

Em caso de obra, para cada parcela repassada pelo Estado deve haver um Laudo de Supervisão do engenheiro.

� A Aba Laudo Supervisão não deve ser preenchida para outros objetos, somente para obras.

Tela 10

Para inserir um Laudo Supervisão, o concedente deve clicar no botão e o sistema apresentará a tela a seguir:

Tela 11

Observa-se que já há um laudo referente à primeira parcela. Para incluir o laudo referente à segunda parcela clicar no botão e o sistema apresentará a tela a seguir.

Tela 12

� Data: inserir a data em que foi realizada a vistoria na obra;

� Parcela: digitar o número da parcela da Transferência, cujo acompanhamento está sendo realizado;

� Data Laudo: inserir a data em que foi expedido o Laudo;

� Ato Designação: descrever o número da Portaria que designou a comissão ou o servidor para realização do laudo;

� Obra: inserir em detalhes os dados da obra, objeto da Transferência;

� Dimensão: descrever a dimensão da obra;

� Valor Medido Concedente (R$): inserir o valor em reais da medição realizada pelo engenheiro;

� Medição Apresentada pelo Beneficiário: com relação à medição apresentada pelo convenente/beneficiário, o concedente terá que decidir entre aprovada ou reprovada, escolhendo uma das opções apresentadas no combo.

» Aba Laudo

Tela 13

� Descrição: descrever o conteúdo do Laudo, ou seja, detalhar como foi ou está sendo realizado o objeto da Transferência.

» Aba Fotos

Tela 14

O concedente terá que salvar a(s) foto(s) no seu computador e, após, clicar no campo da tela acima para fazer o upload. O arquivo deve possuir a extensão “jpeg”.

» Há um limite máximo de 2MB para cada foto. Quando o tamanho exceder a 2 MB a foto precisa ser redimensionada para uma resolução inferior. O redimensionamento pode ser feito diminuindo a resolução da foto ou: acessar a ferramenta Paint do Windows (Redimensionamento), clicar em Abrir “Microsoft Office 2010” ou outro Microsoft, clicar em “Editar Imagens” e Redimensionar; após salvar como. Ao salvar como, a imagem vai ficar no tipo “jpeg”, porém a extensão continua “jpg”. É preciso transformar para “jpeg”, para isso basta renomear.

» Se a foto já estiver em “jpg”, nem precisa redimensionar para diminuir seu tamanho, baste renomear para “jpeg”.

Após inserir as fotos clicar no botão e o sistema apresentará a tela a seguir com a mensagem “Operação realizada com sucesso”. Podem ser feitos vários Laudos Supervisão até a conclusão da obra.

Tela 15

1.2 Listar Acompanhamento Objeto

Esta funcionalidade permite listar o(s) acompanhamento(s) de uma Transferência. A pesquisa pode ser realizada pelos seguintes critérios: número transferência, objeto e instrumento. Preencher os campos e, após, clicar no botão para verificar os acompanhamentos cadastrados.

Tela 16

Clicar no código vermelho respectivo e o sistema apresentará a tela a seguir.

Tela 17

Tela 18

Tela 19

2. Prestação de Contas Parcial

A pessoa que realizar as funções a seguir deverá ter em mãos a prestação de contas enviada pelo beneficiário, com todos os documentos relacionados na legislação específica, de acordo com o instrumento pactuado.

2.1. Registrar Recebimento da Prestação de Contas Parcial

A funcionalidade Registrar Recebimento Prestação Contas Parcial permite registrar o recebimento físico de uma Prestação de Contas Parcial.

Inserir a Unidade Gestora/Gestão, informar o número da Transferência e clicar no botão . Pode-se ainda pesquisar por “Beneficiário” ou por “Instrumento”.

O sistema apresentará a Transferência na situação “Aguardando Documentos” – DA.

Tela 20

Clicar na parcela que deseja registrar a prestação de contas e o sistema apresentará a seguinte tela:

Tela 21

Percebe-se que a tela acima apresenta 6 (seis) abas não editáveis, ou seja, somente traz informações acerca da prestação de contas recebida. No entanto, no rodapé dessa tela há dois campos para preenchimento pelo concedente:

� Data Recebimento: inserir a data em que foi recebida a prestação de contas parcial pelo Setor de Prestação de Contas.

� Número do Processo: inserir o número do processo do Sistema de Gestão de Protocolo Eletrônico (SGP-e) específico para cada prestação de contas parcial.

� Para cada prestação de contas parcial deverá ser aberto um processo. Todos os processos de prestações de contas (parciais e final) deverão ser APENSADOS ao processo de concessão.

Após informar esses dados clicar no botão e o sistema apresentará a tela a seguir com a seguinte mensagem “Operação realizada com sucesso”.

Tela 22

� Observa-se que o recebimento da prestação de contas no sistema libera o beneficiário de bloqueio em relação à prestação de contas recebida, caso esteja bloqueado por não ter prestado contas no prazo (30 dias contados da vigência).

2.2. Realizar Análise Técnica Prestação de Contas Parcial

A funcionalidade Realizar Análise Prestação Contas Parcial tem como objetivo registrar a análise da prestação de contas parcial.

Ao realizar a análise deve o concedente ter em mãos os documentos encaminhados pelo proponente.

� A análise pode ser feita em partes, pois os dados serão salvos pelo sistema sempre que a operação for confirmada. Para isso, basta manter a situação “em análise”.

Após inserir a Unidade Gestora/Gestão e o número da Transferência clicar no botão e o sistema apresentará a tela a seguir. É possível realizar a pesquisa por “Beneficiário” ou “Instrumento”. Se não for informado o número da Transferência serão mostradas todas as prestações pendentes de análise na UG/Gestão informada.

Tela 23

Selecionar a parcela da prestação de contas que deseja analisar e o sistema apresentará a tela a seguir.

Tela 24

Esta aba mostra as informações gerais da Transferência para a qual foi realizada a prestação de contas, ou seja, não é editável.

» Aba Ingressos

Tela 25

Nesta aba serão analisados os ingressos da prestação de contas.

� Os ingressos tipo “Repasse” e “Contrapartida” são informados de forma automática pelo sistema, os demais (rendimentos) são informados pelo convenente e devem refletir o que consta no extrato bancário.

Selecionar o segundo check box “Repasse” e após clicar no botão . O sistema apresentará a tela a seguir:

Tela 26

� Confere Extrato: escolher no combo a opção “sim” se o ingresso “repasse” no valor de R$ 45.000,00 confere com o extrato bancário ou “não” se não confere.

� Descrição: campo não obrigatório. Utilizar para descrever alguma observação, se necessário.

Após informar o(s) campo(s) clicar no botão e o sistema apresentará a tela a seguir.

Tela 27

Observa-se que na coluna “Confere Extrato” foi inserida a palavra “sim”.

Em seguida analisar os outros ingressos informados (contrapartida e/ou Rendimento). Repetir a operação anteriormente apresentada, ou seja, marcar o check box “Contrapartida” e, após, clicar no botão . Após informar o(s) campo(s) clicar no botão e o sistema apresentará a tela a seguir, com todos os ingressos analisados.

Tela 28

» Aba Dispêndios

Tela 29

Nesta aba serão analisados os dispêndios informados pelo proponente.

� Ao clicar no Código vermelho do pagamento serão mostrados todos os dados do pagamento, conforme telas a seguir.

Tela 30

Tela 31

Tela 32

Tela 33

Selecionar o check box do pagamento 0001 e após clicar no botão . O sistema apresentará a tela a seguir:

Tela 34

� Análise: escolher, no combo, uma das opções a seguir:

� Aprovado: caso o analista da prestação de contas entenda que o

dispêndio realizado está de acordo com o Plano de Trabalho, com a finalidade mencionada no Termo e a legislação vigente;

� Diligência – Correção Dados: caso o analista entenda que alguma informação referente ao dispêndio necessita de correção. Nesse caso, a prestação de contas retorna para o proponente providenciar as correções;

� Diligência: o analista escolherá essa opção caso entenda que há alguma irregularidade em relação ao dispêndio, ou que alguma situação precisa ser esclarecida. Nesse caso, a prestação de contas retorna ao proponente para a juntada de documentos, apresentação de justificativas e/ou devolução do valor glosado;

� Reprovado: quando a prestação de contas voltar da diligência sem o proponente ter sanado a irregularidade apontada, situação em que o analista poderá escolher a opção “Reprovado”.

� Observa-se que a opção “Reprovado” só poderá ser selecionada se o dispêndio tiver sido colocado primeiramente na situação “Diligência”.

� Valor Glosado: o analista deve inserir o valor glosado do dispêndio em análise, se for o caso. Esse valor será informado automaticamente no campo Valor Glosado da Aba Conclusão;

� Descrição: caso o analista desejar inserir alguma observação sobre o dispêndio em análise;

� Fundamentação Legal: preencher com a base legal da decisão, sempre que o analista diligenciar ou reprovar o dispêndio;

Os três campos abaixo estão integrados com o Sistema de Administração Tributária (SAT), com o objetivo de auxiliar o analista na análise dos documentos fiscais ESTADUAIS de SC. Quando o documento for municipal ou de outro Estado, não há validação pelo sistema, o analista poderá entrar em contato com o Município/Estado respectivo para conferir a validade do documento.

� Situação Favorecido: campo não editável, será preenchido automaticamente pelo sistema informando se a empresa que emitiu o documento fiscal está ativa ou não. Na sequência as mensagens que podem aparecer:

� Empresa Ativa na Data do Pagamento xx/xx/xxxx;

� Empresa Inativa na data do pagamento xx/xx/xxxx (situação irregular) ou sem exigência de inscrição em SC (verificar a regularidade no Estado/Município origem);

� A verificação de Empresa Ativa está indisponível no momento. Significa que a integração não está funcionando.

� Validação NF Eletrônica: campo não editável, será preenchido automaticamente pelo sistema informando se a nota fiscal eletrônica é válida ou não. Na sequência as mensagens que podem aparecer:

� A Nota Fiscal Eletrônica informada está presente no banco de dados da SEF e não está cancelada;

� NF Eletrônica inválida. A Nota Fiscal Eletrônica informada não está presente no banco de dados da SEF ou está cancelada;

� A verificação de Nota Fiscal Eletrônica Autorizada está indisponível no momento. Significa que a integração não está funcionando.

� Validação AIDF – Autorização de Impressão de Documento Fiscal: campo não editável, será preenchido automaticamente pelo sistema informando se a nota fiscal possui autorização de impressão ou não. Na sequência as mensagens que podem aparecer:

� A AIDF informada possui impressão autorizada;

� AIDF inválido - a AIDF informada não possui impressão autorizada. Esta mensagem é um alerta para o analista verificar a autenticidade da nota;

� A verificação de Documento com Impressão Autorizada está indisponível no momento. Significa que a integração não está funcionando.

� Quando o documento fiscal for Nota Fiscal de Serviço Eletrônica ou Nota Fiscal de Serviço é recomendado verificar a sua autenticidade junto à Prefeitura Municipal, sede do prestador de serviço, pois o SIGEF NÃO está integrado com os sistemas informatizados das prefeituras municipais.

� Se forem inseridos dados diferentes do que consta no documento fiscal, a validação não poderá ser feita corretamente. Nessas situações, o analista deverá colocar a prestação de contas em diligência para possibilitar a correção das informações pelo beneficiário e a posterior validação correta pelo sistema.

Tela 35

No exemplo deste Manual, foi escolhida a opção “Diligência – Correção de Dados”. Após, clicar no botão e o sistema apresentará a tela a seguir:

Tela 36

Observa-se na última coluna que o primeiro dispêndio está Em diligência- correção de dados e os demais foram aprovados - AP.

» Aba Observações

Tela 37

Esta aba informa as observações inseridas pelo beneficiário no momento da elaboração da prestação de contas. Não é editável pelo concedente.

» Aba Justificativa

Tela 38

Esta aba informa as justificativas do beneficiário a respeito das questões apontadas pelo concedente na análise que concluiu pela diligência. Não é editável pelo concedente.

» Aba Conclusão

Tela 39

� Descrição: neste campo o analista descreverá as observações e conclusões sobre a prestação de contas apresentada;

� Observa-se que os apontamentos realizados pelo analista em cada dispêndio não são trazidos automaticamente para o campo descrição. Se pretender fazê-lo, o usuário poderá utilizar o recurso de copiar e colar.

� Histórico Descrição: este campo não é editável e trará o histórico das análises realizadas anteriormente;

� Valor Glosado: o sistema retornará automaticamente neste campo o(s) valor(es) glosado(s) inserido(s) na aba dispêndios. Campo não editável;

� Domicílio Bancário Devolução: Inserir o código do banco, da agência e o número da conta-corrente específica do convênio. Este campo deverá ser preenchido caso o beneficiário tenha que devolver o recurso ou parte dele, tendo em vista a não aprovação pelo analista de despesa(s) constante(s) da prestação de contas;

� Prazo Diligência: será preenchido quando o analista colocar a prestação de contas em Diligência por entender que há correções a serem realizadas, justificativas a serem prestadas ou valores a serem glosados. Decorrido o prazo previsto sem que o proponente tenha enviado a prestação de contas para reanálise, a prestação de contas voltará automaticamente para o analista na situação “Em Reanálise”;

� Situação: escolher uma das opções abaixo, de acordo com a situação:

� Em análise: indica que o analista ainda não realizou ou está realizando a análise. Enquanto estiver nessa situação a prestação de contas ficará disponível para o concedente realizar a análise e eventuais alterações da análise já realizada.

� Regular: a prestação de contas está aprovada pelo técnico;

� Regular com Ressalvas: a prestação de contas parcial está aprovada pelo técnico, mas com ressalvas.

� Diligência: quando o analista entender que há correções a serem realizadas, justificativas e/ou documentos a serem apresentados ou valores a serem devolvidos. Decorrido o prazo previsto sem que o proponente tenha realizado o solicitado, a prestação de contas voltará automaticamente para o analista na situação “Em Reanálise”. Desta forma, o analista poderá concluir a sua análise;

� Em Reanálise: após a diligência a prestação de contas retornou e está apta a ser analisada novamente;

Uma das quatro situações a seguir deverá ser escolhida quando o analista entender que a prestação de contas está irregular :

� As situações de irregularidade só poderão ser selecionadas após o analista, primeiramente, ter colocado a prestação de contas em diligência.

� Irregular Sem Comprovação: quando não houver comprovação documental de algum dispêndio;

� Irregular Saldo Não Recolhido: quando não for recolhido o saldo de recurso devido ao concedente e/ou ao proponente;

� Irregular Desvio Finalidade: quando os recursos não tiverem sido aplicados na finalidade pactuada ou a finalidade não tiver sido atingida.

� Irregular Pagamento Indevido: quando os recursos não foram aplicados de acordo com o Plano de Trabalho aprovado ou com as cláusulas pactuadas ou quando houve valor glosado pelo Estado não recolhido pelo beneficiário;

» Quando o recurso foi aplicado fora do objetivo para o qual foi destinado configura-se desvio de finalidade e a irregularidade a ser selecionada é “Irregular Desvio Finalidade”.

» Quando o proponente executar despesas não previstas no Plano de Trabalho, mas dentro do objetivo para o qual o recurso se destina configura-se desvio de objeto e a irregularidade a ser selecionada é “Irregular Pagamento Indevido”.

OBRA: Quando o objeto for obra, só será possível concluir a análise como regular ou regular com ressalvas após a inclusão de um laudo técnico por meio da funcionalidade “Realizar Acompanhamento do Objeto”.

Após o preenchimento de todas as abas clicar no botão .

Tela 40

Realizada a análise clicar no botão . O sistema apresentará a seguinte tela com a mensagem “Operação realizada com sucesso” e no campo operação a situação selecionada, no exemplo deste manual “Diligência”.

� O sistema envia um e-mail para o contato do proponente e para todos os usuários constantes no cadastro informando que a prestação de contas parcial deve ser alterada no ambiente internet.

Tela 41

� Após ter concluído a análise técnica da prestação de contas parcial e desde que não tenha sido realizada a conclusão do parecer do técnico na prestação de contas final, o técnico poderá alterar sua conclusão na prestação de contas parcial, exemplos: de irregular para regular, irregular para regular com ressalvas ou coloca-la em diligência.

2.3. Listar Prestação de Contas Parcial

Esta funcionalidade permite listar as prestações de contas parciais.

Inserir a Unidade Gestora/Gestão e clicar no botão . Também poderá ser realizada a consulta por Beneficiário ou Instrumento, conforme se verifica nas abas da tela abaixo.

O sistema listará todas as prestações de contas recebidas pela referida UG/Gestão.

Tela 42

Observa-se que a última coluna da tela anterior informa a situação da prestação de contas. No exemplo deste Manual, a prestação de contas encontra-se na situação “Em diligência”.

Clicar no código vermelho para ter acesso à prestação de contas. Na aba Conclusão é possível verificar a análise realizada pelo concedente.

Tela 43

2.4. Reanálise da Prestação de Contas Parcial (após diligência)

Finalizado o prazo estabelecido na diligência, tendo o proponente realizado ou não as alterações/correções sugeridas pelo concedente, a prestação de contas voltará para análise do concedente, na situação “Em reanálise”.

Acessar a funcionalidade Realizar Análise Prestação Contas Parcial.

Tela 44

Clicar no código vermelho respectivo e o sistema mostrará a prestação de contas, conforme a seguir.

Tela 45

No botão é possível consultar a versão anterior da prestação de contas, antes de o proponente ter realizado alguma alteração, ou seja, é um histórico da prestação de contas.

» Aba Ingressos

Tela 46

Para alterar um ingresso selecionar o check-box respetivo e clicar no botão . O sistema apresentará a tela a seguir.

Tela 47

Selecionar a opção desejada e clicar no botão e a análise do ingresso será atualizada.

Tela 48

» Aba Dispêndios

Tela 49

� Se o proponente tiver realizado dois pagamentos para o mesmo fornecedor o Número Operação Bancária será o mesmo, visto que o número é representado da seguinte forma: 66(indica transferência on line) + número da agência + número da conta de quem realizou a operação bancária.

Clicar no código em vermelho do pagamento que será objeto de reanálise, no caso o de número 0001.

Tela 50

No exemplo desse manual, o concedente havia solicitado que o proponente corrigisse o número do documento fiscal, pois estava faltando um número.

Tendo em vista que o proponente corrigiu o número, o dispêndio será aprovado (para acessar o histórico da prestação de contas, ou seja, ver como a prestação de contas estava antes de ser alterada pelo proponente, clicar no botão da tela 30).

Fechar a tela que detalha o pagamento. Na tela 29 selecionar o dispêndio respectivo e clicar no botão . O sistema apresentará a tela a seguir, com a análise já realizada.

Tela 51

Reanalisar, levando em consideração as alterações feitas pelo proponente, caso tenham sido realizadas.

Tela 52

No exemplo o dispêndio será aprovado. Clicar no botão e o sistema apresentará a tela a seguir.

Tela 53

» Aba Observações

Tela 54

Esta aba informa as observações inseridas pelo beneficiário no momento da elaboração da prestação de contas. Não é editável pelo concedente.

» Aba Justificativa

Tela 55

Esta aba informa as justificativas do beneficiário a respeito das questões apontadas pelo concedente na análise que concluiu pela diligência. Não é editável pelo concedente.

» Aba Conclusão

Tela 56

Observa-se que o campo situação mostra a primeira situação selecionada pelo concedente.

� Descrição: neste campo o analista descreverá as observações e conclusões sobre a prestação de contas apresentada;

� Observa-se que os apontamentos realizados pelo analista em cada dispêndio não são trazidos automaticamente para o campo descrição. Se pretender fazê-lo, o usuário poderá utilizar o recurso de copiar e colar.

� Histórico Descrição: este campo não é editável e trará o histórico das análises realizadas anteriormente;

� Valor Glosado: o sistema retornará automaticamente neste campo o(s) valor(es) glosado(s) inserido(s) na aba dispêndios. Campo não editável;

� Domicílio Bancário Devolução: Inserir o código do banco, da agência e o número da conta-corrente específica do convênio. Este campo deverá ser preenchido caso o beneficiário tenha que devolver o recurso ou parte dele, tendo em vista a não aprovação pelo analista de despesa(s) constante(s) da prestação de contas;

� Prazo Diligência: será preenchido quando o analista colocar a prestação de contas em Diligência por entender que há correções a serem realizadas, justificativas a serem prestadas ou valores a serem glosados. Decorrido o prazo previsto sem que o proponente tenha enviado a prestação de contas para reanálise, a prestação de contas voltará automaticamente para o analista na situação “Em Reanálise”;

� Situação: escolher uma das opções abaixo, de acordo com a situação:

� Em análise: significa que o analista ainda não realizou ou está realizando a análise. Enquanto estiver nessa situação a prestação de contas ficará disponível para o concedente realizar a análise e eventuais alterações da análise já realizada.

� Regular: a prestação de contas foi aprovada;

� Regular com Ressalvas: a prestação de contas foi aprovada com ressalvas em relação, por exemplo, aos documentos apresentados e/ou ingressos e/ou despesas realizadas;

� Diligência: quando o analista entender que há correções a serem realizadas, justificativas e/ou documentos a serem apresentados ou

valores a serem devolvidos. Decorrido o prazo previsto sem que o proponente tenha realizado o solicitado, a prestação de contas voltará automaticamente para o analista na situação “Em Reanálise”. Desta forma, o analista poderá concluir a sua análise;

� Em Reanálise: após a diligência a prestação de contas retornou e está apta a ser analisada novamente;

Uma das quatro situações a seguir deverá ser escolhida quando o analista entender que a prestação de contas está irregular :

� As situações de irregularidade só poderão ser selecionadas após o analista, primeiramente, ter colocado a prestação de contas em diligência.

� Irregular Sem Comprovação: quando não houver comprovação documental de algum dispêndio;

� Irregular Saldo Não Recolhido: quando não for recolhido o saldo de recurso devido ao concedente e/ou ao proponente;

� Irregular Desvio Finalidade: quando os recursos não tiverem sido aplicados na finalidade pactuada;

� Irregular Pagamento Indevido: quando os recursos não foram aplicados de acordo com o Plano de Trabalho aprovado ou com as cláusulas pactuadas ou quando houve valor glosado pelo Estado não recolhido pelo beneficiário;

» Quando o recurso foi aplicado fora do objetivo para o qual foi destinado configura-se desvio de finalidade e a irregularidade a ser selecionada é “Irregular Desvio Finalidade”.

» Quando o proponente executar despesas não previstas no Plano de Trabalho, mas dentro do objetivo para o qual o recurso se destina configura-se desvio de objeto e a irregularidade a ser selecionada é “Irregular Pagamento Indevido”.

OBRA: Quando o objeto for obra, só será possível concluir a análise como regular ou regular com ressalvas após a inclusão de um laudo técnico por meio da funcionalidade “Realizar Acompanhamento do Objeto”.

Segue a tela com o exemplo deste Manual:

Tela 57

Após o preenchimento de todas as abas clicar no botão e o sistema apresentará a tela a seguir.

Tela 58

Observa-se no campo situação que a prestação de contas foi considerada Regular.

3. Prestação de Contas Final

3.1. Registrar Recebimento da Prestação de Contas Final

Tela 59

A funcionalidade Registrar Recebimento Prestação de Contas Final permite registrar o recebimento físico de uma Prestação de Contas Final. Informar o campo Unidade Gestora/Gestão e clicar no botão . O sistema disponibilizará tela com as transferências disponíveis para serem recebidas.

� É possível registrar o recebimento da Prestação de Contas Final mesmo que as prestações de contas parciais não tenham sido analisadas.

Tela 60

Clicar no número da Transferência (em vermelho) e o sistema apresentará a seguinte tela com todos os dados da prestação de contas realizada pelo beneficiário:

Tela 61

� Data Recebimento: inserir a data do recebimento da prestação de contas;

� Número do Processo: inserir o número do processo do Sistema de Gestão de Protocolo Eletrônico - SGP-e específico para a prestação de contas final;

� Os processos de prestações de contas (parciais e final) deverão ser

APENSADOS ao processo de concessão.

Após o preenchimento desses campos, clicar no botão e o sistema retornará a tela a seguir com a mensagem “Operação realizada com sucesso”:

Tela 62

� Observa-se que o recebimento da prestação de contas no sistema libera o beneficiário de bloqueio em relação a prestação de contas recebida, caso esteja bloqueado por não ter prestado contas no prazo (30 dias contados da vigência). Atenção: Não libera de eventual bloqueio decorrente de parecer irregular do técnico.

3.2. Realizar Análise Técnica Prestação de Contas Final

Tela 63

Esta funcionalidade tem como objetivo registrar a análise técnica da prestação de contas final.

O sistema só permite analisar a prestação de contas final, se todas as suas parciais estiverem sido analisadas (regular, regular com ressalva ou irregularidades).

Para realizar a análise o concedente deve ter em mãos os documentos exigidos pela legislação, conforme o instrumento firmado, enviados pelo proponente ao realizar a prestação de contas final.

Inserir a Unidade Gestora/Gestão e se desejar informar o número da Transferência. Clicar no botão e o sistema apresentará a Transferência, caso informada, ou todas as disponíveis para análise.

Tela 64

Clicar no número da Transferência (em vermelho) e o sistema apresentará a tela a seguir com duas abas:

Esta aba não é editável, somente informa os dados da prestação de contas:

Tela 65

» Aba Conclusão

Para consultar a prestação de contas final realizada pelo proponente clicar no botão . Se a prestação de contas final tiver sido colocada em diligência e o proponente tiver realizado alterações a versão original da prestação de contas final poderá ser consultada no botão .

Após consultar a prestação de contas o analista fará sua análise preenchendo os campos a seguir:

Tela 66

� Conclusão: descrever a conclusão quanto à prestação de contas em análise, com base na opção que constará no campo “Situação”;

� Histórico Conclusão: este campo não é editável, mas trará o histórico das conclusões das análise realizadas anteriormente;

� Prazo Diligência: quando o analista entender que há correções a serem realizadas ou justificativas ou documentos a serem apresentados. Decorrido o prazo previsto sem que o proponente tenha realizado o solicitado, a prestação de contas voltará automaticamente para o analista na situação “Em Reanálise”.

� Situação: escolher uma das opções abaixo quando o analista da prestação de contas entender:

� Em Análise – Técnico: indica que o analista ainda não realizou ou

está realizando a análise. Enquanto estiver nessa situação, a prestação de contas ficará disponível para o concedente realizar a análise e eventuais alterações.

� Regular com Ressalvas – Técnico: a prestação de contas final está aprovada pelo técnico, mas com ressalvas.

� Regular - Técnico: a prestação de contas final está aprovada pelo técnico;

� Diligência: quando o analista entender que há correções a serem realizadas, justificativas e/ou documentos a serem apresentados. Decorrido o prazo previsto sem que o proponente tenha realizado o solicitado, a prestação de contas voltará automaticamente para o analista na situação “Em Reanálise”.

� Em Reanálise – Técnico: depois da diligência a prestação de contas retornou e está apta a ser analisada novamente pelo técnico;

Umas das 4 (quatro) situações a seguir deverão ser escolhidas quando o analista entender pela irregularidade da prestação de contas final:

� Irregular Sem Comprovação - Técnico: quando não houver comprovação documental de algum dispêndio;

� Irregular Pagamento Indevido - Técnico: quando os recursos não foram aplicados de acordo com o Plano de Trabalho aprovado ou com as cláusulas pactuadas ou quando houve valor glosado pelo Estado não recolhido pelo beneficiário;

� Irregular Saldo Não Recolhido - Técnico: quando não foi recolhido o saldo do recurso devido ao concedente e/ou ao proponente;

As três irregularidades listadas acima referem-se à irregularidades relativas à análise da prestação de contas parcial. Se a irregularidade persistir, o técnico deverá repetir sua análise também na prestação de contas final.

� Irregular Desvio Finalidade - Técnico: quando os recursos não tiverem sido aplicados na finalidade pactuada ou a finalidade não tiver sido atingida.

� As situações de irregularidade só poderão ser selecionadas após o analista ter colocado, primeiramente, a prestação de contas em diligência.

� O técnico não poderá selecionar “Regular – técnico” ou Regular com Ressalvas – técnico, caso tenha concluído alguma prestação de contas parcial como “Irregular”. Caso o beneficiário tenha regularizado a pendência que gerou a irregularidade da PC parcial, o técnico deverá retornar à sua análise e alterar a conclusão para “Regular” ou “Regular com Ressalvas”.

� O técnico não poderá selecionar “Regular – técnico” ou “Regular com Ressalvas – técnico” na conclusão da análise da prestação de contas final, caso tenha alguma parcela da prestação de contas parcial concluída como “Irregular”. Se houver a regularização pelo beneficiário da pendência que gerou a irregularidade, primeiramente o técnico

deverá retornar à análise da prestação de contas parcial, alterar a conclusão para “Regular” ou “Regular com Ressalvas” para após poder concluir pela regularidade ou regularidade com ressalvas da prestação de contas final. Após escolher a situação clicar no botão e o sistema retornará a tela a seguir com a mensagem “Operação realizada com sucesso”.

� O sistema envia um e-mail para o contato do proponente e para todos os usuários constantes no cadastro informando que a prestação de contas final deve ser alterada no ambiente internet.

� Quando a conclusão inicial do técnico for regular ou regular com ressalvas, não poderá mais ser alterada a conclusão diretamente pelo órgão concedente(se posteriormente à análise for verificada alguma irregularidade, poderá ser feita solicitação à Gerência de Recursos Antecipados).

Tela 67

Selecionar a opção desejada, de acordo com o caso, e clicar no botão . O sistema apresentará a tela a seguir.

Tela 68

3.3. Realizar Parecer Secretário/Dirigente Prestação de Contas Final

Esta funcionalidade serve para registrar o parecer do Secretário ou Dirigente sobre a prestação de contas final.

Inserir a Unidade Gestora/Gestão e após clicar no botão e o sistema apresentará a tela a seguir com as transferências disponíveis:

Tela 69

Esta aba não é editável somente informa os dados da prestação de contas para conferência:

Tela 70

» Aba Avaliação

O Secretário/Dirigente preencherá os campos a seguir:

Tela 71

� Observações: descrever as observações pertinentes ao parecer;

� Documento: se a conclusão do Secretário/Dirigente (campo Situação) for diferente da conclusão da análise técnica (Situação Técnico) mencionar o número do documento que serviu de base para justificar a discordância do Secretário;

� Data: inserir a data do parecer;

� Justificativa: proceder à justificativa do parecer em consonância com a opção escolhida no campo “Situação”;

� Situação Técnico: esse campo não é editável. Ele demonstra a conclusão da análise técnica;

� Situação: escolher uma das opções do combo a seguir:

Em Análise – Secretário: significa que o Secretário/Dirigente ainda não realizou ou está realizando o seu parecer. Enquanto estiver nessa situação, a prestação de contas ficará disponível para o Secretário realizar a análise e eventuais alterações;

Regular com Ressalvas – Secretário: a prestação de contas final está aprovada, mas com algumas ressalvas;

Regular - Secretário: a prestação de contas final está aprovada;

Uma das 4 (quatro) situações a seguir deverá ser escolhida quando o Secretário/Dirigente decidir pela irregularidade da prestação de contas final:

Irregular Sem Comprovação: quando não houver comprovação documental de algum dispêndio;

Irregular Pagamento Indevido: quando os recursos não foram aplicados de acordo com o Plano de Trabalho aprovado ou com as cláusulas pactuadas ou quando houve valor glosado pelo Estado não recolhido pelo beneficiário;

Irregular Saldo Não Recolhido: quando não foi recolhido o saldo do recurso devido ao concedente e/ou ao proponente;

Irregular Desvio Finalidade: quando os recursos não tiverem sido aplicados na finalidade pactuada ou a finalidade não tenha sido atingida.

Quando o recurso foi aplicado fora do objetivo para o qual foi destinado configura-se desvio de finalidade e a irregularidade a ser selecionada é “Irregular Desvio Finalidade”.

Quando o proponente executar despesas não previstas no Plano de Trabalho, mas dentro do objetivo para o qual o recurso se destina configura-se desvio de objeto e a irregularidade a ser selecionada é “Irregular Pagamento Indevido”.

A situação de irregularidade poderá ser selecionada de imediato pelo Secretário, não sendo necessário colocar primeiramente a prestação de contas “em diligência”.

Após escolher a “Operação” e preencher todos os campos da aba, clicar no botão e o sistema retornará a tela a seguir com a mensagem “Operação realizada com sucesso” e no campo “Situação” com a situação “Regular – Secretário”, a qual foi a escolha para o exemplo deste Manual.

Tela 72

3.4. Listar Prestação de Contas Final

Esta funcionalidade visa listar todas as prestações de contas finais recebidas.

Inserir a Unidade Gestora/Gestão e após clicar no botão e o sistema apresentará a tela a seguir com as transferências disponíveis:

Tela 73

Clicar no número da Transferência (em vermelho) e o sistema apresentará a tela “Detalhar Prestação de Contas Final” a seguir. As cinco abas trazem todas as informações da prestação de contas final cadastrada pelo proponente.

Tela 74

3.5. Reanálise Prestação de Contas Final

3.5.1 Realizar Análise Técnica Prestação de Contas Final (Diligência)

Iremos reanalisar a prestação de contas final que foi colocada “Em diligência”, na análise constante do item 2.2.

Clicar no botão e o sistema apresentará a tela a seguir com as transferências disponíveis.

Tela 75

Esta aba não é editável. Ela somente informa os dados da prestação de contas para conferência:

Tela 76

» Aba Conclusão

Para a análise o analista clicará no botão para verificar a prestação de contas final encaminhada. O analista fará todas as análises da prestação de contas final e após preencherá os campos a seguir:

Tela 77

No exemplo deste Manual, vamos considerar que o beneficiário não preencheu as abas “Bens Permanentes” e “Objeto”, razão pela qual o analista fez uma Diligência para que sejam adicionados à Prestação de Contas Final os dados faltantes.

Então, após escolher a “Situação” e descrever a “Conclusão” clicar no botão e o sistema trará a tela a seguir com a mensagem “Operação realizada com sucesso”.

� O sistema envia um e-mail para o contato do proponente constante no cadastro informando que a prestação de contas final deve ser alterada no ambiente internet.

Tela 78

Na funcionalidade Listar Prestação de Contas Final a seguir, pode-se verificar que a situação é DT (Diligência). Ou seja, o Secretário/Dirigente deve aguardar um retorno do proponente para fazer a reanálise (item 4.2 deste Manual).

Tela 79

3.6. Funcionalidade Realizar Análise Técnica P/C Final (Reanálise)

Esta funcionalidade objetiva demonstrar, uma situação que pode ocorrer, quando o analista recebe uma resposta de diligência enviada pelo beneficiário e efetua uma nova análise técnica da prestação de contas final. Ou seja, neste item reanalisaremos a resposta do beneficiário em relação à Diligência realizada no item 4.1 deste Manual, referente à Transferência n° 2013TR000004.

Tela 80

Clicar no número da Transferência (código em vermelho), Transferência n° 2013TR000004 e o sistema apresentará a tela a seguir. Nota-se na última coluna que a situação da Prestação de Contas Final da Transferência está em “Em Reanálise” (VR).

Tela 81

Essa aba serve somente para informação dos dados da prestação de contas final.

» Aba Conclusão

Tela 82

Nota-se, que os campos “Conclusão” e “Situação” trazem a conclusão inserida pelo concedente na análise da prestação de contas.

Para a reanálise o analista clicará no botão para verificar a nova prestação de contas final encaminhada. No botão pode ser consultada a prestação de contas original, antes da diligência.

Entendendo o analista que a prestação de contas está de acordo deve descrever a conclusão e alterar o campo “Situação” para “Regular com Ressalvas – Técnico” ou “Regular – Técnico”. Ou, se o analista entender que ainda não está regular a prestação de contas deve escolher um dos tipos de irregularidade no campo “Situação”. Para o exemplo deste Manual escolheu-se a situação “Regular – Técnico”. A tela ficará assim:

Tela 83

Após clicar no botão e o sistema apresentará a tela a seguir com a mensagem “Operação realizada com sucesso”.

Tela 84

A prestação de contas final poderá seguir para o Secretário ou Dirigente realizar o seu parecer na funcionalidade “Realizar Parecer Secretário/Dirigente P/C Final”, a qual já foi explicada no item 2.3 deste Manual.

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