a experiência do cedric na gestão documental do ctcl

A EXPERIÊNCIA DO CEDRIC NA GESTÃO DOCUMENTAL DO CENTRO TECNOLÓGICO DE CARVÃO LIMPO

Vanessa Levati Biff & Giovana Dalpont

São Paulo (SP), 22 de julho de 2015

Repositório de informação sobre a atividade carbonífera e meio ambiente, contando com acervo bibliográfico, cartográfico, iconográfico, multimídia e arquivístico.

CEDRIC Centro de Documentação e Rede de Informação do Carvão

SATC Associação Beneficente da Indústria Carbonífera de Santa Catarina

Criciúma/SC

CEDRIC

Associação Beneficente da Indústria Carbonífera de

Santa Catarina

SATC

Sindicato da Indústria de Extração do Carvão de Santa

Catarina

SIECESC

REDE CARVÃO

Fundação de Apoio a Pesquisa Científica e

Tecnologia do Estado de Santa Catarina

FAPESC

2004

2010

2013

2007

Conduz pesquisas e apoia o setor carbonífero, promovendo odesenvolvimento tecnológico e a inovação científica.

Integra o Parque Tecnológico da SATC.

CTCL Centro Tecnológico de Carvão Limpo

Núcleo de Pesquisa

- Meio Ambiente

- Geologia e Mineração

- Conversão

- Segurança

CTCL Centro Tecnológico de Carvão Limpo

Problemas

Extravio de documentos;

Inúmeras cópias do mesmo material;

Várias pastas de arquivo com o mesmo assunto;

Falta de agilidade na localização dos documentos;

Desconhecimento de retiradas.

Objetivos

Estabelecer uma padronização arquivistica;

Ordenar o fluxo de documentos;

Determinar métodos de acondicionamento arquivístico;

Definir acessibilidade na recuperação dos documentos.

Requisitos para padronização

arquivística segundo o CONARQ

(Conselho Nacional de Arquivos)

Padronização Arquivística

Plano de Classificação

Norma de Descrição

Arquivística

Tabela de Temporalidade

Padronização Arquivística

Plano de Classificação

Norma de Descrição

Arquivística

Tabela de Temporalidade

CLASSE

Subclasse

Função

Subfunção

Função

Subclasse Subclasse

INSTITUCIONAL

ATIVIDADES

Padronização Arquivística

Plano de Classificação

Norma de Descrição

Arquivística

Tabela de Temporalidade

000 Administração Geral 100 SATCEDU200 SATCTEC300 (vago)400 (vago)500 (vago)600 (vago)700 (vago)800 (vago)900 Assuntos Diversos

CLASSES PRINCIPAIS

Padronização Arquivística

Plano de Classificação

Norma de Descrição

Arquivística

Tabela de Temporalidade

000 Administração Geral 100 SATCEDU

200 SATCTEC

....900 Assuntos Diversos

SUBCLASSES110 EDUTEC120 FACULDADE130 EXTENSÃO

210 CTCL220 INCUBADORA230 LCSATC

SUBCLASSES

211 CEDRIC212 MEIO AMBIENTE213 MINERAÇÃO/GEOLOGIA214 CONVERSÃO215 SEGURANÇA

Padronização Arquivística

Plano de Classificação

Norma de Descrição

Arquivística

Tabela de Temporalidade

200 SATCTEC

FUNÇÕES

210 CTCL

211 CEDRIC212 MEIO AMBIENTE

213 MINERAÇÃO/GEOLOGIA214 CONVERSÃO215 SEGURANÇA

Padronização Arquivística

Plano de Classificação

Norma de Descrição

Arquivística

Tabela de Temporalidade

200 SATCTEC

SUBFUNÇÕES

210 CTCL

212.01 PROJETOS212.02 MONITORAMENTO DE BOCA DE MINAS212.03 MONITORAMENTO DE SOLO213.04 MONITORAMENTO DO MEIO BIÓTICO213.05 MONITORAMENTO DOS RECURSOS HÍDRICOS

Padronização Arquivística

Plano de Classificação

Norma de Descrição

Arquivística

Tabela de Temporalidade

ISAD (Norma Internacional de Descrição

Arquivística)

NOBRADE (Norma Brasileira de Descrição

Arquivística)

Padronização Arquivística

Plano de Classificação

Norma de Descrição

Arquivística

Tabela de Temporalidade

1 Área de identificação

2 Área de contextualização

3 Área de conteúdo e estrutura

4 Área de condições de acesso e uso

5 Área de fontes relacionadas

6 Área de Notas

7 Área de controle da descrição

8 Área de pontos de acesso e indexação de assuntos

Áreas de descrição NOBRADE

Padronização Arquivística

Plano de Classificação

Norma de Descrição

Arquivística

Tabela de Temporalidade

Áreas de Descrição Elementos e Campos de Descrição

1. Área de identificação 1.1 Código de Referência

1.2 Título

1.3 Data(s)

1.4 Nível de Descrição

1.5 Dimensão e suporte

Padronização Arquivística

Plano de Classificação

Norma de Descrição

Arquivística

Tabela de Temporalidade

1.1 Código de referência1.2 Título1.3 Data1.4 Nível de descrição1.5 Dimensão e suporte2.1 Nome dos produtores 4.1 Condições de acesso

Elementos obrigatórios

Padronização Arquivística

Plano de Classificação

Norma de Descrição

Arquivística

Tabela de Temporalidade

A NOBRADE não preceitua formatos de dados em sistemas de descrição automatizados ou manuais.

Padronização Arquivística

Plano de Classificação

Norma de Descrição

Arquivística

Tabela de Temporalidade

NOBRADE X MARC 21

Padronização Arquivística

Plano de Classificação

Norma de Descrição

Arquivística

Tabela de Temporalidade

Em processo.

Comissão Permanente de Avaliação de Coleções (CPAC).

Fluxo de documentos

RegistroPré-

ClassificaçãoProcessamento

técnico Acondicionamento

Empréstimo e ConsultaEntrada

Documentos

Recebidos

Documentos

Enviados

SETOR DE PROTOCOLO(SECRETARIA)

SETOR DE ARQUIVO(CEDRIC)

Protocolo (Secretaria)

• Receber os documentos;

• Cadastrar dados no sistema de protocolo: Numero progressivo, data de recebimento, código do assunto, Remetente (Procedência), Destinatário, Tipologia documental, Assunto Breve (caso necessário)

• Encaminhar as correspondências aos destinatários (interno e externo) Se for externo retirar cópia do material para arquivamento

• Encaminhar ao setor de arquivo com o protocolo de entrega de documentação dando baixa no sistema de protocolo.

Arquivo

(CEDRIC)

• Receber os documentos pelo setor de Protocolo;

• Avaliar os documentos a serem arquivados;

• Separar documentos para análise da CPAC;

• Realizar a catalogação e indexação dos documentos;

• Higienizar e acondicionar os documentos;

• Auxiliar na recuperação da informação, empréstimo e consulta.

Fase Corrente Fase Intermediária e Permanente.

Acondicionamento

Recuperação da informação

Agilidade na localização dos documentos;

Controle de usuários;

Segurança quanto a permanência do documento;

Serviço de consultoria na área de arquivos.

Conclusões

OBRIGADA PELA ATENÇÃO!vanessa.biff@satc.edu.br

www.cedric.com.br

(48) 3431-7519