gerência de projetos na prodabel - uma experiência bem sucedida

GERÊNCIA DE PROJETOS NA PRODABELUma experiência bem sucedida

Marcelo Andrade PimentaDiretor de Infra-estrutura e Atendimento da Prodabel

Darci PradoConsultor FDGConsultor FDG

Núcleo de Planejamento e Gerência de Projetos da Prodabel

Margareth Mendonça GuelberMyrza Vasques Chiavegatto

Taciana de Lemos Dias Ricardo Jacobina

Fátima Esteves

Empresa de Informática e Informação

do Município de Belo Horizontedo Município de Belo Horizonte

Diretor Presidente: Gustavo da Gama Torres

Diretoria de Infraestrutura e Atendimento: Marcelo Andrade Pimenta

Diretoria de Sistemas de Informações: Nazaré Lopes Bretas

Diretoria de Desenvolvimento de Recursos: Eugênia Bossi Fraga

DIRETORIA:

Planejamento e Gerência de Projetos

• PRODABEL

• Objetivo

• Diretrizes

• Premissas• Premissas

• Conceitos

• Etapas de Implantação

• Consolidação

• Avaliação

• Próximos passos

PRODABEL

• MissãoCoordenação das políticas de informática e

informação e a disponibilidade de recursostecnológicos para a sua execução, com otecnológicos para a sua execução, com oobjetivo de garantir, com a PBH, os direitos e aparticipação do cidadão frente ao poder públicoe nas decisões de governo, através dademocratização e disseminação de informações,com qualidade e segurança.

• Parcerias com fornecedores

• Cooperação entre

• Atendimento via diretrizesde governo concretizadasna visão de Programas

• Projetos• Serviços

GestãoExterna

Posicionamentona PBH

GestãoInterna

Atendimento a PBH e ao Cidadão

• Cooperação entreprefeituras

• Convênio comuniversidade

• Foco nos sistemasestruturantes de gestãopública

• Alteração faturamento

Funcional• Produtividade no desenvolvimento

• Efetividade das estruturas de atendimento e produção• Desenvolvimento tecnológico baseado em pesquisa

Modelode Gestão

• Cumprimento Missão

Objetivo

Planejamento Estratégico

• Cumprimento de Metas

Planejamento Estratégico

Gerencia de Projetos

Objetivo

Gerencia de Projetos

• Integração vertical

• Integração horizontal

NívelEstratégico

Nível Tático

Planejamento Estratégico

Plano Desenvolv.(plano projetos)

Plano Serviço( nível serviço)

Plano recurso

Nível Operacional

Plano recurso(capacitação, investimento)

Controle desenv.(controle projeto)

Controle recurso(controle mudança)

Controle serviço(controle problemas)

Execução

Coord. Projeto

Gerente

Funcional

Gerente

Funcional

Gerente

Funcional

Equipe

Equipe Equipe Equipe

Equipe Participante do Projeto

Equipe

• Proporcionar integração sistêmica no âmbitoda administração municipal

Diretrizes

da administração municipal

• Definir metas negociadas

• Concluir projetos

• Existência de plano estratégico

• Alto comprometimento

• Percepção do planejamento como umprocesso dinâmico

Premissas

processo dinâmico

• Criação de cultura é gradativa• compromisso

• visão integradora

• acertividade

• Plano deve ser realista (executável)

Antecipa conflitos

Conceitos

• PROJETO“Esforço temporário empreendido para criar umúnico produto ou serviço. Temporário significaúnico produto ou serviço. Temporário significaque deve ter um inicio e um fim bem definidos.Único significa que o produto ou serviço édiferente, de alguma forma, dos demais, ouseja, nunca foi realizado antes.” (PMI)

Conceitos

• GERÊNCIA DE PROJETOS“Aplicação dos conhecimentos, ferramentas etécnicas para planejar atividades com objetivotécnicas para planejar atividades com objetivode suprir as necessidade e atingir ou exceder asexpectativas definidas ou solicitadas.” (PMI)

Áreas de conhecimento envolvidas

• Gerência da Integraçãodescreve o processo requerido para assegurar a perfeita

coordenação entre todos os elementos envolvidos;

• Gerência de Escopodescreve o processo requerido para assegurar que o projetocontemple todo o trabalho requerido e somente ele;

• Gerência de Tempodescreve o processo requerido para assegurar oencerramento do projeto no tempo definido;

Áreas de conhecimento envolvidas

• Gerência de Custodescreve o processo requerido para assegurar que o projetose encerrará dentro do orçamento;

• Gerência de Qualidadedescreve o processo requerido para assegurar que o projetosatisfará as necessidades contratadas;

• Gerência de Recursos Humanosdescreve o processo requerido para assegurar o melhordesempenho das pessoas envolvidas;

Áreas de conhecimento envolvidas

• Gerência de Comunicaçãodescreve o processo requerido para assegurar, no tempocerto, a geração e disseminação das informaçõesenvolvidas;envolvidas;

• Gerência de Riscodescreve o processo envolvido na identificação, análise eeliminação dos riscos inerentes ao projeto;

• Gerência de Suprimentosdescreve o processo requerido para aquisição de bens eserviços fora da organização.

Processos Envolvidos

InicializaçãoPlanejamento

Fechamento

ExecuçãoControle

Definição

Escopo

Plan.

Escopo

Definição

Atividades

Plan.

RecursoDesenv.

Plano

Projeto

Estimativa

CustosOrçamento

Estimativa

Duração

Atividades

Desenv.

Cronograma

Seqüência

Atividades

PROCESSO CENTRAL

Plan.

Qualidade

Plan.

Organiz..

Plan.

Comunica..

Contra

Medida

Recurso

Humano

Plan.

Suprimentos

Plano

Compras

Quantifica.

Riscos

Identificação

Riscos

PROCESSOS ENVOLVIDOS

CONTROLE

MUDANÇAS

RELATORIO

PERFORMANCE

PROCESSOS ENVOLVIDOS

Controle

Mudança

Escopo

Controle

Qualidade

Controle

Contra medidas

para Riscos

Controle

Cronograma

Controle

Custos

Etapas para Implantação

• Plano Estratégico

• Treinamento: MEPCP/PDCA

• Descrição das atividades - MDS

• Descrição banco de recursos• Descrição banco de recursos

• Formatação dos projetos (sem censura)

• Direcionamento estratégico (prazos/invest.)

• Nivelamento de recursos

• Redirecionamento estratégico

• Integração global

Consolidação

• PMO - Núcleo Planejamento e Gerência deProjetos

• Câmara Programas• Câmara Programas

• Padronização

• Sistema automatizado (SIGEM)

• Relatórios gerenciais (Performance eproblemas)

• Visibilidade restrita

Gerente

Suprimentos

Gerente

RH

Gerente

Rede

Gerente

Desenvolvimento

PMO

DIRETORIA

Equipe

Equipe

Equipe

Equipe

Equipe

Equipe

Equipe

EquipeEquipe

Equipe

Equipe

Gerente de

Projeto

Funcional Definido

PROGRAMAS

Programa 1

Programa 2

Ciclo de

vida de

projetos

Identificação Especificação Construção Avaliação

Modelo Funcional Definido

Funcional DefinidoPrograma (N-1)

Programa N

PMO

projetos

Validação do

plano

Engenharia

Software

Ambiente

Operacional

Controles - Relatórios Performance

Gerência do processo

Gerência do projeto

Pontos de Controle

Pesquisa

Benefícios Identificados

• Planejamento de recursos: (compras,capacitação)

• Racionalização recursos• Racionalização recursos

• Motivação

• Responsabilidade única - líder

• Minimização de riscos

• Replanejamento dinâmico e flexível

• Comunicação/integração funcional

Avaliação

• Metas:• prazo

• custo• custo

• qualidade intrínseca

• Evolução

• Replanejamento

Próximos Passos

• Visibilidade ampla

• Melhor antecipação de problemas

• Definição de métricas para dimensionamentode projetos;de projetos;

• Identificação e tratamento de problemascrônicos (gerais ou específicos)

• instabilidade de processos

• pessoal

• etc.

Próximos Passos

• Gestão empresarial

• Amadurecer o PMO

PARTICIPAÇÃO FDG

• TREINAMENTO• MEPCP / PDCA

• MS-PROJECT

• PADRONIZAÇÃO

• ESTRUTURA ORGANIZACIONAL• Gerente do Projeto

• PMO

• Câmara

PARTICIPAÇÃO FDG (cont)

• CRIAÇÃO DOS PROJETOS

• CRIAÇÃO DE SW DE APOIO (SIGEP)

• ACOMPANHAMENTO

• AVALIAÇÃO

A FDG

• ORGANIZAÇÃO SEM FINS LUCRATIVOS

• ATUAÇÃO EM TODO O BRASIL

• 200 CONSULTORES (APROX.)

• PRODUTOS• TREINAMENTO

• CONSULTORIA

• LIVROS

• INTEGRAÇÃO DE PROCESSOS• PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

• GERÊNCIA DE PROJETOS

• GERÊNCIA DA ROTINA