anexo 1 - manual de submissão de listagens de despesas
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Manual de Submisso de Listagens de Despesas v6 1
MANUAL DE SUBMISSO DE
LISTAGENS DE DESPESAS
VERSO 6 28 DE JUNHO DE 2012
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Manual de Submisso de Listagens de Despesas v6 2
Contedo
1. Introduo ........................................................................................ 4
1.1 Verso 6 Alteraes relativas verso 5 ......................................................................................... 5
2. Listagens de despesas ....................................................................... 5
2.1 Formato .............................................................................................................................................. 5
2.2. Explicaes adicionais ..................................................................................................................... 13
2.3. JUSTIFICAO SIMPLIFICADA DE DESPESAS DE ENCARGOS GERAIS (REGIME FORFETRIO) ......... 17
2.4. Simplificao da submisso de valores de vencimentos ................................................................. 18
2.5. Exemplos de preenchimento .......................................................................................................... 20
Exemplo 1 Instituio no ressarcida de IVA. Um documento de despesas, duas linhas de despesa
........................................................................................................................................................... 20
Exemplo 2 instituio em parte ressarcida de IVA. toda a despesa imputada a este financiamento
........................................................................................................................................................... 20
Exemplo 3 instituio em parte ressarcida de IVA e com a despesa s parcialmente imputada a
este financiamento ............................................................................................................................ 21
Exemplo 4 Submisso de uma declarao de encargos gerais (DEG) ............................................. 22
2.6. Procedimentos ................................................................................................................................ 23
2.7. Documentos a enviar FCT aps a lacragem .................................................................................. 23
3. O Portal de Cincia e Tecnologia ..................................................... 25
4. Submisso das listagens de despesas ............................................. 25
4.1 Apresentao ................................................................................................................................... 26
4.1.1 Funcionalidades disponveis ..................................................................................................... 27
4.2 Certificao ...................................................................................................................................... 37
4.2.1 Funcionalidades disponveis ..................................................................................................... 37
4.2.1 Documentao aps certificao .............................................................................................. 42
4.3 Lacragem .......................................................................................................................................... 43
4.3.1 Funcionalidades disponveis ..................................................................................................... 43
4.3.2 Documentao aps Lacragem ................................................................................................. 47
5. Ajudas, Contactos e informaes adicionais .................................... 51
6. Anexo Check List da Contratao Pblica ..................................... 52
7. Anexo Modelo da declarao de conformidade de TOC ou
Responsvel Financeiro (Administrao Pblica)............................ 59
7.1. Com co-financiamento FEDER ......................................................................................................... 59
7.2. Com financiamento exclusivamente por Oramento de Estado..................................................... 61
8. Anexo Modelo da declarao de conformidade de ROC ................. 63
8.1. Com co-financiamento FEDER ......................................................................................................... 63
8.2. Com financiamento exclusivamente por Oramento de Estado..................................................... 65
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Manual de Submisso de Listagens de Despesas v6 3
9. Anexo Modelo de declarao do/a Investigador/a Responsvel .. 67
10. Anexo Modelo de declarao do/a Responsvel da Instituio ..... 68
11. Anexo Modelo de declarao sobre o Regime de IVA .................... 69
12. Anexo Modelo de declarao De Encargos gerais (taxa forfetria) 70
13. Anexo Separador decimal no excel ............................................... 71
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Manual de Submisso de Listagens de Despesas v6 4
1. INTRODUO
A apresentao de despesa por parte das entidades beneficirias de financiamentos faz-se nos moldes
estabelecidos no Regulamento de acesso a financiamento de projectos de investigao cientfica e
desenvolvimento tecnolgico que entrou em vigor em Novembro de 2008 e na sua actualizao de
Agosto de 2010 e aplica-se a todos os financiamentos em curso (p.e., projectos, unidades de I&D, bolsas
de integrao na investigao), mesmo aqueles que se iniciaram antes da vigncia do referido
Regulamento.
As alteraes significativas, a aplicar numa primeira fase a projectos de investigao, so as seguintes:
Os Pedidos de Pagamento (PP) passam a ser submetidos em formato electrnico, deixando de
ser enviados FCT em suporte papel.
Deixam de ter que ser enviadas FCT cpias autenticadas de todos os documentos de despesa
constantes do PP. Apenas um conjunto de documentos, de uma amostra aleatria definida pela
FCT e correspondente a 5%1
do valor apresentado no PP, tero que ser enviados em suporte
papel.
Cada despesa apresentada numa listagem de despesas tem que ser certificada por um TOC2 ou,
no caso de entidades da Administrao Pblica, pelo competente responsvel financeiro
designado pela entidade.
Aps a submisso com sucesso de um PP, as entidades imprimem a lista que fica disponvel em
formato pdf, procedem s assinaturas pelos responsveis, juntam os documentos que so
requeridos e enviam ou entregam na FCT.
Cada PP3, que pode englobar vrias listagens de despesas, deve reportar-se a um valor mnimo
de 10% do financiamento global atribudo ou a um valor mnimo de 50.000.
A submisso efectuada atravs do Portal de Cincia e Tecnologia (PCT) em
https://pct.fct.mctes.pt/PortalCT/.
Todos os intervenientes no processo de submisso, tcnicos gestores das entidades beneficirias, ROCs,
TOCs, e responsveis financeiros de entidades da Administrao Pblica acedero ao PCT atravs do seu
Username e Password. Obtero estes cdigos de acesso atravs do registo em FCT-SIG em
http://www.fct.mctes.pt/fctsig/. As funcionalidades disponveis so as que tiverem sido delegadas pelos
elementos do grupo de administradores do PCT de cada instituio.
Este manual uma ajuda s entidades beneficirias no processo de apresentao de despesas. um
documento de trabalho, que ser revisto periodicamente para atender s dvidas, comentrios e
sugestes dos utilizadores. Contamos com a sua participao no fornecimento de dvidas de utilizao,
bem como de quaisquer outras questes que queira colocar para tornar este manual mais explcito e de
modo a que melhor sirva os utilizadores.
Envie dvidas, comentrios e sugestes atravs de pct@fct.pt
1 Para projectos com oramento superior a 200.000 esta percentagem de 10%.
2 Para pedidos de pagamento de valor igual ou superior a 200.000 esta funo tem que ser desempenhada por um
ROC. 3 Com excepo do PP final.
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Manual de Submisso de Listagens de Despesas v6 5
1.1 VERSO 6 ALTERAES RELATIVAS VERSO 5
As principais alteraes efectuadas na verso 6 do presente Manual, assinaladas a amarelo, so as
seguintes:
As entidades beneficirias passam a estar dispensadas de enviar FCT cpias autenticadas dos
documentos das despesas selecionadas para amostra documental, podendo apenas apresentar
uma fotocpia simples dos documentos originais,
A validao da declarao de despesa por um ROC s exigida em pedidos de pagamento com
despesa elegvel igual ou superior a 200.000. Assim, o limiar de 200.000 passa a ser
estabelecido por pedido de pagamento, pelo que a certificao de despesa por ROC apenas
exigvel para pedidos de pagamento de valor superior a 200.000,
Atualizao da lista de Erros e Alertas gerados na fase de submisso de despesas (Figura 13),
permitindo, para as situaes aplicveis, possibilidade de justificar os Encargos Gerais atravs
do regime forfetrio a partir de 01/01/2010,
Incluso do novo template da Declarao do/a Responsvel da Instituio (em Anexo), j
disponibilizada no PCT em 19/04/2012, em Ajudas/Documentos de apoio.
2. LISTAGENS DE DESPESAS
As listagens de despesas so submetidas electronicamente com um formato definido. A FCT
disponibiliza um ficheiro Excel com esse formato pr-definido. ainda possvel editar e apagar linhas de
uma listagem submetida atravs de ficheiro.
A template do ficheiro Excel est disponvel no PCT nos links de Ajudas/Documentos de Apoio e de
Gesto de Despesas/Apresentao (aps a escolha de um financiamento).
2.1 FORMATO
Na Figura 1 indica-se a composio e formato do ficheiro Excel para submisso de despesas.
Para o seu preenchimento deve observar-se o seguinte:
O ficheiro tem 2 linhas iniciais com cabealho, cujo contedo no verificado. S so consideradas as
despesas a partir da linha 3 do ficheiro Excel. No apague as linhas de cabealho. Se o fizer, as duas
primeiras linhas de despesa que submeter no sero consideradas.
A primeira linha vazia corresponde ao fim do ficheiro. No deixe linhas vazias entre linhas com contedo
vlido.
Os campos de Datas devem ter o formato Data do Excel.
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Manual de Submisso de Listagens de Despesas v6 6
Nos campos numricos use o formato Nmero. No caso de estar previsto o uso de decimais use o
separador decimal (vrgula ou ponto) que estiver definido no computador onde o ficheiro estiver a ser
preenchido.
Nos campos em que se pede uma percentagem no use o smbolo %. Use o separador decimal e dois
dgitos decimais, com excepo para o campo Taxa de Imputao ao projecto em que pode utilizar
quatro dgitos decimais.
Respeite o formato de cada campo explicitado abaixo.
Respeite o carcter obrigatrio dos campos referidos como tal.
Relativamente justificao das despesas de Encargos Gerais atravs da aplicao do regime forfetrio,
a submisso de uma Declarao de Encargos Gerais (DEG) dever ser efectuada conforme indicado no
captulo 2.3. (Justificao simplificada de despesas de Encargos Gerais -Regime forfetrio) e no captulo
2.5. (Exemplos de Preenchimento - exemplo 4).
Cada linha da listagem de despesas constituda por um conjunto de campos agregados em 9 grupos:
Descrio da despesa
Rubrica de despesa
Contratao Pblica
Identificao do Fornecedor
Documento de Despesa
Documento de Quitao
Pagamento
Registo Contabilstico
Taxa de Imputao ao projecto
Aps a submisso, sem erros, de uma lista de despesas, estas tm que ser certificadas por um
ROC/TOC/Responsvel Financeiro (em entidades da Administrao Pblica) que preenche os dados do
grupo:
Certificao
Cada grupo pode ter mais do que um campo.
Na Figura 2 faz-se, para cada campo do ficheiro, a sua descrio, indica-se o formato que dever ser
respeitado, explicita-se se o campo de preenchimento obrigatrio ou facultativo e incluem-se algumas
observaes adicionais de ajuda ao preenchimento.
Os acrnimos na e nd significam, respectivamente, no aplicvel e no disponvel.
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Manual de Submisso de Listagens de Despesas v6 7
FORMATO DA LISTA DE DESPESAS
Figura 1 Formato da Lista de Despesas
Aps a apresentao de uma lista de despesas, a Certificao pressupe o preenchimento de dois campos:
Certificao - Cdigo
Certificao - Observaes
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Manual de Submisso de Listagens de Despesas v6 8
FORMATO DA LISTA DE DESPESAS
Campo Descrio Formato
Obrigatrio
(O) /
Facultativo
(F)
Observaes
Descrio da despesa Descrio sumria do contedo da despesa
reportada na linha
Texto (max: 500 caracteres incluindo
espaos) O
Este campo tambm deve explicar o critrio
de imputao ao financiamento, sempre que
a taxa de imputao for inferior a 100% (mas,
apenas para despesa directa).
Rubrica de despesa Rubrica oramental do projecto em que a
despesa se insere
2 caracteres, de acordo com cdigo
definido O Ver Tabela 1 para os cdigos definidos
Contratao
pblica
n do contrato Nmero do contrato do procedimento de
contratao pblica (se aplicvel)
Texto (max: 100 caracteres incluindo
espaos) O/F
Preenchimento apenas nos casos que
envolvam procedimentos de contratao
pblica. Nestes casos deve ser preenchida e
assinada uma check-list, disponvel para
download, a enviar FCT juntamente com os
restantes documentos. Sempre que o campo
data do contrato estiver preenchido, o campo
n do contrato de preenchimento
obrigatrio.
No caso de no haver procedimento de
contratao pblica, este campo no dever
ser preenchido, ficando vazio.
data do contrato Data do contrato do procedimento de
contratao pblica (se aplicvel) dd-mm-aaaa O/F
Se no houver procedimento de contratao
pblica, no preencher este campo.
Sempre que o campo n do contrato estiver
preenchido, o campo data do contrato de
preenchimento obrigatrio.
Identificao do
fornecedor
NIPC
Nmero de Identificao de Pessoa Colectiva
ou Nmero de Identificao Fiscal do
Fornecedor ou TIN=Tax Identification
Number
9 dgitos O
No caso de fornecedores estrangeiros se no
houver conhecimento do NIPC, preencher
com nd
Fornecedor
Nacional/Estrangeiro
Campo preenchido com E se o fornecedor for
estrangeiro 1 caracter F
Se o fornecedor for estrangeiro, este campo
tem preenchimento obrigatrio. Embora
tenha que indicar o TIN (se o tiver disponvel)
no feita validao ao contedo do campo
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Manual de Submisso de Listagens de Despesas v6 9
NIPC. Se for nacional no preencher.
Denominao Designao social do fornecedor / nome do
bolseiro / nome do consultor / etc
Texto (max: 255 caracteres incluindo
espaos) O
Documento de
despesa
Tipo Tipo do documento de despesa 2 caracteres, de acordo com cdigo
definido O Ver Tabela 2 para os cdigos definidos
N Doc Nmero do documento de despesa Texto (max: 50 caracteres incluindo
espaos) O
Data Data do documento de despesa dd-mm-aaaa O
N de comprovante numrico O
O nmero de comprovante identifica de forma
inequvoca o documento de despesa. Nunca
deve repetir-se dentro das despesas
enviadas pela mesma instituio, neste ou
noutro financiamento ou em anos diferentes,
a no ser que se trate de imputaes parciais
do mesmo documento. Quando o mesmo
documento de despesa seja apresentado em
vrias linhas de um PP, o n de comprovante
nessas linhas deve ser o mesmo. Cada
instituio usar o formato que mais se
adapte ao seu sistema de gesto, em
particular ao seu sistema contabilstico,
desde que cumpra o princpio enunciado (um
documento de despesa corresponde a um n
de comprovante) e use um formato numrico.
Os nmeros de comprovante no podem
repetir-se, para documentos distintos, em
anos civis diferentes.
Valor total do
documento (com IVA)
Valor total do documento de despesa (com
IVA) nmero com dois decimais O
Neste campo deve ser indicado o valor total
do documento de despesa mesmo que a sua
imputao seja feita em linhas distintas da
listagem de despesa ou que no haja
imputao a 100% ao financiamento.
Valor indicado na
linha de despesa
(sem IVA)
nmero com dois decimais O
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Manual de Submisso de Listagens de Despesas v6 10
Valor do IVA na linha
da despesa nmero com dois decimais O
Taxa de IVA na linha
de despesa nmero com dois decimais O
Exemplos: 21,00 ou 6,00 ou 0,00 (Use o
separador decimal de acordo com o que
estiver definido no computador onde o
ficheiro est a ser preenchido)
Valor a imputar ao
pedido desta linha nmero com dois decimais O
Se a entidade no for ressarcida de IVA, o
valor deste campo a soma de Valor
indicado na linha de despesa (sem IVA) e
Valor do IVA na linha de despesa
Documento de
quitao
Tipo Tipo do documento de quitao 1 ou 2 caracteres, de acordo com cdigo
definido O Ver Tabela 3 para os cdigos definidos
N de documento Nmero do documento de quitao Texto (max: 50 caracteres incluindo
espaos) O
Data Data do documento de quitao dd-mm-aaaa O
Valor do documento
(com IVA) Valor do documento de quitao com IVA nmero com dois decimais O
Recibo paga vrias
facturas?
Indicao se o recibo paga ou no vrias
facturas 1 caracter F
Se o recibo pagar vrias facturas deve ser
preenchido com S. Caso contrrio deve ser
deixado em branco.
Pagamento
Tipo Tipo de pagamento 2 caracteres, de acordo com cdigo
definido O Ver Tabela 4 para os cdigos definidos
Referncia Referncia do pagamento Texto (max: 50 caracteres incluindo
espaos) O
Referncia da transferncia, nmero do
cheque, n de lanamento na folha de caixa
(quando o tipo de pagamento for Caixa).
Data do pagamento dd-mm-aaaa O Data da transferncia, data de desconto do
cheque
N extracto bancrio Texto (max: 50 caracteres incluindo
espaos) O/F Facultativo se for pagamento por caixa
Valor pago Valor pago nmero com dois decimais O Valor pago na transferncia
Registo
contabilstico
N de conta Texto (max: 50 caracteres incluindo
espaos) O
Data dd-mm-aaaa O
N do Lanamento Texto (max: 50 caracteres incluindo
espaos) O
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Manual de Submisso de Listagens de Despesas v6 11
Taxa de Imputao ao projecto
Taxa segundo a qual o valor da despesa
referida na linha correspondente (campo
Valor a imputar ao pedido desta linha)
imputado
numrico (at 8 caracteres: 3 dgitos de 0
a 100, mais o separador decimal e quatro
casas decimais)
O
No colocar o smbolo % nesta coluna.
Correcto: 100,00 Incorrecto: 100,00% |
Correcto: 14,243 (ou 14.243 de acordo com
o separador decimal que estiver a usar)
Incorrecto: 14,243%
Na fase da certificao da lista de despesas os campos a preencher so os seguintes:
Campo Descrio Formato
Obrigatrio
(O)/Facultativo
(F)
Observaes
Certificao
Cdigo
Cdigo de conformidade a ser
inserido pelo
ROC|TOC|Responsvel Financeiro
1 caracter (S ou N) O
Observaes Observaes relativas
conformidade
Texto (max: 150 caracteres incluindo
espaos)
O (apenas se
cdigo
certificao for
N)
Campo livre. Consulte, na Tabela 5, possveis
(mas no nicas) observaes
Figura 2 Formato e explicaes sobre a lista de despesas
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Manual de Submisso de Listagens de Despesas v6 12
Tabela 1 - Lista de rubricas de despesa
RH Recursos Humanos
M Misses
C Consultores
AQ Aquisio de bens e servios e outras despesas correntes (para C2008 e seguintes)
DC Outras Despesas Correntes (para Concursos anteriores ao C2008)
AS Aquisio de servios (para concursos anteriores ao C2008)
P Registo de patentes
AE Adaptao de edifcios
E Equipamentos
EG Encargos Gerais
Tabela 2 - Tipo de documento de despesa
FT Factura
FR Factura-Recibo
VD Venda a dinheiro
RV Recibo Verde
AU Acto nico
SS Segurana Social ou Seguro social voluntrio
VE Vencimento
BO Bolsa
AJ Ajudas de custo
NH Nota de Honorrios
RE Recibo de Estorno
NC Nota de Crdito
ND Nota de Dbito
DEG Declarao de Encargos Gerais
Tabela 3 - Tipo de documento de quitao
RC Recibo
FR Factura-Recibo
VD Venda a dinheiro
RV Recibo Verde
AU Acto nico
TR Transferncia bancria
SE Segurana Social (Empresa e Entidades no pblicas) ou Seguro social voluntrio
ST Segurana Social Trabalhador (da responsabilidade da entidade patronal)
NH Nota de Honorrios
RE Recibo de Estorno
NC Nota de Crdito
ND Nota de Dbito
CQ Cheque
DEG Declarao de Encargos Gerais
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Manual de Submisso de Listagens de Despesas v6 13
Tabela 4 - Tipos de formas de pagamento
CQ Cheque
TR Transferncia bancria
CX Caixa
DEG Declarao de Encargos Gerais
Tabela 5 - Possveis (no nicas) justificaes associadas a um cdigo de conformidade = N
Despesa indevidamente documentada
Documento incorrectamente contabilizado
Despesa no prevista no projecto ou nas alteraes aprovadas
Despesa fora do perodo de elegibilidade
2.2. EXPLICAES ADICIONAIS
Descrio da despesa. Este campo deve conter uma descrio, com o detalhe possvel, da
despesa que permita a sua anlise. A no obrigatoriedade de entregar cpia de todos os
documentos, como anteriormente, conduz necessidade de mais detalhe na descrio.
tambm neste campo que se justificam taxas de imputao ao financiamento inferiores a 100%.
Para os Encargos Gerais este campo no deve incluir a justificao da taxa de imputao ao
projecto, uma vez que esta resulta da metodologia previamente aprovada pela FCT. Exemplos
de descrio:
Incorrecto: Bolsa de Fulano de Tal
Correcto: Bolsa Maio 09 - Fulano de Tal
( preciso indicar o nome do bolseiro e o perodo a que o pagamento corresponde)
Incorrecto: Inscrio em Conferncia
Correcto: Inscrio ICRA 2010 USA - Prof. Fulano de Tal - (6 a 9 Set.2010)
( preciso indicar a conferncia, o local, quem se inscreveu e a data)
Incorrecto: Viagem Nova Iorque
Correcto: Viagem Nova Iorque (5 a 10 de Set.2010) - Prof. Fulano de Tal - Conf. ICRA
2010
( preciso indicar quem viajou, para onde, em que datas e porqu)
Incorrecto: Ajudas de custo
Correcto: Ajudas de custo4 - Prof. Fulano de Tal - Conf. ICRA 2010 Nova Iorque (5 a 10.Set.2010) ( preciso indicar quem recebeu, onde foi a deslocao, perodo e motivo da deslocao)
4 As despesas com o reembolso de ajudas de custo devem atender ao disposto no Decreto-Lei n 106/98, de 24 de
Abril e no Decreto-Lei n 192/95 de 28 de Julho (para deslocaes ao estrangeiro), no sendo necessrio, no campo Descrio, indicar horas de partida e regresso, nem o valor da ajuda de custo diria.
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Manual de Submisso de Listagens de Despesas v6 14
Correcto: PC- Sony Vaio porttil; este equipamento utilizado, em partes iguais, com o
financiamento PTDC/ABS-MEM/099153/2008 pelo que imputado neste
financiamento a 50%
Correcto: Sensores electrnicos de medio de caudal
Nota importante: A descrio da despesa dever ser a mais completa possvel de modo a
permitir a anlise da sua elegibilidade na ausncia de cpias dos documentos (com excepo
dos documentos da amostra). Descries curtas e pouco claras podero originar a no
elegibilidade das despesas. Por exemplo, na descrio de despesas com bolseiros dever
sempre indicar o nome do bolseiro e o ms a que a bolsa se refere.
Rubrica de despesa. A Tabela 1 tem os cdigos possveis a serem preenchidos neste campo. No
entanto, para cada financiamento s podem ser escolhidas as rubricas oramentais previstas no
Concurso ao abrigo do qual o financiamento em causa foi aprovado. Por exemplo, relativamente
a projectos de investigao:
o Para projectos do Concurso de 2008 e seguintes, as aquisies de servios e despesas
correntes devem ser indicadas como AQ.
o As despesas correntes de projectos anteriores ao Concurso de 2008 devem ser
indicadas com a rubrica DC.
o Nos projectos anteriores ao Concurso de 2008, a rubrica adaptao de edifcios (AE)
no aceite.
Contratao pblica. Nos casos em que a despesa tenha sido efectuada ao abrigo das
disposies da Contratao Pblica, para alm dos dois campos deste grupo, a entidade
beneficiria tem que preencher uma check-list de acordo com a template disponvel para
download (no PCT, na aplicao Ajudas/Documentos de apoio). Esta check-list dever ser
arquivada no dossier do projecto. Cpia autenticada dever ser remetida FCT se a despesa
correspondente for seleccionada na amostra aleatria.
Relativamente a este ponto sugere-se a leitura do documento Contratao Pblica - Notas
Explicativas, disponvel no PCT em Ajudas/Documentos de Apoio.
Identificao do fornecedor. Os campos so auto-explicativos. No caso de fornecedores
estrangeiros, dever ser preenchido com E o campo Se fornecedor estrangeiro. No caso de
fornecedores estrangeiros, o campo do NIPC deve ser preenchido, quando essa informao
existir. Se no existir o campo NIPC deve ser preenchido com nd.
Documento de Despesa.
o Os campos Tipo, N Doc e Data so auto-explicativos. Se um documento de despesa
corresponder a vrios itens com taxas de IVA diferentes, devem ser preenchidas linhas
diferentes por cada taxa de IVA. O mesmo se aplica se os vrios itens corresponderem
a rubricas de despesa distintas. Se o Tipo for NC (Nota de Crdito) ou RE (Recibo de
Estorno) devem ser inseridos com valores positivos nas colunas correspondentes aos
documentos de despesa e de quitao, embora deva ser inscrito com valor negativo na
coluna valor a imputar ao pedido desta linha.
o O campo N de comprovante um campo numrico, a ser preenchido
obrigatoriamente, devendo satisfazer o seguinte princpio bsico: cada documento de
despesa deve ter associado um nico nmero de comprovante e no pode haver um
nmero de comprovante associado a dois documentos distintos, mesmo em anos civis
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Manual de Submisso de Listagens de Despesas v6 15
diferentes. No imposta nenhuma lgica na construo deste nmero, podendo cada
instituio adoptar a que mais lhe convier.
o Se numa lista de despesas um determinado documento de despesa surgir em duas
linhas, ambas devem ter o campo nmero de comprovante preenchido com o mesmo
valor. Igual metodologia se aplica se o mesmo documento for referido em listas de
despesas distintas do mesmo financiamento ou de financiamentos diferentes.
o O significado do campo Valor total do documento (com IVA) auto-explicativo. Mesmo
quando um documento de despesa reportado em vrias linhas de despesa (p.e.,
porque h itens com taxas de IVA diferentes ou porque os vrios itens se referem a
rubrica oramentais diferentes) este campo deve sempre conter o valor total inscrito
no documento de despesa incluindo o IVA.
o Os campos Valor indicado na linha de despesa (sem IVA), Valor do IVA na linha de
despesa, Taxa de IVA na linha de despesa referem-se apenas a uma linha de despesa,
podendo no corresponder totalidade do documento de despesa referido no campo
Valor total do documento (com IVA).
o O campo Valor a imputar ao pedido desta linha est relacionado com o regime de IVA
da instituio beneficiria.
Numa instituio que no seja ressarcida de IVA, constituindo o IVA uma
despesa elegvel do financiamento, este campo a soma dos campos Valor
indicado na linha de despesa (sem IVA) e Valor do IVA na linha de despesa
indicados nesta mesma linha.
Numa instituio que seja ressarcida de IVA (no todo ou em parte) este campo
reflecte o valor mximo elegvel para a despesa reportada nesta linha, i.e., deve
ser a soma de Valor indicado na linha de despesa (sem IVA) com o valor do IVA
que seja elegvel.
O valor elegvel que a instituio beneficiria reporta FCT referente a esta
linha, o produto do valor indicado neste campo e do constante no campo Taxa
de Imputao ao projecto.
Documento de Quitao
o O campo N de documento auto-explicativo e corresponde ao nmero do
documento cujo tipo indicado no campo seguinte Tipo (ver Tabela 3 com tipo de
documento de quitao).
o O campo Valor do documento (com IVA) o valor indicado no documento de quitao
que se est a referir. Pode acontecer que este valor seja maior do que o imputado na
linha de despesa (p.e., porque o documento de quitao corresponde a um
documento de despesa que reportado em vrias linhas ou corresponde a vrios
documentos de despesa do mesmo fornecedor).
Pagamento. Neste conjunto de 5 campos introduzem-se os dados relativos ao pagamento.
o O campo Referncia deve ser preenchido de acordo com o tipo de pagamento. Deve
indicar uma referncia (identificador) da transferncia, ou o nmero do cheque, ou n
de lanamento na folha de caixa, quando o tipo de pagamento for Caixa.
o O campo Data de Pagamento que depende do tipo de pagamento. a data da
transferncia, ou a data em que o cheque foi descontado ou a data em foi feito o
pagamento, se pago por Caixa.
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Manual de Submisso de Listagens de Despesas v6 16
o O campo N do extracto bancrio auto-explicativo. No ser preenchido se o
pagamento tiver sido efectuado por Caixa.
o O campo Valor Pago o valor efectivamente pago pela transferncia bancria, cheque
ou caixa indicados nos campos anteriores. Pode acontecer que o pagamento efectuado
no seja exclusivamente correspondente linha de despesa em que inserido
podendo, por exemplo, corresponder a vrias facturas. No h aqui nenhuma
incompatibilidade.
Registo Contabilstico. Campos so auto-explicativos e dependem do sistema de registo
contabilstico da entidade.
Taxa de imputao ao projecto. Valor entre 0 e 100, com possibilidade de dgitos decimais, que
multiplicado pelo valor indicado no campo Valor a imputar ao pedido desta linha da listagem
de despesa determina o valor que a entidade beneficiria reclama como elegvel para os
elementos da linha correspondente. Exemplos:
o Exemplo 1:
Campo Valor a imputar ao pedido desta linha da listagem de despesa =
518,24
Campo Taxa de Imputao = 50,00
Isto significa que a entidade beneficiria reclama, para esta linha um valor de
259,12
Certificao. De acordo com o atual Regulamento, as despesas elegveis efectivamente
realizadas pelas entidades beneficirias devem ser validadas por um revisor oficial de contas
(ROC), podendo, no caso de pedidos de pagamento com despesa elegvel inferior a 200.000 ou
em empresas no sujeitas certificao legal de contas, por opo do beneficirio, esta
validao ser efectuada por um Tcnico Oficial de Contas (TOC), atravs do qual confirma a
realizao das despesas aprovadas, que os documentos comprovativos daquelas se encontram
correctamente lanados na contabilidade e que o apoio financeiro foi contabilizado nos termos
legais aplicveis. Quando as entidades beneficirias sejam entidades da Administrao Pblica a
certificao referida pode ser assumida pelo competente responsvel financeiro designado pela
respectiva entidade. Os dois campos deste grupo devem ser preenchidos pelo TOC, ROC ou
Responsvel Financeiro (para entidades da administrao pblica) aps a lista de despesa ter
sido submetida sem erros. Se a resposta Conformidade for N, obrigatrio o preenchimento
do campo de Observaes. Disponibilizam-se alguns possveis motivos (ver Tabela 5), mas o
campo de Observaes de texto livre.
A fase da certificao tem que ser posterior submisso de uma lista de despesas. Se, na fase
de submisso, for tentado acrescentar ao ficheiro Excel as duas ltimas colunas com os dados
da certificao, estas sero ignoradas pelo sistema.
O TOC, ROC ou Responsvel Financeiro deve ainda preencher, por cada PP que a instituio
submete, uma Declarao de Conformidade a ser enviada FCT, em papel, com os restantes
documentos (ver Documentos a enviar FCT aps a lacragem).
Esta Declarao apenas dispensada nos casos dos PPs que justifiquem, exclusivamente,
despesas de Encargos Gerais de acordo com o regime forfetrio (implica a submisso de uma
Declarao de Encargos Gerais). No entanto, em todas as situaes, mantm-se a fase de
certificao destas despesas que pressupe, tambm, a verificao da conformidade da
aplicao do mtodo simplificado nos termos comunicados pela FCT.
-
Manual de Submisso de Listagens de Despesas v6 17
As templates para TOC ou Responsvel Financeiro (para entidades da administrao pblica)
so iguais, o mesmo no acontecendo com a Declarao de Conformidade a ser preenchida
pelo ROC. As templates esto em anexo e disponveis em formato Word no PCT, em
Ajudas/Documentos de apoio.
2.3. JUSTIFICAO SIMPLIFICADA DE DESPESAS DE ENCARGOS GERAIS (REGIME
FORFETRIO)
Nas condies em que se aplique a justificao de Encargos Gerais atravs do regime forfetrio5, as
despesas devem ser justificadas mediante a submisso de uma Declarao de Encargos Gerais assinada
e carimbada pelo Representante Oficial da Instituio.
Resumidamente, para projetos/instituies exclusivamente financiadas por Oramento de Estado,
passou a ser possvel a justificao de Encargos Gerais atravs de um regime forfetrio, at ao limite de
20% dos custos diretos elegveis de cada projeto (inclui o alargamento deste regime, comunicado aos
respetivos Beneficirios em finais de Maio de 2012, a despesas de Encargos Gerais efetuadas em data
anterior a 1 de Janeiro de 2011).
Relativamente ao preenchimento do formulrio da lista de despesas no caso da submisso de uma
Declarao de Encargos Gerais, os campos obrigatrios devero ser preenchidos da seguinte forma:
Campo de preenchimento obrigatrio Dados a preencher
Descrio de despesa Declarao de Encargos Gerais
Rubrica de despesa EG
Identificao do fornecedor, NIPC Nmero de identificao de pessoa colectiva ou fiscal da
instituio beneficiria que apresenta a declarao
Identificao do fornecedor, Descrio Designao social, nome da instituio beneficiria que
apresenta a declarao
Documento de despesa, Tipo DEG
Documento de despesa, NDoc NA
Documento de despesa, Data Data da declarao
Documento de despesa, N de Comprovante A Instituio deve atribuir um n de comprovante DEG
Documento de despesa, Valor total do documento
(com IVA) Valor da declarao
Documento de despesa, Valor indicado na linha de
despesa (sem IVA) Valor da declarao
Documento de despesa, Valor do IVA na linha da
despesa 0,00
Documento de despesa, Taxa de IVA na linha da
despesa 0,00
5 As condies de aplicabilidade deste procedimento de simplificao foram transmitidas s Instituies envolvidas
por ofcio, encontrando-se, tambm, reflectidas, no documento Orientaes para a justificao de despesas de
Encargos Gerais no mbito de projectos de IC&DT, disponveis na pgina da Internet da FCT.
-
Manual de Submisso de Listagens de Despesas v6 18
Documento de despesa, Valor a imputar ao pedido
desta linha Valor da declarao
Documento de quitao, Tipo DEG
Documento de quitao, NDoc NA
Documento de quitao, Data Data da declarao
Documento de quitao, do documento (com IVA) Valor da declarao
Pagamento, Tipo DEG
Pagamento, Referncia NA
Pagamento, Data Data da declarao
Pagamento, N Extracto bancrio NA
Pagamento, Valor pago Valor da declarao
Registo contabilstico, NConta NA
Registo contabilstico, Data Data da declarao
Registo contabilstico, NLanamento NA
Taxa de imputao ao projecto 100
2.4. SIMPLIFICAO DA SUBMISSO DE VALORES DE VENCIMENTOS
Os custos das entidades beneficirias associados a vencimentos tm um conjunto de parcelas, cujo
nmero pode ser elevado, e que podem ser:
Parcela 1 - Remuneraes:
o Valor base do vencimento
o Valor de subsdio de frias ou de Natal
o Subsdio de alimentao
Parcela 2 Descontos valores retidos ao trabalhador e entregues pela entidade beneficiria a
diversas outras entidades (p.e., Segurana Social, Finanas), e que podem conter:
o Segurana Social e ADSE (ADSE quando aplicvel)
o IRS
Parcela 3 - Segurana Social e ADSE (ADSE quando aplicvel) contribuio da entidade
empregadora para a Segurana Social ou ADSE do trabalhador
Deste modo,
Custo total do trabalhador para a entidade beneficiria = Parcela 1 +Parcela 3
Valor pago mensalmente e directamente ao trabalhador = Parcela 1 Parcela 2
Para um preenchimento detalhado correspondente ao custo de um trabalhador num determinado ms,
seriam precisas as seguintes linhas:
-
Manual de Submisso de Listagens de Despesas v6 19
Valor lquido do vencimento transferido para o trabalhador = Parcela 1 Parcela 2;
Valor da Segurana Social e ADSE (ADSE quando aplicvel) retida ao trabalhador e pago pela
entidade empregadora Segurana Social e ADSE (ADSE quando aplicvel);
Valor do ISR do trabalhador, retido a este/a, e entregue pela entidade empregadora
Administrao Fiscal;
Parcela 3 - Valor dos encargos para a Segurana Social e ADSE (ADSE quando aplicvel) devidos
pela entidade empregadora.
Esta descrio acarreta, no mnimo, um total de 4 linhas por cada vencimento pago num ms e por cada
trabalhador.
No sentido de simplificar a apresentao deste tipo de despesa deixa-se ao critrio das entidades
beneficirias de Projectos de IC&DT adoptar um procedimento simplificado de submisso de despesas
de vencimentos, de acordo com as seguintes regras:
Para cada vencimento pago num determinado ms, surgem apenas duas linhas de despesa
detalhada na lista de despesas:
o Parcela 1 Remunerao (valor ilquido)
o Parcela 3 - contribuio da entidade empregadora para a Segurana Social e ADSE
(ADSE quando aplicvel) do trabalhador
Linha 1 - Na linha correspondente Parcela 1
o Os valores indicados relativos a documento de despesa, documento de quitao e
pagamento so relativos ao valor bruto (embora o valor transferido para o trabalhador
seja inferior) e ao Subsdio de Refeio
o O n do documento de despesa e de quitao correspondem ao recibo do vencimento
do trabalhador (embora nalguns casos este recibo tenha escrito que o trabalhador
recebeu o valor lquido)
o O n de comprovante o relativo ao recibo de vencimento
o O registo contabilstico o respeitante ao recibo de vencimento
o Esta metodologia conduz a que no estejam explcitos na linha de despesa os valores
entregues, por conta do trabalhador, ao Fisco e Segurana Social e ADSE (ADSE
quando aplicvel).
Linha 2 - Na linha correspondente Parcela 3
o Esta linha preenchida sem nenhuma excepo s regras j estabelecidas para
qualquer outra despesa.
Se a Linha 1 vier a ser includa nos documentos da amostra, a entidade beneficiria ter que remeter
FCT no apenas o recibo do vencimento, mas tambm a prova da entrega do valor dos descontos
(Parcela 2).
Chama-se a ateno para o facto de a FCT apenas suportar, como elegvel, um valor de subsdio de
refeio igual ao definido para os trabalhadores da Administrao Pblica, face natureza pblica dos
financiamentos com origem na FCT. Nos casos em que a instituio beneficiria decida atribuir um valor
superior a este subsdio, a taxa de imputao ao projecto deve ser reduzida em conformidade.
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Manual de Submisso de Listagens de Despesas v6 20
2.5. EXEMPLOS DE PREENCHIMENTO
EXEMPLO 1 INSTITUIO NO RESSARCIDA DE IVA. UM DOCUMENTO DE DESPESAS,
DUAS LINHAS DE DESPESA
Factura 2345/07/2009 de 31 de Julho de 2009
Contm:
1 Computador Porttil de 1000 com 20% de IVA = 1200
1 frasco de material de limpeza de computadores de 30 com 5% de IVA = 31,5
Valor total da factura = 1231,5
A entidade beneficiria no ressarcida de IVA
Documento de Despesa
Tipo2) N Doc Data N de
comprovante
Valor total
do
documento
(com IVA)
Valor
indicado
na linha
desta
listagem
de
despesas
(sem/IVA)
Valor do
IVA na
linha
desta
listagem
de
despesa
Taxa (%)
de IVA
na linha
de
despesa
Valor a
imputar
ao
pedido
desta
linha da
listagem
de
despesa
FT 2345/07/2009 31-07-2009 201000456 1231,50 1000,00 200,00 20,00 1200,00
FT 2345/07/2009 31-07-2009 201000456 1231,50 30,00 1,50 5,00 31,50
EXEMPLO 2 INSTITUIO EM PARTE RESSARCIDA DE IVA. TODA A DESPESA IMPUTADA
A ESTE FINANCIAMENTO
Factura 23/08/2009 de 1 de Agosto de 2009
Contm:
1 Computador Porttil de 500 com 20% de IVA = 600
1 frasco de material de limpeza de computadores de 30 com 5% de IVA = 31,5
Valor total da factura = 631,5
A entidade beneficiria ressarcida de IVA em 2%
Tipo Data N de
comprovante
Valor total
do
documento
com IVA
Valor
indicado
nesta
linha sem
IVA
Valor
do IVA
desta
linha
Taxa
(%) de
IVA na
linha
de
dspea
Valor a
imputar
ao pedido
destalinha
Taxa de
imputao
ao
projecto
FT 23/08/2009 01-
08-
2009
2010000568 631,50 500,00 100,00 20,00 598,00 100,00
FT 23/08/2009 01- 2010000568 631,50 30,00 1,50 5,00 31,47 100,00
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Manual de Submisso de Listagens de Despesas v6 21
08-
2009
EXEMPLO 3 INSTITUIO EM PARTE RESSARCIDA DE IVA E COM A DESPESA S
PARCIALMENTE IMPUTADA A ESTE FINANCIAMENTO
Factura 428/1-2010 de 23 de Janeiro de 2010
Contm:
1 Motor de corrente contnua 1000 com 20% de IVA = 1200
Valor total da factura = 1200,00
A entidade beneficiria ressarcida de IVA em 5%
Esta pea de equipamento imputada a 40% ao presente financiamento
Tipo N Data N de
comprovante
Valor total
do
documento
com IVA
Valor
indicado
nesta
linha
sem IVA
Valor
do IVA
desta
linha
Taxa
(%) de
IVA na
linha de
despesa
Valor a
imputar
ao
pedido
desta
linha
Taxa de
imputao
ao
projecto
FT 428/1-
2010
23-01-
2010
201001125 1200,00 1000,00 200,00 20,00 1190,00 40,00
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Manual de Submisso de Listagens de Despesas v6 22
EXEMPLO 4 SUBMISSO DE UMA DECLARAO DE ENCARGOS GERAIS (DEG)
Declarao de Encargos Gerais, no valor de 2.000,00, datada de 23 de Janeiro de 2011
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Manual de Submisso de Listagens de Despesas v6 23
2.6. PROCEDIMENTOS
Explicam-se, de forma breve, as fases principais de submisso de despesa FCT:
Os tcnicos gestores de cada instituio beneficiria do financiamento preparam e apresentam
(Apresentao) no PCT um ficheiro Excel com uma lista de despesas.
O TOC, ROC ou responsvel financeiro da instituio6 certifica (Certificao) cada uma das linhas
dessa lista.
A IP lacra (Lacragem) um conjunto de listas de despesas, constituindo um ou mais PPs.
Aps a lacragem, todas as linhas de cada PP recebem um N de ordem e ficam indicadas as
linhas da amostra aleatria para verificao documental.
A Instituio que submete a despesa deve imprimir o ficheiro pdf que fica disponvel e preparar
a documentao necessria. O envio da documentao FCT efectuado pela IP que deve
receber a documentao das participantes.
2.7. DOCUMENTOS A ENVIAR FCT APS A LACRAGEM
Relativamente a cada PP, a IP ter de enviar FCT, no prazo de 15 dias teis aps a data da lacragem, os
seguintes documentos:
o Lista de despesas (ficheiro pdf trancado disponvel para impresso aps a criao do PP)
devidamente assinada e carimbada pelo Representante oficial da Instituio que submete a
despesa e pelo Investigador Responsvel (IR) do financiamento,
o A Declarao de Compromisso assinada e carimbada pelo responsvel da entidade beneficiria
que submete a despesa. A template encontra-se disponvel no PCT em Ajudas/Documentos de
apoio, e encontra-se em anexo a este documento,
o A Declarao de Compromisso assinada pelo IR do financiamento. A template encontra-se
disponvel no PCT em Ajudas/Documentos de apoio, e encontra-se em anexo a este documento,
o O original da Declarao de Conformidade do ROC|TOC|Responsvel financeiro da entidade
beneficiria que submete a despesa. As templates para as declaraes de conformidade esto
disponveis no PCT em Ajudas/Documentos de apoio, e encontram-se em anexo a este
documento. Devido natureza do procedimento, a instituio fica dispensada do envio desta
declarao7 quando se tratar de um PP que apresente exclusivamente Encargos Gerais atravs
da submisso de uma Declarao de Gastos Gerais,
o A Declarao da situao do IVA da entidade beneficiria que submete a despesa e cpia da
Declarao comprovativa da situao perante o IVA dessa Instituio, emitida pelas Finanas.
Numa fase posterior, quando estes dados forem actualizados no PCT, ser dispensado este
formalismo para cada PP. A template est disponvel no PCT em Ajudas/Documentos de apoio, e
encontra-se em anexo a este documento. Devido natureza do procedimento, a instituio fica
6 Para entidades da Administrao Pblica
7 Apesar de a instituio ficar dispensada do envio da Declarao de Conformidade do ROC/TOC/Responsvel
Financeiro, mantm-se a fase de certificao, uma vez que deve ser verificada a conformidade da aplicao do
regime forfetrio nos termos comunicados pela FCT.
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Manual de Submisso de Listagens de Despesas v6 24
dispensada do envio desta declarao quando se tratar de um PP que apresente exclusivamente
Encargos Gerais atravs da submisso de uma Declarao de Encargos Gerais,
o Cpia dos documentos identificados na amostra aleatria. As entidades beneficirias esto
dispensadas de enviar FCT cpias autenticadas dos documentos das despesas selecionadas
para amostra documental, podendo apenas apresentar uma fotocpia simples dos documentos
originais,
o Sempre que um documento da amostra esteja relacionado com a publicao ou apresentao
de um artigo cientfico ou respeite a situaes nas quais as regras de publicitao8 sejam
aplicveis, evidncia do cumprimento dessas regras (p. ex. cpia das pginas da publicao),
o Cpia autenticada das check-list dos procedimentos de contratao pblica, sempre que
respeitem a despesas seleccionadas na amostra aleatria,
o A Declarao de Encargos Gerais assinada e carimbada pelo Representante Oficial da
Instituio, caso seja submetida no PP despesa de Encargos Gerais de acordo com o regime
forfetrio. A template desta declarao encontra-se disponvel no PCT em Ajudas/Documentos
de apoio e em anexo a este Manual.
Sempre que um PP inclua despesas de Encargos Gerais justificadas com base numa metodologia
de imputao, necessrio o envio dos dados para a verificao das Taxas de Imputao
aplicadas de acordo com a metodologia de clculo previamente aprovada pela FCT.
Importa referir que o processo de anlise do PP por parte dos Tcnicos da FCT apenas se inicia aps
recepo dos elementos acima mencionados.
O no cumprimento do prazo acima mencionado para envio dos documentos poder implicar a
anulao do PP por parte da FCT.
8 Normas de Informao e Publicitao de Apoios para Beneficirios
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Manual de Submisso de Listagens de Despesas v6 25
3. O PORTAL DE CINCIA E TECNOLOGIA
A submisso de despesa efectuada atravs do PCT, em https://pct.fct.mctes.pt/PortalCT/.
A pgina de entrada do PCT est representada na Figura 3.
Figura 3 Pgina de entrada do PCT
Os tcnicos gestores das entidades beneficirias acedem ao PCT atravs dos seus cdigos de acesso
individuais.
Para que os tcnicos gestores, TOCs, ROCs e Responsveis Financeiros (para entidades da Administrao
Pblica) tenham acesso s funcionalidades de submisso de despesas, tm que lhes ter sido delegados
acessos pelos elementos da instituio pertencentes ao grupo de administradores.
4. SUBMISSO DAS LISTAGENS DE DESPESAS
A submisso FCT de PPs com listagens de despesas realizada atravs do PCT, no endereo
https://pct.fct.mctes.pt/PortalCT/.
Tm acesso os tcnicos gestores das entidades Proponente e Participantes a quem os respectivos
responsveis deram delegao de competncia para tal. Tm tambm acesso, se delegado, TOCs, ROCs
e Responsveis Financeiros (no caso de entidades da Administrao Pblica). Cada um destes
intervenientes deve entrar no PCT com os seus dados de acesso.
tambm atravs do Portal que a IP cria um PP atravs da lacragem de lista(s) de despesa(s), contendo
informao de pelo menos uma entidade beneficiria.
A funcionalidade de Gesto de Despesas est dividida em trs fases, que tm que ser realizadas
consecutivamente:
-
Manual de Submisso de Listagens de Despesas v6 26
Apresentao,
Certificao,
Lacragem.
Na Figura 4 mostra-se o menu de entrada da funcionalidade de Gesto de Despesas.
Figura 4 Menu de entrada da Gesto de Despesas no PCT
4.1 APRESENTAO
Cada entidade beneficiria (proponente ou participante) submete, atravs do link do financiamento em
que pretende reportar despesa, um ficheiro Excel com uma lista de despesas. Tambm possvel a
edio de linhas de uma lista de despesas previamente submetida em ficheiro, e a remoo integral de
uma lista de despesas ainda em edio.
A Figura 36 contm o organigrama da fase de apresentao de despesa.
A Figura 5 ilustra o menu de entrada da Apresentao. Esto listados todos os financiamentos que o
Grupo de Administradores da instituio beneficiria associou ao utilizador individual que acedeu a esta
pgina. Para cada financiamento indica-se a referncia, o ttulo e o/a IR.
-
Manual de Submisso de Listagens de Despesas v6 27
Figura 5 Menu de entrada da Apresentao
A referncia do financiamento um link para acesso ao mesmo.
Financiamentos que tenham tarefas pendentes na fase de apresentao (p.e., listas j apresentadas mas
ainda no enviadas para certificao ou que tenham sido devolvidas para a apresentao a partir da
certificao) esto indicados com um bullet azul e a referncia do financiamento est indicada a bold.
Financiamentos que estejam fechados esto assinalados com um cadeado pelo que no possvel
alterar o estado das despesas ou submeter nova despesa. Este cadeado pode ter origem num Pedido de
Pagamento final submetido por uma instituio ou ter resultado de uma deciso da FCT para situaes
particulares.
4.1.1 FUNCIONALIDADES DISPONVEIS
O PCT fornece um conjunto de funcionalidades de apoio apresentao de listagens de despesa.
Aps a escolha do financiamento no menu representado na Figura 5, so apresentadas as listas de
despesas desse financiamento, o respectivo estado e um conjunto de valores associados a essa lista (ver
Figura 6).
Figura 6 Menu de Apresentao de Despesa para um financiamento previamente escolhido Listas de despesas
-
Manual de Submisso de Listagens de Despesas v6 28
Junto referncia e ttulo do financiamento, indicam-se as datas de incio e fim do financiamento como
se indica na imagem seguinte:
Neste menu possvel:
Submeter novas listas de despesas (link Submeter Despesa)
Editar listas de despesas em estado de edio, atravs do boto Visualizar
Remover integralmente listas de despesas em edio, atravs do boto Remover
Visualizar listas de despesas que estejam para Certificar (estado: Para Certificao) ou para
Lacrar (estado: Na Entidade Gestora)
Visualizar Quadro Resumo (link Ver Quadro Resumo)
Os estados possveis de uma lista de despesas so:
Em Edio o tcnico da entidade beneficiria j submeteu a lista de despesas mas ainda no a
enviou para certificao. At a submeter para certificao poder remov-la integralmente
(boto Remover) ou, atravs do boto Visualizar, proceder a alteraes linha a linha. Uma vez
submetida para Certificao, o estado da lista muda e deixa de poder ser editada.
Para Certificao a lista de despesas aguarda que o TOC, ROC ou responsvel financeiro (para
entidades da administrao pblica) procedam certificao, linha a linha, da lista de despesas.
Atravs da aplicao Apresentao, as listas de despesas neste estado podem apenas ser
visualizadas (boto Visualizar) mas no podem ser editadas.
Na Entidade Gestora aps a certificao, os utilizadores que tm acesso funcionalidade de
Certificao podem submeter as listas de despesas para lacragem, que s pode ser feita pela IP
(designada, de modo geral, por Entidade Gestora). Aps esta submisso o estado da lista altera-
se.
Em Trnsito aps a gerao de um PP e at recepo pela FCT dos documentos respectivos.
Aps a lacragem da lista de despesas pela IP (Entidade Gestora) gerado o respectivo PP, passando a
ser possvel a sua visualizao na lista de Pedidos de Pagamento, com indicao do estado Em Trnsito.
Esta informao disponibilizada no menu Apresentao da Instituio que submeteu a lista de
despesas que originou o PP (Figura 7).
-
Manual de Submisso de Listagens de Despesas v6 29
Figura 7 - Menu de Apresentao de Despesa para um financiamento previamente escolhido Lista de Pedidos de Pagamento
SUBMISSO DE UMA LISTA DE DESPESAS
Aps a escolha do financiamento em que se pretende submeter a lista de despesas surge o menu
representado na Figura 8. Esta figura representa uma situao em que no tenha havido submisses
anteriores de listas de despesas neste financiamento.
Figura 8 Menu para submisso de despesas de um financiamento que no tem nenhuma lista submetida
Atravs do link Submeter despesa surge o menu indicado na
-
Manual de Submisso de Listagens de Despesas v6 30
Figura 9, no qual pode submeter um ficheiro Excel que tenha sido previamente preenchido e que esteja
no computador a partir do qual est a trabalhar no PCT. O modelo do ficheiro Excel est disponvel nesta
janela mas tambm no link de Ajudas \ Documentos de apoio.
Figura 9 Submisso de um ficheiro
Nesta fase, o sistema faz a deteco e identificao de erros correspondentes ao contedo do ficheiro,
por exemplo, preenchimento de todos os campos obrigatrios, formato dos campos, contedos fixos e
definidos no cumpridos (Tabelas 1 a 4), rubricas de despesa inexistentes para o financiamento em
causa. Estes erros impedem a submisso da lista.
Deste modo, o boto Submeter ficheiro conduz a duas possveis situaes:
a) Se existirem erros no contedo do ficheiro Excel (p.e., ausncia de campos obrigatrios,
formatos errados, rubrica inexistente para o financiamento), so indicadas as linhas em que os
erros ocorreram e dada uma pequena explicao do erro, tal como ilustrado na Figura 10.
Deste modo, os erros podem ser corrigidos no ficheiro Excel e este submetido novamente.
Figura 10 Exemplo de lista de erros relativos ao preenchimento do ficheiro Excel
b) Se no existirem erros no contedo do ficheiro Excel essa indicao dada, sendo mostrado
um quadro resumo com os dados submetidos (com rubrica, valores apresentados e nmero de
linhas) como representado na Figura 11. Nesta fase, tem a possibilidade de gravar os dados na
Base de dados da FCT (boto Submeter lista) ou de cancelar a submisso (boto Cancelar
submisso).
-
Manual de Submisso de Listagens de Despesas v6 31
Figura 11 Exemplo do resultado da submisso de um ficheiro Excel sem erros de contedo
A coluna Valor Total Apresentado representa o produto dos campos Valor a imputar ao pedido desta
linha da listagem de despesa e de Taxa de imputao ao projecto.
Nota: se, num financiamento, submeter uma lista de despesas tendo j uma em estado
Em Edio, os valores da ltima submisso sero adicionados aos j existentes em Edio.
DETECO E IDENTIFICAO DE ERROS E ALERTAS
Para alm da deteco de erros que impedem a submisso do ficheiro Excel j referidos anteriormente,
o sistema realiza um conjunto de validaes adicionais. O resultado destas validaes surge (ver Figura
12) quando a lista j est em Edio, aps escolha do boto Visualizar.
Figura 12 Exemplo de lista de erros e alertas de uma lista de despesas submetida
-
Manual de Submisso de Listagens de Despesas v6 32
Estas validaes podem originar erros (E) e alertas (A). Os erros impedem que as Instituies submetam
para Certificao uma lista em Edio, enquanto os alertas so apenas avisos que no impedem o envio
para certificao. No caso de erros associados a uma linha indicada qual a linha e a rubrica a que
correspondem.
Os erros e alertas que se apresentam na Figura 13 so mostrados s Instituies sempre que editam
uma lista em edio. Outros podero vir a ser acrescentados.
Erro /
Alerta Descrio
E Despesa suportada por Recibo de Estorno e com valor a imputar positivo
E Despesa suportada por Nota de Crdito e com valor a imputar positivo
E Despesa realizada em data posterior data de finalizao deste financiamento- tipo doc. despesa no SS
E Despesa realizada em data posterior data de finalizao deste financiamento- tipo doc. despesa SS
E Data do documento de despesa posterior presente data
E Valor a imputar nesta linha maior que o valor total do documento
E Pagamento: Nmero extracto bancrio obrigatrio
E Existe(m) outra(s) linha(s) com o mesmo n do documento de despesa e que no tm o mesmo n. de
comprovante
E Existe(m) outra(s) linha(s) com o mesmo n. de comprovante e que no tm o mesmo documento de despesa
E Valor indicado na linha de despesa (s/IVA) inferior ou igual ao valor do IVA na linha da despesa
E Valor do IVA na linha da despesa superior ou igual ao valor total do documento (com IVA)
E Valor total do documento (com IVA) inferior soma do Valor indicado na linha de despesa (s/IVA) com o Valor do
IVA na linha da despesa
E Valor a imputar ao pedido desta linha da listagem de despesa superior soma do Valor indicado na linha de
despesa (s/IVA) com o Valor do IVA na linha da despesa
E Data de Pagamento invlida
E Data do documento de quitao posterior presente data
E Data de pagamento posterior presente data
E Data do registo contabilstico posterior presente data
E O tipo de documento de despesa DEG no vlido para este financiamento
E A data da Declarao de Encargos Gerais anterior a 01 de Janeiro de 2010
E Valor da coluna Valor indicado na linha de despesa (s/ IVA) maior que o valor da coluna Valor a imputar ao
pedido desta linha
E Taxa de IVA maior do que zero e menor ou igual que 1
E Taxa de IVA zero e valor do IVA nesta linha no nulo
A Despesa realizada em data anterior data de incio deste financiamento
A Data do documento de quitao anterior data de incio do financiamento
A Data do documento de quitao anterior data do documento de despesa
A Valor pago diferente do valor do documento de quitao
A Se elegveis na totalidade, as despesas de Encargos Gerais excedem 20% da soma das despesas directas elegveis
com as despesas directas lacradas e ainda no analisadas e as agora apresentadas
A Despesa apresentada na rubrica xxx, que no consta do oramento actual da Instituio
A Saldo oramental da rubrica xxx ascende a xxx, no comportando a totalidade das despesas apresentadas, nesta
rubrica, na presente lista de despesas
A Valor total com IVA do documento de despesa negativo
A Valor total sem IVA do documento de despesa negativo
A Valor IVA do documento de despesa negativo
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Manual de Submisso de Listagens de Despesas v6 33
A Valor do documento de quitao negativo
A Valor do pagamento negativo
A Despesa no suportada por Recibo de Estorno ou Nota de Crdito9 e com valor linha negativo
A Data do registo contabilstico anterior data do documento de despesa
A Data de Pagamento anterior data do Documento de Despesa
A Valor do documento de despesa igual a zero
A Valor do documento de quitao igual a zero
A Valor do documento de pagamento igual a zero
A Valor do documento de pagamento menor que o valor do documento de despesa
A Valor do documento de quitao menor que o valor do documento de despesa
Figura 13 Quadro resumo de Erros e Alertas
EDIO DE LISTAGENS
Enquanto uma listagem de despesas estiver em edio (estado = Em Edio), i.e., enquanto o tcnico
estiver a trabalhar nela e no a tiver submetido para certificao, as linhas da lista de despesas podem
ser editadas ou removidas (boto Visualizar).
Quando na funcionalidade de Apresentao, se pede para visualizar uma lista de despesas em edio
(ver Figura 14) surge uma descrio resumida da lista de despesas tal como representada na Figura 15.
Figura 14 Menu do estado das listagens de despesas na funcionalidade Apresentao
9 Recibo de Estorno ou Nota de Crdito dever ser registado com valores positivos no formulrio da lista de
despesas, nas colunas referentes aos documentos de despesa e quitao, embora deva ser inscrito com valor
negativo na coluna valor a imputar ao pedido desta linha.
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Manual de Submisso de Listagens de Despesas v6 34
Figura 15 Resumo inicial da edio de uma lista de despesas em que foi solicitada visualizao
No caso do exemplo representado na Figura 15, e uma vez que no h erros que impeam o envio para
certificao, est visvel o boto Submeter para certificao.
A edio, linha a linha, para as despesas de cada conjunto de rubricas, faz-se expandindo (ver seta
vermelha na Figura 15) cada rubrica. A Figura 17 mostra um exemplo de como editar uma linha de
despesa da rubrica de Equipamentos. Para ver todos os detalhes de uma linha, use o boto + (ver
indicao a vermelho na Figura 16). Nesta figura cada despesa est indicada por um n, que representa
o n de linha das despesas que foram organizadas por rubricas oramentais.
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Manual de Submisso de Listagens de Despesas v6 35
Figura 16- Actuao para editar uma linha de despesa da rubrica de Equipamentos
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Manual de Submisso de Listagens de Despesas v6 36
Figura 17 Edio de uma linha numa lista de despesas
Fazendo um duplo clique no campo que pretende editar pode alterar o seu valor. Para guardar as
alteraes ou terminar deve clicar num dos dois botes que surgem.
Figura 18 Botes para gravar alteraes ou terminar edio da linha
Aps a edio dever clicar no boto Validar (ver Figura 16), de forma a validar as alteraes efectuadas
ou detectar novos erros ou alertas que possam ter sido introduzidos na fase de edio.
Atravs do boto Remover ainda possvel remover uma linha de uma lista de despesas.
Neste menu d particular ateno indicao sobre a existncia de erros e alertas. Se tiver erros no vai
poder enviar a listagem para certificao. Neste caso poder:
Editar as linhas que contm erros at os eliminar;
Optar por remover integralmente a listagem de despesas, fazer as correces no ficheiro Excel
original e voltar a submeter o ficheiro.
SUBMETER PARA CERTIFICAO
Sempre que uma lista de despesas no estado Em Edio no contenha erros, aparecer o boto
Aps esta clicar no boto, a lista passa para o estado Para Certificao e deixa de poder ser editada.
QUADRO RESUMO
ainda disponibilizado, atravs do link Ver Quadro Resumo (Figura 6), um quadro resumo com as
informaes constantes da Figura 19:
A B C D = B - C E
F G = D - (E1+E2+F) E1 E2
Rubricas de
Despesa
Oramento
aprovado
Despesa
elegvel
total
(Despesa
elegvel)
Saldo
oramental,
incluindo
apenas os
PPs j
analisados
pela FCT
(Saldo
oramental
Despesa
submetida
pela
Instituio
e ainda no
lacrada
pela IP
(Despesa
submetida)
Despesa
submetida
pela
Instituio,
j lacrada
pela IP mas
ainda no
analisada
pela FCT
Montante
total de
despesa
apresentada
na lista de
despesas em
edio
(Despesa em
edio)
Saldo oramental
estimado
(Saldo estimado)
-
Manual de Submisso de Listagens de Despesas v6 37
) (Despesa
lacrada)
Rubrica 1 (a)
Rubrica 2 (a)
.. (a)
Total
Figura 19 Quadro resumo com a situao de cada financiamento
4.2 CERTIFICAO
Quando uma entidade beneficiria d por concluda a fase de apresentao, o respectivo TOC, ROC ou
responsvel financeiro no mbito da administrao pblica tem que certificar as despesas.
Para isso, esse utilizador deve entrar no portal com as suas credenciais de utilizador individual.
Previamente, os elementos da instituio pertencentes ao grupo de administradores devem ter-lhe
dado acesso funcionalidade de Certificao.
A Figura 37 contm o organigrama da fase de certificao de despesas.
4.2.1 FUNCIONALIDADES DISPONVEIS
Quando se entra na aplicao de Certificao, a lista de financiamentos tem a identificao (com um
bullet a azul e a referncia do financiamento a bold) dos que tm tarefas pendentes, ou seja listas no
estado de certificao e ainda no submetidas para lacragem. Com um cone que representa um
cadeado indicam-se financiamentos que esto fechados pelo que no possvel alterar o estado das
listas de despesas.
Aps a escolha do financiamento que se pretende certificar, surge o menu representado na Figura 20.
Nesse menu dever clicar no boto Visualizar para certificar as linhas de despesa de uma lista.
Figura 20 Menu de certificao para um dado financiamento
No menu obtido, necessrio percorrer as linhas de todas as rubricas oramentais. Em cada rubrica
existe a possibilidade de:
Para cada linha de despesa responder com Sim ou No certificao. A resposta Sim no
carece de gravao. A resposta No requer o preenchimento do campo de observaes e de
gravao. Enquanto a lista estiver para certificao a resposta poder ser sempre revertida.
Certificar com Sim todas as linhas de despesa de uma dada rubrica que ainda no tenham
resposta Sim ou No, sendo esta aco desencadeada pela marcao de uma Check-Box.
Tambm esta aco pode ser revertida linha a linha, i.e., aps marcar com Sim todas as linhas
da rubrica ainda no certificadas, possvel alterar a certificao de uma linha alterando de Sim
para No, ou de No para Sim.
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Manual de Submisso de Listagens de Despesas v6 38
A Figura 21 exemplifica o menu obtido quando se escolhe a rubrica de Equipamentos. Surgem todas as
despesas desta rubrica, com indicao das que j foram certificadas e se a certificao foi positiva
(smbolo S) ou negativa (smbolo N). As linhas que ainda no foram certificadas no tm qualquer
indicao.
Figura 21 Menu para certificao para uma dada rubrica
No topo deste menu, encontram-se indicados:
Nmero de linhas submetidas,
Nmero de linhas certificadas (ou seja, aquelas em que o utilizador autorizado j respondeu S
ou N nos campos da certificao),
Nmero de erros (correspondente ao nmero de linhas por certificar, ou seja, sem smbolo S ou
N, pelo que medida que a certificao for sendo efectuada o nmero de erros vai
diminuindo),
Nmero de alertas (correspondentes aos alertas existentes na fase de apresentao das
despesas no momento da submisso para certificao, podendo, caso existam, serem
visualizados pelo TOC/ROC/Responsvel Financeiro).
A Figura 22 ilustra a certificao de uma linha de despesa. Depois da descrio da despesa surge a
pergunta sobre a certificao, devendo ser escolhida uma opo (S ou N). Se a opo escolhida for N
surge um campo de Observaes que tem que obrigatoriamente ser preenchido. Na Tabela 5 do-se
sugestes (no nicas) de motivos de no conformidade atestada pelo TOC, ROC ou Responsvel
Financeiro.
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Manual de Submisso de Listagens de Despesas v6 39
Figura 22 Certificao da despesa de uma linha
Figura 23 Menu para resposta da certificao
Se a resposta for No, como indicado na Figura 23, use o boto Gravar Certificao ou Terminar.
Se a resposta for Sim, surge o menu seguinte no sendo necessrio fazer gravao.
Ambas as situaes de certificao (Sim ou No) podem ser revertidas, i.e., uma certificao com Sim
pode ser revertida para No e vice-versa.
Para todas as linhas de uma dada rubrica, existe a possibilidade de certificar, em bloco, com SIM todas
as linhas que ainda no tenham sido certificadas. A Figura 24 representa uma situao em que na
rubrica de Misses, com 9 linhas, duas j esto certificadas. Assinalando a Check-Box final Certificar
com Sim todas as linhas de despesa por preencher desta rubrica, e aps confirmar que pretende
realizar essa aco (ver Figura 25), todas as linhas que ainda no estavam certificadas ficam com SIM
(ver Figura 26).
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Manual de Submisso de Listagens de Despesas v6 40
Figura 24 Possibilidade de certificar em bloco todas as linhas ainda no certificadas
Figura 25 Pedir certificao global e confirmao de aco
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Manual de Submisso de Listagens de Despesas v6 41
Figura 26 Resultado da aco de certificao em bloco
SUBMETER PARA LACRAGEM
Quando todas as linhas tiverem sido certificadas, e consequentemente no houver erros (verificao
que pode ser realizada atravs do boto Validar), o utilizador pode submeter a lista de despesas para
lacragem pela IP, atravs do boto Submeter Para Lacragem (Figura 27).
Figura 27 Menu de submisso para lacragem
Aps submisso para lacragem bem sucedida, a lista de despesas passa para o estado Na Instituio
Gestora, sendo sempre possvel a sua visualizao por parte do TOC, ROC ou Responsvel Financeiro
atravs do boto Visualizar (Figura 28).
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Manual de Submisso de Listagens de Despesas v6 42
Figura 28 Menu de certificao aps submisso para lacragem
Nesta fase, igualmente possvel consultar o Quadro Resumo atravs do link Ver Quadro Resumo, o
qual se encontra actualizado de acordo com a fase em que o processo se encontra.
DEVOLVER PARA EDIO
Para ser possvel fazer correces em linhas de despesa quando uma lista est em estado Para
Certificao, existe a possibilidade de devolver a lista (i.e., todas as linhas de despesa da lista) para o
estado Em Edio.
Para isso, use o boto Devolver tal como est indicado na figura seguinte.
Nota: quando fizer esta aco perde as certificaes j efectuadas, e as linhas da lista devolvida sero
adicionadas a outras que j estejam em edio.
O tcnico que submeteu esta lista para certificao receber um e-mail informando desta devoluo.
4.2.1 DOCUMENTAO APS CERTIFICAO
Aps a certificao, o ROC, TOC ou responsvel financeiro no mbito da administrao pblica tem que
preencher e assinar uma Declarao de Conformidade10
, cujo modelo est disponvel no PCT em
Ajudas/Documentos de apoio, e que se reproduz no Anexo da Seco 7.
10
Excepto quando se tratar de um PP que justifique exclusivamente despesas de Encargos Gerais atravs do regime
forfetrio.
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Manual de Submisso de Listagens de Despesas v6 43
Existem diferentes modelos de declarao para entidades beneficirias com co-financiamento FEDER e
com financiamento exclusivamente por fundos do Oramento de Estado. fundamental que seja
escolhida a template correcta.
4.3 LACRAGEM
A lacragem de um PP s pode ser efectuada por um tcnico da IP.
A IP pode visualizar as suas listagens de despesas e as relativas s instituies Participantes, j
certificadas pelo TOC, ROC ou responsvel financeiro.
S h um PP final para cada projecto, independentemente do nmero de instituies beneficirias do
projecto. Depois de lacrado o PP final, nenhuma instituio do projecto pode apresentar mais despesas.
Esse financiamento surge associado a um cone que um cadeado.
A Figura 38 contm o organigrama da fase de lacragem de despesas.
4.3.1 FUNCIONALIDADES DISPONVEIS
Quando se entra na aplicao de lacragem, a lista de financiamentos tem a identificao (com um bullet
a azul e a referncia do financiamento a bold) dos que tm tarefas pendentes, ou seja listas no estado
na Instituio Gestora e que ainda no foram includas num PP. Com um cone que representa um
cadeado indicam-se financiamentos que esto fechados pelo que no possvel alterar o estado das
listas de despesas.
Aps a escolha do financiamento, so apresentadas as listas de despesas desse financiamento que se
encontram em condies de lacrar por parte da IP, com indicao do respectivo estado (Na Instituio
Gestora) e um conjunto de valores associados a essa lista (ver Figura 29).
Figura 29 - Menu de lacragem para um dado financiamento
Em fase anterior lacragem da lista de despesas e atravs do boto Visualizar, possvel a IP aceder ao
quadro resumo da listagem para lacragem, onde se apresentam os alertas da fase de apresentao, bem
como a informao respeitante s despesas submetidas por rubrica oramental.
Atravs do link Lacrar despesa (ver Figura 29), fica disponvel o menu com as listas de despesas
disponveis para lacragem (ver Figura 30).
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Manual de Submisso de Listagens de Despesas v6 44
Figura 30 Menu de listas de despesas disponveis para lacragem
Ao clicar no boto Lacrar de uma ou mais listas, as listas escolhidas vo sendo agrupadas e includas em
listas de despesa seleccionadas para lacragem (Ver Figura 31 e Figura 32).
Figura 31 Menu de listas de despesa seleccionadas para lacragem Uma lista seleccionada para lacragem
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Manual de Submisso de Listagens de Despesas v6 45
Figura 32 - Menu de listas de despesa seleccionadas para lacragem Duas listas seleccionadas para lacragem
Aps seleccionadas todas as listas de despesas que pretende lacrar, deve escolher o boto Lacrar listas.
Com excepo do ltimo PP (PP final), cada PP a apresentar FCT deve reportar-se a um valor mnimo
de despesa efectivamente paga de montante igual ou superior a 10% ou a 50.000 do financiamento
global atribudo ao projecto.
Este valor mnimo refere-se ao oramento global do projeto, e no ao valor oramentado para uma
dada entidade beneficiria.
Assim, pode acontecer que, ao tentar lacrar um PP, lhe aparea a mensagem seguinte:
Se este no mesmo o ltimo PP do projecto, (i.e., se pretende vir a apresentar mais despesa para este
mesmo projecto), ter que esperar ter mais listas certificadas para poder lacrar um PP que represente,
no mnimo 10% do oramento do projecto ou 50.000. Se este representa o PP final, ento, antes de
clicar no boto Lacrar listas, dever ser preenchida a checkbox ltimo Pedido de Pagamento.
Nota: h apenas um PP final para cada projecto, independentemente do nmero de instituies
beneficirias do projecto. Depois de lacrado o PP final, nenhuma instituio do projecto pode
apresentar mais despesas.
-
Manual de Submisso de Listagens de Despesas v6 46
, assim, gerado o PP correspondente s listas de despesas lacradas, o qual pode ser consultado na lista
de Pedidos de Pagamento, conforme Figura 33. Esta lista inclui os PPs criados, o respectivo estado e um
conjunto de valores associados.
Os estados possveis de um PP so:
Em Trnsito o tcnico da IP j criou o PP, mas a documentao a enviar FCT, identificada na
seco 2.5. do presente manual, ainda no foi recepcionada.
Enviado FCT quando a documentao acima mencionada recepcionada pela FCT.
Em Anlise PP cuja anlise por parte da FCT j se iniciou, mas ainda no se encontra
concluda.
Analisado - quando a FCT conclui e lacra a anlise de um PP, sendo o mesmo contabilizado para
efeitos de despesa justificada.
Figura 33 Menu de Pedidos de Pagamento criados
Sempre que as listas de despesas lacradas incluam despesas de mais do que uma Instituio, so
gerados PPs diferentes (um para cada Instituio). O mesmo acontece se, simultaneamente, cada
Instituio submeter despesas directas e despesas de encargos gerais, sendo automaticamente gerados
PPs distintos, um referente a despesa directa e outro a despesa de encargos gerais.
DEVOLVER PARA EDIO
Para ser possvel fazer correces em linhas de despesa quando uma lista est em estado Na Instituio
Gestora, existe a possibilidade de devolver a lista (i.e., todas as linhas de despesa da lista) para o estado
Em Edio.
Para isso, use o boto Devolver tal como est indicado na figura seguinte.
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Manual de Submisso de Listagens de Despesas v6 47
Nota: quando fizer esta aco perde as certificaes j efectuadas, e as linhas da lista devolvida sero
adicionadas a outras que j estejam em edio.
O tcnico que submeteu esta lista para certificao receber um e-mail informando desta devoluo.
4.3.2 DOCUMENTAO APS LACRAGEM
Aps a criao do PP e escolha do boto Visualizar (ver Figura 33) disponibilizado o quadro resumo da
listagem, onde possvel visualizar as despesas submetidas por rubrica oramental e o boto Gerar
Documentao.
Ao expandir cada uma das rubricas so identificadas, com o smbolo , as despesas sobre as quais
incide a amostra documental (ver Figura 34).
Atravs do boto Gerar Documentao ir aceder ao ficheiro pdf com a lista de despesas do PP. No
referido ficheiro so igualmente identificadas as despesas seleccionadas para a amostra documental.
Figura 34 - Menu do quadro resumo da listagem Instituio Proponente
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Manual de Submisso de Listagens de Despesas v6 48
No caso do PP corresponder a despesa submetida por uma Instituio que no a Proponente, a
informao constante da Figura 34 encontra-se disponvel no menu Apresentao dessa Instituio (ver
Figura 35), permitindo mesma:
Imprimir a respectiva lista de despesas (atravs do boto Gerar Documentao),
Identificar as despesas pertencentes amostra documental.
Figura 35 - Menu do quadro resumo da listagem Instituio Participante
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Manual de Submisso de Listagens de Despesas v6 49
Figura 36 Organigrama da Apresentao de Despesa
Figura 37 Organigrama da Certificao de Despesas
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Manual de Submisso de Listagens de Despesas v6 50
Figura 38 Organigrama da Lacragem de Despesa
-
Manual de Submisso de Listagens de Despesas v6 51
5. AJUDAS, CONTACTOS E INFORMAES ADICIONAIS
O PCT dispe de um conjunto de Ajudas que incluem FAQs e documentos de apoio que podero ser
consultados para esclarecimentos adicionais (Figura 39 e Figura 40).
Figura 39 Ajudas do PCT
Figura 40 Ajudas sobre as diversas fases da gesto de despesas
No link Documentos de Apoio encontrar ficheiros Excel, Word e pdf que poder utilizar na submisso
de listas de despesas e envio de PPs FCT.
As questes devem ser remetidas para o endereo de e-mail pct@fct.pt.
-
Manual de Submisso de Listagens de Despesas v6 52
6. ANEXO CHECK LIST DA CONTRATAO PBLICA
Veja esclarecimentos adicionais no documento Contratao Pblica Notas Explicativas no PCT, em
Ajudas /Documentos de Apoio.
FICHA DE VERIFICAO
BENEFICIRIO
(ARTIGO 2 n 1)
A PREENCHER PELO BENEFICIRIO PARA CADA PROCEDIMENTO
DE CONTRATAO PBLICA
O Beneficirio confirma que na informao abaixo prestada tomou em considerao o disposto
na legislao aplicvel.
Elementos do Projecto
Designao da Instituio
N. do Projecto
Elementos da Contratao Pblica Objecto do Contrato
Adjudicatrio Identificao
Data Adjudicao
Valor do Contrato (s/IVA)
Tipo de Procedimento
Ajuste Directo
Concurso Pblico
Concurso Limitado por Prvia Qualificao
Procedimento de Negociao
Dilogo Concorrencial
Data de incio do procedimento da contratao (deciso
de contratar)
Ficha de verificao
Procedimentos
Aspectos Gerais
Confirmao da
Entidade Beneficiria
Informaes/ Documentos ou
autorizao para acesso ao
procedimento on-line
Observaes
Sim No NA
1. Existe uma deciso juridicamente vlida sobre a
abertura do Procedimento?
Indicao da data do
Desp./Deliberao
2. O tipo de procedimento adoptado est de acordo com o
valor do contrato?
Indicao do valor do contrato
(sem IVA)
3.
Se o tipo de procedimento adoptado, tiver sido
independente do valor do contrato encontra-se o
mesmo adequadamente fundamentado?
Juntar obrigatoriamente
fundamentao
4.
No caso do fornecimento, obra ou servio, constituir um
lote, a aplicao da legislao vigente em matria de
contratao pblica teve em conta o valor agregado de
todos os lotes?
No caso do fornecimento, obra
ou servio, constituir um lote,
juntar justificao para essa
diviso, bem como a
identificao dos contratos ou
procedimentos em curso e
respectivos valores
-
Manual de Submisso de Listagens de Despesas v6 53
Procedimentos
Aspectos Gerais
Confirmao da
Entidade Beneficiria
Informaes/ Documentos ou
autorizao para acesso ao
procedimento on-line
Observaes
Sim No NA
5. Houve lugar a publicao de Anncio de Pr-
Informao, nos termos do modelo legalmente definido?
Em caso afirmativo evidenciar a
data de publicao no JOUE
6. Houve lugar a Anncio Peridico Indicativo no JOUE? Em caso afirmativo indicar a data
de publicao no JOUE
NA No Aplicvel
Procedimento
Ajuste Directo
Confirmao da
Entidade
Beneficiria
Informaes/
Documentos ou
autorizao para
acesso ao
procedimento on-line
Observaes
Sim No NA
1.
Regime
Simplificad
o
1.1 O contrato de montante igual ou inferior a
5.000?
Factura ou documento
equivalente que suporta
a adjudicao
1.2 A durao do contrato igual ou inferior a 1 ano
a contar da deciso de adjudicao?
1.3 O preo contratual foi objecto de alguma reviso?
2.
Por Convite
2.1 O contrato de montante superior a 5.000 e
inferior a 75.000?
Cpia do Contrato
(quando aplicvel)
2.2 Existiu
convite para
proposta?
1 Entidade Cpia do(s) Convite(s) e
Caderno de Encargos
2.3 Vrias Entidades
2.4 Havendo convites a mais do que uma entidade
existiu processo de negociao?
2.5 Qual o
critrio de
adjudic.?
Proposta economicamente mais
vantajosa.
2.6 Mais baixo preo.
2.7 Houve constituio de jur na conduo do
processo negocial?
2.8 Foi elaborado Relatrio Preliminar?
2.9 Houve audincia prvia nos momentos
adequados?
Cpia da audincia
prvia
2.1
0 Foi elaborado Relatrio Final? Cpia do Relatrio Final
2.1
1
As entidades convidadas j foram entidades
adjudicatrias no ano do lanamento deste
procedimento e simultaneamente nos dois anos
econmicos anteriores?
Cpia dos Contratos
(quando aplicvel)
3. Foi solicitado ao adjudicatrio documento de habilitao
(certido de registo criminal de quem o obriga)?
4. Foi efectuada publicitao no portal da internet?
(www.base.gov.pt)
5. Trata-se de um contrato celebrado no mbito de um Concurso de
Concepo?
6. Trata-se de um contrato celebrado com recurso Central de
Compras?
7. Trata-se de contratos celebrados ao abrigo de Acordos-Quadro?
NA No Aplicvel
Procedimento
Concurso Pblico
Confirmao da
Entidade
Beneficiria Informaes/
Documentos Observaes
Sim No NA
1. O contrato de montante inferior ao limiar da Directiva? Cpia do Contrato
2. Foi efectuada adequada
publicitao?
JOUE
Cpia do Anncio
DR
Plataforma Eletrnica
3. Quais as peas do
procedimento?
Programa de Concurso
Cpias do Programa de
Concurso e Caderno de
Encargos
Caderno de Encargos
4. O programa de concurs
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