1 outubro/2015 processos eletrônicos no estado do rio grande do sul

1Outubro/2015

Processos eletrônicos no Estado do Rio Grande do Sul

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Processos eletrônicos no Estado do RS

AgendaoDemanda estratégica

oVisão geral

oCenário atual - SPI

oSolução PROA

o Visão geral

o Sistema PROA

oImplantação no Estado

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Processos eletrônicos no Estado do RS

Estratégia de GovernoDar agilidade à gestão pública com foco na melhoria dos serviços

Como?Implementando uma solução de processos eletrônicos

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Processos eletrônicos no Estado do RS

Situação atual de gestão de processos no RS

•O Processo Administrativo (ou expediente administrativo) é regulado por legislação específica

•Existe uma comissão Estadual que demanda e padroniza

•O controle da tramitação dos processos é feita no sistema SPI

•Alguns órgãos utilizam ferramentas adicionais de processos

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Processos eletrônicos no Estado do RS

SPI – Sistema de Protocolos Integrado

•Implantado desde 1985

•Disponível em 75 organizações Estaduais

•Utilizado por 23 mil usuários

•Tem 3,5 milhões de processos ativos

•Tem 13,2 milhões de processos arquivados (e 3,2 milhões eliminados)

• 480 mil andamentos por mês

• 90 mil novos processos por mês

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Processos eletrônicos no Estado do RS

Solução de processos eletrônicos

Estratégia

Pessoas

Ferramentas

Processos

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Processos eletrônicos no Estado do RS

Solução de processos eletrônicos

Principais vantagens•Agilidade/Instantaneidade

•Rastreabilidade

•Gerenciamento do desempenho

•Economicidade

•Transparência/publicidade•Segurança da informação (A/C/I/D)

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Processos eletrônicos no Estado do RS

PROAPlataforma de serviços que agrega funcionalidades de controle de

fluxo, gestão documental, suporte a melhorias de processo e integração de aplicações visando a implementação dos processos

administrativos do Estado de forma eletrônica.

Utiliza ferramentas de ECM, BPM, edição, manipulação de arquivos e outras.

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Processos eletrônicos no Estado do RS

Arquitetura PROA

Serviços PROA

Sistema PROA

IPERGS IPA

SMARH ING

SES AME

ECM BPM BD Ferram RHE, SGM, FPE...

DETRAN GID

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Processos eletrônicos no Estado do RS

Arquitetura PROA

Serviços PROA

Sistema PROA

IPERGS IPA

SMARH ING

SES AME

ECM BPM BD Ferram RHE, SGM, FPE...

DETRAN GID

Fluxo genérico Fluxos modelados

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Processos eletrônicos no Estado do RS

IPERGS/IPA – Concessão Pensão Viúvos

•90 atividades mapeadas•Redução do tempo de 45 para 20 dias•Implantado em 2010

P R O A

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Processos eletrônicos no Estado do RS

SMARH - ING – Ingresso de Servidores

P R O A

• Redução de 3 a 4 meses para Recebimento do 1º vencimento. • Termos de posse em lote com certificação• Laudos médicos integrados ao RHE• Implantado em 2013

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SES/AME – solicitação de protetores solares

P R O A

• 2.000 novos processos em abr /2015• 13% de todos os processos abertos no PROA• Implantado em 2014

Processos eletrônicos no Estado do RS

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Processos eletrônicos no Estado do RS

GID – Processo de Veículos entre CRVAs e órgãos

•Redução de 30 dias para acesso Online dos processos•Implantado em 2014

P R O A P R O A

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Processos eletrônicos no Estado do RS

Serviços PROA

Sistema PROA

IPERGS IPA

SMARH ING

SES AME

ECM BPM BD Ferram RHE, SGM, FPE...

DETRAN GID

CIENTEC, SGG, SMARH,SES, SEPLAN, PROCERGS

PROA – Situação em outubro de 2015

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Processos eletrônicos no Estado do RS

Sistema PROA

Principais funcionalidades diferenciais:

Edição dos processos de forma visual (arrasta/cola)Pesquisa em todo o conteúdo dos documentosAssinatura digital de documentos com certificado ICP-Brasil (lote ou individual)Assinatura eletrônica de documento com senha (lote ou individual)Relatórios gerenciais – BIDistribuição de tarefas (simultâneas)Parametrização da matriz de permissões de acesso a processos

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Processos eletrônicos no Estado do RS

Informações gerenciais

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Processos eletrônicos no Estado do RS

Informações gerenciais

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Processos eletrônicos no Estado do RS

Informações gerenciais

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Processos eletrônicos no Estado do RS

Informações gerenciais

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Processos eletrônicos no Estado do RS

Sistema PROA – Implantação no Estado

Estratégia de implantação original:

FOCO: Realizar mapeamento dos processos nas organizações e implantar nas aplicações usando PROA Serviços.

Na impossibilidade de mapear o processo, poderia ser utilizado o PROA Sistema.

A substituição do SPI seria gradativa.

Nova estratégia de implantação:

FOCO: Substituir o SPI o mais rápido possível. Ênfase no uso do Sistema PROA.

Por demanda dos clientes, realizar mapeamento dos processos nas organizações e implantar nas aplicações usando PROA Serviços.

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Processos eletrônicos no Estado do RS

Sistema PROADemanda da SGG e da SMARH:

A partir do dia 4 de janeiro de 2016 os processos administrativos do Estado serão abertos no PROA.

O Governador e os Secretários de Estado assinarão eletronicamente os processos encaminhados pelo PROA.

O SPI continuará disponível para andamentos e consultas dos processos anteriormente abertos.

PROA

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Implantação 3.12 Piloto

Versão 5.0

Jun/15 Jul/15 Ago/15 Set/15

Implantação Grupo 1

Processos eletrônicos no Estado do RS

Sistema PROA – Cronograma proposto

Preparativos para Implantação (infraestrutura, capacitação, cadastros e autorizações )

Planejamento,Controle e Execução

Out/15 Nov/15 Dez/15

Implantação 5.0 Piloto

Implantação 3.13 Piloto

Versão 5.0 Versão 5.1

SES,SGG,SMARH, SEPLAN, CIENTEC, PROCERGS

PROCERGS e CIENTEC

04/01/2016

Novos processos abertos

eletronicamente

Implantação Grupo 2

20 órgãos (80% processos)

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Ago/17-21 Ago/31 – Set/4

Set/8-11

Processos eletrônicos no Estado do RS

Sistema PROA – Cronograma Piloto 3.13

Análise do Relatório

de Resultado

Set/14-17 Set/18 Set/21

Execução Piloto

Abertura de processos , encaminhamentos

Turma 1

EAD Operadores

Consultoria específica

Elaboração Relatório de Resultados

Ago/24-28Ago/10-14

Definiçao

assuntos

Fórum

Acompanhamento

Turma 2

EAD Operadores

Set/22

Divulgação da Análise

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Processos eletrônicos no Estado do RS

Estrutura Analítica do Projeto (EAP)

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Processos eletrônicos no Estado do RS

Grupos Planejamento e Monitoria

G2. Implantação

G3. Comunicação

G4. Capacitação

G5. Infraestrutura dos clientes

G1. Solução Tecnológica

G6. Atendimento

G7. Modelo Negócio

G8. Infraestrutura Procergs

Pilotos: SGG, SMARH, SES, CIENTEC, SEPLAN e PROCERGS

Participantes: SGG, SMARH, PROCERGS e CCOM

Participantes: SGG, SMARH e PROCERGS

Participantes: SGG, SMARH e PROCERGS

Participantes: SMARH, SGG, SES, SEFAZ, PGE, CIENTEC e PROCERGS

Participantes: SGG, SMARH e PROCERGS

PROCERGS

PROCERGS

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Processos eletrônicos no Estado do RS

Sistema PROA

Fase seguinte (2016):

Adequar o sistema para suportar a virtualização dos demais processos internos dos órgãos (que não geram processo Administrativo Estadual).

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Principais atividades na implantação da aplicação PROA

1. Contato com o órgão objeto da implantaçãoResponsável: PROCERGS (AN do órgão + Everton/ Márcia )Saída: Cliente responsável pela implantação no órgão identificado

2. Cadastrar o órgão no PROA nos ambientes de treinamento e produçãoResponsável: PROCERGS (Equipe Implantação SPE)

3. Identificar grupo de usuários administradores do PROA no clienteResponsáveis: PROCERGS (Equipe Implantação SPE) e Cliente responsável

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Principais atividades na implantação da aplicação PROA

4. Treinar o grupo de usuários administradores 4.1.Agendar treinamentoResponsáveis: PROCERGS e Cliente responsável

4.2.Executar treinamentoResponsável: PROCERGS

Saída

• Usuários Administradores treinados• Planejamento da configuração inicial elaborado

Treinamento dos usuários operadores agendado (Presencial, EAD, ...) Primeiros assuntos no órgão identificados Data proposta para implantação dos demais assuntos

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Principais atividades na implantação da aplicação PROA

5. Executar configuração inicial do ambiente de produçãoResponsável: usuários administradores

5.1. Cadastrar usuários no SOEWeb5.2. Distribuir as permissões conforme o perfil do operador 5.3. Criar os grupos Organizacionais e identificar os responsáveis 5.4. Criar os grupos Institucionais associando os usuários e identificando os responsáveis5.5. Cadastramento dos tipos e subtipos de assuntos

5.6. Criar as palavras-chaves da Organização

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Principais atividades na implantação da aplicação PROA

6. Treinar usuários operadoresResponsável: usuários administradores

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Treinamento dos usuários

Meios de treinamento• Presencial pela equipe de administração• EAD• Manual on-line

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Critérios de Visualização do Conteúdo

Critérios considerados na versão 3.13

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Critérios de Visualização do Conteúdo

Critérios resultante na versão 3.13

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Principais conceitos

Conceitos da ferramentao Atividades e tarefas

o Grupo

o Classificação documental

Conceitos operacionaiso Comitê do Processo Eletrônico

o Usuários

o Administradores

o Operadores

o Capacitação

o Lições aprendidas

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Atividade

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Tarefas

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Tarefas especiais

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Grupos

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Responsáveis por Grupos

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Grupos “Porta de Entrada”

Tramitação entre órgãos

Órgão 1 Órgão 2

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Classificação documental e classificação operacional

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Decreto do Processo Eletrônico

DECRETO Nº 51.566, DE 10 DE JUNHO DE 2014

Art. 1º O expediente administrativo e sua representação por meio eletrônico, na produção, no registro, na tramitação, na consulta, na transmissão e no arquivamento de documentos pela Administração Pública Estadual somente será admitido por intermédio do Sistema de Processo Administrativo Eletrônico - PROA, nos termos deste Decreto.

Parágrafo único. A implantação do Sistema mencionado no “caput” deste artigo ocorrerá conforme cronograma definido pelo

Comitê Gestor do Processo Administrativo Eletrônico..

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Comitê de Processo Eletrônico

DECRETO Nº 51.566, DE 10 DE JUNHO DE 2014

Art. 3º O Comitê Gestor do PROA será composto por um representante titular, e respectivo suplente, das seguintes instituições:

I - Secretaria de Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos, que o presidirá;

II - Casa Civil; III - Secretaria-Geral de Governo; IV - Secretaria do Planejamento e Desenvolvimento Regional; V - Secretaria da Fazenda; VI - Companhia de Processamento de Dados do Estado do Rio Grande do Sul

– PROCERGS;VII - Autoridade Certificadora do Estado do Rio Grande de Sul – AC-RS;VIII – Procuradoria-Geral do Estado do Rio Grande do Sul; e VIII – Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS.IX – Gabinete do Governador

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Perfis de usuários

Usuários Administradores (Facilitadores)&

Usuários Operadores

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Administradores (facilitadores)

Visões e ações

Visão estratégica Visão operacional

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Administradores (facilitadores)

Ações:• Definir e manter

• Grupos (Existência de grupos, responsáveis, ...)• Subtipo de assunto conforme demanda ou estratégia de

implantação• Parâmetros das atividades/tarefas especiais (ex: grupo de

origem e destino)• Entender a relevância da autorização de classes aos

operadores adequados ( Ex: Arquivamento, Alteração de processo, etc)

• Identificar necessidades de infraestrutura ( canal, scanner, certificação digital, ...)

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Administradores (facilitadores)

Ações:• Encaminhar questões pertinentes ao novo paradigma:

• quando/onde armazenar documentos físicos que precisam ser retidos

• Participar dos fóruns de implantação e de requisitos

• Identificar necessidades de treinamento e se necessário encaminhar ações complementares ( Ex: Caso da SEPLAN e PROCERGS)

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Administradores (facilitadores)

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Administradores (facilitadores)

Ações operacionais:• Identificar qualquer problema que esteja impedindo o andamento normal de um proceso específico, por exemplo:

• Demora anormal no tempo de resposta • Associação adequada de operadores a classes do SOEWeb

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Administradores (facilitadores)

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Capacitação

Tipos disponíveis

• EAD com tutoria

• Presencial

• Vídeo

• Workshop

• Manual on-line

• Guia de Boas Práticas

• Fóruns (implantação e de requisitos)

• Site da comunidade PROA

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Lições aprendidas

• Respeitar as diferenças das culturas organizacionais

• Esclarecer pontos centrais para administradores e jurídico:

• Certificação Digital

• Classificação documental

• Legalidade

• Ir além do treinamento Sala de Gestão,Guia de melhores práticas, fóruns de implantação e requisitos

• Melhorar a frequência de efetiva participação nos treinamentos ( 75% 100%)

Algumas lições ....

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Lições aprendidas

• Identificar e resolver as diferentes condições de infraestrutura

• Formar uma equipe consistente de facilitadores do projeto no Estado

Algumas lições ....

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Capacitação

Cronograma de eventosWorkshopConceitos

5/10/15

SeminárioAC-RS,APERS,CAGE,PGE,CC

22/10/15

Presencial usuários administradores

26/10/15 a 6/11/15

EAD SOEWeb

13/10/15 a 16/10/15EAD Usuários Operadores 5.0 para administradores

19/10/15 a 23/10/15

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Processos eletrônicos no Estado do RS

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Administradores (facilitadores)

Boas práticas