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Edificio Fischel, Avenidas 3 y 5, Calle 2, 50 mts norte Edificio Correos de Costa Rica. San José, Costa Rica. Tel:(506)2539-6686 (506)2539-4232 Fax: 2222-4486 - www.hacienda.go.cr San José, 26 de noviembre de 2020 AI-INF-CI-017-2020 Licenciada Hellen Morales Serrano Directora Administrativa y Financiera Asunto: Informe de estudio especial sobre controles para prevenir relaciones de parentesco entre funcionarios del Ministerio de Hacienda. Estimada señora: Le remitimos el informe de control interno con los resultados obtenidos en el estudio realizado sobre los controles para prevenir relaciones de parentesco entre funcionarios del Ministerio de Hacienda, el cual se efectuó en cumplimiento del Plan de Trabajo Anual 2020 de esta Auditoría Interna. El estudio tuvo como objetivo verificar si el Ministerio de Hacienda cuenta con controles para la prevención de que se den relaciones de parentesco entre funcionarios que laboren en una misma área administrativa y que se encuentren en situación de dependencia jerárquica de acuerdo con lo establecido en el inciso b) del artículo 9 del Reglamento del Estatuto del Servicio Civil. Comprendió la evaluación de los controles que se hubieren instaurado para evitar que, al realizar un movimiento de personal, se den relaciones de parentesco entre funcionarios que laboren en una misma área administrativa y especialmente que se encuentren en situación de dependencia jerárquica. Los resultados y recomendaciones que contiene este informe fueron comunicados el 19 de noviembre de 2020 a la Licda. Hellen Morales Serrano, a la Licda. Patricia Navarro Vargas, Directora y Subdirectora, respectivamente, de la Dirección Administrativa Financiera, al Licenciado Wilbert Cordero Fernández, Jefe del Departamento de Gestión del Potencial Humano, y a la Licda. Kattia Vargas Víquez, funcionaria de la Dirección Administrativa Financiera, quienes en términos generales estuvieron conformes con los aspectos comentados. Las observaciones realizadas por los participantes fueron consignadas en el informe en lo que resultaron procedentes. Atentamente, Ronald Fernández Romero Director de Auditoría Interna Ministerio de Hacienda RFR/nms/rbc Ce. Elian Villegas Valverde, Ministro de Hacienda. Wilbert Cordero Fernández, Director Departamento Gestión del Potencial Humano Estudio N.º 013-2019 Criterio N° 72- Administración de Recursos Humanos.

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San José, 26 de noviembre de 2020 AI-INF-CI-017-2020

Licenciada Hellen Morales Serrano Directora Administrativa y Financiera Asunto: Informe de estudio especial sobre controles para prevenir relaciones de parentesco entre funcionarios del Ministerio de Hacienda. Estimada señora: Le remitimos el informe de control interno con los resultados obtenidos en el estudio realizado sobre los controles para prevenir relaciones de parentesco entre funcionarios del Ministerio de Hacienda, el cual se efectuó en cumplimiento del Plan de Trabajo Anual 2020 de esta Auditoría Interna. El estudio tuvo como objetivo verificar si el Ministerio de Hacienda cuenta con controles para la prevención de que se den relaciones de parentesco entre funcionarios que laboren en una misma área administrativa y que se encuentren en situación de dependencia jerárquica de acuerdo con lo establecido en el inciso b) del artículo 9 del Reglamento del Estatuto del Servicio Civil. Comprendió la evaluación de los controles que se hubieren instaurado para evitar que, al realizar un movimiento de personal, se den relaciones de parentesco entre funcionarios que laboren en una misma área administrativa y especialmente que se encuentren en situación de dependencia jerárquica. Los resultados y recomendaciones que contiene este informe fueron comunicados el 19 de noviembre de 2020 a la Licda. Hellen Morales Serrano, a la Licda. Patricia Navarro Vargas, Directora y Subdirectora, respectivamente, de la Dirección Administrativa Financiera, al Licenciado Wilbert Cordero Fernández, Jefe del Departamento de Gestión del Potencial Humano, y a la Licda. Kattia Vargas Víquez, funcionaria de la Dirección Administrativa Financiera, quienes en términos generales estuvieron conformes con los aspectos comentados. Las observaciones realizadas por los participantes fueron consignadas en el informe en lo que resultaron procedentes. Atentamente,

Ronald Fernández Romero Director de Auditoría Interna

Ministerio de Hacienda RFR/nms/rbc

Ce. Elian Villegas Valverde, Ministro de Hacienda. Wilbert Cordero Fernández, Director Departamento Gestión del Potencial Humano Estudio N.º 013-2019 Criterio N° 72- Administración de Recursos Humanos.

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INFORME SOBRE PREVENCIÓN DE RELACIONES DE

PARENTESCO ENTRE FUNCIONARIOS

AUDITORÍA INTERNA

2020

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INFORME SOBRE PREVENCIÓN DE RELACIONES DE PARENTESCO ENTRE FUNCIONARIOS

CONTENIDO

RESUMEN EJECUTIVO ..................................................................................................................... 1

1 INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................ 2

1.1 Origen ................................................................................................................................. 2

1.2 Objetivo............................................................................................................................... 2

1.3 Alcance ............................................................................................................................... 2

1.4 Comunicación de resultados ............................................................................................... 2

1.5 Normativa relacionada con control interno .......................................................................... 2

1.6 Generalidades ..................................................................................................................... 3

2 RESULTADOS............................................................................................................................ 6

2.1 Aspectos positivos .............................................................................................................. 6

2.2 Necesidad de fortalecer el formulario aplicado. ................................................................... 6

2.3 Sobre la necesidad de instaurar un control para los movimientos de permutas o reubicaciones. ................................................................................................................................ 7

2.4 Sobre la conveniencia de aplicar un control para identificar relaciones de parentesco entre funcionarios en una misma unidad administrativa. .......................................................................... 7

3 CONCLUSIÓN ............................................................................................................................ 8

4 RECOMENDACIONES ............................................................................................................... 8

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INFORME SOBRE PREVENCIÓN DE RELACIONES DE PARENTESCO ENTRE FUNCIONARIOS

RESUMEN EJECUTIVO

¿QUÉ EXAMINAMOS? La presente auditoría tuvo como propósito determinar si el Departamento de Potencial Humano cuenta con controles necesarios que permitan mitigar el riesgo que la realizar un movimiento de personal se den relaciones de parentesco. ¿POR QUÉ ES IMPORTANTE?

Con el fin de aportar al aseguramiento de la transparencia, objetividad e independencia en la gestión del Ministerio de Hacienda, y considerando los señalado en el artículo 9 del Reglamento del Estatuto del Servicio Civil1, con respecto a la obligatoriedad de no estar ligado por parentesco de consanguinidad o de afinidad en línea directa o colateral hasta tercer grado inclusive, con el jefe inmediato ni con los superiores inmediatos de éste en el respectivo Departamento, Oficina o Ministerio. ¿QUÉ ENCONTRAMOS? El Departamento de Potencial Humano cumple con tener en los expedientes revisados la Declaración Jurada de Parentesco, según como establece el artículo 9° del Estatuto del Servicio Civil. Adicionalmente, se determinaron oportunidades de mejora, debido a que el Departamento de Gestión del Potencial Humano ha utilizado el formulario de Declaración Jurada de Parentesco para los funcionarios de primer ingreso, ascensos en forma interina o en propiedad, no así para otros movimientos de personal. Asimismo, este formulario no contempla la declaración de parentesco con funcionarios que ya laboren en la unidad administrativa donde se pretende hacer un nombramiento, ascenso o traslado, y que pasen a ser subordinados del funcionario a nombrar, ni se cuenta con un control para determinar relaciones de parentesco sobrevinientes. ¿QUÉ SIGUE? Se giran recomendaciones a la Dirección Administrativa y Financiera, en el sentido de fortalecer los controles para mitigar la materialización del riesgo de que ocurran casos de relaciones de parentesco entre personas funcionarias que tengan relación jerárquica, todo contemplando la salvaguarda a la confidencialidad y el respeto al ámbito privado de los funcionarios.

1 Decreto Ejecutivo No.21 de 14 de diciembre de 1954.

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INFORME SOBRE PREVENCIÓN DE RELACIONES DE PARENTESCO ENTRE FUNCIONARIOS

1 INTRODUCCIÓN

1.1 Origen

El presente estudio se realizó de conformidad con el Plan de Trabajo Anual 2020 Auditoría Interna del Ministerio de Hacienda. 1.2 Objetivo Verificar si los movimientos de personal que realiza el Departamento de Gestión del Potencial Humano cumplen con la normativa relacionada para prevenir relaciones de parentesco de funcionarios que laboran en una misma área administrativa y que tengan una situación de dependencia jerárquica. 1.3 Alcance El estudio comprendió la evaluación de los controles que se hubieren instaurado para evitar que, al realizar un movimiento de personal, se den relaciones de parentesco entre funcionarios que laboren en una misma área administrativa y especialmente que se encuentren en situación de dependencia jerárquica, para los movimientos efectuados durante el segundo semestre del año 2019, excepto los puestos de confianza, extendiéndose cuando se consideró necesario. Las actividades de este estudio se realizaron de acuerdo con la normativa aplicable al ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público. 1.4 Comunicación de resultados Los resultados y recomendaciones que contiene este informe fueron comunicados el 19 de noviembre de 2020 a la Licda. Hellen Morales Serrano, a la Licda. Patricia Navarro Vargas, Directora y Subdirectora, respectivamente, de la Dirección Administrativa Financiera, al Licenciado Wilbert Cordero Fernández, Jefe del Departamento de Gestión del Potencial Humano, y a la Licda. Kattia Vargas Víquez, funcionaria de la Dirección Administrativa Financiera, quienes en términos generales estuvieron conformes con los aspectos comentados. Las observaciones realizadas por los participantes fueron consignadas en el informe en lo que resultaron procedentes. 1.5 Normativa relacionada con control interno A fin de prevenir efectos negativos por inobservancia de la legislación vigente, se transcriben los artículos de la Ley General de Control Interno Nº 8292 (LGCI), que regulan los deberes del jerarca y titulares subordinados en cuanto al sistema de control interno y la atención de informes.

“Artículo 10. Responsabilidad por el sistema de control interno. // Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.”

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“Artículo 12. Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno. …c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que corresponde…” “Artículo 36.-Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: // a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados. // b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. // c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda.” “Artículo 39.-Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.[…] // Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente. […]”

1.6 Generalidades

Existen dos clases de parientes: la primera son los consanguíneos que se subdividen en la línea directa (donde se encuentran los progenitores y sus descendientes, siendo estos, abuelos, padres, hijos, nietos y bisnietos); y la línea colateral también llamada transversal en la que se encuentran los que vienen de un mismo tronco, pero no descienden unos de otros (hermanos, tíos y sobrinos). La segunda clase de parientes son aquellos por afinidad cuyo vínculo es de carácter civil, es decir, surge por medio del matrimonio, de manera que en la misma línea en que una persona es pariente consanguíneo de uno de los cónyuges, es pariente por afinidad del otro cónyuge.

En la Figura N°1, que se incluye a continuación, se muestran los grados de parentesco.

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Figura N°1: Grados y líneas de parentesco

Fuente: Dorado Vargas L y Sánchez Carrillo K, (2019). Taller Conflicto de Intereses: Figura N°1 Grados y Líneas de Parentesco. Procuraduría de la Ética Pública, PGR. San José- Costa Rica.

De acuerdo con lo señalado por la Sala Constitucional en el Dictamen C-286-2014 del 10 de setiembre de 2014 el parentesco es el vínculo o relación que une a las personas que pertenecen a una misma familia ya sea porque están ligadas por vínculos de sangre o por vínculos jurídicos. Sobre este aspecto, la jurisprudencia

judicial ha señalado lo siguiente:

“Para efectos de mayor precisión, conviene tomar en cuenta, de acuerdo con la más autorizada doctrina, que: “[…] El parentesco propiamente tal lo forma el vínculo consanguíneo que une a varias personas que descienden unas de otras, o de un tronco común. Conforme a esto se distinguen dos clases de parientes que, para mayor claridad, se acostumbra distribuir en dos series de grados que componen dos líneas. Línea es, por lo mismo, la serie de parientes. Se distinguen dos clases de ella: directa y colateral. En la directa están los progenitores y sus descendientes; así tenemos: abuelos, padres, hijos, nietos, bisnietos. Y en la colateral, llamada también transversal, se cuentan los que vienen de un mismo tronco, pero que no descienden unos de otros, como ocurre con los hermanos entre sí; y los tíos con los sobrinos […] Los distintos pasos de un pariente a otro, se llaman grados, contándose uno de éstos por cada generación, la que está formada por una individualidad de la serie, con excepción de aquella que forma el tronco de donde arrancan los individuos que deben tomarse en cuenta para el cómputo; así, del bisnieto al bisabuelo, hay tres generaciones, aunque aparecen cuatro individualidades, a saber: bisnieto, nieto, abuelo y bisabuelo, no contándose está última por ser la generadora de las demás […] A más del parentesco consanguíneo existe otro llamado de afinidad, lo que quiere decir por analogía o semejanza, reconocido por la ley, consistente en un vínculo de carácter civil, que a causa del matrimonio se establece entre uno de los cónyuges y los parientes consanguíneos del otro […] En el parentesco de afinidad, el cómputo de grados se practica del mismo modo que en el consanguíneo y con arreglo a la distribución de líneas directa y colateral […] puede sentarse la regla que en la misma línea y en el mismo grado en que una persona es pariente consanguíneo de uno de los cónyuges, es afín al otro cónyuge […]” (BRENES CÓRDOBA, Alberto. Tratado de las personas. Editorial Juricentro. San José. Cuarta edición, pp. 23 a 26, 1984). Lo anterior, permite entender que, ciertamente, los tíos son respecto a los sobrinos parientes colaterales en tercer grado, sea por consanguinidad o afinidad, como se argumenta en este

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caso.” (Resolución N° 2011-00412 de las ocho horas y cincuenta y uno minutos del quince de abril del dos mil once. SALA TERCERA DE LA CORTE SUPREMA DE JUSTICIA.)

Asimismo, el artículo 5° del Reglamento de Organización de la Dirección Administrativa y Financiera del Ministerio de Hacienda N°33208-H, establece como funciones del Departamento de Gestión del Potencial Humano, entre otras, las siguientes:

“Artículo 5º-El Departamento de Gestión del Potencial Humano tendrá las siguientes funciones. …5.3) Realizar el reclutamiento y la selección de candidatos (as) por medio de concursos internos o externos. (…) 5.4) Definir los criterios y la metodología de selección por medio de los cuales el Departamento de Gestión del Potencial Humano evalúa los candidatos participantes en concursos externos por artículo 15 del Reglamento al Estatuto del Servicio Civil o los candidatos en concurso interno o ascenso directo. (Así reformado todos los incisos anteriores por el artículo 2° del decreto ejecutivo N°35564 del 1 de setiembre de 2009) (…) 5.5) Elaborar y mantener actualizados los registros de candidatos elegibles para cada una de las clases y cargos existentes en la Institución. (…) 5.7) Llevar a cabo prognosis y análisis de antecedentes de oferentes y personal de nuevo ingreso. (…) 5.24) Recibir, ordenar, clasificar y mantener en custodia los diversos documentos que conforman los expedientes personales de los funcionarios del Ministerio de Hacienda. 5.25) Otras actividades propias de la gestión del potencial humano.”

Por su parte, el artículo 9 del Reglamento del Estatuto del Servicio Civil2 señala que:

“Son requisitos para ingresar al Servicio Civil, aparte de lo establecido por el artículo 20 del Estatuto, los siguientes: (…) b) No estar ligado por parentesco de consanguinidad o de afinidad en línea directa o colateral hasta tercer grado inclusive, con el jefe inmediato ni con los superiores inmediatos de éste en el respectivo Departamento, Oficina o Ministerio.// No obstante, cuando se compruebe mayor idoneidad para un puesto determinado y así lo amerite la necesidad del servicio público, a juicio del Ministro o jerarca nominador, el Tribunal podrá excepcionalmente, dispensar al interesado de este requisito. (…) Los requisitos consignados en los incisos b), c), e) y f), serán exigidos también para efectos de carrera administrativa.”

2 Decreto Ejecutivo No.21 de 14 de diciembre de 1954.

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2 RESULTADOS 2.1 Aspectos positivos Las Áreas de Gestorías de la Dirección Administrativa y Financiera, como parte de los procedimientos MH-DAF-DGPH-PRS-03 Nombramientos y ascensos Interinos, y MH-DAF-DGPH-PRS-06-2015 Ascenso Directo (En propiedad), aplica el llenado del formulario “Declaración Jurada de Parentesco” Este formulario es aplicado para nombramientos de primer ingreso y para movimientos de personal como ascensos -en forma interina o en propiedad-, descensos o en el caso movimientos horizontales. Para verificar la aplicación de este formulario, se solicitó el listado de los movimientos realizados dentro del periodo definido en el alcance, y se seleccionó una muestra de expedientes de cada gestoría. En total se revisaron dieciséis expedientes de personal. De dicha revisión se obtuvo que para todos los expedientes se encontraba incorporada y completa la Declaración Jurada de Parentesco. Lo anterior evidencia el cumplimiento de la declaración del parentesco, previa a la realización de los citados nombramientos y movimientos de personal. 2.2 Necesidad de fortalecer el formulario aplicado. Las Normas de Control Interno para el Sector Público establecen que el jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar, como parte del Sistema de Control Interno, las actividades de control pertinentes, las que comprenden las políticas, los procedimientos y los mecanismos que contribuyen a asegurar razonablemente la operación y el fortalecimiento del Sistema de Control Interno y el logro de los objetivos institucionales. Dichas actividades deben ser dinámicas, a fin de introducirles las mejoras que procedan en virtud de los requisitos que deben cumplir para garantizar razonablemente su efectividad. En relación con este tema, se determinó que, para los casos de movimientos de personal que involucren puestos de jefatura, no existe un control para identificar la existencia de relaciones de parentesco con los subalternos de la unidad administrativa en la que laborará la persona funcionaria. Como se mencionó en el punto 2.1 del presente informe, en el procedimiento para nombramientos, ascensos -en forma interina o en propiedad-, descensos o movimientos horizontales, se requiere al funcionario que será nombrado, ascendido, descendido o movido, que complete la citada Declaración Jurada de Parentesco, en la cual se solicita que declare si tiene parentesco con su jefatura inmediata y con la jefatura de su jefatura inmediata. A la letra, el formulario indica:

“Yo, __________________________________, cédula de identidad número _____________________, de conformidad con lo dispuesto en el Capítulo III, Artículo 9, del Reglamento del Estatuto de Servicio Civil, que refiere los requisitos para el ingreso al Régimen de Servicio Civil, y que específicamente en su inciso b), indica: // ‘b) No estar ligado por parentesco de consanguinidad o de afinidad en línea directa o colateral hasta el tercer grado inclusive, con el Jefe inmediato ni con los superiores inmediatos de éste en el respectivo Departamento, Oficina o Ministerio.’ // Declaro que conozco la pena por falso testimonio y que

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no poseo condición de parentesco ni consanguinidad según lo establece la normativa señalada.”

Al consultar al Jefe del Departamento de Gestión del Potencial Humano, el motivo por el cual el formulario no contempla la declaración sobre los subalternos, indicó que esto es debido a que dicho formulario no ha sido revisado desde su creación. Lo anterior incrementa la probabilidad de materialización del riesgo que la nueva jefatura tenga relación de parentesco con sus subalternos, lo cual podría afectar la independencia y objetividad en la gestión. 2.3 Sobre la necesidad de instaurar un control para los movimientos de permutas o reubicaciones. Las Normas de Control Interno para el Sector Público establecen que la gestión institucional y la operación del Sistema de Control Interno deben contemplar, de acuerdo con los niveles de complejidad y riesgo involucrados, actividades de control de naturaleza previa, concomitante, posterior o una conjunción de ellas. Lo anterior, debe hacer posible la prevención, la detección y la corrección ante debilidades del Sistema de Control Interno y respecto de los objetivos, así como ante indicios de la eventual materialización de un riesgo relevante. El Departamento de Gestión de Potencial Humano no aplica el formulario de Declaración de Parentesco cuando se realizan movimientos de personal como permutas o reubicaciones. El Jefe del Departamento de Gestión del Potencial Humano señala que esta situación ocurre porque este formulario, por costumbre, se aplica únicamente para ascensos directos o para nombramientos de primer ingreso ya sean interinos o en propiedad, y que sí sería conveniente que se realizara para cualquier movimiento. Según lo anterior, para los movimientos de personal denominados permuta o reubicación, no existe un control que permita evitar que funcionarios lleguen a tener relación jerárquica con personas con las cuales tienen relación de parentesco, con lo cual se imposibilita la determinación del cumplimiento de lo establecido en el mencionado artículo 9 del Reglamento del Estatuto del Servicio Civil, con la consecuente afectación a la objetividad e independencia en la gestión de la unidad administrativa, así como posibles efectos negativos en el clima organizacional. 2.4 Sobre la conveniencia de aplicar un control para identificar relaciones de parentesco entre

funcionarios en una misma unidad administrativa. Las Normas de Control Interno para el Sector Público establecen que el jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben definir, implantar, verificar y perfeccionar un proceso permanente y participativo de valoración del riesgo institucional, como componente funcional del Sistema de Control Interno. Las autoridades indicadas deben constituirse en parte activa del proceso que al efecto se instaure. Como se dijo en los puntos anteriores, el único instrumento con que se cuenta actualmente en el Departamento de Gestión del Potencial Humano y por ende, en las Gestorías Administrativas, para prevenir la existencia de relaciones de parentesco entre funcionarios que laboran en una misma unidad administrativa, es el formulario de Declaración Jurada de Parentesco que se aplica al momento de realizar nombramientos de primer ingreso y movimientos de personal de ascenso, descenso y traslado horizontal.

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No obstante, existen las relaciones de parentesco denominadas “sobrevinientes”, las cuales son aquellas que no existían en el momento del nombramiento o movimiento de la persona funcionaria, pero se crean posteriormente. Actualmente no se cuenta con ningún instrumento que permita identificar o declarar la existencia de estas relaciones de parentesco. Al consultar el motivo por el cual no se ha diseñado algún control sobre este aspecto, el Jefe del DGPH indicó que esta no es una práctica que se realice en el Ministerio, y que, sin embargo, podría implementarse. El hecho de no contar con un instrumento que alerte sobre la existencia de dichas relaciones de parentesco, podría provocar que, al empezar a existir una relación, se afecte la objetividad e independencia en la gestión de la unidad administrativa, así como posibles efectos negativos en el clima organizacional y, por ende, en la imagen institucional. 3 CONCLUSIÓN

3.1. Los movimientos de personal que realiza el Departamento de Gestión del Potencial Humano cumplen con la normativa relacionada para prevenir relaciones de parentesco de funcionarios que laboran en una misma área administrativa y que tengan una situación de dependencia jerárquica. Sin embargo, se determinaron algunos aspectos susceptibles de mejora, en relación con la necesidad de incluir en la Declaración Jurada de Parentesco, para los movimientos que involucren un puesto de jefatura, la declaración de relaciones de parentesco con los subalternos, es decir con funcionarios que ya laboren en la unidad administrativa en la que laborará el funcionario, así como de incorporar dicha declaración en otros movimientos de personal que no la incluyen, como permutas, reubicaciones y traslados interinstitucionales. Ver puntos 2.2 y 2.3 del presente informe.

Asimismo, no se cuenta con un control que permita determinar la existencia de relaciones de parentesco sobrevinientes entre funcionarios de una misma unidad administrativa, especialmente cuando se trata de funcionarios con relación jerárquica. Ver punto 2.4 del presente informe.

4 RECOMENDACIONES

4.1. Incluir en el formulario de Declaración Jurada que se aplica, la declaración sobre parentesco con subalternos, en relación al movimiento para el cual se está completando. Esta recomendación debe implementarse a más tardar el 31 de diciembre de 2020.

4.2. Instaurar el uso del formulario de Declaración Jurada de Parentesco para todos los movimientos de personal, incluyendo permutas, reubicaciones y traslados interinstitucionales. Esta recomendación debe implementarse a más tardar el 31 de diciembre de 2020.

4.3. Definir e implantar un mecanismo para el control de las relaciones de parentesco sobrevinientes, con el fin

de asegurar el cumplimiento de la normativa al respecto y de las normas de control interno relacionadas. Esta recomendación debe implementarse a más tardar el 30 de marzo de 2021.

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Con base en lo anterior, se le solicita a esa Dirección, proceder conforme lo dispone el artículo 36 de la Ley 8292 Ley General de Control Interno y la aplicación del Manual para la atención de informes de la Contraloría General de la República y de la Auditoría Interna, comunicando a esta Dirección las decisiones que se tomen respecto al presente informe, dentro del plazo de 10 días hábiles establecido en el citado artículo, así como presentar en un plazo razonable el plan de acción que se defina para la implementación efectiva de lo recomendado.

Si discrepa de las recomendaciones, debe dentro ese plazo señalado elevar el informe de auditoría al Ministro con las objeciones y soluciones alternas, con copia a la Auditoría Interna, para el análisis y resolución definitiva. Atentamente,

Ronald Fernández Romero Director de Auditoría Interna

Rosa Barquero Calvo Profesional de Auditoría Interna 3

Natalia Mora Sánchez Coordinadora Auditoría Estudios Especiales

Ce. Elian Villegas Valverde, Ministro de Hacienda. Estudio N°013-2019