Automação de Escritório IIExcel

Andreza Barcaroandrezabarcaro@gmail.com

2015

2

Excel Avançado Revisão das principais funções de Automação I Recurso Formatar como tabela Gerenciador de nomes Formatação condicional avançada Validação de células Trabalhando com modelos do Excel Cálculos com data e hora, funções de data e

horaTabelas dinâmicasGráficos dinâmicosMacros

Contéudo Programático

Excel O Excel é uma planilha eletrônica capaz de

armazenar dados, executar cálculos, gerar gráficos, importar e exportar valores do banco de dados.

O Excel é uma ferramenta poderosa e fator de diferenciação no mercado de trabalho. São inúmeras as empresas que fazem uso diário de planilhas para acompanhamento de suas atividades.

3

Excel O Excel é um editor de planilhas eletrônicas, para

organizar, formatar e calcular dados numéricos de vários espécies de maneira rápida e simultânea.

Podendo realizar cálculos financeiros, estatísticos, lógicos e outros.

Para acessar Menu Iniciar -> Todos os Programas -> Microsoft Office -> Excel 2013.

4

Excel

5

Versões anteriores Excel

6

Aplicações Controle de Extrato Bancário Orçamento familiar; Controle de vendas, receitas e despesas, controle de

notas de alunos, salários, faturamento e outros. Controle de custos de uma empresa; Calendários; Tabelas de negócios e esportivas; Catálogo de preços de produtos/serviços; Cadastros em geral; Perfil de clientes para vendas. Controle de Estoque; Fluxo de Caixa;

7

Planilhas Planilha Eletrônica é um programa que permite a

análise de dados em forma de tabelas (conjunto de linhas e colunas) e a criação de fórmulas e gráficos.

Uma planilha é uma tabela de células organizada em colunas e linhas. Ela é sempre armazenada em uma pasta de trabalho (arquivo).

8

9

As planilhas eletrônicas são tabelas que contém células que são a junção de uma linha com uma coluna da tabela onde podem ser inseridos números, textos, datas e fórmulas.

Cada pasta de trabalho possui planilhas independentes que podem ser renomeadas.

Uma célula é uma unidade de informação da planilha. Uma célula pode conter números, datas, textos ou fórmulas.

Pastas e Células

Excel O Excel permite que um arquivo possua até 255 planilhas. Cada planilha possui um total de 17.719.869.184 (17

bilhões) células. As colunas são identificadas por letras de A até XFD que

totalizam 16.384 colunas. As linhas são identificadas por números de 1 até

1.048.576 linhas.

10

Janela Principal

11

O Excel possui abas: Página Inicial, Inserir, Layout de Página, Fórmulas, Dados, Revisão e Exibição.

Arquivo Aba Arquivo: criar, salvar, abrir e imprimir planilhas.

12

Movimentação Setas do teclado: desloca conforme a seta; Enter: desloca para baixo Tab: desloca para a direita; Shift + Tab: retrocede uma coluna; CTRL+Home: Seleciona o primeira célula da planilha; CTRL+End: Seleciona a última célula ocupada da

planilha; CTRL+Seta (direita): desloca para a última coluna; CTRL + Seta (baixo): desloca para a última linha; CTRL + PageUp: movimentação entre planilhas; CTRL + PageDown: movimentação entre planilhas; CTRL + Mouse: Selecionar células intercaladas;

13

Modelos O Excel possui modelos prontos por exemplo: cartão

ponto, relatório de despesas, orçamentos, demonstrativo e controle de pressão arterial.

Para acessar: Botão Office -> Novo -> Modelos Instalados.

14

Modelos

15

Teclas de Atalho CTRL+ C – Copiar; CTRL + V – Colar; CTRL + X – Recortar; CTRL + Z – Desfazer; CTRL + Y – Refazer.

16

Salvando um arquivo Para salvar as planilhas são criados arquivos que

possuem nome e extensão que é .xlsx.

Nas versões anteriores 97 a 2003 a extensão dos arquivos era .xls.

17

Formatação de células Permite formatar a célula como texto, número,

moeda, data, hora, porcentagem, fração, número científico ou personalizado.

Acessar aba Página Inicial -> Número

18

Formatar Fonte Acessar aba Página Inicial-> Fonte

19

Formatar Fonte

20

Negrito (CTRL + N)

Sublinhado (CTRL + S)

Itálico (CTRL + I)

Bordas

Cor de preenchimento

Cor da fonte

Fonte

Tamanho da fonte

Aumentar a fonte

Diminuir a fonte

Formatar Bordas Acessar aba Início ->Fonte -> Borda

21

Autopreenchimento O recurso de autopreenchimento permite

autocompletar números, dias da semana, meses e datas de forma sequencial.

22

Atividades em sala

23

Fórmulas As fórmulas são equações que auxiliam na análise dos

dados realizando operações básicas de matemáticas tais como: subtração (-), adição (+), divisão (/), multiplicação (*), porcentagem (%), exponenciação (^) e ainda comparação dos dados ou com o auxílio de funções.

Uma fórmula sempre inicia com o sinal =

24

Operadores Operadores são sinais que especificam um tipo

de cálculo, comparação ou referência.

25

Símbolo Operação Tipo

+ Soma Aritmético

- Subtração Aritmético

* Multiplicação Aritmético

/ Divisão Aritmético

% Porcentagem Aritmético

^ Exponenciação Aritmético

OperadoresSímbolo Operação Tipo= Igualdade Comparação

> Maior Comparação

< Menor Comparação

>= Maior ou igual Comparação

<= Menor ou igual Comparação

<> Diferente Comparação

& E Concatenação

: Intervalo Referência

, União Referência

26

Operações BásicasA B C Operação

1 10 20 = A1+B1 Adição

2 25 10 =A2-B2 Subtração

3 10 5 =A3*B3 Multiplicação

4 20 4 =A4/B4 Divisão

5 2 3 =A5^B5 Exponenciação

6 200 5% =A6*B6 Porcentagem

7 Total =C1+C2+C3+C4+C5+C6 ou = Soma(C1:C6)

Soma

27

Referências : (dois pontos) - Operador de intervalo A1:A5; ; (ponto e vírgula) – Operador de união A1;C5; Referência relativa A1 ; Referência absoluta $B$1; Referência mista B$1;

28

Anotações Na aba Revisão incluir uma anotação nas células use

novo comentário.

29

Funções Função é uma fórmula pré-definida que efetua um tipo

de cálculo específico. O Excel possui diversas funções matemáticas, lógicas,

financeiras, estatísticas, data e hora e outras.

30

Funções Para acessar digite = e a função ou acessar aba Fórmulas

-> Inserir Função

31

Categorias de Funções Matemáticas; Estatísticas; Lógicas, Financeiras, Data e hora; Texto; Pesquisa; Banco de dados; Cubo; Engenharia;

32

Funções Matemáticas Sintaxe das funções:

Soma(): soma dois ou mais valores;= SOMA(A1:A5)

Ou acesse

Média(): faz a média de dois ou mais valores;=MÉDIA(C2:E2)

33

Funções Matemáticas Int: arredonda para números inteiros: =INT(A4)

Arred: arredonda conforme quantidade de dígitos: =ARRED(A4;1)

Raiz(): retorna a raiz quadrada do valor informado. = RAIZ(A4)

34

Funções EstatísticasMáximo(): retorna o número máximo de um intervalo

de valores: =MAXIMO(B5:B15)

Mínimo (): retorna o número mínimo de um intervalo de valores: =MINIMO(B5:B10)

Cont.Num(): retorna o número de células numéricas de um intervalo: =CONT.NUM(B5:B10)

Cont.Valores(): retorna o número de células de um intervalo: =CONT.VALORES(A1:D1)

35

Atividades em sala

36

Funções Lógicas Uma função lógica é uma equação de

comparação que retorna verdadeiro ou falso de acordo com o teste condicional.

Funções Lógicas:Se(): retorna valores de acordo com teste

lógico;Somase(): retorna a soma de valores de

acordo com teste lógico;Cont.Se(): retorna a quantidade de valores de

acordo com teste lógico;

37

Função Se Considerando que B2 é a média de um aluno

temos que se a média for maior ou igual a 6 ele está aprovado caso contrário está reprovado.

Exemplo: =SE(B2>=6;”APROVADO”;”REPROVADO”)

38

Função Se Se o aluno tiver média maior ou igual a 6 será aprovado,

caso contrário reprovado. =Se(B7>=6;”Aprovado”;”Reprovado”)

39

Formatação Condicional Acesse Página Inicial -> quadro Formatação Condicional Realçar células enfatizando valores.

40

Atividades em sala

41

Funções Financeiras Abs() – Retorna o valor absoluto de um número. Pgto – Retorna valor da parcela; Taxa – Retorna a taxa de juros; VF – Retorna o valor a prazo; VP – Retorna o valor a vista; Nper – Retorna o total de prestações;

42

Funções Financeiras Suponha que você fez um empréstimo de

R$1500,00 reais a uma taxa de juros de 1,8% ao mês e vai pagar em 12 meses. Qual o valor da prestação?

=PGTO(B1;B2;B3)

43

Gráficos O gráfico é uma representação gráfica de um

conjunto de valores. Os tipos de gráficos podem ser em forma de

pizza, área, barras, colunas, linhas, torta, radar, 3D, dispersão e outros.

Para acessar aba Inserir -> Gráficos

44

Ferramentas do Gráfico Na aba Ferramentas do Gráfico permite alterar o gráfico:

design, layout e formatação.

45

Gráfico em Pizza

46

Gráfico em Colunas

47

Atividade1. Planilha com Controle de Gastos 2015.

48

Dúvidas

49

Referência Bibliográfica BATTISTI, Julio. Excel Básico em 120 Lições.

Disponível via web em <www.juliobattisti.com.br/artigos/excelbasico/principal.asp> Acessado em 2015.

Microsof Office Excel 2007. Informática e Inclusão Digital. Sesi. 2013.

Excel Executivo. Amiga Inglês e Informática. 2012. Excel Básico. Fundação Bradesco. 2014

50