Centro de Convenções Ulysses Guimarães Brasília/DF – 16, 17 e 18 de abril de 2013

A ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA FRENTE À PADRONIZAÇÃO CONTÁBIL E FISCAL

ELETRÔNICA (EFD SOCIAL): PERSPECTIVAS E DESAFIOS (GESTÃO DE PESSOAS NA

ÁREA PÚBLICA)

Marcelo Godinho Leonardo Biar

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Painel 41/154 Informação e informatização na gestão de RH

A ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA FRENTE À PADRONIZAÇÃO

CONTÁBIL E FISCAL ELETRÔNICA (EFD SOCIAL): PERSPECTIVAS E DESAFIOS (GESTÃO DE PESSOAS NA ÁREA PÚBLICA)

Marcelo Godinho

Leonardo Biar

RESUMO Em janeiro de 2014, mais uma etapa no processo de modernização será cumprida pelo fisco brasileiro com a padronização e compartilhamento das informações contábeis e fiscais em meio eletrônico, por meio da uniformização das obrigações acessórias, incluindo-se as obrigações trabalhistas e previdenciárias, denominado oficialmente de EFD Social. Dentre os desafios trazidos por esta inovação estão algumas mudanças culturais e processuais, como a criação de “folha digital”, eliminação de arquivos, substituição de obrigações legais hoje existentes, forma de recolhimento, novas informações a reportar, dentre outros. Além disto, alterações no prazo de envio de informações também impactam os processos internos das instituições públicas. Devido à grande complexidade do EFD Social, as instituições precisarão se preparar para os impactos nas atuais rotinas de RH como: (a) tendência de extinção de arquivos físicos; (b) Aumento da influência dos sistemas de folha de pagamento nas rotinas de RH/DP; (c) Necessidade de investimento em tecnologia e capacitação. Muitas são as atividades envolvidas nas diversas fases derivadas do EFD Social, as quais deverão ser cumpridas por empresas públicas e privadas. Os desafios esperados são da ordem de planejamento de implantação, prazos exíguos e atendimento adequado à legislação, passando por mudanças culturais importantes. Neste momento, é imprescindível a conscientização de que não se pode apenas esperar pela efetiva implementação, imaginando que será algo factível de ser cumprido sem preparação prévia, pois aqueles que ficarem esperando dificilmente conseguirão cumprir com todos os prazos estabelecidos pela Receita Federal Brasileira.

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1 INTRODUÇÃO

O Brasil está crescendo e fortalecendo sua presença no mercado

internacional. É cada vez maior o destaque político e econômico concedido ao País

– e, entre os motivos que chamam a atenção de governantes, executivos e

investidores externos, estão o poder do consumo interno, a evolução da

infraestrutura, as grandes reservas de petróleo do pré-sal e a realização de

megaeventos como a Copa do Mundo, em 2014, e a Olimpíada, em 2016. Essa

exposição global é um fenômeno bastante favorável à continuidade da expansão

do País.

Para garantir a permanência desse movimento, é fundamental a criação

de uma forte agenda de gestão pública, responsável por nortear e sustentar as

transformações almejadas para o longo prazo. A busca por gestão eficiente e

transparência é um tema atual e uma ação imprescindível. O Brasil conta com um

complexo quadro institucional federativo – e um grande desafio é justamente equipar

esses agentes públicos com instrumentos e recursos capazes de permitir o

crescimento de cada localidade, com qualidade e eficiência.

O complexo ambiente das relações trabalhistas no Brasil – que é regido

por centenas de leis, dispositivos constitucionais, artigos e súmulas – vem

assumindo um viés que requer especial atenção por parte de todos. O Governo

Federal, às voltas com o problema da dívida pública, tem intensificado a fiscalização

como forma de elevar a arrecadação e manter investimentos. A criação de

Delegacias Especiais de Maiores Contribuintes, por exemplo, é uma iniciativa

adotada nesta direção. Pode-se dizer que as metas da Receita Federal são bastante

ambiciosas.

Outra forma que a Receita Federal encontrou para atingir seus objetivos

foi apostar na fiscalização eletrônica, que abrange um número maior de contribuintes

e consome menos tempo de auditores fiscais. Esse ambiente, que já não é simples

nos dias de hoje, tende a ficar cada vez mais complexo. Tendo iniciado a vigência

do SPED previdenciário, que reúne as obrigações acessórias relativas à folha de

pagamento em ambiente eletrônico, permitindo amplo cruzamento de dados por

parte da Receita, começam a surgir os desafios.

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Nesse cenário de fiscalização crescente e com cruzamento de dados

eletrônico, sabemos que as instituições precisam aprimorar seus controles de

forma a estarem aptas a cumprir as novas exigências da agenda de eficiência

pública do setor.

2 CENÁRIO DAS AÇÕES FISCAIS NO BRASIL

Ao avaliar o atual cenário da fiscalização da Receita Federal do Brasil -

RFB, especificamente no que diz respeito à questão previdenciária, observa-se que

existe um déficit na arrecadação mensal que, antes dos impactos da desoneração

da folha de pagamento, giravam em torno de R$ 7 bilhões/mês 1 . Quanto aos

procedimentos utilizados no processo fiscalizatório, a RFB se utiliza de diversas

obrigações acessórias à folha de pagamento, o que traz um ambiente extremamente

complexo para instituições públicas e privadas.

Além disso, a alta carga tributária sobre a folha de pagamento fomenta

que as organizações realizem planejamentos tributários para a redução de custos

com contratação de empregados, o que nem sempre é realizado de forma

inteiramente adequada, sujeitando os contribuintes, nestes casos, a autuações

pela RFB.

É possível notar um considerável incremento no volume de ações fiscais

realizadas nos últimos anos e, principalmente, nos últimos meses. Neste contexto, a

meta de arrecadação divulgada para 2011 era de R$ 100 bilhões e sabe-se que, em

2012, o valor arrecadado apenas com autuações foi de R$ 115,8 bilhões, o que

representa um incremento de 5,6% em relação ao exercício anterior2.

Foi estabelecido, ainda, o acompanhamento econômico-tributário

diferenciado e especial, que torna os maiores contribuintes com lucro real superior a

R$ 120.000.000,00 e R$ 500.000.000,00, respectivamente, os principais alvos de

fiscalização. O acompanhamento diferenciado consiste no monitoramento da

arrecadação, na análise do comportamento econômico-tributário e no tratamento

diferenciado em relação às ações, às pendências e débitos tributários dos

1 Conforme Balanço Previdenciário disponível no site da RFB. Dados relacionados ao 4º. Trimestre

de 2011. 2 Notícia publicada no jornal “O Estado de São Paulo”, em 22/01/2013, caderno de “Economia &

Negócios”.

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contribuintes que se enquadram nesta categoria. Já o acompanhamento especial

consiste na execução de todas as ações necessárias para assegurar tratamento

prioritário e conclusivo às demandas e pendências relacionadas a determinadas

pessoas jurídicas indicadas na referida categoria.

Para que este aumento na arrecadação se consolide, a RFB, em conjunto

com outros órgãos governamentais, tem investido fortemente em fiscalizações

eletrônicas nos últimos anos, o que lhe permite o cruzamento das obrigações

acessórias como MANAD (Manual Normativo de Arquivos Digitais – MANAD), GFIP

(Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social) , DIRF

(Declaração do Imposto Retido na Fonte), RAIS (Relação Anual de Informações

Sociais), DIPJ (Declaração de Informações Econômico-Fiscais), CAGED (Cadastro

Geral de Empregados e Desempregados), dentre outros.

Até o presente momento o foco da RFB recai sobre as informações fiscais

e contábeis, o que já tem gerado grandes preocupações aos contribuintes. Tais

informações são enviadas em ambiente SPED (Sistema Público de Escrituração

Digital) e devem estar convergentes entre si e, simultaneamente, às demais

obrigações acessórias comumente enviadas pelas instituições públicas e privadas.

3 INTRODUÇÃO AO AMBIENTE SPED – CONTEXTUALIZAÇÃO

Quanto ao conceito do SPED, que apesar de não ser o objetivo do

presente trabalho facilitará o entendimento da extensão do projeto EFD Social –

Escrituração Fiscal Digital Social, cabe esclarecer que a sua concepção se deu em

2009 (2008 para as organizações que faziam parte do acompanhamento econômico

diferenciado)3, com o objetivo de aperfeiçoar o Sistema Tributário Nacional e integrar

a atuação das Administrações Tributárias da União, dos Estados, do Distrito Federal

e dos Municípios, compartilhando cadastros e informações fiscais. Tal integração

permite a racionalização de custos, melhora a qualidade das informações, torna os

procedimentos fiscais mais eficazes, permite o cruzamento de informações em larga

escala com dados padronizados, promove o saneamento dos dados contidos nas

diversas entidades e garante procedimentos uniformes.

3 Instrução Normativa RFB nº 787, de 19 de novembro de 2007.

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Como benefícios propostos às empresas e à sociedade, o Fisco (RFB)

destacou:

a redução de emissão e armazenamento de documentos em papel;

a possibilidade de melhoria e aperfeiçoamento dos processos internos

de faturamento e logística operacional;

a simplificação do cumprimento das obrigações acessórias pelos

contribuintes;

a redução do custo Brasil;

o incentivo ao uso de relacionamentos eletrônicos entre as empresas e

a preservação do meio ambiente pela redução de consumo de papel

(sustentabilidade).

Já em relação ao próprio Fisco, os benefícios destacados são: a melhoria

na qualidade das informações com o consequente aperfeiçoamento dos processos

de controle fiscal; o aperfeiçoamento do combate à sonegação; uma maior

integração entre os fiscos e melhor controle administrativo e a redução de fraudes.

Para o desenvolvimento dos diversos módulos do Projeto SPED, a RFB

convidou grandes empresas (públicas e privadas) a participarem do processo, por

meio de reuniões periódicas, nas quais é permitido o esclarecimento de dúvidas,

bem como a sugestão de ajustes para melhoria do layout dos arquivos, visando

gerar um padrão que atenda às diversas atividades existentes no mercado brasileiro.

Durante as reuniões de desenvolvimento, as instituições públicas e

privadas participantes possuem total liberdade para explicitarem suas preocupações,

bem como para questionar alguns campos constantes no layout como obrigatórios,

mas que por possuírem exceções à regra deveriam ser “não obrigatórios” e vice-

versa. Um bom exemplo disso (específico para o módulo EFD Social) foi o fato do

campo “PIS” constar como obrigatório, porém o arquivo contempla informações de

estagiários que não são obrigados a possuir este documento e, consequentemente,

deveria ser um campo “não obrigatório” para que este fique nestas situações,

cabendo às organizações a responsabilidade pela correta informação.

Outra vantagem obtida com estas reuniões é o fato de, por participarem

instituições (públicas e privadas) de diversos ramos de atividade, o arquivo que

está em elaboração contemplará as peculiaridades de cada um desses ramos, ou

seja, de comércio, indústria, atividade rural, construção civil, serviços financeiros,

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serviços de transporte, dentre outros. Esta diversidade de conhecimentos promete

que o layout do arquivo considerado como final, possivelmente, não sofrerá

nenhum ajuste posterior à sua publicação, ou ao menos, se necessários, estes

serão em menor número.

Após a sua concepção, o Projeto SPED vem tomando forma e está cada

vez mais próximo de alcançar o seu maior objetivo, que é a integração entre os

Fiscos (Federal, Estadual e Municipal) e uma das ações mais recentes, a qual está

em desenvolvimento desde 2009, é o EFD Social, também conhecido como “SPED

Previdenciário” ou eFopag - “Folha Digital.

4 ESTRUTURA DO EFD SOCIAL

O EFD Social é um módulo do SPED (Sistema Público de Escrituração

Digital) que visa, além de entregar à Receita, ao Ministério do Trabalho e Emprego e

ao Ministério da Previdência Social as informações de folha de pagamento em sua

totalidade, em um padrão único pré-estabelecido, bem diferente do que se vê nos

dias de hoje - atualmente existem centenas ou milhares de padrões diferentes, a

depender da softwarehouse responsável pelo sistema de folha de pagamento.

Serão encaminhadas, ainda, outras informações trabalhistas e

previdenciárias, como: sindicais, de reclamações trabalhistas, de contratação de

terceiros (pessoa física e pessoa jurídica) e cooperativas de trabalho, de patrocínio,

relacionadas à dissídios, convenções ou acordos coletivos, relacionadas à

segurança e medicina do trabalho, dentre outras.

Em resumo, o EFD Social refere-se ao módulo trabalhista e previdenciário

do Projeto SPED, que permitirá o cruzamento de suas informações com as demais

já enviadas à Receita nos módulos fiscais e contábeis vigentes, bem como a

notificação automática do contribuinte em caso de inconsistências entre os arquivos.

Tal modernização do processo de fiscalização trará ao Fisco uma economia

considerável, uma vez que o fiscal não mais precisará se deslocar até as

organizações para notificá-las. Isto poderá ser feito utilizando-se uma

correspondência, e permitindo ao contribuinte se justificar ou questionar o

entendimento considerado pelo agente fiscal por um período pré-estabelecido.

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Após tal contextualização do que seria o Projeto SPED, bem como uma

explanação muito resumida do conteúdo do Módulo EFD Social, é importante o

detalhamento deste segundo, uma vez que é o principal assunto a ser tratado no

presente trabalho.

O EFD Social está sendo considerado como o módulo mais complexo,

mais oneroso e de maior investimento financeiro do Projeto SPED, o que fez com

que seu desenvolvimento fosse interrompido em 2012 por falta de orçamento, sendo

retomado meses depois, após a liberação de verba adicional.4 Tal complexidade se

dá pelo fato de tal arquivo contemplar uma ampla gama de informações que devem,

inclusive, ser geradas ou disponibilizadas por diversos departamentos das

empresas, como jurídico, contabilidade, financeiro, departamento de pessoal,

relações sindicais, segurança e medicina do trabalho, dentre outros.

5 PRÉ-QUALIFICAÇÃO DOS DADOS CADASTRAIS

Anteriormente ao envio dos arquivos do EFD Social à Receita Federal via

ambiente SPED, existe uma fase de preparação, denominada “Pré-qualificação dos

dados” pela RFB. Tal fase determina que as organizações deverão verificar a

consistência de determinadas informações dos empregados (tais como nome, PIS e

CPF), nos diversos cadastros administrados pela Receita, Ministério da

Previdência/INSS e Ministério do Trabalho e Emprego. O objetivo é equalizar as

informações, que hoje já são de conhecimento das entidades (INSS, RFB, CEF e

MTE), cujos dados encontram-se divergentes - o que têm gerado diversos

problemas ao Fisco, aos trabalhadores e aos contribuintes.

O Fisco é prejudicado pela dificuldade em controlar os dados e identificar

informações de trabalhadores e contribuintes. Estes por sua vez, sofrem ao tentar

conseguir a concessão de benefício previdenciário, seja por afastamento ou até

mesmo aposentadoria, pois as informações necessárias muitas vezes não constam

no sistema do INSS, impedindo a liberação do benefício ou distorcendo os valores

que seriam devidos. Já para as organizações, o grande problema tem sido a

necessidade de retificação das obrigações acessórias para corrigir eventuais erros

4 Conforme email encaminhado pelos responsáveis pelo grupo de desenvolvimento do EFD Social na

RFB.

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cadastrais dos empregados, sendo a numeração de PIS/NIT/Pasep5 o item mais

comum a demandar ajustes.

Diante disso, os responsáveis pelo Projeto do EFD Social decidiram se

aproveitar desta fase de desenvolvimento para organizar os cadastros por meio da

já mencionada pré-qualificação dos dados, que será dividida em duas estruturas

diferentes, a depender do tamanho da instituição pública ou privada.

As 60.000 (sessenta mil) maiores organizações deverão gerar um arquivo

contendo “Nome do trabalhador, data de admissão, PIS/NIT/Pasep, CPF e CNPJ do

contratante”. Tal arquivo será enviado à RFB, que validará tais informações e,

posteriormente, devolverá um relatório de inconsistências às organizações. Estas,

por sua vez, deverão identificar junto ao trabalhador qual é o dado correto e orientá-

lo a procurar um posto fiscal, mediante agendamento via internet ou por telefone e

regularizar sua situação cadastral.

Para as demais instituições, deverá ser utilizado um sistema

disponibilizado na internet para validação dos dados. As informações deverão ser

inseridas e a mencionada ferramenta retornará com uma mensagem que, se for de

indicação de “erro”, também demonstrará simultaneamente qual é a orientação a ser

seguida para a regularização da inconsistência. Identificadas as informações

divergentes, tais instituições deverão seguir os mesmos passos que as maiores, ou

seja, identificar as informações corretas e orientar os trabalhadores na

regularização.

Apesar de parecer algo simples, considerando as organizações que

possuem um grande volume de empregados, esta tarefa será de extrema

complexidade, pois tanto a verificação da existência de inconsistências, quanto o

plano de ação para solucioná-las em tempo hábil deverão ser tratados

individualmente, ou seja, considerando “caso a caso”, para que os trabalhadores

sejam devidamente orientados e estes providenciem as devidas regularizações

cadastrais, quando esta tarefa lhe couber.

5 PIS/NIT/PASEP - Programa de Integração Social (PIS) e do Programa de Formação do Patrimônio

do Servidor Público (Pasep).

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6 CRONOGRAMA DA RECEITA FEDERAL PARA A VIGÊNCIA DO EFD SOCIAL E DETALHAMENTO DE CADA FASE DE ENVIO

O início da fase de “pré-qualificação” dos dados, detalhada no item

anterior, está previsto para maio de 2013 e, segundo informações da RFB, será

publicado manual de orientação ao contribuinte até o final do mês de abril de 2013,

caso o cronograma originalmente planejado se cumpra6.

A implementação desta nova obrigação está prevista para janeiro de 2014

e acontecerá de forma gradativa, ou seja, o envio de arquivos relacionados ao

referido módulo do SPED se dará a partir de dezembro de 2013 e o último arquivo

referente à competência de implementação será enviado em 07 de fevereiro de

2014, caso tal estimativa se cumpra.

A publicação da legislação e divulgação do layout final do arquivo estão

previstos também para o final de abril de 2013. O prazo anterior estava previsto para

fevereiro/2013, porém alguns ajustes relacionados ao tipo de arquivo a ser utilizado

para o envio das informações, fizeram com que este prazo necessitasse ser

flexibilizado.

Na sequencia à publicação do layout final se iniciará o período de

desenvolvimento dos sistemas pelas softwarehouses, cuja duração foi estimada em

05 meses, que corresponde ao prazo determinado pelo SERPRO (Serviço Federal

de Processamento de Dados) para tal tarefa e, com isso, ficou entendido que as

demais empresas do ramo também necessitariam deste mesmo prazo para executar

um trabalho de mesma natureza e magnitude. A tecnologia adotada para esse

projeto é a mesma utilizada pela Nota Fiscal eletrônica, reduzindo assim o esforço

para desenvolvimento e aproveitando a tecnologia já existente.

O próximo passo do cronograma estabelecido pela RFB é a validação das

informações e realização de testes nos sistemas pelo período de dois meses

(estima-se outubro e novembro de 2013), sem considerar a possibilidade de

eventual necessidade de customização das diversas ferramentas disponíveis no

mercado à peculiaridade de cada atividade e/ou instituição. Tal fato deu margem à

questionamentos pelas empresas que fazem parte do grupo piloto e participam das

6 Reunião de desenvolvimento do EFD Social, realizada nos dias 19 e 20 de fevereiro de 2013.

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reuniões de desenvolvimento do projeto, na tentativa de obter mais uma

postergação da implementação pela RFB.

Considerando que as etapas anteriores serão devidamente cumpridas

nas datas previstas, as organizações deverão encaminhar os arquivos iniciais em

dezembro de 2013, possivelmente em etapas, o que ainda está sendo avaliado pela

RFB. Tais arquivos contemplam as informações de: identificação do contribuinte,

tabelas (de rubricas, lotações e departamentos, cargos e funções, dentre outras),

processos administrativos e judiciais e, cadastramento inicial dos vínculos. O

objetivo do envio destas informações de forma antecipada é o de alimentar e

preparar o ambiente para receber as informações de remuneração ao encerramento

da primeira competência e demais subsequentes.

Neste contexto, o próximo passo a ser seguido será o envio dos arquivos

denominados como “aleatórios”, uma vez que não possuem data certa para ocorrer,

ou seja, em se tratando da primeira competência abrangida pela nova obrigação,

deverão ser enviados os arquivos entre 01 e 31 de janeiro de 2014, conforme prazo

determinado para o envio de cada um dos tipos de arquivo considerados pela RFB.

São eles: admissão do trabalhador, aviso de férias, afastamento temporário, aviso

prévio, desligamento, comunicação de acidente de trabalho, atestado de saúde

ocupacional, alterações de dados cadastrais do trabalhador, alterações de dados do

contrato de trabalho, reclamatória trabalhista, reintegração por determinação judicial,

dentre outros.

Enviados os arquivos iniciais ainda em 2013 e os arquivos aleatórios no

decorrer da competência em questão (no caso da implementação, janeiro de 2014),

no dia 07 da competência subsequente (fevereiro de 2014) deverão ser

encaminhados os arquivos denominados como “eventos mensais”, que contemplam

o arquivo de abertura do mês, arquivos que contemplam informações de folha de

pagamento, como remuneração, múltiplos vínculos, dissídios coletivos, alocação de

trabalhadores no simples, dentre outros; bem como “outras informações”:

contratação de cooperativas de trabalho, compra de produto rural de pessoa física,

venda de produção rural, contratação de prestadores de serviços pessoa física e

jurídica, gastos com patrocínio à equipes de futebol profissional, etc e para finalizar a

transmissão dos arquivos, deverá ser encaminhado o de encerramento da

competência.

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Um dos maiores desafios para as organizações está relacionado

justamente às “outras informações”, uma vez que este arquivo contempla

informações de todos os serviços tomados de terceiros, considerando todas as

notas fiscais de serviços emitidas ao contribuinte como tomador de serviços, mesmo

as que não estariam sujeitas à retenção previdenciária. Além disso, às indústrias

agrícolas deverão informar todas as notas fiscais de compra de produto rural de

pessoa física, o que normalmente envolve um imenso volume de notas fiscais

emitidas no decorrer do mês.

Finalizado o envio das informações da primeira competência de vigência,

será gerada uma guia de recolhimento única, vinculada ao CNPJ do

estabelecimento matriz, que deverá ser recolhida até o dia 20 do mês subseqüente

ao do fato gerador da obrigação. Vale mencionar que hoje o recolhimento é

realizado de forma segregada por estabelecimento.

7 PRINCIPAIS IMPACTOS DO EFD SOCIAL NO CURTO, MÉDIO E LONGO PRAZOS

No curto prazo, os contribuintes não mais precisarão encaminhar

mensalmente o arquivo GFIP, bem como não precisará entregar o arquivo

previdenciário MANAD quando solicitado, em relação ao período posterior à

implementação do EFD Social. Tais arquivos apenas deverão ser mantidos à

disposição da fiscalização para o período anterior à esta implementação.

Além disso, o que hoje é conhecido como CEI (Cadastro Específico do

INSS) será substituído pelo CNO (Cadastro Nacional de Obra), o que trará um

melhor controle sobre as obras em andamento e, possivelmente, facilitará seu

encerramento, procedimento este que hoje é considerado como complexo pela RFB

e, principalmente, pelas indústrias de construção civil.

Ainda no curto prazo, ou seja, desde o primeiro mês em que o

recolhimento for realizado via EFD Social, a GPS (Guia de Recolhimento do INSS),

atualmente recolhida por estabelecimento, será substituída por um DARF

(Documento de Arrecadação de Receitas Federais) único, consolidando todos os

estabelecimentos da organização.

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No médio prazo, já está previsto que a DIRF será também substituída

pelo EFD Social, ou seja, suas informações estarão parcialmente contempladas

neste arquivo e o restante será considerado em uma nova obrigação ainda em

desenvolvimento pela RFB. É esperado que outras obrigações também sejam

inseridas neste arquivo, porém a RFB ainda não entrou em acordo com os

responsáveis por cada uma delas.

Já no longo prazo, a promessa da RFB desde o início do desenvolvimento

deste projeto é a incorporação das outras obrigações relacionadas à folha de

pagamentos no EFD Social, a saber: a RAIS, o CAGED, possivelmente a DIPJ,

dentre outras.

8 PRINCIPAIS IMPACTOS NAS ROTINAS DE RECURSOS HUMANOS DAS INSTITUIÇÕES E DEMAIS DEPARTAMENTOS ENVOLVIDOS

Tudo o que envolve esta nova obrigação pode parecer simples àqueles

que não estão habituados com o dia a dia em uma instituição, repleto de obrigações

a serem cumpridas e encaminhadas ao Fisco, sem deixar de cumprir com as

exigências e necessidades importantes para manter-se saudável financeiramente.

Ocorre que existem diversos problemas já identificados no processo de geração do

arquivo do EFD Social, que podem estar localizados em qualquer uma das etapas

do referido processo.

A primeira delas está relacionada à questão cultural, pois as organizações

terão que se habituar a cumprir com todos os prazos de geração de documentos

estabelecidos pela legislação vigente, cuja elaboração deverá ocorrer na ocorrência

de cada evento, podendo ser diário. Um bom exemplo seria o “Aviso de Férias”, que

deve ser emitido 30 dias antes do período de gozo das férias do empregado e,

dificilmente é efetivamente entregue ao empregado para colher sua assinatura

dentro deste prazo, mas sim, o empregador informa a data no documento como se

tal prazo tivesse sido respeitado. Ocorre que, a determinação do envio de um

“arquivo de evento aleatório” na ocorrência de cada evento obriga o contribuinte a

ser mais efetivo em seus controles e não mais gerar documentos com datas

retroativas para a assinatura do trabalhador envolvido, estando sujeito à multa

administrativa no caso de descumprimento deste prazo.

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Outra questão a ser observada está vinculada aos investimentos em

tecnologia pelas organizações que, normalmente, não estão direcionados para o

sistema utilizado pelo departamento de recursos humanos, mas sim aos utilizados

pelos demais departamentos, a exemplo, a controladoria e o departamento fiscal.

Com isso, possivelmente, serão necessários investimentos para a aquisição de

novos módulos de sistema ou de um novo sistema integrado, ou até mesmo na

necessidade de atualizar a versão do sistema atual, exigindo assim, para qualquer

uma das opções mencionadas, grandes investimentos das organizações. Para

justificar esta necessidade, é possível citar, mais uma vez, o preenchimento do

registro de “outras informações” que contempla, primeiramente, a informação de

remuneração e vínculos dos trabalhadores, que será fornecida pelo departamento

de pessoal (ou de recursos humanos). Também estão contempladas as informações

de contratação de prestadores de serviços que podem ser direcionadas por diversos

departamentos, mas o principal responsável é o departamento fiscal.

Ambas informações devem ser devidamente contabilizadas pelo

departamento de controladoria, para que não existam divergências entre os

geradores das informações e o que consolida as mesmas. Por fim, todos os dados

precisarão ser consolidados para o envio único e tempestivo à RFB, devendo estar

convergentes com as informações prestadas pelas instituições por meio das demais

obrigações acessórias.

Outro problema que também é comum nas organizações é a

comunicação ineficiente entre departamentos, o que muitas vezes gera a falta de

determinada informação obrigatória pelo contribuinte, como por exemplo, a ausência

de informações de contratação de autônomos (contribuintes individuais) em GFIP,

ou até a falta de um recolhimento devido, como, por exemplo, o INSS sobre valores

pagos à cooperativa de trabalho contratada, ou até o recolhimento previdenciário

devido sobre valores pagos à título de patrocínio, fatos estes que são mais comuns

do que se imagina.

Com base nos problemas mencionados anteriormente, entende-se que é

de extrema importância que os profissionais responsáveis pelas diversas “pontas”

vinculadas ao projeto do EFD Social sejam devidamente treinados, visando uma

melhor integração entre as diversas áreas envolvidas, o ajuste dos processos

atualmente praticados de forma a cumprir com as exigências legais e, a preparação

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para a geração de uma nova obrigação acessória, que promete ser desafiadora para

os contribuintes. Além disso, será importante identificar se existe a necessidade de

contratação de novos profissionais para gerirem este projeto internamente,

tornando-os responsáveis pela consolidação das informações e o envio tempestivo

ao Fisco.

9 CONCLUSÕES E RECOMENDAÇÕES

Considerando que o objetivo deste texto é justamente ampliar o debate

sobre os desafios da administração pública frente à padronização contábil e fiscal

eletrônica (EFD Social), trazendo algumas perspectivas oriundas da prática privada,

bem como apresentando desafios inerentes a qualquer instituição, concluímos nossa

abordagem ressaltando algumas recomendações para vencer os desafios que

surgem com a implantação da EFD Social.

Diante do contexto exposto, entende-se que as instituições públicas e

privadas precisarão se preparar com considerável antecedência para que seja

possível o cumprimento desta nova obrigação no prazo estabelecido pela RFB. Para

isso, os itens abaixo detalharão as atividades a serem observadas pelas empresas

para que estas tenham tranquilidade na condução do processo de adaptação à nova

obrigação (EFD Social):

Pré-qualificação dos dados cadastrais

Para isso, primeiramente, deverá ser cumprida a fase de “pré-qualificação

dos dados” conforme estabelecido pela RFB e, dentro do prazo estimado, ou seja,

antes do envio do primeiro arquivo do EFD Social, o arquivo de identificação do

contribuinte (um dos arquivos iniciais) que está previsto para dezembro de 2013.

Esta fase deverá ser realizada com extremo cuidado e de forma minuciosa para que

não restem inconsistências que possam impedir o envio dos arquivos do EFD Social,

sujeitando a instituição à multa administrativa pelo atraso na entrega da referida

obrigação. Para tanto, as atividades relacionadas à esta fase deverão se iniciar a

partir da disponibilização da ferramenta WEB, bem como os empregados com

problemas cadastrais deverão ser orientados a medida em que tais inconsistências

forem identificadas, para que todos os problemas sejam devidamente resolvidos

dentro do prazo esperado.

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Revisão trabalhista e previdenciária

As empresas públicas e privadas deverão avaliar suas atuais práticas

relacionadas à folha de pagamento, no que tange ao recolhimento previdenciário,

bem como a parametrização das rubricas relacionadas à folha de pagamento, para

que se verifique se o recolhimento dos encargos sociais e IRRF vêm sendo

realizados corretamente. Deverão ser observadas, ainda, as políticas para

concessão de benefícios aos empregados, para que estas estejam 100% adequadas

às determinações legais, a fim de evitar problemas após o envio dos arquivos do

EFD Social, quando suas práticas ficarão transparentes à RFB.

As demais políticas internas também devem ser avaliadas, para que as

organizações se certifiquem de que todas as suas práticas estão de acordo com a

legislação vigente e tenham tempo hábil para realizar os possíveis ajustes que forem

necessários após a avaliação.

Como os arquivos do EFD Social contemplarão informações relacionadas

à terceirização da mão de obra também devem ser observados os procedimentos

considerados pelas organizações para a contratação dos terceiros, bem como se as

retenções previdenciárias vêm sendo realizadas corretamente, de modo a avaliar se

estão de acordo com o estabelecido pela legislação vigente.

Não menos importante é a avaliação quanto à regularidade dos

procedimentos relacionados às reclamatórias trabalhistas, ou seja, se as obrigações

acessórias estão sendo encaminhadas contemplando tais informações e se o

recolhimento dos encargos sociais relacionados são realizados corretamente,

conforme determina a legislação vigente. Além disso, cabe avaliar se o controle dos

depósitos judiciais está sendo realizado de forma efetiva, pois é muito comum as

organizações deixarem de fazer o levantamento de valores que foram depositados

judicialmente e que estejam à sua disposição.

A efetiva aderência às normas coletivas de trabalho nos cálculos da folha

de pagamento também deve ser observada, uma vez que informações desta

natureza serão enviadas à RFB via EFD Social, mensalmente. Problemas como

concessão de percentuais de horas extras ou adicional noturno inferior ao previsto

na referida norma ou a ausência de pagamento de algum adicional ou vantagem

determinado em cláusula específica são muito comuns e muitas vezes causados por

desconhecimento da empresa contratante e, não por negligência.

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Outra atividade a ser observada pelos contribuintes é a reclassificação

das rubricas de folha de pagamento, processo comumente conhecimento como “De

Para” pelos profissionais da área fiscal nas organizações. Esta tarefa exige que

todas as rubricas cadastradas no sistema de folha de pagamento sejam avaliadas

quanto à sua natureza jurídica para uma posterior indicação da rubrica disponível

mais adequada na relação da RFB, que possui apenas 115 rubricas, ou seja, caso a

relação de rubricas da instituição possua 1.000 itens, cada um deles deverá ser

reenquadrado, considerando sua natureza jurídica, para um dos códigos disponíveis

pela RFB. Esta indicação constará no arquivo inicial relacionado às tabelas a serem

consideradas pelo contribuinte e, em caso de inconsistência nesta reclassificação,

poderá gerar a emissão de notificação fiscal pela RFB, quando se referir a verba que

deveria sofrer incidência para fins de encargos sociais e, conforme a tabela

informada, não estaria sendo tratada desta forma, portanto, esta avaliação também

precisa ser realizada com muita cautela e por profissional conhecedor do assunto.

Cruzamentos das informações acessórias já enviadas à Receita e regularização antecipadas das inconsistências identificadas

Na sequência, é de extrema importância a verificação por meio de

cruzamentos de informações que já vêm sendo prestadas pelas empresas no

cenário atual de obrigações acessórias, uma vez que a base de dados é a mesma

que alimentará o novo layout estabelecido pelo EFD Social. Para tanto, é importante

a realização de confrontos entre os arquivos MANAD, GFIP e DIRF com a Folha de

Pagamento oficial da instituição pública ou privada para se certificar de que todas as

informações comuns entre os mencionados arquivos encontram-se convergentes

entre si. As informações mais importantes a serem validadas são, além das

cadastrais, como PIS e CPF do trabalhador, as relacionadas às bases de cálculo e

de retenção do INSS e IRRF. Especificamente em relação ao MANAD, é muito

comum que existam divergências entre os blocos K250 e K300.

Identificadas as inconsistências, estas deverão ser ajustadas (retificadas)

e, quando se tratar de algo sistêmico, ou seja, de parametrização do sistema de

folha de pagamento, o ajuste poderá ser realizado pelo profissional analista de folha

de pagamento, ou quando não for possível tal acesso, deverá ser solicitado à

empresa responsável pelo software.

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Os problemas mais comumente encontrados são inconsistências na

numeração de PIS e CPF dos trabalhadores, erros na exportação das informações

de base de cálculo previdenciária, divergências entre a parametrização das

incidências para fins de encargos sociais demonstradas na folha de pagamento em

relação às demais obrigações acessórias, ausência de informação de trabalhadores

constantes na folha de pagamento nas diversas obrigações, informação em

competência divergente à constante na folha de pagamento, dentre outros.

Após realização de ajustes, é recomendável a realização de um segundo

ciclo de cruzamentos para se certificar de que todas as inconsistências foram

devidamente corrigidas em todos os arquivos, de forma que estes estejam

contemplando informações cadastrais dos trabalhadores e valores idênticos.

Verificação quanto à existência de falhas nos processos que impactem na geração do arquivo EFD Social

Uma vez cumprida esta primeira etapa de preparação, as instuições

precisarão avaliar como estão os seus processos, em relação a todas as rotinas que

terão qualquer influência na geração do arquivo do EFD Social. Esta tarefa

identificará onde existem falhas, o que poderá ser feito para saná-las, bem como

quem é o responsável por cada um dos pontos de melhoria identificados, de forma a

tornar o processo eficiente.

A fase anterior permitirá também, a avaliação quanto à necessidade de

customização, atualização de versão, mudança de sistema ou aquisição de novos

módulos em relação aos atuais sistemas utilizados pelas instituições. Em caso

positivo, será necessário identificar qual é a melhor solução aplicável à necessidade

e às características de cada empresa.

Identificação de Quadros de Pessoas:

É importante analisar o quadro de pessoal para identificar necessidade de

adequação dos perfis atuais frente às novas necessidades impostas pelo EFD

SOCIAL, visando: o redesenho de funções e responsabilidades; a identificação das

posições que precisam de reforço, seja para funções técnicas ou administrativas e; a

viabilidade de direcionar parte das novas atividades a uma empresa especializada,

mantendo o foco na estratégia prioritária da organização.

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Tecnologia da Informação:

Outro item importante a ser avaliado é o ambiente de TI que suporta as

operações que serão integradas no EFD SOCIAL. São elas: mapeamento das

necessidades de mudança de plataformas, sistemas ou melhorias do sistema

utilizado; parametrizações; identificação de soluções para interligação das áreas

usuárias de modo que as informações geradas ao EFD SOCIAL passem por

validação antes do envio a Receita Federal e Ministério do Trabalho e Emprego;

Estrutura de Negócios:

Será necessária a definição de matriz de responsabilidades, abordando: a

revisão dos papeis das áreas envolvidas; a definição de acordos de nível

operacional e; a definição de responsáveis pela transmissão, revisão e alteração da

obrigação.

Importante, ainda, verificar a existência de interface entre as áreas

usuárias, bem como a identificação dos pontos críticos que podem impactar a

operação das áreas usuárias para geração das informações ao Fisco (qualidade das

informações, cumprimento de prazos, etc.)

Plano de Ação e Ajustes das Inconsistências

Identificadas inconsistências nas etapas anteriores, é importante que seja

traçado um plano de ação, determinando os responsáveis por cada item de melhoria

apontado e os prazos para o cumprimento de cada um deles. Com isso, será

possível priorizar os itens de maior relevância, como os que podem impactar o envio

do EFD no prazo determinado pela RFB, ou problemas que venham trazer à

instituição pública ou privada a obrigatoriedade de recolhimento de multa

administrativa com valores atrelados à Receita Bruta da Empresa, o que significa

que se trata de montantes consideráveis na grande maioria das vezes.

Uma vez cumpridas as etapas anteriores, a instituição estará apta a realizar

os testes de validação dos sistemas utilizados, após o desenvolvimento do layout do

EFD Social pelas softwarehouses, identificando de forma antecipada a eventual

necessidade de customização específica para a geração do referido arquivo.

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Após a fase de validação dos dados, as instituições públicas e privadas

poderão se preocupar com a geração e consolidação dos diversos arquivos do EFD

Social no prazo estabelecido pela RFB.

Testes periódicos de coerência das informações prestadas à Receita

Após o envio dos arquivos com sucesso e no prazo estabelecido pela

RFB, as instituições públicas e privadas necessitarão fazer um acompanhamento

mensal, de forma a verificar se todos os arquivos encaminhados à RFB no decorrer

da competência em questão estão convergentes com o arquivo de remuneração

encaminhado no dia 07 da competência subsequente.

A manutenção dos processos e dos dados também devem ser tratados e

mantidos com muito critério e segundo as regras estabelecidas durante a

preparação. Considerando que todas as informações transmitidas à RFB serão

complementadas com os arquivos mensais, qualquer falta de “sincronismo” de

informação entre os arquivos e a base de dados da RFB, fará com que os arquivos

sejam recusados, gerando a necessidade do envio de arquivos retificadores pelas

instituições públicas e privadas.

Em resumo, considerando todas as atividades envolvidas nas diversas

fases que precisam ser cumpridas pelas instituições, sejam elas públicas ou

privadas, bem como os desafios que já são esperados para a sua realização, o

tempo disponível para o cumprimento de cada uma delas é extremamente curto, o

que gera a necessidade de que todos iniciem esta preparação imediatamente e

evoluam na medida em que o layout, a legislação e as ferramentas forem

disponibilizados e/ou publicados.

Note que, neste momento, é imprescindível a conscientização de que não

se pode apenas esperar pela efetiva implantação, imaginando que será algo factível

de ser cumprido sem esta preparação prévia, pois aqueles que ficarem esperando

dificilmente conseguirão cumprir com todos os prazos estabelecidos pela RFB.

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10 REFERÊNCIAS

RECEITA FEDERAL DO BRASIL. Balanço Previdenciário. Brasil, 4º. Trimestre de 2011. DIÁRIO OFICIAL DA UNIÃO. Receita Federal Brasileira, Instrução Normativa No 787. Brasil, 19 de novembro de 2007. O ESTADO DE SÃO PAULO, caderno “Economia & Negócios”. Brasil, de 22 de Janeiro de 2013. PIS/NIT/PASEP - Programa de Integração Social (PIS) e do Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público (Pasep).

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AUTORIA

Marcelo Godinho – Sócio da Ernst & Young Terco.

Leonardo Biar – Diretor Executivo da Ernst & Young Terco