estudos de eventos
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EVENTOS
Sobre a MPI
A pesquisa sobre o mercado de eventos no Brasil, encomendada pelo Instituto Alatur e MPI Brazil foi realizada em sua 5ª edição pelo Instituto de Pesquisa Ivani Rossi, Conhecimento Aplicado a Negócios, durante os meses de junho e julho de 2012. Nesta edição além de traçar um comparativo entre as tendências globais encontradas no estudo Future Watch realizado pela matriz global da MPI e as tendências do mercado nacional, buscamos identificar outros pontos comuns e o comportamento do setor de eventos no Brasil.
MPI (Meeting Professionals International) é a maior e mais vibrante comunidade global no setor de eventos, tem o compromisso de promover conexões entre os associados para a troca de conhecimentos e ideias, estabelecimento de relações comerciais e clara compreensão do mercado. MPI conta com mais de 24.000 sócios, com 71 capítulos e clubes ao redor do mundo. MPI Brazil Chapter é entidade legalmente constituída no Brasil desde novembro de 2007, com sede em São Paulo. Para informações detalhadas, visite www.mpiweb.org e www.mpibr.org.
O braço institucional do Grupo Alatur, o Instituto Alatur, tem a missão de estimular o desenvolvimento de conteúdo e difundir as melhores práticas do mundo, onde quer que elas estejam, para contribuir com o crescimento sustentável das atividades relacionadas às viagens, eventos e mobilidade corporativa no seu sentido mais amplo.
O Instituto Alatur foi desenvolvido para disseminar, cada vez mais, as informações sobre o setor. Por isso, dentre suas atividades estão:
Geração e difusão de pesquisas de mercado e estatísticas do setor;
Promoção e intercâmbio de melhores práticas;
Desenvolver e promover conteúdo através de publicações como livros e periódicos;
Integrar gestores de viagens e eventos, por meio de programas de debates, fóruns, atividades de conteúdo e iniciativas de apoio ao desenvolvimento sustentável;
Abertura para iniciativas e projetos relevantes do mercado.Sobre a MPI
Sobre o Instituto Alatur
Sobre Ivani Rossi Conhecimento Aplicado a Negócios
Mais de 25 anos de experiência;
Grande conhecimento do mercado Brasileiro;
Sócia da ex-InterScience Informação e Tecnologia Aplicada;
Realizou mais de 1700 projetos qualitativos e quantitativos,
em praticamente todos os segmentos de negócios (serviços, consumo, B2B, varejo, financeiro, serviços, imobiliário).
3
Metodologia
Objetivos
A pesquisa sobre o Mercado de Eventos Corporativos objetiva
atualizar as principais informações desse segmento de mercado
sobre:
Tendências
Funcionamento, tendências (eventos verdes, eventos
híbridos, uso da metodologia ROI)
Compreender quais os tipos de eventos por setor,
Identificar o principal evento de cada empresa
Identificar orçamentos destinados a atividade (tamanho do
budget de eventos).
Metodologia:
Quantitativa.
Universo:
Gestores , RH , Marketing, Vendas( ou seja,responsáveis por
definir as políticas de eventos da empresa) das empresas
pertencentes ao grupo das 1.000 Maiores e Melhores
Empresas da Revista Exame.
Amostra: 82 casos
4
EVENTOS
Dad
os T
écni
cos
Perfil da amostra
Entrevistado
Experiência
Segmento
No. de funcionários
Área
Responsável por eventos específicos
Marketing
Comunicação
IndústriaComércio
Até 500
+500 -1000
+1000
Serviços
RH
Compras
Administrativo
Responsável por todos os eventos da empresa
51%49%
57%
21%
6%
5%
43%
Mai
s de
5 a
nos
Men
os d
e 5
anos
57%
59% 22% 20%
67%
26%
7%
Base: 82 Fonte: Total da amostra de empresas
Base: 82/48/18/16 Fonte: Total da amostra de empresas –Obs.: As bases dos segmen-tos Indústria, Comércio e Serviços são meramente indicativas
11%
5
Dad
os T
écni
cos
As mudanças identificadas na pesquisa do Future Watch em
2011, encontram eco nos responsáveis pelos eventos das
empresas no Brasil. Aqui há forte percepção das mudanças
que já ocorreram e que devem acontecer nos próximos anos
neste mercado. As maiores mudanças que virão, dizem
respeito aos eventos de grande porte, mais do que nos
eventos de médio e pequeno portes.
Crescimento dos eventos verdes, dos eventos de
relacionamento, dos eventos virtuais, dos grandes eventos;
Crescimento do número de agências especializadas por tipo
de complexidade de evento;
Maior presença de empresas com posicionamento full
service, e neste caso, a entrada de empresas estrangeiras;
Busca por qualidade no atendimento;
Fornecedores que resolvem as necessidades de saving dos
clientes;
Necessidade de parceria entre todos os envolvidos num
evento;
Uso de redes sociais para avaliar retorno do investimento;
Aumento da frequência de avaliação;
Uso de ferramentas mais eficazes e amigáveis para o ROI.
Panorama geral do mercado de eventos e perspectivas
Tendências
Basicamente o que está ou estará mudando, na visão dos
responsáveis pelos eventos das empresas:
Serão mais dirigidos a públicos específicos;
Serão mais interativos, com troca de opiniões;
Haverá mais uso de tecnologia avançada;
Serão eventos mais dinâmicos;
Mudanças futuras: grandes, médios e pequenos eventos
Em geral | Tecnologia | Avaliação da eficácia de um evento
6
EVENTOS
Sum
ario
Future Watch BrasilAumento do número de eventos Sim
Incremento do PEGE* para tornar os eventos mais mensuráveis Ainda não há uma forte preocupação
expectativas, orçamento e pesquisa para avaliar o sucesso Iniciando
Eventos cada vez mais adequados aos objetivos da empresa Sim
Grandes eventos são importantes SimEventos verdes Sim
Maior envolvimento com participantes IniciandoROI sendo implementado Iniciando
Em crescimentoFornecedores trabalhando juntos Iniciando
Uso da tecnologia de ponta demandado por palestrantes e audiência Forte
Apps essenciais Em crescimentoUso de rede social nos eventos Em crescimento
Orçamentos cada vez mais enxutos SimMuitos eventos presenciais transferidos para tele
presença Alguns
* PEGE = Programa Estratégico de Gestão de Eventos
7
Sum
ario
As empresas pesquisadas declaram ter um planejamento, em média, para 58 eventos, que
vão desde congressos, stands, confraternizações até os chamados stand alone meetings.
O principal evento do ano é também o maior em porte e budget: stands em feira/
congressos/convenções (dependendo do segmento de negócio;
Cerca de 38% do budget é alocado ao maior evento;
Gastam em média, 4 meses para a realização deste tipo de evento.
Para 2013, a expectativa é de incremento no budget será em 12%.
Os eventos deverão ser tanto para público interno (funcionários e terceirizados) como
para o público externo (clientes, consumidores, distribuidores).
Por outro lado, os budgets estão cada vez mais enxutos e os prazos para execução
tendem a também a serem menores. Numa empresa, cerca de 38% do orçamento de
eventos é destinado ao maior evento do ano.
Ainda incipiente é a percepção que diferentes fornecedores deveriam trabalhar de
forma integrada.
A Experiência com Eventos
Tipos de eventos em 2012 | Budget e tempo de planejamento | ROI
8
EVENTOS
Sum
ario
O que o contratante de eventos espera dos seus fornecedores/
organizadores de eventos:
Especialização para oferecer melhores serviços;
Maior investimento em profissionais qualificados;
Detalhar mais o andamento do evento;
Cumprir o que foi acordado na contratação do serviços;
Prontidão para resolver problemas;
Negociar custos de espaços e taxas;
Ter conhecimento sobre o negócio do cliente;
Customizar eventos.
As inovações tecnológicas são esperadas, e o uso de todos
os instrumentos da era da informática devem ser usados na
complementação da experiência de um evento (mídias sociais, apps, etc).
A escolha de um fornecedor de eventos deve atender aos seguintes
critérios:
Devem ser pró-ativos, experientes e com metodologia de trabalho;
Devem conhecer o segmento de negócios do cliente para fazer
recomendações pertinentes;
Os fornecedores escolhidos devem oferecer toda tecnologia esperada.
9
Sum
ario
Mudança nos eventos
O que vem mudando em geral nos Eventos(principais menções)
Base: 82 Fonte: Total da amostra
Base: : 80 Fonte: Total que concorda que houveram mudanças no mercado de eventos (menções) Obs: As bases dos segmentos Indústria, Comércio e Serviços são meramente indicativas
Mudou / vai mudar Não mudou / não vai mudar
Em geral nos ultimos anos e
próximos
Grande porte
Médio e pequeno porte
98%
86% 14%
2%
48%52%
Os eventos são mais interativos, com mais troca de opinião
23%
Os eventos têm sido direcionados a públicos especifícos
34%
Uso de tecnologia avançada
22%Os eventos estão mais práticos/ dinâmicos
15%Atrativos para conseguir atingir o público do evento
15%
Indicações:
Indústria: eventos mais direcionados a públicos
específicos, mais interativos e com profissionais
especializados
Comércio: uso de tecnologia avançada e eventos
mais dinâmicos
10
EVENTOS
Pers
pect
iva
Futu
ra
dos
Even
tos
Base: 43 Fonte: Total que concorda que vai haver mudanças no mercado de eventos de médio e pequeno portes nos próximos 5 anos (menções) . Obs.: As bases dos segmentos Indústria, Comércio e Serviços são meramente indicativas
Indicações:
Indústria: eventos mais personalizados
Comércio: abordagens mais dinâmicas
Serviços: maior uso da tecnologia
Mudança nos eventos de Grande Porte nos próximos 5 anos (86% concorda com mudança)
Mudança nos eventos de Médio e Pequeno Porte nos próximos 5 anos
(52% concorda com mudança)
Maior uso de tecnologia / apresentações mais modernas
Os eventos tornam-se mais personalizados
As abordagens serão mais dinâmicas
Aumento de profissionais qualificados/profissiopnalização
Um retorno maior dos eventos
24%20%
16%8%
6%
11%
11%
11%
7%
6%
Eventos mais focados / Palestras mais dinâmicas / Profissionais especializados
Maior interação com os clientes / Eventos mais direcionados determinados públicos
Maior visão tecnológica
Aprimoramento sofisticado nos eventos
Conseguiram atingir as metas da empresa
11
Pers
pect
iva
Futu
ra
dos
Even
tos
Evolução do mercado de eventos no Brasil nos próximos 5 anos
Foco de uma empresa de eventos nos próximos 5 anos
Tipo de empresa de eventos no Brasil nos próximos 5 anos
AumentarDiminuir
Aumentar DiminuirAumentar Diminuir
Base: 82 Fonte: Total da amostra de empresas
Base: 82 Fonte: Total da amostra de empresas
Perspectivas:
Aumentar o número de agências especializadas por tipo de
complexidade de evento
Maior presença de empresas com posicionamento full
service.
Perspectivas:
Crescimento do mercado
Crescimento dos eventos verdes, dos eventos de
relacionamento, dos eventos virtuais, dos grandes eventos
Perspectivas:
Foco no perfil dos participantes
Uso da rede social como suporte ao conteúdo.
61%57%50%48%46%40%37%34%20%17%
39%43%
50%52%
54%60%
63%66%
80%83%
O mercado de eventos no Brasil
Eventos verdes
Eventos de relacionamento
Eventos virtuais/vídeo conferência para as questões táticas/operacionais das empresas
Grandes eventos
Eventos virtuais/vídeo conferência
Mesclar eventos face to face com eventos virtuais
Eventos com presença física para a definição e expansão das estratégias da empresa
Os pequenos eventos
Número de eventos não planejados
Número de agências especializadas por tipo e complexidade de evento: por ex:
convenções, etc.Foco no perfil dos participantes
Número de empresas Full Service capacitadas a atender todos os tipos de eventos
Empresas estrangeiras oferecendo Full Service para empresas do Brasil
22%
34%
44%
66%
78%
Rede social como suporte ao acesso de conteúdo e às discussões
68%
32%
29%
71%
56%
12
EVENTOS
Tend
ênci
as
Tendência de uso de Tecnologia de eventos nos próximos 5 anos
Atendimento de uma agência de eventos nos próximos 5 anos
Aumentar Diminuir
Aumentar Diminuir
Aumentar Diminuir
Perspectivas:
Busca por qualidade no atendimento
Fornecedores que resolvem as necessidades de saving dos clientes
Parceria entre todos os envolvidos num evento.
Perspectivas:
Uso de redes sociais para avaliar retorno do investimento
Aumento da frequência de avaliação
Uso de ferramentas mais eficazes e amigáveis para o ROI. Perspectivas:
Forte uso de tecnologia de ponta em todos os sentidos.
Avaliação do ROI dos eventos no Brasil nos próximos 5 anos
para avaliar o retorno do investimentoabsorção do conteúdo pós-eventos medir o impacto dos eventos nos negóciospara avaliar o ROI de um evento
Redes sociais usadas
Frequência da avaliação da
Ferramentas mais eficazes para
Opções de instrumentos amigáveis
Qualidade do atendimento de uma agência de serviços
Fornecedores aptos a atenderem as necessidades de Saving dos Clientes
Parceria entre os diferentes fornecedores envolvidos
O tempo de planejamento de um evento
Tecnologia de ponta para o gerenciamento dos eventos
Demanda dos palestrantes e participantes pelo que tem de mais atual em tecnologia
Demanda por aplicativos (apps) a serem usados nos eventos
Tecnologia vai ser o melhor instrumento para o Saving
Fornecedores habilitados em produzir e dar suporte tec-nológico aos eventos virtuais
Tecnologia padrão que previna os possíveis problemas durante um evento
Uso de Holograma (Eyeliner) nas reuniões
68%
63%
57%
54%
50%
41%
32%
32%
37%
43%
46%
50%
59%
68%
63%
62%
37%
38%
46%
85%54%
15%
28%72%
40%60%
41% 59%
48% 52%
13
Tend
ênci
as
Base: 82 Fonte: Total da amostra de empresas
Praticidade de focar tudo em uma única empresa
Obter saving na realização do evento
Conhecer os parâmetros e características do meu segmento de negócios
Desenvolver efetivamente uma parceria e não ser apenas um prestador de serviços
Agilidade
Vantagens de agência Full Service
Desvantagens de agência Full Service
Conceito espontâneo de agência Full Service O conceito mencionado espontaneamente é claramente
percebido em seu processo e espera-se que a agência tenha
profissionais altamente qualificados.
Vantagens:
Praticidade
Saving
Conhecimento do negócio do cliente
Parceria
28%
27%
26%
23%
10%
6%2%
2%2%Qualidade dos trabalhos
Retorno financeiro agregado ao valor das pessoas
Contar com a expertise da empresa para realizar o evento
Proximidade e confiabilidade entre cliente e agência/ Sintonia
61% Com capacidade para atender desde o planejamento, criação, logística e avaliação pós eventos
Com profissionais altamente qualificados/ Ter qualidade nos serviços oferecidos/ Profissionais qualificados
Com grande experiência no meu segmento de mercado
Com credibilidade no mercado de eventos
Ter um atendimento que dê suporte de uma forma geral
Ter preço acessível
Atender as demandas e proporções de cada evento
Agilidade nos serviços prestados
Renovação tecnológica/inovação
Facilitar o acesso entre o contratante e o contratado
32%19%
14%7%7%7%
4%3%
2%
Não ter mais a noção de custos
das etapas intermediárias
Ficar dependente de apenas um
fornecedor
Alto custo Caso ocorra um problema, vai desencadear
problemas em todo o evento
Não sabe/ Nenhum
44%
12%18%24%
4%
14
EVENTOS
Agê
ncia
Ful
l Ser
vice
Intenção de contratar agência Full Service
Tipo de evento
Intenção de contratar uma empresa full
service, apenas para grandes eventos
(convenções,seminários, etc.)
Base: 82 Fonte: Total da amostra de empresas
sim
não
não neste momento
não sabe
Não sabeEventos especiais
Irá depender da demanda
Somente para os grandes eventos
Para todos os eventos da empresa
63%
10%
18%
9%
71%
12%
2%
6%
10%
Conv
ençõ
es
Sem
inár
ios/
sim
pósi
os/
cong
ress
os
Even
tos
de re
laci
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ento
(Fes
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Lanç
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viço
s
Even
tos
de in
cent
ivos
Conf
rate
rniz
ação
Even
tos
inst
ituci
onai
s
68%64%
53%
36%
19% 4% 2%
15
Agê
ncia
Ful
l Ser
vice
Conhecimento de agência Full Service
Baixo conhecimento de uma agência Full
Service presente no mercado
Base: 82 Fonte: Total da amostra de empresas Outras: Travel Idea, Banco de Eventos, Flytour, Alatur, MC Mesquita. MG Eventos, Fabrica de Eventos, Agir Eventos, Incentivare
Outras (com 1%)
Outras (com 1%)
Não conhece
Não conhece
37%
63%
17%
83%
Conhece alguma empresa Full Service?
Conhece empresa do mercado que poderia se Full Service?
16
EVENTOS
Agê
ncia
Ful
l Ser
vice
Eventos Planejados para 2012
Indicações (além de confraternizações/
festas da empresa):
Indústria: stand em feiras/exposições/
salões e eventos de incentivo
Comércio: treinamentos/workshops,
jantares, eventos de relacionamento
Serviços: convenções, jantares,
eventos de relacionamento/CRM,
seminários, congressos e eventos
exclusivos
Média: 58 diferentes eventos/ano
Base: 82/48/18/16 Fonte: Total de Empresas e dos segmentos
até 20
Público interno
Público externo
+20 a 50
+ 50 a 100
de 100
45%
30%
13%
12%
58% 42%
Confraternizações (festas da empresa/ final ano79%
Treinamentos/ workshops74%
Stand em feiras/ exposições/ salões73%
Convenções54%
Jantares/ café da manhã/ almoços51%
Eventos de incentivos41%
Reunião global da empresa/ de diretoria41%
Lançamento de produtos/ serviços39%Eventos de relacionamento/ CRM (festivais/ esportivos/ maratonas) 35%
Seminários/ simpósios/ congressos32%
Eventos exclusivos (stand alone meeting)24%
17
Os
Even
tos
da E
mpr
esa
Maior Evento de 2012
Indicações:
Indústria: stand em feiras/exposições/
salões e eventos de incentivo
Comércio: convenções
Serviços: convenções, treinamentos/
workshops 33%
21%
15%
11%6%6%
4%2%
2%
Stand em feiras/ exposições/ salões
Confraternizações (festas da empresa/
final de ano)
Convenções
Treinamentos/ workshops
Seminários/ simpósios/ congressos
Lançamento de produtos/ serviços
Eventos de relacionamento/
CRM (festivais/ show/ esportivos/ maratonas)
Eventos de incentivos
Reunião global da empresa/ de diretoria
Base: 82 Fonte: Total de Empresas
18
EVENTOS
Os
Even
tos
da E
mpr
esa
Budget 2012
Tempo mínimo para o planejamento de evento de Grande Porte
4 meses é o tempo médio para o
planejamento de um evento de grande
porte, no entanto observa-se uma
tendência de encurtamento desse tempo.
Base: 82 Fonte: Total da amostra de empresas –Obs.: As bases dos segmentos Indústria, Comércio e Serviços são meramente indicativas
Valor declarado
por 32 empresas:
% alocado ao maior
evento do ano =
R$ 20.598.000,00
38%
Média:
Comércio:
Serviços:
Indústria:
Total:
Expectativa de aumento do
budget em 2013:
Indicação:
Serviços apresenta
uma média maior
Para o maior evento
R$ 643.700,00
17%13%
14%12%o segmento
R$ 1.080.000,00
Total
Indústria
Comércio
Serviços
25%
21%
33%
38%
65%
71%
56%
49%
10%
8%
11%
13% + de 1 a 6 mesesAté 1 mês + de 6 meses
19
Os
Even
tos
da E
mpr
esa
Base: 82 Fonte: Total da amostra de empresas
Critério de escolha do fornecedor
17%
55%
28%
23%
15%37%
48%
14%
46%
40%
12% 27% 61%
12%49%
39%
44%33%
Dá preferência a fornecedores que tragam respostas e novas sugestões
Desejam fornecedores que trazem as novidades e respostas às demandas
A experiência e qualificação do atendimento é um dos critérios de escolha
Todos os eventos da minha empresa são normatizados,
controlados e aferidos
Dá preferência a fornecedores que padronizam os processos
Ter profissionais com conhecimento no meu segmento de negócios
concorda totalmente concorda em parte discorda
Fornecedores mais pró-ativos, experientes e com metodologia de trabalho.
Devem conhecer o segmento de negócios do cliente.
20
EVENTOS
Os
Even
tos
da E
mpr
esa
Base: 82 Fonte: Total da amostra de empresas
Fornecedorese a tecnologia
Critérios para contratarFornecedor de eventos
70%
20%
10%
71%
24%
5%
A dificuldade é sintonizar todos os en-volvidos usando a mesma tecnologia
Há poucos fornecedores aptos a lidar com as inovações tecnológicas
Concorda em parteConcorda totalmente Discorda
Concorda em parteConcorda totalmente Discorda
Os fornecedores hoje estão aptos a sintonizar todos envolvidos
com a mesma tecnologia e usam tecnologia de ponta.
Nem todas as empresas buscam um fornecedor especializado para obter savings.
Pode ou não ser especializado por tipo de evento.
Concordam que há falta de fornecedores especialistas em grandes eventos.
30%
73%
7%
15%10%
20%
55%
45% 45%
Nos
sa p
olíti
ca é
con
trat
ar u
m fo
rnec
edor
es
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aliz
ado,
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Dá
pref
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ênci
as
espe
cial
izad
as p
or ti
po d
e ev
ento
21
Os
Even
tos
da E
mpr
esa
Uso do ROI para os eventos da empresa
Participação do Depto de Compras na aprovação do evento
A área de Compras tem
importância para praticamente
metade das empresas pesquisadas.
Indústria
Indústria
Total
Comércio
Comércio
Serviços
Serviços
34%
39% 39%
44%
56%
33%
48%
31%44%
25%
11%2%
44%6%
29%
52%
56%
56%
13%
15%
22%
Sim, somente nos maioresSim, em todos Não usa
Dá a palavra finalDepende Não se envolve Colabora em todos os evento
Base: 82 Fonte: Total da amostra de empresas
Base: 82/48/18/16 Fonte: Total da amostra de empresas –Obs.: As bases dos segmentos Indústria, Comércio e Serviços são meramente indicativas
22
EVENTOS
Os
Even
tos
da E
mpr
esa
Instituto Alatur
O Instituto Alatur tem como missão estimular o desenvolvimento
de conteúdos e difundir as melhores práticas do mundo,
contribuindo com o crescimento sustentável das atividades
relacionadas à mobilidade corporativa. Para isso, a entidade
publica livros, financia pesquisas e realiza eventos que tratam
sobre o setor, apontando as principais tendências do mercado.
Atividades:
Lançamento dos livros (Eventos, Uma Alavanca de Negócios;
O Valor Estratégico dos Eventos; Improvisação Estratégica e
Corporate Mobility;
Realização do Fórum Alatur desde 2008;
Realização do Fórum Latino Americano HRG;
Apresentou os resultados de pesquisas (TMC Ideal, em 2009
e 2010 e O Processo Decisório em eventos: ambiente high
tech ou high touch? Em 2008, 2009, 2010 e 2011);
Realizou diversos encontros de negócios para debater temas
como: Regionalização e Globalização, Programa Estratégico
de Gestão de Eventos, Fragmentação de Serviços, Expense
Management e Mobilidade Corporativa.
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