como ter mais eficiência e produtividade na gestão do seu ... · na gestão do seu escritório...

Samantha Albini

◥Sócia e consultora sênior na RADAR – Gestão para Advogados

◥ Advogada com experiência no contencioso e consultivo

◥ Ex-Controller Jurídico (por 8 anos) e ex-Gerente Jurídico

◥ Ex-Advogada em departamento jurídico

◥ Consultora em gestão para advogados há 6 anos

◥ Vice-Presidente da Comissão de Inovação e Gestão da OAB/PR

◥ Autora do livro “Controladoria Jurídica para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos” (Juruá, 2014).

Palestrante

Como ter mais eficiência e produtividade

na gestão do seu escritório

Congrejur – 05.nov.2015

+905 mil advogados

+50 mil escritórios

+2,2 milhões bacharéis

1 milhão de advogados em 2 anos

126 mil escritórios em 5 anos

Clientes mais exigentes

Honorários em queda livre

Morosidade do Judiciário

Mercado Jurídico

◢ Conhecer a carteira do cliente

◢ Gerir estrategicamente

◢ Informação para o cliente

◢ Relatórios gerenciais (cliente PJ)

◢ Relacionamento com o cliente

◢ Gerir o risco

◢Diferenciação pela Gestão

A importância da diferenciação

◢ Mais agilidade e eficiência

◢ Mais produtividade

◢ Ter o controle efetivo

◢ Análise interna de resultados

(indicadores de desempenho)

◢Melhoria da performance pela Gestão

Melhoria da performance

Software de gestão

Controladoria Jurídica

Manual Jurídico

Principais Ferramentas de Gestão Jurídica

3

Pessoas ou grupos de pessoas para cada tipo de função no escritório

Conhecimento e experiência

Vocação

Aprender a delegar

Delegar e manter o controle

Tudo começa na distribuição adequada de funções

- Separar a atividade técnica da

atividade de gestão jurídica

- Melhores resultados por meio

da especialização

- Criação do setor da

Controladoria Jurídica para

assumir a gestão jurídica

- Técnico – focado na atividade

puramente técnica

Qual é a ideia?

Alteração do organograma

Conselho de Sócios

Administrativo-

Financeiro Técnico

Controladoria Jurídica

Alteração do organograma

Conselho de Sócios

Administrativo-

Financeiro Técnico

Controladoria Jurídica

-Telefonia e recepção -Secretaria

-Compras+almoxarifado -RH -Manutenção -TI -Logística e eventos -Copa e limpeza -Financeiro

Alteração do organograma

Conselho de Sócios

Administrativo-

Financeiro Técnico

Controladoria Jurídica

-Atendimento técnico -Peticionamento -Audiências -Sustentações orais -Atividade consultiva

-Telefonia e recepção, -Secretaria

-Compras+almoxarifado -RH -Manutenção -TI -Logística e eventos -Copa e limpeza -Financeiro

Alteração do organograma

Conselho de Sócios

Administrativo-

Financeiro Técnico

Controladoria Jurídica

-Telefonia e recepção, -Secretaria

-Compras+almoxarifado -RH -Manutenção -TI -Logística e eventos -Copa e limpeza -Financeiro

-Atendimento técnico -Peticionamento -Audiências -Sustentações orais -Atividade consultiva

-Cadastros -Gestão documental -Publicações -Agendamentos - Controles -Diligências -Guias de custas -Gestão de correspondentes -Distribuições e protocolos -Acompanhamentos - Relatórios e KPIs, etc.

A Controladoria Jurídica é o setor

do escritório de advocacia ou

departamento juridico responsável pelo

suporte de gestão ao setor técnico e

pela análise de resultados (indicadores

de desempenho).

Composição tradicional 01 Controller Jurídico – advogado (a) 01 Assistente (Assistente Administrativo) Estagiários (de Direito) de 1º a 6º período Funcionários (Auxiliares Administrativos)

Composição inicial possível 01 Controller Jurídico – advogado (a)

01 ou 02 Estagiários (de Direito)

Composição alternativa em casos excepcionais 01 Controller Jurídico – aluno avançado ou bacharel de Direito 01 ou 02 Estagiários (de Direito)

Composição

Controller Jurídico

Aux. Adm. (s) Estagiário (s)

Assistente

Organograma da Controladoria Jurídica

-advogado (a) - experiência -conhecimento avançado no software de gestão -conhecimento intermediário em excel -disposição para deixar de atuar tecnicamente -vocação para gestão -visão sistêmica -iniciativa -proatividade -organização -responsabilidade e autonomia -maturidade profissional -capacidade de liderar equipe -boa interlocução com demais departamentos

HANDS ON

Perfil do Controller Jurídico

Ganho de pelo menos 100%

a mais de eficiência e produtividade

(qualidade-segurança-agilidade).

Mais foco, qualidade e profundidade nas

atividades técnicas.

Viabilização efetiva da implantação

dos indicadores de desempenho

Benefícios

Mais benefícios

Proteção da reputação da banca

Redução de riscos

Redução de custo

Majoração de lucros

Contribuição para o compliance

Entre outros.

Manual Jurídico

Conjunto de procedimentos (passo-a-passo) + fluxos de trabalho = como fazer

Regras traduzidas em detalhes

Tornar a execução do serviço replicável

Propagar o treinamento

Manter o procedimento criado

POLÍTICA REGRA PROCEDIMENTO FLUXO DE TRABALHO

PAD

RO

NIZA

ÇÃ

O

Processos ESTRATÉGICOS – alta complexidade e/ou alta importância para os clientes e/ou assuntos específicos, estratégicos ou delicados. Também pode ser por valor, exemplo: acima de R$ 500.000.00

Processos ESPECIAIS – média complexidade e/ou somente em razão do valor – exemplo: acima de R$ 200.001,00 até R$ 499.999,99

Processos COMUNS – baixa complexidade e/ou até valor X – exemplo até R$ 200,000,00 *valores e critérios exemplificativos

Segmentação e classificação

Por áreas/matérias do Direito.

Ex.: área trabalhista, área tributária, etc.

Por cliente.

Ex.: área do cliente X, área do cliente Y, etc.

Por segmento de negócio

Ex.: área petróleo e gás, área metalmecânica, etc.

Por segmentação de carteira igual ao cliente.

Ex.: bancário – ativas, busca e apreensão, etc.

Por órgão judicial

Ex: JEC (Juizado Especial Cível), VC (Varas Cíveis), etc.

Vinculação das carteiras

O contingenciamento é a análise e classificação do RISCO de perda

dos processos.

Exemplo: PROVÁVEL, POSSÍVEL E REMOTA.

a) Remota – 30% de risco de perda

b) Possível – 70% a 31% de risco de perda

c) Provável – 71% a 100% de risco de perda

Contingenciamento

Perda Jurisprudência Doutrina

Até 30% Risco de

perda remoto

Julgados em 1ª Instância favoráveis

Posicionamento majoritariamente

favorável na doutrina Julgados em 2ª Instância favoráveis

Julgados nas Cortes Superiores

favoráveis

31 a

70% Risco de

perda possível

Julgados em 1ª Instância favoráveis e

desfavoráveis

Posicionamento na doutrina dividido Julgados em 2ª Instância

favoráveis e desfavoráveis

Julgados nas Cortes Superiores

favoráveis e desfavoráveis

71 a

100% Risco de

perda provável

Julgados em 1ª Instância desfavoráveis

Posicionamento majoritariamente

desfavorável na doutrina Julgados em 2ª Instância desfavoráveis

Julgados nas Cortes Superiores

desfavoráveis

É o valor atribuído efetivamente ao caso.

Nem sempre é o valor da causa. Por isso, ambos devem ser inseridos no sistema.

O contingenciamento e provisionamento MUDAM/PODEM MUDAR

a cada FASE.

Daí a importância muito grande da FASE como dado gerencial.

Provisionamento

Classificação + vinculação + contingenciamento + provisionamento + fase

Gestão mais estratégica

A gestão é cada vez mais valorizada nos escritórios de advocacia.

Com a implantação das ferramentas de gestão jurídica, seu escritório pode

ter muito mais eficiência, agilidade, produtividade e excelência.

Sem as ferramentas de gestão seu escritório nunca alcançará todo seu potencial e correrá riscos de perecer.

PREPARE-SE PARA O FUTURO DA ADVOCACIA!

Obrigada!

Samantha Albini

(41) 9975-1951

(41) 3107-1530

sa@radardagestao.com.br

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