automação de escritório ii excel andreza barcaro andrezabarcaro@gmail.com 2015

Automação de Escritório IIExcel

Andreza Barcaroandrezabarcaro@gmail.com

2015

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Excel Avançado Revisão das principais funções de Automação I Recurso Formatar como tabela Gerenciador de nomes Formatação condicional avançada Validação de células Trabalhando com modelos do Excel Cálculos com data e hora, funções de data e

horaTabelas dinâmicasGráficos dinâmicosMacros

Contéudo Programático

Excel O Excel é uma planilha eletrônica capaz de

armazenar dados, executar cálculos, gerar gráficos, importar e exportar valores do banco de dados.

O Excel é uma ferramenta poderosa e fator de diferenciação no mercado de trabalho. São inúmeras as empresas que fazem uso diário de planilhas para acompanhamento de suas atividades.

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Excel O Excel é um editor de planilhas eletrônicas, para

organizar, formatar e calcular dados numéricos de vários espécies de maneira rápida e simultânea.

Podendo realizar cálculos financeiros, estatísticos, lógicos e outros.

Para acessar Menu Iniciar -> Todos os Programas -> Microsoft Office -> Excel 2013.

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Excel

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Versões anteriores Excel

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Aplicações Controle de Extrato Bancário Orçamento familiar; Controle de vendas, receitas e despesas, controle de

notas de alunos, salários, faturamento e outros. Controle de custos de uma empresa; Calendários; Tabelas de negócios e esportivas; Catálogo de preços de produtos/serviços; Cadastros em geral; Perfil de clientes para vendas. Controle de Estoque; Fluxo de Caixa;

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Planilhas Planilha Eletrônica é um programa que permite a

análise de dados em forma de tabelas (conjunto de linhas e colunas) e a criação de fórmulas e gráficos.

Uma planilha é uma tabela de células organizada em colunas e linhas. Ela é sempre armazenada em uma pasta de trabalho (arquivo).

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As planilhas eletrônicas são tabelas que contém células que são a junção de uma linha com uma coluna da tabela onde podem ser inseridos números, textos, datas e fórmulas.

Cada pasta de trabalho possui planilhas independentes que podem ser renomeadas.

Uma célula é uma unidade de informação da planilha. Uma célula pode conter números, datas, textos ou fórmulas.

Pastas e Células

Excel O Excel permite que um arquivo possua até 255 planilhas. Cada planilha possui um total de 17.719.869.184 (17

bilhões) células. As colunas são identificadas por letras de A até XFD que

totalizam 16.384 colunas. As linhas são identificadas por números de 1 até

1.048.576 linhas.

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Janela Principal

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O Excel possui abas: Página Inicial, Inserir, Layout de Página, Fórmulas, Dados, Revisão e Exibição.

Arquivo Aba Arquivo: criar, salvar, abrir e imprimir planilhas.

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Movimentação Setas do teclado: desloca conforme a seta; Enter: desloca para baixo Tab: desloca para a direita; Shift + Tab: retrocede uma coluna; CTRL+Home: Seleciona o primeira célula da planilha; CTRL+End: Seleciona a última célula ocupada da

planilha; CTRL+Seta (direita): desloca para a última coluna; CTRL + Seta (baixo): desloca para a última linha; CTRL + PageUp: movimentação entre planilhas; CTRL + PageDown: movimentação entre planilhas; CTRL + Mouse: Selecionar células intercaladas;

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Modelos O Excel possui modelos prontos por exemplo: cartão

ponto, relatório de despesas, orçamentos, demonstrativo e controle de pressão arterial.

Para acessar: Botão Office -> Novo -> Modelos Instalados.

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Modelos

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Teclas de Atalho CTRL+ C – Copiar; CTRL + V – Colar; CTRL + X – Recortar; CTRL + Z – Desfazer; CTRL + Y – Refazer.

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Salvando um arquivo Para salvar as planilhas são criados arquivos que

possuem nome e extensão que é .xlsx.

Nas versões anteriores 97 a 2003 a extensão dos arquivos era .xls.

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Formatação de células Permite formatar a célula como texto, número,

moeda, data, hora, porcentagem, fração, número científico ou personalizado.

Acessar aba Página Inicial -> Número

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Formatar Fonte Acessar aba Página Inicial-> Fonte

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Formatar Fonte

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Negrito (CTRL + N)

Sublinhado (CTRL + S)

Itálico (CTRL + I)

Bordas

Cor de preenchimento

Cor da fonte

Fonte

Tamanho da fonte

Aumentar a fonte

Diminuir a fonte

Formatar Bordas Acessar aba Início ->Fonte -> Borda

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Autopreenchimento O recurso de autopreenchimento permite

autocompletar números, dias da semana, meses e datas de forma sequencial.

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Atividades em sala

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Fórmulas As fórmulas são equações que auxiliam na análise dos

dados realizando operações básicas de matemáticas tais como: subtração (-), adição (+), divisão (/), multiplicação (*), porcentagem (%), exponenciação (^) e ainda comparação dos dados ou com o auxílio de funções.

Uma fórmula sempre inicia com o sinal =

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Operadores Operadores são sinais que especificam um tipo

de cálculo, comparação ou referência.

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Símbolo Operação Tipo

+ Soma Aritmético

- Subtração Aritmético

* Multiplicação Aritmético

/ Divisão Aritmético

% Porcentagem Aritmético

^ Exponenciação Aritmético

OperadoresSímbolo Operação Tipo= Igualdade Comparação

> Maior Comparação

< Menor Comparação

>= Maior ou igual Comparação

<= Menor ou igual Comparação

<> Diferente Comparação

& E Concatenação

: Intervalo Referência

, União Referência

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Operações BásicasA B C Operação

1 10 20 = A1+B1 Adição

2 25 10 =A2-B2 Subtração

3 10 5 =A3*B3 Multiplicação

4 20 4 =A4/B4 Divisão

5 2 3 =A5^B5 Exponenciação

6 200 5% =A6*B6 Porcentagem

7 Total =C1+C2+C3+C4+C5+C6 ou = Soma(C1:C6)

Soma

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Referências : (dois pontos) - Operador de intervalo A1:A5; ; (ponto e vírgula) – Operador de união A1;C5; Referência relativa A1 ; Referência absoluta $B$1; Referência mista B$1;

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Anotações Na aba Revisão incluir uma anotação nas células use

novo comentário.

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Funções Função é uma fórmula pré-definida que efetua um tipo

de cálculo específico. O Excel possui diversas funções matemáticas, lógicas,

financeiras, estatísticas, data e hora e outras.

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Funções Para acessar digite = e a função ou acessar aba Fórmulas

-> Inserir Função

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Categorias de Funções Matemáticas; Estatísticas; Lógicas, Financeiras, Data e hora; Texto; Pesquisa; Banco de dados; Cubo; Engenharia;

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Funções Matemáticas Sintaxe das funções:

Soma(): soma dois ou mais valores;= SOMA(A1:A5)

Ou acesse

Média(): faz a média de dois ou mais valores;=MÉDIA(C2:E2)

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Funções Matemáticas Int: arredonda para números inteiros: =INT(A4)

Arred: arredonda conforme quantidade de dígitos: =ARRED(A4;1)

Raiz(): retorna a raiz quadrada do valor informado. = RAIZ(A4)

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Funções EstatísticasMáximo(): retorna o número máximo de um intervalo

de valores: =MAXIMO(B5:B15)

Mínimo (): retorna o número mínimo de um intervalo de valores: =MINIMO(B5:B10)

Cont.Num(): retorna o número de células numéricas de um intervalo: =CONT.NUM(B5:B10)

Cont.Valores(): retorna o número de células de um intervalo: =CONT.VALORES(A1:D1)

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Atividades em sala

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Funções Lógicas Uma função lógica é uma equação de

comparação que retorna verdadeiro ou falso de acordo com o teste condicional.

Funções Lógicas:Se(): retorna valores de acordo com teste

lógico;Somase(): retorna a soma de valores de

acordo com teste lógico;Cont.Se(): retorna a quantidade de valores de

acordo com teste lógico;

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Função Se Considerando que B2 é a média de um aluno

temos que se a média for maior ou igual a 6 ele está aprovado caso contrário está reprovado.

Exemplo: =SE(B2>=6;”APROVADO”;”REPROVADO”)

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Função Se Se o aluno tiver média maior ou igual a 6 será aprovado,

caso contrário reprovado. =Se(B7>=6;”Aprovado”;”Reprovado”)

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Formatação Condicional Acesse Página Inicial -> quadro Formatação Condicional Realçar células enfatizando valores.

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Atividades em sala

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Funções Financeiras Abs() – Retorna o valor absoluto de um número. Pgto – Retorna valor da parcela; Taxa – Retorna a taxa de juros; VF – Retorna o valor a prazo; VP – Retorna o valor a vista; Nper – Retorna o total de prestações;

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Funções Financeiras Suponha que você fez um empréstimo de

R$1500,00 reais a uma taxa de juros de 1,8% ao mês e vai pagar em 12 meses. Qual o valor da prestação?

=PGTO(B1;B2;B3)

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Gráficos O gráfico é uma representação gráfica de um

conjunto de valores. Os tipos de gráficos podem ser em forma de

pizza, área, barras, colunas, linhas, torta, radar, 3D, dispersão e outros.

Para acessar aba Inserir -> Gráficos

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Ferramentas do Gráfico Na aba Ferramentas do Gráfico permite alterar o gráfico:

design, layout e formatação.

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Gráfico em Pizza

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Gráfico em Colunas

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Atividade1. Planilha com Controle de Gastos 2015.

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Dúvidas

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Referência Bibliográfica BATTISTI, Julio. Excel Básico em 120 Lições.

Disponível via web em <www.juliobattisti.com.br/artigos/excelbasico/principal.asp> Acessado em 2015.

Microsof Office Excel 2007. Informática e Inclusão Digital. Sesi. 2013.

Excel Executivo. Amiga Inglês e Informática. 2012. Excel Básico. Fundação Bradesco. 2014

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