AGOPREMAGOPREM

Associação Goiana de Associação Goiana de Previdência do Estado e Previdência do Estado e

MunicípiosMunicípios

ObjetivosObjetivos

Difusão da Cultura Previdenciária no Difusão da Cultura Previdenciária no Estado de GoiásEstado de Goiás

Colaboração no Desenvolvimento Colaboração no Desenvolvimento Institucional dos RPPSInstitucional dos RPPS

Apoio na Gestão financeira, Apoio na Gestão financeira, administrativaadministrativa

Defesa dos RPPS nos Municípios Defesa dos RPPS nos Municípios goianosgoianos

O Estado de Goiás é dividido em 246 O Estado de Goiás é dividido em 246 MunicípiosMunicípios

172 com RPPS172 com RPPS 97 são filiados da AGOPREM97 são filiados da AGOPREM 42 estão capitalizando seus recursos42 estão capitalizando seus recursos

Serviços de Apoio aos MunicípiosServiços de Apoio aos Municípios

Realização de Seminários Itinerantes com Realização de Seminários Itinerantes com objetivo de Formação Previdenciária dos objetivo de Formação Previdenciária dos ServidoresServidores

Consultoria a DistânciaConsultoria a Distância Informativo AgopremInformativo Agoprem Programa de Gestão de BenefíciosPrograma de Gestão de Benefícios Cálculo Atuarial e Modelagem através de parceria Cálculo Atuarial e Modelagem através de parceria

com a Universidade Federal do Rio de Janeirocom a Universidade Federal do Rio de Janeiro Prêmio anual :”Prefeito Previdencialmente Prêmio anual :”Prefeito Previdencialmente

Responsável”Responsável” Consultoria em Planejamento EstratégicoConsultoria em Planejamento Estratégico

PLANEJAMENTO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICOESTRATÉGICO

A Experiência de GoiásA Experiência de Goiás

Tecnologia de Gestão Aplicada aos Tecnologia de Gestão Aplicada aos Regimes Próprios de PrevidênciaRegimes Próprios de Previdência

Prof.Luciano Rogério FernandesProf.Luciano Rogério FernandesSociólogo-Pedagogo-Especialista em Gestão PúblicaSociólogo-Pedagogo-Especialista em Gestão Pública

CONCEITO:CONCEITO: O Planejamento Estratégico aplicado aos RPPS é O Planejamento Estratégico aplicado aos RPPS é

um processo gerencial de planejamento um processo gerencial de planejamento desenvolvido pela organização com a finalidade desenvolvido pela organização com a finalidade de melhoria na qualidade dos serviços prestados, de melhoria na qualidade dos serviços prestados, elaborado de forma participativa com a equipe.O elaborado de forma participativa com a equipe.O PE define o que é o RPPS, o que ele pretende PE define o que é o RPPS, o que ele pretende realizar, onde ele pretende chegar , de que realizar, onde ele pretende chegar , de que maneira e com quais recursos.É um processo maneira e com quais recursos.É um processo coordenado pela liderança da organização para o coordenado pela liderança da organização para o alcance de uma situação desejada, de uma alcance de uma situação desejada, de uma maneira mais eficiente e eficaz, com a melhor maneira mais eficiente e eficaz, com a melhor concentração de esforços e de recursosconcentração de esforços e de recursos..

ApresentaçãoApresentação

No PE, a organização analisa seu No PE, a organização analisa seu desempenho passado, seus processos, desempenho passado, seus processos, suas relações internas e externas, seus suas relações internas e externas, seus valores, sua missão, suas condições de valores, sua missão, suas condições de funcionamento e seus resultados.A partir funcionamento e seus resultados.A partir dessa análise ela projeta seu futuro, define dessa análise ela projeta seu futuro, define aonde quer chegar, que estratégias aonde quer chegar, que estratégias adotará para alcançar seus objetivos, que adotará para alcançar seus objetivos, que processos desenvolverá, quem estará processos desenvolverá, quem estará envolvido em cada processo e qual o perfil envolvido em cada processo e qual o perfil dos resultados que deseja alcançar.dos resultados que deseja alcançar.

Estrutura do Planejamento Estrutura do Planejamento EstratégicoEstratégico

1a.Etapa :Preparação – Etapa em que o RPPS se organiza 1a.Etapa :Preparação – Etapa em que o RPPS se organiza para a elaboração do PE, define os passos a serem para a elaboração do PE, define os passos a serem seguidos, identifica as responsabilidades, promove a seguidos, identifica as responsabilidades, promove a conscientização,motivação e comprometimento da equipe e conscientização,motivação e comprometimento da equipe e divulga o processo a todos os envolvidosdivulga o processo a todos os envolvidos

2a.Etapa:Análise Situacional – (diagnóstico) etapa em que é 2a.Etapa:Análise Situacional – (diagnóstico) etapa em que é efetuado um levantamento de todos os dados estatísticos efetuado um levantamento de todos os dados estatísticos da organização e informações sobre a qualidade do RPPS da organização e informações sobre a qualidade do RPPS em seus diferentes aspectos.Nessa etapa a equipe reflete em seus diferentes aspectos.Nessa etapa a equipe reflete sobre essas informações para obter uma melhor sobre essas informações para obter uma melhor compreensão do que está sendo feito e do que deve ser compreensão do que está sendo feito e do que deve ser feito para melhorar o desempenho da organização.O feito para melhorar o desempenho da organização.O diagnóstico é condição indispensável para que o RPPS diagnóstico é condição indispensável para que o RPPS possa elaborar sua visão estratégica e seu plano de suporte possa elaborar sua visão estratégica e seu plano de suporte estratégico.estratégico.

3a.Etapa:Definição da Visão Estratégica e 3a.Etapa:Definição da Visão Estratégica e do Plano de Suporte Estratégico – Etapa de do Plano de Suporte Estratégico – Etapa de Elaboração da visão estratégica e do Plano Elaboração da visão estratégica e do Plano de Suporte Estratégico para de Suporte Estratégico para implementação dos objetivos estratégicosimplementação dos objetivos estratégicos

4a.Etapa : Execução – Etapa em que os 4a.Etapa : Execução – Etapa em que os planos de ação estabelecidos pela planos de ação estabelecidos pela organização são implementadosorganização são implementados

5a.Etapa:Acompanhamento e Controle – 5a.Etapa:Acompanhamento e Controle – Etapa de verificação da execução dos Etapa de verificação da execução dos planos de ação e de adoção de medidas planos de ação e de adoção de medidas corretivas, quando necessário.corretivas, quando necessário.

1a.Etapa1a.EtapaPreparaçãoPreparação

Constitui-se o Grupo de Constitui-se o Grupo de SistematizaçãoSistematização

Indica-se o coordenador do PEIndica-se o coordenador do PE Realiza a semana de Realiza a semana de

conscientização, motivação e conscientização, motivação e mobilização da equipe e divulga a mobilização da equipe e divulga a importância do PEimportância do PE

Estabelece datas e prazos para o Estabelece datas e prazos para o cumprimento de cada etapacumprimento de cada etapa

2a.Etapa-Análise Situacional2a.Etapa-Análise SituacionalCARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃOCARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO

Momento em que se descreve todas as informações Momento em que se descreve todas as informações disponíveis do RPPSdisponíveis do RPPS

Endereço, Lei de criação,Presidente, No. De segurados, Endereço, Lei de criação,Presidente, No. De segurados, aposentado, pensionistas, tipos de benefícios, no. De aposentado, pensionistas, tipos de benefícios, no. De servidores, nome e função e objetivo principal da servidores, nome e função e objetivo principal da organizaçãoorganização

Reunir todas as estatísticas disponíveis da Reunir todas as estatísticas disponíveis da organização.Ex:Folha de pagamento dos inativos, gráfico organização.Ex:Folha de pagamento dos inativos, gráfico geral de benefícios,gráfico por categoria,gráfico geral de benefícios,gráfico por categoria,gráfico demonstrando a evolução da concessão de benefícios, demonstrando a evolução da concessão de benefícios, auxílio doença por origem do servidor, auxílio doença por auxílio doença por origem do servidor, auxílio doença por cargos, por sexo.cargos, por sexo.

Estabelecer um demonstrativo das despesas Estabelecer um demonstrativo das despesas administrativas, e a sua evolução no decorrer do ano e o administrativas, e a sua evolução no decorrer do ano e o demonstrativo das contribuições previdenciárias.demonstrativo das contribuições previdenciárias.

Análise dos GráficosAnálise dos Gráficos Nesse momento é importante que Nesse momento é importante que

conjuntamente se faça uma análise de conjuntamente se faça uma análise de cada conjunto de informações levantadas, cada conjunto de informações levantadas, pois essas análises serão importantes no pois essas análises serão importantes no momento de estabelecer estratégia de momento de estabelecer estratégia de trabalho para os próximos anos.trabalho para os próximos anos.

Ao levantar os dados, geralmente se Ao levantar os dados, geralmente se descobre informações que ainda não descobre informações que ainda não foram elencadas no dia-a-dia do RPPS, é foram elencadas no dia-a-dia do RPPS, é importante que ao perceber qualquer fato importante que ao perceber qualquer fato se faça um relatório sobre as impressões se faça um relatório sobre as impressões que ficaram.que ficaram.

Análise dos Fatores Determinantes da Eficácia e Análise dos Fatores Determinantes da Eficácia e Funcionamento do RPPSFuncionamento do RPPS

1=Muito Fraca – 2=Fraca – 3=Regular – 1=Muito Fraca – 2=Fraca – 3=Regular – 4=Bom – 5=Muito Bom4=Bom – 5=Muito Bom

Os fatores Determinantes:Os fatores Determinantes:a)Efetividade dos Serviços Prestadosa)Efetividade dos Serviços Prestadosb)Clima no Ambiente de Trabalhob)Clima no Ambiente de Trabalhoc)Envolvimento dos Segurados no Processo c)Envolvimento dos Segurados no Processo

de Gestãode Gestãod)Gestão Participativa dos Processosd)Gestão Participativa dos Processose)Desenvolvimento do Patrimônio Humanoe)Desenvolvimento do Patrimônio Humanof)Instalações e Materiaisf)Instalações e Materiais

RequisitoRequisito CaracterísticasCaracterísticas EscalaEscala

1- Legislação, Regulamento e 1- Legislação, Regulamento e Portarias adequadas.Portarias adequadas.

1.1 - A organização possui e utilização toda a legislação;1.1 - A organização possui e utilização toda a legislação; 1 2 3 4 1 2 3 4 55

1.2 - Todos as decisões estão regulamentadas;1.2 - Todos as decisões estão regulamentadas; 1 1 22 3 4 5 3 4 5

1.3 - A equipe conhece e sabe sobre a utilização da 1.3 - A equipe conhece e sabe sobre a utilização da legislação disponível;legislação disponível;

1 2 1 2 33 4 5 4 5

1.4 – A equipe acompanha o desenvolvimento da 1.4 – A equipe acompanha o desenvolvimento da legislação (processo histórico);legislação (processo histórico);

1 1 22 3 4 5 3 4 5

1.5 - Os níveis adequados de atendimento ao segurado 1.5 - Os níveis adequados de atendimento ao segurado são conhecidos pela equipe da organização;são conhecidos pela equipe da organização;

1 2 3 1 2 3 44 5 5

1.6 - A qualidade do atendimento prestado pela equipe 1.6 - A qualidade do atendimento prestado pela equipe pode ser medida;pode ser medida;

1 2 3 1 2 3 44 5 5

1.7 - Todos sabem informar quando a legislação não está 1.7 - Todos sabem informar quando a legislação não está adequada a necessidade da organização;adequada a necessidade da organização;

1 1 22 3 4 5 3 4 5

1.8 - Todos conhecem os motivos pelos quais a 1.8 - Todos conhecem os motivos pelos quais a organização existe.organização existe.

1 2 3 1 2 3 4 4 5 5

2 - Proteção do tempo produtivo 2 - Proteção do tempo produtivo na organização.na organização.

2.1 - Os eventos e assuntos administrativos são tratados 2.1 - Os eventos e assuntos administrativos são tratados com o mínimo de intercepção do atendimento ao com o mínimo de intercepção do atendimento ao público;público;

1 2 3 1 2 3 44 5 5

2.2 - O tempo de atendimento previsto para cada serviço 2.2 - O tempo de atendimento previsto para cada serviço é claramente definido e seguido pela equipe;é claramente definido e seguido pela equipe;

11 2 3 4 5 2 3 4 5

2.3 - A equipe começa e termina o seu período de 2.3 - A equipe começa e termina o seu período de trabalho pontualmentetrabalho pontualmente

1 2 1 2 33 4 5 4 5

2.4 - A interrupção no atendimento por falta de alguém 2.4 - A interrupção no atendimento por falta de alguém da equipe é mínima;da equipe é mínima;

1 2 1 2 33 4 5 4 5

2.5 - A equipe dispõe de um plano de trabalho;2.5 - A equipe dispõe de um plano de trabalho; 1 2 1 2 33 4 5 4 5

2.6 - Há normas em relação a atraso e faltas para a 2.6 - Há normas em relação a atraso e faltas para a equipe.equipe.

1 2 3 4 1 2 3 4 55

Fator 1 – Efetividade dos Serviços prestados – Total de Pontuação: 2,74

ExplicaçãoExplicação A análise desses fatores é determinante para o sucesso do PEA análise desses fatores é determinante para o sucesso do PE Um conjunto de 125 questões procura responder a quase todas as Um conjunto de 125 questões procura responder a quase todas as

demandas do RPPSdemandas do RPPS As respostas precisam ser dadas em conjunto para que possam As respostas precisam ser dadas em conjunto para que possam

traduzir a mais pura realidade do RPPStraduzir a mais pura realidade do RPPS Ter o cuidado de não ser excessivamente negativo ou Ter o cuidado de não ser excessivamente negativo ou

entusiasmado, pois pode comprometer a verdade sobre a entusiasmado, pois pode comprometer a verdade sobre a realidade e essa verdade é que determina a qualidade, realidade e essa verdade é que determina a qualidade, objetividade e excelência do PEobjetividade e excelência do PE

O líder da organização no momento dessa análise precisa ter o O líder da organização no momento dessa análise precisa ter o cuidado de deixar a equipe com liberdade para expressar o que cuidado de deixar a equipe com liberdade para expressar o que sente a respeito da organização, do ambiente de trabalho e até sente a respeito da organização, do ambiente de trabalho e até mesmo suas impressões sobre o líder.mesmo suas impressões sobre o líder.

Poderíamos dizer que essa análise é o coração do PE por isso é Poderíamos dizer que essa análise é o coração do PE por isso é importante que durante todo esse processo se tome nota das importante que durante todo esse processo se tome nota das impressões que são provocadas por essa análiseimpressões que são provocadas por essa análise

Ficha-Resumo dos Fatores de Ficha-Resumo dos Fatores de EficáciaEficácia

Para cada fator de eficácia, escolher três Para cada fator de eficácia, escolher três Requisitos menos pontuados e para cada Requisitos menos pontuados e para cada requisito escolher duas características menos requisito escolher duas características menos pontuadas(para isso é preciso em cada requisito pontuadas(para isso é preciso em cada requisito somar os pontos e dividir pelo número de somar os pontos e dividir pelo número de característica obtendo assim uma média em cada característica obtendo assim uma média em cada requisito)requisito)

Após essa primeira análise selecionar para cada Após essa primeira análise selecionar para cada requisito menos pontuado(gargalos)selecionar requisito menos pontuado(gargalos)selecionar duas características que também teve pontuação duas características que também teve pontuação mais baixa.Dessa maneira estaremos mais baixa.Dessa maneira estaremos selecionando os Requisitos e Características que selecionando os Requisitos e Características que devem ser atacados prioritariamentedevem ser atacados prioritariamente

Os dois exemplos seguem:Os dois exemplos seguem:

Fatores de EficáciaFatores de Eficácia Requisitos Requisitos CaracterísticasCaracterísticas

Efetividade dos serviços prestadosEfetividade dos serviços prestados2.742.74

Proteção do tempo produtivo na organizaçãoProteção do tempo produtivo na organização 2.2 O tempo de atendimento previsto para cada serviços é 2.2 O tempo de atendimento previsto para cada serviços é claramente definido e seguido pela equipe;claramente definido e seguido pela equipe;

2.3 A equipe começa e termina o seu período de trabalho 2.3 A equipe começa e termina o seu período de trabalho pontualmentepontualmente

2.5 - A equipe dispõe de um plano de trabalho;2.5 - A equipe dispõe de um plano de trabalho;

AvaliaçãoAvaliação 4.2 - Há coleta de dados, anual e relatórios sobre o 4.2 - Há coleta de dados, anual e relatórios sobre o desempenho de cada hum;desempenho de cada hum;

4.3 – A avaliação do desempenho da equipe é adequada aos 4.3 – A avaliação do desempenho da equipe é adequada aos objetivos da organizaçãoobjetivos da organização

4.6 – A organização utiliza padrões de desempenho para 4.6 – A organização utiliza padrões de desempenho para avaliar a qualidade dos serviços prestados com base na avaliar a qualidade dos serviços prestados com base na legislação existente.legislação existente.

Rotina da Organização planejada e disciplinadaRotina da Organização planejada e disciplinada 5.3 - Os gestores e equipe podem mostrar a qualquer pessoa e 5.3 - Os gestores e equipe podem mostrar a qualquer pessoa e em qualquer momento o seu plano de trabalho e em qualquer momento o seu plano de trabalho e explicar sua utilidade;explicar sua utilidade;

5.4 - O plano de trabalho dos gestores contem informações de 5.4 - O plano de trabalho dos gestores contem informações de todo o trabalho, como faze-lo e como avaliar-lo;todo o trabalho, como faze-lo e como avaliar-lo;

5.5 - As regras e procedimentos do dia-a-dia da organização 5.5 - As regras e procedimentos do dia-a-dia da organização são conhecidos por todos;são conhecidos por todos;

Clima no Ambiente de TrabalhoClima no Ambiente de Trabalho2.82.8

Estabelecimento de alto padrão de qualidade dos serviços Estabelecimento de alto padrão de qualidade dos serviços prestadosprestados

1.1 - A equipe tem claros os objetivos de atendimento ao 1.1 - A equipe tem claros os objetivos de atendimento ao público que devem ser alcançados;público que devem ser alcançados;

1.3 - O gestor e a equipe são capazes de evitar as metas e os 1.3 - O gestor e a equipe são capazes de evitar as metas e os objetivos da organização para todas pessoas inclusive objetivos da organização para todas pessoas inclusive para os segurados;para os segurados;

1.8 - A organização dispõe de parâmetro para o 1.8 - A organização dispõe de parâmetro para o desempenho da equipe;desempenho da equipe;

Normas e regulamento da organizaçãoNormas e regulamento da organização 6.1 - A organização possui um código de conduta 6.1 - A organização possui um código de conduta escrito que especifica as normas de escrito que especifica as normas de comportamento para a equipe;comportamento para a equipe;

6.2 – O código de conduta é de conhecimento de 6.2 – O código de conduta é de conhecimento de toda a equipe;toda a equipe;

6.3 – As normas de comportamento são aplicada e 6.3 – As normas de comportamento são aplicada e integralmente para todos;integralmente para todos;

Êxito da equipe é reconhecido pela organizaçãoÊxito da equipe é reconhecido pela organização

8.1 – A organização reconhece, oficialmente o 8.1 – A organização reconhece, oficialmente o sucesso da equipe por meio de cerimônias e sucesso da equipe por meio de cerimônias e prêmios.prêmios.

Síntese da 1a.EtapaSíntese da 1a.EtapaAnálise SituacionalAnálise Situacional

1 – Após a análise dos gráficos e da primeira 1 – Após a análise dos gráficos e da primeira conversa com a equipe quais os outros problemas conversa com a equipe quais os outros problemas detectados na organizaçãodetectados na organização

2 – Dos problemas levantados quais os que 2 – Dos problemas levantados quais os que devem ser atacados prioritariamentedevem ser atacados prioritariamente

3 – Após a análise dos fatores críticos de sucesso 3 – Após a análise dos fatores críticos de sucesso liste os mais críticos e em qual o fator de eficácia liste os mais críticos e em qual o fator de eficácia eles se enquadram, como no exemplo a seguireles se enquadram, como no exemplo a seguir

4 – Relacionar as principais tarefas que a 4 – Relacionar as principais tarefas que a organização pretende realizar com base na organização pretende realizar com base na análise efetuadaanálise efetuada

Exemplo:Exemplo:

Fator Critico de SucessoFator Critico de Sucesso Fator de EficáciaFator de Eficácia

1.1. Falta de organização, Falta de organização, planejamento e disciplinaplanejamento e disciplina

Efetividade de serviços prestadosEfetividade de serviços prestados

2.2. Ausência de uma sistemática de Ausência de uma sistemática de avaliação da organizaçãoavaliação da organização

Efetividade de serviços prestadosEfetividade de serviços prestados

3.3. Ausência de um colegiado atuante Ausência de um colegiado atuante Gestão participativa de processosGestão participativa de processos

4.4. Ausência de um planejamento das Ausência de um planejamento das AçõesAções

Gestão participativa de processosGestão participativa de processos

5.5. Instalações inadequadas da Instalações inadequadas da organizaçãoorganização

Instalações e MateriaisInstalações e Materiais

6.6. Instalações inadequadas dos Instalações inadequadas dos departamentosdepartamentos

Instalações e MateriaisInstalações e Materiais

Avaliação Estratégica da OrganizaçãoAvaliação Estratégica da Organização

1 - Nesse momento a organização faz uma definição de forças, 1 - Nesse momento a organização faz uma definição de forças, fraquezas, ameaças e oportunidadesfraquezas, ameaças e oportunidades

2 – 2 – ForçasForças representam o conjunto de fatores positivos no representam o conjunto de fatores positivos no ambiente interno da organização, ex:Quantidade de servidores ambiente interno da organização, ex:Quantidade de servidores segurados, Capacidade financeira do RPPS, liderança atuante e segurados, Capacidade financeira do RPPS, liderança atuante e formação acadêmica da equipe de trabalhoformação acadêmica da equipe de trabalho

3 – 3 – FraquezasFraquezas são as características negativas no ambiente são as características negativas no ambiente interno, ex:Falta de entrosamento da equipe, Falta de organização interno, ex:Falta de entrosamento da equipe, Falta de organização e controle dos procedimentos administrativos, falta de e controle dos procedimentos administrativos, falta de comprometimento da equipecomprometimento da equipe

4 – 4 – As oportunidadesAs oportunidades são as características positivas que se são as características positivas que se encontram fora da organização e que a mesma pode ir em busca encontram fora da organização e que a mesma pode ir em busca para se beneficiar delas, ex:Compromisso do Poder Executivo com para se beneficiar delas, ex:Compromisso do Poder Executivo com os repasses, Patrocínio de Instituições Financeiras, A qualidade os repasses, Patrocínio de Instituições Financeiras, A qualidade dos serviços prestados pelos parceirosdos serviços prestados pelos parceiros

5 – 5 – As ameaçasAs ameaças são as características negativas que se são as características negativas que se encontram fora da organização e que pode ameaçar o bom encontram fora da organização e que pode ameaçar o bom funcionamento da mesma, ex:Ausência de repasse, interferência funcionamento da mesma, ex:Ausência de repasse, interferência política dentro da organização e indicação política dos gestorespolítica dentro da organização e indicação política dos gestores

Questionário da Avaliação Questionário da Avaliação EstratégicaEstratégica

Quais são as nossas três principais Quais são as nossas três principais forças(ambiente interno)?forças(ambiente interno)?

Quais são as nossas três principais Quais são as nossas três principais fraquezas(ambiente interno)?fraquezas(ambiente interno)?

Quais são as nossas três maiores oportunidades Quais são as nossas três maiores oportunidades que se apresentam nos próximos anos(ambiente que se apresentam nos próximos anos(ambiente externo)?externo)?

Quais são as nossas três principais ameaças ou Quais são as nossas três principais ameaças ou riscos ao nosso desempenho nos próximos riscos ao nosso desempenho nos próximos anos(ambiente externo)?anos(ambiente externo)?

Quais as dez tarefas mais importantes que Quais as dez tarefas mais importantes que devemos realizar nos próximos anos?Por que são devemos realizar nos próximos anos?Por que são importantes?importantes?

Consolidação das Consolidação das Forças,Fraquezas,Oportunidades e Forças,Fraquezas,Oportunidades e

AmeaçasAmeaças

Os conceitos são:Os conceitos são: A=AltaA=Alta B=BaixaB=Baixa C=MédiaC=Média

QUADRO 1 – RELAÇÃO DAS FORÇAS E OPORTUNIDADESOportunidades/ForçasOportunidades/Forças Op. 1 Comp. Poder Op. 1 Comp. Poder

ExecutivoExecutivoOp. 2 Patrocínio das Inst. Op. 2 Patrocínio das Inst.

FinanceirasFinanceirasOp. 3 A qualidade dos Serv. Op. 3 A qualidade dos Serv.

dos ___dos ___

Força 1Força 1Grande Numero deGrande Numero de

seguradosegurado

AA AA BB

Força 2Força 2Capacidade Financeira do Capacidade Financeira do

InstitutoInstituto

BB AA BB

Força 3Força 3Liderança atuante e Formação Liderança atuante e Formação

da Equipeda Equipe

AA AA AA

QUADRO 2 – RELAÇÃO DAS FRAQUEZAS E AMEAÇAS Nota: agora a pergunta é a seguinte:

Como a fraqueza X reforça o impacto da ameaça Y?

Ameaça/FraquezaAmeaça/Fraqueza Ameaça. 1 Ameaça. 1 Ausência de repasseAusência de repasse

Ameaça. 2 Indicação Ameaça. 2 Indicação Político dos Político dos

gestoresgestores

Ameaça. 3 Ameaça. 3 Interferência do Ente na Interferência do Ente na

gestãogestão

Fraqueza 1Fraqueza 1Entrosamento da equipeEntrosamento da equipe BB BB MM

Fraqueza 2Fraqueza 2Organização e controle dos Organização e controle dos

ProcedimentosProcedimentos

BB BB MM

Fraqueza 3Fraqueza 3Equipe N Especializada e Equipe N Especializada e

descomprometidadescomprometida

BB BB MM

QUADRO 3 – RELAÇÃO DAS FORÇAS E AMEAÇASNota: agora a pergunta é a seguinte:

Como a força X pode ajudar o impacto da ameaça Y?

Ameaça/ForçaAmeaça/Força Ameaça. 1Ameaça. 1Ausência de repasseAusência de repasse

Ameaça. 2Ameaça. 2Indicação PoliticaIndicação Politica

Ameaça. 3Ameaça. 3Interferência do Ente na Interferência do Ente na

gestãogestão

Força 1Força 1Nº de ServidoresNº de Servidores BB BB BB

Força 2Força 2Capacidade Financeira do InstitutoCapacidade Financeira do Instituto BB BB BB

Força 3Força 3Liderança atuante e formação Liderança atuante e formação

AcadêmicaAcadêmica

MM BB AA

QUADRO 4 – RELAÇÃO DAS FRAQUEZAS E OPORTUNIDADESNota: Como a fraqueza X pode dificultar o aproveitamento da oportunidade Y?

Oportunidades/FraquezaOportunidades/Fraqueza Op. 1Op. 1Comp. Poder ExecutivoComp. Poder Executivo

Op. 2Op. 2Pat. Insti. FinanceirasPat. Insti. Financeiras

Op. 3Op. 3A qudo Ser. Dos ParceirosA qudo Ser. Dos Parceiros

Fraqueza 1Fraqueza 1Entrosamento EquipeEntrosamento Equipe BB BB AA

Fraqueza 2Fraqueza 2Organização e Controle ProcessoOrganização e Controle Processo BB BB AA

Fraqueza 3Fraqueza 3Eq. Esp. Comp.Eq. Esp. Comp. BB BB AA

QUADRO 4 – RELAÇÃO DAS FRAQUEZAS E OPORTUNIDADESNota: Como a fraqueza X pode dificultar o aproveitamento da oportunidade Y?

Oportunidades/FraquezaOportunidades/Fraqueza Op. 1Op. 1Comp. Poder ExecutivoComp. Poder Executivo

Op. 2Op. 2Pat. Insti. FinanceirasPat. Insti. Financeiras

Op. 3Op. 3A qudo Ser. Dos ParceirosA qudo Ser. Dos Parceiros

Fraqueza 1Fraqueza 1Entrosamento EquipeEntrosamento Equipe BB BB AA

Fraqueza 2Fraqueza 2Organização e Controle ProcessoOrganização e Controle Processo BB BB AA

Fraqueza 3Fraqueza 3Eq. Esp. Comp.Eq. Esp. Comp. BB BB AA

Ficha-Resumo da Avaliação Ficha-Resumo da Avaliação EstratégicaEstratégica

1 – Três combinações que apresentam alteração 1 – Três combinações que apresentam alteração alta entre Força x Oportunidadealta entre Força x Oportunidade

2 – Três combinações favoráveis para futuros 2 – Três combinações favoráveis para futuros planos de ação entre Fraqueza x Ameaça, Força x planos de ação entre Fraqueza x Ameaça, Força x AmeaçaAmeaça

3 – Combinações que ajudam a neutralizar o 3 – Combinações que ajudam a neutralizar o efeito das ameaças, Fraqueza x Oportunidadeefeito das ameaças, Fraqueza x Oportunidade

Que medidas a organização pretende tomar para Que medidas a organização pretende tomar para contrabalancear o efeito das fraquezas e contrabalancear o efeito das fraquezas e ameaçasameaças

Que medidas a organização pretende tomar para Que medidas a organização pretende tomar para reforçar o efeito das forças e oportunidadesreforçar o efeito das forças e oportunidades

3a.Etapa3a.EtapaDefinição da Visão EstratégicaDefinição da Visão Estratégica

Momento em que o RPPS, baseado no seu Momento em que o RPPS, baseado no seu compromisso social define sua visão de compromisso social define sua visão de futuro(momento em que todos podem futuro(momento em que todos podem sonhar alto)seus valores, sua missão e sonhar alto)seus valores, sua missão e seus objetivos estratégicosseus objetivos estratégicos

Lembrando que os objetivos Estratégicos Lembrando que os objetivos Estratégicos devem estar baseados em toda a análise devem estar baseados em toda a análise realizada desde a primeira etapa do PErealizada desde a primeira etapa do PE

Seguem os exemplos:Seguem os exemplos:

Nossos ValoresNossos Valores Respeito pelo individuo:Respeito pelo individuo: Respeitamos a dignidade e os direitos de Respeitamos a dignidade e os direitos de

cada pessoa dentro e fora da organizaçãocada pessoa dentro e fora da organização Transparência:Transparência: Valorizamos a transparência na gestão Valorizamos a transparência na gestão

administrativa e financeira do Institutoadministrativa e financeira do Instituto Criatividade:Criatividade: Apoiamos a criatividade de nossa equipe na Apoiamos a criatividade de nossa equipe na

resolução de nossos principais desafiosresolução de nossos principais desafios Solidariedade:Solidariedade: Valorizamos a relação solidária entre os Valorizamos a relação solidária entre os

integrantes da equipeintegrantes da equipe

Nossa Visão de FuturoNossa Visão de Futuro

Pretendemos nos tornar um Pretendemos nos tornar um Instituto de Previdência Instituto de Previdência referência no país pela qualidade referência no país pela qualidade dos serviços que prestamos dos serviços que prestamos realizando um trabalho de realizando um trabalho de maneira eficaz, seguro e maneira eficaz, seguro e responsável respeitando os responsável respeitando os nossos segurados, a nossa nossos segurados, a nossa equipe e o interesse público.equipe e o interesse público.

Nossa MissãoNossa Missão

Nossa missão e fornecer serviços Nossa missão e fornecer serviços previdenciários da mais alta previdenciários da mais alta qualidade, excedendo as qualidade, excedendo as expectativas de nossos expectativas de nossos segurados assegurando aos segurados assegurando aos nossos clientes melhores nossos clientes melhores condições socioeconômicas no condições socioeconômicas no presente e no futuropresente e no futuro..

Nossos Objetivos EstratégicosNossos Objetivos Estratégicos

Implementar a gestão de Implementar a gestão de benefíciosbenefícios

Modernizar o gerenciamento Modernizar o gerenciamento financeirofinanceiro

Otimizar a gestão administrativaOtimizar a gestão administrativa

Plano de Suporte EstratégicoPlano de Suporte EstratégicoEstratégias, Metas Estratégias, Metas

Os objetivos estratégicos são baseados no Os objetivos estratégicos são baseados no resumo de toda a análise realizada até agora, resumo de toda a análise realizada até agora, portanto são mais amplos e não precisam ser portanto são mais amplos e não precisam ser possíveis de mensurá-lospossíveis de mensurá-los

As estratégias são baseadas nos problemas As estratégias são baseadas nos problemas encontrados no questionário da análise dos encontrados no questionário da análise dos fatores de eficácia, são um pouco menos amplas fatores de eficácia, são um pouco menos amplas que os objetivos Estratégicosque os objetivos Estratégicos

As metas são mais específicas e precisam ser As metas são mais específicas e precisam ser possíveis mensurá-laspossíveis mensurá-las

Lembrando que para cada O.E no mínimo três Lembrando que para cada O.E no mínimo três estratégias e para cada estratégia no mínimo estratégias e para cada estratégia no mínimo duas metas duas metas

Segue exemplo:Segue exemplo:

Objetivos EstratégicosObjetivos Estratégicos EstratégicasEstratégicas MetasMetas

1- Implementar a gestão de benefícios1- Implementar a gestão de benefícios 1.1-Concentrar esforços na otimização da concessão de benefícios1.1-Concentrar esforços na otimização da concessão de benefícios 1.1.1- - Estabelecer um plano de trabalho envolvendo a concessão de 1.1.1- - Estabelecer um plano de trabalho envolvendo a concessão de benefíciosbenefícios

1.2-Utilizar os resultados do cadastro previdenciário1.2-Utilizar os resultados do cadastro previdenciário

1.2.1- Desenvolver 13 medidas de utilização dos dados do cadastro 1.2.1- Desenvolver 13 medidas de utilização dos dados do cadastro de seguradosde segurados

1.3-Dinamizar os procedimentos de analise concessão e 1.3-Dinamizar os procedimentos de analise concessão e manutenção de benefíciosmanutenção de benefícios

1.3.1- Estabelecer um conjunto de 08 medidas para dinamizar 1.3.1- Estabelecer um conjunto de 08 medidas para dinamizar analise, concessão e manutenção de benefíciosanalise, concessão e manutenção de benefícios

2- Otimizar o gerenciamento financeiro2- Otimizar o gerenciamento financeiro 2.1-Estabelecer Estratégias de acompanhamento dos investimentos 2.1-Estabelecer Estratégias de acompanhamento dos investimentos dos recursos previdenciáriosdos recursos previdenciários

2.1.1- Implementar um sistema continuo de acompanhamento e 2.1.1- Implementar um sistema continuo de acompanhamento e avaliação dos investimentos previdenciáriosavaliação dos investimentos previdenciários

2.2-Estabelecer estratégias de compra, pagamentos, e demais 2.2-Estabelecer estratégias de compra, pagamentos, e demais procedimentos financeirosprocedimentos financeiros

2.2.1- Implementar 04 medidas de organização administrativa do 2.2.1- Implementar 04 medidas de organização administrativa do setor de comprasetor de compra

2.2.2- Implementar 01 medida para organizar os pagamentos2.2.2- Implementar 01 medida para organizar os pagamentos

2.2.3- Implementar 05 medidas de organização dos demais 2.2.3- Implementar 05 medidas de organização dos demais procedimentos financeiros procedimentos financeiros

3- Melhoria a gestão administrativa3- Melhoria a gestão administrativa 3.1-Estabelecer normas de procedimentos administrativo3.1-Estabelecer normas de procedimentos administrativo 3.1.1- Implementar 05 medidas de normatização de procedimentos3.1.1- Implementar 05 medidas de normatização de procedimentos

3.2-Otimizar o atendimento aos segurados3.2-Otimizar o atendimento aos segurados

3.2.1- Estabelecer 12 medidas para otimizar o atendimento aos 3.2.1- Estabelecer 12 medidas para otimizar o atendimento aos seguradossegurados

3.4-Implementar a estrutura física administrativa3.4-Implementar a estrutura física administrativa 3.3.1- Estabelecer 15 medidas de adequação da estrutura físico-3.3.1- Estabelecer 15 medidas de adequação da estrutura físico-administrativaadministrativa

Plano de AçãoPlano de Ação

Para cada meta criada deve se estabelecer um Plano de Para cada meta criada deve se estabelecer um Plano de AçãoAção

O Plano de Ação é formado por um conjunto de ações, O Plano de Ação é formado por um conjunto de ações, específicas e mensuráveis que possam ajudar a específicas e mensuráveis que possam ajudar a organização atingir as metas e por conseqüência alcançar organização atingir as metas e por conseqüência alcançar os objetivos propostosos objetivos propostos

É necessário que cada plano de ação contenha o nome da É necessário que cada plano de ação contenha o nome da organização, o objetivo estratégico, o nome do Líder de organização, o objetivo estratégico, o nome do Líder de objetivo, a estratégia , a meta e o nome do gerente de objetivo, a estratégia , a meta e o nome do gerente de meta.meta.

É importante também conter no plano de ação á data de É importante também conter no plano de ação á data de início do plano, o período de revisão e a previsão de início do plano, o período de revisão e a previsão de términotérmino

As pessoas que compõem o P.E estão estabelecidas em um As pessoas que compõem o P.E estão estabelecidas em um Grupo de Sistematização conforme o exemplo que se Grupo de Sistematização conforme o exemplo que se segue:segue:

Grupo de SistematizaçãoGrupo de Sistematização

Coordenador do Planejamento Coordenador do Planejamento EstratégicoEstratégico

Um Líder para cada objetivo estratégicoUm Líder para cada objetivo estratégico

Um gerente de meta para cada metaUm gerente de meta para cada meta

Um responsável para cada açãoUm responsável para cada ação

PLANO DE AÇÃONome da Organização: APARECIDAPREVObjetivo Estratégico: 2- Otimizar o gerenciamento financeiroLíder de Objetivo: Lúcio Flávio Estratégia: 2.2- Estabelecer estratégias de compra, pagamentos, e demais procedimentos financeiros Metas: 2.2.3- Implementar 05 medidas de organização dos demais procedimentos financeiros Indicador da Meta: 05 medidas de organização dos demais procedimentos implementadasGerente de Meta: Lúcio Flávio

NºNº AçõesAções Período de Período de RealizaçãoRealização

ResponsávelResponsável ResultadoResultado EsperadoEsperado

InícioInício TérminoTérmino

0101 Contratar um auxiliar para o Contratar um auxiliar para o departamento financeirodepartamento financeiro

03/0603/06 03/0603/06 LucianoLuciano 01 auxiliar contratado01 auxiliar contratado

0202 Estabelecer uma sistema de Estabelecer uma sistema de avaliação semestral dos avaliação semestral dos

fornecedores de sojtware fornecedores de sojtware para o departamento para o departamento

financeirofinanceiro

02/0602/06 12/0612/06 Lúcio FlávioLúcio Flávio 01 sistemática de avaliação 01 sistemática de avaliação estabelecidaestabelecida

0303 Adquirir um conjunto de Adquirir um conjunto de moveis de escritórios moveis de escritórios com mesa, cadeira e com mesa, cadeira e

arquivoarquivo

02/0602/06 02/0602/06 Lúcio FlávioLúcio Flávio 01 conjunto de moveis 01 conjunto de moveis adquiridoadquirido

0404 Adaptar aguarda-roupa para Adaptar aguarda-roupa para transformar-lo em transformar-lo em

armárioarmário

01/0601/06 01/0601/06 Lúcio FlávioLúcio Flávio 01 guarda-roupa adaptado01 guarda-roupa adaptado

0505 Adquirir uma impressoraAdquirir uma impressora 01/0601/06 01/0601/06 Lúcio FlávioLúcio Flávio 01 impressora adquirida01 impressora adquirida

PLANO DE AÇÃONome da Organização: APARECIDAPREVObjetivo Estratégico: 3- Melhorar a gestão administrativaLíder de Objetivo: Maria MarleneEstratégia: 3.4- Implementar a estrutura físico-administrativaMetas: 3.3.1- Estabelecer 15 medidas de adequação da estrutura físico-administrativa Indicador da Meta: 15 medidas de adequação da estrutura físico-administrativa estabelecidasGerente de Meta: Maria Marlene

NºNº AçõesAções Período de RealizaçãoPeríodo de Realização ResponsávelResponsável ResultadoResultado EsperadoEsperado

InícioInício TérminoTérmino

0101 Adquirir 03 computadores completosAdquirir 03 computadores completos 02/0602/06 03/0603/06 LeonardoLeonardo 03- Computadores adquiridos03- Computadores adquiridos

0202 Adquirir 02 impressorasAdquirir 02 impressoras 02/0602/06 03/0603/06 LeonardoLeonardo 02- impressoras adquiridas02- impressoras adquiridas

03 03 Adquirir 01 scannerAdquirir 01 scanner 02/0602/06 03/0603/06 LeonardoLeonardo 01- Scanner adquirida01- Scanner adquirida

0404 Adquirir divisória para separar os Adquirir divisória para separar os departamentosdepartamentos

02/0602/06 04/0604/06 RonaldoRonaldo Divisórias adquiridasDivisórias adquiridas

0505 Adquirir 03 jogos de mesa cadeira de Adquirir 03 jogos de mesa cadeira de escritório escritório

02/0602/06 04/0604/06 LucianoLuciano 03 jogos de escritório adquiridos03 jogos de escritório adquiridos

0606 Adequar o gabinete da presidência com Adequar o gabinete da presidência com mesa, cadeira e armáriomesa, cadeira e armário

02/0602/06 04/0604/06 LucianoLuciano Gabinete da presidência adequadoGabinete da presidência adequado

0707 Adquirir uma maquina de fotocópias Adquirir uma maquina de fotocópias 02/0602/06 03/0603/06 LeonardoLeonardo 01- Maquina de fotocópias adquirida01- Maquina de fotocópias adquirida

0808 Adquirir 8 poltronas de espera para a Adquirir 8 poltronas de espera para a recepçãorecepção

02/0602/06 03/0603/06 RonaldoRonaldo 08- Poltronas de sala de espera 08- Poltronas de sala de espera adquiridaadquirida

0909 Adquirir um veículoAdquirir um veículo 01/0601/06 01/0601/06 LucianoLuciano 01- Veículo adquirido01- Veículo adquirido

1010 Adquirir 02 armários para arquivoAdquirir 02 armários para arquivo 02/0602/06 03/0603/06 RonaldoRonaldo 02- armários para arquivo adquirido02- armários para arquivo adquirido

1111 Fazer uma reforma na pintura e o telhadoFazer uma reforma na pintura e o telhado 02/0602/06 04/0604/06 LucianoLuciano Reforma da pintura e telhado realizadaReforma da pintura e telhado realizada

1212 Construir um banheiro para os funcionários Construir um banheiro para os funcionários 02/0602/06 04/0604/06 LucianoLuciano 01- Banheiro construído01- Banheiro construído

1313 Confeccionar 04 bannes contendo a visão Confeccionar 04 bannes contendo a visão estratégica do institutoestratégica do instituto

01/0601/06 02/0602/06 LucianoLuciano 04-Bannes confeccionados04-Bannes confeccionados

1414 Melhorar o sistema de internetMelhorar o sistema de internet 01/0601/06 02/0602/06 LeonardoLeonardo Sistema de internet melhoradoSistema de internet melhorado

4a. e 5a. Etapas4a. e 5a. EtapasExecução, Acompanhamento e ControleExecução, Acompanhamento e Controle

Ocorre quando a elaboração do PE está totalmente Ocorre quando a elaboração do PE está totalmente concluída e seus planos de ação começam a ser concluída e seus planos de ação começam a ser implementados. implementados.

Etapa extremamente importante para o sucesso do planoEtapa extremamente importante para o sucesso do plano É necessário que aconteça constantemente durante a É necessário que aconteça constantemente durante a

realização das ações(revisão)realização das ações(revisão) Se por acaso alguma ação não for possível ser realizada Se por acaso alguma ação não for possível ser realizada

poderá ser substituída de acordo com a necessidade e poderá ser substituída de acordo com a necessidade e avaliação da organizaçãoavaliação da organização

Produção de relatórios mensais da realização das Produção de relatórios mensais da realização das ações(controle)ações(controle)

Se qualquer fato acontecer e que possa colocar em risco o Se qualquer fato acontecer e que possa colocar em risco o sucesso do plano é preciso promover o que chamamos de sucesso do plano é preciso promover o que chamamos de recuperação do processorecuperação do processo

Pensar, agir e pensar sobre a ação, rever , Pensar, agir e pensar sobre a ação, rever , corrigir e novamente pensar, constituem corrigir e novamente pensar, constituem

etapas importantes num processo de etapas importantes num processo de planejamento.Existem outras formas de planejamento.Existem outras formas de

planejamento.Essa é uma sugestão que a planejamento.Essa é uma sugestão que a Agoprem tem colocado a disposição de seus Agoprem tem colocado a disposição de seus

associados em Goiás e tem gerado bons associados em Goiás e tem gerado bons resultados.Os nossos segurados merecem resultados.Os nossos segurados merecem

serviços previdenciários de qualidade e nós serviços previdenciários de qualidade e nós gestores, temos o dever de buscar novas gestores, temos o dever de buscar novas

formas de gestão para cumprir com a nossa formas de gestão para cumprir com a nossa missão.missão.

Luciano Rogério FernandesLuciano Rogério Fernandes