a gestÃo do conhecimento em bibliotecas … · o objetivo principal da pesquisa é mostrar o papel...

A GESTÃO DO CONHECIMENTO EM BIBLIOTECAS

UNIVERSITÁRIAS: UM ENFOQUE NO SENSEMAKING

ORGANIZACIONAL

Luciana Carvalho de Oliveira

(LATEC/UFF)

Emmanuel Paiva de Andrade (LATEC/UFF)

Resumo: As bibliotecas universitárias desempenham importantes papéis no processo educacional

e por isso, a excelência administrativa destas é considerada um pressuposto para atender

satisfatoriamente às demandas de seus usuários. Deste modo, a gestão do conhecimento

representa a visão de um novo caminho para que essas bibliotecas possam atingir seus objetivos

e fornecer vantagem competitiva às instituições em que estão inseridas. O objetivo deste estudo é

analisar e discutir a temática da gestão do conhecimento em bibliotecas universitárias. Assim, o

quadro teórico foi baseado em conceitos relacionados à gestão do conhecimento em bibliotecas

universitárias, sensemaking organizacional e comunidades de prática por tratar-se de assuntos

pertinentes para a explanação, discussão e análise dos elementos que constituem o problema de

pesquisa. Em relação à metodologia foi escolhido o método de estudo de caso, utilizando a

abordagem de métodos mistos sequenciais, cuja unidade de análise foi um sistema de bibliotecas

de uma Instituição de Ensino Superior (IES). O resultado da pesquisa permite perceber que

quatro, dentre as sete características do processo de sensemaking organizacional, foram

identificadas nos processos do sistema de bibliotecas. Conclui-se que são necessárias melhorias

nos processos de modo que o sensemaking ocorra na organização. Deste modo sugere-se as

comunidades de prática como ferramentas capazes de promover o sensemaking organizacional

que o sistema de bibliotecas necessita para gerir conhecimento de forma efetiva.

Palavras-chaves: Bibliotecas universitárias. Gestão do conhecimento. Sensemaking

organizacional.

ISSN 1984-9354

X CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 08 e 09 de agosto de 2014

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1. Introdução

Um dos maiores desafios das organizações contemporâneas tem sido manter a vantagem

competitiva de seus negócios de maneira sustentável diante de um ambiente marcado por rápidas e

constantes mudanças.

Diante disso, a gestão do conhecimento tem representado uma nova visão de gestão para as

organizações, tanto públicas, como privadas, uma vez que a informação e o conhecimento

tornaram-se os principais fatores de competitividade entre indivíduos, organizações e nações.

As bibliotecas universitárias são organizações sem fins lucrativos, na maioria das vezes,

mas que possuem um grande potencial para fornecer vantagem competitiva às universidades em

que estão inseridas, uma vez que são, por natureza, locais de disseminação da informação e

produção de conhecimento, o que demanda uma administração eficaz.

Sendo assim, a gestão do conhecimento pode auxiliar essas bibliotecas na identificação,

aquisição, desenvolvimento, compartilhamento e uso do conhecimento e da expertise dos seus

profissionais e do conhecimento gerado nas bibliotecas, contribuindo para torná-las mais

produtivas, operacionais, orientadas aos usuários e facilitando o desenvolvimento dessas para o

desempenho de suas funções.

Desde modo, o processo de sensemaking organizacional ou construção de sentido, emerge

como um processo essencial para que a gestão do conhecimento ocorra, pois é por meio deste

processo que as pessoas interagem e criam sentidos comuns para que ajam de forma coletiva,

favorecendo a aprendizagem e a tomada de decisão.

Nesse cenário, as comunidades de prática revelam-se como dispositivos eficazes para a

construção do sensemaking organizacional, uma vez que a interação que essas comunidades

proporcionam podem contemplar todas as propriedades que este processo exige.

1.1 FORMULAÇÃO DA SITUAÇÃO PROBLEMA

As bibliotecas universitárias caracterizam-se como um dos principais pilares do processo

de ensino-aprendizagem em uma universidade, por isso devem estar a serviço da comunidade

acadêmica e devem desenvolver e disponibilizar ações e serviços que fortaleçam o ensino, a

pesquisa e a extensão.


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Entretanto, para que cumpra sua função com excelência, a biblioteca universitária necessita

de uma administração eficaz. Sendo assim, a gestão do conhecimento representa um meio de

potencializar o aprendizado dessas bibliotecas, ampliando o desenvolvimento e a competitividade

das mesmas e introduzindo a melhoria em seus processos, produtos e tomada de decisão.

Mas para isso, as bibliotecas universitárias precisam estar preparadas para utilizar a

informação e o conhecimento de sua equipe de colaboradores, que são os detentores de

conhecimento organizacional, para melhorar os serviços oferecidos à comunidade acadêmica e

para oferecer vantagem competitiva à universidade na qual está inserida.

1.2 OBJETIVO DA PESQUISA

O objetivo principal da pesquisa é mostrar o papel e a relevância que um sistema de

bibliotecas pode desempenhar em uma instituição desde que esteja pautado por uma gestão

moderna, informada e sustentada pelas abordagens da gestão do conhecimento, como um agente

fundamental do processo de aquisição, tratamento, produção e difusão do conhecimento,

constituindo-se como um locus privilegiado da dinâmica institucional.

2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA

As bibliotecas universitárias estão inseridas nas universidades, que são importantes

organizações sociais, responsáveis por gerar e difundir uma série saberes que contribuem para o

desenvolvimento sustentável da sociedade.

O conceito de educação da atualidade vai além de transmitir conhecimentos, devendo

também fornecer subsídios para que os indivíduos construam suas ideias e desenvolvam suas

capacidades. Deste modo, as bibliotecas universitárias devem desempenhar um papel ativo no

processo educacional, mas para isso necessitam de uma administração adequada (DZIEKANIAK,

2009).

As bibliotecas universitárias devem ser pensadas como organizações com resultados

programados e avaliados constantemente. Essa estratégia pode ser crucial para que estas

bibliotecas consigam competir com maior acerto em um ambiente de inovações e incertezas que se

vive atualmente (MACIEL; MENDONÇA, 2006).


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Desta forma, como as demais organizações do conhecimento, as bibliotecas universitárias

devem estar preparadas para captar, armazenar e disponibilizar o conhecimento, principalmente

nesse momento, em que seu conceito vem sendo ampliado, configurando-se em espaços sem

parede, como as bibliotecas virtuais, eletrônicas e digitais (DE BEM; AMBONI, 2013; FU, 2010;

VIANA; MESQUITA; MOURA, 2011).

Contudo, para que obtenha sucesso e cumpra sua função com excelência, a biblioteca

universitária necessita estar preparada para utilizar a informação e o conhecimento de sua equipe

de colaboradores, que são os detentores de conhecimento organizacional, para melhorar os

serviços oferecidos à comunidade acadêmica, o que demanda uma administração eficaz

(DZIEKANIAK, 2009; VIANA; MESQUITA; MOURA, 2011).

Sendo assim, a administração de bibliotecas universitárias tornou-se um dos pontos chave

para a qualidade da educação e obtenção de um bom desempenho, tanto da biblioteca, quanto da

instituição na qual está inserida (DZIEKANIAK, 2009; TASMIN et al., 2012). Sendo assim, a

gestão do conhecimento pode contribuir para potencializar o aprendizado das bibliotecas

universitárias, ampliando o desenvolvimento e a competitividade das mesmas, introduzindo a

melhoria em seus processos, produtos e tomada de decisão (QU, 2011).

Uma organização orientada para a gestão do conhecimento é aquela que possui a

habilidade de aprender a aprender, envolvendo todos os membros nesse processo (BRITO;

CASTRO; SILVA, 2012; ROSSETI, 2008). De acordo com Maravalhas (2010) a aprendizagem só

ocorre quando um novo sentido é formado pelos indivíduos, por meio de reflexão e

compartilhamento de experiências durante as práticas de trabalho. Esse sentido é obtido por meio

do processo de sensemaking organizacional, considerado por Choo (2011) um dos pilares da

gestão do conhecimento nas organizações.

2.1 SENSEMAKING ORGANIZACIONAL

O responsável pelo conceito de sensemaking organizacional é Karl E. Weick, professor de

comportamento organizacional e psicologia da Universidade de Michigan. Ao analisar uma série

de discussões sobre sensemaking na literatura, Weick (1995) passou a estudá-lo sob a ótica do

ambiente organizacional, dando origem ao conceito de sensemaking organizacional, processo em

que a formação de sentido é construída de forma coletiva pelos membros da organização,


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considerando suas crenças e experiências passadas (LEITÃO; NASIFF, 2012; MELO;

PEDROZO, 2012).

O processo de sensemaking organizacional tem inicio quando alguma mudança ocorre na

prática de trabalho, demandando uma nova aprendizagem por parte dos indivíduos em um ciclo

contínuo (MARAVALHAS, 2010). Em seguida esses indivíduos buscam entender e determinar o

significado dessas mudanças, tentando tornar as experiências passadas significativas e chegarem a

um consenso (RUSSO; SBRAGIA, 2010). Para Choo (2011) é a partir desse consenso que a

organização passa a construir conhecimento.

O processo de sensemaking organizacional possui sete propriedades (CHOO, 2011;

LEITÃO; NASSIF, 2012; MONTENEGRO, 2011; RUSSO; SBRAGIA, 2010; WEICK, 1995;

WEICK, 2005):

1) Baseado na construção de identidade: o processo de sensemaking tem inicio com o nível

individual (sensemaker), um produtor de sentido que estabelece uma identidade pessoal. O

ambiente é uma espécie de espelho, no qual os indivíduos se projetam e observam as

consequências para aprender sobre sua identidade. Nessa interação com o ambiente, o

entendimento é afetado por várias necessidades dos indivíduos nas organizações, como

pertencer, evoluir, ser eficaz, se destacar, se confirmar, se integrar, representar a

instituição, etc.;

2) Retrospectivo: o sensemaking organizacional trabalha fatos que já ocorreram, sendo a

característica mais marcante deste processo, segundo Weick (1995). Os indivíduos partem

de um momento específico no tempo, de forma que o que está ocorrendo no momento irá

refletir no sentido que será dado a essas memórias. Desta forma, os indivíduos precisam de

valores e prioridades, a fim de esclarecerem o que é de fato importante e significativo nas

experiências vividas;

3) Interpretativo de ambientes perceptíveis: o sensemaking organizacional é um processo

interpretativo, no qual os indivíduos de uma organização criam parte do ambiente que os

cerca. Para Weick (1995), não existe um ambiente monolítico e fixo, independente das

pessoas. Os indivíduos fazem parte de seus próprios ambientes criados;

4) Social: todo sensemaking é feito em grupos. Mesmo no nível individual, há uma interação

entre o que o indivíduo imagina e a reação dos outros, que não estão presentes fisicamente,


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mas irão ser afetados ou cujas reações terão importância. Isto é, mesmo que não haja

comunicação, os indivíduos influenciam uns aos outros. É muito comum que o

sensemaking ocorra em grupos de indivíduos envolvidos em conversas, que se tornam o

meio da construção social;

5) Contínuo: o sensemaking não possui um início ou fim, pois é um fluxo contínuo de

atividades e projetos, que constituem a vida da organização. Isso ocorre porque os

indivíduos estão sempre inseridos em projetos nas organizações, o que torna a visão dos

mesmos dirigida para as situações, informações, emoções e interrupções que neles

ocorrem;

6) Focado em (e por) dicas extraídas: dicas extraídas são estruturas familiares e simples,

consideradas como as “sementes” a partir das quais os indivíduos desenvolvem um

sentido mais amplo do que pode estar ocorrendo;

7) Guiado mais pela plausibilidade do que pela precisão: o que se espera é um resultado

plausível (aceitável) e não uma verdade absoluta (acurácia). Assim, ocorre a reformulação

contínua de um novo evento, para que ele se torne mais compreensível.

Diante essas características, percebe-se que o contexto social é crucial para o sensemaking

organizacional, pois ele é a ponte entre os indivíduos e as ações que precisam se justificar

(MARAVALHAS, 2010). Nonaka e Toyama (2003) afirmam que a criação do conhecimento é

intimamente relacionada com a prática. Por isso, os autores propõem a criação de contextos

organizacionais que estimulem a interação social, permitindo que os indivíduos construam

identidades compartilhadas e sugerem as comunidades de prática para isso.

2.2 COMUNIDADES DE PRÁTICA E SENSEMAKING

ORGANIZACIONAL

De acordo com a literatura, as comunidades de prática podem ser definidas como um grupo de

indivíduos que se reúnem em locais físicos ou não para discutirem interesses em comum,

compartilhando práticas e experiências. Convém ressaltar que essas comunidades ocorrem de

maneira informal e espontânea, por isso precisam de incentivo, mediação, estrutura, humanização

e gestão. Pois quanto mais oportunidades tiverem e quanto mais ferramentas e meios forem


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utilizados, maior será a quantidade de conhecimento transferido (SCHRÖEDER, 2006; ARAÚJO;

ALVARENGA NETO, 2009).

Para Gonzalez, Martins e Toledo (2009), o conceito de comunidade de prática está

intimamente relacionado com aprendizagem, desenvolvimento de conhecimento e com a formação

de identidade nos grupos. Nestes grupos, os indivíduos desenvolvem uma identidade comum e um

contexto social propício ao compartilhamento de conhecimento. Este contexto social desenvolve

nos indivíduos uma visão do trabalho e do mundo, que deve refletir a organização.

Segundo Tamaél (2008), as comunidades de prática existem, virtualmente, em todas as

organizações, porém muitas não reconhecem sua presença. O fortalecimento dessas comunidades

depende de um líder capaz de apoiar a criação da comunidade, que participe ativamente e encoraje

outras pessoas a compartilhar.

Os benefícios percebidos nas organizações que mantêm ou incentivam as comunidades de

prática são apresentados a seguir (BASSANI; SÁ; SANTOS, 2009; TOMAÉL, 2008; WENGER,

1998):

Tornam-se pontos de referência para troca e interpretação de informações;

Proporcionam respostas mais rápidas aos clientes;

Ajudam a reduzir custos;

Auxiliam na melhoria da qualidade do trabalho e na otimização do tempo;

Oferecem maior facilidade e rapidez na implementação de projetos;

Permitem a retenção do conhecimento de maneira “viva”, pois é renovável.

Preserva o aspecto tácito do conhecimento que muitas vezes não é capturado nos sistemas

formais existentes na organização;

Fornecem espaço para estabelecer identidade coletiva

As comunidades de prática são essenciais em ambientes cuja melhoria deve ser constante, pois

desenvolvem indivíduos especialistas, que compartilham uma linguagem comum acerca dos


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processos e problemas organizacionais. Como nem todo conhecimento é facilmente explicitado, o

desenvolvimento de ambientes que estimulem a interação torna-se essencial para o processo de

socialização do conhecimento (GONZALEZ; MARTINS; TOLEDO, 2009).

Portanto, a criação de contextos organizacionais que estimulem a interação social, como a que

ocorre nas comunidades de prática, constitui um fator importante para a sustentação da

aprendizagem. Ressalta-se também que o sensemaking advindo dessas comunidades de prática

pode ser valioso tanto para os indivíduos, quanto para as organizações construírem conhecimento.

3 METODOLOGIA

Segundo Silva e Vergara (2003), uma das limitações encontradas nos modelos tradicionais

de gestão de mudanças, que assumem a perspectiva de um problema a ser solucionado, é que eles

enfatizam excessivamente a racionalidade, deixando de levar em consideração a complexidade, a

ambiguidade e os paradoxos que fazem parte de uma organização. Diante disso, a tendência atual

é o fortalecimento da perspectiva social da aprendizagem e da evolução de metodologias

qualitativas que possibilitem a investigação empírica que se alinhe com a lógica de construção de

significados por meio do diálogo (FINGER; BRAND, 2001; MARAVALHAS, 2010).

Perante esse posicionamento e com base na classificação de Creswell (2007), quanto às

três questões centrais para um projeto de pesquisa, a pesquisa foi estruturada da seguinte forma:

1) Alegações de conhecimento - a pesquisa de ampara nas alegações de conhecimento

socialmente construídas, já que seu objetivo é basear-se o máximo possível nas visões dos

participantes a respeito da situação estudada e por considerar o processo de interação entre

as pessoas;

2) Estratégias de investigação - Estudo de caso, utilizando a abordagem de métodos mistos

sequenciais;

3) Métodos de coleta e análise de dados - Pesquisa bibliográfica, pesquisa documental,

aplicação de questionário, entrevista semiestruturadas.


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3.1 CARACTERÍSTICAS DA POPULAÇÃO E CRITÉRIOS DE SELEÇÃO

Para Vergara (2011), a população deve ser entendida como um conjunto de elementos que

possuem características que serão objeto de estudo. Sendo assim, na fase quantitativa do presente

estudo, a escolha dos participantes da pesquisa se deu por meio de um processo censitário, cujo

critério para seleção dos participantes foi estabelecido pelo fato destes estarem atuando no Sistema

de Bibliotecas pesquisado, totalizando vinte e três participantes, entre Bibliotecários e auxiliares.

Na fase qualitativa foram selecionados quatro Bibliotecários para responderem à entrevista

semiestruturada, o que possibilitou um maior aprofundamento dos resultados da fase quantitativa,

nas questões onde não foi possível encontrar um posicionamento claro, havendo uma dispersão

elevada entre a opinião dos participantes.

Através da triangulação das fontes de dados, buscou-se compreender as experiências

vividas e identificar as limitações que mais afetam a atuação dos profissionais para, então, propor

ações objetivas na tentativa de favorecer a implantação das práticas de gestão do conhecimento, de

modo a auxiliar a melhoria das práticas profissionais.

3.2 ANÁLISE DOS DADOS

Na fase quantitativa os dados foram analisados utilizando os conceitos de estatística

descritiva. A partir dos resultados da análise quantitativa, surgiram questões que serviram de base

para a elaboração da entrevista semiestruturada referente à fase qualitativa.

Diante dos resultados obtidos em ambas as fases, buscou-se a convergência dos mesmos,

por meio do processo de triangulação de dados, o que permitiu maior aprofundamento das

questões (CRESWELL, 2007; YIN, 2010).


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4 RESULTADOS

Por se tratar de um estudo descritivo pretende-se apresentar e compreender o quadro

encontrado. É importante salientar que os resultados apresentados são restritos a amostra

pesquisada, pois trata-se de um estudo de caso, o que pode refletir uma realidade dos fatos,

diferente de outros sistemas de bibliotecas que apresentam características aparentemente

semelhantes às do sistema de bibliotecas pesquisado.

Os instrumentos de coleta de dados buscaram identificar as propriedades do processo de

sensemaking organizacional nas rotinas de trabalho do sistema de bibliotecas pesquisado. Desta

forma contatou-se:

Baseado na construção de identidade – o sistema de bibliotecas pesquisado carece de uma

“identidade organizacional”, uma vez que a missão, a visão e os valores organizacionais não são

claros para todos os membros. Como o ambiente é uma espécie de espelho, no qual os indivíduos

se projetam e observam as consequências para aprender sobre sua identidade e essa identidade

organizacional não é clara para os membros, não haverá um senso de destino comum entre eles, ou

seja, uma visão do trabalho e do mundo, que reflita a organização, impedindo a fluidez do

processo de sensemaking organizacional (CHOO, 2011; NONAKA; TOYAMA, 2005).

Retrospectivo – pode-se observar que o registro do conhecimento organizacional sobre os

processos, produtos, serviços e relacionamento com os usuários do sistema pesquisado não vêm

sendo realizados efetivamente, o que dificulta a aprendizagem dos membros, principalmente dos

novos membros. A retrospecção é uma das principais características do processo de sensemaking

organizacional, por isso as organizações precisam de uma estrutura adequada à formação de

memória organizacional, que é essencial para uma retrospecção mais efetiva (RUSSO; SBRAGIA,

2010; SCHRÖEDER, 2006; WEICK, 1995).

Interpretativo de ambientes perceptíveis – foi constatado que os membros buscam levar em

consideração as sugestões e críticas recebidas pelos usuários para a construção de um ambiente

adequado às demandas. Sendo assim, essa característica do processo sensemaking organizacional

foi considerada presente nos processos do sistema de bibliotecas pesquisado (SCHRÖEDER;

2006; WEICK, 1995).


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Social – foi observado que os membros buscam chegar a um senso comum quando estão prestes a

tomar decisões. Isso demonstra que os membros do sistema são proativos em buscar adaptação às

demandas conforme vão surgindo, através da troca de experiências. Portanto, a socialização que é

uma característica de sensemaking organizacional pode ser considerada presente nos processos do

sistema de bibliotecas (RUSSO; SBRAGIA, 2010; SCHRÖEDER, 2006).

Contínuo – constatou-se que os trabalhos realizados em conjunto geralmente não têm

continuidade, o que prejudica o processo de construção de sentido ou sensemaking organizacional,

pois a socialização deve ser contínua para que as ambiguidades sejam reduzidas diante dos

problemas que vão surgindo, facilitando o processo decisório (CHOO, 2011; WEICK, 1995).

Focado em (e por) dicas extraídas – verificou-se que os membros do sistema estão atentos às

mudanças que ocorrem no ambiente externo à organização, buscando adaptá-la às novas

demandas, o que cria a oportunidade para que o sensemaking organizacional ocorra e, a partir daí,

desenvolvam novas soluções, insights e ideias (SCHRÖEDER, 2006; WEICK, 1995).

Guiado mais pela plausibilidade do que pela precisão – na percepção dos membros

entrevistados as experiências compartilhadas ajudam a solucionar problemas ou adaptar as

demandas de forma mais ágil para que alcancem resultados aceitáveis, sinalizando a presença

dessa característica de sensemaking organizacional nos processos do sistema pesquisado (RUSSO;

SBRAGIA, 2010).

5 CONCLUSÕES

Por meio desse estudo foi possível confirmar que o processo de sensemaking

organizacional é essencial para uma bem sucedida gestão do conhecimento, pois é um processo

ligado às pessoas, que são peças fundamentais neste tipo de gestão.

No ambiente organizacional, apesar da construção do conhecimento ocorrer na mente

humana, esta é influenciada por diversos fatores culturais que guiam e formam os valores,

comportamentos e atitudes dos colaboradores. Sendo assim, as organizações precisam enfrentar o

desafio de construir um ambiente onde indivíduos consigam promover o sensemaking


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organizacional para que ajam de forma coletiva, viabilizando a construção de conhecimentos

pertinentes e a tomada de decisões mais acertadas.

De uma maneira geral, foi constatado que quatro, dentre as sete características do processo

de sensemaking, estão presentes nas rotinas de trabalho do sistema de bibliotecas pesquisado.

Deste modo, é preciso introduzir melhorias nos processos, de modo a contemplar as três

características ausentes, pois somente assim haverá a criação de significado, necessária ao

processo de gestão do conhecimento organizacional.

Neste sentido, as comunidades de prática podem ser ferramentas eficazes para que o

sistema pesquisado consiga atingir seus objetivos, pois são lugares importantes para

aprendizagem, significado e identidade, isto é, elementos necessários para que a organização

consiga gerir conhecimento de forma efetiva.

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