gestão da tecnologia da informação (21/05/2013)

Alessandro Almeida | www.alessandroalmeida.com 21/05/2013

1° Semestre de 2013

1. Por favor, respondam o teste (4 perguntas) do site http://inspiira.org/

2. Enviem seus resultados para o meu e-mail

Possíveis resultados:

▪ INTP

▪ INTJ

▪ ESTP

▪ ESFJ

▪ Etc...

As empresas são grandes coleções de processos.

José Ernesto Lima Gonçalves (RAE, Jan/Mar 2000)

Como ser um bom gestor de TI sem conhecer os processos da

empresa?

Mas... O que é processo?

Definição 1:

Um conjunto de atividades inter-relacionadas ou interativas, que transforma insumos (entradas) em produtos (saídas) [ABNT, 2001].

Definição 2:

Ordenação específica de atividades de trabalho através do tempo e do espaço, com um início, um fim e um conjunto claramente definido de entradas e saídas: uma estrutura para a ação (Tom Davenport, 1993).

Entrada Processamento Saída

?

Vamos ver um exemplo?

Bolo de Limão

Insumos

Atividades inter-relacionadas

E o produto?!?!?!?!

E nas empresas?

Folha de Pagamento

Fechamento Contábil

Pagamento

Todas as empresas trabalham orientadas a processos!

Por que é importante...

...conhecê-los?

...mapeá-los?

...controlá-los?

Uma reflexão sobre os pontos que fazem a diferença no resultado das empresas

Resultado da Empresa

Tecnologia

Processos Pessoas

Resultado da Empresa

Tecnologia

Processos Pessoas

Sobre as pessoas...

Nosso pessoal está motivado!

▪ (Será?)

Investimos em capacitação.

▪ (Será?)

A remuneração está adequada.

▪ (Será?)

Etc.

▪ (Será?)

Sobre a tecnologia...

Investimos pesado!

▪ (Será?)

Utilizamos o que há de melhor.

▪ (Será?)

Etc.

▪ (Será?)

Sobre os processos...

?????????????????

CONHECER e institucionalizar o fluxo de trabalho

Identificar oportunidades de melhoria Definir papéis e responsabilidades Transformar o conhecimento tácito em

conhecimento explícito Estabelecer controles “Unir” pessoas e tecnologia Colocar a casa em ordem

As coisas simplesmente acontecem; O “sucesso” nos projetos acontece “por

acaso”;

“Por acaso, temos alguns heróis...”

“Por acaso, o cliente era mais desorganizado...”

É normal estouro de prazo e custos (entre outros problemas)

Ambiente sem controle (caos) Grande dependência dos heróis (mas não é

qualquer herói)

Está sempre sob pressão Nunca tira férias Anda sempre estressado Nunca tem tempo para os amigos Nunca se diverte Sempre tem que trabalhar 24 horas direto Até consegue terminar o trabalho, mas...

Os processos sempre estarão lá, mesmo se a empresa preferir ignorá-los ou não conhecê-los

Decisão a ser tomada...

Quem controla quem?

Como conhecer os processos?

Análise de documentos e outros “materiais” gerados ou utilizados pelo processo

Entrevistas

Individuais

Em grupo

Observação in loco

Observar o processo sendo executado

Acompanhar os “atores” que participam da sua execução

Como fazer? Analisar...

Disponibilidade das pessoas

Cultura da empresa

A empresa tem algum conhecimento em processos?

Documentação existente

Saber ouvir

Ouvir além do que é falado...

Diversas ferramentas...

Visio

Aris

TIBCO

Intalio

BizAgi

Etc.

...e notações:

BPMN

EPC

IDEF

Diagrama de Fluxo de Dados

Fluxograma Básico

Etc.

...e notações:

BPMN

EPC

IDEF

Diagrama de Fluxo de Dados

Fluxograma Básico

Etc.

B

5.3.01.02.12

Emitir guias de

recolhimento

Fiscal Easy

5.3.01.02.13

Enviar guias para

o Contas a

Pagar

Fiscal Manual

4.2.31

Pagamentos

guias tributos

Guias

autenticadas

Arquivo5.3.01.02.15

Exportar provisão

contábil

Fiscal Easy

IQ-Contab /

Autbank

Guias de

recolhimento

5.2.03.02

Montagem

de lotes

contábeis

5.3.01.02.14

Receber guias

autenticadas

Fiscal Manual

Enviar e-mail p/

contabilidade

informando o

fechamento

impostosC

Ás vezes, (somente) a parte gráfica não resolve...

Ás vezes, (somente) a parte gráfica não resolve...

PRODUTO

ENTREGUE

PELO CSC

PRODUTO

ENTREGUE

PELO

CLIENTE

RESPONSÁVEL

1 FECHAMENTO DA FOLHA DE PAGAMENTODia

útilData

Dia

seman

a

1.1 - REMESSA DAS MOVIMENTAÇÕES DE PESSOAL APROVADASFORMULARIOS

APROVADOS-

1.2 - CADASTRAMENTO E BAIXAS DE FUNCIONÁRIOSRELATÓRIO

FOLHA-

1.3 - TRANSFERÊNCIAS DE FUNCIONÁRIOS RELATÓRIO -

1.4 - PROCESSAMENTO DA FOLHA E LIBERAÇÃO DA INTERFACE 1º

1.5 - ENVIO DO RELATÓRIO DE FOLHA PAGTO E PROVISÃO DE FÉRIAS E 13º

SALÁRIO1º

1.6 - CONFERÊNCIA DOS VALORES INTEGRADOS À CONTABILIDADE - TOTAL

EMPRESABALANCETE 1º

1.7 - ENVIO DO RELATÓRIO RESUMO DE PJ´S RELATÓRIO PJ 1º

1.8 - EMISSÃO DO RELATÓRIO DO EASY E DO RAZÃO CONTÁBIL

ASSESSORIA E

CONSULTORIA PJ PARA ABERTURA DOS IMPOSTOS

RELATÓRIO/RAZÃ

O 1º

1.9 - ELABORAÇÃO DA PLANILHA RESUMO DE PJ'S PLANILHA 1º

1.10 - CONTABILIZAÇÃO MANUAL DOS IMPOSTOS DE PJ´S RELATÓRIO 1º

1.11 - ENVIO DOS RELATÓRIOS DE BENEFÍCIOS A FUNCIONÁRIOS RELATÓRIO 3º

1.12 - CONTABILIZAÇÃO MANUAL DA CO-PARTICIPAÇÃO ASSISTÊNCIA

MÉDICAPLANILHA 3º

2 FECHAMENTO DO RECEBIMENTO INTEGRADO

2.1 - PROCESSAMENTO DE TODAS AS NF´S DE ENTRADA NOTA FISCAL 1º

2.2 - SOLICITAÇÃO DE FECHAMENTO DOS MÓDULOS DE RI/INV

VIA

EMAIL/ABERTURA

DE CHAMADO

1º

ATIVIDADE DATA PREVISTAMatriz de Responsabilidades

Atividades

CS

C

Neg

ócio

Aprovar requisição de compra conforme alçada R

Submeter às aprovações os documentos de compras (OC) conforme política de alçadas definida. R

Prover e assegurar a integridade e qualidade das informações, como suporte efetivo à gestão de

compras, à auditoria, aos usuários e fornecedores.R

Desenvolver uma equipe conhecedora dos materiais e serviços utilizados pelo XXXX e seus

mercados fornecedores para aplicar ou suportar as necessidades.R

Realizar cotações e negociar com fornecedores dos grupos de materiais/ serviços de sua

responsabilidade.R

Participar da elaboração de minutas ou modelos de contratos de fornecimento para definição

conjunta com Jurídicos e fornecedores.R

Solucionar não-conformidades relativas aos fornecimentos dos grupos de materiais/ serviços sob

sua responsabilidade.R

R - Responsável

E - Executa

P - Participa

A - Apóia

Qual notação utilizar? Depende da necessidade...

Há um padrão na empresa?

Qual ferramenta será utilizada na modelagem?

O cliente já está habituado com alguma notação?

Qual é a finalidade do mapeamento?

O que fazer depois de mapear e modelar?

Legal! Os processos estão mapeados, modelados e documentados.

E agora? Automação?

Repositório?

Servidor de arquivos?

Banco de dados?

Melhoria contínua?

Verificações periódicas (vulgo: Auditorias)? Implantação de um BPMS?

Business Process Management System

Conjunto de componentes de software que atuam de forma integrada para suportar o ciclo de automação do processo

Ciclo de automação dos processos Modelagem gráfica do fluxo de trabalho

Implementação das regras e informações do processo (dados, formulários, integração etc.)

Execução e controle do andamento do processo

Medição e análise de resultados em tempo real e após sua conclusão

Otimização de processos de negócio multifuncionais, gerando um novo ciclo de evolução dos referidos processos

Fonte das informações dos 2 slides anteriores: http://thebpmexperience.wordpress.com/2011/07/13/vantagens-e-beneficios-de-uma-suite-para-automacao-de-processos/

Arquitetura complexa...

Importante!

Antes de pensar na implantação de um BPMS, é fundamental institucionalizar a cultura BPM dentro da empresa

BPM

Gestão dos Processos de Negócio

Prática de gestão

BPMS

Suíte de sistemas

Mapear o processo

Analisar as oportunidades

de melhoria

Identificar oportunidades de automação

Analisar viabilidade de aquisição de

BPMS

Mito! Processos não são (e nunca serão) a solução

dos seus problemas! Um processo sozinho nunca será a solução;

mas, sozinho, ele pode representar todo o problema

Mito! Se o trabalho com os processos for feito da

forma correta, o herói “estilo Jack Bauer” deixar de existir...

Herói potencializado Consegue se planejar Tem os recursos definidos, de acordo com a

atividade Tem tempo para estudar e utilizar novas

tecnologias Tem tempo para os amigos Consegue se divertir e até namorar...

Herói potencializado Consegue se planejar Tem os recursos definidos, de acordo com a

atividade Tem tempo para estudar e utilizar novas

tecnologias Tem tempo para os amigos Consegue se divertir e até namorar...

Depende... Se os envolvidos na execução do processo

participarem da definição, a tendência é que o jogo combinado atenda todas as partes, evitando atividades desnecessárias

Depende... O processo criou uma burocracia? Há

punições para quem não segue?

alessandro.almeida@uol.com.br www.alessandroalmeida.com/unifieo.htm www.slideshare.net/alessandroalmeida