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ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO

INDICADORES DE PROBLEMAS NA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO

• Insatisfação de unidades que mantêm alguma relação funcional.

• Demora na transmissão de dados.• Atrasos na entrega de documentos e informações.• Divulgação em rede de dados incorretos.• Aspectos exteriores de ineficiências internas (filas,

por ex.).• Interação social conflitiva com boa parte da

organização.• Rendimento individual (abaixo da média).• Falha individual de origem grupal.

OBJETIVOS DA ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO

Possibilitar uma diagnose na qual se verifica a qualidade do trabalho, seu rendimento, sua eficiência, eficácia e produtividade em relação aos investimentos feitos, para avaliar se é necessária alguma intervenção

ETAPAS DA ANÁLISE DA DISTRIBUIÇAO DO TRABALHO

1. Identificação das tarefas individuais – As tarefas devem ser entendidas como um agrupamento de passos seqüenciais, considerando-se a divisão do trabalho existente entre os funcionários.

2 - Agrupar as tarefas semelhantes em atividades ou serviços – Algumas vezes é necessário somar uma tarefa à outra, para que se tenha um serviço. Esta função pode ser realizada mediante duas alternativas: pela formulação da atividade ou serviço por meio da somatória das tarefas similares e complementares ou pela opinião e o ponto de vista sobre os serviços realizados pela unidade.

3 - Montagem do Quadro de Distribuição de Trabalho

ETAPAS DA ANÁLISE DA DISTRIBUIÇAO DO TRABALHO

Análise do quadro de Distribuição do Trabalho – A análise é efetuada com base em quatro blocos:

– Tempo.– Capacidade profissional.– Equilíbrio no volume de trabalho.– Possibilidades preliminares de mudança.

MONTAGEM DO QUADRO DE DISTRIBUIÇÃO DE TRABALHO

Tempo

• Que atividades ou serviços absorvem mais tempo?

• São essas atividades ou serviços as que devem tomar mais tempo? É importante indagar se o tempo justifica o resultado final da atividade ou serviço

• É possível subdividir ou mesmo agrupar serviços ou atividades?

• A eliminação ou criação de um serviço ou atividade pode ser considerada como racionalizadora da distribuição do trabalho?

• O tempo despendido pelas várias atividades ou serviços depende integralmente do esforço interno ou há interferência de outras unidades fora a da análise?

• E o tempo despendido pelas tarefas?

Tempo

Capacidade Profissional

• Há consonância entre as habilidades individuais, formação técnica e as tarefas desenvolvidas pelos funcionários, inclusive supervisores e chefes?

• Em função da capacidade profissional, existe alguma alteração na organização formal anteriormente estabelecida?

• Há prejuízos sensíveis em função da baixa capacitação profissional de um ou mais funcionários da unidade?

Equilíbrio no Volume de Trabalho

• Há funcionários com carga de trabalho superior aos demais?

• A entrada de informações na unidade causa estrangulamento em algum ponto? E a saída de informações é feita de maneira correta, ou as informações saem rapidamente, porque outras informações estão chegando?

• Há funcionários com carga de trabalho inferior aos demais?

• A existência de picos pode ser considerada normal

Possibilidades Preliminares de Simplificação

• Foram identificadas as unidades que estabelecem algum tipo de interface (confronto) com a unidade em análise?

• As relações funcionais mantidas pela gerência e demais chefias da empresa têm alguma influência positiva ou negativa no cotidiano da unidade?

• Existe algum fato que tenha modificado o comportamento e gerado reações em toda a estrutura social e que possa estar afetando o trabalho da gerência em análise?

• As dificuldades apresentadas são semelhantes às dificuldades presentes em outras gerências da empresa?

• Até que ponto se pode utilizar outras técnicas na tentativa de provocar uma melhor distribuição do trabalho

Possibilidades Preliminares de Simplificação

TÉCNICAS

1 - Quadro de Distribuição do Trabalho

2 - Planilha Integrada de Distribuição do Trabalho

Modelo de Quadro de Distribuição de Trabalho

Modelo de Quadro de Distribuição do Trabalho

MODELO DE QUADRO DE DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO

PLANILHA DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO

UNIDADE: Seção de Finanças

CARGOCHEFE DE SEÇÃO CAIXA ENCARREGADO DE

FATURASOFFICE BOY

Atividade/Serviço H/T

Tarefa H/S Tarefa H/S Tarefa H/S Tarefa H/S

Controla o fluxo de dinheiro: emissão de Notas fiscais

65 Analisa fluxo de caixa e previsão de contas a pagar e a receber

5 Verificação diária dos vencimentos de duplicatas.Emissão de cheques para pagamentos.Lançamento de caixa.Verificação e recebimento de extratos.Triagem das duplicatas para distribuição entre os borderôs

2

7

152

3

Emissão de Notas FiscaisLançamento de dados no terminal

153

Efetua pagamentosRetira correspondência nos bancosDistribui documentos para a contabilidade

3

5

5

Planejamento de estoque e compras

22 Planejamento do estoqueJulgamento das propostas dos fornecedoresAutoriza compras

442

Efetua pequenas comprasFaz tomada de preços

8

4

Determinação dos objetivos em relação às vendas e seleção de clientes

5 Analisa seleção de clientes 4 Ajuda no preenchimento de fichas cadastrais de clientes

1

Obtenção de recursos junto a bancos e fornecedores

14 Contatos com bancos 6 Contatos com bancos 5 Ajuda na coleta de informações junto a fornecedores

3

HORAS TOTAIS 106 23 34 19 28

RECOMENDAÇÕES

• Evitar dar ao levantamento das tarefas o caráter de precisão, isto é, não questionar sobre o exato número de horas e minutos dedicados ao trabalho.

• O fato de cada funcionário conduzir o seu trabalho da forma que acha mais interessante não deve ser encarado como um impedimento ao sucesso do trabalho.

• O QDT por ser aplicado em unidades de cada gerência, exigirá do profissional um conhecimento razoável sobre os usos e costumes das unidades.

• A inexistência de descrição de cargos, subsídio excelente para o trabalho de racionalização, não é uma necessidade imperiosa para a realização do estudo.

• A atividade diversos sempre será uma atividade passível de estudo exaustivo.

• O QDT não tem necessariamente que ser desenvolvido da forma como apresentado. O erro está em analisar o trabalho com base apenas no que cada um faz, sem considerar os relacionamentos facilmente identificáveis nos QDTs

RECOMENDAÇÕES