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50 perguntas e respostas em

eventos

Reginaldo Rispoli

Agosto -2015

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Olá... O setor de eventos é um dos maiores contribuintes na formação do Produto Interno Bruto Brasileiro, gera empregos e dignidade a um universo expressivo de cidadãos. As empresas utilizam os eventos como ferramenta de difusão e consolidação de suas marcas, consequentemente a indústria do turismo têm nos eventos uma das maiores fontes de arrecadação de divisas. No intuito de democratizar o conhecimento e favorecer o acesso à informação o autor brasileiro de maior vendagem de livros de eventos Professor: Reginaldo Rispoli lança o e-book 50 perguntas e respostas em Eventos. Projeto que tem por finalidade difundir a importância do segmento de eventos para as cidades, empresas, entidades e cidadãos.

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1-Qual o papel do produtor, do idealizador, do produtor executivo, gestor em eventos, personal em eventos, cerimonialista, do coordenador do evento, do coordenador de montagem entre outros? O gestor ou produtor executivo são os cabeças da comissão central organizadora que também poderá receber outra denominação. Distribuem funções e coordenam os trabalhos, em especial monitoram as ações que acontecem no pré-evento.O produtor é segundo homem do staff. O idealizador nem sempre executa, regularmente terceiriza a produção. O cerimonialista faz o mesmo papel do gestor ou produtor executivo, entretanto assim é chamado nos eventos sociais. O personal é uma nova denominação aos profissionais que executam projetos ou idealizam para empresas ou famílias.O coordenador pode ser um profissional que assumirá a execução e controlará as ações na semana, no período ou no dia ou até mesmo em toda a preparação da produção. O cargo de coordenador de montagem regularmente é ocupado por um profissional que em sua expertise acumula conhecimentos sobre vários itens pertinentes a montagem. A ausência de uma terminologia padrão fará com que você perceba a ausência de citação de alguns profissionais, porém nossos regionalismos e a falta de regulamentação nos impede de melhor especificar, entretanto, buscamos na base etimológica a fundamentação da ideia. 2-Que ações devo fazer para que o credenciamento do meu evento seja um sucesso e aconteça de forma prática e moderna?

Orientar e treinar a equipe que distribuirá as credenciais. Criar caderno de orientações;

Elaborar a lista de prováveis credenciados;

Confeccionar os modelos que serão utilizados por todos os envolvidos. Recomenda-se a utilização de cores diferentes para cada função. Caso tenha condições utilize código de barras ou

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sequências numéricas perfuradas para a leitura na entrada e saída.

Defina vários pontos para a execução do credenciamento;

Imprima previamente as credenciais;

Solicite a imagem dos participantes na operação dos eventos ou utilize webcam que favoreça a impressão das credenciais da equipe de trabalho

Crie o regulamento do credenciamento e o disponibilize no hotsite do evento;

Marque a data específica e avise através de circular o dia que a imprensa deverá retirar junto à organização as credenciais de sua equipe de trabalho.

3-Em venda de ingressos o que adotar para evitar a falsificação? Você deverá utilizar na produção de ingressos:

Papel moeda ou papéis especiais;

Selos holográficos;

Sequências numéricas perfuradas;

Marcas d’água;

Código de barras ou cartões em plástico rígido com tarja magnética e demais dispositivos de leitura ótica etc.

4- Que maquiagem e esmaltes deve utilizar a recepcionista em atuação, bem como deve ser arrumado o cabelo para eventos de várias tipologias? A maquiagem deve ser sóbria assim como deve ser a recepcionista (leve pó compacto e batom cor de boca). Seus cabelos devem ser presos no estilo coque ou até mesmo “rabo de burro”. As unhas devem ser pintadas na cor rosa claro ou base.

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5-Quais são os critérios para a escolha e contratação de uma empresa de segurança para atuar nos eventos e qual a média necessária para atender a demanda do evento? As empresas de segurança devem ser autorizadas pela Policia Federal e deve ser escalado um profissional para cada cem participantes.Cabe afirmar que para shows deverão ser escalados seguranças sem coletes em locais estratégicos (palco, camarins, caixas de energia, proximidades dos caixas e sanitários)

6-Quais são os principais tipos de coquetéis?

Party – salgados e bebidas;

Souper – salgados e bebidas acrescidos de um prato quente;

Volante – bebidas;

Buffet – todas as iguarias ficam colocadas à mesa. 7-Qual a função dos brunchs? Os brunchs, que vieram contribuir com as reuniões de longa duração ou mesmo substituir os almoços de negócios, cumprem também com o papel de pausa ou forma de encontro e são tratados por outros autores como eventos. 8-Quantos garçons devem trabalhar em coquetéis com assentos à mesa? Escale um garçom para cada cinco mesas, ou para atender o máximo de vinte pessoas. 9-Qual a quantidade ideal de salgados, doces, vinho, cerveja e uísque deverão ser servidos para um coquetel que não contará com o serviço de jantar? Quantifique quinze salgadinhos (depende do tamanho), dez docinhos, 400ml de vinho, 600ml de cerveja e três doses de uísque (valores médios) por pessoa

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Obs:. Cabe lembrar que tais referenciais devem contar com uma margem extra de segurança de no mínimo de 20%, assim como o quantitativo de bebidas variará de acordo com o clima e faixa etária dos convidado. 10-Qual a quantidade de queijos devem ser servidos nos eventos? Sirva entre 250g e 300 g de queijo por convidado, sendo que a primeira opção para as mulheres e segunda para os homens.

11-Porque devemos servir sorbês em queijos e vinhos? O sorvete de tangerina propiciará aos participantes a sensação de assepsia nas papilas gustativas. 12-Para que todos tenham a mesma possibilidade de conforto o que deve fazer o gestor em eventos na fase de preparação dos eventos? Quantificar o universo de materiais, mobiliários etc. Torna-se necessário deixar quantidade de reserva para as necessárias substituições. Em relação à distribuição de materiais e mobiliários é preciso criar instrumentos que possibilitem o controle e a devolução. 13- Em relação ao fornecimento de opções alternativas para lanches o que deve articular a Comissão de alimentação?

Fazer a previsão do quantitativo de público e informar aos responsáveis pelos bares e restaurantes envolvidos. Preferencialmente, criar tabela de preços na intenção de evitar a cobrança de preços abusivos;

Estabelecer o padrão de higiene e as normas disciplinares.

14- A praxe de mercado em eventos de capacitação ou coorporativos determina que sejam servidos pelo menos água e café em lanches intervalos de pausa. O que pode dinamizar ou programar o gestor caso tenha orçamento restrito?

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Definir a quantidade de coffee-break necessário e buscar parcerias de degustação com empresas fabricantes de alimentos. 15-Qual o tempo mínimo ideal para pausa? Defina o tempo mínimo de intervalo de vinte minutos a cada turno do evento. 16-Servir água mineral em copos ou garrafas de 500ml para grande universo de pessoas além de onerar os custos de produção requer uma logística mais complexa. O que deve planejar o gestor ou a comissão de infraestrutura? Instalar bebedouros em locais estratégicos e ponto com água potável em eventos de massa e ao ar livre. 17-Em determinados períodos do ano conviveremos com o risco de sol muito forte ou chuva, o que fazer para minimizar tais problemas? Fazer a previsão da utilização de toldos, marquises, lonas de circo e pirâmides distribuídos em locais estratégicos de circulação, entrada e saída e estacionamentos.Crie croqui dispondo tais acessórios. 18-Prever e dotar de condições os ambientes são pré requisitos mínimos que devem ser planejados pelos gestores. Cite pelo menos três itens fundamentais em todos os eventos?

Eliminar utilização de pisos acarpetados em locais de grande tráfego;

Limpar o piso sempre que necessário, jamais o piso deverá estar escorregadio.Limpar todas as áreas antes da realização e com constante regularidade;

Revisar e isolar os fios de eletricidade. De preferência deverão ficar fora do alcance das pessoas.

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19-Conservação de sanitários sempre foi tido pelos participantes em eventos como um ponto falho do planejamento em eventos o que não devermos esquecer em hipótese alguma ao elaborar o planejamento? A previsão de uma bateria de banheiros para cada trezentos participantes.Deverão ser planejados de forma diferenciada a inclusão de sanitários adaptados; Escalar um profissional para supervisionar a limpeza dos banheiros.Os banheiros deverão estar limpos, conter papel higiênico (Rolos industriais), toalhas descartáveis e sabonete líquido. Deverá contar com a luminosidade necessária. 20-Em que deve ser fundamentado o estudo de viabilidade de um evento?

Componha a equipe de profissionais que atuarão no pré-evento;

Aplique a técnica brainstorming focando na temática e identifique e defina o perfil do evento e do público;

Faça simulações e cruzamento de dados e análise:

A viabilidade financeira do evento;

Os custos estimados com locações, contratações e demais serviços e necessidades. Aplique pelo menos 20% a mais nos valores obtidos, como margem de erro;

O nível de risco mercadológico;

O prazo hábil para a execução;

O universo de público que demanda para que o evento não seja considerado um fracasso financeiro ou de retorno para os patrocinadores e apoiadores;

Avalie se as áreas físicas atenderão à demanda de público e aos interesses (áreas e infraestrutura) e necessidades da produção (quantitativo de público necessário para a obtenção de retorno financeiro);

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Os custos de transporte aéreo, hospedagem e alimentação para a equipe de trabalho, atrações e convidados. Cruze os dados e avalie a viabilidade de ser realizado na cidade escolhida;

Prováveis patrocinadores ou apoiadores;

O grau de relevância cultural e se o projeto será registrado nas leis de incentivo.

21-Quais são os primeiros passos para a execução de eventos de qualquer tipologia? Faça a leitura e interpretação do briefing e agilize as tramitações ou consulte a memória da edição anterior; Avalie as condições de trabalho e observe se será possível distribuir o trabalho em comissões ou compor uma equipe multiprofissional; Distribua competências e funções; Componha a memória do evento atual.A memória deverá ser composta a partir da aplicação do brainstorming como estratégia de investigação e registrar as ações do pós evento. Obs:. Caso você nunca tenha executado um evento, sugiro que você prepare algumas perguntas para dinamizar o brainstorming.A técnica também poderá ser aplicada como referência básica no estudo de viabilidade. 22- Como identificar os pontos problemáticos ou que colocam em risco a integridade física do participante do evento? Ao fazer a vistoria de escolha do Centro de eventos anote os pontos problemáticos no que se refere a áreas físicas (fios desencapados, buracos no piso, guarda corpo solto, degraus de escada maiores entre muitos. 23-Caso não consiga fazer todas as mudanças ou agilizar as providências em tempo hábil que solução adotar?

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Isolar os locais vulneráveis a acidentes. Coloque placas de identificação ou escale profissionais para auxiliar o público em deslocamento de pessoas. 24-Em relação a energia elétrica o que fazer?

Avaliar a capacidade de carga dos disjuntores e fazer as trocas necessárias;

Revisar as tomadas e conferir a voltagem de equipamentos elétricos;

Evitar a permanência de fios desencapados e cabos de energia passando pelo chão.A legislação de alguns estados prevê que os fios e cabos de energia deverão passar por via aérea;

Isolar as caixas de energia. Em especial as mesmas deverão ficar distante do contato com o público;

Teste o telhado de palcos e observe se há goteiras pois a água é condutora de energia. Toda e qualquer goteira deverá ser consertada independente do local onde se encontra. É inconveniente e desagradável.Direcione as calhas de escoamento de água para locais seguros e longe de fios e cabos elétricos;

Revise os brinquedos de parques de diversão regularmente, bem como, deverão ter a sua fonte de alimentação de energia ou de inflar brinquedos isoladas.

25-Cite aspectos importantes na prevenção de acidentes e que muitas vezes passam despercebidos pela equipe de produção?

Avaliar o estado das louças dos banheiros. É conveniente observar se as louças não estão quebradas ou soltas;

Utilizar apenas pisos antiderrapantes em sanitários de teatros, centros de eventos e outros;

Evitar que os responsáveis pela limpeza apliquem excesso de cera no piso;

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Conferir e substituir cadeiras de auditórios com pranchetas que possuem barra antipane e que estejam quebradas;

Substituir mesas com pés em falso ou desniveladas.

26-Em relação a extintores de incêndio o que fazer?

Utilizar sempre os extintores ABC que atenderão a várias demandas;

Manter em local visível e bem sinalizado extintores para equipamentos elétricos;

Destinar para cada botijão de gás de cozinha um extintor de incêndio.Ao montar praças de alimentação respeite a distância mínima estabelecida pela legislação;

Destinar extintores para as peças de decoração que recebam materiais inflamáveis, velas ou fogo.

27- É fundamental contratar brigada de incêndio para todos os tipos de eventos? A produção deverá contratar brigada de incêndio para o controle e acompanhamento do desenvolvimento do evento, onde a demanda de público e equipamentos exigir.O Corpo de Bombeiros Militar poderá auxiliar na identificação da necessidade. 28-Que papel ocupa o coordenador de plenária em eventos técnico científicos? Dar condições ao palestrante ou conferencista de fazer sua explanação, bem como controla o tempo e faz a triagem das perguntas. O auxiliar de plenária distribui os formulários de perguntas e os recolhe. Faz a leitura e passa para o coordenador. Deve utilizar efeitos sonoros, de iluminação ou visuais na intenção de informar o tempo hábil que ainda resta ao palestrante. 29-Que papel ocupa o auxiliar de plenária em eventos técnico científicos?

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Suprir as necessidades do palestrante, debatedor e outros, todavia, cumprir com o rito do controle de tempo, distribuição e recolhimento de formulários de perguntas, contato com o helpdesk e equipe técnica de operação de instrumentos. 30-Qual a função do despachante em eventos no que se refere a tramitação burocrática? Protocolar toda a documentação junto aos órgãos públicos e acompanhar a tramitação bem como vistoria de aprovação.Contratar seguros e pagar taxas de liberação de realização de eventos, 31- Que papel ocupa o moderador em debates? Evitar o conflito entre os debatedores, assim como combinar as regras antes do evento. Em alguns casos apresenta a síntese dos temas debatidos.Faz a leitura do currículo dos debatedores ou a encaminha para o Mestre de cerimônias. 32-Que trajes utiliza a recepcionista em eventos, que acessórios pode usar e evitar? Tailleur ou terninho e blusa branca de pequeno decote, como acessórios deve evitar utilizar brinco longos e argolas.Utiliza ainda bottom ou broche de identificação.Cabível a utilização de tubinho com scarpin e echarpe.Os trajes devem ser azuis ou preto.Caso a produção do evento ou o contratante decida uma cor especial deverá arcar com os custos. 33-O que deve fazer o gestor de um evento na fase preliminar de produção? Visitar os centros de eventos e fazer o levantamento de todas as necessidades baseado no que foi solicitado pelo seu cliente ou definido no brainstorming.

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34-Como é solicitado o alvará temporário? A produção elabora um oficio e solicita o alvará temporário do evento junto a prefeitura ou órgão público compatível. Deverá Informar no oficio o universo de público, a data ou período, o local e o tipo de equipamentos que utilizará.

35-Após a apresentação do oficio deverá tomar quais providências?

Procurar identificar junto as entidades responsáveis quais são as solicitações e providências que deverão ser cumpridas em nível de exigências;

Dotar as áreas com os equipamentos e recursos exigidos pelos órgãos reguladores da saúde pública, segurança pública (bombeiros e defesa civil);

Instale os extintores de incêndio e tarjas de identificação;

Instalar extintores de incêndio próximos a fogões e fornos elétricos;

Instale extintores nos palcos de shows e em outros locais necessários.

36-Em relação a portas de entrada e saídas de emergência?

Observar o estado de conservação das barras e trancas de portas de saída de emergência(anti-pânico). As barras deverão facilitar a saída do público ao primeiro toque de mãos nas barras. Caso estejam emperrando a saída deverão ser ajustadas ou substituídas;

Sinalizar as saídas de emergência;

Orientar aos responsáveis pela segurança que evitem deixar as saídas de emergência obstruídas;

Instalar indicadores de saída de emergência que não dependam de energia elétrica. Existem sinalizadores que funcionam a base de bateria recarregável até pelo período de vinte e quatro horas.

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37-Quanto a sanitários que providências agilizar? Avaliar as condições dos banheiros e fazer as trocas e adaptações no intuito de possibilitar conforto aos usuários. Observe: se os vasos sanitários estão bem afixados, se não existem vazamentos, se as descargas funcionam e se o piso é antiderrapante e instalar banheiros de tratamento químico caso o universo não atenda as exigências. Recomendo a instalação de banheiros específicos para portadores de necessidades especiais, mais vividos e crianças. Os banheiros para estes públicos deverão ser adaptados e em especial possuir rampas, portas mais largas, barras de apoio e instalados no mesmo nível do piso. Empresas de locação possuem traillers adaptados (oferecem maior conforto ao público).

38-É preciso instalar containers para a colocação de lixo? Sim é necessário a instalação de containers para armazenamento de lixo em área especifica e lixeiras em pontos estratégicos.

39-É obrigatório instalar geradores em qualquer tipo de eventos? Nem sempre, porém contribui com a diminuição de riscos, assim como favorece a manutenção da imagem e o custo é justificável. 40-Ao final do evento é preciso fazer uma nova vistoria? Sim, após desmontagem e escoamento dos materiais, faça uma nova vistoria no centro de eventos antes de entrega-lo aos responsáveis e verifique se tudo se encontra em ordem e em condições de devolução. 41-Quais são os primeiros passos a serem agilizados pela comissão de segurança de um evento? Conhecer a área onde o evento será realizado.Mapear os pontos estratégicos fundamentais e listar as necessidades (profissionais armados (patrimoniais) e desarmados.

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Preparar a minuta de orçamento e enviar para as empresas que poderão atender as necessidades. 42-Qual o prazo mínimo para tramitar documentos junto a secretaria de segurança? Tramite os documentos com a antecedência mínima de 40 dias e realize reuniões de planejamento das ações com os órgãos pertinentes; 43-O que fazer após o orçamento?

Selecionar a empresa de segurança, em especial a de menor preço e que tenha regularidade de mercado. Antes de firmar contrato procure saber se a empresa possui cadastro junto a secretaria de segurança e está autorizada a funcionar;

Planeje as ações de segurança em conjunto com a empresa contratada;

Marque reunião com os envolvidos traçando as estratégias e prioridades.

Solicita a empresa de menor preço a relação dos profissionais que atuarão no evento.

44- Qual a importância de participar de reuniões junto a secretaria de segurança e contar também com profissionais da empresa contratada? A possibilidade de planejar e definir em conjunto as táticas ideais. Quantificar o universo de policiais necessários, todavia articular o trabalho de orientação do tráfego de veículos, definir as ações preventivas e de controle e segurança para os participantes. 45-Quando um evento recebe autoridade do primeiro escalão qual é a praxe?

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Caso seu evento receba autoridades do primeiro escalão deverá haver vistoria preventiva pela área de segurança da autoridade e planejar em conjunto as ações de segurança. 46-Antes de lançar o evento no mercado devo tomar que decisões? Credibilidade é fundamental para a sobrevivência de qualquer produtor no emergente mercado de eventos,portanto,avalie com segurança se é viável executar o evento, antes de sair assumindo compromissos com fornecedores e recursos humanos.A condição de franco atirador deverá ser ceifada do mercado comercial.Estudo de viabilidade eis a estratégia pertinente.Sei que a avidez e o desejo de empreender e realizar é altamente fascinante.Avaliar as variáveis universo e perfil de público, os prováveis apoiadores, se o local favorece a ida do público com menor custo para o mesmo e comporta o quantitativo ideal de pessoas, a escolha da data, o quantitativo de eventos com as mesmas características a serem realizados no período são algumas das principais avaliações que são necessárias para que tenhamos a certeza se o evento é exequível e apresentará os resultados esperados.Infelizmente em nível mercadológico o estudo de viabilidade ainda é muito pouco utilizado. 47-Que pré-requisitos devo avaliar antes de realizar um evento, assim como comprar ou locar materiais? Cruzar os dados: Valores, gastos, equipamentos utilizados, locação de áreas e público beneficiado são apenas alguns dos referenciais básicos para decisão na hora de locar materiais, contratar atrações ou adquirir bens materiais permanentes. Quanto ao item valores gastos é preciso registrar os dados referentes a conservação e a manutenção de materiais e equipamentos, o número de horas de utilização, os honorários dos profissionais, o custo com o pagamento de cachês e honorários das atrações etc.

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48-Como devo proceder em relação a preparação de solicitação de orçamentos para fornecedores?

Articule os orçamentos de forma bem detalhada e envie por fax ou e-mail para os fornecedores. Procure identificar todas as necessidades das comissões, assim como referenciais e parâmetros de qualidade;

Elabore o memorial descritivo de forma que os fornecedores possam apresentar orçamento real e que atenda sua demanda.

49-Quantos orçamentos devem ser feitos?

Faça o mínimo de três orçamentos;

Decida o fornecedor de menor preço após apresentação dos orçamentos e firme contratos.Solicite descontos.

50-Como é feito o pagamento de cachês de artistas? Pague os cachês de artistas (50% no ato da assinatura do contrato e o restante conforme estipulado no contrato)

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Bruno Brito Santos

Soteropolitano - BA, 37 anos, radicado em Campinas - SP, produtor de

eventos, professor dos Cursos & Treinamentos: Cerimonial & Protocolo

em Eventos, Básico em Organização de Eventos, Eventos Promocionais,

Marketing em Eventos, Noções Básicas de Captação de Recursos para

Eventos, Plano de Negócios Canvas para PME e está lançando o Curso

Marketing para Cerimonialistas de Eventos Sociais.

Bacharel em Turismo, Pós-graduado em Relações Públicas e Especialista

em Marketing Organizacional pela Unicamp - SP.

Planejou, Organizou e Executou mais de 50 eventos do zero, deste a

concepção da ideia, analise financeira, captação de recursos,

comercialização de ingressos e execução.

É fundador do Blog e Agência de Eventos Fórmula dos Eventos

Co-fundador do Portal Tudo Sobre Eventos

Contatos:

Email: formuladoseventos@gmail.com

Whatsaap :19 99170-0865

http://www.formuladoseventos.com/

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Reginaldo Rispoli

Mineiro, 55 anos, radicado no Distrito Federal, produtor de eventos,

professor universitário das disciplinas: planejamento e organização de

eventos;

Trabalha em projetos como consultor para empresas e prefeituras

(assinou mais de 300 projetos);

Palestrou em mais de quinhentas cidades brasileiras.

Autor dos livros, aqui citados:

• Desmistificando o Lazer (1995) - Esgotado;

• Produção e Organização de Atividades de Lazer (2000) -

Esgotado;

• Lazer na Escola, Forte Aliado no Combate a Violência (2001);

• A Força Econômica do Turismo e o Pujante Mercado de

Eventos (2003);

• Eventos Passo a Passo uma abordagem prática (2005);

• Manual Brasília Capital de Eventos (2008);

• Requinte ao alcance de todos (2011);

• Eventos Como Fazer (Edição 2011-revisada e ampliada 105.000

livros vendidos);

• 1000 perguntas sobre eventos(2014).

Contatos:

Email: reginaldorispoli@ig.com.br

Whatsaap :61-8143-8082