agosto/14

1Agosto/14

GT 2Comunicação com Stakeholders

Versão provisóriaPara validação e sugestões da Comissão IIRC

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GT 2 – ParticipantesAilton Leite (coordenador) – ANEFAC/BDO Alessandra Polastrini – IBRIAlessandra Rigos – APIMEC-SP / RR DonnelleyAna Paula de Castro – ACG BrasilDaniela Zolko – AMECDanilo Vivan – BRAINEdmir Lopes de Carvalho– ANEFACEduardo Oliveira Limeira - INPAERFernando Fonseca – Itaú UnibancoHaroldo R. Levy Neto – CODIMHenrique H. Melo Campos – BDO Juliana Mariê Kobayashi – BDO Ligia Montagnani – CODIMLuiz Roberto Calado – BRAINMaira Sardao - IBGCMeire Ferreira – EYNelson Tucci – Virtual Comunicações / Revista PluraleRenato Raposo – Instituto EthosRodrigo Alves – MZ GroupSuzamara Bastos – ANEFACVânia Bueno – Anima ComunicaçãoFabiane Goldstein – Ricca RI

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GT2 propõe a atualização de sua missão, de modo a atender às novas necessidades do projeto:

Missão atual

> Proposição de meios e mecanismos de disseminação em "Newsletters" de associações, institutos, entidades de classe e empresas para divulgar a iniciativa Relato Integrado.

> Também seria missão deste GT propor mecanismos de contato com a mídia. Igualmente este GT ficaria incumbido de propor cursos de ação para conquistarmos "slots" em congressos, seminários e eventos das empresas e entidades pertencentes ao Comitê IIRC Brasil (e de entidades não pertencentes também).

GT 2 – Atualização da missão do GT

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Missão - sugestão de atualização

Incluir aspectos da comunicação interna, isto é, entre os membros da Comissão e entre os GTs: gestão do conhecimento do grupo.

Incluir aspectos da linguagem do Relato Integrado em si: formas de organização e divulgação das informações (novas tecnologias). O que é inovador na forma de relatar?

Importante: esta decisão pressupõe abertura de novas frentes de ação e outros engajamentos dentro do GT.

GT 2 – Atualização da missão do GT

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• Coordenação

• Subgrupo de divulgação: ações junto à mídia e parceiros estratégicos.

• Subgrupo de gestão do Relacionamento Interno: atualização e troca de informações, engajamento, coaprendizagem e apoio ao GT de Geração de Conhecimento

• Subgrupo de Estudos de linguagem: formatos, narrativas e novas tecnologias na forma de relatar.

GT 2 – Estrutura Proposta

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Para viabilizar as funções atreladas à gestão de conhecimento dos relacionamentos na Comissão, o GT2 sugere:

• Atualização da lista de participantes da Comissão

• Convite, pela Coordenação, para novas adesões aos GTs

• Validação dos participantes dos GTs (quem permanece, ou não)

• Atualização da missão dos GTs para este novo momento

• Redefinição de papeis e responsabilidades para os membros em todos os GTs.

Importante: a base de dados resultante deste movimento será disponibilizada para todos os participantes

GT 2 - Bases para Gestão de Relacionamento Interno

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Ação colaborativa dos GTs para a definição do planejamento estratégico da Comissão para o próximo ano. Sugerimos um processo para o levantamento e organização de ideias que seja e poderá ser desenvolvido assim:

Cada coordenador trabalhará com os membros de seu GT na formatação de um material simples e conciso que aborde os seguintes pontos:

• Síntese dos resultados alcançados pelo GT até aqui• Proposta de ações prioritárias para o próximo período• Levantamento de estrutura/recursos para a execução• Sugestões de ações integradas com outros GTs

GT 2 - Bases para o Planejamento 2015

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O GT2 produzirá, com a aprovação da Coordenação, formato e roteiro padronizados para a inserção das informações, de modo a garantir a integração posterior das informações em um plano único, que deverá ter aprovação final compartilhada entre os coordenadores

Prazo sugeridos (a serem validados pela Coordenação):

• Entrega do roteiro e orientações: até 20 agosto

• Entrega dos relatórios dos GTS: até 30 de setembro

• Encontro de consolidação: até 30 de outubro

• Distribuição do Planejamento: até 30 de novembro

GT 2 - Bases para o Planejamento 2015

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É preciso dar sequência aos trabalhos de divulgação e disseminação dos conceitos e práticas defendidos pelo IIRC. O momento é muito positivo. Os espaços institucionais e registros na mídia deram ao Relato Integrado dimensão de relevância estratégica. O framework em português, a publicação dos primeiros Relatos inspirados no framework IIRC, o engajamento de instituições de peso, são concretizações importantes de um processo consistente.

Depois de pouco mais de um ano de atividades, o GT 2 de Comunicação propõe em colaboração com os demais GTs e orientações da Coordenação, um momento de alinhamento de expectativas e possibilidades com realização de um encontro (nos próximos 60 dias) que estimule a reflexão, a análise e a organização dos aprendizados até aqui, incluindo os agentes envolvidos no desenvolvimento dos Relatos In tegrados (empresas pioneiras).

GT 2 - Encontro de Coaprendizagem

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O objetivo do encontro é, a partir de dinâmicas de diálogo e partilha, estimular os participantes a responderem (ainda a ser validado):

EM ALINHAMENTO COM GLAUCIA TERREO, COORDENADORA DO GT EMPRESAS PIONEIRAS, ESSA DINÂMICA SERÁ APLICADA EM EVENTO AGENDADO PARA 10/09 NA BMF&BOVESPA.

Quais foram os principais aprendizados durante a experiência com Relato Integrado?

Quais foram os principais obstáculos ou resistências? Como foram ou podem ser superados?

Quais são os ganhos reconhecidos? Como os benefícios produzidos podem ser utilizados para a disseminação do RI no Brasil?

Como os GTs podem trabalhar de forma integrada pelo sucesso da causa do RI no Brasil e no mundo?

• Lista de ações estratégicas e prioritárias para a Comissão.

Importante: os resultados poderão ser partilhados com outras comissões no mundo. É possível também sugerir que esta iniciativa seja reproduzida em outras comissões do IIRC, o que possibilitaria a construção de uma visão global sobre o tema.


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Proposta de formato para o encontro:

Convidados: em torno de 50 pessoasMembros da Comissão e dos GTsAgentes de implantação do IIRC nas empresas-piloto (responsáveis pela produção dos Relatos nas organizações parceiras)

Formato: 4 horas de trabalhoAcomodação para 50 pessoas sentadas em mesas redondas (até 5 pax. por mesa)Equipamentos de áudio e vídeoFlip charts e canetas coloridas

Processo:Reflexão individual, em duplas e em gruposApresentações em plenária


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Proposta de dinâmica para o encontro:


Horário Atividade Comentário

Boas-vindas

Abertura Objetivos do encontroApresentações

Dinâmica de integração

1ª pergunta Reflexão e registro

A definir com o GTs

2ª pergunta Reflexão e registro

A definir com o GTs

Planos de AçãoReflexão e registroPlenária

Encerramento

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Sinergias nas diversas frentes de treinamento:

Incluir a Associação Brasileira de Comunicação Empresarial (ABERJE), que já possui estrutura para os cursos de elaboração de relatórios GRI.

O Itaú Unibanco foi convidado para participar de palestra no departamento de administração da FEI-SBC, cujo coordenador Hong Y. Ching, já foi convidado para participar de nossa reunião de planejamento no dia 06/08.

Engajar os professores doutores Sylmara Gonçalves Dias e Alexandre Toshiro Igari do Núcleo de Pesquisas em Organizações, Sociedade e Sustentabilidade (NOSS) da Escola de Artes, Ciências e Humanidades (EACH-USP). Eles foram os coordenadores de um grupo de alunos responsáveis pela verificação externa do Relatório de Sustentabilidade 2013 da Santos Brasil, empresa referência na operação portuária de contêineres e de veículos. Essa prática de parcerias com academias está se tornando cada vez mais comum. Os alunos os cursos de administração e economia do Insper já verificaram os relatórios da Kimberly-Clark e Mapfre Seguros. O PONTO DE CONTATO PARA ESSAS DUAS ACADEMIAS É O SÉRGIO SERAPIÃO, CONSULTOR DA VIA GUTEMBERG, EMPRESA PARTICIPANTE DO PP DO IIRC E DA COMISSÃO BRASILEIRA DO RELATO INTEGRADO.

GT 2 - Insights

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Gestão do conhecimento

Tradução do site e do blog do IIRC; Tradução da newsletter mensal; Solicitação do manual de identidade do IRRC Contratação de pesquisa online para levantarmos awareness sobre os diversos temas

que compõem o relato integrado; Planejamento editorial para definirmos nossa presença online; Solicitar aos participantes indicações de temas que possam ser divulgados nos perfis

do Relato Integrado no Facebook e no Linkedin, pois podemos explorar mais esses canais. O perfil no Facebook tem atingido de 300 a 500 usuários por post. O recorde foi o post do Relato Integrado do Itaú Unibanco, publicado dia 29/04, que atingiu 557 usuários.

Contratação de profissionais e/ou acordo com, por exemplo, a agência júnior da ECA-USP (por meio de concessão de valor equivalente a bolsa de iniciação científica para alunos), a fim de contarmos com equipe dedicada follow-up e produção de conteúdo sobre as iniciativas da comissão e dos seus membros, na promoção da discussão do relatório integrado.

Atualização da apresentação institucional elaborada pelo GT2. Inserir o conceito da Reputação, como valor estratégico no engajamento de

stakeholders e nos benefícios para a adoção do Relato Integrado. “Estamos diante de uma nova economia, em que a reputação tornou-se um diferencial competitivo. Construir e manter uma reputação forte é hoje uma questão crucial para organizações de todos os setores.” Ana Luisa de Castro Almeida – Diretora do Reputation Institute Brasil.

GT 2 - Insights

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Estreitar relacionamento com o Banco Central

Há um GT na Febraban responsável pelo Projeto Otimiza Bacen, que tem como principal objetivo alterar a legislação do Bacen para melhorar/otimizar o processo de envio/recebimento das informações das Instituições Financeiras. Há a necessidade do envio periódico, semanal, mensal, trimestral, semestral e anual, de inúmeras informações oriundas de diversas áreas das instituições financeiras. Oportunidade de apresentar os benefícios do Relato Integrado.

GT 2 - Insights

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Validação das iniciativas com Ailton e Vânia Borghetti

Partilha e colaboração com os GTs (especialmente Empresas Pioneiras) - apresentação no dia 06?

Planejamento de ações práticas:

Mailing list Definição de data e local Levantamento de recursos e apoio para a realização do

encontro Coordenação do encontro

GT 2 - Próximos passos

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