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ANÁLISE DOS PROCESSOS LOGÍSTICOS
ENVOLVIDOS COM AQUISIÇÕES SUSTENTÁVEIS DE BENS E SERVIÇOS: O CASO
DE UMA INSTITUIÇÃO FEDERAL DE ENSINO
Isabela de Souza Baptista (IFF ) isabelabaptista@yahoo.com.br
Marcelo Maciel Monteiro (UFF ) marcelo.maciel@ufjf.edu.br
Este estudo tem o propósito de identificar as principais falhas encontradas nos processos logísticos envolvidos com aquisições de bens e serviços do órgão público analisado, utilizando os conceitos de gestão da cadeia de suprimentos, a legislação vigente e estudo de caso do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia Fluminense para aprofundar as pesquisas na área. A metodologia utilizada foi a revisão da literatura sobre o tema, aplicação de questionários, análise dos processos de compras e observação direta. O resultado da pesquisa aponta para uma ineficiência nos processos analisados e o artigo sugere um plano de melhorias com inclusão de critérios de sustentabilidade, para os processos em questão do IF Fluminense, campus Macaé, que visa a otimização dos mesmos nos quesitos de agilidade, burocracia, integração, transparência, infraestrutura, treinamento, tecnologias da informação e sustentabilidade.
Palavras-chaves: Gestão da cadeia de suprimentos. Serviço público.
Licitações sustentáveis.
XXXIV ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO Engenharia de Produção, Infraestrutura e Desenvolvimento Sustentável: a Agenda
Brasil+10 Curitiba, PR, Brasil, 07 a 10 de outubro de 2014.
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1. Introdução
A gestão da cadeia de suprimentos pode ser uma das formas de obtenção de vantagem
competitiva de uma empresa, e o diferencial está na eficiência do gerenciamento entre os elos
da cadeia, desde o fornecedor até o cliente final. Porter (1989) afirma que as atividades de
valor estão relacionadas por meio de elos dentro da cadeia de valores das empresas e as
vantagens competitivas frequentemente provém de elos entre atividade, da mesma forma que
provém das próprias atividades individuais. O sucesso da organização provêm de alguns
fatores, como exemplo da eficiente gestão com responsabilidade social e ambiental entre os
elos da cadeia, assim como os investimentos em tecnologias da informação, a liderança e
comprometimento da alta gestão, a qualidade na logística de compras, armazenagem,
distribuição, transporte, o gerenciamento do relacionamento com o cliente.
A administração pública possui certas especificidades que a difere da iniciativa privada, e a
gestão da cadeia de suprimentos não possui o mesmo grau de importância que é verificado na
iniciativa privada. Talvez seja esse um fato que demonstra um número muito restrito de
literaratura sobre a aréa. Albuquerque; Primo (2011), afirmam que algumas empresas públicas
e sociedades de economia mista conseguem melhor adaptação às práticas de gerenciamento
da cadeia de suprimentos do setor privado, por possuir legislação própria de compras, porém
precisam ser guiadas pela lei geral de licitações e contratos, nº 8.666/93 quando a legislação
própria for omissa. Todavia, as práticas de impessoalidade e igualdade de condições entre os
concorrentes precisam estar presentes nos processos de compras públicas e podem gerar um
entrave no relacionamento com fornecedores, dificultando parcerias, que são consideradas
competências-chave do setor privado.
Estudos demonstram fatores que melhorariam a eficiência da gestão da cadeia de suprimentos
no serviço público, como a utilização das ferramentas do governo eletrônico. Segundo
Tridapalli, Fernandes e Machado (2011), a grande maioria de unidades do governo do Brasil
não utiliza técnicas adequadas no planejamento de necessidades de materiais,
desenvolvimento de fornecedores, gestão de estoques, gestão estratégica, gestão de custos,
dentro de uma visão integradora, que a utilização do governo eletrônico propiciaria desde o
levantamento das necessidades até a utilização final.
A redução de custos é uma consequencia do eficiente gerenciamento da cadeia de
suprimentos, segundo Christopher (2007, apud ALBUQUERQUE; PRIMO, 2011), além de
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otimizar processos, inovar, agregar valor aos produtos e serviços. Segundo Talero (2001), a
implantação de sistemas integrados de compras no serviço público tem como justificativa a
redução de custos e a transparência de seus atos.
Tadelis (2012) aponta que dentre muitos desafios encontrados nas aquisições públicas, o
comprador deve encontra formas de implementar mudanças produtivas de uma forma rentável
e sustentável.
Walker et. al. (2012) afirma a necessidade de se traçar um quadro de compras públicas
sustentáveis (CPS), ao considerar os diferentes estágios das CPS , e que o progresso possa ser
visto na prática e a existência de pesquisas para o futuro.
De acordo com a situação exposta, esse trabalho tem o objetivo de elaborar propostas de
melhorias nos processos logísticos envolvidos com aquisições sustentáveis de bens e serviços
do Instituto Federal Fluminense, compreendendo a gestão de compras, orçamentária e
financeira, almoxarifado e patrimônio, utilizando como metodologia uma revisão da
literatura referente a gestão da cadeia de suprimentos, as especificidades do serviço público, a
legislação vigente de compras sustentáveis e o estudo de caso analisado, de forma que esse
trabalho possa servir de referência para outras instituições públicas.
2. Fundamentação teórica
2.1. Gestão da cadeia de suprimentos
A gestão da cadeia de suprimentos (GCS), também conhecida como Supply Chain
Management, consiste na administração do fluxo de materiais e informações ao longo da
cadeia de suprimentos, abrangendo os fornecedores de matérias-primas, fabricantes,
distribuidores, atacadistas e varejistas, culminando nos consumidores finais, tendo em vista
atender a sua demanda (GARCIA et al., 2006).
Maçada, Feldens e Santos (2007) destacam que a atuação sistêmica e em rede da CGS deve
vir acompanhada de uma coordenação e apoio aos fluxos de informação ao longo da cadeia,
tendo em vista garantir que os problemas em um componente da rede não reflitam na
eficiência de toda a cadeia.
2.2. Administração pública
A administração pública possui determinadas particularidades que a distingue da
administração geral, e portanto, necessita de estudo específico. O Estado tem a função
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primordial de oferecer utilidades de interesse público, segundo Meireles (1997) serviço
público é todo aquele prestado pela Administração ou por seus delegados, sob normas e
controles estatais, para satisfazer necessidades essenciais ou secundárias da coletividade ou
simples conveniência do Estado.
Sabe-se que é longa a trajetória da administração pública no Brasil, que alguns pontos já
foram aperfeiçoados, mas que ainda tem-se muito a melhorar. Essa transformação da
administração pública, segundo Vaz; Lotta (2011) foi impactada pela racionalização do uso de
recursos crescentemente escassos; pela demanda por um novo patamar de qualidade dos
serviços e pela pressão da sociedade por participação, transparência e controle social sobre as
ações dos agentes públicos.
Nesse sentido, as áreas meio, como a logística, passam a ter um destaque, como forma de
melhorias de desempenho na qualidade e eficiência dos serviços públicos prestados. A
administração pública passou a observar a administração privada nos aspectos gerenciais na
tentativa de adaptar as melhores práticas às especificidades do setor público, porém, é de
conhecimento que ainda existem muitos obstáculos a serem superados nesse processo.
2.3. Gestão da cadeia de suprimentos no serviço público
A administração de uma organização pública possui certas especificidades, principalmente
por se tratar de organizações que recebem verba pública, o lucro nem sempre existe da forma
que se conhece na administração privada, e os clientes na maioria são representantes da
sociedade de uma forma em geral. Portanto, para que os princípios da administração pública
sejam seguidos, existem legislações que irão nortear os atos dos agentes públicos. Os
processos logísticos envolvidos com a aquisição de bens e serviços na administração pública
possuem especificidades que os diferem da iniciativa privada e as relações jurídicas com
particulares possuem legislação disciplinadora que compete à União expedir normas gerais
sobre contratação e licitação, sendo a referida lei 8.666/93 e suas alterações.
Na administração pública, segundo Meireles (1997), as compras públicas são feitas através de
procedimentos licitatórios que pode ser definido como um procedimento administrativo, um
meio técnico legal, uma sucessão ordenada de atos que visam garantir princípios jurídicos
consagrados e controladores dos atos do Estado.
O pregão eletrônico, segundo Freitas; Maldonado (2013) caracteriza-se pela utilização de
recursos de tecnologia de informação nos procedimentos licitatórios, proporcionando a
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comunicação e a interação à distância entre os agentes públicos e os licitantes. Malischeski,
Azevedo, Erdman (2013) afirmam que o pregão eletrônico reduz a burocracia, pois apenas os
documentos do licitante vencedor é que são verificados.
Algumas atitudes inovadoras estão acontecendo na administração pública como forma de
seguir tendência mundial de buscar o controle dos atos administrativos, da gestão dos recursos
públicos e a busca do desenvolvimento sustentável. Para a formulação de estratégias que
visam o desenvolvimento sustentável através das compras públicas, pode-se citar a lei
12.349/2010, publicada em 16/12/2010, que altera a lei geral das licitações 8.666/93 e que
inclui critérios de sustentabilidade para as aquisições públicas.
A gestão de estoques constitui uma série de ações que permitem ao administrador verificar se
os estoques estão sendo bem utilizados, bem localizados em relação aos setores que deles se
utilizam, bem manuseados e bem controlados.
Viana (2008) afirma que os estoques são recursos ociosos que possuem valor econômico, os
quais representam um investimento destinado a incrementar as atividades de produção e servir
os clientes.
Tanto a administração pública, quanto a iniciativa privada podem utilizar as práticas de gestão
de estoque, porém, na prática é verificada a deficiência desse gerenciamento e da utilização de
tecnologias da informação na administração pública, principalmente em instituições, no qual a
logística não exerça papel fundamental nos negócios-chave.
3. Metodologia
Em relação à metodologia utilizada neste artigo, esta se refere a uma pesquisa aplicada e
utiliza a estratégia do estudo de caso, conforme Yin (2005), é uma abordagem com grande
profundidade no assunto, porém, com pequena amplitude.
Quanto ao objetivo da pesquisa ela é exploratória, cuja finalidade é ampliar o conhecimento a
respeito da gestão eficiente e sustentável da cadeia de suprimentos do serviço público
brasileiro e que segundo Vergara (2008) a pesquisa exploratória faz emergir um conjunto de
problemas e questões que, embora já seja objeto de legislação preliminar, ainda não se tem
conhecimento de toda extensão de possibilidades.
A pesquisa também é considerada descritiva, pois pretende descrever os fatos e fenômenos
dessa cadeia. Em relação ao método e as formas de se abordar o problema, foram realizadas:
análise documental e de processos, pesquisa bibliográfica, aplicação de questionários.
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A amostra dos questionários considerou os grupos representativos do campus Macaé, e foram
escolhidos de acordo com a relevância de suas opiniões e sugestões para a possível solução do
tema da pesquisa, correspondendo a um total de vinte e cinco sujeitos. Os participantes são
grupos de servidores técnico administrativos, no total de dez sujeitos; professores no cargo de
coordenador de cursos ou ex-gestores, no total de dez sujeitos e gestores atuais do IF
Fluminense, no total de cinco sujeitos.
As perguntas dos questionários compreenderam um total de 13 perguntas, sendo fechadas e
semi-abertas, e abrangendo questões referentes aos processos de aquisições de bens e
serviços, com ênfase na eficiência e sustentabilidade, e sugestões de melhorias nos processos.
Para a análise dos processos de compras a delimitação foi o campus Macaé e o campus Bom
Jesus e o quantitativo foi de dez processos de cada campi analisado.
4. Estudo de caso
O Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia Fluminense é uma autarquia federal e
tem uma trajetória de 103 anos.
4.1. Missão
De acordo com o Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI) do Instituto Federal
Fluminense, que abrange o período de 2010 a 2014, o Instituto tem a seguinte missão, visando
à integração sistêmica, estrutura multicampi e pluricurricular:
Formar e qualificar profissionais no âmbito da educação
profissional e tecnológica, nos diferentes níveis e modalidades de
ensino com ênfase no desenvolvimento sócio econômico local,
regional e nacional, bem como realizar pesquisa aplicada e promover
o desenvolvimento científico e tecnológico de novos processos,
produtos e serviços, em estreita articulação com os setores produtivos
e a sociedade em geral, especialmente de abrangência local e regional,
oferecendo mecanismos para a educação continuada e criando
soluções técnicas e tecnológicas para o desenvolvimento sustentável
com inclusão social. (Plano de Desenvolvimento Institucional IF
Fluminense 2010-2014, pg. 19)
4.2. Estrutura organizacional
O IF Fluminense possui uma estrutura mulicampi, sendo composto por sete campi: campus
Campos-Centro, Campos-Guarus, Macaé, Quissamã, Itaperuna, Bom Jesus do Itabapoana e
Cabo Frio, além de dois campus avançados: São João da Barra e Cambuci, Polos de ensino à
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distância, uma unidade de pesquisa e extensão agroambiental e um campus em construção em
Itaboraí.
4.3. Campus Macaé
O campus Macaé do IF Fluminense iniciou suas atividades em 30 de agosto de 1993 e tem
localização contemplada com a proximidade de empresas multinacionais ligadas ao setor
petrolífero.
O campus Macaé possui em sua estrutura organizacional três níveis hierárquicos, estando a
Direção Geral no nível estratégico, as demais diretorias no nível tático ou gerencial e as
coordenações no nível operacional, existem os cargos de staff ou assessoria, que dão suporte
à direção geral e aos demais setores.
5. Resultados da pesquisa
A análise dos processos de aquisição de bens e serviços considerou o período de janeiro a
novembro de 2013, e referente ao campus Macaé, no qual pretende se implantar as propostas
de melhorias e ao campus Bom Jesus que foi descentralizado em fevereiro de 2013. A escolha
dos processos foi baseada nos mais representativos em termos financeiros.
Quanto aos objetivos, a análise dos processos pretendeu verificar as seguintes situações:
Analisar o lead time desde a abertura do processo até o pagamento ao fornecedor, e
posterior arquivamento do processo;
Analisar o tempo que cada processo tramita nos setores, a fim de identificar possíveis
gargalos;
Identificar a existência e os percentuais de critérios de sustentabilidade nos bens e ou
serviços adquiridos, através da análise dos editais de licitação;
Fazer um quadro comparativo dos itens acima.
O quadro 1 apresenta uma comparação entre os principais itens analisados do campus Macaé
e do campus Bom Jesus.
Quadro 1 – Processos de compras IF Fluminense: campus Macaé e Bom Jesus
Quesitos a serem comparados Campus Macaé Campus Bom Jesus
Total processos analisados 10 10
Tempo médio tramitação dos 134 dias 104 dias
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processos
Processos Completos
(solicitação até pagamento ao
fornecedor)
3
7 (Status final: aguardando
NF para pagamento)
5
5 ((Status final: aguardando
NF para pagamento)
Principal gargalo Setor de compras – média
de 58 dias de tramitação
dos processos contra 16
dias do campus Bom Jesus
Setor de contabilidade –
média de 18 dias de
tramitação dos processos
contra 7 dias do campus
Macaé
Existência de critérios de
sustentabilidade nos editais
1,41% 1,19%
Fonte: Elaborado pela própria autora
Como análise do quadro 1, o mesmo aponta para lentidão nos processos de compras, ao
considerar 134 dias para a tramitação dos processos de compras no campus Macaé e de 104
para o campus Bom Jesus, a quase inexistência de critérios de sustentabilidade nos editais de
licitação de ambos os campi, ineficiência nos processos do campus Macaé, ao considerar que
apenas 30% dos mesmos foram finalizados. O principal entrave encontrado na análise dos
processos foi no setor de compras do campus Macaé, ao considerar 58 dias na tramitação dos
processos e de 18 dias no setor de contabilidade do campus Bom Jesus.
O quadro 2 representa resumo das principais informações obtidas na tabulação dos
questionários relacionados aos setores analisados do campus Macaé, considerando a média
dos servidores e dos gestores.
Quadro 2 – Análise questionários dos setores do IF Fluminense: campus Macaé.
Compras Contabilidade
Tecnologia da
Informação
Patrimônio e
Almoxarifado
Pon
tos
Fort
es
*Média de eficiência
do setor: 7,4
*Follow up
*Utilização de TI
*Especificação correta
nos editais de licitação.
*Média de
eficiência do
setor: 7,6
*Feedback aos
setores
*Utilização de TI
*Média de
eficiência do
setor: 7
*Feedback aos
setores
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Pon
tos
fraco
s *Processos lentos
* Média de 27% que
conhecem o conceitos
de compras públicas
sustentáveis
* Processo de
aquisição eficiente:
22,5%
*Processos lentos
* Processo de
aquisição
eficiente: 22,5%
* Processo de
aquisição
eficiente: 22,5%
*Média de
eficiência do setor:
5,8
* Processo de
aquisição eficiente:
22,5%
Des
con
hec
imen
to
*Licitações
sustentáveis
*Manuais de
procedimentos
*Manuais de
procedimentos
*Suporte técnico
ágil
*Manuais de
procedimentos
*Armazenagem
eficiente
*Gestão de estoque
*Utilização de TI
*Manuais de
procedimentos
*Controle de
inventário
*Procedimentos
para alienação Fonte: Elaborado pela própria autora
Como análise do quadro 2, pode-se verificar a existência de muitos critérios de
desconhecimentos por parte dos respondentes, o que demonstra a falta de integração e
comunicação entre os setores, sendo o desconhecimento de manuais de procedimentos uma
realidade para a maioria dos respondentes. Como destaque dos pontos fortes, foi o feedback
ao setor de compras, quando da existência de algum problema com os materiais e ou serviços
adquiridos, e a eficiência individual dos setores.
Como destaque dos pontos fracos, os respondentes apontaram para a ineficiência dos
processos logísticos envolvidos com aquisições de bens e serviços, correspondendo a 75% dos
respondentes e para o desconhecimento do conceito de compras públicas sustentáveis,
correspondendo a 73% dos respondentes.
6. Propostas de melhorias
Este artigo tem o intuito de propor ações de melhorias para os processos de aquisições de bens
e serviços do IF Fluminense, campus Macaé.
Seguem as propostas de melhorias para os setores objetos de estudo deste artigo, de forma a
abordar o IF Fluminense em sua totalidade, porém com as especificidades do campus Macaé,
no qual pretende-se implementar as propostas.
Executar no início de janeiro de cada ano, planejamento estratégico para compras
compartilhadas com outros campi (ex. mobiliário) e específicas do campus Macaé (ex. livros),
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de acordo com orçamento anual, de forma integrada com diretorias e coordenações, definindo
objetivos de compras, metas e prazos;
Elaborar planejamento contábil, de gestão de estoques, gestão patrimonial, e de
tecnologia da informação, em conjunto com planejamento de compras, a fim de integrar
objetivos, metas e prazos;
Elaborar cronograma dos setores conforme planejamento estratégico;
Implementar e oferecer suporte de sistemas de informação referentes aos processos
logísticos envolvidos com aquisições de bens e serviços, já existentes no Instituto, como o
SIAFI, CAP, SUAP, SIDEC, dentre outros;
Aumentar quantitativo de servidores para os setores de almoxarifado e patrimônio;
Idealizar espaço físico e estruturas de armazenagem adequadas para o campus;
Fazer reunião com os demais servidores e expor o planejamento estratégico dos
setores envolvidos com aquisições, de forma a incentivar sugestões de melhorias e críticas;
Elaborar e divulgar manual de procedimentos e rotinas dos setores envolvidos com
aquisições de bens e serviços, de acordo com o manual elaborado pelo Setor de Auditoria
Interna do IF Fluminense, incluindo as especificidades do campus Macaé;
Organizar os servidores dos setores, de acordo com perfil técnico-profissional, para a
execução das atividades;
Realizar treinamento detalhado para os servidores dos setores em questão;
Realizar treinamento genérico para todos os servidores do campus Macaé, com o
objetivo de informar os principais procedimentos dos setores envolvidos com aquisições de
bens e serviços;
Realizar treinamento genérico para os gestores do Instituto sobre conceitos de
compras públicas sustentáveis, legislação de compras e contratos e gestão da cadeia de
suprimentos;
Executar os processos inerentes ao setores em questão, de acordo com as metas e
prazos estabelecidos;
Manter sistema de acompanhamento de processos internos atualizados;
Fazer reuniões mensais com diretores, coordenadores e servidores dos setores em
questão, com o objetivo de avaliar os processos de aquisição de bens e serviços, comparar as
metas estabelecidas com o executado e fazer ajustes quando for necessário;
Emitir relatório anual, de forma a comparar o ano atual com o anterior, com o público
alvo de gestores, servidores e alunos, das compras planejadas x realizadas x pagas; orçamento
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planejamento x executado; itens estocados e bens permanentes, considerando variedade e
quantidade; recursos tecnológicos utilizados; melhorias realizadas, pontos negativos
encontrados e superados, pontos negativos a serem enfrentados no próximo ano, dentre outras
informações que irão servir como base para o planejamento estratégico da Instituição para o
próximo ano;
Planejar metodologia para tornar os fornecedores mais participativos e parceiros com
os processos de aquisição de bens e serviços do IF Fluminense;
Criar cultura de diminuição da politização na área técnica;
Criar cultura de disseminar a importância das licitações sustentáveis, tanto para os
servidores da Instituição, como para os fornecedores.
7. Considerações finais e conclusão
O objetivo deste artigo foi de desenvolver propostas de melhorias que visam a eficiência dos
processos logísticos envolvidos com as aquisições sustentáveis de bens e serviços do Instituto
Federal Fluminense, através da metodologia utilizada. O artigo se baseou na hipótese de que
os processos em questão são ineficientes.
Considerando essa hipótese, o resultado da pesquisa apontou que as mesmas são afirmativas,
pois no campus Macaé, 80% dos respondentes dos questionários do grupo de servidores
administrativos e docentes e 75% do grupo de gestores consideraram o processo de aquisição
de bens e serviços ineficientes.
O aumento da eficiência é possível com a implementação das propostas de melhorias, que
tiveram como base a identificação dos principais pontos fortes e fracos dos processos em
questão, na percepção dos servidores, gestores, fornecedores, observação direta nos setores,
avaliação dos processos de compras e revisão da literatura.
Mesmo considerando as dificuldades encontradas na pesquisa, a cultura do pouco apreço ao
formalismo e a tendência a improvisação na administração pública, a falta de interesse em
alguns servidores de participar da pesquisa, conclui-se que a pesquisa alcançou o objetivo
proposto.
Como sugestão, espera-se que a equipe gestora do IF Fluminense, campus Macaé, adote as
práticas sugeridas e que novos pesquisadores possam ampliar os estudos nas áreas de gestão
da cadeia de suprimentos no serviço público, incluindo as suas especificidades, de forma a
aumentar a eficiência, e que a administração pública brasileira possa ser vista como
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referência nos processos logísticos envolvidos com aquisição de bens e serviços, de forma
sustentável.
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