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Disciplina: OS&M
AULA 2
Assunto: Funções de OS&M
Prof Ms Keilla LopesMestre em Administração pela UFBA
Especialista em Gestão Empresarial pela UEFSGraduada em Administração pela UEFS
Contatos:E-mail: keillalopes@ig.com.br
MSN: keilla.lopes2@hotmail.comBlog: keillalopes.wordpress.com
Oliveira,2009,pg458 a 462
Atribuições da área de OS&M:
• Relativas a planejamento, organização, direção e controle
• Relativas a pessoal
• Relativas ás atividades específicas do departamento
• Didaticamente fica melhor assim:
Funções de OS&M
1 - ESTRUTURAÇÃO ORGANIZACIONAL
2 - RACIONALIZAÇÃO DO TRABALHO
3 - DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL
4 - CONTROLE DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
5 – ESTUDOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
6-ACOMPANHAMENTO DE CONSULTORIAS EXTERNAS
A área de OSM desenvolve os trabalhos de:
1 - ESTRUTURAÇÃO ORGANIZACIONAL
• Projetar a criação, união ou eliminação de unidades oude setores e acompanhar a respectiva execução.
• Descrever e definir o objetivo e as funções de cadauma das unidades organizacionais.
• Elaborar, divulgar e implantar nos níveis competentes(in loco) os trabalhos desenvolvidos por OSM. Ex:normas, regulamentos e manuais.
2 - RACIONALIZAÇÃO DO TRABALHO
• Definir o fluxo de movimentação de documentos e dedecisões dos sistemas.
• Elaborar e acompanhar os estudos de rotinasadministrativas.
• Definir os formulários e demais instrumentos queacompanhem e complementem as soluçõesoperacionais, administrativas e funcionais adotadas
• Modificar os métodos de trabalho através da análise ecriação de formas alternativas, buscando sempre aatualização tecnológica. .
• Fazer pesquisas sobre evoluções tecnológicas quepossam ser utilizadas pela empresa em suas áreas.
• Buscar externamente e desenvolver internamentenovas opções tecnológicas
3 - DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL
• Estudar e definir os ciclos organizacionais (entrada nomercado, crescimento, estabilização e declínio).
• Analisar as alternativas de ação para promover amaturidade organizacional.
• Avaliar impactos ou desgastes provenientes das açõese dos ciclos.
4 - CONTROLE DE SISTEMASADMINISTRATIVOS
• Análise de viabilidade econômica nodesenvolvimento de novos sistemas.
• Elaboração de cronogramasfísico/financeiro/pessoal para desenvolvimento detrabalhos em suas áreas e em área correlatas .
• Avaliação de equipamentos, instrumentos eferramentas à disposição.
5 – ESTUDOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO• Análise e definição da amplitude dos níveis
organizacionais contemplados.• Definição e estruturação dos dados a nível operacional
das informações transacionais.• Definição e estruturação das atividades dos sistemas
de informação para integração e planejamento dasinformações gerenciais.
• Definição e estruturação das informações visandoproporcionar flexibilidade, adaptabilidade e respostasrápidas à tomada e ao apoio à decisão.
6-ACOMPANHAMENTO DE CONSULTORIASEXTERNAS
• Acompanhamento e eventual participação noscontratos com consultores (ou analistas) externos queirão atuar na área de OS&M.
• Controlar os serviços prestados por terceiros em suaárea de atuação.
• Em suma, as atribuições da área de OS&Mresumem-se em executar as atividades delevantamento, análise, elaboração e implementaçãode sistemas administrativos na empresa, relativos aplanejamento, direção e controle, referentes apessoal, a organização e às atividades específicas dodepartamento. (OLIVEIRA, 2002)
CUMPRE LEMBRAR: Na atualidade, a principal função da área de OS&M é
analisar o homem como peça fundamental do processo,estuda-se o comportamento das funções e ocomportamento dos indivíduos.
Assim, as normas ou métodos de trabalho deixam de sertrilhos rígidos e passam a ser trilhas orientadoras. Permite-se abrir espaço para a criatividade e para as metasdesafiadoras e outros mecanismos motivacionais paraatingir os propósitos da Organização, aliado aodesenvolvimento pessoal e profissional dos empregados.
Atualmente é considerado o ideal que os métodos esistemas sejam desenvolvidos pelas várias unidadesorganizacionais usuárias, sob a atuação efetiva e oprincípio sistêmico da área de OS&M.
Será que a função de OS&M sempre foiassim preocupada com o empregado ecom o seu desenvolvimento pessoal eprofissional?
EVOLUÇÃO DA FUNÇÃO DE OS&M:
Dentro dos princípios da Escola Clássica deAdministração, o pioneirismo ditava odesenvolvimento dos métodos de trabalho a seremcumpridos rigidamente por seus executores, dandoênfase, exclusivamente, à forma de se fazer o trabalhoe ao produto final. Dentro deste princípios, foi iniciadaa área de OSM voltada para o desenvolvimento de umsistema "entre quatro paredes" para as váriasunidades organizacionais, às quais cabia apenasimplantação.
A prática mostrou inviável esta forma de atuação ...
A prática mostrou inviável esta forma de atuação uma vez que:
não havia comprometimento das unidades com osistema implantado;
os métodos e os sistemas eram impostos "de cima parabaixo" e, não raras vezes, deixado de lado depois dealgum tempo;
os empregados não se sentiam parte integrante daempresa, uma vez que não eram ouvidos nodesenvolvimento dos métodos e sistemas que afetavamdiretamente suas atividades;
depois de implantado, verificava-se que não atendiam aousuário, cuja visão e conhecimento específico não eramlevados em consideração;
choque de poder entre as unidades, com a área de OSMsendo vista como impostora. . .
O resultado da experiência prática:
A prática demonstrou que os métodos de trabalho esistemas devem ser desenvolvidos pelas várias unidadesorganizacionais usuárias, sob a atuação efetiva doprincípio sistêmico da área de OS&M.Esta filosofia deatuação propicia, entre outros aspectos:
melhor entrosamento entre as unidades organizacionaisusuárias dos processos;
maior qualidade dos processos, pois os próprios usuáriosestarão atuando;
maior facilidade de implementação, ou seja, menorresistência, pois os usuários o conhecem os processosdesde o início do desenvolvimento e se sentem partedeles.
maior nível de conhecimento e treinamento automático dosusuários;
menor custo no desenvolvimento e implementação dosprocessos.
Em suma, a evolução da área de OS&M
• Inicialmente tinha um caráter ditador e um tratamentotópico (local) e só depois deu lugar a uma visãointegrada (sistêmica). A preocupação puramente técnica(tayrorista) ganhou um novo ingrediente: o homem. E ocaráter intransigente e arbitrário foi sendo substituídopor uma atitude de conciliação e de diálogo.
• Percebe-se que a elevação da produtividade e deeficiências organizacionais deveriam se concentrar,também, no homem. Deveriam ser criadas condiçõesque lhe permitissem o máximo do seu rendimento físicoe intelectual, além de condições para mantê-lo satisfeitoe motivado.
• Afinal, OS&M é apenas mais uma das muitas funçõesda empresa e como todas os outras deve assessorar econtribuir para o objetivo da organização e não, apenas,ditar as normas.
Contudo, a função da área de OS&M
• Não é, apenas, a criação de métodos e sistemas detrabalho resolvendo problemas estruturais de formaordenada, mas é a efetividade das coisas.
• È criar organizações consistentes e mantê-lasfuncionando harmoniosamente.
• Permitir a evolução e o crescimento dasorganizações, em termos de tamanho ecomplexidade.
• È o questionamento do “por quê”,do “para quê” e dosentido lógico das coisas como um todo e numa visãosistêmica
Considerações finais
• Nota-se uma tendência atual no sentidode, cada vez mais, enriquecer a função daárea de OS&M, que é compatível eacompanha a evolução e sofisticação domeio ambiente onde a empresa se insere.Naturalmente, esta visão não é casuística.Ela é originária do enfoque sistêmico daárea de OS&M descrito anteriormente.
Referências bibliográficas
• CRUZ, Tadeu. Sistemas organização métodos. São Paulo: Atlas, 1995.(Preto)
• CURY, Antônio. Organização e métodos: uma visão holística. 7ª ed. São Paulo: Atlas, 2000
• LENER, Walter. Organização, Sistemas e Métodos. 4 ed. São Paulo: Atlas, 1996
• OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, organização e métodos: uma abordagem gerencial. 18ª ed. São Paulo: Atlas, 2009 (Azul)
• ROCHA, Luiz Oswaldo Leal - Organização e Métodos: uma Abordagem Prática. São Paulo: Atlas, 1995
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