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Noções de Arquivologi

a

Conhecendo e organizando um

arquivo

“A história não se escreverá senão com o recuar do tempo e com os fatos e documentos”.

Santos Dumont

Reflexão

Capacitar os aprendizes para atuarem eficientemente em arquivos.

Mostrar os aspectos fundamentais da classificação de documentos, com destaque para a identificação dos tipos documentais.

Objetivos da lição

Conhecendo as origens históricas dos arquivos

Conhecendo as origens históricas dos arquivos

Origem Histórica dos ArquivosA origem histórica dos arquivos remonta ao início da

escrita, nas civilizações do Médio Oriente, há cerca de 6 mil anos atrás. Os primeiros arquivos surgiram de forma

espontânea nos palácios e nos templos. Alguns dos principais arquivos da Antiguidade são: Palácio de Ebla na Síria, Arquivo do Templo de Medinet no Egito no Séc.

XII a.c.. Os  Hititas foram os primeiros povos a a construir um edifício especial para arquivos, no Séc. XIV

A.C.   

Conhecendo as origens históricas dos arquivos

     As civilizações Clássicas Grécia e RomaOs Gregos mais tarde criaram os seus Arquivos por volta do ano 400 a.c. , e no ano 350 a.c. os documentos oficiais passam a concentra-se no Metroon no Templo de Cibele. Em Roma, a administração do

Império levou a grandes progressos no domínio dos Arquivos. Certos critérios usados na organização de Arquivos pelos Romanos continuam ainda hoje válidos. Criaram uma rede de serviços e um

corpo profissional especializado. Além dos Arquivos Centrais, instituíram a criação de um arquivo próprio para cada corpo de

magistrados: Arquivo de Governadores provinciais.Em 509 a.c. é criado o primeiro Arquivo em Roma, chamado " Tabularium", que está relacionado com a natureza do suporte

"tabulare". Definiram um estatuto para o Arquivista (tabularius) com atribuições no âmbito da conservação, reprodução e validação dos

documentos. Estabeleceram-se também condições de acesso e escalonamento da carreira.

Conhecendo as origens históricas dos arquivos

    Idade MédiaCristalização e divulgação do conceito de Arquivo, e

ambiguidade entre biblioteca e arquivo. Na Cúria Romana subsistem Arquivos e também nos Mosteiros.

Em 1325 assiste-se à criação do Arquivo do Estado Português na Torre do Tombo situado no Castelo de S. Jorge. O Arquivo funcionava como um guardador de

memórias.   

Conhecendo as origens históricas dos arquivos

       Época ModernaIntensificou-se a acumulação de documentos provindos de

arquivos distintos para um mesmo depósito, como é exemplo a Companhia de Jesus. é a época dos Arquivos

Estatais que concentram toda a documentação da provinda de diversas cortes, secretarias de Estado, administração

regionais, protocolos notariais, etc. Os depósitos aumentaram consideravelmente em extensão e em

diversidade, com a Criação de novos serviços na justiça e na economia. Procedeu-se á transladação de códices de

chancelaria, por exemplo: Leitura Nova patrocinada por D. Manuel I e D. João III.

Pilhas de documentos encostados no canto de uma sala, milhares de informações importantes perdidas em papéis sem qualquer identificação. A cena é recorrente em vários órgãos públicos e em empresas privadas que, na maioria das vezes, não dão o valor necessário aos documentos que contam sua história.

Gerenciar, preservar e dinamizar o patrimônio documental

A consulta ao documento certo, sem perda de

tempo, pode garantir rápidas decisões e um

posicionamento estratégico mais

eficiente.

Informação - Todo e qualquer elemento referencial contido num documento. A informação é tudo o que pode ser emitido e recebido. Compreende uma mensagem, idéia, noção, notícia sobre alguém ou algo. É a noção, idéia ou mensagem contida em um documento.

Conceitos e definições

Documento - é qualquer elemento gráfico, iconográfico, plástico ou fônico pelo qual o homem se expressa.É o livro, o artigo de revista ou jornal, o relatório, o processo, o dossiê, a correspondência, a legislação, a estampa, a tela, a escultura, a fotografia, o filme, o disco, a fita magnética etc.

Conceitos e definições

Arquivo - é o conjunto de documentos que, independentemente da natureza do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas.

Conceitos e definições

Dossiê - é uma coleção de documentos relativos a um processo, a um indivíduo e, por extensão, a qualquer assunto.

Conceitos e definições

Gestão documental - conjunto de medidas e rotinas que visam a racionalização e eficiência na criação, tramitação, classificação, uso primário e avaliação de arquivos.

Conceitos e definições

Biblioteca - é o conhecimento genérico e produzido por terceiros. Corresponde ao conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta com objetivos culturais. O documento de biblioteca instrui e ensina.

Conceitos e definições

Museu - é o conjunto de objetos coletados nas mais variadas fontes e que contam a história de um povo, sendo sua finalidade essencialmente cultural. Consiste em uma coleção de peças e objetos de valor cultural, reunidos, conservados e colocados à disposição do público.

Conceitos e definições

A classificação dos documentos compreende o suporte, formato, gênero, espécie, tipo, forma e natureza. Conheça cada uma dessas classificações clicando sobre elas.

Classificação dos documentos

Formato

Configuração física de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado.Ex.: caderno, mapa, rolo de filme, livro, cartaz, códice, diapositivo, ficha, fita perfurada, folha, microficha, planta, rolo, tira de filme, tira de microfilme, ultraficha.

Formato

A classificação dos documentos compreende o suporte, formato, gênero, espécie, tipo, forma e natureza. Conheça cada uma dessas classificações clicando sobre elas.

Classificação dos documentos

Gênero

Configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizados na comunicação de seu conteúdo. É a linguagem usada, a forma como a informação está registrada no documento. Classifica-se em:− textuais – manuscritos, datilografados e impressos (linguagem básica = escrita);− audiovisuais – filmes, cinema, videoclipes e CDs de música (associação do som e da imagem);− cartográficos – mapas, plantas e projetos;− Iconográficos – desenhos, gravuras, painéis e fotografias (linguagem básica = imagem); documentos imagéticos;− Multimídia – reúne em um mesmo documento: animação, som e hipertexto.

Gênero

A classificação dos documentos compreende o suporte, formato, gênero, espécie, tipo, forma e natureza. Conheça cada uma dessas classificações clicando sobre elas.

Classificação dos documentos

Espécie

É a linguagem formal como se apresenta o documento. A configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas, tais como: ata, aviso, cartas, certidões, circulares, editais, formulários, memorandos, ofícios, ordem de serviços e outros.

Espécie

A classificação dos documentos compreende o suporte, formato, gênero, espécie, tipo, forma e natureza. Conheça cada uma dessas classificações clicando sobre elas.

Classificação dos documentos

Suporte

Materiais sobre os quais as informações são registradas:− papel – livro, cartaz, mapa, revista, manuscrito, fotografia, jornal;− mídia magnética e óptica – fita vídeo, fita K7, fita magnética, disquete e CD;− filme fotográfico – microfilme, fotograma, cromo, negativo e filme cinematográfico;− metal, argila, madeira, tecido medalha, monumento, escultura, tela etc.

Suporte

A classificação dos documentos compreende o suporte, formato, gênero, espécie, tipo, forma e natureza. Conheça cada uma dessas classificações clicando sobre elas.

Classificação dos documentos

Natureza

Corresponde à classificação de segurança ao acesso dos documentos.Quanto à natureza, portanto, os documentos se subdividem em:− Ostensivos ou Ordinários – a sua divulgação não prejudica a organização, sem quaisquer restrições ao acesso.− Sigilosos – aqueles que devem ser de conhecimento restrito.

Natureza

O ciclo vital dos documentos de arquivo - teoria das três idades.

Ativo

Temporário

Inativo

Clique na gaveta apontada pela seta para conhecer o tipo de arquivo correspondente e os tipos de documentos que ele armazena.

Conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para as quais foram produzidos ou recebidos e que, mesmo cessada sua tramitação, se conservam junto às unidades produtoras em razão de sua vigência e da frequência com que são consultados.

Arquivo corrente – ativo ou de 1ª idade

O ciclo vital dos documentos de arquivo - teoria das três idades.

Ativo

Temporário

Inativo

Clique na gaveta apontada pela seta para conhecer o tipo de arquivo correspondente e os tipos de documentos que ele armazena.

Constituído de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, permanecem neste estágio aguardando a destinação final que poderá ser a eliminação ou o recolhimento ao arquivo permanente.

Arquivo intermediário – semi-ativo ou de 2ª idade

O ciclo vital dos documentos de arquivo - teoria das três idades.

Ativo

Temporário

Inativo

Clique na gaveta apontada pela seta para conhecer o tipo de arquivo correspondente e os tipos de documentos que ele armazena.

Constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que se conservam em razão de seu valor documental legal ou histórico e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução. A sua função é conservar e disponibilizar para consulta documentos úteis para fins administrativos e pesquisas históricas.

Arquivo permanente – inativo ou de 3ª idade

Você já ficou indeciso em algum momento sobre jogar ou não determinado documento? Acompanhe a seguir alguns critérios que regulam a eliminação de documentos.

Descartar ou não eis a questão

Documentos cujos textos estejam reproduzidos em outros documentos de uma maneira mais completa.

Cópias cujos originais estejam preservados. Documentos de pura formalidade. Documentos que cumpram datas

específicas. Documentos que se tornem obsoletos.

Critérios que regulam a eliminação de documentos

Inutilize os documentos antes de descartá-los.

Consiste em adotar metodologia para a guarda dos documentos, por meio de um plano preestabelecido, visando a rapidez no acesso às informações.

A escolha do método de arquivamento a ser utilizado é determinada pela natureza dos documentos, frequência de consulta, sistema de recuperação das informações e estrutura da organização, devendo ser simples e de fácil entendimento pelos usuários.

Métodos de arquivamento

Sistema direto – busca o documento diretamente do local arquivado;

Sistema indireto – necessita de um sistema auxiliar para recuperar o documento pelo Método Alfabético ou visando as características do acervo na adequação da seção. Ex.: Setor Financeiro – Contas a pagar pelo método cronológico (datas de vencimentos/faturas).

Sistemas de buscas

Sistema de busca direto, que obedece a sequência das

Letras do alfabeto.

Método alfabético

Método numérico simples

O sistema de busca é indireto, uma vez que necessita de índice alfabético. Considera o número da pasta, é um método seguro, simples e de fácil manuseio, sendo usado quando houver necessidade de sigilo das informações. Tem ampla aplicação em arquivos especiais e especializados.

Método geográfico

O sistema de busca é direto e as pastas são colocadas na ordem alfabética. É um método de fácil manuseio que considera a procedência ou local. É aconselhado para ser usado em organizações que atuem em várias regiões, cidades, estados etc.

Método cronológico

O sistema de busca é direto, considera a data e o documento não é numerado. Nesse método a disposição das pastas e dos documentos, dentro da pasta, fica na ordem cronológica. Pode ser utilizado como método auxiliar. Usado para controle de pagamentos, compromissos e controle de pedidos.

Método alfanumérico

Consiste na soma de dois métodos, alfabético e numérico, utilizando a simplicidade de um e a exatidão e rapidez no arquivamento do outro. Tem larga utilização em arquivos de catálogos de fornecedores.

atividade de arquivo

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