A aparência da planilha importa tanto quanto o conteúdo

Diz o ditado: “não basta a planilha de César ser um bom documento, ela tem que parecer um bom documento”. E você sabe que no ambiente corporativo a imagem conta mais que a competência, geralmente. Isso quer dizer que não adianta você ser fera em planilha eletrônica mas todo mundo achar seu trabalho complicado. Uma planilha simples, clean  e com fácil usabilidade será o teu cajado para abrir o mar vermelho da pirâmide corporativa.

O tipo de planilha que mais trafega em escritórios são documentos ou relatórios de gastos/consumo/pedidos/estoque/vendas/compras, ou seja, quanto do quê? E a objetividade e qualidade do seu material são o que fazem você se destacar na organização ou ficar escondido atrás do monitor.

Limpeza é requisito básico

Não tem coisa mais repulsiva em uma planilha eletrônica do que células preenchidas com #DIV/0! ou #REF!, não é? A gente sabe que muitas vezes ainda falta uma referência ou algum parâmetro para completar o cálculo, mas não adianta, a pessoa que está vendo já começa com um pé atrás, achando que está tudo errado. A solução para evitar essa experiência negativa é usar nos cálculos a função ÉERROS, que combinada à função SE ocultará as seguintes mensagens de erro do Excel: #DIV/0!, #N/D, #NOME?, #NULO!, #NUM!, #REF! e #VALOR!.

Exemplo, na célula A3 eu tenho o total da divisão das 2 células de cima =A1/A2, se uma das células estiver vazia o resultado vai ser #DIV/0!, para ocultar esse erro e mostrar apenas 0 a fórmula tem que ser

=SE(ÉERROS(A1/A2);0;A1/A2)

A função SE faz um teste lógico e vai exibir um valor determinado se o resultado for verdadeiro ou o outro valor determinado se o resultado for falso; neste nosso exemplo o teste logico é verificar se divisão A1/A2 dá erro, se der vai preencher a célula com o valor 0, mas se o teste for negativo, não há erro na divisão então ele exibirá o valor da divisão A1/A2.

Não vou mentir, é mais trabalhoso, e dependendo do quantidade de cálculos na planilha é um trabalho miserável, mas o retorno “moral” não tem preço!

Função SE + formatação condicional fazem relatório com sinalização de farol

Tem chefe que adora relatório com “farol” – uma marcação colorida sobre o status do indicador, eu tive um que queria “farolzinho” em tudo. Lembrando disso, eu explico a seguir como criá-los rapidamente usando a função SE e a formatação condicional. Vou usar como exemplo um controle de estoque, mas pode ser qualquer outro tipo de indicador.

Para cada item eu determino o nível de segurança, que é quantidade de unidades em que a operação pode continuar sem problemas e dá tempo do fornecedor fazer a reposição.

Na coluna D ficará a sinalização gráfica, em vez de usar imagens vou usar caracteres comuns transformados em símbolos através da fonte WEBDINGS. Os números serão transformados em setas.

A função SE aninhada vai comparar o estoque atual com o nível de segurança e retornar um valor do farol, os valores são “5”, “6” e “3&4”".

A tradução da fórmula é SE estoque atual for maior que nível de segurança o valor é 5, senão verificar SE o estoque atual é igual ao nível de segurança aí o valor é 3&4, senão o valor é 6.

Ao lado da sinalização gráfica vou colocar uma frase explicativa usando também a função SE aninhada.

A tradução da fórmula é SE o resultado da célula D é igual a 6 o valor é “estoque baixo”, senão verificar SE o resultado da célula D é igual a 5 aí o valor é “,estoque bom” senão o valor é “atenção”.

Repeti a o processo para relacionar uma ação ao indicador também, assim ao preencher o estoque atual o farol é atualizado e também a sua descrição e uma ação a ser tomada.

A formatação condicional vai colorir as setas aqui de uma forma simples, verificando o valor das células.

Obs.: lembrando que o input do estoque atual não precisa necessariamente ser digitado aí, você pode (e deveria) pegá-lo de uma fonte externa, como um banco de dados, uma página web da intranet, planilha de outro setor, etc. porque assim toda vez que abrir a planilha o cálculo é automático. Ainda hoje perde-se muito tempo com planilha-prá-lá planilha-prá-cá em vez de fazer tudo relacionado e trabalhando em conjunto.

Usar a função PROCV é mais fácil do que parece – parte 2

Leia antes: Usar a função PROCV é mais fácil do que parece – parte 1

Só entendendo bem como funciona a função PROCV é que passamos  usa-la eficientemente no nosso dia-dia e ganhando bastante tempo e produtividade nas tarefas. Nesta segunda parte usarei um novo exemplo bem prático: preencher um pedido de vendas do blog Moda de Novela usando a função PROCV.

Eu vou colocar a lista de produtos e formulário de pedido em uma única planilha para simplificar o exemplo, mas o ideal (e boa prática) é cada um em arquivo distinto:

Apenas para constar, eu “enfeitei o pavão”, deixando o formulário com os campos organizados e com a cara que será impresso:

A idéia é que na parte dos produtos vendidos só seja necessário preencher o código do produto e a quantidade vendida, ficando a descrição e o valor unitário a cargo da função PROCV. Para a descrição do produto a referência na tabela de produtos é só para as duas primeiras colunas e na do valor unitário pega as três colunas. OBS: como a minha lista de produtos cresce com a ordem de códigos desordenadas eu uso o valor “0” no argumento Procurar_intervalo para forçar o Excel só achar o valor exato que estou procurando, porque se o código do produto não existir ele vai dar erro e não mostrar produto diferente:

A fórmula da descrição do produto é

=PROCV(F12;$A$4:$B$11;2;0)

que significa ‘procure o valor da célula F12 na primeira coluna do intervalo A4:B11 e quando achar o valor exatamente igual retorne o valor que estiver na 2ª coluna da direita dele na mesma linha’.

A fórmula do valor unitário do produto é

=PROCV(F12;$A$4:$C$11;3;0)

que significa ‘procure o valor da célula F12 na primeira coluna do intervalo A4:C11 e quando achar o valor exatamente igual retorne o valor que estiver na 3ª coluna da direita dele na mesma linha’.

Agora é só copiar as fórmulas para as demais células e já deixar os cálculos de valores feitos, mas para evitar que fique aparecendo mensagens de erro nas células enquanto não forem preenchida eu acrescentarei a função ÉERROS nas fórmulas (veja como no post “a aparência da planilha importa tanto quanto o conteúdo”).

Abaixo está o formulário de pedidos pronto, eu recebo os pedidos do site de compras Toda Oferta do UOL e preencho os dados na minha planilha. As linhas ficam em branco ou zeradas até que o código do produto seja digitado; no 3º item já está preenchido porém nada está sendo calculado porque falta a quantidade, assim que especificada vai para o cálculo total também.

Acredito que agora ficou mais fácil compreender como a função PROCV funciona, com o tempo você achará novas utilidades nas suas planilhas.

Veja também:

A aparência da planilha importa tanto quanto o seu conteúdo Não é o ideal, mas já que o relatório vai em Excel… Faça uma planilha sem segredos e livre-se dela rapidamente

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POSTADO POR ROMÁRIO JR. ÀS 11:02 0 COMENTÁRIOS LINKS PARA ESTA POSTAGEM

MARCADORES: EXCEL, FUNÇÃO PROCV, FUNÇÃO ÉERROS, INTERVALO, PLANILHA ELETRÔNICA

27/04/2009

Usar a função PROCV é mais fácil do que parece - parte 1

Da interface do Cliente para dentro, uma empresa é composta muitas siglas e códigos. Departamentos, áreas, regiões, produtos e até cada funcionário, é tudo um conjunto de números ou de consoantes. E a gente se acostuma com isso. E decora dezenas, centenas deles, não é? Mas na hora de produzir um relatório não posso plotar que foram vendidas X unidades de produto SPT-MRN na área BSB como consta no arquivo do banco de dados do mês passado, tenho que transmitir a informação clara e obejtiva de quantos e quais produtos foram vendidos e aonde.

A forma mais prática de resolver isso é trabalhar normalmente as planilhas nos códigos e padrões do banco de dados e do "dialeto" interno até o momento da finalização do relatório, onde só se faz a tradução das siglas e códigos na tabela final e/ou gráficos usando a função PROCV.

A função PROCV parece complicada, mas este exemplo bem simples vai te ajudar a entende-lo. Vou usar mais uma vez a Fórmula 1 (porque será?). Esta fração da tabela da numeração dos carros da temporada 2009 nas colunas A e B vai representar o meu banco de dados, o número é o código do produto (área, vendedor, região, what ever...) e o nome do piloto é o nome do produto (etc). Ali nas colunas D e E é a representação dos campos do meu relatório, nas células D serão inseridos os códigos e nas E a função PROCV vai traduzi-los.

Usando o assistente da função PROCV: no Valor_procurado eu indico a célula onde eu preencherei com o número do carro, é o valor que vai ser buscado na tabela de códigos; em Matriz_tabela eu tenho que colocar todo o range da tabela de códigos, neste exemplo de A2 a B11 - com cifrão para poder copiar a fórmula para outras células sem perder a referência absoluta da tabela; no Núm_índice_tabela eu indico em qual coluna a partir do Valor_procurado na tabela de códigos está o campo que eu quero, neste exemplo é 2, pois na 1ª coluna está o número do carro e na 2ª coluna está o nome do piloto. OBS: o item Procurar_intervalo fica em branco quando você estiver efetuando uma pesquisa de valor exato ou colocar "1" nesse campo se a procura for por valor aproximado - nesse caso a tabela de código deve estar ordenada em ordem crescente; funciona assim: por superstição não existem mais carros de Fórmula com nº 13, se a minha tabela estivesse completa e eu fizesse a busca aproximada pelo número 13 o valor retornado seria o do corresponde ao primeiro mais perto do exato, no caso o do número 12. Pode ser que na sua tarefa um resultado "não-exato" seja satisfatório, mas neste caso o carro nº 1 só pode ser do Lewis Hamilton.

Neste exemplo simples eu preenchi manualmente a célula D2 com o nº 3 e a função PROCV retornou na célula E2 o valor Felipe Massa da tabela de códigos, mas em um trabalho mais elaborado o valor da célula D2 estaria vindo de outra planilha, neste exemplo poderia ser da tabela de resultados do GP do Bahrein, no seu caso de uma planilha de vendas. É no uso constante que se vai aprimorando a técnica. 

Apesar de não ter feito neste exemplo eu continuo recomendando que SEMPRE você evite deixar que as células com fórmulas aguardando argumento exibam mensagem de erro, adquira essa boa prática.

Eu sei que ainda restarão muitas dúvidas sobre essa função, por isso estou preparando um outro exemplo mais prático para desmistificar a função PROCV. Até breve.

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POSTADO POR ROMÁRIO JR. ÀS 08:57 1 COMENTÁRIOS LINKS PARA ESTA POSTAGEM

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Como somar várias planilhas de forma prática e rápida

Esta dica funciona para consolidar uma série de planilhas semelhantes, que tenham o mesmo layout. A planilha de controle de horas é um bom exemplo para essa aplicação: eu repliquei a planilha várias vezes dentro do mesmo arquivo e fiquei com 12 plans nomeadas conforme o mês de referência, de jan09 a dez09. Na plan1 eu farei a consolidação de alguns dados:

Neste exemplo eu estou acompanhando o total de horas trabalhadas e fazendo a média simples mensal. A referência usada tanto nas funções SOMA e MÉDIA está apontando para as células E40 de todas as planilhas que estiverem neste arquivo entre as plans jan09 a dez09, inclusive. É como se o Excel empilhasse todas as planilhas e vai somar tudo que estiver na mesma célula em todas elas.

Isso pode ser usado para consolidação de qualquer tipo de grupo de planilhas padronizadas e com a maioria das funções de cálculo do Excel. Experimente.

POSTADO POR ROMÁRIO JR. ÀS 03:08 0 COMENTÁRIOS LINKS PARA ESTA POSTAGEM

MARCADORES: EXCEL, FUNÇÃO DE CÁLCULO, FUNÇÃO MÉDIA, FUNÇÃO SOMA, PLANILHA ELETRÔNICA

22/03/2009

Dica final para completar e otimizar a planilha banco de horas

Leia antes: Formatando a grade horária, Tabela Mensal de horários e Finalizando a planilha de horas.

Acabou passando batido na série Planilha Controle de Horas a exclusão de feriados e folgas dos dias úteis, opção que aparece no assistente da função DIATRABALHOTOTAL:

A função DIATRABALHOTOTAL é usada para contar os dias úteis entre duas datas e desconta apenas os finais de semana do período indicado, use o campo FERIADOS no assistente para indicar uma área da planilha onde estão digitados as datas dos feriados nacionais e da sua região. Você pode criar uma plan só para isso ou fazer uma relação em um dos cantos da planilha mesmo. Eu costumo incluir também as folgas pré programadas, os dias-ponte e escalas, e nomeio esse intervalo como FOLGAS, assim é só digitar o nome no campo Feriados do assistente, a fórmula que calcula os dias úteis ficará assim:

=DIATRABALHOTOTAL(B7;B37;FOLGAS)

Tem mais uma função que é muito útil para trabalhar com cálculos de períodos de datas: DATADIF. A função DATADIF calcula a quantidade de dias corridos entre duas datas e o resultado pode ser mostrado na unidade DIA, MÊS ou ANO, a fórmula neste banco de horas é:

=DATADIF(B7;B37;”D”)

O 3º argumento da fórmula é a unidade de cálculo desejada, as mais comuns são “D” para contar dias, “M” para meses e “Y” para anos, sempre entre aspas. O detalhe é que meses e anos só apresentam valores cheios, se eu calcular do dia 1º de janeiro até hoje o resultado será a quantidade de meses até o mês passado, pois este ainda está incompleto e seria uma fração; o resultado de ano seria 0, por que também não foi completado o período cheio.

Pode usar as duas funções juntas?

Sim, dá para combinar uma série de funções em uma única fórmula para economizar trabalho e otimizar a planilha. Neste controle de horas eu posso calcular quantos dias eu não trabalharei, que é a quantidade de dias do mês menos a quantidade de dias úteis (à trabalhar):

=(DATADIF(B7;B37;”D”))-(DIATRABALHOTOTAL(B7;B37;FOLGAS))

Use e abuse da combinação de funções nas suas fórmulas tomando cuidado apenas em encapsular cada função específica em seu próprio par de parênteses dentro da equação.

Veja também:

Como somar várias planilhas de forma prática e rápida

Esta dica funciona para consolidar uma série de planilhas semelhantes, que tenham o mesmo layout. A planilha de controle de horas é um bom exemplo para essa aplicação: eu repliquei a planilha várias vezes dentro do mesmo arquivo e fiquei com 12 plans nomeadas conforme o mês de referência, de jan09 a dez09. Na plan1 eu farei a consolidação de alguns dados:

Neste exemplo eu estou acompanhando o total de horas trabalhadas e fazendo a média simples mensal. A referência usada tanto nas funções SOMA e MÉDIA está apontando para as células E40 de todas as planilhas que estiverem neste arquivo entre as plans jan09 a dez09, inclusive. É como se o Excel empilhasse todas as planilhas e vai somar tudo que estiver na mesma célula em todas elas.

Isso pode ser usado para consolidação de qualquer tipo de grupo de planilhas padronizadas e com a maioria das funções de cálculo do Excel. Experimente.

POSTADO POR ROMÁRIO JR. ÀS 03:08 MARCADORES: EXCEL , FUNÇÃO DE CÁLCULO , FUNÇÃO MÉDIA , FUNÇÃO SOMA , PLANILHA ELETRÔNICA

0 C O M E N T Á R I O S :

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L I N K S P A R A E S T A P O S T A G E M

04/12/2008

Planilha para atualizar estoque pela variação cambial

Neste tempos de montanha russa cambial uma demanda que surge é a atualização constante do valor de estoque para saber se a empresa está ganhando ou perdendo dinheiro com a mercadoria parada.

Na parte superior da planilha eu nomeei os campos reservados para a digitar os valores do momento da cotação de dólar como "dólar" e os de Euro como "euro" para simplificar quando for fazer as fórmulas. (Leia o post sobre nomear intervalo de dados)Eu importei a base de produtos do banco de dados Northwind para este exemplo e simulei que alguns produtos foram adquiridos em dólar e outros em euro e cria a coluna que fará o cálculo da conversão cambial.

Como a células com as cotações estão nomeadas é só fazer a fórmula multiplicando o valor pelo "dólar" ou pelo "euro", exemplo "C6*dólar".

Simples não? Toda vez que atualizar o valor da cotação todos os cálculos serão também atualizados automaticamente.

Dá para dar uma incrementada dessa planilha criando uma tabela diária para as cotações da moeda estrangeira e nomeando cada célula com o dia, por exemplo "dólar_01dez". Isso facilitaria muito quando seu chefe perguntar qual foi o lucro (ou prejuízo) naquele produto comprado no dia 02 e vendido no dia 15, porque seria só pegar o valor*dólar_02dez e subtrair o valor*dólar_15dez, capice?

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POSTADO POR ROMÁRIO JR. ÀS 11:01 0 COMENTÁRIOS L INKS PARA ESTA POSTAGEM

MARCADORES: CALCULAR VARIAÇÃO CAMBIAL , EXCEL , NORTHWIND , PLANILHA ELETRÔNICA

Tirando espaço em branco das células do Excel

Um problema muito comum que encontramos nas planilhas zuadas que recebemos é um monte de espaço em branco entre os dados contidos em uma célula. Isso acontece por causa de uma importação de base mal realizada ou um copia-e-cola de outro tipo de documento ou página de Internet.

Existe uma solução muito simples e você não precisa deletar manualmente cada espaço, é a função ARRUMAR do Excel. Insira uma coluna ao lado das células com a informação que precisa corrigida e digite a fórmula =ARRUMAR(end. célula zuada) , o Excel copiará todo o conteúdo e entre as palavras trará apenas 1 espaço, e eliminando os excedentes. Depois copie as células corrigidas e copie os valores sobre elas mesmo (COLAR ESPECIAL/VALORES) e exclua as céluas antigas.

A função ARRUMAR é programada para deixar sempre 1 espaço entre as palavras ou caracteres não contíguos, se você quer eliminar todo e qualquer espaço do conteúdo de uma célula vai ter que usar outro método, tem que ir no menu EDITAR/SUBSTITUIR e no assistente teclar um espaço na caixa LOCALIZAR e não digitar nada na caixa SUBSTITUIR, clique no botão SUBSTITUIR se você selecionou apenas uma célula ou SUBSTITUIR TUDO se selecionou várias.

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Gráfico de barras com imagem

Não é só em gráfico de área que se pode usar imagens para 'embelezar' o relatório, qualquer espaço que pode ser preenchido com cores pode também ser usadas imagens.Neste exemplo de gráfico de barras vou simular uma comparação de safra de arroz, feijão e milho dos anos 2007 x 2008.

Obs: esse números são apenas ilustrativos e não representam a realidade.Começo criando a tabela fictícia, para efeito de escala as milhares de toneladas foram suprimidas e aparecerão apenas na legenda depois. Seleciono os dados, clico no assistente de gráficos e escolho o de colunas agrupadas.

Para destacar as imagens o ideal é excluir todas os itens do gráfico, deixando apenas o eixo das categorias como referência. Pode-se usar a barra de ferramentas de gráfico para excluir os itens ou apenas selecionar o item e simplesmente deletar.Agora deve-se selecionar apenas uma barra, aquele que se quer inserir a imagem e configurar seus padrões de formatação: área = efeitos de preenchimento/imagem/selecionar imagem. Nas barras de feijão eu inseri a imagem de feijões que eu tinha e depois fiz o mesmo para as barras de arroz e de milho.

Usando a barra de ferramentas de gráfico deixei apenas as linhas (mais grossas) dos eixos; diminui o espaçamento entre as barras; também configurei o título e depois o formatei (em duas linhas) e selecionei para mostrar o valor nos rótulos. Para dar um toque especial no acabamento do gráfico deixei as bordas arredondadas mas tirei as linhas e deixei o fundo cinza 25%. Usei os mesmo dados para fazer um novo gráfico apenas com as informações de 2008.

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POSTADO POR ROMÁRIO JR. ÀS 16:27 0 COMENTÁRIOS LINKS PARA ESTA POSTAGEM MARCADORES: ASSISTENTE DE GRÁFICOS, EXCEL, GRÁFICO, GRÁFICO DE BARRAS, GRÁFICO DE ÁREA, PLANILHA ELETRÔNICA

Gráfico cotação do dólar com imagem

A revista Exame publicou um gráfico bem interessante com a cotação do dólar em Outubro que pode ser facilmente adaptado para abrilhantar seus relatórios e/ou apresentações.Eu criei uma tabela com os dados da revista (datas e valores), selecionei as células, cliquei no botão "Assistente de gráfico", selecionei o tipo "gráfico de área" e cliquei "Concluir".

Agora vamos personalizar cada item desse gráfico tosco na barra de ferramentas de gráfico, selecionando um objeto de cada vez e clicando no botão "formatar" do lado (a mãozinha segurando o cartão), com as seguintes sugestões que faço a seguir:

1. Área de plotagem: a cor da linha da borda = marrom claro, área = nenhuma;2. Área do gráfico: borda = nenhuma e "Cantos arredondados" selecionado, a cor da área = marfim;3. Eixo das categorias: guia padrões, linhas = nenhuma, tipos de marca de escalas = nenhuma

para ambas; guia fonte, estilo = normal e tamanho = 7; guia número, categoria = data e tipo = 14/3;

4. Eixo dos valores: guia padrões, linhas = nenhuma, tipo de marca de escala = nenhuma para ambas e rótulos de marcas de escala = nenhum; guia escala, mínimo = 0,75, máximo = 3 e unidade principal = 0,25;

5. Delete a legenda;6. Linhas de grade principais do eixo dos valores: cor = marrom claro;7. Série 1: guia padrões, borda = nenhuma, área = "efeitos de preenchimento"/guia

imagem/selecionar a imagem do dólar que você quer usar;8. Clique com o botão direito do mouse em uma área livre do gráfico e selecione opções de gráfico:

guia título, título do gráfico = (cotação em reais); guia linhas de grade, eixo das categorias (X) = linhas de grade principais selecionada;

9. Na barra de ferramentas de gráfico selecione a formatação Linhas de grade principais do eixo das categorias: guia padrões, cor da linha = marrom claro;

10. Título do gráfico: guia fonte, estilo = normal, tamanho = 8; depois do OK a caixa de texto fica selecionada, aproveite e a arraste para o canto superior esquerdo da área do gráfico;

11. Ajuste e dimensione as área do gráfico e de plotagem para deixá-lo com visual homogêneo:

Para fazer a linha vermelha de destaque da evolução da cotação do dólar eu copio os valores em mais mais uma coluna da tabela e a insiro no gráfico clicando com o botão direito sobre uma área livre dele e na opção "dados de origem"; na guia intervalo de dados eu altero a referência final que era $B$10 para $C$10 que é onde acaba a tabela com os novos dados que quero inserir:

A nova coluna de dados vira uma nova área sobreposta ao dólar já formatado, clique sobre ela com o botão direito e em "tipo de gráfico", escolha o tipo "Linha".

Repita a formatação de padrões do Eixo dos valores para ocultar as etiquetas de valores. Formate a Série 2 de dados: guia padrões, linha = cor vermelha e espessura maior que a padrão. marcador = nenhum; rótulos de dados = valor. Na barra de ferramentas de gráfico formate a Série 2 rótulos de dados: guia fonte, estilo = negrito, tamanho = 8; guia alinhamento, alinhamento vertical = superior, posição do rótulo = acima. O gráfico está pronto para você encaixar no seu layout de relatório ou apresentação.