circuito documental da organização

Circuito Documental da Organização

Formadora: Anabela GonçalvesFormando: Carlos Antunes

Curso Técnico Administrativo – Acção: 9137 – Número 7DEZEMBRO 2009

O que é o Circuito Documental?

É o que resulta do processo da comunicação tanto oral como escrita tanto entre empresas, como a nível interno.

Em resumo é todo o percurso efectuado pelos documentos até chegarem até ao seu destino final.

Quais os tipo de correspondência existentes?

Existem 3 tipos de correspondência:

Correspondência Recebida

Correspondência Expedida

Correspondência Interna

No que consiste……a correspondência

recebida?

É toda a correspondência que dá entrada na empresa e que depois de devidamente analisada é entregue ao departamento ao qual é destinada.

Eliminação

Correspondência Recebida

Entrada(Verificação)

NecessáriaNão

Necessária

Dirigida (Particular)

Confidencial

Empresa Arquivo

No que consiste este processo?

Verificação: Certifica que a correspondência é realmente destinada à empresa, neste mesmo passo é feita a separação desta subdividindo em informação necessária da não necessária.

Necessária: A correspondência deste grupo pode dividir-se em três grupos: Dirigida a Alguém (em particular), Confidencial e dirigida à Empresa.

A informação dirigida para alguém em particular deve ser entregue ao destinatário referido no envelope. A Confidencial só deve ser aberta por que tem autorização, a Correspondência dirigida à Empresa relata a actividade desta e deve ser sempre efectuado um registo.

No que consiste este processo?

A informação Não Necessária não tem interesse para a empresa, mas mesmo assim é filtrada, se for para o Arquivo é guardada por um curto período de tempo.

Pode ainda ser destruída de imediato caso não apresente o mínimo interesse para a actividade da empresa.

No que consiste este processo?

As grandes empresas geralmente oferecem um apoio ao técnico administrativo, colocando à sua disposição maquinaria capaz de o auxiliar, por exemplo na abertura do correio.

Tecnologia de Apoio ao Trabalho Administrativo

Ao entrar na empresa, a correspondência deve ser ordenada e datada, desta forma é mais fácil controlar e localizar documentos. Os datadores e ordenadores facilitam este processo pois são fáceis de utilizar e mudam rapidamente a data, podem possuir ou não área para colocação de texto.

Tecnologia – Ordenador e Datador

Carimbo Resultante

Carimbo Datador

A carta de apresentação, destina-se a Informar o mercado empresarial da Constituição de uma nova empresa, dando a conhecer o seu ramo de actividade assim como bens e serviços prestados.

Correspondência Recebida: Circuito Documental

Circuito Documental – C.Recebida:Carta de Apresentação

Entrada(Verificação)

Correspondência Necessária

Dirigida àEmpresa

Consiste no registo de toda a correspondência que entra na empresa, em livro próprio ou equivalente, coloca-se o número de entrada e data (geralmente através de um carimbo) no próprio documento e identifica-se no respectivo registo o remetente e assunto resumido, bem como a secção para onde será enviado.

Registo de Correspondência Recebida

... a correspondência expedida?

É o registo em livro próprio toda a correspondência que sai da organização para o exterior. O registo deve conter informações relativas ao destinatário, tais como: referência e tipo de documento expedido, data da expedição, nome e morada do destinatário e assunto resumido.

No que consiste…

Orçamento

É um documento empresarial, que faz o resumo financeiro dos serviços e bens que se pretende fornecer a outra empresa.

Correspondência Expedida:Circuito Documental

O orçamento pode ou não ser acompanhado de uma carta descritiva das condições relativas a este.

Circuito Documental - Orçamento

Este tipo de correspondência é geralmente enviada pelos correios.

DepartamentoLogístico

Expedição

Toda a correspondência expedida deve ser devidamente registada em livro próprio, deve conter os seguintes elementos: referência, tipo de documento, data, nome e morada e ainda o assunto resumido

Registo da Correspondência

Em algumas empresas é possível ao técnico administrativo, contar com a ajuda da tecnologia para dobrar cartas e colocá-las nos sobrescritos normalizados segundo os padrões da NP-7 e depois franquiá-los.

Apoio da Tecnologia na Expedição de Correspondência

Máquina de dobrar

Máquina de franquear

É uma norma que visa adaptar o tamanho das folhas a enviar ao envelope a ser utilizado.

Norma Portuguesa – Nº7

No que consiste…

…. a correspondência interna?

É toda correspondência que circula no interior da empresa, através de memorandos, comunicados, ordem de serviços, entre outros.

Comunicado, informa os colaboradores da empresa de normas ou decisões em vigor a partir de determinada data.

Geralmente é colocado num local acessível para que todos tomem conhecimento.

Correspondência Interna:Circuito Documental

Circuito Documental - Comunicado

Gerência

Todos os colaboradores

.

Também neste tipo de correspondência deve ser efectuado um registo de saída, o qual deve mencionar o tipo de documento, a data de saída e o assunto tratado.

É um sistema rápido e eficaz que através de aplicações virtuais (programas), permitem o envio de informação, encriptada ou não. Sempre em formato digital.

Correio Electrónico – Email

Correio Electrónico – EmailVantagens versus Desvantagens

Vantagens

É Barato;

Rápido, mensagens enviadas em segundos;

Ecológico, é facultativa a impressão do documento recebido;

Múltiplos destinatários simultaneamente.

Desvantagens

•Falta de Privacidade;

•Possíveis casos de fraude;

•Necessidade de imprimir os documentos enviados para comprovar o seu envio;

•Possibilidade contagiar o computador com vírus.

O circuito documental é essencial para o bom funcionamento de qualquer empresa, têm de existir regras para o seu correcto funcionamento.

Se este circuito funcionar correctamente podemos afirmar que estamos na presença de uma empresa que possui uma das chaves de sucesso para ser bem sucedida no mercado comercial.

Conclusão

FIM