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Z1 – Automóvel do FuturoInstituto Mineiro de Gerenciamento de Projetos

GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES

PROJETOS 37Belo Horizonte

Z1 – O automóvel do FuturoZ1 – O automóvel do Futuro

Gerenciadora de projetos contratada para o gerenciamento do projeto de desenvolvimento do Z1, o primeiro carro da geraçao Z

imimGPGPInstituto Mineiro de Gerenciamento de ProjetosInstituto Mineiro de Gerenciamento de Projetos

OBJETIVO DO TRABALHO

• Definir os processos de aquisições para o projeto Z1: o automóvel do futuro

a. EAP e Pacotes Buy

Make

Buy

Legenda

b. Critérios Make or Buy

N. ITEM A SER CONTRATADO REF EAP CRITÉRIOS MAKE OR BUY

1 Pesquisa de consumidores e Pesquisa de preço e venda

1.2.11.2.2

Fornecimento especializadoDiferente do core business

2 Projeto do protótipoFabricação do protótipoHomologação do projeto

1.41.61.7

Fornecimento especializado Diferente core business

c. Mapa de Aquisições

N.

ITEM A SER CONTRATADO

REF EAP

VENDOR LIST ORÇAMENTO PRAZO

1 Pesquisa de consumidores;Pesquisa de preço e venda

1.2.1

1.2.2

Pilar Consultoria;Assim consultoria em pesquisa.

R$ 15.000,00 5 meses a partir do ínicio do projeto

2 Projeto do protótipo;

Fabricação do protótipo;

Homologação do projeto

1.4

1.6

1.7

Ford;Honda;Nissan

R$ 18.000,00

R$ 240.000,00

R$ 70.000,00

6 meses a partir do inicio do projeto;

10 meses a partir do inicio do projeto;

12 meses a partir do inicio do projeto.

d. EAP Revisada

O item Contratar Recursos é de responsabilidade do Gerente de Projetos e faz parte da Gerência de Aquisições (item 1.1.6)

e. Registro de Riscos de Aquisições

EVENTO DE RISCO RESPOSTA AO RISCO MOMENTO DA RESPOSTA AO RISCO

A empresa executora não possui tecnologia e domínio na fonte renovável escolhida

•Selecionar uma empresa com conhecimento na fonte definida no escopo.

•Analisar histórico de produtos da empresa.

ESPPQSEL

A empresa de consultoria em pesquisa não fornecer resultados conclusivos da pesquisa

•Avaliar credibilidade da empresa no mercado;

•Resguardar o ImGP com clausulas contratuais.

SELCONTadm

PACOTE DE TRABALHO SELECIONADO PARA DESENVOLVIMENTO DOS PRÓXIMOS PASSOS:

N. ITEM A SER CONTRATADO REF EAP

1 Pesquisa de consumidores e Pesquisa de preço e venda

1.2.11.2.2

f. Critérios de Avaliação Eliminatórios

• No mínimo dez anos de atuação no mercado;• Atuação efetiva nas regiões sudeste e sul do Brasil;• No mínimo um cientista social e um estatistico para

elaborar relatório de conclusão de pesquisa.

f. Critérios de Avaliação Classificatórios

• ISO 14001;• Nível técnico da pesquisa;• Capacitação da equipe;• Prazo de entrega;• Preço.

g. Declaração do Trabalho (SOW)

• Especificações técnicas: Entrega da análise de resultados ao final da pesquisa com gráficos e conclusões.

• Qualidade requerida: Avaliação pelos critérios de renda e faixa etária.

• Quantidade: pelo menos 1.000 questionários.• Prazo: 5 meses• Suporte técnico: Ter um cientista social como líder da

equipe.• Garantia: Para cada 100 questionários, ter um verificador

in loco para auditar os questionários.• Local de entrega: Deverá ser enviada uma cópia da

análise por e-mail e dois CDs para a sede do imGP.

h. Vantagens x desvantagens da divulgação dos critérios de classificação

• O imGP divulgará os critérios e o modelo a ser seguido para que os fornecedores respondam aos itens estabelecidos, facilitando, agilizando e mantendo a transparência do processo. Com os critérios conhecidos, os fornecedores conhecerão as necessidades do imGP, aumentando a probabilidade de sucesso do projeto.

• Para evitar o relacionamento entre os fornecedores, o imGP não divulgará quais são os fornecedores concorrentes até a divulgação dos resultados.

i. Sistema de Pontuação

CRITÉRIOS PESO

ISO 14001; 10%

Nível técnico da pesquisa; 30%

Prazo de entrega; 20%

Capacitação da equipe; 30%

Preço 10%

j. Documentos de aquisições adotados

N. ITEM A SER CONTRATADO REF EAP DOCUMENTOS DE AQUISIÇÕES ADOTADOS

1 Pesquisa de consumidores e Pesquisa de preço e venda

1.2.11.2.2

RFP – O imGP solicitará, a partir da DECLARAÇÃO DE TRABALHO E DA MINUTA CONTRATUAL, a apresentação da proposta técnico-comercial dos proponentes

2 Projeto do protótipoFabricação do protótipoHomologação do projeto

1.41.61.7

RFP - O imGP solicitará, a partir da DECLARAÇÃO DE TRABALHO E DA MINUTA CONTRATUAL, a apresentação da proposta técnico-comercial dos proponentes

k. Meio adotado para o convite

• O convite aos fornecedores será realizado via mala direta por e-mail. O e-mail é uma ferramenta ágil, de fácil uso e amplamente adotada pelas empresas.

• Com o uso da mala direta, é possível também manter os fornecedores concorrentes em anonimato, prevenindo criação de carteis, conforme previsto no slide 15.

l. O contrato será formal ou tácito

• O imGP adotará o contrato FORMAL, visto que esse tipo de contrato documenta previamente as regras da negociação, reduz riscos e traz segurança para as partes.

m. Classificação (espécie) adotada para o contrato

• O contrato é classificado como Prestação de Serviços, pois trata-se de uma compra de serviço, pelo imGP, a ser realizado por um fornecedor.

n. Tipo de contrato escolhido

• O imGP escolheu o contrato do tipo Preço Fixo, visto que tem-se o escopo bem definido. Dessa forma, o risco é transferido para o contratado e a gestão orçamentária é facilitada.

o. Licitação ou Concorrência privada

• O imGP conduzirá suas aquisições por meio da modalidade de aquisição Concorrência Privada, de acordo com o seguinte fluxograma:

Elaborar a RFPDivulgar por e-

mail às empresas convidadas

Avaliar as propostas

Excluir as empresas inaptas

(critérios eliminatórios)

Selecionar melhor proposta (critérios

classificatórios)

Divulgar os resultados

Contratar

p. Atitudes e Fiscalização

• Para fiscalizar o correto andamento das atividades do fornecedor, o imGP adotará os seguintes procedimentos:– Auditoria por amostragem para verificação da

conformidade do preenchimento dos formulários de pesquisa;

– Diligenciamentos nos locais de aplicação;– Reuniões de acompanhamento de avanço;

q. Relatórios para administrar as aquisições

• O imGP, tendo em vista administrar as aquisições, elaborará os seguintes relatórios:– Boletim de Medição;– Curva S.

• Os Boletins de Medição serão criados a partir dos eventos abaixo relacionados, para facilitar o pagamento ao fornecedor:– Metodologia de pesquisa;– Entrega do formulário/questionário;– Relatório de mobilização da equipe;– Relatório de entrevistas realizadas;– Entrega do relatório final;

r. Passo a passo adotado (com fluxograma) para administrar os contratos, incluindo Kick Off

Definir gestor de contratos

Conduzir reunião de kick-off

Conduzir reuniões de

acompanhamento

Elaborar ata das reuniões

Controlar mudanças

Criar plano de ação para ajustar a execução dos

trabalhos

Conduzir reuniões de entrega

Assinar o termo de aceitação

s. Passo a passo adotado (com fluxograma) para encerrar os contratos

Verificar validação / aceitação do

produto

Verificar conformidade dos pagamentos com

contrato

Verificar existência de pendências

jurídicas

Elaborar relatório de encerramento do

contrato

Preencher termo de aceite

Elaborar atestado de inexistência de

reivindicações

Conduzir a reunião de encerramento

Assinar o termo de encerramento

Reunir e arquivar os documentos do

projeto

Registrar as lições aprendidas