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Anotações do Aluno

Aula 2 – Governança do projeto Papéis e Responsabilidades

Objetivos da Aula:

Nesta aula, iremos conhecer os diversos papéis e responsabilidades das

pessoas ou grupos de pessoas envolvidas na realização de um projeto no

campo empresarial (stakeholders). Iremos também identificar uma estrutura

de governança para que o projeto possa ser mais bem administrado, e, além

disso, vamos identificar funções e responsabilidades dos envolvidos em um

projeto.

Ao final desta aula, você deverá estar apto a compreender os diferentes

papéis e responsabilidades de inúmeros stakeholders fundamentais de

serem identificados quando da gerência de um projeto.

1. Papéis e Responsabilidades

Projetos são planejados e executados por pessoas. Portanto, para que o

projeto seja bem sucedido é importante definir uma estrutura formal para

os indivíduos envolvidos. Esta providência faz com que as pessoas tenham

claro entendimento das suas responsabilidades e autoridades que têm para

realizar as atividades do projeto.

A forma de se organizar o projeto varia com o tamanho e a natureza de

cada um.

Projetos grandes podem exigir dedicação integral da equipe para um único

projeto. Em projetos menores, os trabalhos podem ser executados em

apenas uma parte do tempo do qual as pessoas dispõem, o que permite

com que um mesmo indivíduo possa trabalhar em mais de um projeto

simultaneamente ou dedicar parte do seu tempo ao projeto e o restante às

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atividades de rotina.

2. Os interessados (Stakeholders)

Os stakeholders são pessoas, grupos de pessoas ou organizações ativamente

envolvidas com o projeto ou cujos interesses possam ser positiva ou

negativamente afetados pela execução do projeto ou sua conclusão. Desta

definição, podemos depreender que os stakeholders podem ter interesse no

sucesso (ou no insucesso) do projeto. Para assegurar o sucesso do projeto

é importante identificar e classificar estas pessoas, suas necessidades e

expectativas, bem como a forma como elas podem contribuir para prejudicar

o projeto, ou ainda traçar um plano para lidar com todas elas. Note que nem

todos os stakeholders fazem parte da equipe do projeto.

Os stakeholders podem ser classificados nos seguintes grupos:

• Os diretamente relacionados com o projeto como, por exemplo,

fornecedores de bens ou de informações, usuários do produto

do projeto, áreas da empresa participantes da equipe do projeto,

etc;

• Os que têm influência nas condições do projeto como, por exemplo:

órgãos do governo, organizações reguladoras;

• Pessoas, grupos de pessoas ou organizações que têm interesse no

projeto em algumas situações como uma forma de atingir seus

próprios objetivos.

3. Categorias de Stakeholders

Uma vez que tenhamos identificado os diversos stakeholders, podemos

classificá-los em categorias de acordo com o seu grau de influência para

alavancar os prós, os neutros e aqueles que podem prejudicar o projeto.

Desta forma, podemos construir uma matriz (como mostrado a seguir) com

categorias e quantificar a posição e o grau de influência que o stakeholder

possui.

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C1 C2 C3 C4 C5 C6 C7 C8

Stakeholder -2 -1 0 1 2 Grau de Influência

(alto, médio, baixo)

Estratégia de

Tratamento

Legenda:

C1 – Nesta coluna, vamos identificar o stakeholder que pode ser uma

pessoa, um departamento ou setor da empresa ou ainda uma organização

externa.

C2 até C6 – Nestas colunas, vamos classificar a posição do stakeholder com

relação ao projeto. Neste caso, -2 significa que o stakeholder é frontalmente

contrário ao projeto, 0 significa que é indiferente (neutro) e +2 que é

completamente favorável.

C7 - Nesta coluna, vamos identificar o grau de influência que ele tem para

favorecer ou prejudicar o projeto. C8 – Nesta coluna, vamos identificar

estratégias para lidar com cada stakeholder. Vamos verificar que aqueles

que têm posição extrema (-2 ou +2) devem ser acompanhados por alguém

da equipe do projeto.

Uma outra forma de se analisar e definir estratégias de acompanhamento

dos stakeholders é mostrada bem abaixo.

O que

conhecemos

sobre o

Stakeholder?

O que ele pode

facilitar?

O que ele

pode dificultar

(barreiras)?

Estratégia de

Gerenciamento

(Como lidar?)

Qualquer das formas ou uma combinação das duas deve ser aplicada pela

equipe do projeto para não ser surpreendida por atitudes inesperadas dos

stakeholders.

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4. Quem são os Stakeholders?

Stakeholders podem incluir:

1. O Patrocinador - geralmente o maior interessado. É a pessoa-chave

para garantir recursos ao projeto;

2. O Gerente do projeto – aquele que tem a responsabilidade de

assegurar o sucesso do projeto;

3. O usuário (cliente final) - que é a pessoa ou o grupo de pessoas que

irá usar o produto do projeto;

4. Os membros da equipe - que são os responsáveis por executar as

atividades do projeto;

5. Departamentos ou áreas dentro da empresa executora do projeto;

6. Organizações externas interessadas no resultado do projeto.

5. Importância dos Stakeholders

Clientes (internos e externos) são considerados stakeholders importantes.

O estabelecimento dos objetivos do projeto com base nas necessidades e

expectativas dos interessados aumenta as chances de sucesso do projeto.

Também o adequado gerenciamento das expectativas é importante e muitas

vezes difícil de ser realizado, pois pode tratar de interesses divergentes.

Encontrar o equilíbrio para estas divergências é fator-chave para o sucesso

do projeto, já que as expectativas e recursos disponíveis podem não

ser compatíveis. Projetos que não tenham um claro vínculo com a alta

administração da empresa podem encontrar dificuldade em obter recursos

para sua execução.

6. Principais stakeholders

Um projeto típico pode apresentar os seguintes stakeholders:

• Patrocinador (Sponsor);

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• Gerente do projeto;

• Membros da equipe;

• Cliente (Solicitante);

• Usuário;

• Organização executora;

• Fornecedores e contratados;

• Agências governamentais;

• Organizações ambientalistas;

• Cidadãos;

• Lobistas;

• Etc.

Vamos analisar papéis e responsabilidades de cada um destes

stakeholders.

6.1 O Patrocinador (Sponsor)

Um dos stakeholders mais importantes é Patrocinador. Ele deve ter influência

na empresa de forma a assegurar com que o projeto receba prioridade e

recursos suficientes. Normalmente, é um alto executivo da empresa com

claro interesse na conclusão bem sucedida do projeto e que, em grande

parte dos casos, recebe o produto do projeto.

O patrocinador detém o maior grau de autoridade no projeto e são dele as

decisões importantes em caso de divergência.

Ele dá apoio e suporte à equipe do projeto e aprova as entregas intermediárias.

Em alguns casos, o Patrocinador delega algumas destas atribuições à outra

pessoa dentro ou fora da equipe do projeto.

6.1.2 Características desejáveis do Patrocinador

6.1.2.1 Conhecimentos

• Princípios e práticas de administração de projetos;

• Responsabilidades associadas com a função de patrocinador;

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• Conhecimentos de elaboração e avaliação de propostas;

• Conhecimento do Plano Estratégico da empresa.

6.1.2.2 Habilidades

• Liderança

• Relacionamento interpessoal

• Boa comunicação

6.1.2.3 Responsabilidades do Patrocinador

Funções Gerais:

• Articular a alta administração para que o projeto receba recursos e

prioridade;

• Assegurar com que as especificações e requisitos sejam alcançados.

Na Fase de Iniciação:

1. Definir necessidades e objetivo do projeto;

2. Assegurar suporte e apoio a equipe.

Na Fase de Planejamento:

3 Revisar e aprovar o Plano do Projeto;

4 Participar das atividades de planejamento;

5 Buscar e aprovar recursos para o projeto frente à diretoria da

empresa.

Na Fase de Execução:

- Indicar pessoas por intermédio do gerente do projeto;

- Participar da reunião de partida;

- Participar das reuniões de revisão do projeto;

- Fornecer aprovações a produtos intermediários do projeto;

- Apoiar na solução de problemas.

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Na Fase de Fechamento:

- Participar da reunião de identificação de lições aprendidas.

6.2. Administrador (Gerente) do Projeto

O gerente é responsável pela qualidade dos produtos do projeto e pela

sua conclusão com sucesso. Suas responsabilidades incluem a elaboração

do plano do projeto, a execução das atividades planejadas e o término no

prazo, dentro do orçamento e dos níveis de qualidade aceitáveis.

Normalmente, o gerente do projeto é indicado nas fases iniciais de modo

a participar integralmente das definições do projeto.

Ele é responsável por organizar o projeto em subprojetos, gerenciar os

seus aspectos rotineiros, desenvolver planos de execução de atividades,

resolver problemas de planejamento ou de execução, além de monitorar

e reportar progresso.

6.2.1. Responsabilidades do Gerente do Projeto

Funções Gerais:

• Implementar políticas e procedimentos na condução do projeto;

• Buscar a obtenção de recursos necessários para a realização das

atividades do projeto;

• Manter a equipe motivada e providenciar treinamento quando

necessário;

• Estabelecer níveis de qualidade aceitáveis para o projeto;

• Identificar e homologar ferramentas para serem usadas no projeto;

• Influenciar as expectativas dos clientes, do Patrocinador e de outros

envolvidos com o projeto por meio do desenvolvimento de planos

e acordos em detrimento dos objetivos do projeto;

• Assegurar o comprometimento dos envolvidos no projeto.

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Na Fase de Iniciação:

• Desenvolver a proposta de projeto incluindo os seus critérios de

sucesso;

• Conduzir análise de custo/benefício quando necessário;

• Assegurar com que o escopo do projeto reflita adequadamente o

objetivo e as medidas de performance do projeto;

• Estabelecer a estrutura, organizar as pessoas e definir papéis e

responsabilidades no projeto;

• Documentar as premissas e as restrições do projeto.

Na Fase de Planejamento

• Desenvolver e manter planos detalhados de execução;

• Criar os instrumentos de medição de performance do projeto;

• Dar suporte à equipe na elaboração dos planos;

• Assegurar com que os Planos do Projeto sejam aprovados;

• Alocar recursos para as atividades de planejamento.

Na Fase de Execução

• Gerenciar e monitorar as atividades do projeto tendo como base

os planos detalhados de orçamento e cronograma, fornecendo

orientação aos membros da equipe;

• Monitorar continuamente o desempenho do projeto para identificar

mudanças que possam afetar o resultado final do projeto;

• Comunicar com freqüência e regularidade o progresso do projeto para

os níveis hierárquicos de diretoria da empresa ou simplesmente ao

cliente;

• Assegurar com que as mudanças necessárias sejam incorporadas no

projeto e que os planos sejam atualizados;

• Atualizar o plano de gerenciamento do risco e estabelecer ações de

prevenção ou mitigação conforme necessário;

• Obter aprovações para produtos intermediários produzidos.

Na Fase de Fechamento

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• Desenvolver planos de ação para entregas (deliverables) ainda não

aprovados;

• Obter aprovação formal para produtos entregues;

• Efetuar o fechamento de contratos;

• Elaborar o Relatório de Fechamento e Avaliação do Projeto,

incorporando Lições Aprendidas;

• Arquivar todos os documentos do projeto;

• Celebrar sucesso com o Patrocinador e a equipe.

Habilidades do Administrador do Projeto

Liderança:

• Habilidades estratégicas, conceituais e analíticas;

• Tomada de decisão;

• Adaptabilidade e flexibilidade;

• Habilidade de formação de equipe.

Habilidades interpessoais:

• Habilidade de orientação e consultoria;

• Habilidade de negociação num contexto de interesses conflitantes.

Habilidades de comunicação:

• Habilidades de apresentação e comunicação escrita;

• Habilidades de discussão de assuntos complexos com não-

especialistas.

Habilidades de gerenciamento de projetos:

• Planejamento de atividades e alocação de recursos;

• Gerenciamento do risco;

• Gerenciamento de problemas;

• Gerenciamento do tempo;

• Gerenciamento de finanças;

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• Gerenciamento de pessoas;

• Trabalho em equipe;

• Gerenciamento da qualidade;

• Monitoramento e relatórios;

• Documentação e guarda de registros.

O conhecimento técnico do produto do projeto é crítico para se ganhar

credibilidade em relação à equipe e perante os pares e superiores.

6.3 Equipe do Projeto

A equipe é liderada pelo gerente e trabalha para realizar as atividades

previstas no plano do projeto. É desejável que a equipe seja formada por

pessoas ligadas às áreas que serão afetadas pela execução ou pelo produto

do projeto.

A composição da equipe poderá variar à medida que o projeto avance

em suas fases. A seleção de pessoas com o conhecimento e habilidades

necessárias para a execução das atividades é vital para o sucesso do

projeto. Sem estas capacidades presentes na equipe, é grande a chance

de fracasso do projeto.

Os conhecimentos e habilidades necessárias devem ser claramente

definidas pelo gerente do projeto.

6.3.1 Responsabilidades da equipe

Funções Gerais

• Identificar soluções técnicas e alternativas;

• Implementar as soluções encontradas;

• Dar suporte às atividades de monitoramento do projeto.

Na Fase de Iniciação

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• Fornecer estimativas para a elaboração da proposta;

• Assegurar com que as especificações sejam adequadas para o objetivo

do projeto;

• Analisar os requisitos com relação à consistência e disponibilidade de

recursos.


• Desenvolver a documentação técnica do projeto;

• Identificar ferramentas e métodos aplicáveis ao projeto.


• Submeter os relatórios de status ao gerente do projeto;

• Conduzir as atividades de acordo com o estabelecido no plano do

projeto;

• Identificar e documentar riscos;

• Participar das reuniões de avaliação do progresso do projeto;

• Realizar as atividades de testes e ensaios nos produtos do projeto.


•Identificar e documentar lições aprendidas.

6.4 Cliente (Usuário)

Os usuários do produto do projeto são responsáveis por expressar suas

necessidades e expectativas de modo claro e completo.

O cliente principal do projeto, por sua vez, é responsável pela aplicação do

produto do projeto e pela realização dos benefícios previstos na fase de

iniciação.

Responsabilidades do Usuário

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Funções Gerais

• Articular os requisitos dos usuários;

• Propor alternativas de solução.

Na Fase de Iniciação

• Definir os requisitos e características esperadas para o produto do

projeto.


• Revisar e validar o plano do projeto.


• Validar os produtos intermediários.

• Apoiar testes e ensaios.

• Participar de reuniões de revisão do projeto.


• Assinar as aprovações de deliverables;

• Participar da reunião sobre Lições Aprendidas.

Síntese

Vimos que um projeto tem alguns aspectos comuns para os envolvidos.

As atividades são realizadas pela equipe do projeto e observadas pelos

que têm interesse no projeto – os stakeholders. Satisfazê-los é um mantra

da equipe e principalmente do Administrador do projeto. Para isto, é

necessário que estes interessados sejam adequadamente gerenciados.

A correta identificação e classificação dos stakeholders em favoráveis ou

desfavoráveis ao projeto bem como o desenvolvimento de estratégias

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para lidar com estes interesses pode fazer a diferença entre sucesso e

insucesso do projeto.

Os quatro Stakeholders primários seriam, a princípio:

• O Patrocinador (gerente geral do projeto);

• O Administrador (gerente do projeto);

• A equipe; e

• O Cliente (Usuário).

Referências Bibliográficas

ADAMS, J. R.; CAMPBELL, P. Roles and responsibilities of the Project

manager. NEW YORK: PMI, 1996.

DISNMORE. PAUL. Human factors in project management. NEW YORK:

American Management Association (amacon), 1984

Bibliografia Complementar

Gerência de Projetos – David I. Cleland e Lewis R. Ireland, Reichmann e

Affonso Editores, 2002

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