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Administração de ProjetosConceitos básicos: definições, características e ciclo de vida

Prof. Robson Almeida

O que é um Projeto ?

É um problema programado para ser resolvido

(Dr. J.M. Juran)

É um trabalho a ser executado com um objetivo final bem definido. Nas empresas, em geral, projeto se refere a um conjunto de atividades relacionadas umas às outras, envolvendo em alguma coisa que será realizada uma única vez durante um período de tempo

(Mary Duffy)

Projeto

Temporário Único

Todo projeto tem início e fim definido O produto, serviço ou resultado do projeto é único, singular, isto é, de alguma forma

difere de todos feitos anteriormente

É Projeto ?

Começo e fim definidos

O fim é alcançado quando:

❖Os objetivos são atingidos (SUCESSO)

❖Fica claro que os objetivos não podem ou não serãoatingidos (INSUCESSO)

❖A necessidade que originou o projeto não existe mais(INSUCESSO)

Afinal, o que é um Projeto ?

Projeto Vs Operação

por Pessoas

Recursos Limitados

Planejados, Executados e Controlados

O Que é Comum aos Dois?

Projeto Vs Operação

Projetos Operações

Temporário Continua

Único Repetitiva

Resultado incerto

Foco integração

Padrão conhecido

Foco na disciplina

Questão 1Tudo o que segue são características de um projeto, exceto:

a.Temporário

b.Início e fim determinado

c.Atividades inter-relacionadas

d.Repetição mensal

Questão 2O vice-presidente de marketing solicita que vocêmude a tela de entrada do Website da empresa, demodo a incluir um nome de usuário com, no mínimo,seis caracteres. Isso é considerado:

a. Iniciação do projeto

b. Operações continuadas

c. Um projeto

d. Execução do projeto

Questão 3O diretor da empresa solicita que aquele problema de travamento de servidor de e-mail seja resolvido. Isso é considerado:

a. Um projeto

b. Objetivo do projeto

c. Requisito do projeto

d. Operações continuadas

Por que gerenciar projetos?

• Onde estão seus projetos?

• Quanto custa? (O que já foi gasto? Quantoainda será?)

• Quando termina?

• O que será entregue?

• Como lidar com a complexidade do ambiente?

Gerenciamento de projetos e as mudanças

A Gestão de Projetos combinada com o gerenciamentode mudanças pode permitir a concretização dosseguintes benefícios:

• Capacidade de reagir com rapidez às mudançasexigidas pelos clientes;

• Redução do impacto da mudança no orçamento e naprogramação;

• Aumento dos esforços de adição de valores em nomedos clientes;

• Boas relações com os clientes;

• Clientes mais satisfeitos

Time-to-market

Retorno do Investimento

Restrição de Recursos

Novas Tecnologias

Interdependência

Diversos Stakeholders

O ambiente de projetos envolve sempre um grau de incerteza devido ao número de variáveis que precisam ser “controladas”.

Fornecedores e Subcontratados

Governo / LeisDispersão Geográfica

Planejamento e Controle

Complexidade do ambiente

Como gerenciar projetos?

Aplicando conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas as atividades de projeto para atingir os requisitos

Inclui:

• Identificação das necessidades dos stakeholders

• Estabelecimentos dos objetivos

• Balanceamento das demandas conflitantes de qualidade,escopo, tempo e custo

• Adaptação das especificações, dos planos e da abordagemàs diferentes preocupações e expectativas das diversaspartes interessadas (stakeholders)

Partes Interessadas (Stakeholders)

São pessoas ou organizações envolvidas no projeto oucujos interesses podem ser positiva ou negativamenteafetados pela execução ou término do projeto.

• Equipe

• Clientes

• Patrocinadores

• Organização executora

Questão 4

Foram considerados partes interessadas na época da construção da Itaipu, exceto:

a. As comunidades das cidades do entorno do grande lago.

b. Os moradores de Buenos Aires, uma vez que um improvável rompimento da barragem colocaria em risco suas vidas.

c. Ambientalistas e funcionários da Itaipu que buscavam proteger os animais das áreas inundadas.

d. As pessoas que trabalharam na construção da barragem.

Questão 5O que devemos fazer com as partes interessadas?

a. Identificá-los para reagir às suas influências negativas no projeto.

b. Determinar suas expectativas e superá-las.

c. Obrigatoriamente envolvê-los no projeto.

d. Prever formas específicas de comunicação com cada um deles.

Questão 6

O que nunca devemos fazer em relação às partes interessadas?

a. Não atendê-los.

b. Agir reativamente.

c. Ignorá-los.

d. Trazê-los para a equipe.

Organização funcional

Diretor

Gerente

Funcional

Gerente

Funcional

Gerente

Funcional

Coordenação do projeto

Organização projetizadaDiretor

Gerente de

projeto

Gerente de

projeto

Gerente de

projeto

Coordenação do projeto

Organizações Matriciais

Diretor

Gerente

funcional

Gerente

funcional

Gerente

funcional

Coordenador

de projetos

Organização Matricial Fraca Organização Matricial Balanceada

Organizações Matriciais Fortes

Diretor

Gerente

funcional

Gerente

funcional

Gerente

funcionalGerente dos gerentes

de projetos

Gerente de

Projetos

Gerente de

Projetos

Gerente de

Projetos

Gerente de

Projetos

Coordenador

de projetos

Organizações Matriciais Fortes

Vantagens e Desvantagens de cada modelo

• Funcional

• Vantagens

• Ligação alta do funcionário com a empresa

• Funcionário sabe quem é o chefe

• Desvantagens

• A alocação dos recursos não é focada no projeto

• Pouca força e respeito do Gerente de Projetos


• Matricial

• Vantagens

• Otimiza alocação de recursos

• Recurso trabalha em processos (gerente funcional) e em projetos (gerente de projetos)

• Desvantagens

• Dupla subordinação (GF x GP)

• Competição por recursos


• Projetizada

• Vantagens

• A dedicação dos recursos ao projeto é plena

• Flexibilidade para montagem de equipes

• Desvantagens

• Pouco vínculo do recurso com a empresa

• Problemas no final do projeto se o recurso não for realocado

Questão 7

Em que tipo de organizações os gerentes de projeto têmo mais alto nível de autoridade e poder?

a. Estrutura por projetos.

b. Matricial forte.

c. Funcional.

d. Matricial balanceada.

Questão 8

Em que tipo de estrutura organizacional o gerente de projetos normalmente tem menos autoridade?

a. Funcional

b. Matricial Fraca

c. Projetizada

d. Matricial Forte

Influências organizacionais

Ativos de processos organizacionais Fatores ambientais da empresa

Processos e procedimentos para condução do trabalho do projeto

• Diretrizes e critérios para as fases do projeto• Políticas da empresa• Modelos• Procedimentos para controle de mudança• Diretrizes padronizadas

• Cultura, estrutura e governança organizacional• Distribuição geográfica de instalação e recursos• Normas governamentais do setor• Infraestrutura• Recursos humanos existentes• Condições do mercado• Tolerância a risco• Clima político• Bancos de dados comerciais• Sistemas de informação do gerenciamento do projeto

Base de conhecimento corporativa• Gerenciamento de configurações• Dados financeiros• Informações históricas e lições aprendidas

Habilidades interpessoais do gerente de projetos

Liderança

Desenvolvimento da Equipe

Motivação

Comunicação

Influência

Processo decisório

Conhecimento político e cultural

Negociação

Ciclo de Vidaé o conjunto de fases de “alguma

coisa”

Ciclo de vida

do Produto do Projeto do Gerenciamento do Projeto

Ciclo de vida do produto

Projeto

Projeto

Projeto

Projeto

Qualquer produto possui um ciclo de vida com este mesmo formato.

Ciclo de vida do projeto

PMBOK


Fonte: Ten Step


1. Fases pela qual os projetos passam, sendo geralmente

sequenciais.

2. Cada etapa do Ciclo de vida do Projeto tem suas

particularidades (Conflitos-tipo)

3. Permitir o engajamento gradual de pessoal;

4. Estabelecer pontos de controle/decisão; e

5. Controlar o risco.

Ex. Projeto Casa – “Projetos Executivos”, “Fundação”, “Superestrutura” ,

“Elétrica/Hidráulica” e “Acabamento”


Existem diferentes ciclos de vida do projeto, quedependem do setor em quese trabalha ou das preferências da organização.

Esforço no Ciclo de Vida do Projeto

Término do Projeto

Esforço

Tempo

Custo das mudanças ou correções

Término do Projeto

Cu

sto

da

mu

dan

ça

Tempo

Fases do Gerenciamento do Projeto

Encerramento

Monitoramento e Controle

Execução

PlanejamentoIniciação

Essas fases são também denominadas Grupos de Processos

Definição e compromissocom o projeto

Criação de um plano que garanta

que a execução do projeto

cumpra sua missão

Coordenação de

pessoas e

recursos para

realizar o plano

monitoração, controle e açõescorretivas para garantirque os objetivos serão atingidos

Fases do ciclo de vida do projeto

Ciclo de vida genérico

Ciclo de vida genérico (MAXIMIANO, 2009)

IDÉIA > DESENHO > DESENVOLVIMENTO > ENTREGA

Ideia

Descoberta da ideia ou visão do produto

Todo projeto começa com uma idéia (às vezes, com um sonho) epassa por diferentes fases antes de se concretizar como produto quepossa ser utilizado

• problemas,

• necessidades,

• encomendas de clientes

• ou da criatividade de mentes visionárias

Ideia

A ideia corresponde à fase da inspiração, que corresponde a 10% doprojeto.

Proporção de Thomas Edison:

• 90% de transpiração

• 10% de inspiração

• a parte mais difícil de qualquer projeto

• dependem de criatividade e talento

• não se encontram com facilidade

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Desenho

Desenho (ou projeto do produto).

• O modelo mental transforma-se em um desenho detalhado doproduto.

• Eventualmente, é feito um protótipo ou maquete do produto.

Desenvolvimento

O produto é gradativamente elaborado.

Entrega

• É o momento de apresentar o produto.

• Não é o fim do projeto, mas apenas uma fase de transição para umnovo projeto ou para atividades adicionais, como fabricação,distribuição e instalação de equipamentos, manutenção etreinamento.

Administração do ciclo de vida• A essência da administração de um projeto é o planejamento e a

execução das atividades de seu ciclo de vida, para que o produto

seja fornecido ao final.

• Elaboração de um plano• informações do produto a ser fornecido ao final

• Estimativas de custo e prazo• com base na previsão das atividades a serem realizadas e

• nos recursos a serem aplicados no projeto

Esforço no ciclo de vida do gerenciamento do projeto

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oControle

TEMPO

ESFO

RÇ

O

O que são processos?• Um processo é uma série de ações objetivando um

resultado.

• Duas categorias:

• Processos de gerenciamento de projetos

• Processos de criação de um produto

• Se sobrepõe ao longo do projeto

Questão 9

O ciclo de vida do projeto:

a. Não incorpora metodologia.

b. É diferente para cada indústria.

c. Gera vários projetos.

d. Descreve atividades de gerenciamento de projetos.

Questão 10

Qual das seguintes opções reúne um conjunto deferramentas e técnicas usadas para descrever, organizare monitorar a execução das atividades do projeto?

a. Gerentes de projeto

b. PMBOK

c. Gerenciamento de projetos

d. Partes interessadas

Questão 11

Sua empresa desenvolve software customizado, porém decidiu desenvolver um aplicativo que será comercializado em larga escala. Qual das seguintes afirmações é verdadeira?

a. Trata-se de um projeto, porque o novo produto nunca foidesenvolvido por sua empresa.

b. Trata-se de uma operação continuada, porque a empresa atua noramo de desenvolvimento. Esse software é apenas a reunião dealgumas customizações.

c. Trata-se de uma operação continuada, porque o novo aplicativo serávendido sem prazo determinado.

d. Não é nem projeto e nem operação continuada. É o lançamento deum novo produto.

Considerações

➢Planejamento, execução e controle são elementos-chave da gerência de projetos.

➢O tempo dedicado ao planejamento é vital para evitar problemas na fase de execução.

➢O objetivo central do planejamento é minimizar a necessidade de revisões durante a execução.

Roteiro prático para administração de projetos

Administrar um projeto significa planejar, organizar, executar econtrolar as fases de seu ciclo de vida.

Em termos práticos:

Preparar o projeto

Mobilizar os recursos

Realizar as atividades

Encerrar o projeto

Consiste em fazer um plano de projeto

Definidas as três variáveis críticas de desempenho:

escopo

prazo

custo

Preparação do projeto

O processo de planejamento é gradual e sucessivo

Avaliação inicial de interesse e viabilidade

As etapas de avaliação são chamadas filtros do projeto


Preparação

Idéia inicial

Definição do produto

Definição de atividades,

prazos e custos

Proposta básica

Aprovação

Fonte: MAXIMIANO, 2009.


Começa com a aprovação da idéia ou da realização do projeto

Detalhar os planos básicos

Identificar, recrutar, organizar e orientar as pessoas

Tomar providências para que os recursos estejam disponíveis

Assegurar a colaboração dos fornecedores de serviços ourecursos

Providências para o projeto comece com segurança


Estruturação

Montagem da equipe

Detalhamento dos planos

Aprovação

Mobilização dos recursos

Início do projeto



A execução do projeto consiste em realizar as atividades eaplicar os recursos previstos nos planos

A medida que as atividades se completam e os recursos sãoconsumidos, o produto ou serviço se concretiza

Realização das atividades

Execução


Controle do progresso

Administração de mudanças no

escopo, prazo e custo

Conclusão do produto



O encerramento depende da natureza do produto e de como foidefinido seu ciclo de vida no planejamento

Compreende a desmobilização e realocação da equipe demaisrecursos, homologação do produto, e o fechamento e apresentaçãodas contas

Encerramento do projeto

Preparação

Idéia inicial

Definição do produto

Definição de atividades,

prazos e custos

Proposta básica

Aprovação

Estruturação

Montagem da equipe

Detalhamento dos planos

Aprovação

Mobilização dos recursos

Início do projeto

Execução


Controle do progresso

Administração de mudanças no

escopo, prazo e custo

Conclusão do produto

Conclusão

Apresentação do produto

Aprovação do cliente

Fechamento administrativo

Desmobilização dos recursos

Início de novo ciclo de vida


Encerramento do projeto

O processo de planejamento de um projeto é contínuo e anda em paralelocom o processo de execução.

Sobreposição planejamento e execução

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