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Financeiro - Tenha maior controle e gestão de

sua clínica

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Objetivos do Treinamento

• O objetivo desse treinamento é apresentar diversas funcionalidades durante a utilização do módulo Financeiro, afim de programar e planejar melhor as despesas de sua clínica.

• O treinamento é voltado para os responsáveis pela gestão financeira, e auxiliares administrativos da clínica, abrangendo temas como o cadastros do financeiro, perfil, movimentos recorrentes, fluxo de caixa, conferir e autorizar, conciliação de contas.

• O que se espera com a implantação do X-Clinic no módulo Financeiro é ter o controle de todas as finanças da clinica, gerenciadas no sistema. Permitindo ao usuário realizar consultas em qualquer período, realizar previsões financeiras e gerenciar a saúde financeira da empresa

INTRODUÇÃO PROCESSO CADASTROS PAGAR E RECEBER CAIXAS E BANCOS CONFIGURAÇÕES

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Introdução

• No Financeiro do X-Clinic existem dois estatus macro para os movimentos, os movimentos à Pagar e Receber, e os movimentos Liquidados (Caixas e Bancos). É essa a divisão em dois módulos na tela inicial.

• Movimentos com vencimentos futuros, que ainda não foram pagos ou recebidos, devem ser cadastrados no módulo Pagar e Receber. É a partir desse módulo que podemos planejar financeiramente os próximos passos de nossa empresa.

• Movimentos já liquidados, ou seja, que já foram pagos ou recebidos, devem ser transferidos para o módulo Caixas e Bancos, que indica a saúde financeira da nossa empresa. Esse módulo deve ser reflexo de nossas contas bancárias.

INTRODUÇÃO PROCESSO CADASTROS PAGAR E RECEBER CAIXAS E BANCOS CONFIGURAÇÕES

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INTRODUÇÃO PROCESSO CADASTROS PAGAR E RECEBER CAIXAS E BANCOS CONFIGURAÇÕES

Exporta registro Exporta registro

Usuário altera ou cadastra contas

Usuário liquida contas destinando

para o banco

Faturamento

Recepção

Estoque

Caixas e Bancos

A Receber

A Pagar

Processo

Cadastro de Movimento

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INTRODUÇÃO PROCESSO CADASTROS PAGAR E RECEBER CAIXAS E BANCOS CONFIGURAÇÕES

Favorecidos

• Cadastro de pessoas físicas ou jurídicas, de transações financeiras de despesa ou receita.

• Ferramenta de importação de outros cadastros do sistema (Fornecedores, Convênios ou Médicos Assinantes).

• Definição de dados padrão para os favorecidos.

Acessar: Caixa e Bancos / Cadastros / Favorecidos

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INTRODUÇÃO PROCESSO CADASTROS PAGAR E RECEBER CAIXAS E BANCOS CONFIGURAÇÕES

Plano de Contas

• Cadastro de planos de contas, divididos por receitas e despesas.

• Categorizar os tipos de despesas e receitas da empresa (clínica ou laboratório).

• Criação de subcontas.

• Criação de conta que indica uma pendência a ser regularizada.

• Criação de template para impressão de fluxo de caixa.

Acessar: Caixa e Bancos / Cadastros / Plano de Contas

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Tipos de Pagamento

• Cadastro das formas de acerto financeiro entre os favorecidos e a nossa empresa.

Acessar: Caixa e Bancos / Cadastros / Tipos de Pagamento

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Tipos de Documento

• Cadastro da identificação dos documentos que serão incluídos nos movimentos financeiros.

• Possibilidade de digitalizar documentos como Nota Fiscal, Recibos ou Boletos.

Acessar: Caixa e Bancos / Cadastros / Tipos de Documento

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Cheques

• Cadastro do layout do cheque para cada instituição financeira.

• Possibilidade de impressão do cheque já preenchido pelo X-Clinic.

• Relatório com a discriminação dos pagamentos efetuados com cada um dos cheques emitidos ou recebidos.

Acessar: Caixa e Bancos / Cadastros / Cheques

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Bancos

• Cadastro das instituições financeiras a serem trabalhadas no X-Clinic.

• Cadastro das agências com contas criadas.

• Vinculo do layout de cheque.

Acessar: Caixa e Bancos / Cadastros / Bancos

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Contas

• Cadastro das contas bancárias abertas em nome da empresa.

• Identificação do tipo de conta (Corrente, Poupança, Investimento ou Dinheiro).

• Limitação de acesso de usuários por senha.

Acessar: Caixa e Bancos / Cadastros / Contas

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Cadastro de Perfil

• Cadastrar perfil, para limitar acesso às contas.

• Vinculo de contas ao perfil.

• Indicação de usuários com permissão de acesso a cada uma das contas cadastradas.

• Limitação de transferência de valores entre contas do mesmo perfil.

Acessar: Caixa e Bancos / Cadastros / Perfil

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Cadastro de Movimentos

• Com o Pagar e Receber, podemos cadastrar contas futuras, contas recorrentes, visualizar os vencimentos futuros e liquidar uma conta, caso estejamos pagando ou recebendo.

• O módulo é integrado com outros do X-Clinic, ou seja, podemos enviar contas a pagar do estoque, ou contas a receber do faturamento e recepção

• Durante o cadastro do movimento, devemos selecionar o plano de contas, onde o sistema identificará se o movimento é despesa ou receita.

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Recorrências / Incidências

Recorrências

• Cadastro de movimentos que se repetem constantemente.

• Seleciona-se a frequência da recorrência.

• Caso haja alguma diferença em um dos movimentos repetidos, basta alterar apenas o movimento em questão.

Incidências

• Cadastro de movimentos parcelados.

• Cadastra-se o valor cheio da nota, e o sistema divide de forma igual nas parcelas.

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Conferência / Autorização

• Alterar status dos movimentos para conferido e autorizado.

• Configuração no X-Clinic, para permitir liquidar movimentos apenas com status de conferido e autorizado.

• Desenvolver um processo de conferência pelo funcionário do financeiro, e autorização de pagamento pelo responsável da clínica, por exemplo, o administrador.

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Filtrar / Procurar

Filtrar

• Trazer na tela apenas movimentos com determinado valor, ou de determinada data, ou ainda com status de conferido e autorizado.

• Filtra os movimentos que serão exibidos no grid da tela principal.

Procurar

• Localiza um movimento específico no grid.

• Procura por número do movimento, favorecido ou data.

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Liquidar Movimento

• Indicar que o movimento já foi pago ou recebido.

• Será feita a transferência do movimento para o módulo Caixas e Bancos.

• Devemos selecionar qual a conta bancária em que o movimento será liquidado.

• É possível realizar liquidação em lote, para casos de pagamento de uma ou mais contas com um único cheque, por exemplo.

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Transferir Movimento / Valores da Conta

Transferir Movimento

• Transferir um movimento liquidado em uma conta bancária errada, para a conta bancária correta.

Transferir Valores da Conta

• Transfere valor de uma conta bancária para outra que está deficitária.

• Serão criados movimentos de entrada (conta destino) e saída (conta origem).

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Compensar Movimento

• Indicar o real status e data de compensação financeira de um movimento.

• O movimento pode ser liquidado com status aberto, para casos onde o valor ainda não está disponível em conta.

• No momento em que o valor estiver disponível, o status é alterado para compensado.

• O totalizador da conta bancária exibe o valor disponível na conta que ainda está em aberto, e o valor que já está compensado.

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Saldo / Informações da ContaSaldo

• Permite visualizar o saldo bancário, no dia atual ou datas retroativas.

Informações da Conta

• Visualizar informações da conta, como contato, telefone da agência, endereço.

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Ajuste de Movimento

• Possibilita cadastrar um movimento diretamente no Caixas e Bancos, para movimento que já está liquidado.

• Permite unir um movimento cadastrado em Pagar e Receber, com um movimento cadastrado em Caixas e Bancos.

• Liquida automaticamente o movimento do Pagar e Receber.

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INTRODUÇÃO PROCESSO CADASTROS PAGAR E RECEBER CAIXAS E BANCOS CONFIGURAÇÕES

Conciliação de Conta

• Concilia a conta do Caixas e Bancos com a conta bancária.

• Deve-se informar o saldo final e inicial no extrato bancário, para realizar a conciliação.

• A conciliação só é possível para movimentos liquidados do Pagar e Receber para o Caixas e Bancos.

• No caso de divergência do valor do sistema com o valor do extrato, é possível cadastrar um novo movimento, ou liquidar movimentos do Pagar e Receber.

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INTRODUÇÃO PROCESSO CADASTROS PAGAR E RECEBER CAIXAS E BANCOS CONFIGURAÇÕES

Integração com a Recepção

• Pagamentos de exames Particulares na Recepção, podem ser enviados para o Pagar e Receber.

• Pode-se criar um movimento único, com a soma de todos os valores do particular (filtrado por dia, forma de pagamento, local de pagamento), ou ainda um movimento para cada pagamento do caixa particular

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INTRODUÇÃO PROCESSO CADASTROS PAGAR E RECEBER CAIXAS E BANCOS CONFIGURAÇÕES

Integração com o Faturamento• Para cada filtro de faturamento gerado, pode-se incluir um movimento no Pagar

e Receber.

• O movimento do financeiro ficará vinculado ao filtro de faturamento. A cada alteração de valor no faturamento, será questionado a alteração do valor no financeiro.

• Permite configurar se o movimento do Pagar e Receber só poderá ser liquidado ao alterar o status do filtro de faturamento.

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INTRODUÇÃO PROCESSO CADASTROS PAGAR E RECEBER CAIXAS E BANCOS CONFIGURAÇÕES

Integração com o Estoque

• Ao comprar materiais no estoque, pode-se incluir um movimento no Pagar e Receber.

• O movimento do financeiro ficará vinculado à compra do estoque. A cada alteração de valor no estoque, será questionado a alteração do valor no financeiro.

• Permite configurar se o movimento do Pagar e Receber só poderá ser liquidado ao alterar ao receber os materiais do financeiro.

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INTRODUÇÃO PROCESSO CADASTROS PAGAR E RECEBER CAIXAS E BANCOS CONFIGURAÇÕES

Configurações

• Configuração da tela de resumo do Pagar e Receber.

• Limitar movimentos a liquidar com status de conferidos e/ou autorizados.

• Configurações de campos obrigatórios.

• Configuração de campos adicionais.

• Diretório para salvar imagens digitalizadas.

Acessar: Caixa e Bancos / Configurações / Configurações

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