gestão eficiente do tempo

Gestão Eficiente do TempoMilton Henrique do Couto Neto

miltonhenrique@mhempresarial.com

Quem sou eu?Prof. Milton Henrique do Couto Neto

miltonhenrique@mhempresarial.com

Engenharia Mecânica, UFFMBA em Gestão Empresarial, UVV

MBA em Marketing Empresarial, UVVMestrado Acadêmico em Administração, UFES

Pós-MBA em Inteligência Empresarial, FGV

http://lattes.cnpq.br/8394911895758599

https://br.linkedin.com/in/miltonhenrique

Experiência como Professor Universitário

2011

2004 2011

2006

2007 2009

Disciplinas Lecionadas

na GraduaçãoMarketingEmpreendedorismoAdministração de MateriaisMatemáticaMatemática FinanceiraGestão Financeira Fundamentos da AdministraçãoGestão de Processos e Empresas

Disciplinas Lecionadasna Pós Graduação

Estratégia Competitiva de Preços Marketing Competitivo, Criatividade e Inovação Endomarketing e Comunicação Corporativa Comportamento do Consumidor Estudo de Viabilidade Econômico Financeira Pesquisa de Marketing Consultoria de RH

Experiência como Gestor

Empresário de diversos setores

1995 2006

2006 2012

2012 2013

2013

20152014

2008

Cursos, Palestras,

Treinamentos e Consultorias

Alguns Clientes

miltonhcoutomiltonhenrique miltonhcouto

miltonhenrique@mhempresarial.com

Contatos

Este e outros arquivos estão disponíveis para download no

www.slideshare.net/miltonh

Seus pais tinham mais tempo que você?

Seus pais tinham mais qualidade de vida que você?

“Pequenas” MudançasNo Tempo dos Seus Pais Hoje em Dia

O dia tem exatamente 24 horas para todo

mundo, a diferença é o que você faz com as

suas 24 horas!

Como vocêadministra o seu tempo?

Está sempre atrasado!É o relógio é quem manda!

O dia passa voando!

Está sempre no horário!É você quem manda!O dia tem 24 horas!

Gestão do Tempo

Gerir o tempo é saber usá-lo para realizar as atividades que você

considera prioritárias, profissional ou pessoalmente

Qual é a sua prioridade hoje?

Você não pode decidir o que é importante hoje se não souber o que deseja para amanhã!

Planejamento é fundamental!

Planejar

Traçar; fazer o plano de.Projetar, fazer tensão de.Programar, planificar.Planear

Tornar plano

Colocar no papel

Planejamento

08 às 09 horas – Ler Jornal

09 às 10 horas – Ler E-mail

10 às 12 horas – Retornar Telefonemas

12 às 14 horas – Almoço

14 às 16 horas – Reunião Vendas

16 às 18 horas – Projeto 2017

“O planejamento não diz respeito a decisões futuras, mas ao futuro das decisões que tomamos no presente.”

(Peter Drucker)

Para uma boa gestão do tempo, é necessário:

Entender como você organiza o seu tempo hoje

Conhecer o tipo de problema que confrontamos

Identificar as fontes desse problema

Definir o método de utilização do tempo

A Gestão do Tempo PossibilitaAntecipar atividadesDefinir o grau de importância

dessas atividadesFocar esforços com maior

efetividadeGerenciar melhor o estresseReagir com maior prontidão a

eventos inesperados Aproveitar melhor o tempo para

desenvolvimento pessoal (leituras, reciclagens, lazer, etc.)

Eficaz X Eficiente

Ser eficiente é: conseguir os resultados com a máxima qualidade, com o mínimo de energia e com uma duração ótima

Ser eficaz é: conseguir os resultados pretendidos num determinado tempo

MeiosFins

Leis do Uso Otimizado do

Tempo

Lei de Pareto

80% do resultado é obtido com 20% do esforço

O essencial leva pouco tempo (apenas 20%)O acessório leva muito tempo (os 80% restantes)

Lei do Trabalho Contínuo

Todo trabalho interrompido levará mais tempo e será menos eficaz do que se for feito de forma ininterrupta

Melhor e mais rápido

Pior e mais lento

Lei de Parkinson

Muitas pessoas investem esforço num trabalho em função do tempo disponível e não do tempo necessário

Se temos 4 horas, levaremos as 4 horas, mesmo que fosse possível fazer em 2 horas

Lei da Contra ProdutividadeA partir de um determinado momento,

sua produtividade cai e fica negativaUse o equilíbrio e saiba a hora de parar

Reserve pequenos intervalos para relaxamento durante o dia

Reserve energias

para a sua família, no

fim do expediente

Reserve tempo para os seus Hobbies

Lei dos Ritmos Biológicos

A distribuição do que fazemos durante o dia depende dos ritmos biológicos

Cada ser humano vive diferentes ritmos biológicos durante o dia

Qual é o seu Horário Nobre?

Desperdiçadores de Tempo1. Autogerados

Desorganização Procrastinação Dificuldade em Dizer Não

2. Contextuais Visitas Inesperadas Telefonemas Inúteis E-mails sem Importância Reuniões Improdutivas Esperas Desnecessárias

3. Outros Perfeccionismo Desnecessário Conversas Paralelas Pausas Demoradas para o Café Relatórios e Planilhas sem Utilidade Prática

Autogerados

DesorganizaçãoÉ a maior culpada pelo desperdício de tempo autogerado pelo indivíduo

É eficiente?Está organizada para

minimizar o esforço?O fluxo de materiais e

movimentos processa-se livremente?

O espaço de trabalho está em ordem?

Objetos são perdidos com frequência?

Desorganização – área de trabalho

Desorganização – dicas de organização da área de trabalho

Utilize pastas distintas para cada projeto que esteja sendo realizado

Busque organizar um índice para a organização das várias pastas de projeto que possam existir

Mantenha uma pasta com os e-mails, telefonemas e demais tipos de contatos que foram estabelecidos durante o curso de um projeto

Organização do TrabalhoDecidir a maneira mais simples de fazer a tarefa, evitando

complicaçõesDecidir o modo mais barato de fazer a tarefaOptar pelo meio menos cansativo para quem vai realizar a

tarefaEscolher um procedimento que seja mais rápidoConseguir obter a melhor qualidade e o resultado mais

confiávelEscolher a maneira menos perigosa de fazer a tarefaOptar por uma forma de trabalho que não prejudique o meio

ambiente

PLANEJAMENTO!!!

Planejar significa pensar antes de agir

Como Economizar Tempo

“Um lugar para cada coisa e cada coisa no seu lugar”

Procrastinação

Consiste no adiamento de uma ação

Resulta em stress, sensação de culpa, perda de produtividade e vergonha em relação aos outros, por não cumprir com a suas responsabilidades e compromissos

Afinal, somos Brasileiros...

Dicas para combater a procrastinação

Defina prazos para a conclusão de uma tarefa Crie ou adote um sistema de recompensa Combine com alguém que ajude você

acompanhar o seu andamento na conclusão das tarefas

Trate das tarefas logo pela manhã ou logo no início do trabalho

Como Economizar Tempo

• Estabeleça um prazo para completar a tarefa e cumpra-o

• Pela manhã resolva logo os assuntos mais “chatos”

Dificuldade em Dizer

Não

Você precisa MESMO fazer TUDO?

Analise quanto custa o seu tempo!

Você sabe quanto custa sua hora perdida?

Delegue as tarefas que exigirão muito do seu tempo

Delegar é uma excelente ferramenta para administrar o tempo

Como Economizar Tempo

• “Eu posso aceitar mas aquilo em que estou a trabalhar sofrerá atrasos. O seu pedido é mais importante?”

Contextuais

Contexto: Teoria e PráticaN

A TE

ORI

AN

A PR

ÁTIC

A

Resultado B

DemandaA

ResultadoZ

DemandaA

DemandaB

DemandaC ...

Surpresa Surpresa Surpresa Surpresa

Processo linear

Fluxo contínuo e adaptativo

Visitas Inesperadas

Como Economizar Tempo

• Quando precisar conversar com alguém vá a sala dele ao invés de convidá-lo a vir até a sua sala

• Se receber uma visita inesperada, levante-se e converse em pé

Telefonemas Inúteis

Como Economizar Tempo

• Foco no assunto a ser tratado

• Dê respostas breves

E-mails sem Importância

Como Economizar Tempo• Separe os e-mails

endereçados PARA você dos que e-mails nos quais você foi apenas COPIAdo

• Estabeleça um horário no seu dia para ler e responder e-mails

• Antes de redigir uma resposta, pense se um telefonema não é mais rápido e definitivo

Esperas Desnecessárias

Como Economizar Tempo

• Aproveite o tempo para ler uma correspondência ou revisar um projeto

• Carregue sempre um bloco e uma caneta e aproveite o tempo para rascunhar novos projetos

Reuniões ImprodutivasReuniões em que

você convida

Reuniões para as quais você foi convidado

Reuniões em que você convidaLimite ao máximo o número de participantesClarifique os pontos da agenda e avance o

quanto antes para os objetivos da reuniãoEstabeleça um tempo limiteMantenha a discussão na pauta dos objetivosSeja aquele que conclui a reunião

Reuniões para as quais você foi convidado

Certifique-se de que sua presença é realmente necessária

Seja pontualEsteja disposto a participar da reuniãoEvite prologar-se em um debateSe esforce para tornar a reunião produtiva

Guia para Reuniões Realmente Produtivas

Divisão de Funções Líder

tem a autoridade sobre o grupo e deve se preocupar com os resultados do encontro

Facilitador é alguém que pensa na logística e na dinâmica da reunião

Controlador do Tempo garante o cumprimento do cronograma

Limite a presença apenas às pessoas

essenciais, nenhuma a

mais!

Preparação Prévia dos Participantes

Objetivo geral e pauta bem definidos

Escopo da reunião enviado anteriormente a todos os participantes

Foco

Planejamento de tempo para cada item da pauta de reunião

Elaborar um Plano de Ação

Horários Respeitados

O encontro deve ter hora para começar e hora para acabar

Outros

Perfeccionismo Desnecessário

Antes feito que perfeito!

Conversas Paralelas

Quem fala PRA você também fala DE você!

Pausas Demoradas para o Café

Tudo é questão de prioridade...

Relatórios e Planilhas sem Utilidade Prática

... e de bom senso!

Maior responsável por desperdício de tempo

Comunicação Ruim!

Meios de Comunicação

SíncronosEnvia e recebe mensagem ao

mesmo tempo

AssíncronosEnvia e recebe mensagem em

tempos diferentes

+ Rápidos - Invasivos

X

Meio termo:Era assíncrono, mas hoje é

usado como síncrono!

E-mail é uma ferramenta

assíncrona, não requer resposta

imediataTrabalhe com o seu aplicativo de e-mail fechado!

Ferramentas para Estabelecimento de Prioridades na Gestão de Tempo

Matriz G U TSistema A B C

GUT – Gravidade, Urgência e TendênciaÉ importante Tem que agir rápido Vai dar problema

Gravidade• É aquilo que tem uma importância muito

grande, geralmente expressa em número.

Urgência

• É aquilo em que é necessário agir rapidamente.

Tendência

• É o que poderá acontecer se não for feito nada.

Estabeleça Prioridades

• Relacionar tudo o que precisa ser feito

• Ordenar, em ordem de prioridade

Importante e Urgente

Muito Importantes

Pouco Importantes

Pouco Urgentes

Muito Urgentes

1⁰

2⁰

3⁰

4⁰

Sistema A B C

Liste tudo o que tem a fazer e classifique:

A → Fazer imediatamente, é crítica

B → É importante, mas não precisa ser feita imediatamente

C → Não existe urgência, mas deve ser feita

Técnica Pomodoro

Ciclos de Tempo de Trabalho / Relaxamento

Trabalho Trabalho Trabalho Trabalho

Relaxamento RelaxamentoRelaxamento Relaxamento

Flux

o de

Pla

neja

men

toO trabalho é necessário?

Eu devo fazer?

Deve ser feito agora?

Eu tenho as condições?

SIM

SIM

SIM

NÃO

NÃO

NÃO

NÃO

Desistir!

Delegar!

Rever Prioridades!

Reformular!

Regra dos 2 Minutos

Sempre que aparecer algo que leve até 2 minutos para ser feito, FAÇA-O IMEDIATAMENTE!

Uso da Tecnologia na Administração do Tempo

Recursos Tecnológicos

AgendasCalendáriosAlertasListas (Todo / Google Keeper / Wunderlist)PodcastsAgregadores de Notícias (Flipboard / Feedly)Evernote / OneNoteDropbox / Google Drive / One Drive

Muito Obrigado!