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Manual do Usuário - Sistema ApoloProtocolo

Manual do Usuário – Sistema Apolo

Módulo Protocolo

Elaborado por:

Adriana Regina dos Santos

Versão 2

Agosto/2008

Índice

Acesso .............................................................................................................................................................. 03Tela Inicial do Sistema ...................................................................................................................................... 03Tela Inicial do Módulo Protocolo ....................................................................................................................... 04Consulta de Processos ..................................................................................................................................... 06

Consulta por nome.............................................................................................................................. 07Consulta por número de protocolo ...................................................................................................... 09

Exclusão de Protocolos.................................................................................................................................... 10Excluir ................................................................................................................................................. 10Consultar protocolo excluído............................................................................................................... 11

Tramitações....................................................................................................................................................... 12Enviar .................................................................................................................................................. 12Receber............................................................................................................................................... 18Estornar Tramitação............................................................................................................................ 22Apensar e Desapensar........................................................................................................................ 27

Apensar ......................................................................................................................................... 28Desapensar ................................................................................................................................... 29

Relatores........................................................................................................................................................... 31Etapas ............................................................................................................................................................... 36Ofícios ............................................................................................................................................................... 39

Geração de novo ofício ...................................................................................................................... 39Adicionar interessado ao processo................................................................................................ 44Cadastrar interessado no Sistema (Cadastro de leigo) ................................................................. 47

Modelos de Ofícios ............................................................................................................................. 52Pesquisa de tipos de modelos disponíveis – Emissão de listagem ............................................... 53Inclusão ......................................................................................................................................... 54Alteração ....................................................................................................................................... 54Exclusão ........................................................................................................................................ 56

Consultar e/ou atualizar situação de ofícios e/ou status de ARs......................................................... 57Expedição ........................................................................................................................................... 61

Numerar RL ................................................................................................................................... 62Via Correio..................................................................................................................................... 65Com AR Simples e/ou Mão própria ............................................................................................... 65Carta sem AR ................................................................................................................................ 69Via agente fiscal ............................................................................................................................ 70Estornar expedição........................................................................................................................ 72

Memorandos ..................................................................................................................................................... 74Emissão .............................................................................................................................................. 76Retificação de dados cadastrais ......................................................................................................... 77

Menu Câmaras.................................................................................................................................................. 79Memorando padrão para solicitar lanches .......................................................................................... 79Consulta de mandatos de conselheiros .............................................................................................. 82

Relatórios .......................................................................................................................................................... 84De providências (R001)....................................................................................................................... 84De situação de ofícios (R003) ............................................................................................................ 85De processos enviados e não recebidos no setor de Arquivo (R004)................................................. 88De processos em carga (R005) .......................................................................................................... 89De tipos de expediente (R006)............................................................................................................ 91Lista de Presenças de reuniões para câmaras (R007) ....................................................................... 92De relatores (por setor) (R008) ........................................................................................................... 93De processos na carga de conselheiros (R015) ................................................................................. 93De processos relatados por conselheiro (R019) ................................................................................. 94De comprovante de distribuição de processos a conselheiro (R022).................................................. 95De extrato de tramitação ..................................................................................................................... 96

Apresentação do acesso ao Sistema Apolo

Preenchimento obrigatório para permitir acesso às funções do Sistema.

USUÁRIO: Digitar o número de matrícula do funcionário/estagiárioSENHA: Digitar a senha correspondente

Apresentação da tela inicial do Sistema Apolo

Menu Protocolo

Para acessar o módulo (ou menu) Protocolo, basta selecioná-lo no menu fixosituado no topo das telas, conforme figura abaixo:

Apresentação da tela inicial do menu

Características da funções disponibilizadas nesta tela

CONSULTAR: Permite realizar pesquisa acerca da existência de processos no órgão,a partir do nome ou do número de protocolo. É exibida em qualquer menu disponívelneste módulo.

Esta função também está disponível nos módulos Atendimento e Fiscalizaçãoe é de uso irrestrito.

EXCLUIR PROTOCOLO: Permite:a) excluir protocolos já cadastrados, eb) consultar quais protocolos foram excluídos.

É exibida em qualquer função pertinente a este módulo.

Notas:Esta função faz com que toda e qualquer informação a respeito do protocolo indicado para

exclusão seja eliminada do banco de dados do Sistema. Fique atento!A exclusão é permitida apenas aos usuários que possuem cargos de chefias e gerências, ou

seja, é restrita.A consulta de protocolos excluídos é irrestrita.

FECHAR: Botão padrão disponibilizado em toda as telas. É utilizado para retornar àtela do Sistema anteriormente acessada.

SELEÇÃO DE UNIDADE: É exibida a unidade – ou permissão - para a qual o usuáriotem acesso para realizar operações vinculadas a processos, devendo serselecionada a desejada. São exibidas tantas quantas forem as permissõesdestinadas aos usuários utilizarem em suas rotinas diárias.

Podem ser inseridas via Sistema por gerências e são restritas aodepartamento de sua responsabilidade.

Ao ser selecionada uma unidade no rol disponível, o Sistema interliga-se diretamente àsfunções de uso restrito ao módulo Protocolo, conectando-se, por padrão, à função Trabalhar comProcessos, a qual centraliza outras 4 funções, que estão detalhadas em capítulo próprio.

Além disso, é disponibilizado um menu exclusivo, conforme figura ao lado, em todas asramificações do módulo, desde que seja selecionado previamente uma unidade específica.

Função: Consultar

Esta função oferece consulta de movimentação de processos e pesquisa deexistência de processos em nome de determinado interessado.

É acessada através do cabeçalho fixo, onde está situado o nome do móduloProtocolo. Após, o Sistema exibe sua tela inicial padrão, na qual estádisponibilizada esta função, entre outras.

Apresentação da tela Consultar

Detalhamento dos filtros e/ou botões

NOME: Preencher com os dados disponíveis, por extenso. É indispensável opreenchimento do prenome, para obter resultado correto da pesquisa.

PROTOCOLO: Preencher com o número de protocolo, sem espaços, barras, etc.

BUSCAR: Acionar após o preenchimento de um dos campos acima, para dar início àpesquisa desejada.

Botões de rolagem

Como efetuar pesquisas

a) POR NOME

Neste tipo de consulta, é permitido utilizar caracter coringa, representado pelosímbolo %, bem como letras maiúsculas ou minúsculas.

Entre um nome e outro, é necessário deixar um espaço em branco, quandonão for utilizado o coringa.

É recomendável que seja realizada pesquisa, também, com acentos, para osnomes cuja grafia exija, quando a pesquisa for inexitosa.

Resultado obtido

Para visualizar a movimentação de um dos processos exibidos no exemplo,seleciona-se uma das informações habilitadas em azul constante na primeira ousegunda colunas, denominadas Protocolo e Ordem. A diferença dessas opções équanto à ordenação da movimentação do processo, por ordem crescente oudecrescente.

Visualização pelo número de protocolo – exibe ordem numérica crescente:

Visualização pela ordem inversa – exibe ordem numérica decrescente:

A coluna Interessado (outros processos) ao ser selecionada exibe quaisprocessos existem em nome do interessado e seu vínculo junto aos mesmos, comdados resumidos.

b) POR NÚMERO DE PROTOCOLO

Neste tipo de consulta, basta preencher o número do protocolo a serpesquisado no campo respectivo.

Para visualizar a movimentação ou outros processos existentes para omesmo interessado seleciona-se a informação de uma das colunas disponibilizadasem azul, seguindo as demais orientações da consulta anterior.

Função: Excluir Protocolo

Este menu concentra as funções de exclusão de protocolo e de consultade excluídos.

A exclusão só pode ser executada por usuários que detenham cargos dechefias e/ou gerência.

A consulta está disponível a todos os usuários, independentemente do cargo.

Acesso

O filtro destacado deve ser preenchido para se excluir e/ou consultar protocolo.

Excluir

Como proceder:

1º - Digitar o número de protocolo a ser excluído na janela indicada.2º - Clicar no botão Excluir.

3º - Preencher o campo Motivo da Exclusão;4º - Acionar o botão Excluir para efetivar a ação.

5º - Ao ser concluída a exclusão, aparecerá uma mensagem indicando o status doprotocolo.

Consultar

Como proceder:1º - Digitar o número do protocolo no campo em branco a ser consultado quanto á

exclusão.2º - Acionar o botão Consultar. Em seguida, o Sistema exibirá as informações

pertinentes à consulta realizada.

Função: Enviar

É utilizada para registrar o encaminhamento de protocolos aos destinosdesejados ou designados. O acesso é restrito à unidade/permissão que o usuáriopossua autorização para tanto. Não permite registrar envios de protocolosconstantes em unidades das quais o usuário não possua permissão autorizada.

Dispões das seguintes operações:

a) Envio de protocolo individual;b) 0Envio de protocolos em lote, máximo 10 objetos, de forma simultânea, ao

mesmo destino;c) Envio de protocolo individual com apensado(s);d) Permite classificar a visualização dos protocolos a enviar por:

- departamento de origem,- data de recebimento na unidade atual ou- tipo de expediente. Neste caso, são mostrados 10 resultados por página.

Apresentação

Formas de Envio

I - Protocolo individual

Preencher qualquer uma das lacunas do filtro intitulado Protocolo com onúmero do processo que necessita ser enviado, sem espaços, vírgulas, traços, etc.,e acionando, em seguida, o botão Buscar.

O Sistema mostrará na Grade inferior os dados relativos ao protocoloinformado, caso esteja lotado na unidade previamente escolhida pelo usuário. Casonegativo, a tela permanecerá em branco, após a busca.

Deve ser confirmado pelo usuário se o protocolo mostrado é, de fato, aqueleque deve ser enviado. Após confirmação visual, seleciona-se a coluna Envia e emseguida o botão Enviar, situado acima dessa coluna.

Esta ação faz com que o Sistema abra uma nova tela onde os dados sobre odestino, o motivo do envio e possíveis observações sejam inseridos.

Detalhamento dos campos e/ou botões

1) Campos de preenchimento - alguns são obrigatórios:

Destino. A indicação é obrigatória, cujo destino é selecionado através delistagem que exibe o nome dos setores/departamentos do órgão.Tipo de Tramitação. Refere-se ao motivo do envio. O preenchimento se dá porcódigo numérico, cuja descrição é exibida acionando o atalho respectivo.Situação. Permite destacar algum fato relativo ao protocolo que está sendotramitado. O preenchimento é opcional.

2) Aplicar mudanças. Registra as informações inseridas nos campos. A 1ª açãoconsolida as informações e a 2ª ação registra os dados no Sistema.

3) Verificar. Opção para visualizar os dados inseridos antes de iniciar o cadastrodefinitivo.

4) Fechar. Serve para fechar a tela e retornar à anterior.

O envio só é concretizado após acionar 2 vezes o botão Aplicar mudanças alternadamente.

Após inserir os dados nos campos necessários e iniciar a operação de enviar,deve-se aguardar a informação de que os dados sejam confirmados para, somenteentão, acionar pela 2ª vez o botão Aplicar Mudanças.

Ao ser concluída efetivamente a operação, automaticamente retornará à telaprincipal da função Enviar, com os campos em branco.

II - Protocolos em lote

Deve-se proceder de forma idêntica à função de envio de processo individual.Os números dos protocolos a serem enviados devem ser preenchidos antes deiniciar a busca, em quaisquer das lacunas em branco relativas ao filtro Protocolo.

O Sistema mostrará todos os protocolos indicados pelo usuário na Gradecorrespondente, desde que estejam recebidos naquela unidade. Após confirmar oresultado, cada protocolo deverá ser marcado nos quadros dispostos na colunaEnvia ou apenas o campo Marcar/Desmarcar Todos, localizado imediatamenteabaixo da grade inferior. Após, acionar o botão Enviar para iniciar a operação doenvio em lote.

Cuidado!

Na tela abaixo não está disponibilizado o campo Situação, tendo em vista a característica doenvio.

O registro da operação é efetivadoacionando-se apenas uma vez o botão Confirmar.

O campo Tipo Tramitação disponibilizalistagem descritiva dos motivos do envio.

III - Protocolo com apensado(s)

Neste caso, o usuário deve preencher o filtro Protocolo com um único númerode protocolo: aquele que for caracterizado como principal, ou seja, o querecepciona outro(s) como apensado(s) a ele.

O benefício deste recurso é a otimização do tempo que se tem, ao enviar-seinúmeros protocolos ao mesmo destino, fornecendo apenas 1 dado comoparâmetro, e que, fisicamente, devem tramitar em conjunto, de forma inseparáveis.

Difere, portanto, apenas nos dados a serem fornecidos para executar o envio.

Observe-se que na tela pertinente à função Receber (ou Enviar), écontemplada uma 2ª grade, no rodapé, indicando a existência de protocoloapensado, quando for o caso. Esta grade é preenchida automaticamente, se oprotocolo indicado para pesquisa possuir apensado, e somente após se acionar suabusca.

Deste ponto em diante, o procedimento é idêntico ao envio de protocoloindividual. A diferença é que qualquer informação inserida no campo Situação seráreproduzida no(s) processo(s) apensado(s).

Na hipótese de o envio ser realizado com outro(s) protocolo(s), como no casodo envio em lote, o campo Situação não será disponibilizado, em virtude dacaracterística deste procedimento.

Ao ser concluída a operação, o Sistema retornará à mesma função, com oscampos de filtro em branco.

Na hipótese de o protocolo apensado necessitar ser enviado para destino diferente doprincipal, antes de iniciar a operação de envio, deve-se desapensá-lo (instruções da funçãoDesapensar está em capítulo à parte) e, somente após, tramitá-lo ao destino pertinente, de maneiraindividual, em virtude de que o protocolo apensado é enviado obrigatória e automaticamente aomesmo destino do principal.

Protocoloprincipal

Função: Receber

É utilizada para registrar o recebimento de protocolos nos destinos. O acessoé restrito à unidade/permissão que o usuário possua autorização para tanto. Nãopermite registrar recebimento de protocolos enviados a unidades as quais o usuárionão possua permissão autorizada.

Dispões das seguintes operações:

- Recebimento de protocolo individual;- Recebimento de protocolos em lote, máximo 10 objetos, de forma

simultânea, independente da origem;- Recebimento de protocolo com apensado/s;- Permite classificar a visualização dos protocolos a receber: por

departamento de origem, data de envio à unidade atual ou por tipo de expediente.Neste caso, são mostrados até 10 objetos por página;

Apresentação

Formas de Recebimento

I - Protocolo individual

Preencher uma das lacunas em branco relativas ao filtro Protocolo: com onúmero do processo que necessita ser recebido, sem espaços, vírgulas, traços, etc.,e acionar o botão Buscar.

O Sistema mostrará na Grade os dados relativos ao protocolo informado,caso esteja lotado na unidade previamente selecionada pelo usuário. Caso negativo,a tela permanecerá em branco, após a busca.

Deve ser confirmado pelo usuário, através de visualização, se o protocolomostrado é, de fato, aquele a ser recebido. Após, seleciona-se a coluna Receber eem seguida o botão Receber, situado acima dessa coluna.

Notas:

O Sistema tem como parâmetro, paraestes casos de recebimento de protocoloindividual – com ou sem apensado, transportar-se para a função Trabalhar com Etapas. Odetalhamento dessa função encontra-se emcapítulo a parte.

Na hipótese de não ser necessária suautilização, basta o usuário selecionar novafunção desejada nos menus ativos, ou encerrarseu acesso ao Sistema.

II - Protocolos em lote

Procedimento semelhante ao de recebimento de processo individual. Osnúmeros dos protocolos a serem recebidos devem ser preenchidos antes de iniciar abusca, em qualquer lacuna do filtro Protocolo, ou quaisquer outros filtrosdisponibilizados, dependendo da necessidade do usuário.

Na amostra abaixo, utilizou-se, para seleção, o critério relativo ao filtroEnviado por.

O Sistema mostrará o resultado de acordo com a informação fornecida, pelousuário, na Grade, desde que estejam pendentes de recebimento na unidadelogada. Após confirmar visualmente o resultado, e se for(em) o(s) pretendido(s),cada protocolo deverá ser marcado no quadro correspondente à linha que estálocalizado, ou na opção Marcar/Desmarcar Todos. Para iniciar a operação dorecebimento dos protocolos, acionar o botão Receber.

No recebimentoem lote, ao ser concluída aoperação, o programainforma o status da mesmae permanece nesta tela,até ser selecionada novafunção.

III - Protocolo com apensado(s)

Neste caso, o usuário deve preencher o filtro Protocolo com um único númerode protocolo: aquele que for caracterizado como principal, ou seja, o querecepciona outro/s como apensado/s a ele.

Difere, portanto, essencialmente, apenas nos dados a serem fornecidos paraexecutar o recebimento.

Observe-se que na tela pertinente à função Receber (ou Enviar), écontemplada uma grade, no rodapé, indicando a existência de protocolo apensado,quando for o caso. Esta grade é preenchida automaticamente, se o protocoloindicado para pesquisa possuir apensado, e somente após se acionar sua busca.

Desta parte em diante, procede-se como nos casos vistos anteriormente:marcar o quadro pertinente ao protocolo que será recebido no destinatário ouMarcar/Desmarcar Todos e, em seguida, clicar no botão Receber.

Notas:

O Sistema tem como parâmetro, para estes casos de recebimento de protocolo individual –com ou sem apensado, transportar-se para a função Etapas. O detalhamento dessa função encontra-se em capítulo à parte.

Mesmo com a característica do apensado, na função em destaque, é mostrado apenas osdados do protocolo ‘principal’.

Na hipótese de não ser necessária sua utilização, basta o usuário selecionar nova funçãodesejada, ou encerrar seu acesso ao Sistema.

Estornar Tramitação

Esta função deve ser utilizada quando houver necessidade de corrigir odestino de algum protocolo, e só será efetivado mediante as seguintes situações:

- O protocolo não foi recebido no destino;- Somente o setor de origem tem permissão para proceder o estorno.

Acesso

Selecionar o setor de origem do protocolo a ser estornado.

Selecionar a função no cabeçalho de menus do módulo.

A tela de abertura da função já mostra os protocolos enviados pelo setor pré-selecionado, e que não foram recebidos no destino tramitado.

Neste caso, o usuário poderá escolher de que forma selecionará o protocolo aser estornado:

a) Preenchendo diretamente o número no campo Protocolo; oub) Selecionando na coluna Estornar a linha correspondente ao número de

protocolo desejado.

Estornar tramitação – Utilizando o campo Protocolo

1) Preencher o campo em branco, denominado Protocolo;2) Acionar o botão Buscar;

3) Após visualização do resultado pesquisado, acionar a opção Estornar.Ao ser acionada essa opção, o Sistema executa as seguintes rotinas

internamente, de forma automática:a) Efetiva o recebimento do número do protocolo no setor de destino;b) Efetiva o envio e recebimento do mesmo protocolo no setor de origem, que,

no caso, é o setor que o usuário logou-se para efetuar a alteração de dados.

Movimentação do protocolo antes do estorno:

Movimentação do mesmo protocolo, após a efetivação do estorno:

Estornar tramitação – Utilizando a busca por tela

1) Navegar na grade através das barras de rolagem, até a localização do númerode protocolo desejado;

2) Acionar o botão Buscar;

3) Após visualização do resultado pesquisado, acionar a opção Estornar.Ao ser acionada essa opção, o Sistema executa as seguintes rotinas internas,

automaticamente:a) Efetiva o recebimento do número do protocolo no setor de destino;b) Efetiva o envio e recebimento do mesmo protocolo ao setor de origem, que,

no caso, é o setor que o usuário logou-se para efetuar a alteração de dados.

Movimentação do protocolo antes do estorno:

Movimentação do mesmo protocolo após o estorno:

Função: Apensar e Desapensar

Permite vincular ‘virtualmente’ um ou mais protocolos a um único, agilizando,assim, a tramitação dos Processos, quanto às funções Enviar e Receber, cujodestino ou origem seja o mesmo.

Para acessá-la, assim como a Desapensar, seleciona-se obrigatoriamenteuma das unidades ou setores de tramitação. Após, a função no cabeçalho interno domódulo.

Não há quantidade limitada de protocolos a ser apensados.

Apresentação da tela

Campo Superior

Campo Inferior

Utilização dos campos

a) Apensar processo(s)

1) Preencher o campo Protocolo superior com o número do processo classificadopelo usuário como principal;

2) Acionar, ao lado, o botão Buscar;

3) Preencher o campo Protocolo inferior com o número do processo a ser apensadoàquele informado no superior;

4) Acionar, ao lado, o botão Buscar;5) Marcar o quadro em branco na coluna Seleciona, cuja grade é mostrada

posteriormente à busca;6) Acionar o botão Apensar.

Resultado da ação efetuada:

b) Desapensar processo(s):

1) Preencher no campo Protocolo superior o número de qualquer processo doconjunto apensado, seja ele o principal ou não;

2) Acionar, ao lado, o botão Buscar;3) Acionar na grade o link Desapensar habilitado.

Utilizado o número do Processo principal:

Resultado

Utilizado o número do Processo apensado:

Resultado da ação efetuada:

Função: Relatores

Função destinada à inclusão e manutenção de relatores doSetor/Unidade/Departamento no qual o usuário é lotado, tanto pode ser colaboradorou conselheiro de câmara.

Está disponibilizada no menu exclusivo do módulo Protocolo, com aidentificação Relatores. Para acessá-la, previamente o usuário deve selecionar apermissão desejada para visualizar o referido menu.

Detalhamento dos filtros e/ou botões

Filtros

Situação. Mostra as características possíveis dos usuários, com relação aocargo, para facilitar consultas.

Relator. Permite digitação do nome para realizar consulta sobre apenas umrelator.

Nota:O nome a ser consultado deve ser digitado com os mesmos caracteres da inserção original.

Ordenar por. Utilizado para marcar como as informações serão exibidas emtela, ao proceder-se as consultas.

Botões

Buscar. Deve ser acionado apenas para os casos de consulta, mediantepreenchimento prévio dos dados.

Incluir. Utilizado para inserir um novo relator, ou seja, que ainda nãoconstava do cadastro de relatores.

Formas de pesquisar Relatores

I - Por situação – organiza o resultado por ordem alfabética ou numérica.

II - Por nome

Ao fazer-se consulta, o Sistema disponibiliza uma outra função, a de Alterar.Serve para atualizar a situação do relator, conforme as opções contidas neste campo.

Função: Incluir

Para incluir dados de um novo relator, independente do cargo, deve-seacionar diretamente o botão Incluir.

Apresentação

Detalhamento dos campos e botões

Campos

Código.Para funcionários e estagiários – Deve ser acrescentado o número

correspondente à matrícula funcional estabelecida pelo órgão.Para conselheiros – A partir de uma seqüência definida por cada câmara,

contendo no máximo 5 dígitos, sendo os primeiros correspondentes aos códigos deidentificação das mesmas.

Nome do Relator. Preencher com os dados completos do relator.

Departamento. Seleciona-se o departamento/setor/organismo que o relatorterá vínculo. É permitido escolher apenas um departamento por relator.

Situação. Seleciona-se a condição do relator que está sendo incluído,conforme as opções disponíveis.

Carteira Profissional. Quando o relator a ser incluído tem o cargo deconselheiro, deve ser incluído seu número de registro profissional no órgão.

Botões

Aplicar Mudanças. Só deve ser acionado após a inserção dos dados, osquais devem ser previamente revisados visualmente. Clica-se duas vezes, com certointervalo de tempo, entre um clique e outro, necessário para o Sistema fazer aconsistência das informações. Tão logo estejam disponíveis para confirmar a ação,aparecerá mensagem específica.

Verificar. Se incidir dúvida acerca da referência do código da providência,antes de finalizar a operação, é permitido visualizar os dados digitados, clicandoneste botão, que mostrará a descrição dos códigos digitados.

Fechar. Encerra a operação, retornando à tela acessada anteriormente. Sefor acionado antes de completada, não registrará nenhuma informação quanto àprovidência digitada naquele momento.

Utilização

Função: Etapas

Permite registrar a fase de tramitação interna do processo, no setor onde estálotado.

A partir do registro de determinadas etapas, combinadas com o código doresponsável pela ação, representado pelo campo Relator, é possível gerar umainfinidade de relatórios para controle gerencial, tais como:

- Quantos processos tiveram a decisão de arquivamento;- Quantos processos de registro inicial de pessoa jurídica foram deferidos

ou indeferidos;- Quantidade de processos relatados por conselheiro;- Lista de processos distribuídos por conselheiro; etc.

Alguns desses relatórios estão disponibilizados no próprio Sistema paraacesso dos usuários.

Para acessá-la, deve-se selecionar a permissão (setor/departamento) onde oprotocolo que necessita receber informações em sua movimentação está lotado, eclicar no respectivo menu, localizado no cabeçalho.

Apresentação

Detalhamento

1) Você está em. Exibe o setor/departamento selecionado previamente paraacesso às funções restritivas do módulo.

2) Despachar este processo. Possibilita que o processo selecionado sejaenviado a um destino qualquer, se for o caso, ligando-se diretamente à tela deescolha de destino;

3) Processo. Digita-se o número de protocolo do processo desejado.4) Movimento. Indica qual o número de movimentação o processo se

encontra no setor/departamento.

5) Etapa. Indica qual o número de providências cadastradas namovimentação na qual o processo se encontra.

6) Data Relato. A informação da data é automática e flexível. Caso aprovidência a ser cadastrada refira-se a uma decisão proferida por conselheirodurante reunião passada, deverá ser digitada a data em que foi realizada a referidareunião. Já para o registro de providências relativas às fases do processo nosdemais setores, deverá ser utilizada a data do dia em que as mesmas aconteceram.

7) Providência. Refere-se à ação que o processo sofreu ou sofrerá. Dispõede link de acesso à relação de todas providências existentes, independentemente daárea.

8) Funcionário. A codificação é fixa, mostra e registra a matrícula do usuáriologado, responsável pela inserção da providência naquele momento.

9) Relator. Primeiramente, para poder vincular o código de relator a umaprovidência, ele deve ser cadastrado como tal, em função específica, detalhada àparte. Identifica-se o responsável pela ação, os quais podem ser conselheiros,funcionários ou estagiários. Dispõe de link de acesso à relação de relatores ligadosà permissão do setor principal.

10) Sessão de Câmara. Utilizado exclusivamente para processos relatadosno âmbito das câmaras. Refere-se ao número da reunião na qual foi aprovada adecisão que está sendo cadastrada na forma de providência.

11) Observação. Permite inserir texto, quando for o caso.12) Verificar. Aciona-se para que a descrição dos dados inseridos codificados

seja exibida.13) Confirmar. Aciona-se para registrar as informações digitadas.14) Alterar. É exibido na grade de processo que possua etapas já

cadastradas, localizando-se na parte inferior da tela. Permite proceder alteraçõesnos campos relacionados a partir do item 5.

15) Excluir. É exibido na grade de processo que possua etapas jácadastradas, localizando-se na parte inferior da tela. Permite excluir etapas de umprocesso, desde que esteja lotado no mesmo setor que o usuário possua acesso.

Apresentação da tela com etapa a ser inserida – botão Verificar acionado

Apresentação da tela com etapa inserida – botão Confirmar acionado

Toda e qualquer etapa inserida, assim como o campo OBS, caso contenhainformações digitadas, será exibida no relatório de movimentação de protocolo, oqual é disponibilizado na função Consultar.

Menu: Ofícios

Este menu compreende as funções de gerar novo ofício; consultar e/ouatualizar situação de ofícios e/ou status de ARs; modelos de ofícios e expedição deofícios.

Função: Gerar Novo Ofício

Função pertinente à criação de ofícios novos.

Detalhamento das funções

Protocolo: Campo para preenchimento do processo que deverá ter o ofíciogerado.

Buscar: Exibe os dados do processo digitado.Cadastrar novos interessados: Atalho para cadastrar novos interessados,

até então inexistentes no Banco de Dados.Adicionar interessado a este processo: Atalho para inserir interessado

diferente do principal, disponível no Banco de Dados, independente do tipo.

Detalhamento das demais funções

Ofício: Atalho para criar novo ofício ao interessado selecionado;

Alterar: Permite alterar o interessado no processo, desde que não possuaofício gerado para o expediente e esse não seja o principal.

Excluir: Opção para excluir interessado por motivo diversos desde que nãopossua ofício gerado para o expediente e esse não seja o tipo principal.

Utilização das funções

1 – Ofício

Selecionar o botão Endereço Ok para acessar a tela de cadastro de dados doofício a ser gerado.

Nota:O endereçamento oficial para envio de correspondências é mostrado obrigatoriamente na

próxima tela, para que se faça sua revisão antes de gerar o ofício.

Ao passar para o próximo passo, igualmente o usuário deverá selecionar o endereço paraenvio do ofício.

Tela de Inserção de dados para geração de novo ofício

Detalhamento dos campos

1) Data do Ofício : Data prevista para expedição.

2) Prazo em dias : Prazo fornecido para atendimento do que for requerido noOfício. Se não houver incidência de prazo, confirmar com o número zero.

Codificação doInteressado

3) Postagem: Seleciona-se qual a forma de expedição do ofício:

4) Total de Folhas: Preencher com o número de folhas que constituirão o envelopeno momento da expedição, ou seja, deverão ser contados o envelope + aquantidade de páginas do ofício + anexos (se houver), visto que o Sistemacalcula o custo de cada correspondência através de seu peso. Ver tabela depesos de acordo com a quantidade de folhas no final deste capítulo.

5) Modelo: Preencher com o nome do modelo atribuído ao assunto a ser abordadono ofício.

6) Endereço p/ Envio: Selecionar o endereço para o qual o ofício seráenviado, por tipo.

Tela com os campos preenchidos

Após confirmar a inserção dos dados, o Sistema gerará o ofício, criando oarquivo de texto numerado automaticamente, conforme mostra a figura abaixo:

Campos preenchidosautomaticamente pelo Sistema.

Adicionar interessado a este processo

É utilizada quando há necessidade de emitir-se ofício a outro interessado doprocesso, seja pessoa física ou jurídica.

Nesta função, obrigatoriamente este interessado deverá constar do Banco deDados do órgão.

Apresentação

Detalhamento dos filtros

Interessado: Destinado à inserção de código relativo ao interessado a seradicionado no processo, com link de consulta para os cadastros disponíveis noBanco de Dados

Tipo de interessado: Destinado à classificação do interessado junto aoexpediente que está sendo trabalhado, com link de consulta para as opçõesdisponíveis.

Detalhamento do link de consulta relativo ao campo Interessado

Detalhamento do link de consulta relativo ao campo Tipo de Interessado

Ao selecionar o código referente ao interessado procurado, deve-se marcarqual o vínculo do mesmo com o processo em questão.

Filtrospara

pesquis

Acionar para darinício à procura dainformação digitada

Ao identificar ointeressado procurado,deve ser selecionado o

código relativo aomesmo.

Acionar parafechar o link,

caso a

Clicar no códigoreferente ao

tipo. Esta açãoreporta à tela

de Interessados

Acionar para fechar olink, caso não deseje

selecionar nenhuma dasopções disponíveis.

Apresentação das telas Inclusão de Interessado em um Processo

Resultado da inserção de novo Interessado no processo

Acionar o botãoFechar para

retornar à tela deacesso de

Cadastrar interessado no Sistema (Cadastro de Leigo)

Esta função permite inserir no Banco de Dados apenas Pessoas Físicas eJurídicas leigas.

Recomenda-se consultar antecipadamente se o interessado em questão nãoconsta, de fato, do cadastro.

Confirmar a não existênciado interessado no Banco deDados, para evitarduplicidade, considerandoque cada adição de dadosrecebe codificação

Camposde

consulta

Acesso paracadastrar

interessados leigos

Funcionalidade

O primeiro passo é qualificar o novo interessado, preenchendo os camposabaixo conforme informações disponíveis.

Os dados relativos ao nome do interessado devem ser acrescentados sem autilização de acentos, pontos ou abreviaturas, devidamente correto e completo, parafacilitar futuras consultas.

Cada interessado leigo, ao ser inserido no cadastro, recebe um códigonumérico, demonstrado pelo campo Código do Leigo. Antes da inclusão, porpadrão, aparece o número zero. Após a confirmação da inclusão dos novos dados, oSistema automaticamente codifica o novo interessado.

Tela preenchida com os dados disponíveis ao usuário para qualificaçãodo interessado

Informaçõesfixas

Ao serem confirmados os dados, o interessado leigo recebe sua codificaçãopara fins de ordenamento no cadastro.

O segundo passo, refere-se à inserção dos dados postais desseinteressado, o qual deve ser acionado a partir do botão Endereço.

É importante que o número do CEP seja fornecido e seja realizadaconsistência, através do link Busca CEP, como indica as mensagens na tela abaixo.

Ao ser acionado o Busca CEP, para o exemplo ora utilizado, foi preenchidoautomaticamente os campos Tipo de logradouro, Nome do logradouro, seu Bairro, ocódigo da cidade, o estado e o país.

Visualização da tela com os dados inseridos a partir da Busca CEP acionada.Os demais campos em branco são preenchidos pelo próprio colaborador, antes deconfirmar a inserção de todos os dados.

Visualização da tela com os dados inseridos, aguardando confirmação parainclui-los no cadastro.

Resultado da operação

Finalizada a inclusão do leigo no Cadastro, deve-se retomar o passo a passoda função Adicionar Interessado, para possibilitar emitir ofício a este novointeressado.

Tabela Indicativa do Peso em Folhas, para auxiliar no momento dageração de ofícios.

Quantidade deFolhas

Peso (Emgramas)

01 – 04 2005 – 10 5011 – 20 10021 – 30 15031 – 40 20041 – 50 25051 – 60 30061 – 70 35071 – 80 40081 – 90 45091 – 100 500

Nota:Deverá ser considerado na contagem o Envelope + Ofício + Documentos anexos, quando

houver.

Modelos de Ofícios

Este menu compreende as seguintes funções:- Pesquisa de parâmetros de modelos de ofícios por assunto;- Inclusão de parâmetros de modelo novo;- Exclusão de modelos com relação aos parâmetros;- Alteração de descrição e/ou assunto.

Por padrão, ao ser selecionado o menu, a tela de abertura mostra a grade detipos de ofícios por ordem alfanumérica.

Apresentação e detalhamento da tela de abertura do menu Modelos de Ofícios

Detalhamento dos filtros e botões

1) Inicia – Marca que a consulta deve ser realizada pesquisando o assunto queinicie com a palavra indicada.

2) Contém – Marca que a consulta deve ser realizada pesquisando o assunto quecontenha a palavra indicada.

3) Incluir – Permite a inclusão de um novo Modelo de Ofício.4) Ordenar por: Código ou Descrição – Organiza a lista gerada de modelos por

código ou descrição para exibição em tela.

Campo de pesquisa

Pesquisa de tipos de modelos disponíveis – Emissão de listagem

1. Preencher o filtro Assuntoa) Marcar a forma de pesquisa: Inicia ou Contémb) Acionar o botão buscarOs dados pesquisados são exibidos em tela, não sendo possível a impressão

parcial de tipos de modelos.

2. Marcar a ordenação da listagem nominativa a ser impressa. Independentedo assunto pesquisado, a impressão conterá a integralidade dos modelos dosofícios.

a) Acionar o botão Imprimir.

Após acionar o botão Imprimir, será gerada listagem em PDF, conformeexemplo abaixo, ordenadas por código e por descrição:

Incluir

Permite incluir descrição, código e assunto de um novo modelo de ofício.

Apresentação da tela com inserção de dados

Alterar

Função quer permite modificar dados relativos à Descrição ou ao Assunto.Seleciona-se previamente a opção Alterar da linha correspondente ao modelo

cujos parâmetros serão alterados.

Campo para incluir oCódigo do novo Modelo

Campo para incluira Descrição donovo Modelo.

Campo para inclusão doAssunto do novo Modelo.

Após confirmados os dadoso novo modelo estará inclusoem Sistema.

Após proceder a retificação necessária, os novos dados necessitam serprocessados no Sistema, acionando-se o botão Aplicar Mudanças, o qual emitirámensagem indicando que o parâmetro requer confirmação, para ser devidamenteefetivado.

Excluir

Efetua a exclusão definitiva dos parâmetros de um modelo.Seleciona-se previamente a opção Excluir da linha correspondente ao modelo

cujos parâmetros serão suprimidos.Após, deve ser confirmada a eliminação dos dados, acionando o botão Aplicar

Mudanças diretamente.

Função: Consultar e/ou Atualizar Situação de Ofícios e/ou Status de ARs

A partir da geração de ofício, todos os dados relativos aos parâmetrosatribuídos durante sua criação, estão disponibilizados nesta função, através depesquisas das situações de expedição, retificações de dados e texto, alterações destatus de ARs, etc.

A pesquisa pode ser efetuada a partir do fornecimento de um dos dadossolicitados nos filtros disponíveis, sendo que no mínimo um deles têm que serpreenchido para permitir a busca.

Acesso

Menu Ofícios

Apresentação padrão

Apresentação com dados preenchidos

1) Departamento. Digita-se o código numérico do departamento ou setor.2) Nº do Ofício. Digita-se o número do ofício desejado, separando com barra

o número do documento, que contém 6 dígitos, do ano de emissão (ex.005957/2006).

3) Nº do Processo. Digita-se número de protocolo a ser pesquisado.4) Interessado. Preenche-se o nome completo do destinatário do ofício.5) Botão Busca. Aciona-se para iniciar a pesquisa.6) Retificar. Exibe os atributos de ofícios, permitindo proceder alteração em

determinados campos e acessar o arquivo de texto gerado.7) Detalhes. Exibe os atributos de ofícios para simples visualização, não

possibilitando proceder alterações ou acesso ao arquivo de texto.8) Coluna Escolhe. Seleciona-se o quadro referente ao ofício que necessita

ser excluído. Esta ação estende-se ao arquivo de texto, inclusive.9) Combo flexível. Possibilita escolher o status do ofício com relação ao

retorno do comprovante após a expedição.10) Botão Altera Status. Acionar após proceder a escolha do status no

combo ao lado.11) Botão Exclui Ofício. Exclui ofício(s) selecionados com status Pendente.

Pesquisas

Por departamento

A pesquisa realizada a partir do fornecimento de apenas o código do setor oudepartamento exibe TODOS os ofícios pertinentes ao mesmo, independentementedo status.

Por número de ofício

Por número de protocolo

Por interessado

Por mais de um filtro preenchido

A pesquisa pode ser realizada a partir do preenchimento de 1, 2, 3 ou 4 filtros,simultaneamente.

Expedir Ofício – Listagem e AR, Estornar expedição e Numerar RLs

Este menu compreende a geração de listagem de ofícios e avisos derecebimento personalizado a serem expedidos.

A diferença entre os tipos de expedição está no lay-out da lista e do aviso derecebimento. Ofícios gerados com AR Simples e AR Mão Própria têm a lista e osARs gerados com o mesmo lay-out; com Carta Simples não tem AR e a lista tem olay-out ligeiramente diferente da anterior; e com Via SAF, o comprovante derecebimento é idêntico aos dos ARs utilizado via Correio, no entanto, a lista tambémtem o lay-out diferenciado dos outros 2 casos.

AcessoNo cabeçalho interno, deve-se selecionar o menu Ofícios.

Na tela inicial do menu Ofícios, seleciona-se a função desejada

Detalhamento dos botões

Numerar. Utiliza-se para inserir numeração de RLs, o primeiro e o últimonumero do intervalo fornecido pela EBCT.

Lista/AR. Exibe os dados de ofícios pendentes de expedição,disponibilizando a geração de listagens e Avisos de Recebimento.

Estornar. Utiliza-se para reverter a situação de um ofício expedido.

Função: Numerar

Detalhamento

Campos Menor Nr. e Maior NR.: Preenchê-los com o menor e maior númeroda faixa de RLs, considerando apenas os caracteres numéricos.

Confirmar.: Após a digitação, acionar o botão para registrar os dados noSistema.

Nota:A inserção dessas informações é necessária para permitir gerar ofícios novos

com avisos de recebimento, tanto com AR Simples quanto com AR Mão Própria.Caso contrário, será possível emitir apenas ofícios sem Aviso de Recebimento.

O Sistema emite aviso na função Gerar Ofício, ao ser utilizada, demonstrandoque a numeração de RLs está se esgotando.

Função: Lista/AR

É utilizada para realizar expedição de ofícios.

Tela com os dados em branco

Expedição. Permite escolher se a expedição será de ofício comum ou maladireta (ainda não desenvolvido).

Depto/Unidade. Preencher com o número do setor/unidade logado pelousuário.

Tipo de postagem. Selecionar o tipo de postagem que se refira aos ofíciosque devam ser expedidos.

Protocolo. Pode ser utilizado quando a expedição refere-se a umadeterminada quantidade de ofícios gerados a partir de um único processo.

Pelo correio (S/N). Por padrão, aparece a letra ‘S’, correspondente à Sim.Quando a expedição for relativa a ofícios a serem enviados através de agente fiscal,in loco, o status deverá ser alterado para ‘N’.

Buscar. Acionar o botão após o fornecimento dos dados relativos aoscampos acima.

O fato de os campos permanecerem em branco não impede o usuário de visualizar os dadosdos ofícios pendentes de expedição, no entanto, é exibido dados de todos os organismos que seutilizam desta função, independente do setor acessado, não lhe permitindo, desta forma, proceder aexpedição.

Data de postagem. Deve ser preenchida somente após a seleção do(s)ofício(a) a ser expedido(s), os quais são exibidos na grade localizada na parteinferior da tela.

Gera Lista/AR. Deve ser acionada imediatamente ao preenchimento da datade postagem, para que o Sistema faça a parametrização dos dados virtualmente.

Emite Lista/AR. Se a seleção dos ofícios a ser expedidos foi concluída,antes de acionar este botão, o colaborador deverá preencher o campo Data depostagem com os mesmos dados atribuídos ao ter acionado o botão Gera Lista/ARanteriormente.

É possível gerar na mesma listagem os ofícios com expedição de Avisos de RecebimentoSimples e Mão Própria. Para tanto, o usuário deverá efetuar a seleção desses tipos alternadamente,antes de acionar o botão Emite Lista/AR.

Os ofícios simples, representados pelo tipo Carta Simples, são expedidos em listagemseparada dos outros dois tipos.

Apresentação da tela com os campos em branco

Os dados da grade serão exibidos acionando-se apenas o botão Buscar.

Expedição via Correio

I - De ofícios com Avisos de Recebimento: Simples ou Mão Própria

Gera Lista/AR

1) Deptº/Unidade: Incluir o número relativo à permissão logada.2) Tipo de postagem: Selecionar o tipo de postagem.3) Clicar no botão Buscar para visualizar os ofícios que se enquadrem no

critério escolhido.4) Marcar na coluna à esquerda o(s) ofício(s) a ser expedido(s).5) Preencher a data da expedição.6) Acionar o botão Gera Lista/AR.

Nota:A geração de Lista/AR dos ofícios selecionados deve ser efetuada tela por tela, para que os

dados sejam armazenados até sua emissão.

Ao ser acionado o botão gera Lista/AR, os ofícios marcados anteriormente na grade nãoserão mais exibidos. Se os ofícios a ser selecionados sejam os únicos dados exibidos em tela, ao serprocedida a geração da lista, a grade retornará em branco.

Se o colaborador desejar, poderá incluir, na mesma listagem, ofícios comoutro tipo de postagem, antes de proceder sua emissão, seguindo, para tanto, ositens 1 a 6 acima.

Emitir Lista/AR

1) Preencher o campo Data da Postagem com os mesmos dados que foiexecutado anteriormente a geração da lista/AR .

2) Acionar o botão Emite Lista/AR.A conclusão é sinalizada com uma observação localizada na parte superior da

tela, destacada em vermelho.

Impressão de ARs e Lista

Após concluir a execução dos procedimentos anteriores, o Sistema cria osarquivos necessários para imprimir-se a listagem e os ARs correspondentes, numapasta denominada AR. Os arquivos referentes às listas e ARs são criadosindividualmente. Para imprimi-los, basta abrir o arquivo desejado.

Para facilitar, o usuário pode criar um atalho desta pasta em seu Desktop, possibilitando oacesso direto aos arquivos.

Layout da Lista de expedição de ofícios com Avisos de Recebimento

Layout do Aviso de Recebimento personalizado

É impresso registro de 3 ofícios por folha, a qual contém picotes horizontais evertical.

II - Carta Simples

A geração e emissão de lista seguem os passos 1 a 6 do Item I.

Lay-out da lista de expedição de ofício sem aviso de recebimento

III – Expedição de ofício Via Agente Fiscal

Neste caso, a entrega é efetuada pessoalmente pelo agente fiscal do órgão.A geração e emissão de lista e comprovante de recebimento seguem os

passos 1 a 6 do Item I.

Layout da Lista de expedição de ofícios via Agente Fiscal

Lay-out do comprovante de recebimento

Se houver necessidade de o ofício ser entregue somente ao destinatário, esta condiçãodeverá ser preenchida manualmente neste comprovante, na linha destacada.

Função: Estornar (ofício expedido)

Utiliza-se quando houver necessidade de estornar ofício expedido.

Acesso

Apresentação

1) Depto/Unidade. Preencher o código relativo ao número de tramitação dosetor cujo(s) ofício(s) será(ão) estornado(s).

2) Data da Postagem. Preencher com a data em que foi realizada aexpedição do(s) ofício(s) que será(ão) estornado(s).

3) Buscar. Acionar após o preenchimento dos campos anteriores.4) Estornar. Acionar após a seleção do(s) ofício(s) a ser(em) estornado(s),

cujos dados são exibidos na grade acima, ao ser efetuada a busca.

Após concluída a operação, o(s) ofício(s) estornado(s) retorna à condição dependente, sendo novamente exibido na grade de ofícios a expedir.

Função: Memorandos

Possibilita a geração de novo memorando, consulta e alterações nos atributosde seus campos.

Apresentação

Camposdeconsulta

Permite a criaçãode um emorando

Departamento ao qual osetor de tramitaçãoselecionado possuivinculado organizacional

Grade de exibição de memorandos cadastrados, comordenamento decrescente por ano e crescente pornúmero de documento; permite retificar os atributosinseridos previamente.

Consulta por Destinatário

Exibe os memorandos enviados ao destino indicado no campo de pesquisa.

Consulta por Ano de Emissão

Exibe todos os memorandos emitidos no preíodo escolhido,independentemente do destinatário.

Emissão de novo documento

1) Destinatário: Digita-se o código do setor de destino; se necessário,poderá ser pesquisado no link de acesso, selecionando o código pertinente.

2) Assunto: Descreve-se sucintamente o assunto a ser abordado.3) Verificar. Exibe a descrição do código inserido no campo Destinatário.4) Aplicar Mudanças. Deve ser acionado alternadamente. O primeiro clique

fará a consistência das informações, o segundo, executará a ação aplicada.5) Fechar. Se for selecionado antes da conclusão da operação, retornará à

tela anterior sem a efetivação dos dados digitados.

Atalho do link Destinatário: Apesquisa poderá ser realizadapreenchendo-se um dos três filtrosdisponíveis, ou apenas acionando-se asbarras de rolagem, selecionando-se, aoser localizado o destino procurado, obotão Confirmar.

Após a inserção das informações, o Sistema reproduzirá o novo memorandocom numeração seqüencial e o arquivo de texto, automaticamente, conforme mostraa próxima figura.

Retificar

Permite alterar os atributos em tela dos campos destinatário e assunto eacessar o arquivo de texto, caso seja necessário.

Após confirmadas as retificações, o arquivo de texto relativo ao memorandoselecionado é exibido automaticamente, permitindo proceder alterações.

Resultado da função Retificar

As alterações desses campos não são reproduzidas no arquivo de texto correspondente.

Menu Câmaras

Este menu concentra duas funções de utilização exclusiva de usuários quecontêm em seu rol de setores, acesso a permissões de câmaras.

Acesso

Apresentação

Detalhamento dos submenus

1) Solicita Lanche. Função pertinente à geração de memorando de lanchespara reuniões ordinárias ou extraordinárias das câmaras especializadas. O arquivogerado tem o formato PDF.

Apresentação

Detalhamento

A partir das colunas ( )

a) Câmara. Exibe o nome das câmaras.b) Código. Refere-se ao código do tipo de lanche escolhido.c) Lanche. Exibe o número do tipo de lanche.d) Horário. Exibe o horário definido para a disponibilização de lanche.e) Quantidade. Exibe a quantidade de participantes na reunião.f) Altera. Permite alterar os campos relacionados nos itens b, d e e.

Para efetivar o registro de alterações, o botãoAplicar Mudanças deve ser acionadoalternadamente.

g) Seleciona. Utiliza-se para marcar de forma alternada e aleatória oorganismo que, em sua reunião, necessitará deste serviço.

h) Marcar/Desmarcar todas as Câmaras. Meio rápido de selecionar oudesmarcar os organismos exibidos em tela, simultaneamente.

i) Informa a data da reunião. Deve ser indicada a data prevista pararealização do evento reunião. Dispõe de link “calendário” para auxiliar.

j) Gera Memorando. Deve ser selecionado após o preenchimento doscampos necessários à geração do documento.

O documento é gerado em PDF a partir de uma matriz, logo, permite proceder alteraçõesposteriores.

Apresentação da tela com os campos preenchidos

Apresentação do layout do documento

2) Mandatos de Profissionais. Atalho que permite a realização depesquisas a respeito de mandatos de conselheiros. A função principal estácontemplada no módulo Secretaria, cujo acesso é permitido somente para usuáriosa ela vinculados, com relação à estrutura organizacional.

Detalhamento

a) Nome. Espaço para pesquisar por nome. Aceita-se o emprego de caráctercoringa [%] para auxiliar na consulta.

b) Carteira. Campo de pesquisa por número da carteira do profissionalconselheiro.

c) Buscar. Aciona-se para dar início à procura desejada.

Apresentação

A partir da exibição dos mandatos, é possível imprimir as informaçõesdispostas na tela ou consultá-los, individualmente.

Layout do relatório impresso

Layout do acesso Consultar

Menu Relatórios

Acesso

a) Selecionar o setor desejado.

b) Selecionar no cabeçalho internoo menu.

Detalhamento das opções

R001 – Providências

Exibe relatório de todas as providências disponíveis em sistema.

Status padrão

Marca as providênciasque estão ativas para

Marca providências queestão inativas.

Ao ser acionado, inicia a pesquisae exibe o resultado em PDF.

Layout do relatório

R003 – Situação dos Ofícios

Utilizado para medir a produção e expedição de ofícios.

Atalho que exibe tabeladescritiva de

setores/departamentos

1) Formatação do relatório.a) Analítico. Exibe, além das informações digitadas na tela, o total, por

setor, de ofícios gerados; remetidos (expedidos); pendentes (acumulado no ano);baixados (não entregues ao destinatário); devolvidos (entregues ao destino) e comdefesa (apresentada antes da devolução do AR), bem como identifica a produçãopor funcionário e o detalhamento dos ofícios com status pendentes.

b) Sintético. Exibe, além das informações digitadas na tela, o total, porsetor, de ofícios gerados; remetidos (expedidos); pendentes (acumulado no ano);baixados (não entregues ao destinatário); devolvidos (entregues ao destino) e comdefesa (apresentada antes da devolução do AR).

c) Situação Atual. Idem ao sintético.2) Unid.Depto. Filtros para indicar qual setor a pesquisado. Pode ser

efetuado individual ou grupo de setores vinculados a um departamento superior.3) Período. Digita-se com data de início e fim desejado.4) Confirma. deve ser acionado para dar início à verificação dos dados

informados em tela, cujo resultado será exibido através de documento em PDF.

Relatório Analítico

Layout

Relatório Sintético

Layout

Relatório Situação Atual

Layout

R004 – Processos Arquivo Geral

Exibe o relatório dos processos que estão pendentes de recebimento no setorresponsável pela guarda dos processos arquivados.

Relatório Analítico

Layout

Exibe lista dedepartamentos e

setores disponíveispara pesquisa

Layout do Relatório Sintético

R005 – Proc. Carga/Expediente

O relatório gerado fornece informações a respeito da carga de processos nossetores/departamentos, com relação à quantidade, tempo de carga, etc.

Dispõe de uma variedade de filtros e opções, tais como:

- 6 intervalos de tempo, no filtro Período;- Consultar individualmente ou por intervalos de setores e tipo de

expedientes, codificando-os;- Consultar determinada providência - para mostrar todas, o filtro

Providência não deverá ser preenchido;

- Dados analíticos ordenados de acordo com as 4 opções disponibilizadasem tela;

- Dados sintéticos ordenados por ordem alfabética de expedientes.

Layout do relatório analítico

Layout do relatório sintético

R006 – Expedientes

Gera listagem de expedientes ativos, inativos, entre outros, para simplesverificação.

Seleciona-se a situação desejada e, em seguida, o botão Lista Relatório, paragerar o PDF correspondente.

Layout

R007 – Lista de Presença

Gera automaticamente listagem padrão contendo o nome dos conselheirosparticipantes de reuniões de câmaras.

Layout da Lista Presença

1) Tipo de Sessão : Permite escolher o tipo de reunião a ser consultada.- Ordinária – Reuniões previamente definidas em um cronograma.- Extraordinária – Reuniões Extras ao cronograma de reuniões.- Relato de Processos – Reuniões específicas para que os Conselheiros

possam apenas relatar Processos.2) Sessão : Campo para preenchimento do número da reunião da Câmara.3) Data : Campo para escolha da data da Reunião da Câmara.

Deve serpreenchido deacordo com a

permissão

Exibe lista deconselheiros titularese suplentes e suas

respectivasmatrículas junto às

R008 – Relatores

Produz relatório com informações de relatores vinculados ao departamentoque o usuário conectou-se para realizar a pesquisa, seja conselheiro (se possuir),funcionário ou estagiário.

Layout do relatório de relatores ativos

R015 – Processos em Carga de Relatores (conselheiros)

Gera relatório exibindo informações a respeito da carga de processosdistribuídos a conselheiros.

Exibe odepartamentosuperior e o setorabaixo de sua

O Sistema procede pesquisa emprocessos que contenham as seguintesprovidências cadastradas e o código dorelator correspondente:

136 Análise do conselheiro

145 Redistribuído p/ outro conselheiro

Layout do Relatório Analítico

R019 – Relato por Conselheiro

Gera relatório contendo informações a respeito de processos com julgamentoprocedido por conselheiro.

Layout do RelatórioAnalítico

R022 – Distribuição de Processos

Após a inclusão de etapas pertinentes a distribuição de processos aconselheiros, na função Etapa, este relatório deverá ser gerado, que é utilizadocomo comprovante de entrega dos autos aos mesmos, preenchendo os camposconforme mostra o seguinte exemplo:.

Layout do Relatório Distribuição de Processos

Campo para escolhado Relator Campo para

escolha da Dataem que se deu a

Distribuição

Extrato de Tramitações

Fornece listagem de protocolos enviados e de não recebidos nos destinos.Além de ser utilizado como check list quanto à efetivação do envio, pode ser

utilizado como comprovante da entrega dos processos no destino marcado, pois temcampos pertinentes à data de recebimento e identificação do receber.

O extrato pode ser impresso a qualquer momento, no entanto, dependendodo período e destino consultado, mostrará protocolos não recebidos, se for o caso.

Layout do extrato

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