AdministraçãodoTempo

ProduzaMaiseSejaFeliz

RogérioBarrionuevoG.Leques

AdministraçãodoTempoProduzaMaiseSejaFeliz

Agradecimentosespeciais

NãoconseguiriaescreverestelivrosemacompreensãoeapoiodeminhacompanheiraRejane.Forammuitasnoitesefinaisdesemanaquedediqueiparaapesquisaeelaboraçãodestelivro.Aosmeus filhosRossanaeRodrigo,peloestímulorecebidodesdeoprimeiromomentoemque

comenteisobreesteprojeto.ÀminhanetaCaroline,pormemostrarqueencontramosafelicidadenaspequenascoisas.Aomeu irmãoFernando, pelas sugestões dadas quando este projeto era apenas uma ideia na

minhacabeça.MeuobrigadoaminhairmãFátima,leitoradaprimeiraversãodestetextoegrandeincentivadora.UmamençãoespecialaminhamãeNancypeloapoioincondicionalemtodosospassosquedeie

ameupai,Manuel,portermemostradoocaminhocorretoaserseguido.Agradeço também aos meus colegas da Logimed, que participaram ativamente das primeiras

turmasdocursosobreAdministraçãodoTempo.Elesmeajudaramaaprimoraroconjuntodeideiasquecompõeestelivro.

“Nóssomosdonosdonossotempo,saberusá-lodeformaracionalémeiocaminhoparaafelicidadeeaprosperidade.”

RogérioBarrionuevoGonçalvesLeques

SobreoAutor

RogérioBarrionuevoG.LequeséApministraporPostaleatuanosegmentopelogísticaexpressahá três pécapas, em empresas pe pistribuição pe objetos sensíveis ao tempo, como Correios eVaspex.Comoespecialista peCorreioExpresso, prestou consultoria em18paísespaAméricapoSul,AméricaCentral,CaribeeÁfrica.Comoconsultorprestou, serviçosparaempresasaéreaseparaoutrasgranpes companhiaspo

setor pe logística e transporte. Nos últimos cinco anos, está atuanpo no segmento pe logísticahospitalar.Mantém pespe setembro pe 2007 o Blog po Rogério onpe publica matérias pe Logística,

Transporte e Tecnologia com notícias po Brasil, Portugal e Países pe Expressão Portuguesa, quepope ser acessapo pelos pomínios <http://www.blogporogerio.com.br> e<http://www.blogporogerio.pt>.Rogério pesenvolveu uma aborpagem interessante sobre Administração do Tempo e agora

passaacompartilharsuasipeiasetécnicascomvocêsnestapublicação.

“Otempoéteucapital;tensdeosaberutilizar.Perdertempoéestragaravida.”

FranzKafka

Comolerestelivro

Lembre-sedequevocêédonodoseutempo.Eugostariamuitoquevocêlesseintegralmenteolivro,decaboarabo,masnãoénecessário.Vocêpodeconsultardiretamenteoscapítulosdemaiorinteresseounecessidade.Podefolheareescolheroscapítuloseestabeleceroseuroteirodeleituradentrodoseuritmo.

Para facilitar ainda mais a administração do seu tempo, me preocupei em fazer pequenosresumosaofinaldecadatópico,comospontosmaisrelevantes.Verdadeirasdicasparafacilitaragestãodotemponoseudiaadia.Nadadeteoriascomplicadas.Apenasumasíntesedecadatópico.

Vocêpodeainda leroresumoese interessaremleroconteúdodotópico.Assim,vocêsaberáexatamente o que vai encontrar. Finalmente, o quadro resumo tem uma outra funcionalidadeimportante.Eleoajudaráafixarosconceitosapresentados.

Boaleitura,esperoquedesfruteeaofinalvocêpossaadministrarmelhoroseutempo.ProduzirmaiseserFeliz!

“Otempoéaúnicariquezaqueédistribuídaigualmenteportodososhomens:Acadaumsãodadasprecisamente24horasemcadadiaquepassa.”

SaintJohn

Introdução

Objetossensíveisao tempo.Aprimeiravezqueouviestaexpressão,pensei:comoassim?Algoqueperdeovalorouosentidosenãoforentreguedentrodeumprazodefinido?Sim.Éistomesmo.Uma proposta para uma concorrência, por exemplo. Tem data e hora para chegar. Um segundodepois,perdetotalmenteoseuvalor.

Umdesafioetanto.Afinalsãomilharesdedocumentosemercadoriastransportadosdiariamentecom tempo determinado para chegar. Uma luta diária contra o relógio e todos os obstáculospossíveis e imagináveis que insistem em atrapalhar a engrenagem logística montada de formacuidadosaparaatenderprazosenecessidadesdeclientesdetodososcantosdoBrasiledomundo.

Demorei,maspercebiqueotempoeraumaliadomeuenãouminimigo.Maisqueumaquestãosutildeenfoquedecomoencararosmeusdesafios,medeiporcontade

que administrarmelhor omeu tempo e o daminha equipe poderia ser uma boa estratégia paraalcançarmelhoresresultados,commenoresforço.

Muitosdenósgostaríamosqueodiativesse25horasoumais,parapoderdarcontadastarefasque ficaram incompletas ou intocadas no final do dia. Mas será que isto resolveria nossosproblemas? Ter mais tempo e não saber utilizá-lo de forma correta pode não ser a melhoralternativaparaasnossasvidas.

Aafobaçãonãoésinônimoderapidez.Nãoéprecisocorrerotempotodo.Bastafazerascoisascertas, no ritmo certo. A cadência e a disciplina são muito mais importantes que a correriadesenfreadaquenosfazcansarnomeiodocaminhoe,muitasvezes,desistirdosnossosobjetivosantesdealcançá-los.

Às vezes, o nosso problema começa antes, pois é preciso saber o que se quer, que resultadosqueremosatingir.

“Paraotimoneiroquenãosabeparaondeir,todooventoéruim.”Aolongodestelivro,voudetalharalgumastécnicasquevãoajudá-loalidarmelhornaexecução

desuasatividadesdeformamaisracionaleeficaze,comisto,otimizarousodoseutempo.Espero sinceramente que ler esta publicação contribua para que realmente Você

ProduzaMaiseSejaFeliz!

“Éimportantetermetas,mastambéméfundamentalplanejarcuidadosamentecadapassoparaatingi-las.”

Bernardinho

1Comoplanejareorganizarseutempo

1.1AVidadeHojeVocê acorda demanhã e, quando se lembra do que tem que fazer ao longo do dia, sente um

desânimo?Afinaldecontastudoéurgente!Tudomesmo?Vocêconsegueavaliarcorretamenteseumatarefarealmenteéurgente?Astarefassãotodasparaontem!Eramparaontemouvocêficouesperandooprazofatalvencer?

Ainda bem que você é esperto e consegue fazer várias coisas ao mesmo tempo. Com isto,conseguesermuitomaisrápidoeeficaznarealizaçãodesuastarefas.Istoéverdademesmoousetratadeummito?

Tempoédinheiro!Será?Penseumpouco,dinheiroétempo?Não.Vocênãoconseguecomprartempo. Você não herda tempo e nem consegue multiplicá-lo em operações bancárias. Você nãoconsegueacumulartempo,ouseja,guardarumtempoociosohojeparaaproveitá-lonofuturo.Nãoconsegueestocá-lo,comoumariqueza,éverdade.Masvocêpodeconsiderarqueotempoéumbemtão precioso como dinheiro. Então, você pode cuidar do seu tempo como um bem precioso evalorizarcadaminutodele.

Urgenteouimportante?Étudoamesmacoisa!Será?Vocêconseguedizerexatamenteoqueéimportanteparaasuavidaousuaempresa?

O objetivo deste livro é auxiliá-lo na busca de respostas para estas questões e lhe sugerirmétodoseinstrumentosparafacilitarasuagestãodotempo.

Tenho certeza de que você vai termais qualidadede vida se colocar emprática os princípiossugeridos nesta publicação. Você vai aumentar sua produtividade e conseguir mais tempo pararealizaratividadesquelhedeemprazerouajudememseuautodesenvolvimento.1.2ValoreseÉtica

O objetivo deste livro não é discorrer sobre a formação de valores e sobre a ética.Mas vocêprecisa refletirumpoucosobreestasquestões.Afinaldecontas sãoconceitosmuito importantesparaestabelecermosprioridadesdoquefazereoprincipalmenteoquenãofazer.

Ética,dogregoethos,significamododeser,caráter,comportamento,éoramodafilosofiaquebuscaestudareindicaromelhormododevivernocotidianoenasociedade.Diferencia-sedamoral,pois enquanto esta se fundamenta na obediência a normas, tabus, costumes ou mandamentosculturais, hierárquicos ou religiosos recebidos, a ética, ao contrário, busca fundamentar o bommododeviverpelopensamentohumano.

Se você é empresário ou executivo, é obrigação sua definir e divulgar os valores de suacompanhia. Se você é gerente, supervisor ou tem cargo de chefia, tem o dever (e o direito) deconhecerosvaloresdesuaempresa.Normalmente,éumdocumentodivididoem3partesquetrazamissão,valor(es)evisãodivulgadonositeouintranetdesuaorganização.Sesuaempresaémaisretraída e não tem tais informações publicadas em local de fácil acesso, consulte sua chefiaimediataouodepartamentoderecursoshumanos.

JackWelch,noseulivro“PaixãoporVencer”,daeditoraCampus,dedicaumcapítulointeiroaostemasMissãoeValores,ecomentaquemuitasvezesasempresasseapegamaclichêsechavõespara definir tais conceitos. Se os conceitos forem vagos, como poderemos exigir que oscolaboradorestenhamacondutadeacordocomosvaloresdacorporação?

Parachegaraoscolaboradorescommensagensclaras,éprecisoenvolvimentodaaltaDireção,pois cabe a ela dar o rumo para a corporação. Já a adesão entusiasmada do time é fruto daparticipaçãoedebateentreaequipe.Aparticipaçãodaschefias intermediáriasé fundamentalnadivulgação e detalhamento, de forma que todos se sintam comprometidos com os valores dacorporação.

É preciso que a equipe realmente absorva os valores e os pratique. Qualquer tentativa deempurrar“goelaabaixo”valoresaseremseguidospelacorporaçãonãofuncionaráacontento.Háumgranderiscodevalores,devisãoedemissãoserviremapenasdeadornoemumabonitaplacadeaçoescovadonarecepçãoouhalldeentradadaempresa.

Alémdosvalores“corporativos”,devemoslevaremcontaaculturadaorganizaçãoquepodeteritens relacionados a aspectos pessoais. Já trabalhei em empresa em que era proibido marido emulhertrabalharemnamesmaunidade.

Existemtambémosvaloresdoqueécertoeerrado,doqueébomemau,obeloeofeio,oqueémodernoeultrapassado.

Tais valores possuem variações de pessoa a pessoa e entre as empresas também. Algumasestimulamacompetitividadeentrecolegaseunidades;outrasconsideramalgumasaçõesantiéticas.Dequalquer forma, é preciso conhecer a simesmoe a sua empresaparapoder julgar de formacorretaasprioridades.Saberoqueédefatoimportanteparasieparasuaempresa.

Outrovalorqueestáemdestaquenomomentoéodasustentabilidade.Nesteconjunto,entramdesde a questão de não poluir, de evitar gastar recursos não renováveis desnecessariamente atéadotar hábitos de reciclar materiais. Há um estímulo para se usar produtos de empresas querespeitem os direitos humanos e, desta forma, impedir o trabalho infantil, a exploração depopulações pobres ou abusos contra minorias étnicas como índios e povos da floresta. Evitar odesmatamentoéumadasprincipaisaçõesdesustentabilidade,ehojemuitosprodutosjápossuemoselo FSC (Forest Stewardship Council) que garante que produto comercializado por seusfabricantes,processadores,compradoresevendedoresfoifabricadocommatéria-primadeflorestascertificadas.

Figura1–SeloFSCdeFlorestasCertificadas

HojemuitasempresaspossuemCódigodeÉticacomregrasclarasarespeitodecomportamento,como restrições a aceitar convites de refeições ou idas a eventos artísticos com fornecedores,brindesacimadedeterminadovalorouoexercícioatividades consideradas concorrenciais comaprópriainstituição,entreoutros.Normalmente,notreinamentoinicial,oprópriosetorderecursoshumanosdivulgaositeemque

estápublicadooCódigodeÉtica, istoquandonãoentregaumexemplardo livreto com todas asregrasdecondutadacompanhia.AlgumasprofissõestambémpossuemoseuCódigodeÉtica,sejapornormadoórgãodeclasse,

sejamedianteleideregulamentaçãodaprofissão.ÉTICAEVALORESÉtica,qogregoethos,significamoqoqeser,caráter,comportamento.Éoramoqafilosofiaquebuscaestuqareinqicaromelhormoqoqevivernocotiqianoenasocieqaqe.Valoréalgosiginificativo, importante,paraum inqivíquoougruposocial, segunqoosociólogoNilqoViana.Asempresas costumam ter seus Valores, Visão e Missão publicaqos para que seus colaboraqores entenqamclaramentetaisconceitos.

1.3UrgenteeImportanteParavocêUrgenteeImportantesãoamesmacoisa?Sevocêrespondeuafirmativamente,estána

horadereverseusconceitos!Diferenciarseumatarefaéurgenteouimportanteoauxiliaráaestabelecerprioridadeseseorganizarmelhorparapoderdarcontadetudooqueprecisaserfeito.

1.3.1UrgenteEstádiretamenteligadoaosentidodesensívelaotempo.Éalgoqueprecisaserrealizadoacurto

ou curtíssimo prazo.Mas só isto não basta, pois assistir a estreia de um filme tem data e horadefinidas. Todavia, para a grande maioria das pessoas que não estão no mundo artístico ou daproduçãocinematográficanãohaveráprejuízoalgumseperderaestreia.Afinaldecontas,podemosassistiroreferidofilmeduranteatemporadadeexibiçãonoscinemas,semcontarasopçõesdopay-per-viewnasTVSacaboounainternetou,ainda,oalugueldofilmeemDVD,Bluerayouqualqueroutradotecnologiadomomento.Aurgênciaestáligadaaumprazofataleaumprejuízoconcreto,umaperdamaterialnagrande

maioria das vezes quando nos referimos ao mundo corporativo, no entanto, pode também seremocional,sepensarmosnavidapessoal.Outrofatorquepodelevaràurgênciasãoasoportunidadesquesurgemnomundodosnegócios

que, muitas vezes, têm um caráter de sazonalidade ou quem sai na frente tem a primazia emrelaçãoàconcorrência.Contudo,muitasvezes,protelamosalgumasações,porváriosmotivos(difícil,chata,complexaou

desgastante, para citar alguns deles) e para isto nos distraímos com assuntos rotineiros oudesperdiçamos nosso tempo com atividades que não deveríamos fazer (por não serem de nossacompetênciaouquepoderiamserdelegadasaoutrosmembrosdaequipe).Outro fator que torna algumas atividades urgentes é a nossa falta de organização. A falta de

planejamento faz que com que só acendamos o “farol” para uma tarefa quando ela se tornaabsolutamentecríticanoquese refereaoprazode realizá-la.Aíostress do tempo se esgotandoparaasuaentregaaumentaapressão.Subestimar a complexidade de uma atividade é outro fator que gera atrasos pela falta de

planejamentodecomoexecutarumaatividade.Muitasvezes,sefalaquetrabalharemequipeéuma“arte”,ouum“dom”,entretanto,paraseutilizarmosastécnicasadequadas,adivisãodetarefaséalgo ao alcance damaioria de nós. Para tanto, é preciso delegar (mais adiante volto ao tema) eacompanharasuaexecução.

1.3.2ImportanteA importânciadeumaaçãoou tarefaestádiretamenteassociadaaovaloragregadoqueasua

realização pode contribuir para nossa corporação ou vida pessoal. À primeira vista, pensamosimediatamente em resultados materiais como faturamento, lucro ou algum acréscimo depatrimônio. Este pode ser um dos critérios, mas podemos incluir outros pontos, como aquelesligados a aumento de produtividade e qualidade. A racionalização é um parâmetro que tambémdeve ser levado em conta. E, neste caso, devemos nos perguntar se o que estamos pretendendofazeréalgoqueagregavalorou,emvezdepensaremfazermaisoumelhor,deveríamosrepensaretalvez fazerdiferenteouatémesmoproporo términodaatividade jáqueelaagregapoucovalor

paraacorporaçãoouparaasnossasvidas.Pensardestaforma,parecefácil,masnãoé.Temos“apego”àsnossasrotinasque,muitasvezes,

nem sabemos bempara que servemou a quem será útil. Alémdisto, elas são “ladras” do nossotempo (vide o tópico “Ladrões de Tempo”) e passamos uma parte dele executando-as no “pilotoautomático”,perdendoumbemtãopreciosoeescassocomootempo.Navidapessoal,existematividadesimportantesquenãoestãoligadasdiretamenteaosaspectos

materiaiscomooconhecimentoouprazer,emquepeseacadadiaestarmaisdifícildissociartaiscaracterísticas,poisumapós-graduaçãoexigetempo,dedicaçãoerecursosparabancarnãosóasdespesasdiretaseindiretascomocurso,comotambémparapodersesustentareconomicamenteduranteoperíodoqueserádedicadoaoestudo.Viagens,passeiosouumasimples idaaocinemaou teatro tambémtêmfatores financeirosem

suavolta,masexistemalternativasparatodososgostosebolsose,portanto,nãosãotãodecisivosassim.VoltamosaopontodecisivodosValores.ÉprecisoconhecerosValoresdenossaCorporaçãoeos

nossospróprios.Nãoéofocodestelivroajudá-loaencontrartaisvalores,porém,seelesnãoestãoclaros, você terá dificuldade para estabelecer suas prioridades. Tema que abordo no próximocapítulo.URGENTEEIMPORTANTEUrgente:Está associaqo ao sentiqo qe sensível ao tempo. A urgência está ligaqa a um prazo fatal e a um prejuízoconcreto. Material, na granqemaioria qas vezes quanqo nos referimos aomunqo corporativo, mas poqe também seremocional,sepensarmosnaviqapessoal.Importante: Está qiretamente associaqo ao valor agregaqo que a sua realização poqe contribuir para nossacorporação ou viqa pessoal. À primeira vista, pensamos imeqiatamente em resultaqos materiais comofaturamento, lucrooualgumacréscimoqepatrimônio, toqavia, poqemos incluir outrosatributos comoaquelesligaqosaaumentoqeproqutiviqaqeequaliqaqe.

1.4AçõeseMetasNestaseção,vamosabordaraçõesemetas.Sãoconceitosimportantesparapodermosplanejara

realizaçãodenossasatividadese,destaforma,podermosadministrarotemponecessárioparaasuaexecução.

1.4.1AçõesNoWikidicionário,overbeteaçãoédescritocomosendooefeitodeatuarouopoderdeefetuar

umaatividade.Portanto,vamosconsideraraçãocadarealizaçãodeatividade.Podemserrepetitivas(rotinasadministrativasereuniões,porexemplo)ouesporádicascomorealizarumaviagemouumavisitatécnica.Podemserpararealizaçãodeumaatividadequetemcomeço,meioefim(aberturadeumanovaunidade)e,dependendodasuacomplexidade,podemsersubdivididasemváriasaçõespara facilitarsuaexecução.Normalmente,denominamosestasaçõesmaiscomplexasdeprojetos,até porque necessitamos do apoio de outras unidades ou setores da Corporação.Não é objetivodestelivrodetalharoplanejamentoeaexecuçãodeprojetos.

Sevocêemalgummomentotiverdúvidasedeveconsideraraatividadecomoumaaçãoquedevaser listada, considere qualquer atividade que você tenha que se dedicarmais de quinzeminutosdiários.Aolongodaleituradestelivro,vocêcertamenterevisaráeincluiráaçõesqueseesqueceudelistarinicialmenteouexcluiralgumasdelas.

Nestafase,inclua“tudo”.Oobjetivoinicialévocêrefletirsobresuasações,ouseja,ondevocêestágastandooseutempo.Listeosdeslocamentoscasosuasatividadessejamrealizadasemdoisoumaislocais.Nãoseesqueçadeincluirostemposdelocomoçãonoseuplanejamento.

Insistonesteponto.Sevocêolharparasuaagendano finaldodia, irá sesurpreender.Algunspoucos registros; provavelmente, você anotou somente os compromissos mais relevantes (semcomputar o deslocamento no trânsito) e você está “arrebentado”, exausto. Reflita onde foi o seutemporestante?Foibemaproveitadoouvocêdeixouos“LadrõesdeTempo”sugarsuaenergia?

1.4.2MetasVamos definir comometa o objetivo a ser alcançado e, neste sentido, temos de responder às

seguintes perguntas: O quê? Quanto? Quando? Desta forma, estabelecemos o que queremosalcançar, quantificar a meta e estabelecer em que período estamos prevendo realizar o nossoobjetivo.

Nãotenhoapretensãodeesgotaroassunto,masdareialgumasdicaspráticaspara facilitaroestabelecimentodesuasmetas.

Vamosdividi-lasemdoisgrandesgrupos:a)metasderealizaçãodetarefascomcomeço,meioefim;b)metasdeaçõescontínuas.1.4.2.1Metasdeaçõescomcomeço,meioefimVocêatépodeestabelecermetas intermediáriasparaavaliararealizaçãodetarefascomplexas

ouprojetos.Noentanto,normalmente,sãoaçõesdotipo“tudoounada”.Umexemploéabrirumafilialnovaoucomeçarumserviçonovo.Paraefeitodegestão,vocêpodetermetasintermediáriasparaacompanharsevocêousuaequipeestãorealizandoastarefasdentrodocronograma.Masumnovo serviço com 85% concluído e que ainda não está sendo comercializado, significa o que emtermosdevaloragregadoasuacorporação?Zero.Portanto,sãometasquechamodebinárias:“0ou1”ou“0%ou100%”.

Claro que existem algumas metas deste grupo que podem ser avaliadas com percentual; porexemplo, a renovaçãoda frota.Neste caso, resultadosproporcionais expressamcom fidelidade aparceladoobjetivoalcançado.

1.4.2.2MetasdeaçõescontínuasAntes de estabelecer suas metas, faça um benchmarking (busca pelas melhores práticas que

conduzemuma empresa àmaximização daperformance empresarial.Uma definição formal dadapor David T. Kearns daXerox Corporation afirma que “Benchmarking é o processo contínuo demediçãodeprodutos,serviçosepráticasemrelaçãoaosmaisfortesconcorrentes,ouàsempresasreconhecidascomolíderesemsuasindústrias”).

Dependendo de sua atividade, existem alguns indicadores que são usados pelo seu segmento.Usarindicadoresquesejamusados,inclusivepelosseusconcorrentes,permiteumaavaliaçãomaisrealistadequeestágioestásuaUnidadeouCorporação.

Vocêtambémdeveestabeleceramétricaqueseráutilizada.Dediqueumaatençãoespecialaestetópico, afinal de contas, dependendo da forma que você for medir suas metas, elas poderão

consumirmaisoumenostempo.Normalmente,sãoasaçõesrepetitivasquevãorepercutirdeformasignificativanaprodutividade

enosresultadosdasuaCorporação.Dêatençãoespecialaelas.Açõesrepetitivassãoemsuamaioriaatividadesoperacionaiseadministrativaseasuamelhoria

significamaisqualidadeparaseusclienteseaumentodecompetitividade.Nãoseesqueçadequepoupartempoéeconomizardinheiro;portanto,sevocêeliminaralguns

passosdesnecessáriosouconseguirracionalizaraformadeexecutarumconjuntodetarefasoupelomenosumaúnicatarefa,melhoraráseuresultado,comumcustomenor.

Aofazeroplanejamentodesuasmetasdestegrupo,avalieoestágioatualemqueseencontrasuaunidadeoucorporação.

Seumdeterminado indicador aindanãoémedido, reveja todooprocesso.Preocupe-se comamétrica,conformejácomentei.

Se jáexisteumameta, comparecomaspraticadaspelomercado.Veja se suacorporaçãoestáentreointervaloaceitopelomercado.

Se estivermuito abaixo do praticado pelomercado, você tem uma excelente oportunidade demelhoria. Avaliemetas progressivas em prazos realistas paramotivar a equipe e tirar o “algo amais” dogrupo.Não caia na armadilhade colocarmetas fáceis demais ou impossíveis de serematingidas.

Sevocêestádentrodointervalo,temumaboabaseepoderáestabelecersuasmetas,deformaamelhorargradativaecontinuamenteseusresultados.AÇÕESEMETASAções:Éoefeitodeatuarouopoderdeefetuarumaatividade.Éarealizaçãodecadaatividade.Podemserrepetitivas,esporádicas,específicascomcomeço,meioefimoucomplexasdenominadasdeprojetos,quedevemsersubdivididasemváriasaçõesparafacilitarsuaexecução.Metas:Éoobjetivoaseralcançadocomadefiniçãodoquequeremosalcançar,comaquantificaçãodametaecomprazosestabelecidos.Emresumo,devemosresponderàsseguintesperguntas:Oquê?Quanto?Quem?1.5EstabelecimentodePrioridades

Existemváriasmaneirasdeestabelecerassuasprioridades.Nãotenhoapretensãodeesgotaroassunto,masvoumencionartrêsdelas:

1.5.1ListagemdasAçõeseMetasÉuma formasimplificadadeelencaras suasprioridades.Primeirovocê lista todasasaçõese

metasquepretendefazerdentrodeumdeterminadoperíododetempo.Vocêpodeusaro formulárioapresentadoaseguirpara facilitarsuatarefa.Apenaspreenchao

campo“Atividade”.Nãosepreocupeempreenchera“Prioridade”nestemomento.Se você preferir pode utilizar uma planilha eletrônica tipo excel para fazer esta atividade

também.Olayoutdelaémuitosimples:apenas2colunasevocêpodereproduziromodelodonossoformulário.

Figura2–FormulárioListadePrioridades

Apóslistartodasasatividades,estabeleçaumaordemderelevânciaentreelas.Sevocêestiverutilizandooformulárioquesugerimos,listeaprioridadedecadatarefaaolado

em ordem de relevância. A atividade de maior prioridade será a de número 1, a segunda a denúmero2eassimsucessivamenteatéaúltimadelas.

Se você estiver fazendo esta atividade usando a planilha eletrônica, poderá adotar o mesmoprocedimento sugerido no item anterior. Ao final, você poderá ordenar as atividades em ordemcrescente.Destaforma,notopo,estaráaquevocêclassificoucomoamaisrelevantedetodas.Nasequência,asegundamaisrelevanteatéchegaràúltimadelasqueseráamenosrelevanteentreasaçõesemetaslistadas.

1.5.2CurvaABCIsto mesmo, a velha Curva ABC também pode ser um bommétodo para estabelecer as suas

prioridades:

Figura3–CurvaABC–Fonte:BlogOperandoBien

Passo1–listartodasasaçõesemetasdoperíodo.Vocêpodeutilizaroformulárioaseguir:

Figura4–FormuláriodeAtividades–CurvaABC

Passo2–Selecioneasmaisimportantes.Passo3–VerifiquedentreasatividadesImportantes,quaistêmnecessidadedeconclusãoacurto

prazo (Urgentes). Elas vão compor o Grupo “A”. São as atividades relevantes que, se não foremfeitasdentrodoprazodeterminado,gerarãoalgumtipodeprejuízoouperda.Passo4–AsatividadesimportantesdemédioelongoprazosquenãoforamincluídasnoGrupo

“A” serão classificadas como Grupo “B”. São as atividades que, quando concluídas, podem darqualidade a sua Corporação e a você mesmo. Afinal, concluir ações, antes delas se tornaremcríticas, reduz o stress e aumenta a produtividade, pois sem a pressão do tempo acabando,certamente,vocêcometerámenoserroseoretrabalhoéumvilãonagestãodotempo.Passo5–ReleiaatentamenteasatividadesqueaindanãoforamclassificadasnosGrupos“A”e

“B”. Elas vão compor o último Grupo, o “C”. Mas não faça esta tarefa de forma mecânica ouautomática.Chequesealgumadelasnãotemrelevânciasuficiente.Eseelanãoagregarvalorenãofor algo obrigatório na sua Corporação, simplesmente, exclua. Se for uma atividade obrigatória,comunique-secomoresponsávelporelaeapresenteosseusargumentosparaexcluí-la.Vocêpodeeliminar uma fatia da burocracia de sua Corporação ou receber dados complementares sobre arelevânciadetalatividade.Se você conseguiu eliminar uma oumais atividades doGrupo “C”, você acabou de identificar

alguns“ladrões”doseutempo.Aliás,euvouabordaresteassuntomaisparaafrente.AnalisesuaCurva“ABC”.Observeseelasegueaproporçãodográficoapresentadonocomeço

destetópico,ouseja,ogrupo“A”tem20%dositens,o“B”deveter30%eo“C”os50%restantes.Sesuacurvaestivermuitodivergente,revejasuaclassificaçãoereclassifiqueumoumaisitens.Se estiver na proporção, parabéns, você conseguiu estabelecer suas prioridades de forma

adequada.1.5.3QuadranteAo abordarmos as atividades que estamos tentando priorizar, usamos basicamente duas

variáveis:otempoesuarelevância.Podemosapresentarnossasprioridadespormeiodeumgráficocartesiano(x,y).Estatécnicaédenominadade“AnálisedoQuadrante”.

Figura5–GráficodeAnálisedosQuadrantes

Passo 1 – listar todas as ações e metas. Utilize o formulário abaixo. Você pode utilizar umaplanilhacomomesmolayoutdoformulário,istofacilitaráaconclusãodestaatividade:

Figura6–FormuláriodeAtividades–Quadrante

Passo2–ClassifiqueaRelevânciadecadaumadelas:Baixa(1),Média(3)eAlta(5).Passo3–ClassifiqueoPrazodeExecuçãodaAtividadedecadaumadelas:Curto(1),Médio(3)e

Longo(5).

Passo4–Vejaemquequadrantecadaitemseenquadra.

Figura7–GráficodeAnálisedosQuadrantes

1.5.3.1QuadranteA

Figura8–GráficodeAnálisedoQuadranteA

São as ações de alta relevância e que devem ser realizados em curto prazo. São as açõesclassificadasdeImportanteseUrgentes.Vocêdevedaramáximaprioridadenaexecuçãodasaçõesdestegrupo.Aperdadeprazonarealizaçãodetaisatividadespoderepresentarprejuízosreaiseconcretosasuacorporação.

Vocêdevetambémfazerumareflexão:oquelevouaçõesqueeramtãoimportantesficaremcomprazo apertado para sua realização? Faltou percepção da sua importância e urgência? Faltouinformação para sua realização? A análise vai lhe ajudar a evitar que novas ações importantespassematerumprazocríticoecomchancerealdeocasionaremprejuízosasuacorporação.

1.5.3.2QuadranteB

Figura9–GráficodeAnálisedoQuadranteB

AçõesconsideradasdeAltaRelevânciaequepodemserrealizadasamédioalongoprazosserãoclassificadascomoGrupo“B”.

Sãoasatividadesque,quandoconcluídaspodemdarqualidadeasuacorporaçãoeavocêmesmonotrabalho.

Afinal,concluiraçõesantesdelassetornaremcríticas,reduzostresseaumentaaprodutividade,poissemapressãodotempoacabando,certamente,vocêcometerámenoserroseoretrabalhoéumvilãonagestãodotempoou,comoeuclassifico,um“LadrãodeTempo”.

Portanto,nãoproteleaexecuçãodetaisatividades.Elasvãofazeradiferençanoseudiaadia.Executivosdealtaperformancesãoosqueconseguemrealizarasaçõesimportantesdentrodo

quadrante“B”,comprazosadequados,gerandoresultadosparaacorporação,semnecessidadedeestressaraequipeegerardespesasextrasnoorçamentoemrazãodafaltadetempoparacumprirsuasmetas.

Estimule sua equipe a identificar as ações do quadrante “B”.Dedique vocêmesmoum tempoadequadoàsatividadesdestequadrante.Claroquevocênãovaipoder“economizar”oseutempodurantearealizaçãodasatividadesdoquadrante”A”.

1.5.3.3QuadranteC

Figura10–GráficodeAnálisedoQuadranteC

Ações consideradas de baixa relevância, porém, com prazo de execução curto, são as que seenquadrarãonoquadrante“C”.Possuemumaaurade“urgência”porcausadoprazoqueestaráse

esgotandoemcurtoespaçodetempoepodemocasionaralgumtipodeprejuízoouperdaparasuacorporação,casosejamrealizadasatempo.

Éprecisoanalisarcriteriosamenteestegrupo,poismuitasaçõespodemseratividadesrotineirase que por algum descuido, não foram realizadas no tempo devido e acabaram se tornando“urgentes”.

Revise as ações repetitivas e ajuste o “timming” de sua execução de forma a reenquadrá-lasfuturamentenoquadrante“D”.

Avalietambémsealgumadasatividadesclassificadasnoquadrante“C”podeserdelegadaparaoutrosintegrantesdesuaequipeouparaalgumoutrocolega.

1.5.3.4QuadranteD

Figura11–GráficodeAnálisedoQuadranteD

Finalmente,noúltimoquadrante,o“D”,estarãoclassificadasasaçõesdebaixarelevânciaequepodemserrealizadasdemédioalongoprazo.

Sugiroavocêfazerumaanálisecríticadestequartogrupo.Asatividadesquenãoexigempressaenãotêmrelevânciasignificativapodemserexemplosclássicosde“LadrõesdeTempo”.

Primeiro, avalie as ações que podem ser canceladas ou extintas, afinal de contas, podem seratividadesmeramenteburocráticasequenãoagregamvaloràsuacorporação.Éperdadetempoerecursoemsuamaioria.

Racionalizando as ações deste quadrante, você poderá “produzir” tempo necessário para sededicaràsaçõesdoquadrante“B”.Agindodestaforma,vocêterámaiorprodutividadeeconseguirámelhoresresultadosparasuacorporação.

Sehouveralgumaaçãoquesejanecessáriaasuapermanência,avalieapossibilidadededelegarasuaexecuçãoparaalgummembrodesuaequipe.ESTABELEÇAASPRIORIDADESMostramos3alternativasdeestabelecerasprioridades:1)ListadePrioridades–listetodasasaçõesemetasquepretendefazerdentrodeumdeterminadoperíododetempo;estabeleçaumaordemderelevânciaentreelas.2)Curva ABC – após listar as prioridades como na alternativa anterior, classifique suas atividades em trêsgrupos:“A”(asquetêmnecessidadedeconclusãoacurtoprazo– importanteseurgentes),“B”(asatividadesimportantes que não foram incluídas no Grupo “A” serão classificadas como grupo “B” e “C” ( as demaisatividadesmenosrelevantesvãocomporoúltimogrupo).3)AnálisedoQuadrante–apóslistarasatividades,adefiniçãodeprioridadedevelevaremcontasvariáveistempoerelevância,pormeiodeumgráficocartesiano(x,y).ClassifiqueaRelevânciadecadaumadelas:Baixa(1),Média(3)eAlta(5)eoPrazodeExecuçãodaatividadedecadaumadelas:Curto(1),Médio(3)eLongo(5).Os itens de Alta Relevância e com curto prazo são osUrgentes classificados noQuadrante “A”. Ações de AltaRelevânciaequepodemser realizadasamédioou longoprazo serão classificadas comoGrupo “B”.Açõesdebaixarelevância,porém,comprazodeexecuçãocurto,sãoasqueseenquadrarãonoquadrante“C”.Asaçõesdebaixarelevânciaequepodemserrealizadasamédiooulongoprazoserãoclassificadasnoquadrante“D”.

1.6AprendaaDelegarDelegaréumahabilidadequeprecisamosdesenvolvernamedidaemquegalgamosposiçõesde

liderança.Nãoésimplesmentepediroudeixaralguémfazeralgoquedeveríamosfazer.Precisamosprepararaspessoaseelasdevemsaberexatamentequaisobjetivosqueremosalcançarepremissasque elas deverão levar em conta. É preciso transmitir confiança e apoio, especialmente dar ofeedbackdurantearealizaçãodastarefas.

1.6.1PrepararaEquipePrecisamos identificaraspessoascompotencialparaexecutarasatividades,quepretendemos

delegar. Alémdas habilidades inerentes à execução damissão que receberá, torna-se necessáriouma avaliação do colaborador se ele já tem amaturidade profissional e pessoal para encarar o

desafioquevamosdelegar.Seaatividadeexigirtrabalhodeequipe,característicasdeliderançaecoordenaçãodevemser

identificadasnocandidato.Taiscaracterísticasdevemserestimuladasparaodesenvolvimentodocandidato.Aequipetambémprecisaserpreparada.Eladevereconheceropotencialdeliderançanocandidatodeformaacolaborarcomasnovasatividadesqueserãocoordenadaspelonovocomando.

1.6.2Prepare-separaDelegarVocêtambémdevesepreparar,poisterádeaprenderaveroutrosexecutaremtarefasqueantes

vocêrealizava.Epormaisquevocêtreineoseusucessor,elesempreexecutaráa“sua”atividade,mas não exatamente da forma como você executava. Esta é a fase da transição do processo dedelegarmais difícil. O “seu candidato” tentará fazer as coisas àmaneira dele e, provavelmente,dispensaráseusconselhoserecomendaçõesnavelocidadedaluz.

Acompanharexecuçãodastarefasvaiexigirumesforçoadicional.Éprecisoorientaro treinee,quandoocandidatonãocompreendeexatamenteoquedeveserfeitoouosresultadosobtidosestãoabaixodo esperado.Não façapor ele.Oriente,mas respeite as posiçõesdele se, eventualmente,houverdiscordância.Quasesemprehámaisdeumcaminhoparasechegaraomesmodestino.

Estabeleçaaformadeacompanhamentodastarefasdelegadas.Apresençadeumametodologiadecontroleevitaráqueocandidatosesintacontroladoemexcessoeaclaradefiniçãodasregrasdojogotornaoprocessotransparenteparaele,paraaequipeeparavocêtambém.

1.6.3DelegarUmaquestãoquemuitasliderançasesqueceméquesepodedelegaraautoridadeparaterceiros,

mas não a responsabilidade. Portanto, delegar não é transferir o seu papel ou suasresponsabilidades.Quandoexecutadadeformaadequada,acorporaçãoganhamaisprodutividadeemelhoresresultados,poisaequipeteráatomadadedecisãomaispróximanaexecuçãodeváriastarefas.

Podemosclassificaradelegaçãodetarefasemdoistipos:a)hardware–nestecaso,vocêestaráguiandopassoapassooseu“Delegado”.Elefaráapenasoque for comandado e da formaque você determinou.É como o seu colaborador não tivesse“software ou sistema operacional”. Ele é uma extensão de seus braços e pernas. Você teráresultadosmuitopróximoscomosquevocêobteria.Masvocênãoteráumganhosignificativode produtividade, afinal você é o “software” e terá de ficar monitorando passo a passo oprocessodelegado;

b)software–éamelhoralternativa.Darámaistrabalhonocomeço,tenhacerteza.Vocêdelegaráas atividades e a forma de realizar a tarefa. Sua preocupação deverá ser em alinharexpectativas e especificar os resultados a serem atingidos ou os “entregáveis”. Isto evitaráesforçosinfrutíferosnarealizaçãodeatividadesforadoescopodesejado.Vocêficaráliberadopara realizaroutrasatividadeseperiodicamente se reunirá como“delegado”paraavaliar osresultadosalcançados.

Nasegundaalternativa,aequipecrescerá,poisadescentralizaçãopermitiráquecandidatoscompotencialparaserempromovidosmostremsuashabilidadeseoquantoestãopreparadosparaosnovosdesafios.

Os“treinees”devemsertestadosenamedidaemquecorresponderem,novasatividadesdeverãoseracrescidascomumgraumaiordedificuldadeecomplexidade.Istomanteráos“treinees”longedazonadeconforto.Éimportanteverificarseelesconseguementregaroquelhesfoipedido.

Apresentoaseguirumroteirobásicoparaestafaseinicialdedelegaçãodeatividades,adaptadodeumartigoescritoporAdrianaFonseca,epublicadonoBlog“PapodeEmpreendedor”sobrecomofazerparaquefuncionárioslentostrabalhemmaisrápido:

1.Limite asopçõesno começo –Quando começar a delegar tarefas, quantomenos opçõesvocêderaumfuncionário,maisfácilficaráparaeletomarumadecisão.Noentanto,deixeespaçopara ele tomar algumas iniciativas. O colaborador poderá ser um pouco mais lento que suasexpectativas,mas,comotempo,iráadquirirsegurançaparaagirdeformaindependente.Umaboaregraédartrêsopções.Issodaráaocolaboradoraliberdadedeescolha,oqueémotivador,porém,aomesmotempo,deveoriginarumadecisãomaisrápidaedeacordocomaspremissasquevocêestabeleceu.

2.Dêprazosintermediários–Seoprojetotemqueserentreguenofinaldomês,porexemplo,quebreesseprazoemquatro limitesdedatasanteriores;umconjuntode tarefasacadasemana,por exemplo. Issopermitiráumalinhamentodas expectativas e evitaráqueo colaborarpercaosprazosporfaltadeorientação.

3. Deixe claras as suas expectativas – Detalhe bem os objetivos do trabalho. Crie o clima

necessário para que o colaborador possa expor suas dúvidas. Quando o colaborador entendeclaramenteoqueseesperadele,costumaficarmaisconfiante.Issoporqueeleveráquevocêconfianashabilidadesdeleparaexecutaraqueletrabalho.Assim,vaitocaroprojetocomrapidez.

4. Entenda os motivos – Você selecionou uma pessoa que parecia ser ótima, mas ela estáfazendoostrabalhosdeumaformainadequadaecomresultadosmuitoabaixodesuasexpectativas.Procureentenderoqueestáacontecendo.Àsvezes,ofuncionáriopodenãorenderosuficienteseelenão tem todasas ferramentasnecessáriaspara fazerdeterminada tarefa, ou, então, elepodenãoterentendidoasinstruçõesrecebidasenãobuscouaajudaadequada.Entendendoascausas,ficarámaisfácilcorrigirasituação.

Aavaliaçãodedesempenhoseráaplicadaemquemassumiuastarefasdelegadasbemcomonachefiaquedelegou.Afinaldecontas,o trabalhoédeequipee,sealgodererrado, todos,serãooresponsáveispelosmausresultadosalcançados,inclusivevocê.

Todavia,lembre-sedequeadelegaçãodetarefaseráumagrandealiadanabuscadaotimizaçãodoseutempo.APRENDAADELEGARNão basta apenas pedir ou deixar alguém fazer algo que deveríamos fazer. Precisamos preparar as pessoas para elassaberem exatamente quais objetivos queremos alcançar e premissas que elas deverão levar em conta. Transmitirconfiançaeapoio,especialmentedarofeedbackdurantearealizaçãodastarefas,sãofatoresimportantesnosucessodoprocessodedelegar.1)Identifiqueapessoacerta–selecionecolaboradorescompotencialparaexecutarasatividadesquevãoserdelegadas: habilidades inerentes à execução damissão que receberá,maturidade profissional e pessoal, bemcomocatacterísticasdeliderançaecoordenaçãoseexigirtrabalhodeequipe.2)Prepare-se–vocêdeveseprepararverosoutrosexecutaremas“suas”tarefasmasàmaneiradeles.Orienteotreinee,masnãofaçaasatividadesdele.Respeiteasposiçõesdelesehouverdivergência.Lembre-sedequehámaisdeumcaminhoparasealcançarumobjetivo.Estabeleçaclaramenteametodolodiadecontrole.3)Delegar–pode-sedelegaraautoridadeparaterceiros,masnãoaresponsabilidade.Delegarnãoétransferiroseu papel ou suas responsabilidades. Quando executada de forma adequada, a Corporação ganha maisprodutividade emelhores resultados, pois a equipe terá a tomada de decisãomais próxima na execução dasatividades.

1.7LadrõesdeTempoAprendaadizer“NÃO”aalgunscompromissosouatividades.Calma!Existemformascorretasde

dizernão,ou,comojáescuteidealgumaspessoas,onãotambéméresposta.Vocêpodeatéserorganizado,todavia,seocaosviveaolado,oriscodecontaminaçãoégrande.

Nestesentido,éprecisoestaralertaparaconvitesdereuniõesdesnecessárias,emqueoassuntoaserdiscutidonadatemavercomvocê.

Atividades que em verdade não deveriam ser suas,mas algum espertalhão (ou despreparado)convenceu seu superior que você é a pessoa “ideal” para executá-la, você deve argumentar deformaracionalparamostraraoseuchefequeaatividadenãoésua.

Rotinas que são burocracia pura e nenhum valor agregam para sua Corporação, para seusclientesouparasuavidapessoaldevemsereliminadas.Nofilme,“Amorsemescalas” (Upin theAir),deJasonReitman,opersonagem“RyanBingham“,vividopeloatorGeorgeClooney,ministravapalestras com uma teoria da “mochila”. Ele pedia para a plateia colocar mentalmente em umamochila vazia, no centro do palco, todos os compromissos e preocupações de cada um dosparticipantes.

Após,elepediaparaaspessoas“jogaremfora”tudoofossedesnecessárioousupérfluo.Areaçãodaplateiaeradealívioaofinaldapalestra.

Se você está no meio de uma tarefa e alguém lhe pede para fazer outra coisa, avalie aimportância da sua atual atividade e pergunte se é urgente o que o seu interlocutor está lhedemandando.Se forpossível, anotequemestá solicitandoeoqueelenecessitae faça logoapósencerrarsuaatividade.

Sevocêsedisciplinar,vaiverquemuitasvezesquemsolicitoudiráquetalrespostanãoémaisnecessáriaouquesolicitouaoutrapessoanahoraemquevocêderoretornocomodadosolicitado,ouseja,vocênãoeraaúnicafonteoufornecedordetalinformação.

Outra dica: analise o que está sendodemandado e faça a tarefa (se for sua responsabilidade)umaúnicavez,deformacompletae,sepossível,automatizandoasuaexecuçãoedandoacessoatodosospossíveis interessados.Se forocaso,publiquena intranetounarededeacordocomasregrasdeacessodesuaCorporação,deformaquenãohajanecessidadedeficarcumprindoarotinadosoutros.

Encareosdesafios,porpiorquepareçam.Tarefaschatas,complexasoumuitograndestendemaserproteladas.Cadavezqueistoocorre,vocêperdetempocomretrabalhodesnecessário.Avalieoqueprecisaserfeito.Dividaemetapas.Busqueauxílio,senecessário.Planejesuastarefasdeformaobjetiva.

Evite fazerasatividades “vaziasdeconteúdo”e semsentidoprático.Assim,estaráevitandooroubodeseutempo.LADRÕESDETEMPOEvite desperdiçar seu tempo com atividades de terceiros ou fazendo atividades sem sentido. Tenha cuidado com os“LadrõesdeTempo”.1)Aprenda a dizer “NÃO” – lembre-se de que o “não” também é resposta. Recuse convites de reuniõesdesnecessáriaseasatividadesquedeveriamserexecutadasporoutraspessoas.2)Evite interrupçõesdesnecessárias – sevocêestánomeiodeuma tarefaealguém lhepedepara fazeroutracoisa,verifiqueseépossívelatendê-lalogoapósvocêencerrarasuaatividade.Seissoforpossível,anotequemestásolicitandoeoqueelanecessitaefaçaassimquepossível.3)Façabemumaúnicavez–analiseoqueestásendodemandadoefaçaatarefa(seforsuaresponsabilidade)uma única vez, de forma completa e, se possível, automatizando a sua execução e dando acesso a todos osinteressados,naintranetouredeconformeasregrasdeacessodaCorporação.4)Nãoempurrecomabarriga – tarefaschatas,complexasoumuitograndes tendemaserproteladas.Nãopercatempo.Avalieoqueprecisaserfeito.Dividaemetapas.Busqueauxílio,senecessário.Planejesuastarefasdeformaobjetiva.5)Evite atividades sem conteúdo – evite fazer as atividades “vazias de conteúdo” e sem sentido prático.Assim,estaráevitandooroubodoseutempo.

1.8SimplifiqueomáximopossívelTemosumatendênciaacomplicarascoisas.Nãosepreocupe.Oproblemanãoésóseu.Somos

todosassim!Certamente,vocêjáouviuemalgumlugarafrase“Oinimigodoboméoótimo”.Procure,então,nãocomplicarasituação.Busqueanalisarasuamissãodeformaabuscaruma

soluçãoquesejasatisfatóriaparatodaspartesenvolvidasequesejaexequívelnomenorespaçodetempoecomomínimoderecursosnecessários.

Agindo desta forma, você estará resolvendo de forma rápida e com uma boa relaçãocusto/benefícioasuatarefa.

Portanto,analiseasuatarefaantesdeagir.Sevocêinvestirumapartedoseutempo,analisandoasuapróximatarefa,poderáelaborarumplanejamentodecadaetapadesuaexecução.

Partadoprincípiodequesealgumaetapanãocontribuideformaadequadanaexecuçãodesuatarefa,repenseseelaefetivamenteénecessária.

Sevocênãoestiverabsolutamentesegurodanecessidadeouimportânciadaatividadeproposta,elimineopassosugerido.Reestrutureoplanejamentocomamenorquantidadedepassospossíveis.

Na medida em que você for realizando a sua tarefa, pode ser que algum passo descartado,mostre-seserrealmentenecessárioevocêcometeuumerrodeavaliação.Nestecaso,refaçaoseuplanejamentoincluindo-oereviseospassosseguintes.

Qual a vantagem deste método? A maior parte das etapas descartadas pelo processo desimplificaçãonãoserãonecessáriasevocêexecutarásuasatividadesdeformamuitomaisrápidaeeficaz.

Observeasequênciadeimagensdoexemploaseguir.Vejaquedesdeo“briefing”doclienteeasdiversas “soluções” apresentadas pelos diversos setores erammuito mais complicadas do que oclientequeriadeFATO!

Figura12–OqueoClientedeFatoQueria–Fonte:BlogTotalmenteNegativo

SIMPLIFIQUEOMÁXIMOPOSSÍVELTemosumatendênciaacomplicarascoisas.Oproblemanãoésóseu.Somostodosassim!Certamente,vocêjáouviuemalgumlugarafrase“Oinimigodoboméoótimo”.1)Nãocomplique–analiseasuamissãode formaabuscarumasoluçãoquesejasatisfatória,quepossaserexecutadanomenorespaçodetempoecomomínimoderecursosnecessários.2)Planeje – invista uma parte do seu tempo, analisando a sua próxima tarefa. Planeje cada etapa de suaexecução.3)Elimineatividadesdesnecessárias–sealgumaetapanãocontribuideformaadequadanaexecuçãodesuatarefa,repenseseelaefetivamenteénecessária.Reestrutureoplanejamentocommenorquantidadedepassospossíveis.Sealgumpassodescartadoforrealmentenecessário,refaçaseuplanejamentoincluindo-oereviseospassosseguintes.

“Comeceoqueénecessário,depoisoqueépossível,ederepentevocêestaráfazendooimpossível”

SãoFranciscodeAssis

2AçõesRotineiras

2.1ResolvaosproblemasnocomeçoAspessoasdeumaformageralnãogostamderesolverosproblemasdeimediato.Esperampara

verseelesseextinguemcomoumapequenachama,queardesozinhaporumtempoedepoisseapaga.Em parte, isto é verdade. Alguns dos nossos problemas na sua fase inicial parecem de difícil

soluçãoequandonosdamosconta,elesseautorresolveramnamesmavelocidadeemquesurgiramnanossafrente.Noentanto,namaioriadasvezes,osproblemasvãosecomplicandoàmedidaqueotempopassa.

Oqueeraquestãosemmaiorsignificância,comademoraemsuacorreção,setransformaemumacrisedegrandecomplexidade.Então,oquefazer?Não seprecipitenemmenosprezeo seuproblema!Analiseoquede fatoestáocorrendo.Veja

quais são as verdadeiras causas que ocasionaram aquela dificuldade. Evite consertar apenas osefeitos,busquecorrigiraorigemdoproblemaeassimeliminardevezanãoconformidade.Sevocêcombatersomenteosefeitos,certamente,detemposemtempos,oproblemaressurgirá

evocê terádealocar tempoeenergiaparaatuarnasuasoluçãodomesmoproblema,emváriasoportunidades.Resolverosproblemasnocomeçoreduzoseustress,daequipeedosclientes.Aagilidadena

soluçãodoproblemamostraoseugraudecomprometimentocomasuaCorporação.Seusclientescertamentereconhecerãooseuesforço.Portanto, não espere. Atue de forma racional e rápida, assimque identificar o problema.Não

empurrecomabarriga.Protelaracorreçãodoproblema,não importaoseu tamanho,éummaunegócioparavocêesuaempresa.RESOLVAOSPROBLEMASNOCOMEÇOAspessoasdeumaformageralnãogostamderesolverosproblemasdeimediato.Esperamparaverseelesseextinguemcomo uma pequena chama, que arde sozinha por um tempo e depois se apaga. O que era questão sem maiorsignificância,comademoraemsuacorreção,setransformaemumacrisedegrandecomplexidade.1) Resolva a causa raiz do problema – evite consertas apenas os efeitos, busque corrigir a origem doproblemaeassimeliminardevezanãoconformidade.2) Seja ágil na solução – a rápida solução reduz o stress da equipe e dos clientes. A agilidade mostracomprometimentocomaCorporação.Osclientescertamentereconhecerãooseuesforço.3)Analisedeformaracional–atuedeformaracionalerápidaassimqueidentificaroproblema.Nãoempurrecomabarriga.Éummaunegócioparavocêesuaempresa.2.2Fazertudoaomesmotempoaumentaaprodutividade–VerdadeouMito?Vivemos a era do multimídia. Nossos “gadgets” são TV, celular, rádio, acesso à internet,

navegadorGPSeváriasoutrascoisasaomesmotempo.Nas empresas, os profissionais multitarefas normalmente são valorizados. Mas um trio de

pesquisadores da Universidade de Stanford resolveu verificar se pessoas acostumadas commultitarefassãorealmentemaiseficientes.Ostestesenvolveram100alunos.Metadedogrupofoirecrutadaentreestudantesnotoriamenteacostumadosa realizar tarefas simultâneas, enquantoaoutrametade era de pessoas habituadas a realizar uma coisa por vez. “Procuramos nos que [osprimeiros] eram melhores, e não achamos nada”, diz Eyal Ophir, coordenador do estudo. Aocontrário,contaele,poisoqueostestesrevelaram:osdoprimeirogruponãoerammelhoresparafiltrarinformaçõesirrelevantesouorganizarsuasmemóriase,emverdade,tinhammaisdificuldadedeseconcentrarquandoprecisavampulardeumaatividadeparaoutra.Oresultadodotrabalhosoma-seaodeváriosoutrosqueapontamparaproblemascoma ideia

dasmultitarefas.UmestudodaUniversidadedaCalifórnia,porexemplo,afirmaque interrupções

dostrabalhadorespodemcustaraté25minutosdeprodutividade–otempomédioqueapessoalevaparaestabeleceromesmoníveldeatençãoanterioràdistração.Além disto, fazer várias coisas ao mesmo tempo exige um esforço para não deixar nenhuma

tarefainterrompidaouinconclusa.Écomooartistadecircoqueprecisaficargirandoosdiversospratinhossemdeixá-loscairnochão.Algumastarefasmuitosimplespodemserfeitassimultaneamentesemmaioresdificuldades,mas

sealigaçãoquevocêestáatendendonecessitardesuaatenção,paredeolharseuse-mails.Dediqueotempoqueforprecisopararesolveroproblemaquelheestásendorelatado.Ouoinverso,seoe-mailquevocêestápreparandoarespostanecessitadeumaanálisemaisprofundaoudeaçõesemparalelo,falequevocêvaidarumretornoposterioraquemestádooutroladodalinha.Anote,paranãoesquecerdedarodevidoretorno.

Façaumatarefaporvez,masfaçabenfeita.FAZERTUDOAOMESMOTEMPOAUMENTAPRODUTIVIDADE–VERDADEOUMITO?Vivemosaeradomultimedia.Nossos“gadgets”são tv,celular, rádio,computador,acessoà internet,navegadorGPSeváriasoutrascoisasaomesmotempo.1)Profissionaisversáteissãovalorizados–asempresastêmpreferênciaporprofissionaisquesãoversáteisequetêmbomdesempenhoemváriasáreasousetores.2) Estudos realizados nos Estados Unidos desmitificam a maior produtividade dos multitarefas –interrupçõesdostrabalhadorespodemcustaraté25minutosdeprodutividade.3)Tarefasmuitosimplespodemserfeitassimultneamentesemmaioresdificuldades–noentanto,sealigaçãoquevocêestáatendendonecessitardesuaatenção,paredeolharseuse-mails.4)Tarefascomplexasexigemconcentração–nestecaso,façaumatarefaporvez,masfaçabenfeita.2.3ReuniõeseCompromissos

2.3.1ReuniõesNagestãodetempo,deve-seterumcuidadoespecialcomreuniões,especialmenteaquelasem

quevamosreunirumgrandenúmerodecolaboradores,poiselastêmumefeitoexponencialcomoafastamentodeváriaspessoas-chavesduranteumbomtempoquequasesempreémais longodoqueseplanejouinicialmente.Vamosaalgumasdicas:1.AntesdaReunião1.1. Veja se o local é adequado: número de assentos compatível com a quantidade de

convocados,formatodolocal(auditórioousalacommesa),seoendereçoéinteressantedopontodevistadedeslocamentodetodosparticipantes(sereuniãointernadacorporação)eseolocalestádisponívelparausonadataprevista.Sehouveralgumaapresentação, consulte seo local temosrecursosaudiovisuaisadequados;

1.2.Verifiquesetodosparticipantesprevistostêmdisponibilidadedeagenda;1.3. Analise se algum convidado especial deve ser chamado para agregar valor aos

debates/apresentação;1.4.Estabeleçaclaramenteotempoprevistoparaareunião;1.5. Prepare uma pauta que apresente os assuntos que serão discutidos e, principalmente,

procure alinhar as expectativas sobre os objetivos a serem alcançados durante a reunião, paraevitarqueaspessoasfiquemcomalgumtipodefrustração.Este,aliás,éumfatorqueenlouquecequasetodomundo:irparaumeventocomumaexpectativaeaofinalfoiabordadonadadaquiloqueestávamosaguardando;

1.6.Sehouvernecessidadedeconsultadedadosedocumentosduranteoencontro,certifique-sequeelesestarãodisponíveisparaqueareuniãodefatosejaprodutiva.

2.NoIníciodaReunião2.1. Verifique se todas as pessoas chamadas estão presentes. Avalie se a reunião pode ser

iniciada ou, caso haja alguma ausência importante, avalie a conveniência de definir uma outradata/horárioparaarealizaçãodareunião.

2.2.Comecenohorário,porrespeitoatodosqueforampontuais.2.3.Deixeclaroquemestácoordenandooumoderandooencontro.2.4.CabeaoCoordenadorouModeradornaaberturadoeventoalinharasexpectativas,fazendo

umresumodosobjetivosdareuniãoedapautadetrabalho.2.5. Designe um participante para fazer a ata do encontro com um resumo das situações-

�roblemas apresentadas e as ações que foram deliberadas com indicação de cada responsável edataspararealizaçãodecadatarefa.

2.6. Dependendo do assunto a ser tratado, poderão ser designados outros participantes paraassumiroutrospapéis comoo facilitadordeprocessos, casoalgunsparticipantesnãodominemadinâmicadoeventoouumobservadorparaanotarexemplosdeboaspráticasoudesviosdatécnicaoudoformatoprevistoparaoencontro.

3.DuranteaReunião3.1.CompeteaoCoordenadorouModeradorgarantirquenãose fujaaotemadodebate,com

discussõesparalelasousedesviedoobjetivoprincipaldoencontro.3.2.Crieumambientequepermitaatodosparticipantesexporseuspontosdevista,respeitando

otempoprevistoparacadaatividade.3.3. Cabe ao Coordenador ou Moderador adotar alguma medida para conter os ânimos,

administrandodeformaadequadaosconflitosquepossamocorrerduranteoevento.3.4Ele tambémdevepropor pausas estratégicas para umcoffee-break ou negociação sempre

quehouvernecessidadeparaabuscadeumasoluçãodealgumimpasseouquandoficarevidentequeocansaçodosparticipantesestáatrapalhandoostrabalhos.

4.NoencerramentodaReunião4.1.Façaumresumodoqueficoudecididoeumalinhamentodetodososparticipantescomas

decisõestomadas.4.2.Definaaspróximasatividades(oquê,quemequando).4.3.Peçaaosparticipantesparapreencheroformuláriodeavaliaçãodareunião.

Figura13–FormuláriodeAvaliaçãodaReunião

5.ApósoEncerramento5.1.Envieaata,nomáximo,nodiaútilseguintecomositens4.1e4.2.Sesuaempresanãotem

ummodelo,vocêpodeusaromodeloapresentadoaseguir:

Figura14–FormulárioparaRegistrodeAta

REUNIÕESECOMPROMISSOSNa gestão de tempo, deve-se ter um cuidado especial com reuniões, especialmente aquelas com grande número departicipantes.1)AntesdaReunião–vejaseolocaléadequado,setodostêmdisponibilidadedeagendaesehánecessidadedeconvidadoespecialparaagregarvaloraosdebates.Prepareapautacomosassuntoseosobjetitvosaseremalcançadosduranteareunião.2)NoiníciodaReunião–verifiquesetodasaspessoaschamadasestãopresentes.Sehouveralgumaausênciaimportante,avalieaconveniênciadedefinirumaoutradatapararealizaçãodareunião.Comecenohorário,porrespeitoatodosqueforampontuais.Deveficarclaroquemestácomandandoareunião.Umparticipantedeveráfazeraata.3)DuranteaReunião – competeaoCoordenadorgarantirquenãose fujado temaousedesviedoobjetivoprincipaldoencontro,bemcomomediareventuaisconflitosediscussõesmaisacaloradas.Devesercriadoumambientequepermitaatodosparticipantesexporseuspontosdevista.4)No encerramento da Reunião – faça um resumo do que ficou decidido e um alinhamento de todos osparticipantescomasdecisõestomadas.Definaaspróximasatividades(oquê,quemequanto).5) Após o encerramento – envie a ata, no máximo, no dia útil seguinte. Periodicamente, fazer o follow-upepediraosparticipantes,aopiniãodelesarespeitodasreuniões.Estefeedbackéimportanteparaavaliarseametodologiautilizadaestáadequada.2.3.2BrainstormingObraihstormihg(literalmente:“tempestadecerebral”eminglês)outempestadedeideiaséuma

dastécnicasmaisutilizadasparaexplorarapotencialidadecriativadeumgruponabuscaobjetivospredeterminados.

OmétododeautoriadeAlexOsbornpropõequeumgrupodepessoas,preferencialmentedeatédez pessoas, se reúna e que após uma troca de ideias possa chegar a um denominador comumgerandoideiasquepossamcontribuirnasoluçãodeumdeterminadoproblemaounarealizaçãodeumprojeto.

É preferível que as pessoas que vão participar dobraihstormihg sejam de setores e tenhamcompetências e habilidades complementares, pois suas experiências diferentes podem colaborarcomideiasquesurgemaolongodoprocessodesugestõesediscussões.

Nenhuma ideia deve ser descartada ou julgada como errada ou absurda. Todas as ideias sãoouvidase trazidasatéoprocessodebraihwritihg,queseconstituinacompilaçãoouanotaçãodetodas as ocorridas no processo debraihstormihg, em uma reunião com alguns participantes dasessãodebraihstormihg,eassimevoluindoatéachegadadasoluçãoefetiva.

Quandosenecessitaderespostasrápidasaquestõesrelativamentesimples,obraihstormihgéumadastécnicasmaispopulareseeficazes.

Asquatroprincipaisregrasdobraihstormihgsão:a)críticasdevemserevitadas: éa regramais importanteparaevitarquehajaumbloqueioinicial pelos participantes. Esta regra é aquela que diferencia um braihstormihg dos outrosmétodostradicionais;

b)usoda criatividade: deve-se encorajar os participantes a sugerir qualquer ideia que lhesvenhamàmente,sempreconceitosesemmedodeumaavaliaçãofutura.Quandosesegueestaregra,cria-seautomaticamenteumclimadebraihstormihgapropriado.Issoaumentatambémonúmerodeideiassugeridas;

c)sugestãodomaiornúmeropossíveldeideias:quantomaisideiasforemgeradas,melhor.Quantidadegeraqualidade;

d) aprimoramento e qualificaçãodas ideias iniciais: o objetivo desta regra é encorajar ageraçãodeideiasadicionaisparaaconstruçãoereconstruçãosobreasideiasdosoutros.

RoteiroBásicoparaumaReuniãoUtilizandoaTécnicadoBrainstormingLevantamentoInicialdeIdeiasa)Desenvolverumenunciadoparaoproblema.b)Selecionarumgrupode6a10participantes.c) Enviar uma nota aos participantes falando-lhes acerca do problema. Deverá ser incluído oenunciadodoproblema,ocontexto,bemcomoalgumassoluçõeseoutrascoisasqueserevelemúteisparaocaso.

d)Começarporescreveroproblemanumquadrovisívelatodososelementospertencentesaogrupo.

e)Falar,novamente,sobreas4regrasprincipaisdobraihstormihg.

f) Requisitar novas ideias aos participantes pela ordem pela qual estes levantam a sua mão.Apenasumaideiadevesersugeridaemcadamomento.

g)Terumrelatordemaneiraaquesepossaescreveretomarnotadasideias.h)Asessãodevedurarcercade30minutos.AvaliaçãodasIdeiasIniciaisa)Selecionarumgrupoparaavaliaçãodetrêsacincopessoas(sempreímparparaevitarempateemcasodevotação).

b)Osparticipantespodem terparticipadoda sessão inicial de levantamentode ideias ounão.Nestecaso,devemterfamiliaridadecomoproblemaqueestásendodiscutido.

c)Forneceraogrupoalistadeideiasedizer-lhesquesugirameselecionemasmelhoresideias.d)Colocaràdisposiçãodogrupooriginalumrelatóriocomasideiasselecionadaspelogrupodeavaliaçãoerequisitarasubmissãodequaisquerideiasadicionaisestimuladaspelalista.

BRAINSTORMING“ TempestadeCerebral”eminglês,ouTempestadedeIdeias,éumadastécnicasmaisutilizadasparaexplorarapotencialidadecriativadeumgruponabuscaobjetivospredeterminados.1)Ométodo–umgrupodepessoalpreferencialmentedeatédezpessoas(depreferênciadesetoresdiferentes)sereúneequeapósumatrocade ideiaspossachegaraumdenominadorcomumgerando ideiasquepossamcontribuirnasoluçãodeumdeterminadoproblemaounarealizaçãodeumprojeto.2)As4principaisregrasdoBrainstorming– críticasdevemserevitadas;usodacriatividade; sugestãodomaiornúmeropossíveldeideiaseaprimoramentoequalificaçãodasideaisiniciais.

2.3.3CompromissosAo agendar compromissos, lembre-se de calcular os tempos de deslocamento se eles não

estiveremagendadosparaoseulocaldetrabalho,levandoemcontaotrânsitodacidadenodiaehoráriomarcados.Seocompromissoforemoutralocalidade,vejaotempototaldeviagem.Sefordeavião,considereosdeslocamentosdacidadeatéoaeroportoevice-versa,bemcomoumafolgatécnicaparaeventuaisatrasos.

Seoencontroforcomumsuperioroucliente,deixequeeletomeainiciativadeindicarolocaldareunião.

Procure chegar 15 minutos antes. Prepare-se, reveja documentos e atualize as informaçõesnecessáriasparaqueareunião/visitasejaamaisproveitosapossível.

Adoteosdemaisprocedimentosprevistosnosubitemanterior.2.4E-mail

Oe-mailhojeéumadasformasdecomunicaçãointerpessoalmaisutilizadasemnossasociedade.Foicriadoparaoenviodemensagensbrevesesimples.Por isso,antesdeenviarumamensagempelocorreioeletrônico,vocêdeveavaliarassituaçõesaseguir:seoassuntoformuitoextenso,sérioe/ou delicado, dever-se-á preferir um diálogo presencial. O que deve e o que não deve serapresentadoemumamensagemeletrônica:

a)pormaisbreveesimplesquedevaseroe-mail,éimportantequetenhasaudaçãonoinícioeaassinaturanofimdamensagem;

b) quando amensagem formais longa, há a necessidade de que você faça uma “quebra” emváriaspartes,paraqueotextotenhaumaaparênciamelhoremenosconfusa;

c)podem-seusarabreviaturas,massempreutilizandoobom-senso,emespecial,seamensagemtivercomodestinatárioalguémcomquemnãotenhamuitaafinidade;

d)eviteautilizaçãodeemoticohs,principalmentequandooe-mailestiverrelacionadoaocampoprofissional;

e)evitepapéisdeparedeexagerados;f)semprequenecessário, façaousodoAttachemehts (arquivosanexados)paraagregardadoscomplementares,comoobjetivodedeixaroe-mailcomumtextomaislimpo;

g) nunca envie e-mails com temas e imagens eróticas, engraçadinhas ou algo do gênero, noambienteprofissional;

h) não propague as mensagens virais tipo “correntes”. É um grande ladrão de tempo nascorporações;

i)casovocêtenhaintimidadesuficienteeresolvaenviar,mandeforadohoráriodetrabalho,doseue-mailparticularparaoe-mailpessoaldoseucolega.Comuniquedoquesetratanocampo

assunto, poupando que o destinatário abra mensagens com conteúdo impróprio em seuambientedetrabalhoouatémesmofamiliar,causandoconstrangimentoaomesmo;

j)eviterepassarindiscriminadamentemensagenscompiadinhas,correntesreligiosas,avisosdevírus, etc. Esse tipo de mensagem é inconveniente e gera um abarrotamento da caixa demensagemdodestinatário;

k) efetue periodicamente a limpeza da lixeira de sua caixa de entrada. Exclua também asmensagensSPAMedasuacaixadeentradaquenãoserãomaisutilizadas;

l)envieparaodestinatárioquesolicitouainformaçãoouparaquempoderespondersuadúvidaou resolver seu caso. Copie apenas para as pessoas que realmente estão envolvidasdiretamentenaquestão;

m) respeite o estilo de seus superiores. Verifique se ele quer ser copiado sempre, nos casosrelevantesousóquandoeleprecisarintervir;

n)quandoenviarume-mailcomcópia,asinformaçõescontidasdeverãoseguirparaosuperiornahierarquiacomcópiaparaosdemais;

o) sempre que possível, quando o e-mail tiver vários destinatários, adicione-os por ordemhierárquicae,emseguida,alfabéticanocampodestinatário,osdemaisseguemnocampo“comcópia”tambémusandoosmesmoscritérios.

E-MAILO e-mailhojeéumadasformasdecomunicaçãointerpessoalmaisutilizadasemnossasociedade.Foicriadoparaoenviodemensagensbrevesesimples.Vejaoquedeveeoquenãodeveserapresentadoemumamensagemeletrônica.1)pormaisbreveesimplesquedevaseroe-mail,éimportantequetenhasaudaçãoeassinaturanoinícioenofimdamensagem;2)quandoamensagemformaislonga,vocêdeveráfazeruma“quebra”emváriaspartes,paraqueotextotenhaumaaparênciamelhoremenosconfusa;3)eviteautilizaçãodeemoticonsepapéisdeparedeexagerados;4)façaousodearquivos,deixandooe-mailmaiscompreensivoemenosextenso;5)envieparaodestinatárioquesolicitouainformaçãoouparaquempoderespondersuadúvidaouresolverseucaso.Copieparaaspessoasqueestãoenvolvidasdiretamente;6) respeite o estilo de seus superiores. Verifique se ele quer ser copiado sempre, nos casos relevantes ou sóquantoeleprecisarintervir;7) nunca envie e-mails com temas e imagens eróticas, engraçadinhas ou algo do gênero, no ambienteprofissional;8)nãopropagueasmensagensviraistipo“correntes”,compiadinhas,defundoreligioso,avisodevírus,etc.Essetipodemensageméinconvenienteegeraumabarrotamentodacaixademensagemdodestinatário;9) efetue periodicamente a limpeza de sua caixa de entrada, e exclua as mensagens que não serão maisutilizadas.2.5CelulareseRádios

Amaioriadasempresastêmrestriçõesqueoscolaboradoresfaçamligaçõesdetelefonesfixosnoambientedetrabalho.Algumassãoliberaisquantoaousodecelularpessoal.Paramuitaspessoas,éaformadeacompanharatividadesdosfilhosoudecompanheiro(a)seoutrosassuntospessoais.

O problema é que algumas pessoas exageram e passam boa parte do tempo tratando defrivolidades.Alémdisto, os toquesemalto volumeescolhidos commúsicas inadequadasparaumambiente corporativo servem como um fator de perda de concentração dos demaismembros daequipe. Com a popularização dos smartphohes, muitas pessoas ficam grudadas nos aparelhosmandandoerecebendomensagenssejanasredessociaissejausandoos“ihstahtmessahgers”dasredesouaplicativoscomoo“Whatsapp”.

Por uma ou outra razão, as empresas estão restringindo o uso de celular no ambiente detrabalho.Pesquisasrecentesmostramqueaspessoasestãotendoperdasenormesdeprodutividadeaosedistraíremnousodotelefoneounainternet.

Nãofalenocelularseestiverdirigindo.Alémdeestarsujeitoàmultanotrânsitoésempreumriscoparasuasegurança.

Eviteousodocelularem locais fechados.Sepossível, se retireparaatenderdo ladode fora.Mantenhaumtomdevozamenosemprequefizerumachamadaemáreapública,afinal,vocênãoquerqueosdemaisconheçamdetalhesda suavidapessoaloucomovocêconduz seusnegócios.Nãoutilize o viva-voz, amenosquenecessitequemais alguémparticipeda conferência e, nestecaso, procure um ambiente adequado. Lembre-se de quemuitos destes assuntos não devem ser

escutadosoudivulgadosporterceiros.Quando entrar em reunião, coloque no modo “vibracall”. Não atenda, a menos que seja um

assuntorealmentede forçamaior.Nestecaso,saiadasalaparanãoatrapalharoandamentodostrabalhos.Duranteareunião,anotequemligouedêretornoapósotérminodoevento.

Seestiverconversandocomalguém,nãointerrompaaconversaparaatenderumaligação,anãoserquesejaalgorealmenteimportante.Suaatençãodeveestarvoltadaprimeiroaoseuinterlocutoresomentedepoisparatelefonemas.

Aseguir,voudaralgumasdicas,especialmenteparaquemusarádionoambientecorporativo:a)aochamarumcolega,vejaseelepodeatender;b)digaclaramenteseoassuntoéURGENTEousepodeesperar;c) falediretocomapessoa responsável –evite “triangular” ligandoparaoChefe imediato.SóligueparaoSuperiorquandoocoleganãoresolver.Aviseantesqueoassuntovaiserescalado,paraqueninguémreclamedepois;

d) fale pausadamente e com frases curtas.Diga três ou quatro palavras por vez.Vá direto aoassunto.Eviterelatarfatoslongos.Lembre-sedequeorádiofoifeitoparalongosbate-papos;

e)dêpausaparaooutroladoresponder.Evitefalarcompulsivamente.Sealguémdesligar,ouderalertanomeiodachamada,verifiqueseelequerforneceralgumainformação;

f)sehouverumapergunta,RESPONDAoquefoiperguntado;g)nãoexpliqueemdetalhesoocorrido,amenosqueseuinterlocutorpeçaesclarecimentos.Seacharnecessárioumaexplicaçãodetalhada,façadepoispore-mail;

h) quando houver EMERGÊNCIA ou URGÊNCIA, tente resolver o PROBLEMA, NÃO DÊDESCULPAS;

i)nãobusqueculpados,enquantooproblemanãoforresolvido.Aapuraçãoderesponsabilidadepoderáserfeitaposteriormente,seforocaso;

j)façafollow-uprotineirodosproblemascomunicadosviarádio.Escreva;nãoconfienamemória.CELULARESERÁDIOSM uitas empresas têm restriçõesqueos colaboradores façam ligaçõesde telefones fixosnoambientede trabalho,masnormalmentesãoliberaisquantoaousodecelularpessoal.Oproblemaéquealgumaspessoasexageramepassamboapartedotempotratandodefrivolidades.Alémdisto,ostoquesescolhidoscommúsicaemaltovolumeservemcomoumfatordeperdadeconcentraçãodosdemaismembrosdaequipe.1)Celular –eviteousodocelularem locais fechados.Mantenhaumtomdevozbaixosempreque fizerumachamada em área pública. Não utilize o viva-voz, a menos que necessite que mais alguém participe daconferência. Ao entrar em reunião, coloque no modo “vibracall”. Retire-se da sala se for atender para nãoatrapalhar.Duranteareunião,anotequemligouedêretornoapóstérminodoevento.Seestiverconversandocomalguém,nãointerrompaaconversaparaatenderumaligação,anãoserquesejaalgorealmenteimportante.Suaatençãodeveestarvoltadaprimeiroaoseuinterlocutor,esomentedepoisparatelefonemas.2)Rádio–aochamarumcolega,vejaseelepodeatenderemencioneseoassuntoéURGENTEounão.Falediretocomapessoaresponsável.Falepausadamenteecomfrasescurtas.Vádiretoaoassunto.Dêpausaparaooutroladoresponder.RESPONDA O QUE FOI PERGUNTADO. Quando houver URGÊNCIA, tente resolver o PROBLEMA. NÃO DÊ DESCULPAS.Façafollow-updosproblemasrepassadosviarádio.Escreva;nãoconfienamemória.2.6InterneteRedesSociais

Hoje é impossível pensarmos em alguém trabalhando sem ter um computador ou dispositivosmóveis(tablets,smartphohes,etc.)semacessoàInternet.Boapartedosaplicativoscorporativoséviaweb.Acomunicaçãocomosclientesecolegasébaseadanainternetouredescorporativas.

Noentanto,amaioriadasempresaspossuialgum tipode restriçãodeacessoà internet,paraevitarqueosseuscolaboradoressedistraiamnavegandoemsitesquenadatenhamavercomsuasatividadescorporativas.

ComorecentefenômenodasRedesSociais,nãoédiferente.Muitasempresasaindatêmmuitasrestrições ao acesso no ambiente de trabalho às redes sociais. No entanto, recentes pesquisasmostramquecadavezmais informaçõesdisponibilizadaspelasredessociaispodemserúteisnasatividadescorporativas.Algumasdelascomeçamautilizarasredessociaiscomocanaldevendas.Portanto,úteistantoparaquemvendequantoparaquemcompra,permitindoacessoainformaçõescomplementareseacelerandoosprocessos.

Independentementeseaempresapermiteounãooacessoàinterneteàsredessociaisnassuasinstalações, procure se informar se a corporação para qual você trabalha possui alguma políticaespecífica de conduta nas redes sociais, muitas delas já têm regras definidas mediante normasinternasoucódigodeéticaouconduta.Senãohouver,passoaseguiralgumasorientaçõesbásicas

paravocênãosedarmal:a)evitefotossuasouseseuscolegasemambientesinternosdacorporaçãooudeseusclientes;b) tenha o mesmo cuidado e evite fotos onde apareçam os logotipos, produtos facilmenteidentificáveiscomasempresasouregistrodecenascomuniformes,mesmoqueemambienteexterno;

c)nãofaçacomentáriosoufalemaldaempresa,deseuscolegas,desuperiores,declientesouatémesmodeconcorrentes;

d)cuidadoparanãodivulgar,mesmosemsedarcontainformaçõessigilosasousegredosdasuaempresa(umnovocliente,faturamento,margemdelucratividade);

e)evitedivulgarconteúdomuitoíntimooupessoal.Outroenfoqueutilizadoécomo“ouvidoria”.Muitasempresasmonitoramostópicosemdiscussão

eascitaçõesdonomedaempresaoudeseusprodutoseserviços.Asredessociaisservemcomoumtermômetrodasatisfaçãodosclientes.

Comaevoluçãodoconceitodeconvergênciadigital,asmídiasestãocadavezmaisintegradas,permitindoo seuusoporparcelasmaioresda sociedade, tantodopontode vistapessoal quantocorporativo.

Vocêpodeusarasredessociaisparaampliarsuavisibilidadeprofissional:a)useoLihkedIhparaampliaroseurelacionamentoprofissional,divulgandoseucurriculumesuascompetências;

b) no LihkedIh, você pode participar de diversos grupos de interesse ou especialização,ampliandoseuscontatosetendoacessoaartigosespecializados;

c)montarumblogsobreáreasdeseuinteresse,reunindoartigosescritosporvocêouterceiros;d)opróprioFacebookpodeserumpontodeencontrocompessoasafinadascomseusinteressesepermiteumaampliaçãodoseuhetworkihg,incluindohobbies.

Cada vez mais empresas usam o You Tube para divulgar vídeos sobre produtos e serviços,treinamentosoumensagenscorporativas.

Os "ihstaht messahgers” disponíveis nas redes sociais e navegadores ou aplicativos como o“Whatsapp”podemsersubstitutosdospopularestorpedosouSMS.

Asferramentasnãosãoboasoumásporsisós.Naadministraçãodoseutempo,tantoainternetquantoasredessociaispodemserumaliadoou

um inimigo. Sua forma de utilização é que determinará se os recursos podem auxiliá-lo ouprejudicá-lo.Nesteúltimocaso,funcionandocomoum“LadrãodeTempo”.REDESSOCIAISVocêpodeusarasredessociaisparaampliarsuavisibilidadeprofissional.1)Linkedin–Divulgueseucurriculumesuascompetências.Participedegruposdeinteresseouespecializaçãoeacesseartigosespecializados.2) Blog – Escreva sobre áreas de seu interesse, reunindo artigos escritos por você ou terceiros. Você podeparticipardeoutrosblogsregistrandosuaopiniãoatravésdecomentários.3)Facebook–Aredepodeserumpontodeencontrocompessoascominteressesepermitiraampliaçãodoseunetwork,incluindohobbies.4)YouTube–Useparadivulgarsuasideias,produtoseserviços,treinamentosoumensagenscorpotativas.5)RedesSociaisnãosãoboasoumásporsisó–Vocêquedefineseuuso.Evitequeas redessociais setornemum“LadrãodoseuTempo”.

“Comorganizaçãoetempo,acha-seosegredodefazertudoebemfeito.”

Pitágoras

3AOrganizaçãodoseulocaldetrabalho

3.1EstaçãodeTrabalhoSeu local de trabalho, mais especificamente sua estação de trabalho, pode contribuir na

administraçãodoseutempomuitomaisquevocêimagina.Porfavor,parededarrisadas!Euestoufalando sério. Algumas modificações em sua mesa e nas suas rotinas podem ajudá-lo a ganhartempo.Quer saber? Pergunte-me como? Olhe a figura abaixo. São estações de trabalho comuns a

inúmerosescritóriosmodernos.Parecemlindas,não?

Figura15–EstaçõesdeTrabalho–Fonte:Dipiú

Vocêreparou,noentanto,emumdetalhe?Elasestãovazias.Nemumpapelsobreelas.Claro,sãocenáriosdepublicidade!Elastambémtêmumoutrodetalheemcomum.Acadadiaquepassa,asestaçõesestãomenores.Abrigaporespaçodentrodascorporaçõesestácadavezmaisacirrada.Mesmo com toda a modernidade de sua empresa, reparou como ainda circula papel? Então,

vamoscomeçarnossasdicasparaaumentarasuaprodutividadeemelhorarsuagestãodetempo.Se você não usa, comece a usar uma caixa de entrada e saída de documentos. Ela ajuda a

disciplinarnãosóasuarotinadeprocessamento,tambémadosseuscolegasquecolocamospapéissobreasuamesaouemcimadotecladodoseumicrocomputador,oudonotebook.Creioqueaindarespeitamostablets,afinalelessãotãomagrinhos...Euestouusandouma“triplex”deacrílico.Abandejadomeiousoparaaquelesdocumentosque

precisolerouclassificar,masprecisodeumpoucomaisdetempo.Adecimaéentradaeaúltimaéasaídadedocumentos.Tenhaàmãoumporta-trecoparacolocarcanetas,lápiseoutrosacessóriosdeescritório.Deixe

umaárea livrepara vocêpoderdespachar adocumentação impressa.Tenhablocodepapel parapoderdirecionardocumentospara terceiros ou enviar pequenos recados.Euprefiro reaproveitarpapéiscomproblemasdeimpressãoouqueforamdescartados.Achoumaatitudemaissustentável.Outrospreferempost-itcoloridos.Questãodegosto.Evitecolocarpapéisnasgavetas.Useapenasparaaquelesdocumentosqueprecisemficarmais

reservadosporqualquerquesejaomotivo.AORGANIZAÇÃODOSEULOCALDETRABALHOPreocupe-secomaorganizaçãodoseulocaldetrabalho.Elapodecontribuirnaadministraçãodoseutempomuitomaisdoquevocêimagina.1)EstaçãodeTrabalho–acadadiaasestaçõesdetrabalhoestãomenoreseafaltadeespaçoémuitocomumnasorganizações.Algumasmodificaçõesemsuamesaenassuasrotinaspodemajudá-loaganhartempo.Apesardatecnologia,aindacirculamuitopapel.useumacaixadeentradaesaídadedocumentos.Umporta-trecoparacolocar canetas e outros acessórios também é útil. Deixe uma área livre para você poder despachar adocumentaçãoimpressa.Tenhablocodepapelparapoderdirecionardocumentos(oupost-its)paraterceitosouenviarpequenosrecados.Evitecolocarpapéisnasgavetas;coloquesomenteaquelesdocumentosqueprecisemficarmaisreservados.

3.2ArquivoNãoguardeoquenãoforprecisar.Arquiveapenasoquefornecessárioouobrigatório.Sesua

empresanãotemumapolíticadeprazosdearquivamento,estimuleosdemaisenvolvidosecrieumaregra. Respeite os prazos legais (tributos normalmente exigem 5 anos de arquivo e documentosreferentes a pessoal são permanentes). Contas pagas normalmente são guardadas por 2 anos.Demaisdocumentos,de3mesesa1ano,conformeocaso.Arquivotemumaregraclara:guardourápidodemaissempensarousemcritério,demorarápara

resgatarodocumentoquandofornecessáriosuaconsulta.Organizeporassunto,guardeporordemcronológica e identifique caixas e pastas. Evite expressões genéricas como “Outros” e“CorrespondênciasDiversas”.Qualquerdocumentopodeserenquadradoemumadelas.Evocêvaiselembrardemim,quandotiverdeacharumdocumentoemumadaquelascaixas“genéricas”.Um arquivo só para todos. Evite que cada pessoa ou departamento tenha o “seu” arquivo. É

perdadeespaçoecorre-seoriscodeguardaremduplicidademuitacoisa.

Nafiguraabaixo,apresentoosdocumentosearquivosclassificadosemcírculos:

Figura16–LocalizaçãodosDocumentossegundoasuaTaxaUtilização

Tendocomocentroousuário,osdocumentosaseremdespachadoseosdeconsultaconstantedevem ficar ao alcance da mão. Preferencialmente, na própria estação de trabalho ou em umarmáriomuitopróximo.

Jáosdocumentosqueserãoconsultadosesporadicamentedevemficaremumarquivodentrodoescritório,pelomenosporumperíodoaserdefinidopelacompanhia.

Muitas corporações contratamempresas especializadas emguardadedocumentos para evitarqueáreasnobresdeescritóriossejamocupadascomarquivomorto.

Nestescasos,asempresasguardaminternamenteadocumentaçãoporumcurtoprazo(de1a3meses), períodoemqueaindaocorremconsultasporparteda contabilidadeedepois transferempara a empresa de arquivamento. Isto evita que se tenha de pagar pelo “resgate” de algumdocumento para consulta logo após ele ter seguido para a empresa especializada.Normalmente,esseserviçoécobradoàparte.

Muitas organizações estão utilizando Sistemas de Gestão Eletrônica de Documentos ou GED.Nestecaso,odocumentoéescaneadonasuaentradaemumacentralderecepçãodedocumentos.Odocumentooriginaléarquivadoesomenteserárecuperadoemcasodenecessidade,porforçadeumcontencioso judicialounecessidadedeapresentaçãoaumaautoridadeouauditoria.Todasasações administrativas são tomadas a partir do documento eletrônico que internamente terá amesmarepresentatividadequeodocumentooriginal,inclusivejuntoacontasapagarereceber.

Figura17–FluxoBásicodeumSistemadeGerenciamentoEletrônicodeDocumentos–GED–Fonte:Atil

ARQUIVOAr�uive apenas o que for necessário ou obrigatório. Se sua empresa não tem uma política de prazos dearquivamento,estimuleosdemaisenvolvidosecrieumaregra.1)Prazos–respeiteprazos legais(triburosnormalmenteexigem5anosdearquivoedocumentosreferentesapessoal sãopermanentes).Contaspagassãoguardadaspor2anos.Demaisdocumentosde3mesesa1ano,conformeocaso.2)Organização –arquivo temumaregraclara:guardourápidodemaissempensarousemcritério,demorarápara resgatar o documento quando for necessário sua consulta. Organize por assunto, guarde por ordemcronológicaeidentifiquecaixasepastas.Eviteexpressõesgenéricascomo“Outros”e“Diversas”.Umarquivosóparatodosparaevitarperdadeespaçoeduplicidade.3)LocalizaçãodeDocumentos–osdocumentosaseremdespachadoseosdeconsultaconstantedevemficarna própria estação de trabalho ou em um armário muito próximo. Já os documentos que serão consultadosesporadicamentedevemficaremumarquivodentrodoescritório,pelomenosporumperíodoaserdefinidopelacompanhia(de1a3meses),edepoisdevemsertransferidosparaaempresadearquivamento.4)SistemasdeGestãoEletrônicadeDocumentosouGED–odocumentoéescaneadonasuaentradaemumacentralderecepçãodedocumentos.Odocumentooriginaléarquivadoesomenteserárecuperadoemcasode necessidade, por força de umcontencioso judicial ou necessidade de apresentação a uma autoridade ouauditoria.Todasasaçõesadminsitrativassãotomadasapartirdodocumentoeletrônicoqueinternamenteteráamesmarepresentatividadequeodocumentooriginal,inclusivejuntoacontasapagarereceber.3.3DespacharosDocumentoseAtenderDemaisDemandas

3.3.1EntradasVocê jáorganizouoseulocaldetrabalho,massenãoadotarrotinascorretas,empoucotempo

novamente a sua estação estar lotada de papéis e outros objetos, com prazos estourados oupróximosdadata-limitedesuaentrega.

Atualmente, damos uma relevância maior às demandas que chegam por meio eletrônico,especialmenteose-mails,mastemosdiversostiposdeentradas.Vamoslistá-los:

a) objetos físicos – mercadorias, amostras e encomendas que chegam pelo correio, couriers,motobóis ou representantes. Normalmente, os objetos físicos ocupam muito espaço na suaestação.Dêprioridadeparaevitarquesuamesadetrabalhofiqueobstruída.Avalieoquefazercomcadaumdelesedêoandamentoadequadoredirecionandoparaquemdedireito;

b) documentos impressos – cartas, impressos, publicações, processos, notificações judiciais edemais documentos impressos, alguns deles com um despacho manuscrito no verso – jáabordamos este assunto no capítulo sobre a organização do seu local de trabalho. Use asbandejasdeentradaparaosdocumentosaindanãolidos,abandejadomeioparaaquelesquenecessitamumtempomaiordereflexãodoque fazercomeleseabandejadebaixoparaosdocumentosjáprocessados.Usepequenosbilhetes,senecessário,parafacilitaraindicaçãodoquedeveserfeitocomcadaumdeles(arquivoouenvioparaoutrocolaboradorousetor);

c)voz–telefoniafixa,viaramalinterno,celular,VoIPepessoalmente–nãoseesqueçadeanotaras demandas solicitadas por voz. A possibilidade de você esquecer o que foi solicitado ou oprazodeatendimento,senãoregistrarporescrito,égrande.Aquicabelembrarquesevocêéchefe,algunsdeseuscolaboradoresmuitasvezesficamansiososportrocarumaideiacomvocêou aguardam a sua decisão sobre algum pedido ou demanda. É muito frustrante para elesperceberem que passado algum tempo sem retorno, a solicitação deles foi simplesmenteignoradaouesquecida;

d) eletrônica – e-mails, mensagens SMS, chats, twitter, redes sociais ou quaisquer outrosserviçosdemensageriaeletrônica,sejapelainternet,intranetouextranet.Jáabordeiaquestãodosee-mailsedasredessociais.Asorientaçõesgenéricassãoválidasparaosdemaistiposdemensagens.Aquisuamaiorpreocupaçãoésabersepararasmensagensdecaráterpessoalquepodem ser respondidas fora do horário de trabalho e, entre as mensagens de cunhoprofissional,quaisasdemaiorrelevânciaeurgência.

3.3.2ProcessamentoIndependemente do meio de entrada de suas demandas, a metodologia de processamento

seguiráamesmalógicaqueresumireiemduasperguntas:1ªDevorealizaralgumaatividadediantedetaldemanda?a)NÃO–Nestecaso,possoarquivarodocumentoqueveioapenasparaciênciaouenviarpara

lixeira. Não importa a modalidade, se eletrônica ou física. Se for material reaproveitável oureciclável,dêotratamentoadequado,melhorandooíndicedesustentabilidadedesuaunidade.

b)SIM–Nestecaso,vamospassarparaasegundapergunta:

2ªAtarefapodeserrealizadaemprazoinferiora5minutos?a) SIM – Realize a tarefa se dispuser de tempo ou assim que for possível. O entregável (ou

produto)destatarefaseráumaSaída(ouOutput).b)NÃO–Acontinuçãodesteitemestánosubitemaseguir“Saídas(Outputs).3.3.3Saídasa)Avalieatarefae,seforpossível,deleguesuarealizaçãolevandoemconsideraçãoosubitem

3.6–AprendaaDelegar.b) Se você for realizar a tarefa, planeje cuidadosamente sua execução. Dependendo de sua

complexidade, divida-a em várias atividades menores ou em etapas. Procure simplificar omáximopossívelasuarealização.

c)Verifiquesealgumaatividademenordeveserrealizadaporalgumespecialista.Casopositivo,procureocolaboradorquepodeagregarvalorasuaatividadeediscutacomeleoqueprecisaser realizado.Seelenão responderdiretamentea você,não seesqueçadeconversar comochefeimediato.Istoevitaráaborrecimentosemal-entendidosnacorporação.

d)Agendea execuçãodas tarefasdeacordo comaestimativade temponecessáriopara cadaumadelas,levandoemcontaasuarelevânciaeurgência.

AORGANIZAÇÃODOSEULOCALDETRABALHOPreocupe-secomaorganizaçãodoseulocaldetrabalho.Elapodecontribuirnaadministraçãodoseutempomuitomaisdoquevocêimagina.1)EstaçãodeTrabalho–acadadia,asestaçõesdetrabalhoestãomenoreseafaltadeespaçoémuitocomumnasorganizações.Algumasmodificaçõesemsuamesaenassuas rotinaspodemajudá-loaganhar tempo.Apesarda tecnologia,aindacirculamuitopapel.Useumacaixadeentradaesaídadedocumentos.Umporta-trecoparacolocarcanetaseoutrosacessóriostambéméútil.Deixeumaárealivreparavocêpoderdespacharadocumentaçãoimpressa.Tenhablocodepapelparapoderdirecionardocumentos(oupost-its)paraterceitosouenviarpequenosrecados.Evitecolocarpapéisnasgavetas;coloquesomenteaquelesdocumentosqueprecisemficarmaisreservados.2)Processamento – use duas perguntas: 1ª Devo realizar alguma atividade diante de tal demanda? NÃO –Arquiveodocumentoqueveioapenasparaciênciaouenvieparaalixeira.SIM–Nestecaso,vamospassarparaasegundapergunta:Atarefapodeserrealizadaemprazoinferiora5minutos?SIM–Realizeatarefasedispuserdetempoouassimqueforpossível.NÃO–Vejaopróximoitem“Saídas”(Outputs)3)Saídas – avalie a tarefa e, se for possível, delegue sua realização. Se você for realizar a tarefa, planejecuidadosamente sua execução. Divida-a em várias atividades menores, se for o caso. Procure simplificar omáximo possível. Verifique se alguma atividade menor deve ser realizada por algum especialista. Agende aexecuçãodastarefasdeacordocomaestimativadetemponecessárioparacadaumadelas,levandoemcontaasuarelevânciaeurgência.

3.4SustentabilidadeVocêpodeadotarmedidasmuitosimplesquevãoajudaracontribuirparaasustentabilidadedo

seulocaldetrabalho.Use o máximo de luz natural possível. Evite projetos de iluminação que acendam todas as

lumináriasdoandardeumasóvezenãopermitemdesligarosambientesdeformaindividual.Eviteconstruirparedes internamente,semprequepossível.Elaafastaaspessoaseaumentao

consumodeenergia.Tenha uma caneca à mão. Evite o uso de copos descartáveis para água e café. Você dará um

toquepessoalnasuaestaçãodetrabalho.Acanecanormalmentetemumabasegrandeeviramuitomenosvezesqueoscoposdeplástico.Suamãoqueimarámenos.Elesestãocadavezmaisfinos.

Tenha uma bandeja (tipo de entrada de documentos) próxima à impressora, de preferência,ligadaàredeepróximadealguémquevaifiscalizarosexcessosdeimpressãodoescritório.Sesuaorganização imprime muito, pode ser uma caixa. Guarde nela todos os papéis que podem serutilizadoscomorascunho.

Estimuleaimpressãodedocumentosinternosourascunhosemfolhasreaproveitadas.Façabloquinhosoupapeizinhospararecados,reaproveitandoojápapelimpresso.

Tenhaemalgumpontodoestratégicouma“bateria”decestosparareciclagem,conformefiguramostradaaseguir:

Figura18–ModelosdeCestosparaReciclagemdeLixo–Fonte:PlanetaSustentável

Na maioria das corporações, basta ter o de papel e o de plástico. Use modelos conformemostradosnafiguraanterior,comascoresdiferenciadasparacadatipodematerialaserreciclado,comtampa“vaivém”ecomaindicaçãoclaradotipodematerialquedeveserdepositado(símboloepalavra).

Evitecolocaro lixoeletrônico juntocomo lixoconvencional.Leveaspilhasebateriasa locaisque recolhemedãoo tratamento adequadoa este tipode lixoque é altamente tóxico.Doe seusequipamentosdesativadosquenãotêmvalorcomercialparaorganizaçõesnãogovernamentaisdeinclusãodigitalquedarãoumaproveitamentomuitomelhorparaseusaparelhos,beneficiandoumapartedapopulaçãocarente.SUSTENTABILIDADE1) Iluminação – use o máximo de luz natural possível. Evite projetos de iluminação que acendam todas asluminárias de uma só vez. Evite contruir paredes internamente, sempre que possível. Ela afasta as pessoas eaumentaoconsumodeeneriga.2)Evitecoposdescartáveis–tenhaumacanecaàmão.3)Reutilizeospapéis–deixeaimpressoraligadanaredeepróximadealguémquevaifiscalizarosexcessosdeimpressãodoescritório.Reaproveitepapéisimpressos.Façabloquinhosoupapeizinhospararecado.4)Recicle – tenhaemalgumpontodo estratégicode suaempresa “bateria” de cestos para reciclagem,pelomenosdepapeledeplástico).Evitecolocarolixoeletrônicojuntocomolixoconvencional.Levepilhasebateriasa locais adequados.Doe seus equipamentos desativados que não têm valor comercial paraONGs de inclusãodigitalquebeneficiarãoapopulaçãocarente.5)Adoteesteshábitossaudáveisemsuacasa.

“Odinheirocompraorelógiomasnãootempo.”ProvérbioChinês

4Agenda

4.1AgendadePapelAagendadepapeltemumagrandevantagemqueésuaportabilidade.Nãodependedeenergiae

nãotemriscodeperderosdadosporvírusouquebra.Existemdiversosmodelosdemesa,no formatotradicional (tipo livro)edebolsoparatodosos

gostosepreços.Afacilidadederegistroqueaagendadepapeldáéindiscutível.

Figura19–TiposdeAgendadePapel

Noentanto,existemalgunsinconvenientes:a) registrospeeventos recorrentescomoreuniõessemanaisouquinzenais, somosobrigaposaescreverumporumoscompromissos;

b)apesquisapeumeventonormalmenteémaispemorapa,poisnecessitamosterumaestimativapequanpoocorreupararepuzirmosaáreapebusca;

c)contatos–acapaano,somosobrigaposatranscreverospapos(senãotopos,pelomenososmaisimportantes).Paraevitarestepesconforto,surgiramagenpascom“refil”tantoimportapascomonacionais(RepfaxeTilifax),quesãopivipipasemváriasseçõesepopemoscomprarorefilquenecessitamos.

Figura20–ModelodeAgendadePapelcomRefil–Fonte:Redfax

AGENDADEPAPELAagendadepapeléportátil,nãoprecisadeenergia,nãoquebraoupegavírus.Podeserdemesa,tipotradicional(livro)ou de bolso. É fácil registrar informações nela. Por outro lado, agendamento de compromissos recorrentes têm de serlançados uma ume a pesquisa de um registro é demorada, pois depende de termos uma ideia de onde anotamos ainformação. Amenos que a agenda seja do tipo “refil”, a cada troca de agendas, existe um esforço para transcrevercontatos.4.2AgendasComputadorizadas

Em um passado não muito distante, as agendas eletrônicas PALM faziam sucesso entre osexecutivos e profissionais liberais, pois permitiam a mobilidade como se fossem uma agenda debolsoeavantagemdesincronizarosdadoscomocomputadordemesa(desktop).

Com a chegada dos smartphones e tablets, tais funções foram incorporadas pelos novos“gadgets”.Existemvariaçõesdeacordocomoosistemaoperacionalutilizado.Aseguir,vouabordaralgunsdeles,semapretensãodeesgotarotemaque,alémderico,sofreasmutaçõesnavelocidadedosnovoslançamentosdeaparelhoseversõesdosistemaoperacional.

4.2.1MicrosoftOutlookUsadopelosusuáriosdosistemaoperacionalWindows.Éumprogramadegerenciamentodee-

mail,integrantedoMicrosoftOffice.DiferentementedoOutlookExpress,queéusadobasicamentepara receber e enviar e-mail, o Microsoft Outlook além das funções de e-mail, é uma agendaeletrônicacompleta,emquevocêpodemarcarseuscompromissosdiários,semanaisemensais.Eletraztambémumricogerenciadordecontatos,ondevocêpodealémdecadastraronomeee-maildeseuscontatos,tambémanotartodasasinformaçõesrelevantessobreosmesmos,comoendereço,telefones, ramo de atividade, detalhes sobre emprego, apelido, etc. Oferece também umGerenciador de tarefas, as quais você pode organizar em forma de lista, com todos os detalhessobredeterminadaatividadeaserrealizada.E,apartirdaversão2010,contaaindacomumcampode anotações, em que ele simula aqueles post-its, papéis amarelos pequenos autoadesivos. ElepermiteasincronizaçãocomsmartphonesquetambémusemosistemaoperacionalWindowsparacelulares,entreelesasversõesMobileouPhone.

4.2.2AppleUtilizado pelos usuários do IOS da Apple, seja nos micros, notebooks e, principalmente, nos

iPhoneseiPad.OpacotetemrecursosmuitosemelhantesaodoOutlookcomoMail(gerenciadordee-mails), Calendário (agenda de compromissos), Lembretes (lista de tarefas) e os Contatos(integradocomoTelefone),ondevocêpodealémderegistraronomeee-maildosseuscontatos,tambémanotartodasasinformaçõesrelevantessobreosmesmos,comoendereço,telefones,ramodeatividade,detalhessobreemprego,etc.

A vantagem é que ambos sistemas sincronizam as informações entre si permitindo umasincronização de informações e mensagens. Este recurso simplifica enormemente a gestão demensagens e o agendamento de compromissos podendo usar independentemente o Outlook nomicroouoCalendárionoiPadouiPhone.

Figura21–TelaCalendáriodoiPad

4.2.3AndroidOs usuários de tablets e smartphones que utilizam o sistema Android possuem os mesmos

recursos que existem no Outlook e podem sincronizar as informações entre os gadgets e omicro/notebook.

Graficamente,asferramentasestãomuitoassemelhadas,oquetornaoseuusomuitointuitivo.Vejaasimagensdo“SPlanner”,conformeFiguras22e23apresentadasaseguir:

Figura22–TelaCalendárioSPlanner–Android

Figura23–DetalhedatelaSPlanner

AGENDASCOMPUTADORIZADASDisponíveisnossmartphones e tablets, as funções da agenda foram totalmente incorporadas pelos novos “gadgets”.Existemvariaçõesdeacordocomosistemaoperacionalutilizado.1)MicrosoftOutlook–éumprogramadegerenciamentodee-mail,integrantedoMicrosoftOfficequetemumaagendaeletrônica completa, emque vocêpodemarcar seus compromissos diários, semanais emensais e umgerenciadorde tarefasem formade lista, com todososdetalhes sobredeterminadaatividadea ser realizada,bemcomoumgerenciadordecontatos.2)Apple–utilizadopelosusuáriosdaApple,sejanosmicros,notebookse,principalmente,nosiPhoneseiPads.OpacotetemrecursosmuitosemelhatesaodoOutlookcomoMail(gerenciadordee-mails),Calendário(agendadecompromissos), Lembretes (lista de tarefas) e os Contatos (integrado com o Telefone). Permite sincronizar asinformações e mensagens entre si. Tem o recurso iCloud que os dados ficam em um servidor com backup,eliminandoaperdadedadosemcasodeperdaouroubodosequipamentosmóveis.3)Android–osusuáriosdetabletsesmartphonesqueutilizamosistemaAndroidpossuemosmesmosrecursosqueexistemnoOutlooketambémpodemsincronizarasinformaçõesentreosgadgetseomicro/notebook.4)Semelhanças–graficamente,asferramentasdos3sistemasoperacionaisestãomuitoassemelhadas,oquetornaseuusomuitointuitivo.5)Sincronizaçãoentremicrosegadgetsdesistemasdiferentes–esterecursosimplificaenormementeagestãodemensagenseoagendamentodecompromissospodendousarindependentementeoOutlooknomicroounossmartphonesetablets(sistemasAppleeAndroid).4.3EscolhaumaAgenda

Agora você tem uma visão geral dos diversos tipos de agenda tanto de papel quanto ascomputadorizadas.Nãoimportaqualvocêescolheu,oimportanteéusaruma.

Pela facilidade de manutenção, eu recomendo uma computadorizada. É mais fácil colocarcompromissosrecorrentescomoreuniõesgerenciaiseoutroscompromissosregulares.Émaisfácilpesquisaralgumregistroemcasodenecessidadedebusca.

Escolhaaquelaquevocêsesintamaisàvontadeparausar.EuusooOutlook;meusfilhosusamagendas da Apple e compatível com o sistema operativo Linux. Não existe uma que possa serconsideradaamelhor.Éumaquestãopessoaldeadaptaçãoedependemuitodasuaexperiênciaeconhecimentopessoal.ESCOLHAUMAAGENDAVocêprecisadeumaagenda.Podeserdepapeloucomputadorizada.Sepuderuseumanoseusmartphoneoutablet.Émais fácil agendar compromissos recorrentes como reuniões gerenciais e outros compromissos regulares, bem comopesquisarregistrosnela.Escolha aquela que você se sintamais à vontadepara usar. É umaquestãopessoal de adaptação e dependemuitodasuaexperiênciaeconhecimentopessoal.

“Otempoéoúnicocapitaldaspessoasquetêmcomofortunaapenasasuainteligência.”

HonorédeBalzac

5Coloqueempráticaos

conhecimentosadquiridos

Chegou a hora de colocar em prática seus conhecimentos. Você já definiu um método paraestabelecersuasprioridades.Reviusuasrotinas.Eagora?5.1Registreseuscompromissoseaçõesnasuaagenda

Comeceregistrandoasatividadesprincipais,independentementedométodoescolhido.Registreasprincipaisetapaseasdatasmaissignificativascomoasdatasdeinícioeentregadecadafase.Coloquealgunsalertasantesdadatafinalparaevitarquevocêacabeatrasandoaentregadealgumprojetoouatividade.

Registre todas as reuniões regulares e atividades rotineiras importantes. Bloqueie datas paracompromissosquandojátiverviagensousemináriosagendadospreviamente.

Figura24–ExemplodePlanejamentoMensaldeAtividadesUsandooMSOutlook

5.2RevisesuaagendaperiodicamenteSemanalmente, revise sua agenda e reveja os objetivos e compromissos da semana seguinte.

Vocêpodefazernofinalounocomeçodasemana,conformeficarmelhoremsuarotina.Algumaspessoas preferem fazer esta reflexão em algum momento durante o final de semana, poisnormalmenteéumperíododemenormovimentaçãoepropícioparaummomentodeanálisedoqueocorreunasemanaqueencerroueparareavaliaroscompromissosdasemanaseguinte.

Diariamente, estabeleçoalgunsobjetivosde curtoprazo. Isto ajudaa evitarque tarefas sejamempurradas para o(s) dia(s) seguinte(s) em função de algum contratempo ao longo da jornada.Destaforma,tenhoemmenteoqueprecisorealizarnaquelediaeistomeajudaanãodesviardomeucaminho.

COLOQUEEMPRÁTICAOSCONHECIMENTOSADQUIRIDOSE scolhidaaagendadasuaconveniência,coloqueempráticaseusconhecimentos.1)Definasuasprioridades–definaummétodoparaestabelecersuasprioridadeserevejasuasrotinas.2)Agendeseuscompromissos – comece registrandoasatividadesprincipais, e asdatasmais significativascomoasdatasdeinícioeentregadecadafase.Coloquealertasantesdadatafinal.Registretodasasreuniõesregulares e atividades rotineiras importantes. Bloqueie datas para compromissos quando já tiver viagens ousemináriosagendadospreviamente.3)Revisesuaagendaerevejaosobjetivosecompromissos:a)demanalmente–façaumarevisãodeseuspróximoscompromissosaofinaloucomeçodasemana,conformeficarmelhoremsuarotina.Analiseoqueocorreunasemanaqueencerrouereavalieasatividadesagendadasparaasemanaseguinte;

b)diariamente – estabeleça objetivos de curto prazo. Evite postergar tarefas para o(s) dia(s) seguinte(s) emfunçãodealgumcontratempo.

5.3RevisãodeProcessos–MétodoPDCATambém conhecido como “Ciclo de Deming”, o PDCA é uma das primeiras ferramentas

gerenciaisoudegestãodaqualidadeepermiteocontroledoprocesso.OPDCAfoicriadonadécadade20porWalterA.Shewart,masfoiWilliamEdwardDeming,o

“gurudogerenciamentodaqualidade”,quemdisseminouseuusonoJapãoedepoisnomundotodo,porisso,apartirdadécadade50,ocicloPDCApassouaserconhecidocomo“CicloDeming”.

O método “PDCA”, cujo nome é composto da sigla das palavras em inglês que designam cadaetapadociclo: “Plan”,planejar;“Do”, fazerouagir; “Check”, checar ou verificar; e “Action”,nosentidodecorrigirouagirdeformacorretiva.

OPDCAéummétodoamplamenteaplicadoparaocontroleeficazeconfiáveldasatividadesdeumaorganização,principalmenteaquelasrelacionadasàsmelhorias,possibilitandoapadronizaçãonasinformaçõesdocontroledequalidadeeamenorprobabilidadedeerrosnasanálisesaotornaras informações mais entendíveis. O método pode ser utilizado em qualquer empresa de forma agarantirosucessonosnegócios,independentementedaáreadeatuaçãodaempresa.

Este método pode ser uma excelente ferramenta para o aprimoramento dos processos de suaempresa. Use-o para rever também suas metas. Você verá rapidamente o valor agregado à suarotinadetrabalhoqueestaferramentavailheproporcionar.

VejanafiguraaseguirasquatroetapasquecompõemoPDCAou“CiclodeDemming”:

Figura25–OCiclodeDemmingouPDCA

OPDCAconstitui-sedasseguintesetapas:“PLAN”–oprimeiropassoparaaaplicaçãodoPDCAéoestabelecimentodeumplano,ouum

planejamentoquedeveráserestabelecidocombasenasdiretrizesoupolíticasdaempresaeondedevemserconsideradastrêsfasesimportantes:aprimeirafaseéoestabelecimentodosobjetivos;asegundaéoestabelecimentodocaminhoparaqueoobjetivosejaatingido;eaterceiraéadefiniçãodométodoquedeveserutilizadoparaconseguí-los.Aboaelaboraçãodoplanoevitafalhaseperdasdetempodesnecessáriasnaspróximasfasesdociclo;

“DO” – o segundo passo do PDCA é a execução do plano que consiste no treinamento dosenvolvidos no método a ser empregado, a execução propriamente dita e a coleta de dados paraposterioranálise.Éimportantequeoplanosejarigorosamenteseguido;

“CHECK” – o terceiro passo do PDCA é a análise ou verificação dos resultados alcançados edadoscoletados.Elapodeocorrerconcomitantementecomarealizaçãodoplanoquandoseverificase o trabalho está sendo feito da forma devida, ou após a execução quando são feitas análisesestatísticasdosdadoseverificaçãodositensdecontrole.Nestafase,podemserdetectadoserrosoufalhas;

“ACT” ou “ACTION” – a última fase do PDCA é a realização das ações corretivas, ou seja, acorreção da falhas encontradas no passo anterior. Após realizada a investigação das causas dasfalhasoudesviosnoprocesso,deve-serepetirouaplicarocicloPDCAparacorrigirasfalhas(pelomesmomodelo,planejar as ações, fazer, checare corrigir) de formaamelhorar cadavezmais osistemaeométododetrabalho.REVISÃODEPROCESSOS–MODOPDCAOPDCAéumadasprimeirasferramentasgerenciaisouderestãodaqualidadeepermiteocontroledoprocesso.OcicloPDCApassouaserconhecidocomo“CicloDeming”.OPDCAéummétodoamplamenteaplicadoparaocontroleeficazeconfiáveldasatividadesprincipalmenteaquelasrelacionadasàsmelhorias,possibilitandoapadronizaçãonasinformaçõesdocontroledequalidade.1) “PLAN” – estabelecimento de um planejamento que deverá ser determinado com base nas diretrizes oupolíticasdaempresaeondedevemserconsideradastrêsfasesimportantes:estabelecerosobjetivos,ocaminhoparaqueoobjetivosejaatingidoeadefiniçãodométodoquedeveserutilizadoparaconsegui-los.2) “DO” – execução do plano que consiste no treinamento dos envolvidos no método a ser empregado, aexecução propriamente dita e a coleta de dados para posterior análise. É importante que o plano sejarigorosamenteseguido.3)“CHECK”–análiseouverificaçãodos resultadosalcançadosedadoscoletados.Elapodeocorreraomesmotempodarealizaçãodoplanoouapósaexecuçãoquandosãofeitasanálisesestatísticasdosdadoseverificaçãodositensdecontrole.Nestafase,podemserdetectadoserrosoufalhas.4)“ACT”ou“ACTION”–fasedasaçõescorretivas,ouseja,acorreçãodasfalhasencontradasnopassoanterior.5)Ciclo”–apósrealizadaainvestigaçãodascausasdasfalhasoudesviosnoprocesso,deve-serepetirouaplicarocicloPDCAparacorrigirasfalhasdeformaamelhorarcadavezmaisosistemaeométododetrabalho.

“Sessentaporcentodetodososproblemasadministrativosresultamdeineficácianacomunicação.”

PeterDrucker

6Gente

¨6.1OuçaseusclientesFiqueiatéagorasugerindoformasdevocêsimplificarsuasaçõeseganhartempoe,derepente,

peçoparavocêouvirosseusclientes.Ouvirseusclienteséeufemismo.Nosprimeiroscontatos,elesvãoreclamar.Literalmente,botarabocano trombone,especialmentesevocêesuaempresanãofalamcomelesháumbomtempo.Comcerteza,haveráumaenxurradadereclamaçõeselamúrias.

Muitagentedeveestarpensando:“Estecaraémaluco!”Nãosepreocupe,vocênãoéoprimeiro.Minhanetamefalaseguidamente:“OVovôtámaluco!”Logo,vocênãoprecisaficarcomremorsoouvergonhasetivertalpensamento.

Voltandoaoque interessa,estesmomentossãomuito importantes.Elesvão lhedarretornodecomoésuaempresa(ousetor)eelapodesermuitodiferentedoquevocêpensaquesuacompanhiaé!

OJanCarlzonquefoiCEOdaSAS(ScandinavianAirlines)chamoude“MomentodaVerdade”operíodode tempoemqueocliente interagecomaempresa, seus funcionárioseambiente físico,proporcionandoumapercepçãodaqualidadedoserviço.Emmuitosserviços,esseperíododetempopodeviraserbemcurtooqueaumentaaindamaissuaimportânciaparaapercepçãodequalidadedosclientes.Eleescreveuolivro“HoradaVerdade”publicadopelaEditoraSextanteemquerelataseutrabalhoparareverterumquadroadversoutilizandoahumanizaçãodosprocessosdaSAS.

Nãoestoufalandodecriarcanaisdeatendimentotipo“FalecomoPresidente”.Estousugerindoovelhocontatoolhonoolho. Iratéoescritóriodocliente.Vercomoeleusaosseusprodutosouserviços.Ouvirsuasdificuldadesevocêvaisesurpreendercomaquantidadedesugestõesqueelesvãolhedarparamelhorarasuaorganização.

Marquereligiosamentenasuaagenda,paravisitaralgunsclientes.Comecepelosestratégicos,mas visite alguns clientes menores. Eles podem significar nichos que sua empresa não estáatendendodeformaadequada.

Escolhatambémclientesperdidosepossíveisclientesinsatisfeitosquepodemserperdidos.Asinformaçõesquevocêvaireceberdesuaempresapodemcontribuirparaaretençãodemuitos

clientesnasuacarteiraetalvezatérevertaumououtrocancelamentopelasuaatitude.Considereisto um ganho marginal, pois o feedback dos seus clientes é que é o grande resultado destaatividade.

Abraosseushorizontesouvindotambémclientespotenciaiseclientesdeseusconcorrentes.Emtodososcasos,ouçaantesdemaisnada.Suavisitaéparaescutarenãoparadespejarum

blá-blá-blácansativo.Alémdorelatodo“MomentodaVerdade”nasuaempresa,oclientetendeafazer comparações espontâneas comos produtos e serviços da concorrência. Anote as principaisobservações,mesmoquevocêinicialmentenãoconcorde.Procureentenderomotivoqueestáportrásdasolicitaçãodocliente.

Analiseoqueoseuclientefalou.Circuleainformaçãodentrodesuacorporação.Avaliequaloresultadoparaseuclienteesuaempresa,quaismedidaspodemgerar.Vejaseagregaalgumvaloremrelaçãoaoqueaconcorrênciaoferece.

Dê retorno. Mostre que você realmente escutou o que ele pensava e, mesmo que você nãocoloqueempráticaasugestãodele,deixeclaroquevocêanalisouoqueelepropôs.

Agradeça de forma sincera as sugestões e críticas. Evite o tom formal e distante típico degravaçãodecallcenter(...sualigaçãoémuitoimportanteparanós!).Recompenseconcretamenteoseuclientepelasinformaçõesfornecidas,mesmoquedeformasimbólica.

Algumas empresas possuem uma abordagem estratégica ao ato de ouvir seus clientes. Destaforma,asinformaçõessãocoletadasdepormeiodeváriasferramentaseosdadosapósanalisadosoferecemaverdadeirabaseparaamelhoriadoserviçoprestadoaosclientes.

AfiguraqueapresentamosaseguirsintetizaumexemplodeummodeloapresentadoporRichardWitheleyemseulivro“CrescimentoOrientadoparaoCliente.Emresumo,oobjetivoérespondera

3�erguntas:a)Quecaracterísticasdoprodutosãoimportantes?RespostaviaFeedback.b)Comoestamosnossaindo?RespostaviaPesquisadeOpiniãosobreoníveldeSatisfaçãodoCliente.c)Oqueestáfaltando?RespostaviaVisitaaosClientes.

Figura26–SistemadeInformaçõessobreoCliente–Fonte:RichardWitheley

OUÇASEUSCLIENTESConheçaasuaempresacomoelaéenãocomovocêpensaqueé.MomentosdaVerdade–expressãocriadapeloJanCarlsonquedefineotempoemqueoclienteinteragecomaempresa,seusfuncionárioseinstalações,proporcionandoumapercepçãodaqualidadedoserviço.Vá até o seu cliente – faça contatos pessoais, vá até o escritório do seu cliente. Veja como ele usa seusprodutosouserviços.Ouçasuasdificuldadesevocêvaisesurpreendercomaquantidadedesugestõesqueelevailhe darparamelhorara suaorganização.Agendevisitas, começandopelosestratégicos,masvisitealgunsclientesmenores,elespodemserdenichosque suaempresanãoestáatendendode formaadequada.Converse tambémcomalgunsEX-clientes.

Ouça e anote sugestões e reclamações – escute de forma sincera. Avalie as comparações espontâneas com osprodutosdaconcorrência.Anoteasprincipaisobservações,mesmoquevocêinicalmentenãoconcordeedepoisanaliseoqueo seucliente falou.Circulea informaçãodentrode suaCorporação.Avaliequal o resultadopara seuclientee suaempresa,quaismedidaspodemgerar.Vejaseagregaalgumvaloremrelaçãoaoqueaconcorrênciaoferece.Dêretorno–mostrequevocêrealmenteescutouaopiniãodoseuclienteequevocêanalisouoqueelepropôs.Agradeçadeformasinceraassugestõesecríticas.Recompenseconcretamenteoseuclientepelasinformaçõesfornecidas,mesmoquedeformasimbólica.

6.2ValorizesuaEquipeRes�eitea individualidadedesuaEquipe.Aochegaraoambientede trabalho,dêbomdiaaos

seuscolaboradoresmencionandoonomedecadaumdeles.Istodemonstraqueelesnãosãoapenasumnúmeronaorganizaçãoequevocêsepreocupacomeles.

Reserveumtempopara falarcomseuscolaboradores.Lembre-sedequemuitossão tímidosetêm vergonha de se dirigir a você. Tome a iniciativa, se interesse pelo que eles fazem. Façaperguntasdecomoestãoascoisasesetemalgoqueestáatrapalhandoaperformahcedeles.

Ouçaassugestõeseanaliseasuaaplicabilidade.Estimuleasboasiniciativas.E,principalmente,digaclaramentequemfoioautordaideia,quandoeladercerto.Suaequipeficaráenergizadadeformapositivaeserácriadoumambientefavorávelaosurgimentodenovasideias.

Respeiteotempodeseuscolaboradores.Evitechegaratrasadoaosseuscompromissos.Nãodê “chádebanco”, ou seja, não façaninguém ficar esperandopor você.Se surgir algum

imprevisto, avise ao(s) interessado(s) que o seu compromisso está atrasado e remarque, se for ocaso,oupeçaparaocolaboradoraguardarnoseuambientedetrabalhoatéahoraquevocêestiverdisponívelparaatendê-lo.

Comemore cada conquista com todos que ajudaram a alcançar o resultado. Divida os bonsresultados.Nãoespere chegaraonirvana.Façapequenas comemorações,mas com intervalosdetempomaiscurtos.Aliás,escutesugestões,pois,àsvezes,asfestasnasempresassãotãochataseenfadonhas, que não deveriam ser classificados como prêmios e sim como castigos. Além disso,podetercerteza,assugestõesserãomuitomaiseconômicasdasquevocêlistariasemconsultá-los.

Istoajudaráaaumentaraestimadaequipe.Lembre-sedequeotempodedicadoasuaequipenãoéperdadetempo,muitopelocontrário.Considerecomouminvestimento.

Umaequipemotivadaevalorizada lheajudaráa terresultadosmuitomelhores,aumentandoaprodutividadeeaqualidade.Equipemotivadavalorizaotempodetodos.VALORIZESUAEQUIPEVejacomoaçõessimplespodemtrazermelhoresresultadosparasuaEmpresaeEquipe.1)RespeiteaindividualidadedesuaEquipe–cumprimenteseuscolaboradoresmencionandoonomedecadaumdeles.2)Reserveumtempoparafalarcomseuscolaboradores–seinteressepeloqueelesfazem.Façaperguntasdecomoestãoascoisasesetemalgoqueestáatrapalhandoaperformancedelesouseestãoprecisandodealgo.3)Ouçaassugestóeseanaliseasuaaplicabilidade–estimuleasboasiniciativas.Divulgueoautordaidéia,quandoeladercerto.Crieumambientefavorávelaosurgimentodenovasidéias.4)Respeiteotempodeseuscolaboradores–nãodê“chádebanco”.Seforatrasar,aviseeremarque,seforocaso.5)Comemorecadaconquista–dividaosbonsresultadoscomaequipe.Façapequenascomemorações,maslogoapósasvitórias,istoaumentaráaestimadaequipe.Umaequipemotivadaevalorizadaajudanaobtençãoderesultadosmuitomelhores,aumentandoaprodutividadeeaqualidade.

6.3TenhaosFornecedoresaoseuLadoFornecedorespodemserbomaliadosnasoluçãodosseusproblemas.Relatesuasdificuldadese,

sepossível,mostreasituaçãonocampo.Quandoofornecedorpercebequerealmenteoseuproduto

estácriandoalgumadificuldadeparaseusclientes,elesbuscamalternativasquecertamentevocênãohaviapensado.

Faça este contato regularmente, não espere a crise chegar para iniciar o diálogo com seusparceiros,atéporqueistolevatempo.Vocêprecisadescobriroscanaiscorretos.

Para o processo fluir, descreva de forma objetiva suas dificuldades, não perca tempo comreclamaçõessubjetivas,vocêssomentevãoperdertempoemvezdebuscarasoluçãodoproblema.

Ointeressanteéquenamedidaemqueaparceriaforprogredindo,osproblemascadavezmaisserãodiagnosticadosmaiscedoesolucionadoscomcriatividade.TENHAOSFORNECEDORESAOSEULADOS eaproximedosseusfornecedores.Elespodemauxiliarnasoluçãodediversosproblemas.Useoconhecimentodelesparadesenvolvernovasecriativassoluções.1)Fornecedorespodemseraliados–relatesuasdificuldades,quandoofornecedorpercebequeoprodutodeleestá criando alguma dificuldade para seus clientes, eles buscam alternativas que certamente você não havia pensadonelas.2)Façacontatosregulares–nãoespereacrisechegarparainiciarodiálogocomseusparceiros.Lembre-sequevocêprecisadescobriroscontatoscertosemcadafornecedor.

“CarpeDiem”Fraseemlatimqueétraduzidacomo“Colhaodiaouaproveiteomomento”

Horácio

7SejaFeliz

7.1ReserveumtempoparasimesmoVocê é uma pessoa que não tem tempo para nada? Você se ressente de tempo para você?

Lembre-sedequevocê,sequiser,nãosedesligadoseutrabalhonunca,porqueelevaijuntocomvocê seja no celular, no rádio, através, nos e-mails e em outras formas de mobilidade. Mas domesmojeitoqueumcopopelametadeestámeiocheiooumeiovazio,estesrecursos,quandousadosdeformaadequada,podempermitirquevocêpossaseorganizare,destaforma,reservarotempoparasimesmo,parafazeraquiloquevocêgostariadefazeresistematicamentevemadiando,pelaalegadafaltadetempo.

Podeserumcursodeespecializaçãooupraticaralgum�obbyoupraticaralgumesporte.Reserveumtempoparafazeraquiloquevocêgosta.

Naturalmente, não estou pregando que você deve sacrificar algum compromisso profissionalpara se dedicar às delícias de um curso sobre vinhos! O que estou sugerindo é reorganizar suaagendadeformaaatenderseuscompromissoseterespaçoparafazeralgoquelhedêsatisfação.

Façaaquiloquevocêquer.Podeserapenasumahorasemanal.Mastenhaumtempoparafazeralgo que você deseja. Marque na agenda como um compromisso como os demais de caráterprofissional.Sejacriativo,comeceodiamaiscedo,outerminemaistarde.

Pode ser uma caminhada ou frequentar uma academia. Escreva um livro, monte um blog oucozinheparaosamigos.Aliás,sevocêmeperguntareusugeriaparavocêoptarporumaatividadeesportivaouhobbyquepossaserexecutadodeformacoletiva.

Conhecernovaspessoassempreébom,especialmentequandosetemuminteressecomum.Istopermiteocultivodenovasamizadesefortaleceasuanetworking.

Emresumo,vocêprecisacriaroSEUprópriotempoedestiná-lodeformaadequada.ReserveumtempoparasimesmoVocêéumapessoaquenãotemtempoparanada?Vocêseressentedetempoparavocê.Lembre-se que você, se quiser, não se desliga do seu trabalho nunca, porque ele vai junto com você seja nocelularourádio,atravésdosemailseoutrasformasdemobilidade.1)Reserveumtempoparaumprojetoseu –podeserumcurso,umhobbyouparapraticar algumesporte.Reserveumtempoparafazeraquiloquevocêgosta.Reorganizesuaagendadeformaaatenderseuscompromissoseterespaçoparafazeralgoquelhedêsatisfação.Nãoimportaquesejaapenasumahorasemanal.Marquenaagendacomoumcompromissocomoosdemaisdecaráterprofissional.2)Sejacriativo–comeceodiamaiscedo,outerminemaistardeparaacharotemponecessárioparasi.3)Aumenteasuanetwork – conheçanovaspessoas,especialmentequanto se temum interesse comum. Istopermiteocultivodenovasamizadesefortalecesuarededecontatos.

7.2SejaFelizEstapublicaçãonãoédeautoajuda.Tratadeprincípiosesoluçõesparavocêadministrarmelhor

oseutempo.Noentanto, sevocêaplicaras sugestõesquedemosnestapublicação, tenhaacertezadeque

vocêserámaisfeliz!Vocêteráclarezadeseusobjetivosdecurto,médioelongoprazos.Teráestabelecidoumaprioridadecorretadasaçõesemetasparaatingirtaisobjetivos.Qualquer

das técnicas recomendadas lhepermitirá inclusivedescartaratividadesquenãoagregamvalorasuavida,sejadopontodevistaprofissionaloupessoal.

Suasrelaçõescomasuaequipe,fornecedoreseconsigomesmoserãofortalecidase,comcadaumsabendoexatamenteoquetemdefazer,seutemposeráotimizado.

Trabalheemumsegmentoquevocêse identifique.Vocêpassapelomenos10horasdiáriasno

seu local de trabalho. É uma tortura ter de permanecer tal período em um local que não nossentimosbem.

Busqueumacarreiraemquevocêtenhatalentoouhabilidade.Procure humanizar o seu ambiente de trabalho. Trate todos com educação e respeito. Se

possível, chame as pessoas pelo primeiro nome. Não use apelidos para evitar situaçõesconstrangedoras.

Interesse-se pelos seus colaboradores, mas não seja uma caixa de ressonância de boatos oufuxicos.

Busque a sua realização profissional. Tenha foco. Se você administrar melhor seu tempo, terácondições de se dedicar ao trabalho, ter tempo para si tanto para lazer quanto seuautodesenvolvimento, pois hoje é inconcebível que um profissional fique desatualizado e aindapodersededicaràfamíliaouaatividadescomoserviçosvoluntários,deinclusãosocialouvoltadosàsustentabilidade.SejafelizB usque o equíbrio. Hoje o profissional precisa de tempo para se atualizar, ampliar a sua network, atuar ematividadesvoluntáriaselazer.Coloqueassugestõesemprática–useosprincípiosesoluçõessugeridosneste livroparavocêadministrarmelhoroseutempo.Vocêteráclarezadeseusobjetivosdecurto,médioelongoprazos.Estabeleçaasprioridadescorretas–atinjaseusobjetivos.Ganhetempo–utilizandoquaisquerdastécnicasrecomendadaslhepermitiráinclusiveadescartaratividadesquenãoagregamvalor.Deleguemaisemelhor.Trabalhenoquevocêgosta–atueemumsegmentoquevocêseidentifique.Busqueumacarreiraemquevocêtenhatalentoouhabilidade.Busqueasuarealizaçãoprofissional.Humanizeoambientedetrabalho–tratetodoscomeducaçãoerespeito.Seinteressepelosseuscolaboradores,mas não seja uma caixade ressonância de boatos ou fuxicos. Intensifique as relações com a sua equipe, clientes efornecedores.Tenhafoco–administremelhorseutempo.Sedediqueaotrabalhoeganhetempoparasítantoparalazerquantoseuautodesenvolvimento.

Se de alguma forma esta publicação ajudá-lo a administrar melhor o seu tempo, envie seuscomentáriosparaoautor<rogerio@blogdorogerio.com.br>.

“Só�áumtempoemqueéfundamentaldespertar.Estetempoéagora.”

Buda

Referências

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orientadoparaocliente:cincoestratégiascomprovadasparacriarvantagemcompetitiva.RiodeJaneiro:Campus,1996.

“Paratudoháumtempo,paracadacoisaháummomentodebaixodoscéus:tempoparanascer,etempoparamorrer;tempoparaplantar,etempoparaarrancaroquefoiplantado;tempopara

matar,etempoparasarar;tempoparademolir,etempoparaconstruir;tempoparachorar,etempopararir;tempoparagemer,etempoparadançar;tempoparaatirarpedras,etempoparaajuntá-las;tempoparadarabraços,etempoparaapartar-se.Tempoparaprocurar,etempoparaperder;tempoparaguardar,etempoparajogarfora;tempopararasgar,etempoparacosturar;

tempoparacalar,etempoparafalar;tempoparaamar,etempoparaodiar;tempoparaaguerra,etempoparaapaz.”

Eclesiastes3.1.8

Apêndice

FormuláriodeAtividades–ListadePrioridades

FormuláriodeAtividades–CurvaABC

FormuláriodeAtividades–Quadrante

AtadaReuniãoACORDOS/RESPONSABILIDADESTEMAREUNIÃO:DATA://HORÁRIOINÍCIO:HORÁRIOFINAL:LOCAL:PARTICIPANTES:

FormuláriodeAvaliaçãodeReuniãoDAT A: / / H O RÁ RI O I N Í C I O : H O RÁ RI OFI N AL :L O C AL :