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A IMPORTÂNCIA DA INFORMÁTICA NA ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA DE MICROS E PEQUENAS EMPRESAS NA CIDADE DE
SÃO PEDRO DO IVAÍ – PREleandro Goulart Gonçalves1
Vitor Paula Maesta2
RESUMO
O aumento do poder de compra das classes mais baixas está gerando um crescente volume de vendas, por outro lado, o mercado concorrente, cada vez mais acirrado, força as empresas a diminuírem suas margens de lucro. Esses fatores, aliados a inadimplência que também caminha a passos largos, nem sempre são acompanhados pelos empresários de micros e pequenas empresas, que na sua maioria, focam seus esforços apenas na produção de bens e serviços e principalmente em vendê-los, e no momento de tomar decisões pertinentes a saúde financeira de sua empresa, se valem dos “achismos”, o que contribui em curto prazo para declínio da empresa. O presente artigo visa identificar como é feita a administração financeira das micros e pequenas empresas – MPEs - da cidade de São Pedro do Ivai-Pr e qual a importância da informática no processo de gestão dessas organizações. Esse trabalho buscou através de pesquisa bibliográfica, demonstrar os principais controles e ferramentas necessárias para uma efetiva gestão financeira de uma micro e pequena empresa e os benefícios da informática nas organizações. Através da pesquisa de campo realizada com essas empresas foi possível observar as principais dificuldades na gestão financeira dessas organizações e o grau de informatização das mesmas. Os dados levantados através da pesquisa de campo aliado com as informações da pesquisa bibliográfica, servirão de subsídio para desenvolver um modelo de gestão financeira informatizada com o uso de planilhas eletrônicas, capazes de simplificar os processos da gestão financeira das MPEs. Palavras-Chave: Administração, Finanças, Informatização,
1 CONSIDERAÇÕES INICIAIS
No cenário de extrema competitividade que as empresas estão
presenciando atualmente, nunca foi tão essencial um pleno conhecimento sobre as
1 Administrador de Empresas pela FAP – Faculdade de Apucarana, Pós-Graduado em Administração Empresarial: Gestão Financeira e Logística pela ESAP/Univale. E-mail: [email protected]
2 MBA Finanças pelo CESUMAR, Pós-Graduado em Auditoria e Controladoria pelo INBRAPE/FECEA, Professor Depto. Administração da FAP – Faculdade de Apucarana. E-mail: [email protected]
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ferramentas necessárias para uma efetiva gestão financeira, afim de que se possa
melhorar os resultados apresentados pela empresa e aumentar o valor do patrimônio
por meio da geração de lucro líquido.
O conhecimento, como combustível propulsor vital para a sobrevivência
das organizações no mundo globalizado de hoje, faz com que de certa forma,
as empresas sejam condicionadas a se adaptar as mudanças constantes e a
acompanhar o dinamismo atual do mercado, buscando através da informática
formas de gerir esse conhecimento.
A informática como principal aliada do administrador financeiro, destaca-
se nas organizações ao contribuir com suas ferramentas e métodos padronizados
que auxiliam na gestão financeira como um todo, contribuindo para implementar,
desenvolver estratégias e ferramentas necessárias para administrar as finanças
da empresa de forma racional, auxiliando o administrador financeiro a explorar em
momento oportuno, novas oportunidades que resultarão em ganhos financeiros
tangíveis para a organização.
O presente artigo, busca pesquisar como é feita a gestão financeira
de micros e pequenas empresas na cidade de São Pedro do Ivai-Pr e qual a
importância da informática nesse processo de gestão. A partir dessas informações,
analisar e verificar cada método utilizado pelas empresas e propor soluções
informatizadas capazes de simplificar os processos da gestão financeira, de forma
que possa suprir a aparente necessidade observada nas empresas da cidade.
2 REFERÊNCIAL TEÓRICO
No presente capítulo é realizado uma revisão dos principios e conceitos
encontrados na literatura, a respeito do tema estudado, evidenciando desta forma
importância da gestão financeira aliado a utilização da informática.
2.1 as microempresas nos dias atuais
As microempresas são consideradas de extrema importância para a
economia do país. De acordo com Takahashi (2000, p. 6), “as pequenas e médias
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empresas (PME) têm especial importância estratégica pelo seu elevado potencial
gerador de emprego, trabalho e renda.” Segundo o autor, no Brasil, somente as
micros e pequenas empresas eram responsáveis pelo emprego de 60% da mão-de-
obra do país.
Hoje (2009), só no estado do Paraná já representam cerca de 450 mil
micro e pequenas empresas, o equivalente a 99% dos estabelecimentos formais e
responsáveis por quase 60% dos empregos com carteira assinada, como mostra
dados da pesquisa realizada pelo Instituto Brasileiro de geografia e Estatística –
IBGE3.
Muitos dos empresários que hoje compõem esse cenário das micros e
pequenas empresas, surgiram da escassez de trabalho formal, e acabaram se
tornando empresários por acharem que por executar bem a atividade que praticou
no emprego formal, seria suficiente para montar uma empresa.
Assim, como por acaso, muitas das micros e pequenas empresas surgem,
sem planejamento, sem maiores expectativas. Quando o funcionário/empresário se
dá conta, a empresa já está funcionando a algum tempo, com outros empregados
ou ajudantes, e necessitando da ajuda de terceiros, geralmente um contador para
organizar a casa.
Segundo Almeida apud Kassai (1997, p. 71)
Na pequena empresa a administração é geralmente feita pelos seus proprietários ou por seus parentes, que muitas vezes não têm conhecimento aprofundado de técnicas administrativas.(...) Vale observar que o conhecimento profundo de técnicas administrativas não é fundamental para as pequenas empresas, dada a simplicidade de funcionamento desse tipo de organização.
Em outro extremo, muitos executivos e pessoas graduadas, viram florecer
principalmente em grandes empresas e multinacionais, diversas técnicas como
downsizing, a reengenharia, o Programas de Qualidade Total e tantas outras, que
buscam tornar as organizações mais competitivas no mercado globalizado. Essas
técnicas, aliadas a constante busca de redução de custos das empresas, foram
motivo de demissão de muitos desses profissionais, surpreendidos com a perda
3 IBGE - Pesquisa Mensal de Emprego - Disponível em: http://www.ibge.com.br/home/estatistica/indicadores /trabalhoerendimento/pme_nova/default.shtm. Acesso em 18/09/2009
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de seu emprego, buscaram meios e trabalhos alternativos para continuar a ganhar
dinheiro. Estas pessoas se tornam empresários e levam para suas pequenas
empresas a tecnologia que utilizavam nas empresas de onde sairam.
Aliado a esses fatores, várias empresas que se utilizam da terceirização
para prover áreas que não são suas atividades fim, exigem das empresas
tercerizadas o mesmo controle e qualidade que mantêm em suas sedes próprias,
assim a informatização dos micros e pequenas empresas se tornaram uma realidade
cada vez mais necessária, infelismente, pouco observadas e utilizadas.
Para “driblar” essa inexperiência administrativa e financeira ou esse
“analfabetismo empresarial”, muitos empresários, buscam através dos
computadores, construir planilhas de cálculos, que na sua maioria se limitam a fazer
uso quando muito para listar as despesas, somar o total dos gastos e contrapor este
valor ao montante das receitas, para saber quanto aparentemente foi seu ganho
mensal.
Esses empresários, por sua vez, acabam aprendendo com os próprios erros,
e sobrevivendo, no mercado competitivo, ou como a grande parcela das empresas
abertas, fecham no máximo até no seu segundo ano de existência. .
2.2 Administração Financeira E A MICROEMPRESA
A administração financeira é sem dúvidas o coração da empresa, seu
conjunto de ferramentas e procedimentos administrativos que envolvem o
planejamento, a análise e o controle das atividades financeiras da empresa, são
instrumentos vitais para que se possa melhorar os resultados apresentados pela
empresa e aumentar o valor do patrimônio por meio da geração de lucro líquido.
Gitmam, vai mais a fundo e define finanças como:
“... arte e a ciência de administrar fundos. Praticamente, todos os indivíduos e organizações obtêm receitas ou levantam fundos, gastam ou investem. Finanças ocupa-se do processo, instituições, mercados e instrumentos envolvidos na transferência de fundos entre pessoas, empresas e governos”. (GITMAM, 2002, p. 4)
Porém, muitos empresários, ainda não se dão conta, da importância
das finanças dentro da empresa, muitas vezes, por não conhecer, nem possuir
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ferramentas apropriadas, deixam a área financeira, apenas controlada pela entrada
e saída de dinheiro do caixa, sem imaginar o quão eficiente eles se tornariam caso
aplicassem de forma eficiente os recursos básicos de finanças em sua empresa,
para tornar flexíveis e corretas formas de orçamentar os recursos escassos,
efetivamente, e investir os fundos em ativos ou projetos que rendam a melhor
compensação entre risco e retorno, tudo isso, no momento mais apropriado e
vantajoso.
O administrador precisa, mais do que nunca, buscar formas para gerir esse
conhecimento de maneira sintética e eficaz. A recursos da informática aliada as
técnicas e ferramentas da gestão financeira, vem ao encontro dessas necessidades,
proporcionando assim mais competitividade e rentabilidade as organizações.
2.3 CONTROLES FINANCEIROS ESSENCIAIS
A Administração financeira possui diversas ferramentas capazes de gerir a
saúde financeira das organizações. Os principais controles são: Registro de Caixa
e Banco; Fluxo de Caixa; Contas a pagar e contas a receber; Gestão de estoque;
Custo dos Produtos/Mercadorias; Administração de Pessoal; Relatórios Gerenciais
(DRE, Balanço Patrimonial, Orçamentos).
De acordo com Silva (2006), toda empresa organizada necessita de diversos
relatórios e controles gerenciais que independem da legislação obrigatória, mas
decorrem das necessidades gerenciais para auxilio no processo decisório.
2.3.1 Registro de Caixa e Banco
O registro de caixa e banco constituem um instrumento imprescindível
na administração das disponibilidades da organização. Estes controles tem como
objetivo manter o registro de todos os recebimentos e pagamentos realizados
diariamente pela empresa. Silva destaca disponibilidade da conta caixa e banco,
definindo-os como:
[...] O caixa é o valor mais líquido existente na empresa, representando dinheiro em espécie ou cheques recebidos de clientes que serão depositados para crédito em conta corrente. A conta caixa compreende o numerário (dinheiro) existente na empresa na data do encerramento do balanço. [...] O banco conta movimento compreende os saldos bancários da empresa em conta corrente, na
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data do balanço, disponíveis para saque, para aplicação financeira ou outro uso que a empresa pretenda. (SILVA, 2006, p. 116 e 117)
2.3.2 Fluxo de Caixa
O fluxo de caixa, segundo Assaf Neto e Silva (2002), é de fundamental
importância para a empresa. Relacionando as entradas e saidas (desembolsos)
dos recursos monetários da empresa em determinado intervalo de tempo, o fluxo
de caixa, permite ao administrador financeiro fazer um planejamento e controle dos
recursos financeiros da organização, afim de levantar alternativas e definir medidas
saneadoras para prognosticar eventuais excedentes ou escassez de caixa.
O Fluxo de Caixa, constitui-se uma importante ferramenta para o
gerenciamento financeiro. Matarazzo (2003, p. 363) comenta que “Muitas empresas
vão à falência por não saberem administrar seu fluxo de caixa.”
Gitman (2002), conceitua algumas estratégias básicas a serem empregadas
pela administração do fluxo de caixa, como: a) Girar tão rápido quanto possível,
evitando a falta de estoques, que poderia resultar na perda de vendas. b) Cobrar
duplicatas a receber o mais cedo possível, sem que isso motive perdas futuras
de vendas, devido a técnicas que pressionem os clientes de forma exagerada.
Descontos financeiros que sejam economicamente justificáveis poderiam ser usados
para atingir esse objetivo. c) Retardar o pagamento das duplicatas a pagar tanto
quanto possível, sem prejudicar o conceito de crédito da empresa, mas aproveitar
quaisquer descontos financeiros favoráveis.
2.3.3 Contas a Pagar e a Receber
Dentro de um contexto de uma administração eficaz, o controle de contas
a Pagar e a Receber, permite ao dirigente da organização, obter informações
essenciais sobre os compromissos assumidos e créditos da empresa, provenientes
de vendas a prazo.
a) Contas a Pagar
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O controle de contas a pagar proporciona uma visualização global dos
compromissos assumidos pela empresa, permitindo acompanhar de forma fácil os
pagamentos a serem efetuados em determinado período.
De acordo com Silva (1993), os objetivos principais do responsável pelas
contas a pagar na organização é verificar, controlar e processar os pagamentos de
contas (as notas fiscais, recibos, faturas de fornecedores, etc.), através da emissão
de autorização de pagamentos e respectivo cheque. Esses documentos, segundo o
autor devem ser assinados pelo principal responsável pelo setor de finanças. Se faz
necessário também a elaboração de um demonstrativo dos compromissos a vencer
para efeito de controle de vencimentos e de disponibilidades de recursos na ocasião
dos pagamentos.
b) Contas a Receber
As Contas a receber representa o resultado da concessão de crédito feita
pela empresa aos seus clientes, para aquisição de bens e/ou serviços. Assaf Neto,
define a origem da operação de crédito como sendo:
[...] compromisso assumido pelo comprador em quitar sua dívida. Esse compromisso pode estar expresso num documento como a duplicata a receber, a nota promissória, o cheque pré-datado, o comprovante de venda de cartão de crédito, etc. (ASSAF NETO, 2002, p. 107)
As contas a receber, formada pelo resultado de uma operação de crédito,
constitui parte do ativo circulante da empresa, isso evidencia a importância e a
necessidade de uma efetiva gestão dos valores a receber.
2.3.4 Gestão de Estoque
O estoque, por representar uma parcela relevante dos ativos totais da
empresa, sua gestão torna-se essencial para a organização. Em função disto, é
necessário concentrar esforços no sentido de fazer com que os estoques tenham
uma rápida rotação. O Administrador financeiro, conta com diversas ferramentas
e controles que permitem acompanhar os itens que compõem o estoque, gerindo
o mesmo de forma mais eficiente, com menor investimento, afim de que se libere
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capital de giro que poderá ser usado para comprar itens que aumentem a geração
de caixa.
Lemes Júnior (2005), alerta sobre o quão importante é conservar políticas de
administração de estoques direcionadas em manter um nível ideal de estoques de
cada produto ou grupo de produtos. Devido a importância das aplicações financeiras
em estoque, surgiram diversos métodos e técnicas como o Kanban4 e o Just-in-
time5 utilizadas para reduzir os níveis de estoque, afim de minimizar o seu custo para
a organização.
Dado a relevância do estoque em requerer grandes volumes de recursos
financeiros, a organização, deve estar atenta quanto a sua administração, pois eles
representam uma parcela substancial dos ativos da empresa. Algumas ferramentas
como o controle de estoques, permitem fazer o registro das entradas e saídas dos
itens estocados, sendo de grande valia na gestão do estoque. Através do controle
do estoque é possível:
● Analisar o valor investido pela organização em estoques;
● Conhecer os produtos que tem baixa rotatividade e promover ações para
aumentar seu giro;
● Criar informações para o cálculo de custos/preços e relatórios em que os
estoques sejam considerados, como no Balanço Patrimonial.
● Identificar as quantidades mensais que saem, gerando informação para
uma melhor compra, evitando sobras ou faltas;
● Ter conhecimento sobre o último preço pago ao fornecedor sobre o
produto, além da data da última compra.
2.4 Relatórios Gerenciais
O administrador financeiro nas diversas funções de seu dia-a-dia, utiliza-
se de vários relatórios gerenciais para prover uma melhor gestão sobre a saúde
financeira da organização. Para tanto, através de relatórios gerenciais das
4 Kanban de acordo com Moura (1999, p. 27) é um método que reduz o tempo de espera, diminuindo o estoque, melhorando a produtividade e interligando todas as operações em um fluxo uniforme e ininterrupto.
5 Just-inTime de acordo como Lemes Júnior (2005, P. 386) é uma técnica de gestão de estoque, que tem como proposta a redução dos custos do estoque e a reorganização do ambiente produtivo, reduzindo a quase zero a idade média do estoque.
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demonstrações financeiras como a Demonstração do Resultado do Exercício (DRE)
e o Balanço Patrimonial, o administrador financeiro utiliza dessas informações para
tomar decisões, que afetarão a empresa a curto ou longo prazo.
De acordo com Lemes Júnior (2005), as demonstrações financeiras devem
ser elaboradas, seguindo a prática contábil do regime de competência, que visa
contabilizar e reconhecer as entradas e as despesas no momento em que é gerada
e não no momento em que há a efetiva entrada ou saída do dinheiro do caixa, como
ocorre no regime de caixa.
2.4.1 Balanço Patrimonial
Segundo Gitmam (2002) o balanço patrimonial representa a demonstração
resumida da posição financeira da empresa em determinada data. A demonstração
confronta os ativos da empresa com suas fontes de financiamento, que podem ser
dívida ou patrimônio.
O Balanço Patrimonial fornece uma visão precisa da situação financeira (ou
projeção) da organização em um determinado período. Geralmente, um Balanço
Patrimonial é criado na última data do exercício fiscal. Ele inclui os ativos e passivos
da empresa e indica o valor líquido do seu negócio. Lemes Júnior (2005, p.44),
abrange um pouco mais balanço patrimonial ao descreve-lo como:
[...] uma demonstração financeira estática e sintética que apresenta os bens, direitos, obrigações e o capital pertencente aos proprietários da empresa em determinada data, geralmente a do encerramento do exercício social. Demonstra a situação econômica-financeira da empresa.
O Balanço Patrimonial em sintese é constituído pelo Ativo, Passivo e
Patrimônio Líquido. De acordo com Matarazzo (2003), o Ativo compreende os bens,
os direitos e as demais aplicações de recursos controlados pela entidade, que
podem ser comprovados por meio de documentos, tocados ou vistos, capazes de
gerar benefícios econômicos futuros, originados de eventos ocorridos.
O Passivo compreende as origens de recursos representados pelas
obrigações para com terceiros, resultantes de eventos ocorridos que exigirão ativos
para a sua liquidação. E o Patrimônio Líquido compreende os recursos próprios da
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organização, e seu valor é a diferença positiva entre o valor do Ativo e o valor do
Passivo.
2.4.2 Demonstração do Resultado do Exercício (DRE)
A Demonstração do Resultado do Exercício (DRE), é uma importante
ferramenta de orientação e controle que retrata a saúde financeira da organização.
De acordo com Gitmam (2002, p. 71), “a demonstração do resultado do exercício
fornece um resumo financeiro dos resultados das operações da empresa durante
um período especifico. Normalmente cobre o período de um ano encerrado em uma
data especifica em geral 31 de dezembro do ano calendário”.
Para Assaf Neto (2001, p. 75) “A demonstração de resultados do exercício
visa fornecer, de maneira esquematizada, os resultados (lucro ou prejuízo) auferidos
pela empresa em determinado exercício social, os quais são transferidos para
contas do patrimônio líquido.” O autor ainda discorre que “[...] o lucro (ou prejuízo)
é resultante de receitas, custos e despesas incorridos pela empresa no período e
apropriados segundo o regime de competência, ou seja, independentemente de que
tenham sido esses valores pagos ou recebidos”.
Já Matarazzo define a Demonstração do Resultado do Exercício como:
[...] uma demonstração dos aumentos e reduções causados no Patrimônio Líquido pelas operações da empresa. As receitas representam normalmente aumento do Ativo, através de ingresso de novos elementos, como duplicatas a receber ou dinheiro proveniente das transações. Aumentando o Ativo, aumenta o Patrimônio Líquido. As despesas representam redução do Patrimônio Líquido, através de um entre dois caminhos possíveis: redução do Ativo ou aumento do Passivo Exigível. (MATARAZZO, 2003, p. 45)
2.4.3 Ponto de Equilíbrio
O Ponto de Equilíbrio corresponde ao nível de produção e/ou vendas
suficientes para igualar receitas e custos. Neste ponto o resultado, ou lucro final, é
igual a zero. De acordo com Wernk (2001, p.49), “o ponto de equilíbrio representa o
nível de vendas em que a empresa opera sem lucro ou prejuízo.”
Assim, se o nível de vendas está abaixo do Ponto de Equilíbrio, significa que
o total de receitas é insuficiente para cobrir todos os custos fixos e variáveis, ou seja,
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o custo total.
Lemes Junior, sintetiza ponto de equilíbrio ao descrever que:
Ponto de equilíbrio é a quantidade de produção e venda de bens ou serviços cujos custos e receitas totais são iguais. Nesse ponto há o equilíbrio, pois não há lucro nem prejuízo operacional. (LEMES JUNIOR, 2005, p. 65)
Gitman (2002), demonstra que o ponto de equilíbrio, é importante para a
empresa, pois possibilita ao administrador beneficios como: determinar o nível de
operações que precisa manter para cobrir todos os custos operacionais; avaliar a
lucratividade associados a vários níveis de vendas.
Através dos resultados obtidos com a projeção do Ponto de Equilibrio da
empresa, o administrador pode determinar “metas” de faturamento que visem atingir
novos resultados projetados, servindo como um poderoso instrumento de gestão
para a empresa, capaz de auxiliar o administrador no desenvolvimento de um
planejamento estratégico que envolve todas as áreas da organização, tais como:
Vendas, Produção, Financeira, Marketing, etc.
2.4.4 Orçamentos de Caixa e Capital
O Orçamento de caixa e o Orçamento de capital são técnicas de
planejamento financeiro ou gestão orçamentária, utilizados para se projetar balanço
patrimonial, capaz de auxiliar o administrador financeiro a organizar e controlar as
contas da organização antes que os imprevistos aconteçam, planejando objetivos de
financiamento, investimento e caixa da empresa.
Vieira, descreve a importância de uma efetiva gestão orçamentária ao defini-
la como:
[...] ferramenta que permite enxergar oportunidades e ameaças no curto, médio e longo prazo e, com as informações projetadas, decidir com antecedência. Ou seja, a administração passa a ser pró-ativa e voltada a soluções sustentáveis. (VIEIRA, 2009)
A ferramenta orçamento de caixa permite ao administrador da empresa obter
antecipadamente informações sobre a necessidades de caixa a curto prazo. Assim,
através do orçamento de caixa são obtidos os volumes de ingressos e desembolsos
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de recursos financeiros na empresa em um determinado período, buscando à tempo
oportuno, verificar excedente ou escassez de recursos financeiros na organização.
2.5 A informática e a Microempresa
Na economia globalizada dos dias atuais, a informática é uma exigência
de mercado e torna-se a principal aliada no fortalecimento e competitividade dos
pequenos negócios. Takahashi, descreve os benefícios da informática para as micro
e pequenas empresas ao afirmar que:
[...] as tecnologias de informação e comunicação – e a Internet, em particular – oferecem boas oportunidades para as PME, em vários aspectos: divulgação de negócios, comunicação mais rápida e barata, acesso a informações úteis, agilidade na compra e venda, ampliação de mercados e diminuição de custos operacionais. (TAKAHASHI, 2000, p. 6)
No entanto, ainda é um desafio para muitos empresários, que em sua
maioria, desconhecem os benefícios que a informática pode proporcionar na gestão
de sua empresa. O autor supracitado, observando a necessidade de estimular as
pequenas empresas no uso da informática, relata que:
[...] O uso dessas tecnologias para aumentar a competitividade das pequenas e médias empresas nacionais, portanto, é uma estratégia a ser encorajada, principalmente pela concorrência cada vez mais acirrada das similares estrangeiras, que já exploram os benefícios dessas mesmas tecnologias e as utilizam para competir no mercado brasileiro. (TAKAHASHI, 2000, p. 6)
Infelizmente em plena era da informatização, muitas das microempresas
brasileiras ainda estão “engatinhando” na informática. Muitos acreditam que apenas
ter um computador em sua empresa é sinônimo de informatização da mesma.
Afim de desmistificar esse pensamento primitivo, ainda pregado por muitos
empresários, principalmente de micro e pequenas empresas, Albertin (2004,
p. 20), apresenta a informatização como “[...] a ciência que tem como objetivo
viabilizar, garantir e suportar o tratamento e a comunicação das informações de
uma organização”. No contexto, o autor enfatiza a importância da informática como
ferramenta de suporte ao usuário, salientando que ela não pode existir só ou por
si só, mas sim, deve coexistir com os usuários proporcionando assim beneficios
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multiplos para a organização.
A pesquisa “As Tecnologias de Informação e Comunicação (TICs) nas
MPEs brasileiras” realizada em 2008 pelo Serviço de Apoio às Micro e Pequenas
Empresas de São Paulo (SEBRAE-SP), evidencia a discrepância entre a
proporção de MPEs que possuem microcomputadores e seu uso na organização,
principalmente no que diz respeito aos controles financeiros, como pode ser
observado na Quadro 1 e 1.1.
NORTE
Rondônia Amapá Para Tocantins Amazonas Roraima Acre
85%79%78%72%72%70%69%
NORDESTE
Sergipe Pernambuco Paraíba Rio Grande do Norte Bahia Maranhão Alagoas Piauí Ceará
81%78%77%74%71%70%68%64%62%
SUDESTEEspírito Santo Rio de Janeiro São Paulo Minas Gerais
83%81%78%68%
SULSanta Catarina Paraná Rio Grande do Sul
81%73%70%
CENTRO-OESTEMato Grosso Goiás Mato Grosso do Sul Distrito Federal
89%88%81%78%
Fonte: Observatório das MPEs do SEBRAE-SP.
Quadro 01 - Proporção de MPEs que possuem Microcomputadores (por UFs)
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Indústria Comércio Serviços Total
Acesso a internet 72% 58% 68% 63%Cadastro de clientes 61% 58% 59% 59%Documentação/cartas 67% 50% 59% 55%Controle de estoques 45% 50% 27% 42%Automação de processos 32% 25% 31% 28%Envio de mala direta 31% 21% 33% 26%Emissão de nota fiscal 22% 25% 22% 24%Controle de pessoal (folha) 29% 18% 26% 22%Controle financeiro 4% 2% 1% 2%Desenhos e projetos gráficos 7% 1% 2% 2%
Outras finalidades (*) 11% 11% 12% 11%Fonte: Observatório das MPEs do SEBRAE-SP6
Quadro 1.1: Principais finalidades na utilização de microcomputadores
De acordo com o estudo, controles financeiros representam uma parcela
ínfima (apenas 2%) dentre as principais finalidades das empresas na utilização de
microcomputadores.
A falta de informação dos empresários é sem dúvida o principal motivo da
aparente resistência generalizada ao sistema informatizado, ainda existente nas
micro e pequenas empresas. O receio de se investir no que é desconhecido faz
como que muitos empresários não tenham acesso aos benefícios resultantes da
informatização da empresa.
3 Diagnóstico Empresarial
A pesquisa buscou levantar através de entrevistas aos empresários das
micros e pequenas empresas da cidade de São Pedro do Ivai-Pr, as principais
dificuldades encontradas na gestão financeira dessas empresas. Verificou também,
qual a importância da informática nesse processo de gestão, buscando informações
sobre o nivel de informatização dessas empresas e suas principais aplicabilidades
dentro das organizações.
6 (*) Outras finalidades = pesquisa de fornecedores, controle de compras e venda, emissão de boletos,comunicação (e-mail, Skype, MSN, Voip), segurança e aplicações específicas à atividade.
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3.1 Cenário da Pesquisa
A cidade de São Pedro do Ivai-Pr foi o cenário da realização dessa
pesquisa. Com uma população 9.569 habitantes de acordo com dados do censo
2007, realizado pelo IBGE, a cidade tipicamente agrária, sedia grandes indústrias
(nacionais e multinacionais, usinas produtoras de alcool, açúcar e levedo), grandes
responsáveis pelos empregos gerados na cidade.
As 428 empresas empresas da cidade de São Pedro do Ivaí, são em sua
maioria, formadas por microempresas de comércio varejista e prestadoras de
serviço. O grafico 01, apresenta o percentual dessas empresas em relação ao ramo
de atividade, de acordo com os dados do IPC TARGET 2008.
Fonte: TARGET Marketing (IPC TARGET 2008)
Gráfico 01: Percentual de Empresas em São Pedro do Ivaí-Pr
3.2 Análise das Informações Coletadas
Dentro do contexto das micro e pequenas empresas em que a pesquisa
foi realizada, o objetivo da primeira pergunta do questionário foi obter uma
caracterização geral das empresas em relação ao seu ramo de atividade. Através
dos dados coletados, pode-se constatar que a pesquisa foi realizada a partir do
seguinte cenário apresentado graficamente.
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Fonte: O autor
Gráfico 02: Ramo de atividades da empresas pesquisadas
Num cenário de extrema competitividade presenciada pelas empresas dos
dias atuais, o uso de computadores entre as micro e pequenas empresas (MPEs)
se mostra imprescindível. A pesquisa realizada demostra que 63% das empresas
pesquisadas na cidade de São Pedro do Ivai, possuem computador.
O gráfico 03, apresenta um comparativo das micros e pequenas empresas
que possuem e que não possuem computador no Brasil, no Estado do Paraná e na
cidade de São Pedro do Ivai.
Fonte: Sebrae-SP, o autor – Adaptado pelo autor
Gráfico 03: Comparativo da MPEs que possuem computador (País x Estado x Cidade)
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No grafico exposto pode ser observado que apesar da grande parcela
das micros e pequenas empresas do municipio de São Pedro do Ivaí possuirem
computadores, no comparativo a nivel de Estado e Pais evidencia uma alarmante
preocupação, pois as MPEs São Pedrenses estão aproximadamente 10% abaixo da
média do estado e do Pais.
A pesquisa revelou ainda que das empresas de São Pedro do Ivai que
dispõem de computador, 89% acessam internet. Desses, 74% tem até dois
computadores conectados à rede mundial de computadores.
A pesquisa buscou rastrear as principais finalidades da utilização dos
computadores dentro das micro e pequenas empresas São Pedrenses que
possuem computador. Entre as empresas pesquisadas, 79% atribuem como “muito
utilizado” o uso do microcomputador para o acesso a internet, 74%, ao uso do
microcomputador para cadastros de clientes e apenas 58% das empresas que
possuem computadores, os utilizam para fazer algum tipo de controle financeiro ou
para controle da folha de pagamento.
Sistemas informatizados de controle gerencial, permitem aumentar a
competitividade das organizações, por permitir administrar de forma integrada as
diversas atividades do negócio (compras, vendas, contas à pagar, contas à receber,
estoques, etc), agilizando assim processos e decisões de maneira mais segura.
O grafico 04, evidencia o uso sistemas de controle gerencial nas empresas São
Pedrenses pesquisadas que possuem computadores.
Fonte: O autor
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Gráfico 04: Percentual de Empresas que possui sistema de controle gerencial
Ante aos resultados observados no gráfico 04, uma parcela significativa das
empresas pesquisadas que possuem computador, ainda não possui um sistema
informatizado de controle gerencial. Essa aparente resistência se levanta como um
dos prováveis motivos para um impacto negativo tão expressivo observado pela
pesquisa, que revela que 90% dos empresários pesquisados não utilizam nenhum
tipo de controle de contas à receber em suas organizações. E se agrava ainda mais,
ao constatar que 93% dessas empresas, em seus controles financeiros, não fazem
uso de nenhum tipo de controle de contas à pagar.
Verifica-se que uma expressiva maioria (87% das empresas pesquisadas)
não utilizam da ferramenta fluxo de caixa como instrumento essencial para gerir a
saúde financeira da organização. A evidente não utilização de uma ferramenta tão
importante para a gestão financeira nas empresas da amostra, é uma prática que
pode ser considerada um dos principais fatores que contribuiem para mortalidade
de muitas empresas. A pesquisa não buscou obter quais são os motivos para a
não utilização dessa ferramenta, mas alguns dos motivos podem ser: a falta de
conhecimento da ferramenta Fluxo de Caixa para a sua aplicação; a falta de controle
organizacional do empresário; priorização de outras atividades na organização.
A pesquisa buscou identificar se as microempresas pesquisadas realizam
previsão dos investimentos como, compra de máquinas, ferramentas, equipamentos
de informática, móveis e utensílios, veículos ou outros investimentos que serão
realizados em periodos futuros. O resultado é observado no grafico 05:
19
Fonte: O autor
Gráfico 05: Percentual de Empresas que realizam previsão de investimentos futuros
O grafico 05, permite observar que 40% das empresas pesquisadas não
fazem nenhum tipo de previsão na aquisição de investimentos futuros, se esse
valor for somado com as empresas que fazem esporadicamente previsão de seus
investimentos, chega-se à um numero alarmante, totalizando 76,67%. Esses valores
são preocupantes pois sem um planejamento financeiro, as organizações ficam
expostas as incertezas e oscilações do mercado. Assim, um planejamento iniciado
por uma previsão orçamentária, pode antever problemas e ganhos, e se tornar uma
importante ferramenta para o sucesso da organização, principalmente no seu inicio,
garantindo a sobrevivência da maioria dos novos negócios.
4 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Considerando o trabalho desenvolvido é possivel afirmar que para haver
uma efetiva gestão da saúde financeira das organizações, é de fundamental
relevancia a utilização de diversos controles financeiros na empresa que conciliados
com os benefícios da informática se tornam instrumentos vitais para o sucesso das
organizações.
Tendo como base a pesquisa realizada nas micro e pequenas empresas da
cidade de São Pedro do Ivai - Pr, verificou-se a necessidade do desenvolvimento
de um modelo de gestão financeira informatizado, capaz de simplificar o processo
de gestão dessas empresas. O modelo de gestão financeira proposto pode ser
montado através de planilhas eletrônicas, aplicativo que a grande maioria das
empresas já possuem, o qual poderá ser adaptado conforme a necessidade das
empresas.
O fator limitante do trabalho foi o número reduzido de empresas pesquisadas
no estudo, evidenciando a realidade de apenas uma cidade. Em futuras pesquisas,
deverão ser desenvolvidos estudos quantitativos objetivando diagnóstico mais
preciso das micro e pequenas empresas da região do Vale do Ivaí, afim de identificar
se os resultados obtidos representam a mesma realidade encontrada no trabalho
atual.
20
O estudo mostrou a importância da informática na administração financeira
das micro e pequenas empresas da cidade de São Pedro do Ivaí. Contribuindo
desta forma, para uma análise real das principais dificuldades encontradas pelos
empresários na gestão financeira de suas organizações. As informações colhidas
se tornaram subsidio para o desenvolvimento de um sistema de gestão financeira
informatizado, e que futuramente será ofertado às micro e pequenas empresas
pesquisadas como alternativa economicamente viável para gerir de forma otimizada
a saúde financeira da mesmas.
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