boas práticas, erros comuns, resolução de problemas e dicas de uso no scholarone - alex mendonça

BOAS PRÁTICAS, ERROS COMUNS, RESOLUÇÃO DE PROBLEMAS E

DICAS DE USO NO SCHOLARONE

Alex Mendonçaalex.mendonca@scielo.org

CONTROLE DE FASCÍCULOS (ISSUE MANAGEMENT)• O uso do Controle de Fascículos (Issue Management) permite

rastrear em qual fascículo os seus artigos aceitos aparecem. Você pode utilizá-lo antes ou depois que um artigo for publicado.

CONTROLE DE FASCÍCULOS (ISSUE MANAGEMENT)

CRIANDO UM FASCÍCULO (ISSUE)

Três itens obrigatórios:

1. Descrição2. Volume3. Número

Os demais itens podem ser incluídos posteriormente

CRIANDO UM FASCÍCULO: INCLUÍNDO MANUSCRITOS

A busca virá pré-selecionada todos os artigos Aceitos

Certifique-se de que a opção not assigned to an issue esteja marcada para garantir que os resultados tragam apenas artigos que ainda não estejam designados a um fascículo

CRIANDO UM FASCÍCULO (ISSUE)

Escolha “Use This Paper” para incluir as seleções dentre os resultados

CRIANDO UM FASCÍCULO (ISSUE)

Escolha “Add Selections” quando você tiver selecionado os artigos que precisa

Após incluir manuscritos em seu fascículo você poderá alterar a ordem dos artigos.

CRIANDO UM FASCÍCULO (ISSUE)

INCLUINDO UM REPRESENTANTE (PLACEHOLDER)Um representante (placeholder) pode ser utilizado para substituir conteúdos do seu sumário, como uma capa, por exemplo.

Agora que você já possui tudo na ordem certa, é possível exportar o sumário (Export Lineup) em formato CSV.

EXPORTAÇÃO DO SUMÁRIO (LINEUP)

FORMA DESCENTRALIZADA DE DESIGNAÇÃO DE MANUSCRITOS

Você também pode pré-designar um manuscrito a um fascículo pela guia “Manuscript Information” da submissão (necessário que os fascículos tenham sido criados previamente).

FECHAMENTO DE FASCÍCULOS (ISSUE)

Uma vez que o fascículo estiver completo, feche-o, marcando a opção “Mark as Closed”, isso o elimita da listagem de fascículos disponíveis.

É possível re-abrir um fascículo a qualquer momento.

POR QUE FAZÊ-LO?

- Melhor visualização nos resultados de busca- Emissão de relatórios de estatísticas

SUBMISSÕES DUPLICADAS (DUPLICATE SUBMISSION CHECK)• Localizada na guia “Manuscript Information” da submissão,

essa ferramenta analisa título e autores para identificar possíveis submissões duplicadas

SUBMISSÕES DUPLICADAS (DUPLICATE SUBMISSION CHECK)• A relevância é calculada com base em um algoritmo complexo

que leva muitos fatores em consideração

• É calculada com base em fatores numéricos dentre um grupo isolado de resultados: o resultado com mais proximidade recebe um valor de 100% de relevância

• Artigos em rascunho (draft) e arquivados (withdrawn) não são levados em consideração

• Serve apenas como orientação e requer uma análise cuidadosa dos resultados obtidos

ARTIGOS CONVIDADOS (INVITED PAPERS)

• Localize a seção Invited Papers em seu Admin Dashboard.

Selecione o link Go para criar um Manuscript Stub

CONFIGURANDO O MANUSCRIPT STUB

Certifique-se que o Status esteja “Active”

CONFIGURANDO O MANUSCRIPT STUB

Selecione as seções que serão apenas para leitura para o Autor (read-only for Author), caso você não queira que o autor faça quaisquer alterações

CONFIGURANDO O MANUSCRIPT STUB

Selecione Commit Stub ao final da tela para seguir para o próximo passo

Nota: Você não poderá adicionar Companion Papers ou Notas enquanto estiver configurando o Manuscript Stub

SELECIONANDO O AUTOR

• Escolha um autor para convidar, da mesma forma que você escolheria um parecerista

SELECIONANDO O AUTOR

Selecione apenas um único autor por rascunho

CONVIDANDO O AUTOR• Selecione o botão Invite (convite) para criar o convite ao autor

Edite o texto antes de enviar, se necessário

CONVIDANDO O AUTOR

ATRIBUIÇÃO DO AUTOR

Selecione Agreed (Aceito) caso o autor se comunique diretamente com você

SUBMETENDO O ARTIGO CONVIDADO

• Faça o proxy do autor para ver a Estrela Verde utilizada para submissão de artigos convidados

ARTIGOS CONVIDADOS

• Ao visualizar artigos em suas listas de administrador eles terão o termo Invited abaixo do ID da submissão em azul.

A IMPORTÂNCIA DO FUNDREF

• Iniciativa do CrossRef

• Fornece uma lista padronizada de agências de fomento

• Recurso incluído em Agosto/2013

• Operando em todos os sites SciELO

• Banco de dados retroalimentado e mantido pelo CrossRef

• Ainda não é possível extrair relatórios pela ferramenta Cognos, mas em breve isso será possível

A IMPORTÂNCIA DO FUNDREF

ARTIGOS RELACIONADOS

ARTIGOS RELACIONADOS

ARTIGOS RELACIONADOS

ADICIONANDO UMA FLAG AO MANUSCRITO

ADICIONANDO UMA FLAG AO MANUSCRITO

• Exemplos:

ADICIONANDO UMA FLAG A UM USUÁRIO

• Cada Flag pode ser configurada para um significado específico e a legenda será visível apenas quando o mouse estiver sob a Flag.

• As Flags podem ser alteradas na guia Account information, em Person Details.

ADICIONANDO UMA FLAG A UM USUÁRIO

• Exemplos:

DEFININDO PREFERÊNCIAS DE BUSCA

O AE pode definir preferências de busca de

Pareceristas

PREFERÊNCIAS

PREFERÊNCIAS

VERIFICAÇÃO ANTI-PLÁGIO

• Integração com CrossCheck e iThenticate

• Requer assinatura prévia com CrossRef, CrossCheck e iThenticate antes da ativação

• http://www.crossref.org/crosscheck.html

• Análises automáticas ou manuais

• Configuração de acordo com papéis

• Sem custos para integração via sites SciELO

VERIFICAÇÃO ANTI-PLÁGIO

PLAGIARISM DETECTION

Manuscritos são analisados contra 50 bilhões de páginas na web e 130 milhões de itens de conteúdo, incluíndo 40 milhões de trabalhos dos 590 publishers que participam do CrossCheck

VERIFICAÇÃO ANTI-PLÁGIO - RELATÓRIOS

VERIFICAÇÃO ANTI-PLÁGIO - PERGUNTAS

• Qual é a porcentagem máxima de similaridade permitida?

• Quem deve ser autorizado a executar as análises?

• Quando é o melhor momento a se fazer?

ARQUIVAMENTO DE SUBMISSÕES

• 180 dias (6 meses) – Submissões originais em rascunho (draft)

• 180 dias (6 meses) – Revisões em rascunho (draft)

• 180 dias (6 meses) – Artigos aceitos

• 90 dias (3 meses) – Artigos rejeitados

• 180 dias (6 meses) – Submissões com decisões de Revisão ou Resubmissão

• Tais prazos não podem ser maiores, apenas menores

• Submissões rejeitadas não são exportadas• Utilize exportação manual caso queira manter backup dos arquivos

ARQUIVAMENTO DE SUBMISSÕES

• Atenção aos prazos!

• Recuperação de arquivos após o fim do prazo tem um custo de US$250.00 por submissão

ARQUIVAMENTO DE SUBMISSÕES

• Periódicos que utilizam o fluxo “In Production” devem atentar-se ao acúmulo de manuscritos estagnados no fluxo

• Todas as submissões aceitas, sem excessões, devem seguir até o final do fluxo, ou seja, até sua exportação

• A não exportação de submissões pode resultar em excedente da cota de armazenamento de dados disponível ao périódico e estar sujeito a cobranças

COBRANÇA DE APC (ARTICLE PROCESSING CHARGE)

• O ScholarOne ainda não dispõe de uma ferramenta de cobrança de APC (Article Processing Charge) integrada ao sistema que atenda aos periódicos do Brasil

• Existem parcerias sendo buscadas com o Copyright Clearance Center, que podem se tornar soluções ideais

• Nesse ínterim, sugerimos uma solução alternativa

COBRANÇA DE APC (ARTICLE PROCESSING CHARGE) - SUGESTÃO

• Necessário:

1. Uma ferramenta de transação online (Ex: PayPal)

2. Página HTML simples com um formulário de pagamento ou link direto para o site onde será efetuado o pagamento

• O formulário deve “conversar“ com sua ferramenta de transação online

• Hospedagem do arquivo pode ser feita no próprio sistema, na área “Admin: configure instructions”

COBRANÇA DE APC (ARTICLE PROCESSING CHARGE) - SUGESTÃO

• Link para a página HTML pode ser inserido no template do e-mail de aceitação da submissão

COBRANÇA DE APC (ARTICLE PROCESSING CHARGE) - SUGESTÃO

• Procure utilizar o mesmo esquema de cores do sistema, para que o usuário tenha a sensação de estar no mesmo ambiente, trazendo maior segurança

• Campos com valores pré-definidos que não permitem a alteração do autor

• Botão para finalização da compra redireciona para a ferramenta de pagamento

LINK PARA O SISTEMA

• Alguns periódicos têm feito o link da submissão online apontando para a homepage do periódico no site SciELO: www.scielo.br/periódico

LINK PARA O SISTEMA

• Procure apontar o link de submissão online diretamente para a URL do sistema:• https://mc04.manuscriptcentral.com/xyz-scielo

• Acesso mais rápido para os autores/revisores, cortando passos

• “Menos é mais” – menos cliques, autor/revisor mais feliz!

INFORMAÇÕES DE CONTATO• Admin Center -> Admin Tools -> Setup -> Configuration Settings

-> Set E-mail Contacts

• Popula grande parte dos e-mails templates

• Manter sempre atualizado

##EMAIL_CONTACT_ADMIN_CENTER_EMAIL##

##EMAIL_CONTACT_ADMIN_CENTER_NAME##

##EMAIL_CONTACT_EIC_CENTER_NAME####EMAIL_CONTACT_EIC_CENTER_EMAIL##

LINKS DIRETOSExistem algumas formas de simplificar ações exigidas por Editores, Pareceristas e Autores.

Links diretos podem ser incluídos como tags de e-mails nos seus templates. Isso dará acesso imediato ao trabalho com um único clique.

Tag do Link Como é utilizado##CREATE_REVISION_LINK## Permite que o autor crie uma versão revisada de um

manuscrito (já em uso em todos os sites SciELO)

##REVIEW_LINK## Link direto para o Scoresheet (já em uso em todos os sites SciELO)

##SUBMIT_INVITED_PAPER_LINK## Permite que o autor submeta um manuscrito convidado (já em uso em todos os sites SciELO)

##MAKE_DECISION_LINK## Permite que uma decisão seja tomada em um artigoDestinada aos lembretes de decisão editorial para EICs e AEs

##MAKE_RECOMMENDATION_LINK## Permite que uma recomendação seja tomada em um artigoDestinada aos lembretes de decisão editorial para AEs

##PICK_INVITE_ASSIGN_LINK## Permite seleção, convite e designação de pareceristas para um artigo

Requer login

DOI – DIGITAL OBJECT IDENTIFIER • Você sabia que é possível gerar o número do DOI pelo ScholarOne?

• Formato:

PREFIXO/ISSN-ACRÔNIMO-ANO-ID

10.1590/0000-0000-AAA-2015-0001

• O DOI gerado aparecerá na guia “Manuscript Information” da submissão, no quadro Production Details:

• Para garantir a integridade de dados, importante utilizar o DOI gerado pelo sistema no XML SciELO

• Entre em contato com a equipe SciELO caso queira gerar o DOI a partir do ScholarOne

DESIGNAÇÃO DE ARQUIVOS• Restringir formatos

• Deixar apenas o essencial – remover itens desnecessários

BOTÃO DE VOLTAR DO NAVEGADOR

Isso pode fazer com que você saia do sistema e lhe colocar em uma versão “cacheada” do sistema.

Não utilize o botão de voltar do seu navegador

USO INCORRETO DA DECISÃO IMEDIATA (IMMEDIATE DECISION)

• Disponível na guia “Manuscript Information” da submissão, serve para o Editor-Chefe tomar uma Decisão Editorial independente do andamento da avaliação por pares

USO INCORRETO DA DECISÃO IMEDIATA (IMMEDIATE DECISION)

• Entretanto, não deve ser utilizada quando há pareceres disponíveis

• Quando há pareceres, sempre deve-se utilizar a tarefa “Make Decision”

Caso a tarefa não esteja disponível, altere o número de pareceres (Reviews) necessários

CADÊ A SUBMISSÃO?

• Ao sofrer uma “des-submissão” (unsubmit), a submissão volta a ser um rascunho (draft), permitindo assim que o autor possa excluí-la, sendo obrigado a fazer uma nova submissão

• A submissão é excluída definitivamente, junto com qualquer rastro dela no sistema – não há como recuperá-la

• Pode ocorrer com uma porcentagem pequena dos artigos des-submetidos

ONDE ESTÁ O ARTIGO PARA AVALIAR?

• Parecerista criou uma nova conta

• Parecerista não aceitou o convite (link no e-mail)

• Aceitação não foi registrada

• Múltiplas contas

• Links copiados de e-mail enviado a outro parecerista• Cada carta-convite possui links únicos que só funcionam para aquele

parecerista específico

ONDE ESTÁ O ARTIGO PARA AVALIAR?

• Faça uma busca por sobrenome ou User ID (Na maioria dos casos resolve problemas com múltiplas contas)

ARQUIVOS NÃO CONVERTEM PARA PDF• Verifique se o nome do arquivo possui caracteres especiais

(por exemplo: ? ou #)

• Verifique se o nome do arquivo possui mais de um ponto

• Certifique-se de que todas as macros foram desabilitadas do MS Word (por exemplo,*.docm). Macros não são permitidas

• Versão do MS Word que o arquivo foi gerado pode influenciar

• Procure salvar uma cópia em versões alternativas (.docx ou .doc)

• Remova links (se houver) de dentro do arquivo

• Salve o arquivo com as fontes True Type embutidas (passo-a-passo de como salvar arquivos embutindo as fontes True Type: http://www.idautomation.com/kb/ttf_embedding.html)

PARECERES ANEXOS NÃO INCLUÍDOS NA DECISÃO EDITORIAL• Se o periódico permite que pareceristas transfiram arquivos ao

sistema, estes não são automaticamente anexados à carta de Decisão Editorial

• É necessário anexá-los de forma manual utilizando o menu drop-down no canto inferior esquerdo do e-mail com a Decisão Editorial

• Nota: o arquivo transferido pelo parecerista deve ter sido convertido para PDF corretamente para que o mesmo possa ser visto pelo Editor a fim de anexá-lo à carta de Decisão Editorial

• É possível tornar esse procedimento automático desde que o arquivo transferido pelo parecerista esteja marcado como “Para Autor e Editor” (For Author and Editor). Entre em contato com a equipe SciELO para fazer essa modificação

NOMES COMPOSTOS

• Ao realizar buscas por nomes compostos, utilize o asterisco (*) para obter melhores resultados

Exemplo: ao buscar por “João Costa Filho”, seu termo de busca seria: *Costa*

ONDE ESTÁ O ARTIGO?• Tipicamente ocorre a Editores-Chefes e Editores Associados

• Questão de confidencialidade

• Procure pela mensagem 1 blinded (1 oculto)

• Ocorre quando o usuário ativo é autor ou co-autor da submissão

• Regra absoluta do ScholarOne – não pode ser alterada• Alternativa: utilize usuário com papel de autor, somente, para as submissões

E-MAILS NÃO ESTÃO SENDO ENVIADOS• Verifique a guia Audit Trail – se o e-mail estiver lá, significa

que o sistema fez o envio

• Verifique se o bloqueador de pop-ups não estava ativado, no caso de e-mails que permitem edição antes do envio

• Verifique se a opção “Eximir essa pessoa de todos os lembretes relacionados a tarefas” (Exempt this person from all task-related email reminders) não está habilitada no perfil do usuário

• É possível também que o provedor esteja classificando os e-mails enviados pelo sistema como SPAM. Recomenda-se nesse caso consultar periodicamente a caixa de SPAM do seu e-mail e marcar como “não SPAM” os e-mails vindo do sistema, “reeducando” assim o provedor de e-mails.